1. Allgemeines zum Business Online Service

Business Online Service
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Kurzanleitung
Stand: Mai 2015
Inhalt
1. Allgemeines zum Business Online Service
2. Rollenkonzepte und Nutzungsrechte
3. Verwaltungstools und Services im Business Online Service
3.1.
Bestandsdaten
3.2.
Neubestellungen
3.3.
Services
4. O2 Unite Monitoring
4.1.
Verbrauchsmonitor
4.2.
Konfiguration von Schwellwerten pro Mitarbeiter
4.3.
Kundenkontoübersicht
4.4.
Poolverwaltung
1. Allgemeines zum Business Online Service
Der Business Online Service von O2 ermöglicht einen schnellen und direkten
Online-Zugriff auf Vertragsdaten sowie eine übersichtliche Darstellung der
gebuchten Tarife. Mit der komfortablen Datenübersicht können Verträge
verwaltet, gewechselt und verlängert werden sowie SIM Karten, Endgeräte und
Optionen auf/abgeschaltet werden.
Mit Einführung des neuen Tarifkonzepts O2 Unite erhält jeder Neukunde
automatisch einen Zugang zum Business Online Service, um unter anderem täglich
seinen aktuellen Verbrauch und sein Restvolumen einsehen und steuern zu
können.
Diese Funktionen können auf Wunsch auch vom Vertrieb über Rapid und SPIN
durchgeführt werden.
Dieses Dokument gibt einen kurzen Überblick über die wichtigsten Funktionen des
Business Online Service.
2. Rollenkonzepte und Nutzungsrechte
Im Business Online Service werden drei verschiedene Berechtigungskonzepte
unterschieden:
a) Hauptkontakt
Der Hauptkontakt nutzt den Business Online Service weiterhin mit allen
Funktionalitäten und hat die volle Kontrolle über alle Aktivitäten sowie Kosten,
die entstehen können. Neben der Verwaltung von Bestands- und
Vertragsdaten sowie Nutzung der Selfcare-Funktionalitäten (Multicard
konfigurieren, Verwalten, Sperren und Entsperren von SIM-Karten, usw.)
können zudem Aktionen ausgeführt werden, die Kosten verursachen können,
wie z.B.: Tarife und Hardware bestellen oder Verträge verlängern.
b) Abwickler
Der Abwickler nutzt den Business Online Service mit eingeschränkter
Berechtigung. Neben der Verwaltung von Bestands- und Vertragsdaten sowie
Nutzung der Selfcare-Funktionalitäten (Multicard konfigurieren, Verwalten,
Sperren und Entsperren von SIM-Karten, usw.) hat er Zugriff auf Aktionen, die
in der Regel keine Kosten verursachen.
c) Rechnungskontakt
Der Rechnungskontakt nutzt den Business Online Service mit eingeschränkter
Funktionalität. Neben der Verwaltung von Bestands- und Vertragsdaten sowie
ausgewählter Selfcare-Funktionalitäten (Verwalten, Sperren und Entsperren
von SIM-Karten, usw.). hat er zudem Zugriff auf Aktionen, die in der Regel
keine Kosten verursachen und können und kann die Onlinerechnung einsehen.
Die Zuweisung der Nutzerrechte erfolgt zunächst in einem automatisierten
Prozess; dennoch können Änderung der Nutzungsrechte selbstverständlich
jederzeit schriftlich mittels eines Handelsregisternachweises (Hauptkontakt) oder
einer Anfrage auf Firmenpapier mit Firmenstempel (Abwickler/Rechnungskontakt)
beim Business Service von O2 neu angefordert werden.
Abhängig von der Rolle sind auch die Menüpunkte, die dem Nutzer im Business
Online Service angezeigt werden.
Zusätzlich bietet der Business Online Service dem Kunden die Option, eine
favorisierte Ansicht seiner Karten individuell voreinzustellen. Er kann hier
zwischen einer einfachen und einer erweiterten Ansicht wählen.
Einfache Ansicht
Wenn der Kunde weniger als 5 Karten hat, empfehlen wir ihm die einfache Ansicht
mit einer überschaubaren Darstellung aller Karten. Der Vorteil: Er sieht alle Karten
und möglichen Optionen sofort und übersichtlich auf einen Blick.
Erweiterte Ansicht
Wenn der Kunde mehr als 5 Karten hat, empfehlen wir ihm die erweitere Ansicht.
Die aggregierte Darstellung hilft dabei, sich einen schnellen grafischen Überblick
über die Karten zu verschaffen - unabhängig von der Anzahl der Karten. Ein
entscheidender Vorteil: Diese Ansicht bietet zudem die Möglichkeit, Filter zu
setzen, um sich ausschließlich Karten anzeigen zu lassen, die den gewünschten
Suchkriterien entsprechen. Damit wird der Verwaltungsaufwand erheblich
reduziert.
3. Verwaltungstools und Services im Business Online Service
3.1. Bestandsdaten
Unter dem Navigationspunkt „Bestandsdaten“ sind alle relevanten Informationen
rund um bereits aktivierte Karten und Rahmenverträge hinterlegt; es können
zudem Änderungen in Adress- und Basisdaten vorgenommen werden.
Konditionen zum
Rahmenvertrag
Prüfung &
Pflege von
Bank – und
Rechnungsdaten
Prüfung und
Pflege von
Firmenund Adressdaten
Tarif- und
Kartenübersicht
zu allen aktiven
Karten
a) Rahmenvertrag
Der
Menüpunkt
Rahmenvertrag
(Rahmenvertragsdaten,
Ansprechpartner),
beinhaltet:
Rahmenvertragsnummer
Rabatte
(individuelle
Rahmenvertragsdaten
und
persönlicher
Vertragskonditionen)
Bezugsberechtigte Firmen (alle Firmen, die die
und
Vertragskonditionen nutzen
können).
b) Firmendaten
Hier können die Basisdaten der Firma zum Beispiel Adress- und Rechnungsdaten,
sowie alle relevanten Adressen administriert werden.
c) Bank und Rechnungsdaten
Unter „Bank- und Rechnungsdaten“ kann der Kunde seine Rechnung monatlich
online einsehen oder seine Bankverbindung und Rechnungsdaten ändern.
d) Tarife und Karten
Hier bekommt der Kunde einen Überblick über die aktivierten/genutzten Karten
und die zugehörigen Tarife.
Über die Kartenübersicht können
verschiede Aktionen wie Karten tauschen,
Tarifwechsel, Optionen ändern, Sperren, Entsperren, Verlängern oder die
nachträgliche Rufnummernübernahme durchgeführt werden.
3.2. Neubestellung
Der Navigationspunkt „Neubestellungen“ bietet die Möglichkeit, Neubestellungen
für Tarif und Geräte durchzuführen. Hier können außerdem neue SIM-Karten und
bestellt werden und die aktuellen sowie abgeschlossenen Aufträge eingesehen
werden.
Tarife/ SIMKarten/
Optionen rund
um den Vertrag
Neue Handys
und Endgeräte
Aktuelle und
abgeschlossene
Aufträge Übersicht
a) Mobilfunkvertrag
Unter dem Menüpunkt „Tarif bestellen“ haben Kunden die Möglichkeit, Tarife aus
ihrem Rahmenvertrag mit ihren persönlichen Konditionen oder weitere Tarife aus
dem Portfolio von O2 zu bestellen. Diese können auf ein bestehendes
Kundenkonto oder auf ein neues Kundenkonto gebucht werden.
Außerdem können leere SIM-Karten auf Vorrat sowie Dual Line Karten bestellt
und Tarife für Mitarbeiter mit Privathandys zu Firmenkonditionen ausgewählt
werden.
b) Handys & Endgeräte
Unter „Handys und Endgeräte“ kann der Kunde zudem neue Hardware – passend
zum gewählten Tarif – bestellen.
Der Hardwareberater bietet dabei viele Möglichkeiten ein zu den Bedürfnissen
des Kunden passendes Gerät zu finden.
c) Aufträge
Im Menü Aufträge findet sich eine Übersicht über die getätigten Aufträge und
deren Status ebenso wie über zwischengespeicherte Aufträge oder
Auftragsvorlagen.
3.3. Services
Unter dem Navigationspunkt „Service“ sind diverse Service-Angebote von O2
aufgelistet.
Diverse Optionen
zum Verwalten
der einzelnen
SIM-Karten
o2 Unite
Poolverwaltung
Aktuelle und
abgeschlossene
Aufträge Übersicht
Aktuelle
Serviceangebote
und
Zusatzoptionen
von O2
Persönlicher
Kontakt und
Service-aufträge,
Onlinehilfe und
FAQs
a) SIM-Karten verwalten
 Vertragsverlängerungen
Hier können mittels eines Filters die gewünschte(n) SIM-Karte(n)
ausgewählt werden, für die eine Vertragsverlängerung durchgeführt
werden soll. Zusätzlich können zu dem bestehenden Tarif auch weitere
Optionen aufgebucht werden.
 Tarifwechsel
Unter dem Punkt „Tarifwechsel“ können einzelne oder alle SIM-Karten
ausgewählt und anschließend ein neuer Tarif gewählt werden:
Zu beachten ist, dass im Drop-Down Menü nur Tarife angezeigt werden, in
die laut aktueller Tarifwechselmatrix gewechselt werden kann.
 Optionen ändern
Für ausgewählte SIM-Karten können aus einer Liste von Optionen
zusätzliche Pakete auf und abgebucht werden. Zudem erhält man hier eine
Übersicht über die bereits genutzten Optionen.
 Multicard Einstellungen
Unter dem Punkt „Multicard Einstellungen“ können Multicard Einstellungen
ganz nach individuellen Bedürfnissen angepasst werden.
Nachfolgend sind die einzelnen Schritte zur erfolgreichen Änderung von
Multicard Einstellungen dargestellt:
 Sperren und Entsperren
Kunden haben hier die Möglichkeit bequem Ihre SIM-Karte zu sperren,
Teilsperren vorzunehmen oder Karten zu entsperren.
Nachdem die gewünschte Mobilfunknummer ausgewählt wurde, wird nun
eine Detailansicht angezeigt, in der man den Status der Sperrung (SIMKarte gesperrt oder entsperrt) und die gewünschte Aktion (sperren bzw.
entsperren) sehen kann.
 Nachträgliche Rufnummernmitnahme
Hier kann die nachträgliche Mitnahme von Rufnummern von dem
bisherigen Anbieter beantragt werden. Dazu müssen alle gewünschten
Karten ausgewählt werden und die notwendigen Formulare vollständig
ausgefüllt werden.
Daneben besteht die Möglichkeit, Ersatzkarten freizuschalten, Änderungen an der
SIM-Karte durchzuführen, die Rufnummer zu wechseln und eine SIM-Karte
freizuschalten.
b) O2 Unite - Pooling
Die im Rahmen von O2 Unite zusätzlich zur Verfügung stehenden Optionen und
Verwaltungstools werden unter „4. O2 Unite“ ausführlich erläutert.
c) SIM-Karten Aufträge
Unter „SIM-Karten Aufträge“ erhält der Nutzer eine Übersicht über den Status
seiner Aufträge sowie über zwischengespeicherte Vertragsverlängerungen
d) Serviceangebote
Hier erhält der Kunde einen Überblick, über weitere Services von O2, z.B. den Bill
Manager oder Mobile Device Management und kann diese ggf. direkt bestellen.
e) Kontakt & Hilfe
Hier findet der Kunde nützliche Informationen und Anleitungen rund um den
Mobilfunkvertrag und das Serviceportal sowie Kontaktformulare, falls ein
persönlicher Kontakt mit der Kundenbetreuung gewünscht wird.
4. O2 Unite
Für O2 Unite Kunden gibt es im Vergleich zum Business Tarif-Portfolio zusätzliche
Konfigurationsmöglichkeiten im Business Online Service, um die gebuchten Pools
verwalten zu können.
4.1 O2 Unite Verbrauchsmonitor
Im Verbrauchsmonitor in BOS kann der Kunde Informationen wie seinen aktuellen
Verbrauch, sein Restvolumen aus den Vormonaten und sein noch verfügbares
Volumen einsehen.
Direkt nach dem Login erhält der Kunde auf der Startseite einen Gesamtüberblick
über seinen aktuellen Poolstatus. Die Kachel „Mein Pool Status“ enthält einen
Überblick über den Verbrauch in den drei Kategorien Sprache, Daten und SMS.
Falls das Volumen eines Pools dieser Kategorien bereits aufgebraucht ist,
erscheint ein entsprechender Warnhinweis.
Über den Link „Zur Gesamtübersicht“ gelangt der Kunde direkt zur Detailansicht
des O2 Unite Monitoring Tools und kann dort auf Poolbasis die entsprechenden
Verbräuche einsehen.
Der Kunde sieht neben dem verfügbaren Volumen auch das aus den Vormonaten
zur Verfügung stehende Restvolumen sowie das verbrauchte und für den
laufenden Monat noch vorhandene Volumen. Wichtig ist dabei, dass die
vollständigen Informationen zu dem Restvolumen aus dem Vormonaten erst zur
Verfügung stehen, wenn die Rechnung des Vormonats erstellt wurde (in der Regel
bis zum 8. Kalendertag des Monats).
Außerdem erfolgt auf Basis des aktuell im Monat verbrauchten Volumens eine
Prognose des voraussichtlichen Gesamtbedarfs bis zum Monatsende.
Zusätzlich können pro Pool auch individuelle Benachrichtigungsschwellen definiert
und gesetzt werden. Bei Erreichen der eingestellten Verbrauchswerte erfolgt eine
Benachrichtigung per Email an vordefinierbare Empfänger.
Die Zeitverzögerung der angezeigten Daten beträgt bis zu 24 Stunden; nach
Wartungsarbeiten (Systemumstellungen) bis zu vier Tage. Bei Voice-Roaming kann
es bis zu 3 Tagen dauern bis die Daten des ausländischen Netzbetreibers
vorliegen. Es kann zu Abweichungen zu dem tatsächlich in Rechnung gestellten
Volumen kommen. Rechtsverbindlich ist allein die Mobilfunkrechnung.
Wichtig: Die Verbrauchsanzeige ist nur kompatibel mit den aktuellen O2 Unite
Tarifen und den dazu buchbaren Optionen. Bei Nutzung anderer
Geschäftskundentarife und Optionen kann es zu Abweichungen zu der Rechnung
kommen.
Neben dem Verbrauchsmonitor für den aktuellen Verbrauch gibt es ein
historisches Monitoring, in dem der Kunde seinen Verbrauch der vergangenen
Monate einsehen kann. Das historische Monitoring entspricht den
Rechnungsdaten.
4.2. Konfiguration von Schwellwerten pro Mitarbeiter
Der Kunde bzw. die berechtigte Person zur Administration der Tarife und Pools hat
jederzeit die Möglichkeit, einzelnen Mitarbeitern ein vordefiniertes Profil für den
nationalen und internationalen Verbrauch zu hinterlegen.
Sofern ein Mitarbeiter diese Schwelle erreicht, wird der Datenverkehr gesperrt
und es kann nicht mehr auf das Poolvolumen zurückgegriffen werden. In diesem
Fall erhält der Mitarbeiter eine SMS-Benachrichtigung (bei 80% und 100%
Ausschöpfung), dass er sich an den Administrator seines Unternehmens wenden
soll. Dieser kann dann bei Bedarf den Mitarbeiter in Echtzeit erneut freischalten
bzw. auf ein anderes Profil upgraden.
Im Standard ist kein Profil hinterlegt. Mitarbeiterprofile können nur bei der
nationalen und internationalen Datennutzung hinterlegt werden. Zusätzlich kann
auch eine komplette Datensperre für die In- und Auslandsdatennutzung als auch
eine reine Auslandsdatensperrung für die Mitarbeiter hinterlegt werden.
Für Sprachminuten kann der Mitarbeiter nur komplett für Gespräche ins Ausland
oder im Ausland (eingehend/ausgehend/beides) gesperrt werden.
Damit hat der Kunde zu jedem Zeitpunkt die vollständige Kontrolle über den
Gesamtverbrauch und Kosten im Unternehmen.
Diese Funktion wird voraussichtlich ab Juli im Business Online Service zur
Verfügung stehen.
4.3 Kundenkontoinformationen
Wählt der Kunde auf der rechten Menüleiste unter O2 Unite Pooling den Reiter
Pool/Kartenübersicht aus, kommt er zu der Übersicht Kundenkonto
Informationen.
Der Kunde kann über diesen Reiter alle Kontoinformationen inklusive der
gebuchten Pools/-volumina, Rechnungsadressen und aktivierten Rufnummern
einsehen.
Ausgehend von dieser Seite, kann er über den Link Kartenübersicht (rechts unten)
detailliertere Informationen zu den einzelnen Karten abrufen und beispielsweise
neue SIM-Karten bei saisonalen Schwankungen hinzu- oder wieder abbuchen.
Pools können nur auf den jeweiligen Billing-Accounts aktiviert werden, also auf
Kundenkontoebene aktiv werden. Bei mehreren im Rahmenvertrag hinterlegten
Kundenkonten sind die Pooling Packs in der entsprechend benötigten Größe auf
jedem einzelnen Kundenkonto zu konfigurieren. Ein Zugriff auf die Poolvolumina
ist nur für diejenigen SIM-Karten möglich, die in dem Kundenkonto angelegt sind.
Eine Nutzung der Volumina aus einem anderen Kundenkonto ist nicht möglich.
4.4. Pool Verwaltung
In der Pool Verwaltung kann der Kunde bzw. der Administrator des Kundenkontos
einfach die aktuellen Pools mit dem gebuchten Volumen einsehen und bei Bedarf
jederzeit anpassen, indem er unter der oberen Menüleiste unter „Bestandsdaten“
den Punkt Services „O2 Unite - Pooling verwalten - Pool ändern“ wählt:
Der Direkteinstieg ist auch auf der Startseite unter möglich:
Hierbei werden zwei Phasen unterschieden:
a) Veränderung der Poolvolumina während der Try & Buy Phase
In der dreimonatigen Try & Buy Phase ist es dem Kunden möglich, die gebuchten
Pools in ihrem Umfang nach unten sowie nach oben auf seine individuellen
Bedürfnisse einzustellen.
Der Kunde kann somit über ein Vierteljahr hinweg den für sein Unternehmen
optimalen Bedarf exakt ermitteln und einstellen (einmal aktivierte Pools können
jedoch nicht mehr wieder abbestellt werden!).
Die während der Try & Buy Phase nicht genutzten monatlichen Pool-Volumina in
den Try & Buy Pools (alle nationalen Pools) stehen im Folgemonat nicht zur
Verfügung. Erst nach Abschluss der Try & Buy Phase und mit Eintritt in die
reguläre Vertragslaufzeit werden nicht genutzte Kontingente der nationalen Pools
auch auf den Folgemonat zur weiteren Nutzung übertragen. Bei allen
internationalen Pools steht das in einem Monat nicht genutzte Kontingent
unabhängig von der Try & Buy Phase direkt im zweiten Monat zur Verfügung.
b) Veränderung der Poolvolumina während der Vertragslaufzeit
Der Kunde kann zwischen zwei Alternativen (ausgenommen Try & Buy-Phase)
wählen:
- Volumen ändern: Der Kunde bucht ab einem bestimmten Zeitpunkt für
alle weiteren Monate ein höheres Pool-Volumen auf. Der neu definierte
Wert ist ab dem Ersten des folgenden Monats der nun zur Verfügung
stehende Inhalt des Pools. (zu beachten: Reduktion des Poolvolumens
sind außerhalb der Try&Buy Phase nicht mehr möglich!)
- Zusatzvolumen: einmalige Aufbuchung von Zusatzvolumen für
beispielsweise saisonalen Mehrbedarf; übriges Volumen des
Zusatzvolumen Pools wird ebenfalls in den nächsten Monat
mitübertragen und ist weiterhin nutzbar. Das Zusatzvolumen wird nach
Buchung direkt zum nächsten Tag aktiv. Diese Funktion wird
voraussichtlich ab August verfügbar sein.
Weiterhin kann der Administrator über diese Seite erkennen, welche Pools derzeit
aktiv/inaktiv sind.
Nachfolgend werden die vier notwendigen Ablaufschritte erläutert, die zu einer
erfolgreichen Poolveränderung notwendig sind:
1. Kundenkonto auswählen
Zuerst muss die entsprechende Kundenkarte/Kundenkontonummer ausgewählt
werden, unter der die Pooländerung erfolgen soll.
2. Neuen Pool aufschalten / Volumen ändern
Als nächstes können auf einer Gesamtübersicht alle aktiven und inaktiven
Pools eingesehen werden. Um einen neuen Pool freizuschalten, der laut
Rahmenvertrag buchbar ist, muss bei der gewünschten Option das Feld von
„inaktiv“ zu „aktiv“ abgeändert und das benötigte Poolvolumen in das
nebenstehende Feld eingetragen werden.
Außerdem kann bei bereits aufgebuchten Pools das Volumen nach oben
angepasst werden. Nachdem die Anpassungen vorgenommen wurden,
bestätigt der Kunde die Anpassungen und kommt auf eine Zusammenfassung
der Bestellung, die im Anschluss zu bestätigen ist.
3. Zusammenfassung und Bestellung
Anschließend erhält der Kunde eine Übersicht über die vorgenommenen
Änderungen. Neben den weiterhin bestehenden Pools, welche der Kunde wie
oben beispielhaft aufgeführt lediglich in ihrem Umfang abgeändert hat, kann der
Kunde zudem sehen, welche Pools er entfernt (Abbuchung erfolgt erst nach Ende
der Vertragslaufzeit) und welche er neu hinzugebucht hat.
Die Preise für die gekauften Einheiten der einzelnen Pools (und die gesamte
Kostensumme) sind auf der rechten Seite übersichtlich aufgelistet.
4. Bestätigung
Im letzten Schritt bestätigt der Kunde die getätigten Änderungen. Er kann die
Änderungen zudem abschließend ausdrucken.

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