ABGLEICH MITARBEITERSTAMM ZWISCHEN BMD 5.5 UND NTCS 10/04/17 © BMD Systemhaus GmbH, Steyr Vervielfältigung bedarf der ausdrücklichen Genehmigung durch BMD! ABGLEICH MITARBEITERSTAMM ZWISCHEN BMD 5.5 UND NTCS INHALT 1. ABGLEICH MITARBEITERSTAMM ZWISCHEN BMD 5.5 UND NTCS ......................................................... 3 1.1. Allgemeine Einstellungen ................................................................................................ 3 1.1.1. Pfade in BMD 5.5 ............................................................................................................. 3 1.1.2. Pfade in NTCS ................................................................................................................. 4 1.1.3. Hinterlegung der Lohndatei in den NTCS-CRM-Parametern .......................................... 5 2. EINSTELLUNGEN FÜR MITARBEITERABGLEICH (FÜHRENDES SYSTEM = BMD5.5) .................................. 5 2.1. Mitarbeiterimport in NTCS aktivieren ............................................................................... 5 2.1.1. Lohn-Klienten-Nummer und Datenbestand im NTCS-Firmenstamm zuordnen. ............. 5 2.1.2. Einstellungen in BMD5.5.................................................................................................. 6 3. ABLAUF MITARBEITERABGLEICH ......................................................................................................... 7 4. SPEZIALFÄLLE MITARBEITERABGLEICH ............................................................................................... 9 4.1. Austritt .............................................................................................................................. 9 4.2. Wiedereintritt .................................................................................................................. 10 4.2.1. Ruhender Bezug (Präsenzdienst, Bildungskarenz, …) ................................................. 11 4.2.2. Ende Ruhender Bezug (Rückkehr von Präsenzdienst, Bildungskarenz, …)................. 13 4.2.3. Wechsel zwischen verschiedenen Firmen innerhalb eines Konzerns........................... 14 2/15 © BMD Systemhaus GmbH ABGLEICH MITARBEITERSTAMM ZWISCHEN BMD 5.5 UND NTCS 1. ABGLEICH MITARBEITERSTAMM ZWISCHEN BMD 5.5 UND NTCS Der automatische Mitarbeiterabgleich sorgt dafür, dass Mitarbeiterstammdaten, die im LohnPersonalstamm (LV038) neu angelegt oder geändert werden, beim nächsten NTCS-Programmstart in den NTCS-Mitarbeiterstamm übernommen werden. 1.1. Allgemeine Einstellungen 1.1.1. Pfade in BMD 5.5 Im BMD 5.5-Menü stehend drücken Sie die Funktionstaste F12 und wählen PFADE Hier können Sie die Pfade für das Work-Verzeichnis sowie für das Datenverzeichnis an die in Ihrer Installation gültigen anpassen: 3/15 © BMD Systemhaus GmbH ABGLEICH MITARBEITERSTAMM ZWISCHEN BMD 5.5 UND NTCS 1.1.2. Pfade in NTCS In der NTCS sind folgende Pfade zu hinterlegen bzw. mit den BMD 5.5-Einstellungen abzugleichen: Gehen Sie ins Programm Tools – Überblick über alle Tools-Parameter Das BMD-Verzeichnis und das Konfigurationsverzeichnis müssen dem Pfad entsprechen, wo die BMD5.5 installiert ist. Das Datenverzeichnis muss dem Pfad entsprechen, der auch in BMD 5.5 hinterlegt ist. Arbeitsverzeichnis muss dem Pfad des Temporären Verz. (BMDWORK) entsprechen. 4/15 © BMD Systemhaus GmbH ABGLEICH MITARBEITERSTAMM ZWISCHEN BMD 5.5 UND NTCS 1.1.3. Hinterlegung der Lohndatei in den NTCS-CRM-Parametern Die Lohndatei in den NTCS-Parametern (Büroverwaltung – Stammdaten – Einstellungen – Allgemeine CRM-Parameter) – CRM ist zu hinterlegen (z. B. LV2010) 2. EINSTELLUNGEN FÜR MITARBEITERABGLEICH (FÜHRENDES SYSTEM = BMD5.5) 2.1. Mitarbeiterimport in NTCS aktivieren CRM – Stammdaten – Einstellungen – Allg. CRM-Parameter – CRM – Allgemeine Einstellungen 2.1.1. Lohn-Klienten-Nummer und Datenbestand im NTCSFirmenstamm zuordnen. Menü CRM – Stammdaten – Firmen – Firmen Bei der NTCS-Firma ist die dazugehörige Lohn-Klienten-Nummer zu hinterlegen. Außerdem sind die Felder 294 „Datenbestand Lohn“ und 295 „aktuelles Lohnjahr“ zu befüllen. 5/15 © BMD Systemhaus GmbH ABGLEICH MITARBEITERSTAMM ZWISCHEN BMD 5.5 UND NTCS Erklärung zum Datenbestand: Der Datenbestand verweist auf die Lohndatei in der BMD 5.5. Ein neuer Datenbestand kann im Programm „Datenbestände“ angelegt werden. Menü Lohn – Stammdaten – Diverse Stammdaten Die Bezeichnung ist beliebig zu wählen (z. B. Standard). Im Feld 6 – Lohndatei können Sie durch Drücken der F8-Taste bzw. durch Klick auf das Symbol neben dem Feld, die Lohndatei zuweisen. (Die restlichen Felder haben erst später im NTCS-Lohn Relevanz.) 2.1.2. Einstellungen in BMD5.5 Parameter für Mitarbeiter-Export im Personalstamm (LV038): Im Lohn-Personalstamm (LV038) sind der Parameter 10 und der Parameter 97 auf „ja“ einzustellen. 6/15 © BMD Systemhaus GmbH ABGLEICH MITARBEITERSTAMM ZWISCHEN BMD 5.5 UND NTCS Im Lohn-Firmenstamm (LV040) ist der im NTCS-Firmenstamm zugewiesene Datenbestand zu hinterlegen: LV040 – Globale Steuerung – Einstellungen 3. ABLAUF MITARBEITERABGLEICH Wurden alle Einstellungen korrekt getroffen, so werden die im BMD 5.5-Lohn neu angelegten oder geänderten Mitarbeiterstammdaten beim nächsten Einstieg in die NTCS-Software automatisch abgeglichen. 3.1 Felder, die aus dem Lohn in die NTCS übergeleitet werden: Nicht jedes Mitarbeiterstammfeld aus dem BMD 5.5-Lohn ist auch im NTCS-Mitarbeiterstamm vorhanden. Dementsprechend können auch nur Felder abgeglichen werden, die in beiden Systemen vorhanden sind. Folgende Felder werden aus dem Lohn übergeleitet: ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ Austrittsdatum Bankkontonummer Bankleitzahl Beruf E-Mail 7/15 © BMD Systemhaus GmbH ABGLEICH MITARBEITERSTAMM ZWISCHEN BMD 5.5 UND NTCS ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ Eintrittsdatum Ersteintrittsdatum Familienstand Firma Dienstverhältnis Freifeld Lohn (1 – 9) Geburtsdatum Geschlecht Grundwehrdienst von Grundwehrdienst bis Kostenstelle * (nur beim erstmaligen Import eines Mitarbeiters aus dem Lohn) Kurzname * Lohnverrechnung Mitarbeiternummer Nachname Postleitzahl Religion Ruhendstatus Staatsangehörigkeit Straße SV-Nummer Telefonnummer Titel Vorname Zusatzinfos zu • Kostenstelle: Die Stammkostenstelle ist ein Feld, welches im NTCS-Mitarbeiterstamm historisch geführt wird (bei Eingabe einer Kostenstelle wird in der NTCS nach einem „gültigab-Datum“ gefragt). In der Lohnverrechnung hingegen gilt eine erfasste Stammkostenstelle für die gerade in Bearbeitung befindliche Abrechnungsperiode. Aus diesem Grund wird die Kostenstelle nur beim erstmaligen Import eines Mitarbeiters aus der Lohnverrechnung übernommen (mit Gültigkeitsdatum ab Eintritt des Mitarbeiters). Bei späteren Änderungen der Stammkostenstelle im Lohn wird kein Abgleich mehr durchgeführt. Die Kostenstelle ist im NTCS-Mitarbeiterstamm mit dem gewünschten „gültig-ab-Datum“ manuell zu ändern. • Kurzname: Dieses Feld ist zwar im Lohn nicht vorhanden, wird aber beim Import eines Mitarbeiters automatisch ausgefüllt (6 Zeichen vom Nachnamen, 4 Zeichen vom Vornamen). 8/15 © BMD Systemhaus GmbH ABGLEICH MITARBEITERSTAMM ZWISCHEN BMD 5.5 UND NTCS 4. SPEZIALFÄLLE MITARBEITERABGLEICH 4.1. Austritt LOHN 5.5 LV068 Eingabe der Lohnart 950 in der Bruttoerfassung NTCS Mitarbeiterstamm Abgleich automatisch beim nächsten NTCS Programmstart • • Im Mitarbeiterstamm wird das Feld Austrittsdatum automatisch mit dem Datum aus dem Lohn befüllt. Das Häkchen beim Feld „aktiv“ muss manuell entfernt werden (wenn der Mitarbeiter nicht mehr in der Liste der „ aktiven“ aufscheinen soll). • Das Haupt-DV erhält ebenfalls automatisch ein Ende-Datum. 9/15 © BMD Systemhaus GmbH ABGLEICH MITARBEITERSTAMM ZWISCHEN BMD 5.5 UND NTCS 4.2. Wiedereintritt NTCS Mitarbeiterstamm • • • Bei diesem Vorgang wird der Mitarbeiter automatisch wieder auf „aktiv“ gesetzt (Feld 212 im Mitarbeiterstamm) Das neue Eintrittsdatum wird aus dem Lohn übernommen. Es wird automatisch ein neues Dienstverhältnis mit dem aktuellen Eintrittsdatum angelegt. Dieses wird als HauptDV gekennzeichnet und erhält die Bezeichnung „Wiedereintritt“ LOHN 5.5 LV144 LV038 LV068 Bei Wiedereintritt ist für den Dienstnehmer in der Lohnverrechnung eine Unternummer anzulegen. (Unternummer-Anlage automatisch bei Anmeldung (LV144) oder manuell im Personalstamm (LV038) oder in der Bruttoerfassung (LV068)) NTCS Mitarbeiterstamm Abgleich automatisch beim nächsten NTCS Programmstart • • Bei diesem Vorgang wird der Mitarbeiter automatisch wieder auf „aktiv“ gesetzt (Feld 212 im Mitarbeiterstamm) Das neue Eintrittsdatum wird aus dem Lohn übernommen. 10/15 © BMD Systemhaus GmbH ABGLEICH MITARBEITERSTAMM ZWISCHEN BMD 5.5 UND NTCS • Es wird automatisch ein neues Dienstverhältnis mit dem aktuellen Eintrittsdatum angelegt. Dieses wird als Haupt-DV gekennzeichnet und erhält die Bezeichnung „Wiedereintritt“ 4.2.1. Ruhender Bezug (Präsenzdienst, Bildungskarenz, …) Diese Beschreibung bezieht sich auf folgende Ruhenszeiten: • Präsenzdienst • Mutterschutz • Karenz • Bildungskarenz • Hospizkarenz • Diverse Ruhezeiten (z.B. unbezahlter Urlaub, der länger als 1 Monat dauert) Ruhenszeiten werden NICHT automatisch von BMD 5.5 in die NTCS abgeglichen. LOHN 5.5 LV068 Erfassung des ruhenden Bezugs mit Lohnart 951 in der Bruttoerfassung: 11/15 © BMD Systemhaus GmbH ABGLEICH MITARBEITERSTAMM ZWISCHEN BMD 5.5 UND NTCS NTCS Dienstverhältnis im MA-Stamm • MitarbeiterStamm Karteireiter Dienstverhältnisse Neuanlage mit F5 DV Im NTCS-Mitarbeiterstamm ist manuell ein neues Dienstverhältnis mit Beginn-Datum des ruhenden Bezugs anzulegen. (Das Ende-Datum ist beim Dienstverhältnis zum Zeitpunkt der Rückkehr aus der Ruhezeit zu erfassen.) Es sollte eine möglichst sprechende Bezeichnung vergeben werden (z. B. Mutterschutz). • Beim Feld „Ruhend-Status“ ist die Art des ruhenden Bezugs einzugeben. Beim Speichern des Dienstverhältnisses erhalten Sie folgende Abfrage, die mit „Ja“ zu bestätigen ist. Das bisher aktuelle Dienstverhältnis wird nun automatisch mit einem Ende-Datum versorgt. • NTCS Eintritt Austritt Aktiv Ruhend-Status Das neue Dienstverhältnis wird automatisch als Hauptdienstverhältnis gekennzeichnet. Spezielle Felder im Mitarbeiterstamm Das Eintrittsdatum im Mitarbeiterstamm ist nicht zu verändern. Es bleibt das ursprüngliche Eintrittsdatum. Das Feld „Austritt“ im Mitarbeiterstamm bleibt leer. Das Häkchen beim Feld „aktiv“ bleibt stehen. Durch die manuelle Anlage des Dienstverhältnisses für die Ruhenszeit wird automatisch das Feld „Ruhend-Status“ am Mitarbeiterstamm mit dem RuhendStatus aus dem Dienstverhältnis befüllt. 12/15 © BMD Systemhaus GmbH ABGLEICH MITARBEITERSTAMM ZWISCHEN BMD 5.5 UND NTCS Werden während eines ruhenden Dienstverhältnisses im Lohn (BMD 5.5) Stammdaten geändert, so werden diese wie bei aktiven Dienstverhältnissen automatisch in den NTCS-Mitarbeiterstamm abgeglichen. Die bestehenden Dienstverhältnisse im NTCS-Mitarbeiterstamm werden dabei nicht verändert. 4.2.2. Ende Ruhender Bezug (Rückkehr von Präsenzdienst, Bildungskarenz, …) Ruhenszeiten werden NICHT automatisch von BMD 5.5 in die NTCS abgeglichen. LOHN 5.5 LV144 Anmeldung des Mitarbeiters. Die Abfrage, ob das Anmeldedatum in den Lohn-Personalstamm übernommen werden soll ist mit „Nein“ zu beantworten. Durch die Anmeldung wird der Mitarbeiter im Lohn-Personalstamm wieder auf „aktiv“ gestellt. NTCS Dienstverhältnis im MA-Stamm • MitarbeiterStamm Im NTCS-Mitarbeiterstamm ist manuell ein neues Dienstverhältnis anzulegen. Beginn-Datum ist das Datum der Wiederanmeldung nach dem ruhenden Bezug. Das Ende-Datum bleibt leer. Es sollte eine möglichst sprechende Bezeichnung vergeben werden (z.B. Rückkehr aus Präsenzdienst). Karteireiter Dienstverhältnisse Neuanlage mit F5 DV Beim Speichern des Dienstverhältnisses erhalten Sie folgende Abfrage, die mit „Ja“ zu bestätigen ist. 13/15 © BMD Systemhaus GmbH ABGLEICH MITARBEITERSTAMM ZWISCHEN BMD 5.5 UND NTCS Das bisher aktuelle Dienstverhältnis wird nun automatisch mit einem Ende-Datum versorgt. • Das neue Dienstverhältnis wird automatisch als Hauptdienstverhältnis gekennzeichnet. NTCS Spezielle Felder im Mitarbeiterstamm Eintritt Das Eintrittsdatum im Mitarbeiterstamm ist nicht zu verändern. Es bleibt das ursprüngliche Eintrittsdatum. Austritt Das Feld „Austritt“ im Mitarbeiterstamm bleibt leer. Aktiv Falls der Mitarbeiter als inaktiv gekennzeichnet war ist er wieder auf aktiv zu setzen. Ruhend-Status Durch die manuelle Anlage des Dienstverhältnisses für die Rückkehr aus der Ruhenszeit wird automatisch das Feld „Ruhend-Status“ am Mitarbeiterstamm mit dem Ruhend-Status aus dem Dienstverhältnis befüllt (nicht ruhend). 4.2.3. Wechsel zwischen verschiedenen Firmen innerhalb eines Konzerns Die hier beschriebene Vorgehensweise ist nur relevant, wenn bei einer Firmengruppe (Konzern) die Variante „Mitarbeiteranlage unter Hauptfirma“ gewählt wurde. D.h. im NTCS-Mitarbeiterstamm sind die Mitarbeiter unter einer einzigen Firma (der Hauptfirma) angelegt. Über das Feld „Firma Dienstverhältnis“ im NTCS-Mitarbeiterstamm ist jeder Mitarbeiter der Firma zugeordnet, bei der er tatsächlich beschäftigt ist. Im Lohn sind die Mitarbeiter in jedem Fall unter der Klienten-Nummer angelegt, bei der sie beschäftigt sind (das Modell „Mitarbeiteranlage unter Hauptfirma“ wird im Lohn nicht verwendet). 14/15 © BMD Systemhaus GmbH ABGLEICH MITARBEITERSTAMM ZWISCHEN BMD 5.5 UND NTCS LOHN 5.5 LV068 LV038 Der Austritt beim aktuellen Klienten wird durch Eingabe der Lohnart 950 in der Bruttoerfassung abgebildet. Der Mitarbeiter kann im Lohn-Personalstamm über den Programmpunkt 2 (Dienstnehmer kopieren) auf die neue Klienten-Nummer kopiert werden. Über einen Dialog kann hier das neue Eintrittsdatum erfasst werden. Der Dienstnehmer wird auf dieselbe Personalnummer kopiert wie beim alten Klienten (das ist wichtig, da in NTCS die Personalnummer ebenfalls gleich bleibt). NTCS Abgleich automatisch beim nächsten NTCS Programmstart Dienstverhältnis im MA-Stamm • Es wird automatisch ein neues Dienstverhältnis mit dem Eintrittsdatum bei der neuen Firma angelegt. • Dieses wird als Hauptdienstverhältnis gekennzeichnet • Das Feld „Firma Dienstverhältnis“ wird beim neuen Dienstverhältnis automatisch mit der neuen Firma befüllt. • Das ursprüngliche Dienstverhältnis bekommt automatisch ein EndeDatum, welches dem Austrittsdatum beim alten Klienten entspricht. NTCS Eintritt Spezielle Felder im Mitarbeiterstamm Das Eintrittsdatum im Mitarbeiterstamm wird auf das Eintrittsdatum bei der neuen Firma verändert. (Lohn-Personalstamm). Das Feld „Austritt“ im Mitarbeiterstamm bleibt leer. Austritt 15/15 © BMD Systemhaus GmbH
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