KUMAVISION med bei der ResMed Schweiz AG Schlafbezogene Atmungsstörungen - eine Volkskrankheit. Die ResMed Schweiz AG bietet innovative Produkte und Lösungen, welche zur Verbesserung der Gesundheit und Steigerung der Lebensqualität des Patienten beitragen. Das Basler Unternehmen gehört zum ResMedKonzern, einem weltweit tätigen Medizintechnikhersteller, der als Wegbereiter und Pionier im Bereich der Schlaf- und Beatmungsmedizin gilt. Ebenso innovativ und modern wie die Produkte von ResMed sollte auch die neue ERP-Software sein. Die Entscheidung fiel auf die Branchenlösung KUMAVISION med. Mit der ERP-Software KUMAVISION med beginnt für ResMed eine neue Ära Firmenprofil • Weltweit führender Hersteller für medizinische Produkte zur Diagnose und Therapie schlafbezogener Atmungsstörungen • Gehört zum ResMed-Konzern, Hauptsitz San Diego (USA) Sydney (AUS), weltweit 14 Niederlassungen und über 70 Ländervertretungen • > 40 Mitarbeiter in CH • Standort: Basel (CH) Langjährige Erfahrung Bis 1955 reichen die medizintechnischen Erfahrungen des Unternehmens zurück. ResMed Schweiz ist der älteste Importeur von ResMed-Produkten in Europa. Lange Zeit waren die Schweizer als eigenständiger Betrieb tätig und seit 2001 sind sie dem ResMed-Konzern zugehörig. Der Mutterkonzern ist im Bereich der Schlafapnoe ein führender Hersteller für medizinische Produkte zur Diagnose und Therapie. Aufgabenstellung • Effizienzsteigerung in den gesamten Unternehmensprozessen • Mehr Transparenz und schneller Datenabruf auf Knopfdruck • Elektronische Abwicklung des Rezeptwesen inklusive Schnittstellen zu Krankenkassen Die Suche nach dem richtigen System Die Suche zur Ablösung der mittlerweile 22 Jahre alten Lösung war nicht leicht. Gearbeitet wurde vorwiegend mit Excel Listen. Der zunehmende Datenumfang machte das Arbeiten immer schwieriger. Jeder Mitarbeiter konnte etwas ändern oder löschen, die Suche von Informationen war schwierig und es fehlte am Komplettüberblick und an der Nachvollziehbarkeit. Das in die Jahre gekommene System musste dringend abgelöst werden. Zur Auswahl stand die Konzernlösung, die jedoch aufgrund der fertigungstechnischen Ausrichtung so gar nicht zum Geschäftsmodell und der Arbeitsweise des Schweizer Tochterunternehmens passte. „Wir betreiben ausschliesslich Handel und bieten einen Wartungs- und Reparaturservice für unsere Produkte. Vom Konzern wurde uns dann freigestellt, uns nach einer geeigneten Lösung umzusehen. Wir wurden bei ResMed Deutschland fündig, die schon seit Jahren mit der Branchenlösung KUMAVISION med arbeiten und sehr zufrieden sind. Dies und die hohe Branchenkompetenz der KUMAVISION hat massgeblich zu unserer Entscheidung beigetragen KUMAVISION med einzuführen“, so Marianne Schüepp, Director Operations bei ResMed Schweiz AG. Entscheidungsgründe • Grosses Branchen-Know-how der KUMAVISION • Referenzempfehlung durch ResMed Deutschland als langjähriger Kunde • Branchenlösung KUMAVISION med deckt die Vorgaben weitestgehend ab Eingesetzte Software KUMAVISION med auf Basis Microsoft Dynamics NAV mit den Modulen: • Finanz- & Anlagenbuchhaltung • Debitoren & Kreditoren • Einkauf & Verkauf • Marketing & Vertrieb • CTI-Modul • Reparatur & Servicemodul • Lager & Logistik • > 25 Anwender Weitere Informationen: KUMAVISION AG | Oberfischbach 3 | 88677 Markdorf | Telefon +49 7544 / 966-300 | [email protected]| www.kumavision-med.com „Die Entscheidung zu Gunsten von KUMAVISION und KUMAVISION med war gut und richtig. Wir würden uns heute, zwei Jahre nach Go-Live, wieder für KUMAVISION entscheiden.“ Marianne Schüepp, Director Operations bei ResMed Schweiz AG Hoher Arbeitseinsatz im Vorfeld „Die Datenübernahme in die neue Warenwirtschaft war für uns bereits eine der ersten Herausforderungen, die wir meistern mussten. Wir konnten zwar aus dem Altsystem die Daten übernehmen, diese mussten wir aber erst einmal homogenisieren. Trotz sehr guter Unterstützung der KUMAVISION, bedeutete dies für uns monatelange Vorarbeit mit vielen Testläufen und entsprechendem Arbeitseinsatz. Aus heutiger Sicht haben sich all die Vorarbeiten, die wir vor der Systemumstellung geleistet haben, letztendlich auch bezahlt gemacht“, berichtet Schüepp. Vielfalt an Kundenarten ResMed hat eine Vielzahl an unterschiedlichen Kundenarten – angefangen vom Arzt über das Spital bis hin zum Endanwender. Hier zeigt sich die Flexibilität der neuen Branchenlösung KUMAVISION med, die sowohl eine Rezeptabwicklung wie auch die Möglichkeit des Direktverkaufs und die Verwaltung zur Gerätemiete abdeckt. Im neuen System ist nun das Rezeptwesen wie auch die komplette Verwaltung der Daten einfach und unkompliziert abbildbar. Akribische Datensammlung Vorwiegend werden die Produkte von ResMed durch den behandelnden Arzt oder Spital an den Patienten abgegeben. Dort befindet sich eine Vielzahl an Geräten von ResMed. Nach Ausgabe ist ein Gerät oftmals zwischen drei und zwölf Monaten ohne Fakturierung unterwegs. Die für ResMed notwendigen Daten zur Rechnungsstellung erhalten sie erst zu einem späteren Zeitpunkt, d.h. das Unternehmen weiss nicht, wo sich jeweils ein Gerät genau befindet. Frau Schüepp erklärt: „Für uns ist es wichtig, alle Daten zu sammeln und sofort zu erfassen. Nur so können wir, wenn die Kostenübernahme der Krankenkasse kommt, schnellstmöglich eine Rechnung stellen. Für uns ist die Verwaltung der Ware, die nicht sofort fakturiert werden kann, die grösste Herausforderung. Hier gehen wir immer in grosse Vorleistung. Wir können dies aber leider nicht ändern, das ist eine Vorgabe unseres Schweizer Systems. Mit KUMAVISION med lassen sich die Daten nun optimal verwalten. Wir haben auf Mausklick sofort den entsprechenden Überblick, und bei Bedarf können wir immer schnell reagieren - für uns eine enorme Zeitersparnis.“ Weniger Papier, schneller Geld Eine weitere Neuerung, ist die Schaffung der Schnittstelle vom neuen ERP-System zu einer grossen Schweizer Krankenkasse. Vor der elektronischen Anbindung funktionierte die Rechnungstellung an die Krankenkasse zwar problemlos, allerdings mit einer erheblichen Papierflut und zeitverzögerndem Zahlungseingang. Durch die Anbindung ist ein schnellerer Zahlungsfluss gewährleistet, und ebenso hat sich die Zuordnung der Zahlungen vereinfacht. Früher musste dies manuell erledigt werden. Dieser Fortschritt soll auf weitere Krankenkassen übertragen werden. Kein Datenverlust mehr Dreh- und Angelpunkt im Unternehmen ist die Geräteverwaltung. Jedem Gerät ist eine Seriennummer zugeordnet, die im System hinterlegt ist. Diese gibt Aufschluss über den kompletten Gerätelebenslauf mit allen Geräteparametern und sämtlichen Informationen zum Gerät, wie z.B. zugehöriger Vertrag, Informationen zu Reparaturen und Wartungsintervallen. Neu hinzugekommen ist die Hinterlegung der Softwareversion des jeweiligen Gerätes. Gerade die Pflege der Geräteparameter und Wartungsintervalle war im Altsystem praktisch unmöglich und zeitaufwändig. Genutzt wird auch das Reparaturmodul der Branchenlösung. Frau Schüepp: „Wir hatten nur die Rechnungsstellung für die jeweilige Reparatur im Einsatz. Heute können wir die komplette Reparatur im System erfassen und je nach Bedarf auch gleich ein Angebot erstellen. Nach der Reparatur geht dann das Gerät mit oder ohne Rechnung und einem Lieferschein raus und der komplette Vorgang wird bei der Geräteseriennummer hinterlegt. Durch die stetige Protokollierung haben wir mehr Sicherheit bei den Daten und es gehen uns keine Informationen mehr verloren.“ Lagerverwaltung Neben Neuprodukten werden auch Leihgeräte im Lager von ResMed verwaltet. Bei den Leihgeräten handelt es sich um Überbrückungsgeräte bei Reparaturen oder um Geräte von Krankenkassen. Hier wird das komplette Poolmanagement der Kassen durch ResMed verwaltet. Mit KUMAVISION med wurden hier ca. 150 notwendige Excel-Listen abgelöst. Aufwändige Suchvorgänge sowie ein fehlender Komplettüberblick machten vorher den gan-zen Prozess sehr kompliziert und zeitintensiv. Das Lager ist nun komplett an Microsoft Dynamics NAV angebun-den und lässt sich einfach und effizient mit geringem Ressourceneinsatz verwalten. Ein Quantensprung Frau Schüepp blickt zurück: „Unser ursprüngliches System hat uns zum Schluss sehr viel Zeit und Nerven gekostet. Die Einführung von KUMAVISION med war ein Quantensprung. Für uns war klar, wir schaffen ein System an, mit dem wir in den nächsten Jahren sehr gut arbeiten können und hochmodern sind und es auch bleiben. Wir haben für uns die richtige Entscheidung getroffen und sind mit KUMAVISION sehr glücklich. Die Einführung bedeutet anfänglich viel Einsatz, aber der hat sich bereits vielfach ausgezahlt. Die Zufriedenheit mit KUMAVISION med ist hoch und es gibt keinen Mitarbeiter, der nicht gerne mit der Branchenlösung arbeitet. Dank KUMAVISION konnten wir in vielen Bereichen sichtbar Effizienz und Transparenz gewinnen.“