Kurzanleitung Sendungserfassung AX4 – HARTMANN International

Kurzanleitung Sendungserfassung AX4 – HARTMANN International
Bitte rufen Sie folgenden Link auf um zur AX4 Sendungserfassung von HARTMANN International zu gelangen:
http://www.ax4.com/ax4/?ID=188265
Alternativ können Sie auch über unsere Website www.hartmann-international.de zur Erfassung gehen.
Die Zugangsdaten erhalten Sie von uns in einer separaten Mail.
Nach Eingabe der Zugangsdaten erscheint für Sie die Erfassungsmaske für eine neue Sendung.
Zuerst geben Sie die Kopfdaten zur Sendung ein:
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Empfänger, ggf. abw. Ladestelle (falls Ladestelle ungleich Auftraggeber), ggf. Neutralversender (falls
Versender ungleich Auftraggeber)
o Sie können an dieser Stelle im Adressbuch vorhandene Adressen suchen oder neu hinzufügen
o Sie können bestehende Adressdaten aus ihrem System in das Adressbuch importieren
Bitte geben Sie die Frankatur an (Pflichtfeld)
Wenn Sie eine Auslieferung mit Nachnahme wünschen, geben Sie den Betrag ein
Das Feld Warenwert ist ein Pflichtfeld, falls Sie Selbstversicherer/Verzichtskunde sind, so geben Sie hier eine
„1“ ein
Im Feld Sendungsreferenz können Sie Ihre Referenz oder Auftragsnummer hinterlegen, diese wir auf
Wunsch mit auf der Rechnung angedruckt
Das Feld Offertennummer sollten Sie ausfüllen, wenn Sie von unseren Mitarbeitern zu einer Preisanfrage
eine individuelle Offerte erhalten haben
Unter den Auswahlfelder Hinweistext 1 & 2 können Sie Hinweise und Zusatzservices auswählen
o Es gibt Hinweistexte, die die Eingabe von Zusatzinformationen verlangen (Bsp.: zum Avishinweis
benötigen wir eine Telefonnummer), diese geben Sie im Feld Hinweiszusatztext 1 oder 2 ein
o Sind diese Felder nicht gefüllt, so erhalten Sie bei Sendungsabschluss eine Fehlermeldung
Im Auswahlfeld Terminhinweise können Sie Premiumservices zu Ihrem Auftrag buchen
1. NightLine Fix
2. NightLine NextDay
3. NightLineEurope Fix
4. NightLinePlus bis 8.00 Uhr
5. NightLinePlus bis 10.00 Uhr
6. NightLinePlus bis 12.00 Uhr
7. Termindienst, Auslieferung spätestens am:…
o Im Terminauswahlfeld Terminhinweise müssen Sie für die Services 1,3, und 7 zwingend ein Datum
mitgeben, ansonsten erhalten Sie bei Abschluss der Sendung eine Fehlermeldung
Die Felder Vermerk 1 & 2 sind Freitextfelder, hier können Sie weitere Hinweise zur Sendung mitgeben, z.B.
Warenannahmezeiten beim Empfänger
Danach folgt die Eingabe der Positionsdaten:
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Im Feld Markierung können Sie die einzelne Sendungsposition kennzeichnen
Anschließend geben Sie die Anzahl der Ladungsträger (Verpackungsart) ein, hierbei handelt es sich um
Pflichtfelder
Im Feld Inhalt tragen Sie ein, was wir transportieren sollen
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Das Feld Brutto-KG ist ein Pflichtfeld, füllen Sie hier bitte das Gewicht der einzelnen Position
Die Felder L x B x H werden Pflichtfelder, sobald Sie einen Ladungsträger Einwegpalette >,< oder ungleich
EURO-Maße erfassen
Wenn Sie die Ladung mit LadeHilfsMitteln sichern, die tauschfähig sind, so geben Sie diese in den Feldern
Anz. LHM und Art LHM an
Optional übergeben Sie uns bitte die Information über die Stellplätze, die diese Sendungsposition benötigt
Wenn sie Gefahrgut versenden, können Sie die Information über einen Assistenten der Position hinzufügen
Nach Eingabe können Sie die Auftragserfassung abschließen oder direkt einen weiteren Auftrag erfassen.
Eine Übersicht aller erfassten Aufträge erhalten Sie in der Sendungsübersicht.
Haben Sie alle Aufträge fertig erfasst, so können Sie diese markieren und die Sendungen freigeben. Damit
übermitteln Sie die Auftragsdaten an unsere Disposition, die dann die Abholung bei Ihnen oder der angegebenen
Ladestelle veranlassen.
Alle Sendungen, die Sie gemeinsam freigeben werden zu einer Ladeliste konsolidiert zusammengefasst. Die Ladeliste
wir einmalig nach Freigabe der Sendungen angezeigt und kann dort ausgedruckt werden. Ein Nachdruck der
Ladeliste ist aus der Sendungsübersicht möglich, wenn Sie im Datengrid in der zweiten Spalte auf die gewünschte
Ladelisten-Nummer klicken.
Wenn Sie noch weitere Sendungen erfassen und freigeben, so werden diese einer anderen Ladeliste zugeordnet. So
erhalten Sie unter Umständen eine, oder mehrere Ladelisten pro Tag.
Zu allen Sendungen müssen Versandlabels gedruckt werden. Das können Sie ebenfalls aus der Sendungsübersicht
steuern. Markieren Sie die Sendungen, zu denen Sie Labels drucken wollen und klicken Sie auf Label für ausgewählte
Sendungen drucken.
Sie erhalten ein zusätzliches Fenster mit den erzeugten Versandlabels. Diese können auf jedem beliebigen Drucker
ausgedruckt werden. Wir helfen Ihnen sehr gerne bei der Einrichtung und Konfiguration.
In der letzten Spalte des Datengrids der Sendungsübersicht wird Ihnen ein Link zu unserem Tracking
(Sendungsverfolgung) angezeigt. Kurz nach Freigabe der Sendung ist der Link gültig und Sie können hieraus den
Status der Sendung jederzeit nachvollziehen und sogar Ablieferbelege herunterladen.
Bei weiteren Fragen zur Erfassung Ihrer Sendungen melden Sie sich bitte beim Service oder in der IT-Abteilung von
HARTMANN International.

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