Merkblatt zur Belegliste

Stand: März 2015
Merkblatt
zur Belegliste
Auch in der Förderperiode 2014 - 2020 sind die für ein Vorhaben entstandenen Ausgaben in einer
Belegliste zu erfassen.
Eine wesentliche Neuerung gegenüber der vorangegangenen Förderperiode stellt die Zusammenführung der Prozesse Mittelanforderung und Ausgabenerklärung dar. Jeder Mittelanforderung ist
künftig eine Belegliste beizufügen. Die Mittelanforderung dient zukünftig auch als Ausgabenerklärung. Diese muss nicht mehr separat eingereicht werden.
Die Mittelanforderungen einschließlich der Beleglisten können nach Projektfortschritt laufend
gestellt werden. Zur Sicherstellung der Liquidität mit ESF-Mitteln sind zwei Vorlagetermine bei der
WIBank vorgesehen. Nähere Regelungen entnehmen Sie bitte Ihrem Zuwendungsbescheid.
Bitte beachten Sie, dass die einzureichenden Beleglisten nicht kumuliert werden dürfen. Das
bedeutet, dass mit der ersten Mittelanforderung sämtliche zuwendungsfähigen Ausgaben seit dem
Beginn eines Projekts in der Belegliste zu melden sind. Die zweite Mittelanforderung umfasst dann
sämtliche zuwendungsfähigen Ausgaben, die nach Vorlage der ersten Mittelanforderungen entstanden sind, usw..
Für die Förderperiode 2014 - 2020 ist der weitere Ausbau des elektronischen Datenaustausches
nach Art. 125, Absatz (2), Buchstabe d) der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 vorgeschrieben. Unter
anderem hat der Informationsaustausch zwischen den Zuwendungsempfängern und den für den
ESF verantwortlichen Stellen über elektronische Datenaustauschsysteme zu erfolgen (Art. 122
Absatz (3), Verordnung (EU) Nr. 1303/2013).
Hierzu wird Ihnen für die Förderperiode 2014 - 2020 das ESF-Kundenportal zur Verfügung stehen.
Für die Antragstellung wird dieses bereits genutzt. Am weiteren Ausbau wird zurzeit noch gearbeitet. Nach Fertigstellung kann auch die Mittelanforderung einschließlich der Belegliste über das
ESF-Kundenportal verarbeitet werden. Sobald das System zur Verfügung steht, werden wir hierüber auf der Seite www.esf-hessen.de informieren.
Um bereits zu Beginn der Förderperiode die geänderte Verfahrensweise umzusetzen, stellen wir
Ihnen bis zur Einführung des neuen Systems eine ausfüllbare Belegliste im Excel-Format zur
Verfügung.
Voraussetzung für die künftige elektronische Übermittlung und Verarbeitung der Belegliste ist eine
einheitliche Struktur der einzugebenden Daten. Dies gilt auch bereits für das bereitgestellte ExcelDokument. Wir bitten deshalb zu beachten, dass die Mittelanforderung und die Belegliste in ihrer
vorliegenden Form verwendet werden müssen. Modifikationen sind nicht zulässig.
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Stand: März 2015
Mittelanforderung und Belegliste müssen vollständig ausgefüllt und unterschrieben vorgelegt
werden.
Das Einreichen einer direkt aus dem Buchhaltungssystem erzeugten Belegliste ist demzufolge
leider nicht mehr möglich.
Mittelanforderung und Belegliste stehen auf der Seite www.esf-hessen.de als Download im ExcelFormat zur Verfügung.
Nachfolgend stellen wir Ihnen die Struktur der Belegliste vor:
Spalte
Erläuterung
lfd. Nr.
Die laufende Nummer ist in der Excel-Belegliste voreingestellt und
von Ihnen nicht zu verändern.
Ausgabeart/Finanzierungsart
(Kostenarten/Einnahmen)
Ihrer Bewilligung liegt der Ausgaben- und Finanzierungsplan aus
dem Projektantrag zu Grunde. Die entsprechenden Ausgabearten
sind bei der Abrechnung zu Grunde zu legen. Nutzen Sie bitte die
in der Zelle hinterlegten drop-down-Auswahlmöglichkeiten. Bitte
ordnen Sie Ihre Ausgaben den genehmigten Kostenarten zu. Sollte
im Vergleich zur Bewilligung eine neue Kostenart hinzugekommen
sein, bitten wir Sie im Rahmen Ihrer Mitteilungspflichten um zeitnahe Information.
Rechnungsnummer
Geben Sie bitte in dieser Spalte eine Ihnen nützliche Ordnungsziffer (z. B. interne Belegnummer) an. Ggf. kann in dieser Spalte zusätzlich die Rechnungsnummer der zu Grunde liegenden Ausgabe
angegeben werden.
Datum der Bezahlung
Geben Sie hier bitte das Datum an, an dem die Rechnung bzw. die
aufgeführte Ausgabe von Ihnen tatsächlich bezahlt wurde (unbar:
Datum der tatsächlichen Kontobelastung; bar: Datum der Entnahme aus der Kasse). Beachten Sie bitte, dass nur solche Zahlungen
anerkannt werden können, die zu einer Minderung der Geldbestände geführt haben.
Zahlungsempfänger
(Rechnungssteller)
Geben Sie hier bitte den/die Empfänger/in der Zahlung an.
Rechnungsgegenstand
Geben Sie hier bitte kurz den Grund für die Zahlung an. Die
Angaben sollen die Kostenart in Spalte 2 genauer erläutern. Der
Projektbezug muss erkennbar sein.
Gesamtbetrag brutto
Erfassen Sie hier bitte den tatsächlichen Gesamt-Rechnungsbetrag, einschließlich Steuern und vor möglichen Abzügen (Skonti,
Rabatte).
davon projektbezogener
Betrag brutto
Hier geben Sie bitte den auf das Projekt entfallenden anteiligen
Betrag an, sofern der Gesamt-Rechnungsbetrag nicht in voller
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Stand: März 2015
Höhe dem geförderten Projekt zugeordnet werden kann. Gewährte
Skonti und Rabatte sind in Abzug zu bringen. Achten Sie bitte auf
eine sachgerechte, buchhalterisch nachvollziehbare Schlüsselung.
Angaben hierzu können in der letzten Spalte „Bemerkungen des
Kunden“ gemacht werden.
Umsatzsteuer (Vorsteuer)
Sofern Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, ist die auf den
Rechnungsbetrag entfallende Umsatzsteuer hier anzugeben. Falls
keine Berechtigung vorliegt, erfassen Sie hier bitte keinen Betrag.
Rechnungsbetrag nach
Abzügen netto
Der Betrag wird automatisch nach Eingabe des Vorsteuerabzugs
berechnet.
Bemerkungen des Kunden
Hier sind Bemerkungen möglich, z. B. zum Schlüsselungsverfahren
bei anteilig geltend gemachten Ausgaben.
Für Fragen zur Belegliste stehen die zuständigen Sachbearbeiter/innen gerne zur Verfügung.
Die abgerechneten Ausgaben sind den genehmigten Ausgabepositionen laut Zuwendungsbescheid, die sich aus dem Ausgaben- und Finanzierungsplan des Projektantrags ergeben, zuzuordnen. Jede Ausgabe ist einzeln aufzuführen. Eine Zusammenfassung von Ausgaben in einer Position ist nicht zulässig. Ausgenommen von dieser Regelung sind Personalausgaben.
Personalausgaben:
Personalausgaben sind monatsweise für jede/n Mitarbeiter/in getrennt darzustellen. Sie berücksichtigen die Aufwendungen des Arbeitgebers (Gehalt, Sozialabgaben, Lohnsteuer, etc.). Als Tag
der Zahlung gilt das Datum der Gehaltszahlung.
Personalausgaben der in den Projekten nicht zu 100 % beschäftigten Personen sind mittels einer
„Zeitaufschreibung“ zu ermitteln. Hierzu erfolgt in Kürze eine gesonderte Information.
Beispiel für Personalausgaben:
Ausgabe
Gehalt 01/2014
SV-Beiträge 01/2014
Lohnsteuer 01/2014
lfd.
Nr.
Ausgabenart/
Finanzierungsart
(Kostenarten / Einnahmen)
Tag der
Zahlung
15.01.2014
20.01.2014
30.01.2014
Rechnungsnummer
Datum der
Bezahlung
Betrag
(in €)
1.500,00
300,00
200,00
Zahlungsempfänger
(Rechnungssteller)
Gesamtsummen:
1.1) zuwendungsfähige Personalausgaben (für Pauschale)
1
2
Vergütungen für eigenes
Personal
Drop-down-Auswahlliste!!!!
3
Drop-down-Auswahlliste!!!!
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15.1.2014
Rechnungsgegenstand
Frau Müller
Gehalt 01/2014
Gesamtbetrag
brutto
davon projektbezogener Betrag
brutto
Umsatzsteuer
(Vorsteuer)
in EUR
in EUR
in EUR
Rechnungsbetrag nach
Abzügen
netto
in EUR
2.000,00
2.000,00
0,00
2.000,00
2.000,00
2.000,00
0,00
2.000,00
0,00
0,00
Bemerkungen des
Kunden
Stand: März 2015
Pauschale Verwaltungsausgaben:
Für sämtliche Projekte in der Förderperiode 2014 - 2020 ist die pauschale Abrechnung von Verwaltungsausgaben vorgesehen. Der im Rahmen des Antragsverfahrens und der Bewilligung anerkannte Vomhundertsatz ist in der Belegliste einzutragen. Die Berechnung der pauschalen Verwaltungsausgaben erfolgt automatisch. Ein Nachweis mittels Belegen und Rechnungen entfällt.
Die für die Berechnung der Verwaltungsausgaben maßgeblichen zuwendungsfähigen Personalausgaben (Vergütungen für eigenes und fremdes Personal) sind unter 1.1. „zuwendungsfähige
Personalausgaben (für Pauschale)“ zu erfassen. Alle übrigen Personalausgaben (Weiterbildung
und Dienstreisen des Projektpersonals, usw.) sind unter 1.2. „zuwendungsfähige Personalausgaben (sonstige)“ anzugeben.
Auf die richtige Zuordnung der Personalausgaben ist zwingend zu achten, da diese die Basis für
die korrekte Berechnung der pauschalen Verwaltungsausgaben darstellen.
Erlöse aus dem Projekt:
Aufgrund der erlassenen Verordnungen der Europäischen Kommission sind die für ein Vorhaben
entstandenen zuwendungsfähigen Ausgaben um die während der Durchführung direkt erwirtschafteten Erlöse zu verringern. Diese sind in der Belegliste im Tabellenblatt 4. „Erlöse aus dem Projekt“
als Negativbetrag aufzuführen. Auf der Summenseite der Belegliste verringern sie die geltend
gemachten zuwendungsfähigen Ausgaben entsprechend. Beachten Sie bitte, dass es sich bei
erwirtschafteten Erlösen nicht um öffentliche Kofinanzierungsmittel u. dgl. handelt.
Nachträgliche Korrekturen:
Für nachträgliche Korrekturen einer Ausgabenerklärung oder im Rahmen von Zwischen- und
Gesamtverwendungsnachweisen sind getrennte (Netto)-Beleglisten (Korrekturlisten) vorzulegen.
In den Korrekturlisten sind ausschließlich Ausgabenänderungen zu berücksichtigen. Dabei kann es
sich um neue oder erhöhte aber auch um entfallende oder verringerte Ausgaben handeln. Letztere
sind als negativer Betrag aufzuführen sind.
In der Spalte „Bemerkungen des Kunden“ ist der Grund für die Korrektur anzugeben.
Beleg- und Korrekturlisten müssen in der Summe den im Verwendungsnachweis geltend gemachten Ausgaben entsprechen.
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