Ersatzformulare zum Ausdrucken © Copyright Verbesserungskata.de, 2015 Version 6.0 1- Themen-Rollen-Matrix Verantwortlicher: Nr. Prozess bzw. Thema Ziel (in Zahlen) © Copyright Verbesserungskata.de, 2015 Erstellungsdatum: 2 Mentee 3 Coach Version 6.0 4 Coach-Coach Täglich um: 0.1- Hallo [Name]! Wir hatten uns jetzt zum Coachen verabredet. Passt es dir gerade? Die 5 Fragen* Reflektieren Sie die Erkenntnisse des letzten Schrittes 2.1- Welchen letzten Schritt hattest du geplant und was hast du daraus gelernt? 2.2- Was war deine Erwartung? 2.3- Und was hast du daraus/aus deinem letzten Schritt gelernt? 2.4- Was ist tatsächlich passiert? 2.5- Welche(n) Wert(e) hast du gemessen? 2.6- Was hast du darüber hinaus sonst noch gelernt? 1 - Was ist der Ziel-Zustand deines Prozesses? 2 - Was ist der aktuelle Ist-Zustand deines Prozesses? Vor Ort gehen. Karte umdrehen, um Letzten Schritt zu reflektieren 2.9- [Loben nicht vergessen!] Vielen Dank! Lass uns bitte (zur Tafel zurückkehren und) das Gelernte kurz aufschreiben, damit wir nichts vergessen. 3 - Welche Hindernisse halten dich aktuell davon ab, den Ziel-Zustand zu erreichen? Seien Sie sehr spezifisch wenn Sie das Problem beschreiben 3b Ein sehr detailliertes Verständnis von Ursache und nummerischer, ungewollter Wirkung sind entscheidend, um einen sinnvollen, zielgerichteten nächsten Schritt beschreiben zu können! Bitte nicht auf Lösungen springen! - Welches eine dieser Hindernisse gehst du als nächstes an? 3.1- Was genau ist das Problem (mit/weshalb…[swm])? Zeig mal, bitte! 3.2- Können wir den Fehler/[swm] jetzt kurz simulieren? 3.3- Was sollte richtigerweise passieren (damit…[swm] nicht vorkommt) 3.4- Wo kann ich sehen was richtigerweise (mit…[swm]) passieren sollte? 3.5- Was passiert tatsächlich (mit … [swm]? 3.6- Wieso kann dieser Fehler/dieses Problem auftreten? 3.7- Warum/Wieso ist...[swm] ein Problem? 3.8- Was genau ist es was du (über…[swm] ) nicht weißt? 3.9- Welches eine Hindernis gehst du dann genau als nächstes an? Karte umdrehen, um das Eine Hindernis zu detaillieren 4 - Was ist deshalb dein nächster Schritt und was erwartest du daraus zu lernen? Hypothese und Experiment sehr präzise beschreiben lassen Im nächsten Schritt wird stets eine widerlegbare Hypothese getestet! Karte umdrehen, um den Nächsten Schritt zu detaillieren 4.1- Wie genau möchtest du…[swm]? Zeig mal, bitte! 4.2- Wie genau soll dein nächster Schritt aussehen? 4.3- Und was erwartest du daraus zu lernen? 4.4- Wie genau möchtest du deine Erwartung überprüfen/messen? 4.5- Wie genau möchtest du deine Messung(en) dokumentieren? 4.9- Vielen Dank! Lass uns bitte (zur Tafel zurückkehren und) alles kurz aufschreiben, damit wir nichts vergessen. 5 - Bis wann können wir uns ansehen was du aus dem nächsten Schritt gelernt hast? Immer nur einen Schritt als nächstes angehen * Die 5 Fragen auf dieser Vorderseite dieses Blattes und Frage 2.1 auf der Rückseite sind jedes Mal wortwörtlich und ganz genau so wie hier geschrieben zu stellen. swm:= Schlüsselworte des Mentees aus letzter Antwort in nächste Frage einbauen. Ihr Mentee wird es sehr schätzen, wenn er merkt dass Sie aufmerksam zuhören! falten! © Copyright Verbesserungskata.de, 2015 5.1- Was könntest du noch heute/bis… [Uhrzeit vorschlagen] tun? Blatt hier COACHING KATA a Version 6.0 3 2- Coaching-Anleitung COACHING-KATA (inkl. optionale Hilfsfragen) Pünktlich vor Ort gehen, erst am betroffenen Prozess mit Coaching starten Ziel-Coachingdauer ca. 5-10 min, dafür hochfrequent, mehrmals täglich VERBESSERUNGS-KATA 1 3 1 - Was ist der Ziel-Zustand deines Prozesses? Sollte herausfordernd und fest sein, Zahlenbasiert, Fortschrittsmessung ermöglichen Sollte „Lücke“ zum Ist-Zustand aufweisen damit Coaching möglich wird 1.1- Kannst du das Ziel/den Ziel-Zustand bitte in Zahlen formulieren? 2 4 2 - Was ist der aktuelle Ist-Zustand deines Prozesses? Zahlen- bzw. Datenbasiert, keine Meinungen, sind (Zeit)Aufnahmen aktuell? 2.1- Woher weißt du das? Zeig mal! Gap to 2.2- Woher hast du die Daten/Zahlen her? Target?! 2.3- Was war dein letzter Schritt und was hast du daraus gelernt? Mentee schreibt vor Frage 3 das Gelernte mit Bleistift auf 3 – Welche Hindernisse halten dich aktuell davon ab, den Ziel-Zustand zu erreichen? 5 Ist Ihnen Ihre Rolle klar? Point of Mentee auf Ursache lenken, Tafel verlassen, Problem vor Ort zeigen lassen: 3.1- Was genau ist das Problem (mit…[swm])? Zeig mal, bitte! Geheim- cause 3.2- Können wir den Fehler/[swm] simulieren? Tipp! 3.3- Was sollte richtigerweise passieren (damit…[swm] nicht vorkommt) ? 3.4- Wo kann ich sehen was richtigerweise (mit…[swm]) passieren sollte? 3.5- Was passiert tatsächlich? 3.6- Wieso kann dieser Fehler/dieses Problem auftreten? Bis hier keine 3.7- Warum...? Lösungen! 3.8- Welches eine Hindernis gehst du als nächstes an? 4 - Was ist deshalb dein nächster Schritt und was erwartest du daraus zu lernen? 90% der nächsten Schritte = „Ursache und ungewollte Wirkung besser verstehen!“ Nächster Schritt (Hypothese und Experiment) sollten spezifisch und konkret sein! 4.1- Wie genau soll dein nächster Schritt aussehen?/Wie genau möchtest du…[swm]? 4.2- Wie genau möchtest du deine Erwartung überprüfen/messen/dokumentieren? Erst hier zur Tafel zurückkehren, Mentee schreibt nächsten Schritt präzise mit Bleistift auf 5 - Bis wann können wir uns ansehen was du aus dem nächsten Schritt gelernt hast? 5.1- wenn „Nächste Woche!“ dann „Geht es auch früher?“ Es sollte nur ein Schritt von mehreren pro Tag sein 5.2- Was könntest du noch heute/bis… [Uhrzeit vorschlagen] tun? Konkrete Uhrzeit und Ort vereinbaren. Gewollte, selbständige Arbeit des Mentees durch Verlassen des Ortes signalisieren. Freundlich vom Mentee verabschieden: „Vielen Dank!“ swm:= Schlüsselworte des Mentees aus letzter Antwort in nächste Frage einbauen © Copyright Verbesserungskata.de, 2015 Coach, Mentor Mentee Liefert keine Lösungen! Stellt lediglich sicher dass die Verbesserungskata eingehalten wird! Verbessert den Prozess Richtung Zielzustand, erarbeitet Lösungen und experimentiert damit! Version5.6 6.0 Version 4 3- Coaching-Wochenplan Coach: KW: Montag 8:00 Soll Dienstag Ist Soll Mittwoch Ist Soll Von/Bis: Donnerstag Ist Soll Freitag Ist Soll Ist 9:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 19:00 : Coaching hat pünktlich stattgefunden : Coaching hat nicht stattgefunden 14:10, 8 min : Bsp. Ist-Coaching-Start und -Dauer Was hindert Sie daran Ihre Coachings täglich, hochfrequent, kurz und pünktlich zu machen? © Copyright Verbesserungskata.de, 2015 Version 6.0 4- T-Formular Prozess: Ist-Zustand (Datum der Aufnahme: Mentee: ) Coach: Ziel-Zustand Ist-Ergebnis: Ziel-Ergebnis: Ist-Prozess: Ziel-Prozess: (Bis Datum: ) Nur Zahlen verwenden, alle Formeln explizit aufschreiben, Ist- und Ziel-Zustand müssen mathematisch schlüssig sein, jede Kennzahl mit Ist- und Ziel-Wert auf gleicher Zeilenhöhe, klar leserlich mit Bleistift schreiben © Copyright Verbesserungskata.de, 2015 Version 6.0 6 5- Ziel-Erreichungs-Graphik Prozess: Mentee: Coach: Kennzahl (inkl. Einheit) Ziel = 0 © Copyright Verbesserungskata.de, 2015 Datum Version 6.0 7 6- Coaching-Formular 1 Prozess: Mentee: Coach: Ziel-Zustand (in Zahlen): Ergebnis- und beeinflussbare Prozesskennzahlen 2 Ist-Zustand Ergebnis- und Prozesskennzahl 2.9 3.8/3.9 Aus letztem Schritt gelernt Nur ein Hindernis angehen Wurde die Hypothese bestätigt oder widerlegt? Wurde Ursache genau beschrieben und quantifiziert? 4.2 4.3 Nächster Schritt und Erwartung Eine widerlegbare Hypothese mit Zahlen entsprechen den Fragen wie in der Coaching Anleitung (Formular 2) beschrieben © Copyright Verbesserungskata.de, 2015 Version 6.0 5 Termin/Ort nummerischer Wirkungserwartung Synchron mit Lernschritt? 7- Coaching-Beobachtungsblatt Thema: Antwort des Mentees: Mentee: Coach: Datum: Darauf folgende Frage des Coaches: Bemerkungen durch Coach-Coach: Hier starten, blick auf die Uhr nicht vergessen Wie lang hat das Coaching gedauert? Min Hilfreiche Abkürzungen: ZZ?: Ziel-Zustand, IZ?: Ist-Zustand, LSG?: aus letztem Schritt gelernt, H?: Hindernisse, 1H?: ein Hindernis, WGP?: Was genau ist das Problem?, WG?: Wie genau…?, NÄS+E?: Nächster Schritt + Erwartung, BW+W?: Bis wann + wo © Copyright Verbesserungskata.de, 2015 Version 6.0 9 Nr. Datum Dauer 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Feedback in Stichworten von… 2. Coach-Coach: 1. Coach-Coach: V e r sio n 1.1 Coach-Feedback-Logblatt Mentee: 10 Version 6.0 © Copyright Verbesserungskata.de, 2015 Coach-Coach 2: Coach-Coach 1: Coach: 8- Coach-Feedback-Logblatt Kata-Coaching-Tafel Prozess: _____________________. Kata-Coaching-Tafel Prozess: _____________________. Kata-Coaching-Tafel Prozess: _____________________. Kata-Coaching-Tafel Prozess: _____________________. © Copyright Verbesserungskata.de, 2015 Version 6.0 PA1-Skizze der Linie Mitarbeiter: 3 Prozess: Station inkl. Bezeichnung: Ringpresse © Copyright Verbesserungskata.de, 2015 Mentee: Bestände: I Größere Behälter inkl. Ein- und Ausgang: Datum: Materialfluss: Version 6.0 Systemgrenze: 12 Mentee: Datum: Linie gesamt Mitarbeiter Nr. ____ Bemerkung PA2-Graphik Graphik Prozessstabilität Prozessstabilität Prozess: Störungsanteil = ØZZ−NWZZ ØZZ = % − Dauer 0 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Zykluszeit 1 17 18 19 20 Zyklus Eine Excel-Version dieses Blattes inkl. Stoppuhrfunktion finden Sie unter www.verbesserungskata.de/exceltools © Copyright Verbesserungskata.de, 2015 Version 6.0 13 PA3-Austaktungsgraphik Graphik Prozessstabilität Prozess: Mentee: Datum: Kundentakt KT = Arbeitszeit Brutto − Pausen = Bedarf Dauer Störungsanteil = KT − ØNWZZMA = KT − % − Ziel- Störungsanteil = 0 Linie % Mitarbeiter, ggf. Anlagen ØZZ NWZZ Richtige Anzahl Mitarbeiter = Summe aller NWZZ der MA Kundentakt x (1 – Ziel-Störungsanteil) © Copyright Verbesserungskata.de, 2015 = = Version 6.0 14 Nr. Tätigkeitsbeschreibung 0 Mentee: Datum: Ist-Zeit Linie gesamt Mitarbeiter Nr. ____ PA4-Prozessschrittaufnahme Graphik Prozessstabilität Prozess: Bemerkungen Ziel-Zeit Laufend* Schritt Laufend* 0:00 0:00 0:00 Start: Schritt 0:00 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 * Erst dann Stoppuhr ablesen wenn der Schritt abgeschlossen ist Eine Excel-Version dieses Blattes inkl. Stoppuhrfunktion finden Sie unter www.verbesserungskata.de/exceltools © Copyright Verbesserungskata.de, 2015 Gesamt-Zeiten Version 6.0 15 Mentee: Coach: Prozess-Parameter und Wert Jede Zeile stellt eine neue Hypothese bzw. Parameterkombination dar, die experimentell geprüft werden soll entspricht CoachingTermin Ist-Zustand Nr. Datum/ Uhrzeit Prozess: oder Ist-Ergebniswert PA5 Graphik - PDCAProzessstabilität Prozess-Checks Ziel-Wert: auch Soll-Ergebniswert Was wurde aus dem letzten Schritt gelernt? Siehe Tabelle PDCA-Logik 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Toyotas 5 Schritte für Jidoka: 1- Keine Prozess-Checks, Endprüfung notwendig, 2- Prozess-Checks identifizieren, 3- Prozess-Checks stabilisieren, 4- Parameter optimieren, 5- Perfekte Prozess-Checks, Endprüfung eliminieren © Copyright Verbesserungskata.de, 2015 Version 6.0 16