平成２３年度ＮＭＳ業務改善事例集能代市総務部総務課平成２４年３月はじめに ○ この業務改善事例集は、職員がこれからの業務改善の手がかりとするために、また、市民のみなさんに市役所の工夫を知っていただくために作成しました。 ○ 業務改善は能代マネジメントシステム（ＮＭＳ）の一環として行っています。今後もＮＭＳの取り組みを活性化し、『改善の輪』が広がっていくよう、取り組んでいきましょう。表彰された表彰された業務改善紹介します … １された業務改善を業務改善を紹介します ①時間短縮につながる時間短縮につながる取組につながる取組み取組み … ５ ②市民サービスにつながる市民サービスにつながる取組サービスにつながる取組み取組み … ９ ③職場のエコ職場のエコ活動のエコ活動・活動・美化活動 … １１ ④情報の情報の共有化 … １２ ⑤経費の経費の削減・削減・財源確保 … １３ ⑥職場の職場の活性化、活性化、コミュニケーションの向上ションの向上 ⑦職場の職場の美化活動 … １４ --------------------------------------------------------------- 能代マネジメントシステム（ＮＭＳ）とは…？市の限られた経営資源（職員数・財源）の中で、今までのサービスを保つためには、市民との協働のほかに一層の業務合理化・効率化が必要です。ＮＭＳは、少ないコストと短い時間で、市民にサービスを提供できる行政組織を目指しています。そうした組織になるため、現場の業務改善の視点から、ムダ・ムラ・ムリを無くすための「改善」を常に求め続ける「仕組みづくり」と、そのための「人づくり」をしています。 ●表彰された表彰された業務改善された業務改善を業務改善を紹介します今年度は１２月から１月までを取組強化期間とし、業務改善活動を行いました。その結果、５０件の業務改善報告カードが集まりました。報告された業務改善の内容は、それぞれ工夫が見られますが、その中から、 ① 実施が明らかであること。 ② 独創性があり、積極的で、ムダ・ムラ・ムリに係る「気づき」の度合いが高いこと。 ③ 効果が顕著であること。 ④ 他の多くの部署の参考となる規範性又は共通性が高いこと。の４つの基準により、特に優れていた８件の業務改善を表彰しました。表彰式は表彰式は３月１９日１９日に行われました。われました。皆さんちょっと緊張気味さんちょっと緊張気味でしょうか緊張気味でしょうか？でしょうか？ ★表彰者からのコメント係のみんなでがんばった結果である。今後も、コミュニケーションをとりながら、頑張っていきたい。業務改善により、市民のニーズに応えられたと思う。今現在の仕事だけでなく、周りのこと、先のことをみるように心がけたい。業務改善というのは、事務の効率化、市民サービスの向上が目的だと思うが、それだけではなく、職員の主体性をひきだすことでもあるのかなと思う。今後も業務改善を続けることにより、より良い職場を築いていきたい。 ★ 齊藤市長から齊藤市長から激励から激励の激励の言葉をいただきました言葉をいただきました行政というのは積み重ねであるので、変えてはならないものもあるはず。また、変えていかなければならないものもある。我々は行政の一番先頭に立っている市の責任ある職員として、それをしっかりと見極めて、どの方向に進むことがふるさと能代の発展のためにいいのかということを絶えず考えていかなければならない。絶えず業務改善を心掛けながら、少しでも市民サービスが向上できるように、そして、職員の負担が減るように協力してほしい。 -1- 契約依頼事務マニュアルの契約依頼事務マニュアルの作成マニュアルの作成（契約検査課）契約検査課）現契約締結依頼の関係書類の不備や、期限を過ぎてからの依頼がある。また、契約事務状に不慣れな職員から契約事務に関する問い合わせ等がある。内契約検査課に依頼する業務の要件、提出書類、入札制度のフローなどを物品、委託、容建設工事など業務毎にマニュアルを作成した。効担当職員が変わってもマニュアルを活用することで適正な事務の執行が可能となり、果所管課と契約検査課の双方の事務の効率化、改善が図られた。職員数が減少していくなか、マニュアルの発行により、効率的かつ適切な事務の執行ができるなど効果のある点が特に優れている。応募型指名競争入札に応募型指名競争入札に係る設計図書の設計図書の電子化（契約検査課）契約検査課）入札に係る設計図書は、工事主管課が印刷製本し５部作成している。工事案件ごとに、現図設計図書の閲覧、貸出、返却のため業者が来庁しなければならないほか、応対する職員状の業務の負担がある。内市のホームページで閲覧、ダウンロードできるよう設計図書をＰＤＦファイルに電子容化し、設計図書の作成部数を２部に削減した。効電子化により、業者と職員双方の負担が軽減され、事務の効率化が図られた。果設計図書の作成部数を２部に削減することで経費を節減できた。これまでペーパーであったものを電子化にするという着眼点、またその効果が業者、職員ともにある点が優れている。物品等指名競争入札参加資格申請登録時期の物品等指名競争入札参加資格申請登録時期の見直し見直し（契約検査課）契約検査課）入札参加資格者名簿を２年ごとに４月１日に更新しているが、４月１日での契約や年現状度当初の契約事務が重なり業務量が膨大となっている。業者が申請をし忘れた場合、４月１日付けの契約ができなくなる。内要綱を改正し名簿登載期間を２年間から２年以内とした。これにより平成２４、２５容年度の名簿登載期間を２５年１２月３１日までとし、次回の更新を１月１日とした。効１月以降に名簿登載を確認できるため、業者の申請忘れによる４月１日時点での名簿果登載漏れを防止できた。また、年度末に集中する業務を平準化できた。これまで４月１日としていた登録時期を見直すという着眼点、またそれにより年度末に集中していた業務が平準化できるなどの効果がある点が優れている。 -2- 助成金申請手続きにかかる助成金申請手続きにかかる業務改善きにかかる業務改善（観光振興課）観光振興課）現状内容効果市民の方に何度も足を運んでもらう上、手続きが難しいなどの苦情があった。受付マニュアルを作成した。また、申請書を変更し、申請手順を広報に掲載した。間違いや支払いまでの日数が減少し、正確な手続きができるようになった。マニュアルの作成とともに工夫したチェックシートを作成するなどの着眼点、それにより間違いや支払いまでの日数が減り、担当者以外の職員が正しい受付できるなどの効果がある点が優れている。子育て子育て支援課らしい支援課らしい窓口らしい窓口サービスの窓口サービスの実施サービスの実施（子育て子育て支援課）支援課）現子ども連れで来庁する保護者は、各種制度の説明及び申請手続きの際、子どものこと状を気にして手続きがスムーズに進まないことがあった。内塗り絵や絵本、おもちゃを常備した。また、保護者の了解を得た上で、赤ちゃんを抱容っこしたり、気づいた職員が子どもの対応をする窓口サービスを行っている。効保護者が子どものことを気にせず、職員の説明を果じっくり聞くことができ、申請書を記入する際もスピーディに済んでいる。子ども連れの来庁者の対応をしているのに気づいた他の職員が、その子どもの相手をするという着眼点が特に優れている。子ども連れでも大丈夫。ぼくと一緒に遊ぼうよ！おもちゃやぬいぐるみ、絵本が置いてあります。 -3- 福祉サービスについて福祉サービスについて課内サービスについて課内ワーキングを課内ワーキングを実施ワーキングを実施（長寿いきがい長寿いきがい課いきがい課）現高齢者の福祉サービスについて、実績・効果・費用などを考慮し、今後の対応につい状て検討が必要であった。内長寿いきがい課の職員を３つのワーキンググループに分け、それぞれのグループで福容祉サービスについて意見を交換し、提言としてまとめた。効係の職務を超えて意見交換をすることで様々な意見が出され、第５期介護保険事業計果画の参考となった。職員同士の交流を深めることができた。課内の若手職員が係の枠を超え、検討し、計画に反映した効果は高い。意見を出し合いながら職員の交流が深まった点も優れている。市営住宅公募の市営住宅公募の見直し見直し（都市整備課）都市整備課）現状原則、隔月で年６回募集を行っている。内２３年度からの修繕料随意契約限度額引き上げを活用し、退去修繕を迅速に行うことにより、容毎月募集を行うこととした。効果住宅困窮者に対して、適切な時期に住宅を提供できるようになった。修繕費の随意契約できる金額の引き上げにより、これまで隔月に行っていた入居者の募集を毎月できることに気づいたという着眼点、それにより入居までの期間を短縮できた効果がある点が優れている。用途地域の用途地域の回答書を回答書を作成（都市整備課）都市整備課）現状用途地域の問い合わせは電話で回答をしていて、聞き間違い等があった。内用途地域の問い合わせは、全てファックスで受け付けることとした。市からの回答も容統一した回答書によりファックスで回答するようにし、課内で回覧するようにした。効市と相手方にファックスが残ることになり、聞き間違いや言い間違いなどがなくなっ果た。また、回覧することで複数人によるチェックが行えるようになり、誤りや補足説明が必要な場合に、すぐに対応できるようになった。これまで、電話応対を主としていたものをファックスでのやりとりにすることによりお互いにペーパーとして残り、また、回答書を回覧することにより複数のチェックが行われるなどの効果がある点が優れている。 -4- 工夫がたくさん！ ① 時間短縮につながる時間短縮につながる取組につながる取組み取組み(事務の事務の効率化) 効率化) 給与関係書類等の給与関係書類等の送付について送付について（総務課）総務課）現給与が支給される休業職員（出産、病気等）の給与明細は職員係で、その他の書類は状所属課で送付している。内所属課が急ぎのものでない送付物があるときは、給与明細の送付日にまとめて送るこ容ととした。効送付にかかる封筒代や作業が減った。受け取る側にとっても、一度に色々な書類を確果認することができた。服務報告書付属（服務報告書付属（年休管理表）年休管理表）の累計欄の累計欄の自動計算について自動計算について（総務課）総務課）現平成２２年度から終業時間が７時間４５分になり、年休の累計計算が複雑になったた状め、服務報告書付属書類である年休管理表の間違いが多い。内年休管理表の累計を自動計算できるようにエクセルシートを改良した。年休管理表と容休暇整理表の累計を照合出来るようにチェック用シートを作成した。効果服務報告書の間違いが劇的に減った。臨時職員管理システムの臨時職員管理システムの構築システムの構築 (総務課) 総務課) 現臨時職員管理用のアクセスファイルの使い方が難状しい。内ファイルを改修し、多くの情報を共有しやすくし、容汎用性を高めた。効必要な情報が簡単に利用でき、業務に費やす労力果が減った。また、他の担当で利用した情報をデー日々改善は続く… タに持たせることで、利用頻度が上がり、要望が増え、さらに使いやすいシステムの構築が可能になった。ｶﾁｬｶﾁｬｶﾁｬｶﾁｬ… 机の中を｢見える化える化」 (総務課) 総務課) 現庁舎管理に必要な工具や、書類、消耗品などを共状通の引き出しに入れているが、どこに何が入っているか担当に聞かないと分からない。内引き出しの中に入っていたモノを種類別に分け、容引き出しにインデックスを貼った。効長く使われていなかったモノを大量に処分でき、果担当が不在の時もどこにあるのか分かり、迅速にテプラはここだ！対応できるようになった。 -5- 随意契約事務等の随意契約事務等の効率化 (財政課) 財政課) 現状随意契約事務等の効率化を図るため、能代市財務規則を改正する必要がある。内能代市財務規則を改正し、１人の者からの見積書徴取、予定価格調書の作成省略、契容約書・請書の作成省略及び備品の定義を変更した。効果随意契約事務等の効率化が図られた。各種案内送付者のデータベース各種案内送付者のデータベース化のデータベース化 (税務課) 税務課) 現各種案内を送付しているが、問い合わせ・報告等の連絡が入った場合、紙ベースの台状帳で処理していた。内容送付対象者をデータベース化した。効各パソコンから照会内容等について検索・更新することが可能となり、電話対応など果スムーズにできるようになった。また、照会内容・報告等を翌年に引き継ぐことが可能となり、これまでの経緯も把握することができた。寒さ対策による対策による業務による業務の業務の効率アップ効率アップ (市民活力推進課）市民活力推進課）現状執務室の冷え込みが厳しく業務効率が悪い。内容事務室の全ての窓に気泡緩衝材シート（プチプチ）を貼った。効保温性が高くなり、明らかに冷え込みが和らいだ。課全体で４４０分の時間外勤務縮果減が図られたものと推測する。 ←ちなみに、商工港湾課もプチプチしています。 -6- プチプチあったかい。拡大するとプリンタ印刷プリンタ印刷の印刷の詳細設定登録 (福祉課）福祉課）現現在の業務は、ＰＤＦをプリンタ印刷する作業が多く、さらに複数種類の用紙を使用状している。Ｅｘｃｅｌのようにシートでの印刷設定保存が出来ないため、印刷ごとに設定を変更している。内 ①プリンタードライバーの設定内容に名前を付けて登録保存する。容 ②印刷プロパティで登録した内容を呼び出し、印刷する。業務の用途により、裏面活用紙、一般質問要旨、はがき、戻入通知書、等々に。効果プリンタ印刷作業の効率が上がり、ミスプリントが減った。担当者ごとのキャビネット担当者ごとのキャビネット配置ごとのキャビネット配置 (子育て子育て支援課) 援課) 現課内にある簿冊は、一定のルールがなく、年度状や担当が変わるごとに管理がしにくくなり、必名前のシール要とする簿冊は、複数のキャビネットに分散しているため、探すのに時間がかかっていた。内担当者ごとに氏名をつけたキャビネットを配置容し、それぞれ担当する事業の簿冊を管理した。担当の変更があった場合は、次の担当者のキャビネットに移した。効担当者ごとに簿冊を管理することで、簿冊把握果の時間短縮につながり、事務の効率化が図られ分かりやすいね！た。片づけ上手になるね！ペットボトルの再利用ペットボトルの再利用 (第四保育所) 第四保育所) 現園児たちのカラー帽子を一箱に入れていたた状め、自分のものが取り出しにくい。内ペットボトルを半分にカットし、つなげて名前容をつけて個々に帽子を入れるようにした。効自分のものをスムーズに取り出したり、片付け果たりできるようになった。課メールボックスの係メールボックスの係のフォルダ活用のフォルダ活用 (長寿いきがい長寿いきがい課いきがい課）現課宛に届いたメールの処理が滞ることがあった。また、不要なメール等で容量が大き状くなり、メールが送受信できなくなっていた。内各係のフォルダを作成。振り分け担当者がメールを振り分け、各係の担当者へ知らせ容る。効メールを確認しやすくなり、長寿いきがい課宛に届いたメールの処理がスムーズにな果った。 -7- 会議や会議や事業出席確認等の事業出席確認等の方法について方法について (健康づくり健康づくり課づくり課）現現在、電話・ファックス・返信用通知等で参加希望や出席状確認を行っている。内容課のメールアドレスのＱＲコードを作成した。効従来の確認方法のほか、開催通知やチラシ等にＱＲコード果を掲載し、担当課メールでも確認できるようになった。Ｑ【参考】能代市ＨＰのＲコードは携帯電話のメールで送信でき、電話や郵送よりＱＲコードです。も安価であることから、市民の負担が軽減され、話し中のためのイライラ解消の効果も考えられる。市営住宅修繕の市営住宅修繕の見直し見直し（都市整備課）都市整備課）現状事案の発生にあわせて修繕を実施しているが、年度途中で予算が不足することがある。内緊急を要するものとそれ以外のものに区分し、４半期毎の実績を勘案しながら計画的容に修繕を実施する。効年度末においても緊急の修繕に対応できる予算を確保することができたほか、予算に果余裕があるので住民要望にもきめ細かく対応できるようになった。簿冊の簿冊の管理（議会事務局）議会事務局）現仕事上、過去の簿冊を利用することが多いが、簿冊は執務室、事務局廊下、書庫に分状散保管されているため、検索に時間がかかっている。内使用頻度別に保管場所を変えて、どこのキャビネットに何の簿冊があるか検索できる容ようデータ化した。効果簿冊の検索時間が短縮された。市内小・市内小・中学校への中学校への教育委員会職員配置図等への教育委員会職員配置図等の教育委員会職員配置図等の送付（教育総務課）教育総務課）現市内小・中学校から教育委員会(二ツ井町庁舎)への電話が頻繁にかかってくるが、代状表電話にかかってくると担当課に取り次ぎが必要な場合がある。内市内小・中学校へ教育委員会（二ツ井町庁舎）の配置図を送付し、課直通の電話番号容と職員名が分かるようにした。併せて事務分担表を送付し、担当が分かるようにした。効・直通番号にかけてもらうことで、取り次ぎの手間と時間を省くことができ、学校に果とっても待つ時間が短縮される。・取り次ぎが減ることで受け手の作業の中断が減る。・学校が電話を受けた際も教育委員会職員の確認がしやすい。 -8- ② 市民サービス市民サービス向上サービス向上につながる向上につながる取組につながる取組み取組み来客用コート来客用コート掛コート掛けについて (総務課) 総務課) 現冬場の来客時、コートをかける場所がない。状内廊下にあったコート掛けがただの物置となってい容たので、モノを寄せ、課の入り口に移動した。ポール部分に「お客様用どうぞご利用ください」と張り紙をした。効来客はもちろん、二ツ井町庁舎から来る職員にも利果用してもらい喜ばれている。コートのほかに、帽子、傘などが置けますので、ご利用ください。市県民税申告相談時の市県民税申告相談時の受付方法の受付方法の統一 (税務課) 税務課) 現二ツ井地域局における申告相談受付時の順番を名状簿に記載した順番とし、申告相談を行っていた。名簿には同姓同名を回避するため、住所・氏名・生年月日を記載することとしていた。内名簿記載方式から能代地域で実施している番号札容配付方式に変更した。効番号札を取るだけなので、市民の申告受付時の煩わ果しさが解消された。国保納税通知書発送時の国保納税通知書発送時の案内チラシ案内チラシ作成チラシ作成 (税務課) 税務課) 現国民健康保険税の納税通知書を発送する時に、税率等を説明したチラシ（Ａ４両面）状を同封している。内表面に税率の説明と納付案内を記載し、裏面については「よくある質問」をＱ＆Ａ方容式で紹介した。効電話等の問い合わせ件数を調査していないが、電話などの問合せの際、同封のチラシ果を見ながら説明することができるため、理解していただきやすい。長期入院該当者への長期入院該当者への入院時食事代減額への入院時食事代減額の入院時食事代減額の制度周知について制度周知について（市民保険課）市民保険課）現国保制度の保険給付のひとつに、入院期間が９１日以上となった人状は、申請して長期入院該当者と認定されると食事代が減額される制度があるが、制度の理解不足や失念等で未申請により制度が活用されないことがあった。内毎月、未申請の長期入院該当世帯または該当候補世帯をリストアッ容プして通知し、制度周知に取り組んだ。効該当世帯において制度の理解を得られたほか、該当世帯の余計な家果計の負担を防ぐことができ、申請もれ等の解消を図ることができた。 -9- 朝礼開始時間の朝礼開始時間の見直し見直し（都市整備課）都市整備課）現状始業時から朝礼を行っているが、朝礼中も来客、電話等の対応がある。内容始業時間前に朝礼を行うこととした。効来客、電話応対への支障がなくなったほか、職員が始業時間前に余裕を持って登庁す果るようになった。都市計画図販売時の都市計画図販売時の手順見直し手順見直し（都市整備課）都市整備課）現都市計画図（Ａ０サイズ、全２２枚）は 1 枚２００円でコピーを販売しているが、購状入希望者があった際、コピーして販売していたため、待ち時間が生じていた。内あらかじめ窓口に、全２２枚のコピーを２セット準備しておき、購入希望者が訪れた容際に、準備しているものの中から希望の箇所を販売するようにした。効販売の際、お客様を待たせることがなくなった。特に、複数枚の購入を希望された場果合にも、待たせることなくすぐに対応できるようになった。投票所入場券裏面に投票所入場券裏面に宣誓書の宣誓書の印刷（選挙管理委員会）選挙管理委員会）現期日前投票の際に必要な宣誓書の記入は、主に投票状所に備えつけの用紙において行っていたことから、投票受付に待ち時間等が発生することがあった。内入場券裏面に宣誓書を印刷し、宣誓書を事前に記入容できるようにした。効期日前投票所での記入の手間がなくなり、投票受付果がスムーズに行うことができた。また、コピー用紙の削減、事務量の削減が図られた。分かりやすい案内表示かりやすい案内表示について案内表示について（中央公民館）中央公民館）現一階男子トイレの照明スイッチが少し離れたところにあり、わかりづらく、隣接して状いるそうじ用具庫の照明スイッチを押してしまう利用者も多かった。そうじ用具庫は通常戸を閉めてあるため、朝まで照明がついてもそれに気づかないことも多く、無駄が生じていた。内容小さな矢印を複数つけ、スイッチまでの道筋をたどれるようにした。効利用者にとってスイッチの位置がわかりやすくなり、無駄な点灯も防ぐことが出来る果ようになった。 - 10 - 利用者用インターネット利用者用インターネット端末インターネット端末の端末の簡易な簡易な変換マニュ変換マニュアル図アル図の貼付（図書館）図書館）現インターネット端末を使用するとき、通常は状ローマ字入力にしているがひらがな入力を好む方がおり、切り替え方が分からず、カウン方法が書いてターに依頼していた。あるから、便内容入力切り替え端末横に切り替えマニュアルを貼付。効利用者個人で入力切り替えができるので、カ果ウンターに依頼の必要がなくなった。利だね！ ③ 職場のエコ職場のエコ活動のエコ活動（活動（用紙、用紙、エネルギー削減エネルギー削減につながる削減につながる取組につながる取組）取組）傘を忘れたときは、傘の再利用について再利用について (総務課）総務課）遠慮なく使ってね！現状市民貸し出し用の傘が不足している。内課の廊下に長期間置かれてあった傘を市民容貸出用とし選別した。効傘１５本を市民貸出用に再利用することが果できた。コピー用紙コピー用紙の用紙の節約 (財政課）財政課）現電子掲示板や電子メールで来る庁内文書を印刷し、回覧している。また、電子データ状で管理できるものでも紙に印刷して管理している。内 ①財政課が各課に通知する文書は、全て電子掲示板に掲載し、紙では配布しないこと容とした。②電子掲示板に掲載された庁内文書は、電子掲示板で確認することとした。（回答が必要な文書を除く。）③これまで紙で処理していた書類のうち、電子データで管理できるものは、紙に印刷しないこととした。効果コピー用紙の節約が図られた。エコ温度・温度・温度計の温度計の設置 (第一保育所) 第一保育所) だねぇ現節約、節約といわれる中で、全保育室に温度状計、湿度計が欲しい。内温度計・湿度計を暖房スイッチの近くに取り容付ける。効暖房スイッチのところに温度計があるので、果温度調節をこまめにするようになる。 - 11 - 空き箱・空容器の空容器の再利用 (第四保育所) 第四保育所) 現状ゴミが多い。内給食室から出るゼリーやプリンの容器や食品の空箱等を捨てずに、集めておいて子ど容もたちで自由に好きなオモチャを作る。（二週間に一回位）効ゴミの量も減り、子どもたちは大人が想像もしないようなアイディアでいろいろなオ果モチャを作り上げて、創作力アップにつながる。かっこいいのぼくは大きいのトイレットペーパーの芯で作るぞ！作るぜ！「こいのぼり」作ったよ！封筒への封筒への住所等への住所等の住所等の直接印刷（議会事務局）議会事務局）現郵便物にタックシールを貼る際、失敗や時間がかかっている。また、タックシール代状がかかる。内容封筒にプリンタから直接印刷するようにファイルを作成した。効果失敗の減少と時間短縮。タックシール代の節約。 ④ 情報の情報の共有化議案等の議案等の原案作成のためのチェックシートの原案作成のためのチェックシートの作成のためのチェックシートの作成 (総務課) 総務課) 現議案等の原案が法令審査会にギリギリで提出状されることが多く、チェック不足により事務処理に支障が生じている。内議案等の原案作成チェックシートを作成し、容原案を作成する際は、シートの内容を点検し、法令審査依頼に添付するようにした。効果案件のとりまとめに余裕ができた。 - 12 - 環境構成への環境構成への配慮への配慮 (第一保育所) 第一保育所) 現環境構成の大切さはわかっているが、話し合う時間がなく、環境（装飾等）への配慮状が不足している。内時間を見つけてミニ打ち合わせ会議をし、役割分担をしっかり決め環境を整えるよう容にした。効短い時間の打ち合わせ会議や役割分担をすることによって、作業時間の短縮、環境構果成の統一感が出た。職員の負担も減った。 ⑤ 経費の経費の節減・節減・財源確保消耗品の消耗品の在庫整理 (財政課）財政課）現消耗品は、キャビネットに入っているが、何が何個入っているのか分からない。また、状何年も使用していないものも入っている。内定期的に消耗品の在庫整理を行い、今後使用しない消耗品は掲示板に掲載し、必要と容している部署へ配布した。効在庫のある消耗品を新たに購入することがなくなった。また、今後使用しない消耗品果は掲示板に掲載し、必要としている部署へ配布することにより有効活用できた。市営住宅家賃徴収体制の市営住宅家賃徴収体制の見直し見直し（都市整備課）都市整備課）現主に住宅担当職員２名で約１００名の滞納者の催告等を行っているが、年々滞納者が状増加傾向にある。内係内の他事務の担当職員にも担当地区を割り当て、各職員がそれぞれの担当事務と調容整を図りながら滞納催告にあたることとした。効これまで以上にきめ細やかな対応が可能となり収納率も向上した。また、係内の相互果理解にもつながった。金融機関への金融機関への届出変更への届出変更に届出変更に関わる事務わる事務の事務の改善（会計課）会計課）現指定金融機関より振込エラーの連絡があった場合、適正な情報を調査し訂正依頼をす状ることとなるが、場合によっては費用が発生することとなる。内訂正依頼と効果、必要性、行政内部の対応等、システム全体を調査し、エラー通知が容届いた後、金融機関から送金が返金されるまでの対応を検討した。効関係担当課と協議した結果、費用が発生する依頼をしなくても解決できる場合が多い果ことがわかり、予算の削減につながった。 - 13 - ⑥ 職場の職場の活性化・コミュニケーションの活性化・コミュニケーションの向上・コミュニケーションの向上朝行うミーティングを朝行うミーティングを立うミーティングを立ったまま実施ったまま実施 (能代ふれあいプラザ能代ふれあいプラザ）ふれあいプラザ）現状座って事務連絡等をしていた。内容起立して朝礼を実施し、起立したままミーティングに入る。効座りながらであれば注意が途切れることがあったが、起立したままミーティングに入果ることにより注意が途切れづらくなった。専用打合せスペースの専用打合せスペースの確保せスペースの確保（都市整備課）都市整備課）現課内には、特に打合せスペースがなかったため、これまでは、お客様や業者と打合せ状を行う受付カウンター前のテーブルで庁内の打合せ等行っていた。内人事異動に合わせて、机やキャビネットの配置を工夫し、受付カウンターから離れた容場所に専用の打合せスペースを確保した。効お客様を気にせず庁内の打合せができるようになったほか、プライバシー保護の必要果があるお客様との面談なども他の人の目を気にすることなくできるようになった。このキャビネットで囲った中に、打合せのテーブルを設置しました。 ⑦ 職場の職場の美化活動キャビネットの配置換キャビネットの配置換え配置換え（都市整備課）都市整備課）現状一部のキャビネットが窓をふさいでいたため、室内が暗くなっていた。内容キャビネットの配置換えを行い、窓をふさいでいたキャビネットを移動した。効窓をふさぐものがなくなり、室内が明るくなった。それに伴い、特に支障のない時に果は蛍光灯を消したままでも、事務が行えるようになった。 - 14 - 机の隙間スペースの隙間スペースの利用スペースの利用 (総務課) 総務課) 現サイズの違う机が並べられており、机と机との間のスペースに書類が落ちることがあ状る。内机と机の間に段ボールで作ったスライド式の板を置き、書類の落下を防いだ。容効書類が隙間に落ちることがなくなった。スライド式により、デッドスペースであった果隙間の奥まで利用できるようになった。このように引き出して使っています。（私が作りました）春、花がきれいに咲くと癒されます。プランターの活用プランターの活用 (第四保育所) 第四保育所) 現加湿器の代用として。状内プランターを保育室に置く。容効毎日、水をかけることにより、湿度が保たれた。果冬でも植物に関心を持つことができる。展示ケースの展示ケースの原状復帰ケースの原状復帰（図書館）図書館）現展示ケースにビデオテープが入っていて使えな状い。内ビデオテープが並べられて使えない状態だった容ので、もうひとつの収納棚に並べて整理した。効展示ケースを資料展示に使えるようになった。果ビデオテープもまとまった。ビデオテープ展示ケース - 15 - コピー用紙置コピー用紙置き用紙置き場の整理（農業振興課）農業振興課）現コピー用紙は色やサイズがバラバラに置かれていて必要な用紙を見つけづらく、通路状まではみ出して置いてあった。内容色やサイズが同じものをまとめた。また、通路を広く確保するよう配置を工夫した。効果必要な用紙を探す時間が短縮できた。通路も広くなった。 ≪ビフォー≫どこに何があるのか探しづらい！ ≪アフター≫種類別に分けて見た目もきれい☆ 閲覧席の閲覧席の消しゴムかす入しゴムかす入れ用ボックス設置ボックス設置（図書館）図書館）現状勉強をする一般・学生の使用した消しゴムカスが机や床に散乱していた。内容机の上に簡易な消しゴムカス入れの手作りボックスを設置。効机及び床への消しゴムカスが散乱しなくなり、清掃時間が１０分短縮され清潔感が保果たれている。とても便利だね今度はどんな改善は続く…☆ 業務改善が出て -------------------------------------------------------------------------------くるかな？作成：秋田県能代市役所総務部総務課行政改革推進室電話：０１８５－８９－２１２０ - 16 -