平成23年度NMS 業務改善事例集 能代市総務部総務課 平成24年3月 はじめに ○ この業務改善事例集は、職員がこれからの業務改善の手がかりとするため に、また、市民のみなさんに市役所の工夫を知っていただくために作成しまし た。 ○ 業務改善は能代マネジメントシステム(NMS)の一環として行っています。 今後もNMSの取り組みを活性化し、『改善の輪』が広がっていくよう、取り 組んでいきましょう。 表彰された 表彰された業務改善 紹介します … 1 された業務改善を 業務改善を紹介します ①時間短縮につながる 時間短縮につながる取組 につながる取組み 取組み … 5 ②市民サービスにつながる 市民サービスにつながる取組 サービスにつながる取組み 取組み … 9 ③職場のエコ 職場のエコ活動 のエコ活動・ 活動・美化活動 … 11 ④情報の 情報の共有化 … 12 ⑤経費の 経費の削減・ 削減・財源確保 … 13 ⑥職場の 職場の活性化、 活性化、コミュニケー ションの向上 ションの 向上 ⑦職場の 職場の美化活動 … 14 --------------------------------------------------------------- 能代マネジメントシステム(NMS)とは…? 市の限られた経営資源(職員数・財源)の中で、今までのサービスを保つた めには、市民との協働のほかに一層の業務合理化・効率化が必要です。 NMSは、少ないコストと短い時間で、市民にサービスを提供できる行政組 織を目指しています。そうした組織になるため、現場の業務改善の視点から、 ムダ・ムラ・ムリを無くすための「改善」を常に求め続ける「仕組みづくり」 と、そのための「人づくり」をしています。 ●表彰された 表彰された業務改善 された業務改善を 業務改善を紹介します 今年度は12月から1月までを取組強化期間とし、業務改善活動を行いました。その結果、 50件の業務改善報告カードが集まりました。 報告された業務改善の内容は、それぞれ工夫が見られますが、その中から、 ① 実施が明らかであること。 ② 独創性があり、積極的で、ムダ・ムラ・ムリに係る「気づき」の度合いが高いこと。 ③ 効果が顕著であること。 ④ 他の多くの部署の参考となる規範性又は共通性が高いこと。の4つの基準により、 特に優れていた8件の業務改善を表彰しました。 表彰式は 表彰式は3月19日 19日に行われました。 われました。 皆さんちょっと緊張気味 さんちょっと緊張気味でしょうか 緊張気味でしょうか? でしょうか? ★表彰者からのコメント 係のみんなでがんばった結果である。今後 も、コミュニケーションをとりながら、頑 張っていきたい。 業務改善により、市民のニーズに応えられ たと思う。今現在の仕事だけでなく、周り のこと、先のことをみるように心がけたい。 業務改善というのは、事務の効率化、市民 サービスの向上が目的だと思うが、それだ けではなく、職員の主体性をひきだすこと でもあるのかなと思う。今後も業務改善を 続けることにより、より良い職場を築いて いきたい。 ★ 齊藤市長から 齊藤市長から激励 から激励の 激励の言葉をいただきました 言葉をいただきました 行政というのは積み重ねであるので、変えてはな らないものもあるはず。また、変えていかなければ ならないものもある。我々は行政の一番先頭に立っ ている市の責任ある職員として、それをしっかりと 見極めて、どの方向に進むことがふるさと能代の発 展のためにいいのかということを絶えず考えてい かなければならない。 絶えず業務改善を心掛けながら、少しでも市民 サービスが向上できるように、そして、職員の負担 が減るように協力してほしい。 -1- 契約依頼事務マニュアルの 契約依頼事務マニュアルの作成 マニュアルの作成 (契約検査課) 契約検査課) 現 契約締結依頼の関係書類の不備や、期限を過ぎてからの依頼がある。また、契約事務 状 に不慣れな職員から契約事務に関する問い合わせ等がある。 内 契約検査課に依頼する業務の要件、提出書類、入札制度のフローなどを物品、委託、 容 建設工事など業務毎にマニュアルを作成した。 効 担当職員が変わってもマニュアルを活用することで適正な事務の執行が可能となり、 果 所管課と契約検査課の双方の事務の効率化、改善が図られた。 職員数が減少していくなか、マニュアルの発行により、効率的かつ適切な事務 の執行ができるなど効果のある点が特に優れている。 応募型指名競争入札に 応募型指名競争入札に係る設計図書の 設計図書の電子化 (契約検査課) 契約検査課) 入札に係る設計図書は、工事主管課が印刷製本し5部作成している。工事案件ごとに、 現 図設計図書の閲覧、貸出、返却のため業者が来庁しなければならないほか、応対する職員 状 の業務の負担がある。 内 市のホームページで閲覧、ダウンロードできるよう設計図書をPDFファイルに電子 容 化し、設計図書の作成部数を2部に削減した。 効 電子化により、業者と職員双方の負担が軽減され、事務の効率化が図られた。 果 設計図書の作成部数を2部に削減することで経費を節減できた。 これまでペーパーであったものを電子化にするという着眼点、またその効果が 業者、職員ともにある点が優れている。 物品等指名競争入札参加資格申請登録時期の 物品等指名競争入札参加資格申請登録時期の見直し 見直し (契約検査課) 契約検査課) 入札参加資格者名簿を2年ごとに4月1日に更新しているが、4月1日での契約や年 現 状 度当初の契約事務が重なり業務量が膨大となっている。業者が申請をし忘れた場合、 4月1日付けの契約ができなくなる。 内 要綱を改正し名簿登載期間を2年間から2年以内とした。これにより平成24、25 容 年度の名簿登載期間を25年12月31日までとし、次回の更新を1月1日とした。 効 1月以降に名簿登載を確認できるため、業者の申請忘れによる4月1日時点での名簿 果 登載漏れを防止できた。また、年度末に集中する業務を平準化できた。 これまで4月1日としていた登録時期を見直すという着眼点、またそれにより 年度末に集中していた業務が平準化できるなどの効果がある点が優れている。 -2- 助成金申請手続きにかかる 助成金申請手続きにかかる業務改善 きにかかる業務改善 (観光振興課) 観光振興課) 現 状 内 容 効 果 市民の方に何度も足を運んでもらう上、手続きが難しいなどの苦情があった。 受付マニュアルを作成した。また、申請書を変更し、申請手順を広報に掲載した。 間違いや支払いまでの日数が減少し、正確な手続きができるようになった。 マニュアルの作成とともに工夫したチェックシートを作成するなどの着眼点、 それにより間違いや支払いまでの日数が減り、担当者以外の職員が正しい受付で きるなどの効果がある点が優れている。 子育て 子育て支援課らしい 支援課らしい窓口 らしい窓口サービスの 窓口サービスの実施 サービスの実施 (子育て 子育て支援課) 支援課) 現 子ども連れで来庁する保護者は、各種制度の説明及び申請手続きの際、子どものこと 状 を気にして手続きがスムーズに進まないことがあった。 内 塗り絵や絵本、おもちゃを常備した。また、保護者の了解を得た上で、赤ちゃんを抱 容 っこしたり、気づいた職員が子どもの対応をする窓口サービスを行っている。 効 保護者が子どものことを気にせず、職員の説明を 果 じっくり聞くことができ、申請書を記入する際もスピーディに済んでいる。 子ども連れの来庁者の対応をしているのに気づいた他の職員が、その子どもの 相手をするという着眼点が特に優れている。 子ども連れで も大丈夫。ぼく と一緒に遊ぼ うよ! おもちゃやぬいぐるみ、絵本が置い てあります。 -3- 福祉サービスについて 福祉サービスについて課内 サービスについて課内ワーキングを 課内ワーキングを実施 ワーキングを実施 (長寿いきがい 長寿いきがい課 いきがい課) 現 高齢者の福祉サービスについて、実績・効果・費用などを考慮し、今後の対応につい 状 て検討が必要であった。 内 長寿いきがい課の職員を3つのワーキンググループに分け、それぞれのグループで福 容 祉サービスについて意見を交換し、提言としてまとめた。 効 係の職務を超えて意見交換をすることで様々な意見が出され、第5期介護保険事業計 果 画の参考となった。職員同士の交流を深めることができた。 課内の若手職員が係の枠を超え、検討し、計画に反映した効果は高い。意見を 出し合いながら職員の交流が深まった点も優れている。 市営住宅公募の 市営住宅公募の見直し 見直し (都市整備課) 都市整備課) 現 状 原則、隔月で年6回募集を行っている。 内 23年度からの修繕料随意契約限度額引き上げを活用し、退去修繕を迅速に行うことにより、 容 毎月募集を行うこととした。 効 果 住宅困窮者に対して、適切な時期に住宅を提供できるようになった。 修繕費の随意契約できる金額の引き上げにより、これまで隔月に行っていた入 居者の募集を毎月できることに気づいたという着眼点、それにより入居までの期 間を短縮できた効果がある点が優れている。 用途地域の 用途地域の回答書を 回答書を作成 (都市整備課) 都市整備課) 現 状 用途地域の問い合わせは電話で回答をしていて、聞き間違い等があった。 内 用途地域の問い合わせは、全てファックスで受け付けることとした。市からの回答も 容 統一した回答書によりファックスで回答 するようにし、課内で回覧するようにした。 効 市と相手方にファックスが残ることになり、聞き間違いや言い間違いなどがなくなっ 果 た。また、回覧することで複数人によるチェックが行えるようになり、誤りや補足説 明が必要な場合に、すぐに対応できるようになった。 これまで、電話応対を主としていたものをファックスでのやりとりにするこ とによりお互いにペーパーとして残り、また、回答書を回覧することにより複 数のチェックが行われるなどの効果がある点が優れている。 -4- 工夫が たくさん! ① 時間短縮につながる 時間短縮につながる取組 につながる取組み 取組み(事務の 事務の効率化) 効率化) 給与関係書類等の 給与関係書類等の送付について 送付について (総務課) 総務課) 現 給与が支給される休業職員(出産、病気等)の給与明細は職員係で、その他の書類は 状 所属課で送付している。 内 所属課が急ぎのものでない送付物があるときは、給与明細の送付日にまとめて送るこ 容 ととした。 効 送付にかかる封筒代や作業が減った。受け取る側にとっても、一度に色々な書類を確 果 認することができた。 服務報告書付属( 服務報告書付属(年休管理表) 年休管理表)の累計欄の 累計欄の自動計算について 自動計算について (総務課) 総務課) 現 平成22年度から終業時間が7時間45分になり、年休の累計計算が複雑になったた 状 め、服務報告書付属書類である年休管理表の間違いが多い。 内 年休管理表の累計を自動計算できるようにエクセルシートを改良した。年休管理表と 容 休暇整理表の累計を照合出来るようにチェック用シートを作成した。 効 果 服務報告書の間違いが劇的に減った。 臨時職員管理システムの 臨時職員管理システムの構築 システムの構築 (総務課) 総務課) 現 臨時職員管理用のアクセスファイルの使い方が難 状 しい。 内 ファイルを改修し、多くの情報を共有しやすくし、 容 汎用性を高めた。 効 必要な情報が簡単に利用でき、業務に費やす労力 果 が減った。また、他の担当で利用した情報をデー 日々改善は続く… タに持たせることで、利用頻度が上がり、要望が 増え、さらに使いやすいシステムの構築が可能に なった。 カチャカチャカチャカチャ… 机の中を「見える化 える化」 (総務課) 総務課) 現 庁舎管理に必要な工具や、書類、消耗品などを共 状 通の引き出しに入れているが、どこに何が入って いるか担当に聞かないと分からない。 内 引き出しの中に入っていたモノを種類別に分け、 容 引き出しにインデックスを貼った。 効 長く使われていなかったモノを大量に処分でき、 果 担当が不在の時もどこにあるのか分かり、迅速に テプラはここだ! 対応できるようになった。 -5- 随意契約事務等の 随意契約事務等の効率化 (財政課) 財政課) 現 状 随意契約事務等の効率化を図るため、能代市財務規則を改正する必要がある。 内 能代市財務規則を改正し、1人の者からの見積書徴取、予定価格調書の作成省略、契 容 約書・請書の作成省略及び備品の定義を変更した。 効 果 随意契約事務等の効率化が図られた。 各種案内送付者のデータベース 各種案内送付者のデータベース化 のデータベース化 (税務課) 税務課) 現 各種案内を送付しているが、問い合わせ・報告等の連絡が入った場合、紙ベースの台 状 帳で処理していた。 内 容 送付対象者をデータベース化した。 効 各パソコンから照会内容等について検索・更新することが可能となり、電話対応など 果 スムーズにできるようになった。また、照会内容・報告等を翌年に引き継ぐことが可 能となり、これまでの経緯も把握することができた。 寒さ対策による 対策による業務 による業務の 業務の効率アップ 効率アップ (市民活力推進課) 市民活力推進課) 現 状 執務室の冷え込みが厳しく業務効率が悪い。 内 容 事務室の全ての窓に気泡緩衝材シート(プチプチ)を貼った。 効 保温性が高くなり、明らかに冷え込みが和らいだ。課全体で440分の時間外勤務縮 果 減が図られたものと推測する。 ←ちなみに、商工港湾課も プチプチしています。 -6- プチプチ あったかい。 拡大すると プリンタ印刷 プリンタ印刷の 印刷の詳細設定登録 (福祉課) 福祉課) 現 現在の業務は、PDFをプリンタ印刷する作業が多く、さらに複数種類の用紙を使用 状 している。Excelのようにシートでの印刷設定保存が出来ないため、印刷ごとに 設定を変更している。 内 ①プリンタードライバーの設定内容に名前を付けて登録保存する。 容 ②印刷プロパティで登録した内容を呼び出し、印刷する。 業務の用途により、裏面活用紙、一般質問要旨、はがき、戻入通知書、等々に。 効 果 プリンタ印刷作業の効率が上がり、ミスプリントが減った。 担当者ごとのキャビネット 担当者ごとのキャビネット配置 ごとのキャビネット配置 (子育て 子育て支援課) 援課) 現 課内にある簿冊は、一定のルールがなく、年度 状 や担当が変わるごとに管理がしにくくなり、必 名前のシール 要とする簿冊は、複数のキャビネットに分散し ているため、探すのに時間がかかっていた。 内 担当者ごとに氏名をつけたキャビネットを配置 容 し、それぞれ担当する事業の簿冊を管理した。 担当の変更があった場合は、次の担当者のキャ ビネットに移した。 効 担当者ごとに簿冊を管理することで、簿冊把握 果 の時間短縮につながり、事務の効率化が図られ 分かりやすいね! た。 片づけ上手になるね! ペットボトルの再利用 ペットボトルの再利用 (第四保育所) 第四保育所) 現 園児たちのカラー帽子を一箱に入れていたた 状 め、自分のものが取り出しにくい。 内 ペットボトルを半分にカットし、つなげて名前 容 をつけて個々に帽子を入れるようにした。 効 自分のものをスムーズに取り出したり、片付け 果 たりできるようになった。 課メールボックスの係 メールボックスの係のフォルダ活用 のフォルダ活用 (長寿いきがい 長寿いきがい課 いきがい課) 現 課宛に届いたメールの処理が滞ることがあった。また、不要なメール等で容量が大き 状 くなり、メールが送受信できなくなっていた。 内 各係のフォルダを作成。振り分け担当者がメールを振り分け、各係の担当者へ知らせ 容 る。 効 メールを確認しやすくなり、長寿いきがい課宛に届いたメールの処理がスムーズにな 果 った。 -7- 会議や 会議や事業出席確認等の 事業出席確認等の方法について 方法について (健康づくり 健康づくり課 づくり課) 現 現在、電話・ファックス・返信用通知等で参加希望や出席 状 確認を行っている。 内 容 課のメールアドレスのQRコードを作成した。 効 従来の確認方法のほか、開催通知やチラシ等にQRコード 果 を掲載し、担当課メールでも確認できるようになった。Q 【参考】能代市HPの Rコードは携帯電話のメールで送信でき、電話や郵送より QRコードです。 も安価であることから、市民の負担が軽減され、話し中の ためのイライラ解消の効果も考えられる。 市営住宅修繕の 市営住宅修繕の見直し 見直し (都市整備課) 都市整備課) 現 状 事案の発生にあわせて修繕を実施しているが、年度途中で予算が不足することがある。 内 緊急を要するものとそれ以外のものに区分し、4半期毎の実績を勘案しながら計画的 容 に修繕を実施する。 効 年度末においても緊急の修繕に対応できる予算を確保することができたほか、予算に 果 余裕があるので住民要望にもきめ細かく対応できるようになった。 簿冊の 簿冊の管理 (議会事務局) 議会事務局) 現 仕事上、過去の簿冊を利用することが多いが、簿冊は執務室、事務局廊下、書庫に分 状 散保管されているため、検索に時間がかかっている。 内 使用頻度別に保管場所を変えて、どこのキャビネットに何の簿冊があるか検索できる 容 ようデータ化した。 効 果 簿冊の検索時間が短縮された。 市内小・ 市内小・中学校への 中学校への教育委員会職員配置図等 への教育委員会職員配置図等の 教育委員会職員配置図等の送付 (教育総務課) 教育総務課) 現 市内小・中学校から教育委員会(二ツ井町庁舎)への電話が頻繁にかかってくるが、代 状 表電話にかかってくると担当課に取り次ぎが必要な場合がある。 内 市内小・中学校へ教育委員会(二ツ井町庁舎)の配置図を送付し、課直通の電話番号 容 と職員名が分かるようにした。併せて事務分担表を送付し、担当が分かるようにした。 効 ・直通番号にかけてもらうことで、取り次ぎの手間と時間を省くことができ、学校に 果 とっても待つ時間が短縮される。 ・取り次ぎが減ることで受け手の作業の中断が減る。 ・学校が電話を受けた際も教育委員会職員の確認がしやすい。 -8- ② 市民サービス 市民サービス向上 サービス向上につながる 向上につながる取組 につながる取組み 取組み 来客用コート 来客用コート掛 コート掛けについて (総務課) 総務課) 現 冬場の来客時、コートをかける場所がない。 状 内 廊下にあったコート掛けがただの物置となってい 容 たので、モノを寄せ、課の入り口に移動した。ポー ル部分に「お客様用 どうぞご利用ください」と張 り紙をした。 効 来客はもちろん、二ツ井町庁舎から来る職員にも利 果 用してもらい喜ばれている。 コートのほかに、帽子、傘などが 置けますので、ご利用ください。 市県民税申告相談時の 市県民税申告相談時の受付方法の 受付方法の統一 (税務課) 税務課) 現 二ツ井地域局における申告相談受付時の順番を名 状 簿に記載した順番とし、申告相談を行っていた。名 簿には同姓同名を回避するため、住所・氏名・生年 月日を記載することとしていた。 内 名簿記載方式から能代地域で実施している番号札 容 配付方式に変更した。 効 番号札を取るだけなので、市民の申告受付時の煩わ 果 しさが解消された。 国保納税通知書発送時の 国保納税通知書発送時の案内チラシ 案内チラシ作成 チラシ作成 (税務課) 税務課) 現 国民健康保険税の納税通知書を発送する時に、税率等を説明したチラシ(A4両面) 状 を同封している。 内 表面に税率の説明と納付案内を記載し、裏面については「よくある質問」をQ&A方 容 式で紹介した。 効 電話等の問い合わせ件数を調査していないが、電話などの問合せの際、同封のチラシ 果 を見ながら説明することができるため、理解していただきやすい。 長期入院該当者への 長期入院該当者への入院時食事代減額 への入院時食事代減額の 入院時食事代減額の制度周知について 制度周知について (市民保険課) 市民保険課) 現 国保制度の保険給付のひとつに、入院期間が91日以上となった人 状 は、申請して長期入院該当者と認定されると食事代が減額される制 度があるが、制度の理解不足や失念等で未申請により制度が活用さ れないことがあった。 内 毎月、未申請の長期入院該当世帯または該当候補世帯をリストアッ 容 プして通知し、制度周知に取り組んだ。 効 該当世帯において制度の理解を得られたほか、該当世帯の余計な家 果 計の負担を防ぐことができ、申請もれ等の解消を図ることができた。 -9- 朝礼開始時間の 朝礼開始時間の見直し 見直し (都市整備課) 都市整備課) 現 状 始業時から朝礼を行っているが、朝礼中も来客、電話等の対応がある。 内 容 始業時間前に朝礼を行うこととした。 効 来客、電話応対への支障がなくなったほか、職員が始業時間前に余裕を持って登庁す 果 るようになった。 都市計画図販売時の 都市計画図販売時の手順見直し 手順見直し (都市整備課) 都市整備課) 現 都市計画図(A0サイズ、全22枚)は 1 枚200円でコピーを販売しているが、購 状 入希望者があった際、コピーして販売していたため、待ち時間が生じていた。 内 あらかじめ窓口に、全22枚のコピーを2セット準備しておき、購入希望者が訪れた 容 際に、準備しているものの中から希望の箇所を販売するようにした。 効 販売の際、お客様を待たせることがなくなった。特に、複数枚の購入を希望された場 果 合にも、待たせることなくすぐに対応できるようになった。 投票所入場券裏面に 投票所入場券裏面に宣誓書の 宣誓書の印刷 (選挙管理委員会) 選挙管理委員会) 現 期日前投票の際に必要な宣誓書の記入は、主に投票 状 所に備えつけの用紙において行っていたことから、 投票受付に待ち時間等が発生することがあった。 内 入場券裏面に宣誓書を印刷し、宣誓書を事前に記入 容 できるようにした。 効 期日前投票所での記入の手間がなくなり、投票受付 果 がスムーズに行うことができた。また、コピー用紙 の削減、事務量の削減が図られた。 分かりやすい案内表示 かりやすい案内表示について 案内表示について (中央公民館) 中央公民館) 現 一階男子トイレの照明スイッチが少し離れたところにあり、わかりづらく、隣接して 状 いるそうじ用具庫の照明スイッチを押してしまう利用者も多かった。そうじ用具庫は 通常戸を閉めてあるため、朝まで照明がついてもそれに気づかないことも多く、無駄 が生じていた。 内 容 小さな矢印を複数つけ、スイッチまでの道筋をたどれるようにした。 効 利用者にとってスイッチの位置がわかりやすくなり、無駄な点灯も防ぐことが出来る 果 ようになった。 - 10 - 利用者用インターネット 利用者用 インターネット端末 インターネット端末の 端末の簡易な 簡易な変換マニュ 変換マニュ アル図 アル図の貼付 (図書館) 図書館) 現 インターネット端末を使用するとき、通常は 状 ローマ字入力にしているがひらがな入力を好 む方がおり、切り替え方が分からず、カウン 方法が書いて ターに依頼していた。 あるから、便 内 容 入力切り替え 端末横に切り替えマニュアルを貼付。 効 利用者個人で入力切り替えができるので、カ 果 ウンターに依頼の必要がなくなった。 利だね! ③ 職場のエコ 職場のエコ活動 のエコ活動( 活動(用紙、 用紙、エネルギー削減 エネルギー削減につながる 削減につながる取組 につながる取組) 取組) 傘を忘れたときは、 傘の再利用について 再利用について (総務課) 総務課) 遠慮なく使ってね! 現 状 市民貸し出し用の傘が不足している。 内 課の廊下に長期間置かれてあった傘を市民 容 貸出用とし選別した。 効 傘15本を市民貸出用に再利用することが 果 できた。 コピー用紙 コピー用紙の 用紙の節約 (財政課) 財政課) 現 電子掲示板や電子メールで来る庁内文書を印刷し、回覧している。また、電子データ 状 で管理できるものでも紙に印刷して管理している。 内 ①財政課が各課に通知する文書は、全て電子掲示板に掲載し、紙では配布しないこと 容 とした。②電子掲示板に掲載された庁内文書は、電子掲示板で確認することとした。 (回 答が必要な文書を除く。 )③これまで紙で処理していた書類のうち、電子データで管理 できるものは、紙に印刷しないこととした。 効 果 コピー用紙の節約が図られた。 エコ 温度・ 温度・温度計の 温度計の設置 (第一保育所) 第一保育所) だねぇ 現 節約、節約といわれる中で、全保育室に温度 状 計、湿度計が欲しい。 内 温度計・湿度計を暖房スイッチの近くに取り 容 付ける。 効 暖房スイッチのところに温度計があるので、 果 温度調節をこまめにするようになる。 - 11 - 空き箱・空容器の 空容器の再利用 (第四保育所) 第四保育所) 現 状 ゴミが多い。 内 給食室から出るゼリーやプリンの容器や食品の空箱等を捨てずに、集めておいて子ど 容 もたちで自由に好きなオモチャを作る。 (二週間に一回位) 効 ゴミの量も減り、子どもたちは大人が想像もしないようなアイディアでいろいろなオ 果 モチャを作り上げて、創作力アップにつながる。 かっこいいの ぼくは大きいの トイレットペーパーの芯で 作るぞ! 作るぜ! 「こいのぼり」作ったよ! 封筒への 封筒への住所等 への住所等の 住所等の直接印刷 (議会事務局) 議会事務局) 現 郵便物にタックシールを貼る際、失敗や時間がかかっている。また、タックシール代 状 がかかる。 内 容 封筒にプリンタから直接印刷するようにファイルを作成した。 効 果 失敗の減少と時間短縮。タックシール代の節約。 ④ 情報の 情報の共有化 議案等の 議案等の原案作成のためのチェックシートの 原案作成のためのチェックシートの作成 のためのチェックシートの作成 (総務課) 総務課) 現 議案等の原案が法令審査会にギリギリで提出 状 されることが多く、チェック不足により事務 処理に支障が生じている。 内 議案等の原案作成チェックシートを作成し、 容 原案を作成する際は、シートの内容を点検し、 法令審査依頼に添付するようにした。 効 果 案件のとりまとめに余裕ができた。 - 12 - 環境構成への 環境構成への配慮 への配慮 (第一保育所) 第一保育所) 現 環境構成の大切さはわかっているが、話し合う時間がなく、環境(装飾等)への配慮 状 が不足している。 内 時間を見つけてミニ打ち合わせ会議をし、役割分担をしっかり決め環境を整えるよう 容 にした。 効 短い時間の打ち合わせ会議や役割分担をすることによって、作業時間の短縮、環境構 果 成の統一感が出た。職員の負担も減った。 ⑤ 経費の 経費の節減・ 節減・財源確保 消耗品の 消耗品の在庫整理 (財政課) 財政課) 現 消耗品は、キャビネットに入っているが、何が何個入っているのか分からない。また、 状 何年も使用していないものも入っている。 内 定期的に消耗品の在庫整理を行い、今後使用しない消耗品は掲示板に掲載し、必要と 容 している部署へ配布した。 効 在庫のある消耗品を新たに購入することがなくなった。また、今後使用しない消耗品 果 は掲示板に掲載し、必要としている部署へ配布することにより有効活用できた。 市営住宅家賃徴収体制の 市営住宅家賃徴収体制の見直し 見直し (都市整備課) 都市整備課) 現 主に住宅担当職員2名で約100名の滞納者の催告等を行っているが、年々滞納者が 状 増加傾向にある。 内 係内の他事務の担当職員にも担当地区を割り当て、各職員がそれぞれの担当事務と調 容 整を図りながら滞納催告にあたることとした。 効 これまで以上にきめ細やかな対応が可能となり収納率も向上した。また、係内の相互 果 理解にもつながった。 金融機関への 金融機関への届出変更 への届出変更に 届出変更に関わる事務 わる事務の 事務の改善 (会計課) 会計課) 現 指定金融機関より振込エラーの連絡があった場合、適正な情報を調査し訂正依頼をす 状 ることとなるが、場合によっては費用が発生することとなる。 内 訂正依頼と効果、必要性、行政内部の対応等、システム全体を調査し、エラー通知が 容 届いた後、金融機関から送金が返金されるまでの対応を検討した。 効 関係担当課と協議した結果、費用が発生する依頼をしなくても解決できる場合が多い 果 ことがわかり、予算の削減につながった。 - 13 - ⑥ 職場の 職場の活性化・コミュニケーションの 活性化・コミュニケーションの向上 ・コミュニケーションの向上 朝行うミーティングを 朝行うミーティングを立 うミーティングを立ったまま実施 ったまま実施 (能代ふれあいプラザ 能代ふれあいプラザ) ふれあいプラザ) 現 状 座って事務連絡等をしていた。 内 容 起立して朝礼を実施し、起立したままミーティングに入る。 効 座りながらであれば注意が途切れることがあったが、起立したままミーティングに入 果 ることにより注意が途切れづらくなった。 専用打合せスペースの 専用打合せスペースの確保 せスペースの確保 (都市整備課) 都市整備課) 現 課内には、特に打合せスペースがなかったため、これまでは、お客様や業者と打合せ 状 を行う受付カウンター前のテーブルで庁内の打合せ等行っていた。 内 人事異動に合わせて、机やキャビネットの配置を工夫し、受付カウンターから離れた 容 場所に専用の打合せスペースを確保した。 効 お客様を気にせず庁内の打合せができるようになったほか、プライバシー保護の必要 果 があるお客様との面談なども他の人の目を気にすることなくできるようになった。 このキャビネットで囲った中に、打合せのテーブルを設置しました。 ⑦ 職場の 職場の美化活動 キャビネットの配置換 キャビネットの配置換え 配置換え (都市整備課) 都市整備課) 現 状 一部のキャビネットが窓をふさいでいたため、室内が暗くなっていた。 内 容 キャビネットの配置換えを行い、窓をふさいでいたキャビネットを移動した。 効 窓をふさぐものがなくなり、室内が明るくなった。それに伴い、特に支障のない時に 果 は蛍光灯を消したままでも、事務が行えるようになった。 - 14 - 机の隙間スペースの 隙間スペースの利用 スペースの利用 (総務課) 総務課) 現 サイズの違う机が並べられており、机と机との間のスペースに書類が落ちることがあ 状 る。 内 机と机の間に段ボールで作ったスライド式の板を置き、書類の落下を防いだ。 容 効 書類が隙間に落ちることがなくなった。スライド式により、デッドスペースであった 果 隙間の奥まで利用できるようになった。 こ の よ うに 引 き 出 し て使っています。 (私が作りました) 春、花がきれいに 咲くと癒されます。 プランターの活用 プランターの活用 (第四保育所) 第四保育所) 現 加湿器の代用として。 状 内 プランターを保育室に置く。 容 効 毎日、水をかけることにより、湿度が保たれた。 果 冬でも植物に関心を持つことができる。 展示ケースの 展示ケースの原状復帰 ケースの原状復帰 (図書館) 図書館) 現 展示ケースにビデオテープが入っていて使えな 状 い。 内 ビデオテープが並べられて使えない状態だった 容 ので、もうひとつの収納棚に並べて整理した。 効 展示ケースを資料展示に使えるようになった。 果 ビデオテープもまとまった。 ビデオテープ 展示ケース - 15 - コピー用紙置 コピー用紙置き 用紙置き場の整理 (農業振興課) 農業振興課) 現 コピー用紙は色やサイズがバラバラに置かれていて必要な用紙を見つけづらく、通路 状 まではみ出して置いてあった。 内 容 色やサイズが同じものをまとめた。また、通路を広く確保するよう配置を工夫した。 効 果 必要な用紙を探す時間が短縮できた。通路も広くなった。 ≪ビフォー≫どこに何があるのか探しづらい! ≪アフター≫種類別に分けて見た目もきれい☆ 閲覧席の 閲覧席の消しゴムかす入 しゴムかす入れ用ボックス設置 ボックス設置 (図書館) 図書館) 現 状 勉強をする一般・学生の使用した消しゴムカスが机や床に散乱していた。 内 容 机の上に簡易な消しゴムカス入れの手作りボックスを設置。 効 机及び床への消しゴムカスが散乱しなくなり、清掃時間が10分短縮され清潔感が保 果 たれている。 とても便利だね 今度はどんな 改善は続く…☆ 業務改善が出て -------------------------------------------------------------------------------くるかな? 作成:秋田県能代市役所 総務部総務課行政改革推進室 電話:0185-89-2120 - 16 -
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