CR GT FDD du 23 septembre 2014 - unsa

FICHE
APPLICATION « FRAIS DE DEPLACEMENT »
COMPTE RENDU DU GROUPE DE TRAVAIL
DU 23 SEPTEMBRE
LES ORGANISATIONS SYNDICALES
2014 AVEC
Ce groupe de travail (GT) fait suite à la présentation aux organisations syndicales (OS) des
modalités déploiement de la nouvelle application « frais de déplacement » (FDD), le 15
novembre 2013.
Cette seconde réunion vise à réaliser un premier bilan suite au déploiement de l'application à
la mi-juin dans l'ensemble du réseau (à l'exception des COM et des services centraux pour
lesquels il est planifié début 2015).
L’ensemble des syndicats a jugé la date de cette réunion inappropriée, estimant qu’elle aurait
dû être organisée avant que l’application ne soit généralisée à l'ensemble des services.
Plusieurs OS se sont interrogées sur le statut du GT et ont souhaité connaître les marges de
manœuvre dont dispose aujourd’hui l’administration pour faire évoluer l’application FDD.
Les OS ont fait part de leurs observations s’agissant de la mise en place de l’application dans
le réseau, fondées pour l’essentiel sur les retours d’expérience de leurs adhérents :
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l'application est compliquée avec une ergonomie peu intuitive ;
le temps gagné dans le traitement des demandes et le versement des remboursements
mis en avant par l’administration ne tient pas compte des délais de saisie par les agents.
Or, ces délais sont beaucoup plus longs qu’avec AGORA, en particulier eu égard au
nombre très important d’informations à saisir ;
au vu de la complexité, certains agents auraient déjà renoncé à faire valoir leurs
demandes de remboursement ou refuseraient de se rendre à des formations pour éviter
de devoir déposer des demandes ;
le nouvel outil remet en question le système des avances, d’une part à cause de la
difficulté de saisie et d’autre part, car le délai de traitement des demandes ne permet pas
leur versement avant la mission ;
les actions de formation sont insuffisantes (formations en cascade, parcours d'e-formation
trop longs et compliqués) et ne permettent pas une prise en main de l’application dans des
conditions acceptables ;
l’assistance aux utilisateurs est insuffisante et aléatoire. Les réponses obtenues et les
comportements diffèrent en fonction des personnes et des directions concernées ;
l’historique des demandes de remboursement déposées par les agents dans AGORA
entre le 1er janvier 2014 et la date du déploiement n’est pas repris.
Les OS invoquent une volonté délibérée de l'administration de complexifier le dépôt des
demandes de remboursement en vue de limiter le montant des sommes à rembourser.
Par ailleurs, certains des représentants syndicaux ont évoqué le contexte difficile dans lequel
s’est opéré ce basculement : en plus des tâches habituelles dévolues aux agents, l’application
FDD devient une charge de travail supplémentaire très chronophage.
Les OS ont remis en question les conclusions de l’expérimentation. Elles se sont interrogées
sur les conditions de remontée des informations vers l’équipe projet et ont mis en avant
l’insuffisance de l’expérimentation (nombre de directions pilotes pas assez significatif et durée
SPIB2B
trop courte) ayant conduit à une généralisation précipitée et sans concertation, alors même
qu'AGORA reste disponible.
Certaines OS ont demandé la suspension de l’application et la mise de la mise en place d’un
nouvel outil plus simple d’utilisation.
Par ailleurs, la majorité des OS n’ont pas souhaité assister à la démonstration concrète de
l’application à partir de cas précis que leur a proposé l’administration. Elle devait être
l’occasion pour les OS de préciser les difficultés rencontrées par les agents lors du dépôt de
leurs ordres de mission et états de frais.
La problématique de la revalorisation des indemnités forfaitaires a également été abordée par
les OS même si ce point n’était pas l’objet de la réunion.
Réponses de l'administration :
L’administration rappelle fermement que le paiement des frais supportés par les agents lors
de leurs déplacements est une priorité de la DGFiP en dépit du contexte budgétaire difficile ;
des consignes claires et répétées de la DG sont données en ce sens aux services et les
agents doivent être incités à déposer leurs demandes de remboursement.
Tout comme les OS, l’administration regrette la tenue tardive de ce GT. Il était bien dans les
intentions de la DG, comme elle l’avait indiqué lors du 1er rendez-vous dont elle avait pris
l’initiative le 15 novembre 2013, de rencontrer de nouveau les OS au printemps 2014. Le
calendrier social du printemps n’a pas permis de programmer cette réunion plus tôt.
De fait, le déploiement étant récent, les remontées actuelles ne peuvent pas constituer un
bilan définitif. Il convient par ailleurs de tenir compte des différences dans les conditions
d’appropriation en fonction des cas d’utilisation couverts (agents itinérants / agents se
déplaçant ponctuellement).
1/ Sur l’application
La décision de mettre en place cette application répond avant tout à la nécessité de disposer
d’un nouvel outil de gestion des frais de mission d’ici à la généralisation de SIRHIUS. Elle
répond également à une obligation de mise en conformité juridique, la réglementation impose
notamment de saisir les ordres de mission en amont des états de frais (ce que ne prévoyait
pas AGORA).
Au-delà des arguments développés dans la fiche accompagnant l’invitation au GT, il a été
souligné que l’application FDD a été retenue car :
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elle respecte la réglementation en vigueur et permet de gérer l’ensemble des aspects d’un
déplacement ;
il s’agit d’une application interministérielle développée par l'AIFE. Son interopérabilité avec
CHORUS est ainsi sécurisée, assurant une continuité dans la mise en paiement des états
de frais validés ;
elle propose de nouvelles fonctionnalités permettant de couvrir l’ensemble des cas
métiers. Ainsi, les missionnés peuvent désormais solliciter l’attribution d’une avance lors
de la création de l’ordre de mission, l’état de frais d'avance étant automatiquement généré
dès validation de l’ordre de mission. Ces demandes faisaient jusqu’alors l’objet d’un
traitement particulier selon un circuit parallèle à AGORA avec un paiement par régie
d’avances ;
son coût d’exploitation est très modéré (environ 1 par missionné soit environ 70 000
par an hors évolutions) ;
son déploiement dans deux autres ministères préalablement à la DGFiP a démontré son
bon fonctionnement.
2/ Sur l’expérimentation
La durée de l’expérimentation a été jugée suffisante et le panel des directions retenues
représentatif de la DGFiP. Cette phase, menée en étroite collaboration avec les agents des
directions pilotes (en particulier à l’occasion de groupes de travail) a permis de balayer toutes
les situations métier. Des ajustements ont été réalisés pour tenir compte de toutes les
difficultés rencontrées à cette occasion avant que ne soit prise la décision de généraliser
l’utilisation de FDD (les dates de déploiement ayant été décidées en concertation avec les
directions).
L’administration précise qu’elle continue à travailler avec l'AIFE pour perfectionner FDD, et
que dans cette optique, elle tiendra compte de toutes les remontées d’information précises
reçues directement ou transmises par les OS (qu’elle encourage en ce sens).
Toutefois, elle souligne qu’il convient, à ce stade, de relativiser les difficultés inhérentes au
déploiement de toute nouvelle application que peuvent rencontrer les utilisateurs, imposant le
changement d’habitudes et l’adoption de nouveaux comportements. Les directions se trouvent
actuellement au stade où se trouvaient les directions expérimentatrices en avril/mai, qui après
quelques semaines supplémentaires d’utilisation ont dépassé cette phase difficile
d’appropriation de l’outil. De plus, le sentiment de complexité imputé à l’application résulte
pour l'essentiel de la réglementation elle-même complexe, le fonctionnement de l’outil étant
calé dessus. Les informations à saisir se limitent strictement à celles imposées par la
réglementation.
2/ Sur les marges de manœuvre de l'
administration
Toutes les demandes d’évolution identifiées ont d’ores-et-déjà été soumises à l'AIFE pour
analyse de leur faisabilité (coût, calendrier). L’administration priorise ensuite leur mise en
œuvre selon leur importance métier et les contraintes budgétaires en privilégiant les
évolutions qui peuvent profiter directement au missionné.
Les OS sont invitées à transmettre une liste des difficultés et des interrogations qui leur sont
remontées par leurs adhérents. L’administration leur communiquera ensuite une analyse dans
les plus brefs délais et le cas échéant précisera les aménagements de l’outil envisagés.
2/ Sur l'
accompagnement
L’administration rappelle que le déploiement s’est accompagné d’un panel d’actions
d’accompagnement dont la e-formation n’était que l’une des composantes (création d’un
espace dédié dans ULYSSE, présentations en cascade, démonstrations de l’outil pour les
agents itinérants, dépliant rappelant les principales fonctionnalités de l’outil, pas à pas, etc.)
Cependant, l’administration étant pleinement consciente de la disparité de leur mise en œuvre
sur le territoire, des actions complémentaires vont être mises en œuvre. En particulier, une
communication sur les principes sous-tendant le fonctionnement de l’application sera menée
et des travaux sont engagés avec l'ENFiP pour proposer un parcours d'e-formation plus court
et plus pratique.
Suite aux revendications de revalorisation des taux indemnitaires, le bureau RH1A a précisé
que l’objet du GT du 10 octobre sera d’étudier la situation des élus nationaux au regard des
frais de déplacement. Un bilan de la mise en œuvre des mesures de simplification figurant la
note du 31 janvier 2014 ne sera pas possible avant une année complète d'exercice budgétaire
et de mise en pratique. Les OS, selon lesquelles près de la moitié des directions n’auraient
toujours pas mis en application la nouvelle réglementation, souhaitent que ce bilan soit mené
lors du GT du 10 octobre L’administration estime qu’elle ne disposera pas à cette date d’un
recul suffisant pour assurer une analyse objective mais accepte de réaliser un premier état
des lieux à partir des observations que les organisations syndicales exprimeront à l'occasion
de ce groupe de travail.
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