Guide des stages et projets en entreprise

Service des relations entreprises – Polytech Grenoble
BP 53 Université Joseph Fourier BP 53 38041 Grenoble cedex 9
Tél : 04.76.82.79.94 Fax : 04.76.82.79.01 Mél : [email protected]
Sommaire
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Trouver un stage
Convention de stage – Durée - Avenant
Comment créer un avenant?
Rapport de stage – Dépôt du rapport – Confidentialité
Soutenances
Gratification
Fermeture entreprise période estivale – Jours fériés
FAQ – Questions diverses
Récapitulatif des dates de stage
Contacts par filière
Projets en entreprise
Responsables de projet
Guide des stages et des projets en entreprise 2014/2015
Service des relations entreprises
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Introduction
Le stage est un moment important dans l’obtention du cycle d’ingénieur :
il permet à l’étudiant de mobiliser les connaissances acquises à l’école
dans des situations professionnelles et donc de faire le point sur ses
compétences,
Il offre la possibilité de découvrir son futur métier et de valider ses goûts
et ses envies professionnelles,
Il ouvre les portes de l’univers professionnel à l’étudiant qui va découvrir
les codes et le savoir faire de l’organisme d’accueil, tout en développant
son réseau professionnel
c’est une expérience longue et intense, parfois à l’étranger, souvent très
plaisante, qui reste inoubliable dans sa carrière.
En résumé, le stage, c’est une belle histoire qui se raconte souvent, à son
tuteur, à son jury de soutenance, à ses futurs employeurs… Et pour que
l’histoire soit belle, il faut la choisir avec précaution (sujet, lieu, type
d’entreprises), avec rigueur et responsabilité (suivi de la convention, respect
des procédures) et la vivre avec intensité. Ce guide, régulièrement actualisé,
servira de référence pour la gestion des stages et des projets en entreprise à
Polytech Grenoble, du choix jusqu’ à la soutenance.
Au nom du service des relations entreprises, je vous souhaite d’excellents
stages .
Fabrice DUBOST
Responsable des relations entreprises
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Stages
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Comment trouver un stage
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Le service des relations entreprises reçoit par le biais des partenaires industriels de l’école, des
propositions de stage.
Le service des relations entreprises vous les redirige ensuite par courriel.
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Dans le cadre de votre recherche de stage, le service des relations entreprises met également à votre
disposition les rapports de stage des étudiants des années antérieures via le site web suivant:
http://www.polytech-grenoble.fr/gestion/voir_rapports.php
Un lien web qui peut aussi vous aider dans votre recherche de stage:
http://www.studyrama-emploi.com/
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N’hésitez pas à démarcher les entreprises pour votre recherche de stage, il est de la responsabilité de
l’élève de trouver son stage.
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Convention de stage – Durée – Avenant
L’étudiant doit réaliser au cours de sa formation un stage de minimum 12 semaines en année 4 et 22 semaines minimum
en année 5. Tous les stages en France ou à l’étranger doivent donner lieu à l’établissement d’une convention de stage. La
durée maximale d’une convention de stage ne peut pas excéder 6 mois par année d’enseignement. Celle-ci doit être
signée par toutes les parties (Etudiant, Entreprise, Ecole) avant le début du stage. L’élève ne pourra pas commencer son
stage tant que la convention ne sera pas signée de toutes les parties. Attention, à bien respecter la durée obligatoire de
stage.
Déplacements au cours du stage:
IL est important de demander à l’entreprise avant l’établissement de la convention, si des déplacements sont à prévoir au
cours du stage. Si oui, il faut indiquer les dates ainsi que le lieu du déplacement sur la convention. Si ces éléments ne sont
pas connus avant le début du stage, il faudra faire un avenant à la convention de stage le plus tôt possible.
Stage à l’étranger: Pour les étudiants qui souhaitent partir à l’étranger, le service des relations internationales est aussi là
pour vous aider dans votre recherche de stage.
(Peggy Fogeron & Brice Duhamel – bureau 208 ou par mel: [email protected])
Suivi des stagiaires en stage:
Chaque étudiant se voit attribuer avant son départ en stage, un tuteur enseignant. Celui-ci aura pour mission d’encadrer
l’étudiant au cours de son stage, visite du tuteur au stagiaire (uniquement en année 5 pour les stages en France).
L’étudiant devra suivre les consignes que lui aura donné le responsable des stages, sur le reporting au tuteur, le rapport de
stage et la soutenance définis par le département.
Comment faire une convention?
L’application Pstage est mise à disposition des étudiants, pour la saisie des informations sur le stage. Voir procédure au
lien ci-dessous.
http://www.polytech-grenoble.fr/IMG/pdf/procedure_validation_pstage.pdf
Assurance responsabilité civile
Avant votre départ en stage, vous devez fournir au service des relations entreprises une attestation responsabilité civile
individuelle accident mentionnant votre nom – prénom et couvrant l’année 2014/2015. Pas d’attestation locative. Pour
les départs à l’étranger, il faut demander à la compagnie d’assurance de rajouter le nom du pays et les dates du stage ou
mention « Monde entier » inscrite sur le document. (Mention obligatoire)
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Comment créer un avenant ?
Au cours de votre stage, si le sujet est amené à évoluer, les dates de stage à être modifiées… Il faut dans ce cas, rédiger un
avenant. Tous les avenants seront traités par le service des relations entreprises, jusqu’au 26 juin 2015 inclus, après cette
date le service ne sera plus en mesure de pouvoir traiter la demande.
Pour cela, il vous suffit de reprendre votre convention de stage sur Pstage et sélectionné l’onglet « Avenant », puis suivre
les instructions… Veuillez ensuite avertir par courriel le service des relations entreprises ([email protected]) de
cette modification sur la convention. Après contrôle par le service , l’avenant sera édité puis transmis à l’étudiant et à
l’entreprise pour signature
Une convention de stage ne peut en aucun cas dépasser la date de jury de diplôme
18 septembre 2015
Rapport de stage – Dépôt du rapport – Confidentialité
Tout stage obligatoire donne lieu à la rédaction d’un rapport de stage. Il est suivi en principe d’une soutenance orale
devant un jury. Le rapport peut être rédigé en français ou en anglais notamment lorsque les stages sont effectués dans un
pays étranger non francophone, ou lorsque la langue de l’entreprise d’accueil n’est pas le français. Dans le cas, où le
rapport est rédigé en anglais, l’élève devra fournir un résumé de 10 pages en français.
Tous les rapports de stage devront être déposés avant le 14 août 2015 pour les années 4 et avant le 31 août 2015 pour
les années 5
au lien ci-après :
http://www.polytech-grenoble.fr/gestion/login_rapport.php
Les rapports de stage qui seront classés confidentiels ne seront pas déposés sur le site web, seul un mini-rapport non
confidentiel sera déposé. (description entreprise…). Une version papier du rapport de stage sera transmise directement
au tuteur universitaire si celui-ci le demande à l’étudiant, mais ne transitera pas par le services des relations entreprises.
Les accords de confidentialité sont rédigés par l’entreprise pour signature de l’étudiant et l’école.
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Soutenances
Les soutenances sont organisées sur 2 jours pour l’ensemble des filières de l’école. Elles auront lieu aux dates cidessous:
Année 4: 31 août-1er septembre 2015
Année 5: 14-15 septembre 2015
Soutenances 4ème année - Cas particulier:
- Si vous partez en semestre à l’étranger en année 5, il faut organiser le plus tôt possible et soutenir par
anticipation, cela doit être organisé avec votre responsable de stage.
- Il est possible d’organiser votre soutenance par visioconférence mais à utiliser en cas de réelle impossibilité de
revenir soutenir à l’école.
Dans ce cas, veuillez utiliser la procédure qui se trouve au lien ci-après:
http://www.polytech-grenoble.fr/spip.php?article1400
Gratification
Tout stage supérieur à 2 mois consécutifs ou non doit faire l’objet d’une gratification. Le seuil minimal au 1er janvier 2013,
était fixé à 436,05€/mois soit 12,5% du plafond de la sécurité sociale pour un stage à temps plein de 151h67.
(Au 17.11.14 pas d’information sur la gratification 2015).La gratification peut être proratisée en fonction de la quotité
concernée.
Le montant de la gratification doit être indiqué en brut sur la convention.
Cependant, lorsque le montant de la gratification due au stagiaire est inférieur ou égale à 12,5% du plafond horaire de la
sécurité sociale, il n’est pas soumis aux cotisations sociales (patronales et salariales). Dans ce cas le brut vaut le net.
La gratification s’applique uniquement pour les stages qui s’effectuent dans une entreprise (ou laboratoire), dont le siège
est en France. Par conséquent, tous les stages à l’étranger, ne sont donc pas concernés par la gratification.
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Fermeture entreprise période estivale - Jours fériés
Avant l’établissement de la convention, il est demandé aux élèves de se renseigner auprès du service RH de l’entreprise sur la
fermeture de l’entreprise lors de la période estivale. Si l’entreprise ou service ferme durant l’été, vous devrez récupérer la
période de fermeture. Car celle-ci doit être notifiée sur la convention de stage.
Dans ce cas, l’étudiant doit récupérer la période fermeture et décaler la date de fin en conséquence.
Les jours fériés sont décomptés du temps effectif de présence. Cela est notamment important pour les stages qui se déroulent
dans une administration ou un établissement de l’Etat, car ils donnent lieu à une gratification à partir de 40 jours de présence
effective.
En cas d’absence exceptionnelle, l’école doit être informée mais n’a pas d’autorisation à accorder. L’étudiant est soumis au
règlement de l’entreprise.
Questions diverses:
Est-il possible de faire un VIE à la place d’un stage?
Seul des VIE de 6 mois seront acceptés.
L’école ne prendra aucun engagement vis-à-vis de l’entreprise quand à la diplomation future de l’étudiant. L’entreprise
s’engage par le biais d’une attestation à signer les obligations pédagogiques à respecter (rapport, soutenances…)
Est-il possible de faire un stage en laboratoire?
Extrait de la CTI:
Afin de permettre l'acquisition d'une bonne connaissance du milieu professionnel de la recherche, des séjours des élèves
dans des laboratoires sont souhaitables. Néanmoins les séjours dans les laboratoires situés dans l'établissement, du fait
qu'ils s'effectuent dans un milieu trop proche de la formation, doivent rester peu fréquents.
Lorsque le projet professionnel de l'élève ingénieur a une composante recherche affirmée, un stage long en laboratoire de
recherche peut être substitué au stage long en entreprise. Dans ce cas, la durée minimale de stage en entreprise peut être
ramenée à 14 semaines
Les associations doivent-elles gratifier les stagiaires?
Les associations dont le siège social est en France, sont soumises au même décret que les entreprises publiques et privées
quelque soit le lieu de la mission.
Est-il possible de faire son stage sous contrat de travail?
Tous les stages obligatoires relèvent d’une convention de stage (sauf cas exceptionnel à l’étranger). Seul les stages
facultatifs peuvent relever d’un CDD.
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Date début de
stage
MAT 3
26 mai
MAT 4
18 mai
MAT 5
30 mars
RICM 3
RICM 4
DATES DE STAGE 2014/2015
Date fin de
stage
Durée du stage
8 semaines (stage en
France)
12 semaines (stage à
17 juillet l'étranger)
7 août
28 août
12 semaines
Possibilité d'aller
jusqu'au 18
septembre 2015
22 semaines minimum (Jury diplôme)
STAGE FACULTATIF
18 mai
7 août
12 semaines
Possibilité d'aller
jusqu'au 18
septembre 2015
22 semaines minimum (Jury diplôme)
RICM 5
30 mars
28 août
PRI 3
22 juin
31 juillet
6 semaines
PRI4
18 mai
7 août
12 semaines
PRI 5
Possibilité d'aller
jusqu'au 18
septembre 2015
22 semaines minimum (Jury diplôme)
30 mars
28 août
GEOT 3
8 juin
17 juillet
6 semaines
GEOT 4
18 mai
17 juillet
9 semaines
GEOT 5
30 mars
3I 3
3I 4
3I 5
18 mai
30 mars
TIS 4
19 mai
TIS 5
30 mars
PEIP2
28 août
Possibilité d'aller
jusqu'au 18
septembre 2015
22 semaines minimum (Jury diplôme)
STAGE FACULTATIF
TIS 3
PEIP1
Commentaire
7 août
12 semaines
Possibilité d'aller
jusqu'au 18
septembre 2015
28 août
22 semaines minimum (Jury diplôme)
2 semaines stage
hospitalier
STAGE FACULTATIF
(semaines 4 & 5)
2 semaines stage
hospitalier
8 août
12 semaines
(semaines 14 & 15)
Possibilité d'aller
jusqu'au 18
septembre 2015
28 août
22 semaines minimum (Jury diplôme)
4 Semaines au cours
des 2 ans
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Liste des contacts par filière 2014/2015
Responsable formation
Téléphone
Anna Gheeraert
04 76 82 79 12
[email protected]
3I
Etienne Gheeraert
04 76 82 79 61
[email protected]
E2I
Fréderic Rousseau
04 76 82 79 08
[email protected]
Daniel Dias
04 76 82 79 31
[email protected]
Christophe Vallée
04 76 82 79 41
[email protected]
Sandrine Caroly
04 76 82 79 51
[email protected]
RICM
Jean-François Monin
04 56 52 04 39
[email protected]
TIS
Emmanuel Promayon
04 76 82 79 71
[email protected]
Responsable stages
Téléphone
Mundus
GEOTECH
MATERIAUX
PRI
E-mail
E-mail
3I année 3
3I année 4
Alina Voda Besancon
04 76 82 63 91
[email protected]
3I année 5
04 76 82 79 96
GEOTECH année 3
Damien Ricotier
GEOTECH année 4
Laurent Oxarango
04 76 63 51 35
[email protected]
Orianne Jenck (contrat pro)
04 56 52 86 58
[email protected]
Didier Hantz
04 76 63 51 68
[email protected]
Laurent Gonon
04 38 78 93 33
[email protected]
04 76 82 79 41
[email protected]
04 76 82 51 74
04 38 78 11 41
[email protected]
GEOTECH année 5
MAT année 3
[email protected]
MAT année 4
MAT année 5
Christophe Vallée
PRI année 3
Komla Ako
PRI année 4
Yves Sicard
PRI année 5
RICM année 3
Olivier Hugon (contrat pro)
04 76 51 47 49
[email protected]
Jean-Marie Flaus
04 76 82 62 29
[email protected]
Michael Perin
04 56 52 04 34
[email protected]
04 76 61 53 85
[email protected]
RICM année 4
RICM année 5
[email protected]
Romain Vergne
TIS année 3
Nicolas Glade
04 56 52 00 26
[email protected]
TIS année 4
Pascale Calabrese
04 56 52 00 60
[email protected]
TIS année 5
Francis Jambon
04 76 51 45 10
[email protected]
PEIP 1 & 2
Patricia Ladret
[email protected]
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Projets en
entreprises
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Au cours de votre cursus d’élève ingénieur vous serez amené à travailler dans une entreprise par groupe d’élèves sous
forme de projet, d’étude.
Pour mener à bien votre projet, il faut tout d’abord qu’une convention de projet soit établi. Aucun projet en entreprise ne
pourra démarrer tant que la convention ne sera pas signée de toutes les parties (étudiants, entreprise et école)
Comment procéder?
Dans un premier temps, il faut compléter le document « fiche de renseignements pour l’établissement de la convention de
projet » au lien ci-dessous.
http://www.polytech-grenoble.fr/spip.php?article1067
Puis dans un second temps, transmettre par courriel cette fiche complétée à votre responsable de stage projet qui devra à
son tour donner sa validation par mail au service des relations entreprises ([email protected]) copie aux
étudiants. Après réception de ce mail, les étudiants devront alors apporter au format papier la fiche de renseignements
compléter au service des relations entreprises pour l’établissement de la convention de projet.
Suivra ensuite le circuit des signatures (étudiants, entreprise et école)
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3i4
3i5
Geo4
Geo5
Mat4
Mat5
PRI3
Pri4
Pri5
Ricm4
Ricm5
Tis 4
Tis 5
Liste des responsable par filière
Etienne Gheeraert
Etienne Gheeraert
/
Daniel Dias
Vincent Mareau
Céline Darie
Jean-Marie Flaus (Evaluation des risques)
Sandrine Caroly (EEST) – Céline Policand (EA)
Sandrine Caroly (Projet risques émergents RPS) - Olivier Adrot (projets tutorés)
Jean-François Monin
Jean-François Monin
/
Fabrice Dubost
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•
Pour toutes questions n’hésitez pas à contacter Céline Mazzilli
service des relations entreprises
[email protected]
04.76.82.79.94
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