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Tutoriel [1/14]
mise à jour le mardi 4 février 2014
Faire des extractions
Obtenir des fichiers d’exportation contenant des données de Gasel
1] Présentation
A] Les exportations sont accessibles de deux manières
B] Les exportations sont délivrées de deux manières
C] Les exportations, sont accessibles à plusieurs endroits
2] Paramétrer son extraction de données
3] Résultat de l’extraction
4] Anomalie connue, en cours de résolution
5] Comportement pouvant paraître non conforme
6] Évolutions prévues
7] Trucs et astuces
A] Les éditions ne s’ouvrent pas
B] Excel n’affiche pas correctement les données
11] Liste des extractions disponibles et à venir
A] Ordre alphabétique
B] Par emplacement
Dans la Fiche Adhérent
Rubrique « Fonctions avancées » – Article « Edition Listes de données »
Rubrique « Cotisations » – Article « Liste d'éditions cotisations »
Après une recherche Adhérents
Après une recherche Section
1] PRÉSENTATION
Dans Gasel, les extractions font partir des éditions, par extraction, il faut comprendre :
 la génération de fichiers d’exportation de données au format CSV (commaseparated values) qui peuvent ensuite être exploités par un tableur comme Excel (de
Microsoft) ou Calc (dans la suite OpenOffice ou dans la suite LibreOffice).
A] Les exportations sont accessibles de deux manières
 Sans sélection préalable de données. La sélection est en fait prédéterminée par le
modèle ou le cas d’utilisation (la fonction utilisée).
o Par exemple : « La liste des adhérents mis en PND »
o À partir de la fiche d’un adhérent
 Avec une sélection préalable de la part de l’utilisateur ; l’utilisateur fait une
recherche, il obtient des résultats ; il sélectionne tout ou partie de ces résultats, puis
choisit un modèle, éventuellement paramétrable, avec lequel il va exporter ses
données.
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B] Les exportations sont délivrées de deux manières
 Directement en temps réel, pour les fichiers de petite taille qui peuvent être générés
rapidement : extractions unitaires, ou de quelques fiches.
 En tâche de fond, de façon différée, pour les fichiers de grosse taille. L’utilisateur est
alors averti que son fichier ne va pas être délivré immédiatement mais qu’il sera
notifié de la disponibilité de l’extraction qu’il a demandée. Le système lui rend alors la
main pour qu’il puisse continuer à utiliser Gasel sans devoir attendre.
Lorsque le fichier est prêt, une notification s’affiche en page d’accueil, dans l’onglet
« Édition », qui permet de à l’utilisateur de récupérer son fichier. Tous les profils
« Administrateur » de la structure verront la notification et accèderont au fichier
généré.
Une fois consultée, une extraction est supprimée au bout de 7 jours. Toute nouvelle
consultation prolonge de 7 jours la disponibilité de l’extraction.
C] Les exportations, sont accessibles à plusieurs endroits
 Pour des détails sur le fonctionnement précis des éditions (impressions et
extractions), se reporter à la fiche « Gérer les éditions ».
http://www.cfdt.fr/portail/themes/gerer-les-editions-prod_172686
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2] PARAMÉTRER SON EXTRACTION DE DONNÉES
Certaines extraction sont paramétrables, c’est notamment le cas de la « Fiche signalétiques
des adhérent ».
Le paramétrage consiste à :
 Choisir la rubrique selon laquelle le fichier sera trié avant son exportation.
 Ajouter ou retirer des rubriques de l’exportation à celles qui sont proposées par
défaut, à l’aide des boutons fléchées
Un clic sur une ligne permet de sélectionner la ligne (et désélectionner celle qui était
éventuellement déjà sélectionnée).
Avec la touche majuscule enfoncée, on peut sélectionner/désélectionner plusieurs lignes
contiguës.
Avec la touche Ctrl (Contrôle), on peut sélectionner/désélectionner plusieurs lignes qui ne
sont pas contiguës.
Les boutons fléchées
permettent de faire passer les lignes sélectionnées de la
colonne de droite à la colonne de gauche, et inversement.
Les boutons fléchées
permettent de faire passer toutes les lignes de la colonne de
droite à la colonne de gauche, et inversement.
Une fois le paramétrage réalisé, un clic sur
déclenche l’exportation.
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3] RÉSULTAT DE L’EXTRACTION
Le résultat est un fichier au format CSV utilisable par un tableur.
Pour le détail de l’utilisation des fichiers CSV avec un tableur, voir le § 10-B de la fiche
« Gérer les éditions ».
http://www.cfdt.fr/portail/gasel/foire-aux-questions/les-fonctions/gerer-les-editionsprod_172686
Le fichier est facilement reformatable sous Excel, de façon simple
Ou un peu plus élaborée
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Une autre extraction possible est le tableau de synthèse des règlements.
On obtient ce tableau après avoir sélectionné des résultats dans une recherche par adhérent
ou par section.
4] ANOMALIE CONNUE, EN COURS DE RÉSOLUTION
Aucune à ce jour.
5] COMPORTEMENT POUVANT PARAÎTRE NON CONFORME
Aucun signalement à ce jour.
6] ÉVOLUTIONS PRÉVUES
Modification du message informant de la génération du fichier en tâche de fond.
Possibilité de mémoriser les paramétrages des rubriques à exporter.
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7] TRUCS ET ASTUCES
A] Les éditions ne s’ouvrent pas
Attention à ce que le navigateur ne bloque pas l’ouverture de sous-fenêtres surgissantes
(pop-up). Si cette option est active, les navigateurs peuvent néanmoins gérer des exceptions
pour certains sites.
Pour Chrome
Si des fenêtres pop-up ont été bloquées, l'icône
« alerte fenêtre pop-up bloquée »
s'affiche dans la barre d'adresse. Un clic sur cette icône afficha la liste des fenêtres pop-up
bloquées.
Cliquer sur le lien de la fenêtre pop-up à afficher.
Pour que les fenêtres pop-up deGgasel ne soient plus bloquées, sélectionner « Toujours
afficher les fenêtres pop-up de [cfdt.fr] ». Le site est ajouté à la liste des exceptions,
modifiable depuis la boîte de dialogue « Paramètres de contenu ».
Pour FireFox
Le principe est en gros le même, avec le bouton « Options »
Pour Internet Explorer
Lorsque le bloqueur de fenêtre publicitaires est activé, la barre d’informations affiche un
message indiquant « Une fenêtre publicitaire a été bloquée. Pour afficher cette fenêtre
publicitaire ou des options supplémentaires, cliquez ici... ».
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Le bloqueur de fenêtres publicitaires est activé par défaut dans Internet Explorer. Pour le
désactiver ou le réactiver, un clic sur le bouton
, puis sur le menu « Bloqueur de fenêtres
publicitaires ». Il peut être paramétré pour ne pas bloquer certains sites web spécifiés.
C’est le fonctionnement de la version d’Internet Explorer, mais toutes les versions disposent
d’un mécanisme similaire, en général disponible dans les « Options Interne ».
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B] Excel n’affiche pas correctement les données
Il arrive qu’Excel ne sache pas interpréter directement le format CSV. Cela ne dépend pas
de Gasel, mais de la version d’Excel et de la configuration du poste de travail.
En cas de difficultés, pour qu’Excel interprète correctement le format CSV actuel (extension
.csv), il ne faut pas ouvrir le fichier avec un double-clic, mais lancer Excel, puis utiliser la
fonction « Ouvrir » dans le menu « Fichier »
et choisir le format « .csv » avant de sélectionner le fichier (ou .x1s si le fichier a été
renommé, voir plus bas).
Passer outre l’éventuelle alerte de sécurité.
Excel va alors proposer une traduction du format.
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Avec Excel 2010, si un fichier est ouvert, même vide, on peut arriver au même résultat avec
la fonction Données externes « À partir du texte » dans l’onglet « Données » (cet onglet n’est
pas accessible si aucun fichier n’est ouvert).
Parmi les options et paramètres qui vont être proposés successivement.
Choisir tout d’abord « Délimité »,
puis la virgule ou le point-virgule comme « Séparateur ».
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Lorsque le bon séparateur est trouvé, les colonnes se mettent en place.
Après avoir éventuellement vérifié que les données sont bien rangées en colonne, terminer
par un clic sur « Terminer ».
Avant de cliquer sur « Terminer », il peut être intéressant de choisir encore une fois
« Suivant » pour accéder aux paramètre de l’écran suivant.
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Ils permettent de choisir le format « Texte » au lieu du format « Standard », car le format
« Standard » retire les zéros devant les colonnes de chiffres (c’est gênant pour les codes
postaux et le numéro de téléphone).
Le bouton « Avancé… » permet lui de choisir quel symbole est souhaité pour la ponctuation
décimale
Qui peut être le point ou la virgule
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Ces choix faits, on peut passer au bouton « Terminer ».
Une fois le fichier ouvert, le réenregistrer sous le format Excel (fonction « Enregistrer
sous… » dans le menu « Fichier »).
Si la manœuvre ne réussit pas, changer l’extension « .csv » en « .xls ».
En passant outre l’alerte de sécurité.
Puis passer outre l’alerte sur le format non conforme lors de l’ouverture du fichier avec Excel.
11] LISTE DES EXTRACTIONS DISPONIBLES ET À VENIR
A] Ordre alphabétique
Nom de l’édition
Codes mandats de la structure
Fiche de situation sections
Fiche signalétique adhérent
Fiche signalétique adhérent (hors cotisations)
Historique règlements d'un adhérent
- exercices ouverts
Informations statutaires des structures
sélectionnées
Liste des abonnés à S.H.
Type
Dispo.
Dans la rubrique
Fonctions avancées
Article
Edition Listes
de données
Après une
rech. Section
Fiche Adh.
Après une rech. Adh.
Fiche Adh.
Après une rech. Adh.
Fiche Adh.
Après une
rech. Section
Fonctions avancées
Edition Listes
de données
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Nom de l’édition
Type
Dispo.
Liste des adhérents mis en PND
Dans la rubrique
Après une
rech. Section
Liste des branches
Fonctions avancées
Liste des codes géographiques
Fonctions avancées
Liste des codes responsabilités
Fonctions avancées
Liste des cotisations par adhérent
Après une rech. Adh.
Liste des formations
Fonctions avancées
Liste des motifs de départ
Fonctions avancées
Liste des règlements impayés
Cotisations
Liste des responsables (secrétaires
et trésoriers) de sections
Liste des retards de paiement
- règlements traditionnels
Après une
rech. Section
Liste des revues
Fonctions avancées
Liste des tables fédérales
Fonctions avancées
Liste des tables locales
Fonctions avancées
Liste des tables régionales
Fonctions avancées
Répertoire téléphonique personnes
À définir
Tableau de synthèse règlements
Après une
rech. Adh. ou Section
Cotisations
B] Par emplacement
Dans la Fiche Adhérent
Nom de l’édition
Type
Disponible
Fiche signalétique adhérent
Fiche signalétique adhérent (hors cotisations)
Historique règlements d'un adhérent - exercices ouverts
Rubrique « Fonctions avancées » – Article « Edition Listes de données »
Nom de l’édition
Codes mandats de la structure
Liste des abonnés à S.H.
Liste des branches
Liste des codes géographiques
Liste des codes responsabilités
Liste des formations
Liste des motifs de départ
Liste des revues
Liste des tables fédérales
Liste des tables régionales
Type
Disponible
Article
Edition Listes
de données
Edition Listes
de données
Edition Listes
de données
Edition Listes
de données
Edition Listes
de données
Liste d'éditions
cotisations
Liste d'éditions
cotisations
Edition Listes
de données
Edition Listes
de données
Edition Listes
de données
Edition Listes
de données
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Rubrique « Cotisations » – Article « Liste d'éditions cotisations »
Nom de l’édition
Type
Disponible
Liste des règlements impayés
Liste des retards de paiement - règlements traditionnels
Après une recherche Adhérents
Nom de l’édition
Type
Disponible
Fiche signalétique adhérent
Fiche signalétique adhérent (hors cotisations)
Lettre échéanciers de prélèvement aux adhérents PAC
Liste des cotisations par adhérent
Tableau de synthèse règlements
Après une recherche Section
Nom de l’édition
Fiche de situation sections
Informations statutaires des structures sélectionnées
Liste des adhérents mis en PND
Liste des responsables (secrétaires et trésoriers) de sections
Tableau de synthèse règlements
Légende
Fichier PDF
Fichier au format .csv utilisable par un tableur
Fichier au format .doc utilisable par un traitement de texte
Edition disponible
Type
Disponible

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