avant de larguer les amarres 2014 – 2015

AVANT DE
LARGUER
LES
AMARRES
2014 – 2015
RECOMMANDATIONS FAITES AUX ÉTUDIANTS
PARTANT EN SÉJOUR ACADÉMIQUE
Vous avez fait le choix de partir à l’étranger afin de compléter votre formation par un séjour d’études
intégrées d’une durée d’un semestre ou d’un an.
Afin que tout se passe au mieux tant à l’étranger qu’à votre retour, voici un ensemble de recommandations
que nous vous demandons de lire très attentivement. Cela vous évitera bien des problèmes et devrait
répondre aux nombreuses questions que vous vous posez légitimement avant votre départ.
1. Procédures de l’université d’accueil à respecter
Nous avons informé votre université d’accueil de votre candidature. Toutefois, celle-ci peut exiger des
formalités et documents supplémentaires. Il faut impérativement suivre toutes les démarches demandées
par votre université d’accueil et respecter les délais donnés.
Néanmoins, les calendriers des universités sont très différents d’un pays à l’autre. Il faut notamment savoir
que les universités allemandes contactent assez tardivement les étudiants en échange. En revanche, si
votre université d’accueil ne vous a pas contacté d’ici fin mai 2014, vous devez nous en informer au plus
vite.
Nous vous conseillons vivement de vous documenter sur la date de rentrée afin de prévoir votre
installation quelques jours avant le début de cours. Beaucoup d’universités organisent une semaine
d’accueil préalablement à la rentrée universitaire. Il est fondamental d’être présent durant cette semaine.
Étant donné que vous partez comme étudiant en échange (sauf exceptions en Asie et dans le Monde
arabe), vous ne payez pas les frais d’inscription de votre université d’accueil. Toutefois, il est possible que
vous ayez à vous acquitter de frais pour l’utilisation de la bibliothèque ou d’accès à d’autres outils ou
services ou encore pour une couverture médicale obligatoire supplémentaire.
Pendant votre séjour à l’étranger, vous devez respecter strictement le règlement de votre université
d’accueil et suivre les consignes de sécurité.
2. Démarches administratives à faire avant l’été 2014
a) Assurance maladie :
Avant de partir, vous devez avoir contracté une assurance maladie qui vous couvre à l’étranger
pendant votre séjour académique. La carte européenne d’assurance maladie est requise pour ceux qui
partent au sein de l’Union Européenne. Vous devez la demander à temps auprès de votre assurance
maladie en France puisque la délivrance peut prendre plusieurs semaines.
Allez sur le site : www.ameli.fr pour la commander rapidement.
Pour les universités des pays hors Europe, vous devez contacter votre assurance maladie en France afin
de savoir comment obtenir une couverture internationale. Il faut aussi savoir que la plupart des
universités en Australie, au Japon, en Chine et au Vietnam vous demanderont de souscrire une
assurance obligatoire sur place. Si vous partez au Québec, vous devez impérativement retirer le
formulaire SE 401 Q 106 au Service des Relations internationales avant votre départ.
b) Assurance rapatriement :
Vous devez également souscrire une assurance qui couvrira, en cas de besoin, vos frais de
rapatriement en France et déposer une copie du contrat d’assurance au Service des relations
internationales de l’IEP avant le 28 juin 2014. Si vous ne produisez pas ce document, vous ne serez pas
autorisé à partir en mobilité académique.
Contactez la LMDE , la MGEN ou la SMERRA. Il se peut que vous ne puissiez souscrire un contrat que
jusqu’au 30/09/14, mais ce dernier doit être reconductible jusqu’à la fin de votre année de mobilité dès
présentation de votre certificat de scolarité.
c) Visa :
Si vous partez hors Europe, il relève de votre responsabilité de faire toutes les démarches nécessaires
en vu de l’obtention de votre visa d'étudiant. Pour cela, nous vous conseillons de contacter les services
consulaires du pays de mobilité au plus vite pour prendre connaissance des documents à fournir pour la
demande de visa et pour en connaître les délais. L’IEP vous interdit formellement de partir sans visa
ou avec un visa de touriste (à l’exception des quelques très rares universités partenaires qui
demandent explicitement de faire d’abord un visa de touriste). Un départ sans visa ou avec un visa de
touriste rend impossible la validation de votre séjour académique.
Dans l'hypothèse où vous auriez la moindre interrogation ou doute sur les questions de visa, contactez
nous immédiatement.
d) Statut étudiant Erasmus :
Si vous partez en mobilité académique dans l’Union Européenne, vous êtes automatiquement étudiant
ERASMUS. Ce statut vous oblige à rendre tous les documents Erasmus exigés, même si vous n’êtes pas
allocataire de la bourse Erasmus. Le Service des Relations internationales vous enverra courant juin
tous les documents que vous devez renseigner et nous remettre avant la mi-juillet. Il n’est
malheureusement pas possible d’anticiper ces procédures : l’Agence Nationale Erasmus nous envoie
ces documents seulement courant juin.
e) Inscription administrative à l’IEP :
Comme chaque année, vous devez vous inscrire à l’IEP (et Lyon 2). Cette procédure ne change pas du
fait que vous effectuez une année de mobilité et relève donc de votre entière responsabilité. Si vous
n’êtes pas inscrit administrativement à l’IEP, il ne sera pas possible de valider votre année de mobilité.
Si vous êtes sélectionné pour le Caire, Beyrouth, Rabbat ou le Japon (destinations à frais d’inscription
supplémentaires), vous pouvez, sur demande expresse motivée, être dispensés des droits spécifiques
IEP ou voir ceux-ci aménagés. Vous devez obligatoirement vous inscrire sous le code SA305. En aucun
cas, vous ne pouvez vous inscrire avant le 14 juillet, puisque ce code ne sera disponible qu’à partir de
cette date. Une fois les frais d’inscription réglés, un remboursement des frais spécifiques IEP n’est
plus possible.
3. Bourses
L’IEP dispose de 3 types de bourses pour la mobilité internationale :
- La bourse Explora Sup de la Région Rhône-Alpes
- La bourse Erasmus + pour les étudiants en mobilité au sein de l’Union Européenne
- La bourse BMI pour les étudiants boursiers d'État.
a) La bourse Explora Sup :
La bourse Explora Sup est gérée en coopération avec la Région Rhône-Alpes. Le règlement de cette
bourse est assez contraignant et exige que l’IEP respecte une durée moyenne de 17 semaines pour la
totalité des bourses attribuées. Pour cette raison, l’IEP est contraint de plafonner d’office toute
demande de bourse à un semestre au maximum.
La bourse peut être attribuée à tous les étudiants en mobilité internationale (académique et stage) et
les boursiers d'État peuvent bénéficier en sus d’une aide au départ. Le règlement de la bourse définit
les montants exacts : 95 € par semaine de mobilité internationale et 530 € d’aide au départ pour les
boursiers d'État.
Candidatures : Vous pouvez candidater à cette bourse suite à un appel à candidatures dont vous serez
informé par email courant mai 2014.
b) La bourse Erasmus + :
La bourse Erasmus + est gérée par l’IEP. Elle est destinée aux étudiants en mobilité académique en
Union Européenne. L’Agence Nationale Erasmus + informe les établissements d’enseignement
supérieur de leurs quotas de bourses courant juin 2014. Les montants de la bourse peuvent varier
d’une année à l’autre en fonction de l’enveloppe attribuée à l’IEP.
Candidatures : Vous pouvez candidater à cette bourse suite à un appel à candidatures dont vous serez
informé par email courant juin 2014.
c) La bourse BMI :
Pour les étudiants boursiers d'État, il existe aussi la possibilité de postuler à la bourse de mobilité
internationale BMI. Cette bourse peut s’ajouter à votre bourse d’études du CROUS pour laquelle
vous devez faire les démarches comme chaque année.
Candidatures : Si vous êtes boursier d'État, vous pouvez candidater à cette bourse suite à un appel à
candidatures dont vous serez informé par email courant mai 2014.
Résultats des candidatures pour toutes les bourses :
Les candidatures pour les bourses Explora Sup, Erasmus et BMI seront examinées toutes ensemble afin de
pouvoir mettre en œuvre une politique d’attribution la plus juste possible, qui tienne compte des critères
sociaux (échelon sur la notification du CROUS) et des coûts de vie sur place.
Nous ne connaîtrons pas notre enveloppe Erasmus avant fin juin au plus tôt ; la Commission des bourses de
l’IEP se réunira donc début juillet. Dans la mesure du possible, les résultats vous seront communiqués par
email avant la fermeture d’été de l’IEP (25/07/2014).
Toutefois, il faut bien intégrer l’idée que les bourses ne peuvent en aucun cas couvrir la totalité de vos frais
de mobilité internationale.
4.
Votre contrat pédagogique :
Aucun étudiant ne peut partir dans une université partenaire sans contrat pédagogique. Celui-ci est
préparé pour le dossier de sélection mais définitivement établi après votre arrivée dans l’université
d’accueil. Vous devez donc nous renvoyer votre contrat pédagogique définitif et validé par votre université
d’accueil au plus tard 6 semaines après le début des cours.
a) Mobilité en Union Européenne :
Dans les universités européennes, le nombre de crédits ECTS à obtenir en fin de semestre est de 30
et en fin d’année de 60. Mais du fait que la norme ECTS ne s'applique pas encore dans toutes les
universités européennes et que le système n’est pas le même dans les universités extraeuropéennes, les étudiants ne sont pas forcément à même de remplir le contrat en crédits ECTS.
C’est alors la règle du nombre de cours et du nombre d’heures qui s’applique. Si vous avez un doute,
n’hésitez pas à contacter votre responsable pédagogique par email.
b) Mobilité hors Europe :
Dans les universités extra-européennes, le contrat pédagogique fait obligation de prendre :
- Dans le cas d’un séjour d’un semestre, un minimum de 4 cours semestriels.
- Dans le cas d’un séjour d’un an, un minimum de 8 cours annuels.
En aucun cas, le nombre d'heures de cours ne peut être inférieur à 100 pour un séjour d’un semestre
et 200 pour un séjour d’un an 1.
Vous n’avez aucun intérêt à vous cantonner frileusement dans des cours de première ou deuxième année,
souvent élémentaires, dans lesquels vous aurez souvent l'impression de perdre votre temps. Il est
néanmoins fortement recommandé de choisir des cours dans lesquels une partie du contrôle des
connaissances se fera par examen et non pas seulement par des travaux faits à la maison. L’Italie est un cas
particulier (presque tous les examens sont oraux).
Vous êtes à l’étranger en études intégrées : vous n’êtes donc pas autorisés à prendre des cours de langue
dans votre contrat (en dehors des étudiants inscrits en DUMAC et DUMEOC ou de cas spécifiques à discuter
avec le responsable pédagogique de votre destination).
Vous êtes tenus de passer tous les examens exactement dans les mêmes conditions que les étudiants du
pays d’accueil.
Si, pour des raisons particulières, votre charge de cours vous place en-dessous des exigences du contrat
pédagogique, vous devrez le faire savoir au plus vite à votre responsable pédagogique.
Vous ne pourrez pas poursuivre votre scolarité dans une université partenaire sans que votre contrat
pédagogique, comprenant le détail des cours choisis, n’ait fait l'objet d'une approbation de la part du
responsable pédagogique concerné à l’IEP.
5.
Pendant votre séjour à l’étranger
Envoyez, dès que possible, votre adresse électronique et votre adresse postale au Service des Relations
internationales et à votre responsable pédagogique. Vous devez garder un contact régulier avec votre
responsable pédagogique.
1
Pour les destinations asiatiques, il est nécessaire de se mettre d’accord avec les responsables pédagogiques.
Faites en sorte que chaque courrier soit assez bref. Il vaut mieux quelques nouvelles concises et
"informatives", de temps en temps, qu'un grand courrier au début de l'année, suivi d'un long silence
cybernétique. Veillez à l'orthographe et à l’expression en français.
Si quelque difficulté sérieuse survient en cours de séjour, de quelque ordre qu'elle puisse être, faites nous
en part et ne vous isolez pas.
Il est aussi important de garder vos travaux écrits. Indépendamment des résultats obtenus, il nous faut
disposer de vos travaux personnels, attestant de vos résultats. En effet, les notes elles-mêmes ne sont pas
toujours suffisantes pour juger du travail effectué en cours d'année et il est nécessaire de disposer
d'éléments écrits aussi précis que possible : exposés, devoirs, rapports, etc. Il peut s'agir de photocopies de
bonne qualité où apparaissent lisiblement les remarques des professeurs et les notes obtenues. Si vous
craignez de ne pas récupérer un travail écrit une fois qu'il aura été corrigé, veillez à le photocopier avant de
le rendre à votre professeur. Vous rassemblerez les pièces de votre dossier (travaux et notes) le plus tôt
possible. Si vous êtes dans une université qui ne rend pas les travaux écrits (par exemple en Espagne où
l'enseignement est essentiellement fait à partir de cours magistraux), il faut en informer le responsable
pédagogique le plus tôt possible.
6.
Démarches administratives à la fin de votre séjour :
Dès votre retour en France et au plus tard à la reprise des cours à l’IEP, vous devez impérativement rendre
au Service des Relations internationales les documents nécessaires à la validation de votre séjour à
l’étranger.
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
Le certificat de début de séjour et de fin de séjour (original non raturé, pas de scan) pour la
bourse Explora Sup.
Votre rapport pour la bourse Explora Sup à télécharger sur le site de la Région et à remettre au
Service des Relations internationales.
L’attestation de présence Erasmus.
Votre rapport Erasmus (QCM).
Le certificat de fin de séjour pour la bourse BMI si vous êtes allocataire de cette bourse.
Vos travaux écrits (dans la mesure du possible).
Le relevé de notes (original) de votre université d’accueil.
La liste des cours et notation : vous trouverez ce formulaire sur le site internet de l’IEP.
Une ou deux appréciations de cours : vous trouverez ce formulaire sur le site internet de l’IEP. Il
s’agit de votre appréciation personnelle qui aidera les futurs étudiants en échange à choisir les
cours.
Votre guide blue-jeans : Il faut donner un maximum d'informations pratiques aux étudiants de
l'IEP qui postuleront après vous à une université à l'étranger. Ce guide n'est pas une option, c'est
une obligation faite à tous les étudiants. Vous pouvez bien sûr vous regrouper pour le rédiger,
lorsque vous êtes plusieurs dans la même université. Ce guide ne peut pas être une traduction
de documents publiés par l'université d'accueil, mais devrait regrouper toutes les informations
qu'éventuellement vous auriez aimé avoir au départ et que vous n'avez pas eues. Il sera étoffé de
vos impressions personnelles (sur le logement, les cours, le choix des matières, les lieux à voir, les
contacts à prendre....).
Vous devez rendre ces documents au plus tard le 1er octobre 2015 si vous êtes en année académique et au
plus tard le 31 mars 2015 si vous êtes en séjour mixte.
7.
Validation de votre séjour à l’étranger
La validation de votre séjour (semestre ou année) ne peut se faire que sur la foi des notes obtenues. Si à
votre retour vous n’atteignez pas le nombre d’ECTS requis (Union Européenne), si vous n’avez pas obtenu
le nombre de notes exigé (pour les autres pays) ou si vos notes sont insuffisantes, le semestre ou l’année à
l’étranger ne pourra pas être validé. Il vous faudra alors effectuer dans les délais les plus brefs un travail
complémentaire sous forme de mémoire dont le sujet et l’importance en nombre de pages seront
déterminés en accord avec le responsable pédagogique. Ce mémoire sera rédigé dans la langue du pays
dans lequel vous avez effectué votre séjour académique. Si ce travail complémentaire n’était pas réalisé
dans les délais exigés, si le résultat ne donnait pas satisfaction, l'année ou le semestre à l’étranger ne serait
pas validé. En conséquence, le diplôme de l'IEP ne serait pas obtenu.
Nous vous conseillons vivement de nous faire part au plus vite de toute difficulté que vous pouvez
rencontrer au sujet des résultats d’examens. Ceci n’est point une honte : chacun, qui plus est à l’étranger,
peut rater un examen. Plus tôt nous connaissons vos difficultés, plus facile il sera de trouver ensemble des
solutions.
En espérant que la lecture de ce fascicule vous sera profitable, l’équipe des Relations internationales de
l’IEP de Lyon vous souhaite un excellent séjour à l’étranger.
Vincent Michelot
Adresses électroniques du Service des Relations Internationales
Vincent Michelot
Directeur des Relations internationales et Responsable
pédagogique pour les USA, le Canada, le Brésil et
l’Australie.
[email protected]
Walburga Puff
Responsable administrative du Service des Relations
internationales et de la mobilité
[email protected]
Thomas Hippler
Responsable pédagogique des destinations
germanophones, de l’Europe de l’Est et de la Russie.
[email protected]
Marcello de Caro
Responsable pédagogique pour l’Italie, les pays
scandinaves, la Grèce, l’Inde et les stages
[email protected]
Frédéric Herrmann
Responsable pédagogique pour le Royaume-Uni
[email protected]
Philippe Merlo
Responsable pédagogique pour les destinations
hispanophones (Espagne et Amérique latine).
[email protected]
Béatrice Jaluzot
Responsable pédagogique pour le Japon
[email protected]
Danielle Tan
Responsable pédagogique pour la Chine et Taiwan
[email protected]
Anna Roussillon
Responsable pédagogique pour le monde arabe et la
Turquie
[email protected]
Maria Chêne
Gestion mobilité professionnelle et bourses pour les stages
[email protected]
Catherine Turban
N.N.
Gestion mobilité académique et bourses pour la mobilité
académique
[email protected]