Livret Vademecum 2015-2016

VADE-MECUM
Séjour académique
Séjour « mixte »
Comment se donner toutes les chances de réussir son séjour d’études
à l'étranger
Sciences Po Lyon
Année universitaire 2015/16
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En créant le service des Relations internationales il y a une vingtaine d’années, l’IEP de Lyon a
souhaité répondre à la nécessité pour vous de compléter votre formation théorique par un séjour d'un
semestre ou d’un an à l'étranger. Ce séjour vous permettra non seulement de découvrir une autre
manière d’enseigner les sciences sociales, mais également de consolider votre maîtrise en profondeur
d'une langue étrangère, élément indispensable à votre insertion sur le marché de l'emploi. Ce séjour à
l'étranger vous donnera aussi l'occasion de participer à la vie et au fonctionnement d'un système
universitaire, d'une communauté estudiantine et d'une société qui diffèrent de celles que vous avez
connues jusqu'ici.
Le service des Relations internationales et de la mobilité a pour rôle de vous aider dans vos choix, de
suivre le bon déroulement de votre séjour et de veiller à ce qu'il vous soit le plus profitable.
Il vous faut participer activement aux différentes opérations qui vont précéder et accompagner votre
expérience à l'étranger dans le cadre des études intégrées. Vous devrez vous tenir informés en
assistant impérativement aux réunions prévues à cet effet, en lisant attentivement les panneaux
d'affichage, et en prenant connaissance de ce vade-mecum dans le détail. Vous y trouverez de
nombreuses informations qui vous permettront de gagner du temps.
Le choix du pays et de l'établissement où vous allez vous rendre ne peut s'improviser et doit s’intégrer
dans un projet professionnel et personnel cohérent. C’est dans cet esprit, par exemple, que devra être
préparé votre oral de sélection.
Veillez ainsi à suivre les différents conseils énumérés dans ce livret et à lire les affichages au Service
des Relations internationales et de la mobilité pour mener à bien votre projet. De son côté, le service
vous aidera de son mieux à conduire votre projet à son terme afin que vous passiez un séjour
inoubliable.
Pour le service des Relations internationales et de la mobilité,
Thierry FORTIN
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Le service des Relations internationales et de la mobilité
Directeur
Mél :
Thierry FORTIN
[email protected]
Responsable administrative
Téléphone :
Fax :
Mél :
Walburga Puff
+ 33 (0) 437 28 38 07
+ 33 (0) 437 28 38 64
[email protected]
Mobilité académique
Téléphone :
Fax :
Mél :
Catherine Turban
+ 33 (0) 437 28 38 87
+ 33 (0) 437 28 38 64
[email protected]
Julie DJEBRANI
+ 33 (0) 437 28 38 05
+ 33 (0) 437 28 38 64
[email protected]
Stages
Responsable pédagogique
Mél :
Marcello de Caro
[email protected]
Gestionnaire
Téléphone :
Fax :
Mél :
Maria Chêne
+ 33 (0) 437 28 38 81
+ 33 (0) 437 28 38 64
[email protected]
Responsables pédagogiques par aire culturelle
Pays germanophones et Europe de l’Est
Thomas Hippler
Italie, Grèce, Europe du Nord et Inde
Marcello de Caro
Royaume-Uni
Frédéric Herrmann
Espagne, Amérique latine (hispanophone)
Philippe Merlo
Etats-Unis, Canada, Australie, Afrique
Thierry Fortin
Chine, Taiwan
Danielle TAN
Japon, Vietnam, Corée du Nord
Béatrice Jaluzot
Monde arabe, Turquie
Anna Roussillon
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Partir un semestre ou un an à l’étranger est une décision importante qui vous engage
personnellement vis-à-vis de l’IEP. Ainsi, nous vous rappelons qu’il est impossible d'annuler le départ
une fois le séjour organisé, sauf évidemment en raison de problèmes de santé dûment attestés. En
cas d’échec à la fin de votre 2ème année, la place offerte à l’étranger est perdue. Il faut donc réussir
les examens de fin d’année avant le départ.
Préalablement au départ, il faudra rédiger un contrat pédagogique qui sera envoyé, en même temps
que le dossier, à l’université d’accueil. Il est clair que le fait de déposer une candidature vaut
engagement de votre part d’effectuer le séjour : il n’y aura pas de désistement ou de changement de
dernière minute.
Quelques conseils pour préparer votre candidature
1. Se documenter
a) Auprès du service des Relations internationales, en respectant ses horaires d’ouverture ;
b) Auprès des responsables pédagogiques rattachés à l’équipe des RI, en charge d’une aire
géographique particulière (voir liste page 3), soit en se rendant à leurs permanences, soit en
prenant directement rendez-vous avec eux, par mél de préférence.
(pré[email protected])
c) Sur le site internet de l’IEP, vous trouverez la liste des universités étrangères partenaires.
d) En plus des programmes de cours, nous vous indiquons qu'un guide « Blue-jeans », rédigé
pour chaque destination par les étudiants précédemment partis, est disponible à la
consultation sur place au Service des Relations Internationales de l’IEP.
Par ailleurs nous vous recommandons de vous rendre sur les sites internet des universités qui
vous intéressent. Les informations qui s’y trouvent sont en général plus à jour que la
documentation imprimée (mais ATTENTION : les accords passés entre les établissements
ne vous ouvrent pas toujours tous les cours dispensés).
e) Vous devez constituer, pour votre dossier de candidature, une liste des cours qui vous
intéresseraient particulièrement car nombre d'établissements, en particulier en GrandeBretagne et aux États-Unis, demandent que vous vous inscriviez dans leurs cours avant votre
départ, même si cette inscription n'a qu'une valeur indicative. Dans tous les cas de figure,
vous pourrez modifier votre choix une fois sur place, notamment après en avoir discuté avec
les professeurs qui vous reçoivent. En outre, il est important que vous puissiez étayer votre
lettre de motivation par des références précises aux enseignements que vous souhaitez
suivre.
Cette liste de cours constituera votre contrat pédagogique. Après votre arrivée à
destination, ce contrat devra être renvoyé pour approbation et signature au bureau des
Relations internationales de l’IEP et à votre responsable pédagogique.
D’autre part, le choix d'un établissement ne peut se faire uniquement sur des critères de
qualité scientifique. Il faut aussi intégrer des éléments tels que l'environnement, le contexte
économique, la situation géographique, la taille, etc. On peut, par exemple, préférer étudier
dans une université moins prestigieuse mais offrant un suivi plus personnalisé des étudiants
et une atmosphère plus chaleureuse.
2. Contacter les étudiants qui sont partis avant vous et qui peuvent fournir des renseignements
pratiques que l'on ne trouve pas dans une documentation classique. Les adresses électroniques
et les coordonnées des étudiants qui effectuent leur année à l’étranger sont affichées sur le
panneau à côté du Bureau des RI afin que vous puissiez entrer en contact avec eux.
3. Rencontrer vos homologues étrangers qui étudient à l'IEP. C'est sans aucun doute la façon la plus
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facile d'avoir des renseignements de première main sur un établissement étranger et sur les
conditions de logement. L’identité et les coordonnées de ces étudiants sont disponibles au
Service des Relations internationales.
Constitution du dossier de candidature
Pour un séjour académique ou séjour mixte, la date limite de remise des dossiers de candidature
pour est fixée au 25 novembre 2014 à 12h dernier délai.
L’IEP propose désormais un formulaire de candidature en ligne pour la mobilité en année 3
(académique et stage) que vous trouvez sous ce lien :
https://iep-univ-lyon2.moveonnet.eu/moveonline/outgoing/welcome.php
ATTENTION : on ne peut remplir le dossier de candidature qu’une seule fois ! Merci de bien
finaliser votre projet avant de faire la candidature en ligne.
Après la validation des données, elles seront automatiquement envoyées vers notre base de
données. Vous devrez alors imprimer le formulaire PDF qui vous sera proposé. Si vous ne disposez
pas d'une imprimante lors de l'inscription par Internet, vous pourrez aussi sauvegarder ce fichier et
l'imprimer plus tard.
Vous devez faire parvenir le formulaire imprimé et signé au Service des Relations internationales et
de la mobilité de l’IEP avant le 25 novembre 2014 avec les documents suivants :
a) Le procès-verbal de notes de 1ère année (notes du concours d’entrée et dernière année
universitaire / classes préparatoires pour les entrées directes en 2ème année) en deux
exemplaires.
b) Un curriculum vitae en français.
c) Un curriculum vitae dans la langue du pays de votre université d’accueil (pour les pays
germanophones, anglophones, hispanophones et l’Italie). Pour toutes les autres destinations,
il faut le rédiger en anglais.
d) Une lettre de motivation en français destinée au Service des Relations internationales et de
la mobilité qui présente votre projet de mobilité de 3ème année.
e) Une lettre de motivation pour l’université d’accueil de votre 1er choix : elle s’adresse à
l’université d’accueil et doit être rédigée dans la langue du pays de votre université d’accueil
(pour les pays germanophones, anglophones, hispanophones et l’Italie). Pour toutes les
autres destinations, il faut la rédiger en anglais.
f)
Une lettre de motivation pour l’université d’accueil de votre 2ème choix : elle s’adresse à
l’université d’accueil et doit être rédigée dans la langue du pays de votre université d’accueil
(pour les pays germanophones, anglophones, hispanophones et l’Italie). Pour toutes les
autres destinations, il faut la rédiger en anglais.
g) Une lettre de motivation pour l’université d’accueil de votre 3ème choix : elle s’adresse à
l’université d’accueil et doit être rédigée dans la langue du pays de votre université d’accueil
(pour les pays germanophones, anglophones, hispanophones et l’Italie). Pour toutes les
autres destinations, il faut la rédiger en anglais.
h) Le « learning agreement » (à télécharger sur le site internet de l’IEP) avec le choix des cours
pour chaque université d’accueil.
i)
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Les résultats du TOEFL, si nécessaire (test obligatoire pour la plupart des universités
anglophones, toutes les universités des Etats-Unis et l’université d’Amsterdam, aux PaysBas). Attention : pour l’Australie et le Canada anglophone (Ottawa) le TOEFL IBT est
obligatoire.
ATTENTION : Les étudiants qui choisissent un « séjour « mixte », c’est-à-dire un séjour académique
et un stage à l’étranger, doivent impérativement effectuer le séjour académique au premier
semestre. Il est rappelé que les séjours académiques d’un semestre ne peuvent pas avoir lieu aux
Etats-Unis, en Australie et dans la plupart des universités en Angleterre puisque nos partenaires
n’acceptent des étudiants qu’à l’année. Prière de se renseigner au bureau des Relations
internationales pour le Canada. De même, pour les destinations arabophones, le séjour annuel est
vivement recommandé par les responsables des organismes partenaires.
Sélection
Après l’examen de leur dossier, les étudiants doivent passer un oral de sélection (normalement
pendant la première quinzaine du mois de décembre 2014) destiné à vérifier leur connaissance et
maîtrise de la langue qu'ils vont devoir utiliser à l'étranger ainsi que leurs motivations et leur projet
professionnel. Au cours de cet entretien d'un quart d'heure environ, les candidats ont à s'expliquer
clairement sur les raisons pour lesquelles ils choisissent tel ou tel établissement.
Les étudiants sélectionnés dans le cadre de réseaux communs à Lyon 2 et l'IEP (par exemple Oregon,
Pennsylvanie, Virginie, Canada, Australie) sont soumis à une procédure particulière.
Les étudiants obtiennent une note constituée de la moyenne de 3 notes :
- la moyenne générale de 1re année ou moyenne du concours d’entrée pour les entrées
directes en 2ème année
- la note de langue vivante (1re année) du pays choisi ou, le cas échéant, de la note d’anglais
- la note de l’oral de sélection.
Cette moyenne permet un classement par mérite parfois nécessaire pour départager les candidats
dans les destinations les plus demandées. Les résultats sont publiés normalement fin de décembre
sur les panneaux d’affichage du service Relations internationales et de la mobilité.
Attention : ces résultats ne garantissent en aucun cas le départ pour la destination affichée en ce qui
concerne les partenariats gérés par Lyon 2 et les destinations du réseau CREPUQ ou ORA (Québec).
S’il reste quelques candidats non retenus sur les destinations de leur choix, ils sont invités à reporter
leur candidature sur les destinations qui restent libres. En ce qui concerne le Québec (et seulement
pour les accords régis par le réseau CREPUQ), la sélection étant faite par les établissements
canadiens eux-mêmes, les résultats peuvent parvenir très tardivement (fin juillet, parfois début
août…).
Les aides financières
Différents types d’aide à la mobilité sont envisageables :
- La bourse Explora Sup accordée par la Région Rhône-Alpes :
Cette aide, d’un montant mensuel de 380 € environ, n’est pas assurée pour chaque année et le quota
de bourses réservé pour l’IEP peut être inférieur au nombre d’étudiants candidats à la mobilité à
l’étranger. Il est donc impossible d’envisager un séjour à l’étranger en comptant systématiquement
et uniquement sur cette aide de la Région.
- La bourse européenne Erasmus + pour les étudiants effectuant leur séjour de mobilité dans un pays
européen. Elle n’est pas automatique. Le montant de cette bourse varie d’une année sur l’autre.
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Attention :
Les bourses (Erasmus +, Rhône-Alpes) ne parviennent aux étudiants qu'avec plusieurs mois de retard
par rapport au déroulement de l'année universitaire. Il est donc nécessaire que les étudiants
prévoient de disposer d'une certaine réserve financière pendant les trois premiers mois de leur
séjour.
Par ailleurs, il faut tenir compte du fait que certains pays sont plus coûteux que d'autres. On ne peut
pas mettre sur le même plan l'aide qu'apportera une bourse à un étudiant qui séjourne en Égypte et
à un autre qui séjourne aux Etats-Unis ou au Japon.
Il est clair qu’un séjour d’études à l’étranger se prépare une année à l’avance et qu’il importe que les
étudiants candidats en assurent, pour l’essentiel, le financement.
Le logement à l’étranger
Aucun étudiant ne doit partir à l’étranger sans s’être occupé personnellement de son logement dans
la ville où se situe l’établissement d’accueil.
Certaines universités envoient immédiatement, dès réception du dossier de l’étudiant sélectionné,
un formulaire de demande de logement. Qu’il soit envoyé directement à l’étudiant ou au bureau des
Relations internationales, qui le lui fera alors parvenir, ce formulaire doit être rempli sans délai et
renvoyé immédiatement à l’université concernée. Au cas où l’étudiant français aurait quelque
difficulté à décider quelle est la meilleure formule de logement ou la résidence étudiante la plus
confortable, il peut – et doit – contacter un de ses camarades sur place ou même le bureau du
logement de l’université. Il est souvent possible de recueillir de précieux renseignements de cette
façon.
Pendant votre séjour à l’étranger
Tous les séjours offerts aux étudiants se déroulent sur une année universitaire complète, soit neuf
mois de présence effective dans le pays étranger, ou sur un semestre complet dans le cadre d’un
séjour mixte. Il est recommandé d'arriver le plus tôt possible, de façon à s’immerger rapidement
dans une nouvelle culture et à régler tous les problèmes matériels avant le début des cours.
Beaucoup d'établissements prévoient des semaines d'accueil, généralement placées juste avant le
début des cours. Il n’est pas possible de s’en dispenser d'autant qu'elles incluent parfois des cours de
mise à niveau linguistique qui peuvent se révéler très précieux.
Durant votre séjour, vous devez respecter les points suivants :
1. Avoir un contact régulier avec votre responsable pédagogique.
2. Etablir avec lui un contrat pédagogique définitif. Dès que vous avez arrêté la liste définitive des
cours que vous avez choisis pour le premier semestre ou l'année, vous devez envoyer à votre
responsable et le Service des Relations Internationales le descriptif précis ainsi que le volume
d'heures que chaque cours représente. Vous ne pourrez pas valider votre séjour à l'étranger si vous
ne vous conformez pas aux exigences du contrat pédagogique.
Vous êtes tenu de suivre un volume de 200 à 250 heures annuelles de cours minimum. Les accords
européens dans le cadre du programme ERASMUS évaluent la charge annuelle de cours à un total de
60 crédits ECTS (30 pour un semestre). Les cours sont composés d’un minimum de huit cours
annuels ou de quatre cours semestriels hors ECTS. Les cours de langue ne peuvent pas faire partie
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du contrat d’études, sauf cas particuliers (Chine, Japon, monde arabe et autres situations
particulières).
Si votre contrat ne satisfait pas à ces exigences, votre responsable pédagogique doit être informé dès
le début de l'année : certains ajustements seront recherchés, au cas par cas.
3. Les notes que vous recevez doivent nous parvenir, envoyées directement par l'établissement
d'accueil. Pour certaines universités, il est parfois nécessaire que les étudiants s'assurent
personnellement que l'envoi du procès-verbal de notes a effectivement eu lieu. Certains
établissements, notamment britanniques, ne permettent pas aux étudiants de rapporter leurs copies
d’examen. Il est recommandé alors d’essayer d’en avoir une photocopie. Vos notes seront converties
en fonction d'une grille d'équivalence et donneront lieu à une note globale qui validera ou non votre
séjour. Différentes pièces seront jointes à ce relevé : travaux écrits corrigés (originaux ou copies),
appréciation des cours, guide Blue-Jeans, etc.
4. A votre retour, vous devrez prendre rendez-vous avec votre responsable pédagogique pour
vérifier que rien ne manque au dossier que vous aurez constitué tout au long de l'année et déposé au
bureau des RI. C’est ce dossier qui servira de base à la validation de votre séjour à l’étranger. Ce
rendez vous sera l’occasion de faire un compte-rendu oral informel de votre expérience à l’étranger.
Nous vous souhaitons bon courage dans vos premières démarches et restons à votre disposition et à
votre écoute.
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