FAQ Harmonisation des registres

HARMONISATION DES REGISTRES: FOIRE AUX QUESTIONS, août 2014 (V2.0)
No
1
Thème
Généralités
Question
Au terme de l'harmonisation des registres, les
communes devront-elles encore prévoir d'autres
ressources (humaines, financières) pour le
recensement 2010?
Réponse
A partir de 2010, les communes n'ont plus à prévoir de nouvelles ressources
pour les recensements de la population, sauf pour la mise à jour des registres.
En 2010 aura lieu le premier recensement fondé sur les registres. Les communes
y apportent leur contribution en harmonisant leur registre des habitants. L'OFS
collectera au moyen d'enquêtes par échantillonnage les caractères qui ne
figurent pas dans les registres.
L'essentiel du travail réside dans l'harmonisation des registres. Une fois celle-ci
menée à bien, la commune est en mesure de livrer ses données statistiques
trimestrielles selon les normes fixées. Il ne lui reste plus qu'à veiller à la mise à
jour régulière des identificateurs et des données du registre.
 Loi sur l'harmonisation des registres
2
Numéro AVS
Dans quels cas une personne reçoit-elle un
nouveau numéro d’assuré AVS (NAVS13)?
- Personnes domiciliées en Suisse : à leur naissance.
- Personnes de nationalité étrangère : première entrée en Suisse (séjour >= 4
3
Numéro AVS
Comment obtenir auprès de la Centrale de
compensation (CdC, qui gère les NAVS13) les
NAVS13 des personnes nouvellement inscrites
dans le registre?
Les communes peuvent consulter les NAVS13 dans la banque de données UPI
de la CdC. Cette dernière propose différents modes de consultation.
Comment les personnes de nationalité étrangère
qui n’en ont pas encore reçoivent-elles un
NAVS13 ? Et comment ces numéros arrivent-ils
à la commune?
1) Dans la plupart des cas, la personne est enregistrée par l’office des migrations
du canton dans le système d’information central sur la migration (SYMIC).
Lorsque la durée de séjour dépasse 4 mois, SYMIC envoie automatiquement un
message à la CdC, créant ainsi un NAVS13. Ce numéro est généralement
imprimé sur la copie de l’autorisation de séjour que reçoit le CdH.
mois).
4
Numéro AVS
 Les outils d’interrogation de la banque de données UPI
Guidelines NAVS13 mise à jour continuelle
2) Dans certains cas, la caisse de compensation de l’employeur demande un
NAVS13 pour la personne à la CdC. Aucune communication n’a lieu dans ce cas
avec le CdH, c’est-à-dire qu'aucune information automatique n'est générée. La
commune doit chercher elle-même ce numéro à la CdC.
3) Dans des cas exceptionnels, la caisse maladie se charge d’obtenir un
NAVS13 auprès de la CdC. Aucune communication n’a lieu dans ce cas avec le
CdH, c’est-à-dire qu'aucune information automatique n'est générée. La commune
doit chercher elle-même ce numéro à la CdC.
 Outils d’interrogation de la banque de données UPI
5
Numéro AVS
Que doit entreprendre la commune si elle veut
saisir le NAVS13 des personnes de nationalité
étrangère qui n’en ont pas encore?
Remarque :
Personnes du domaine de l’asile : le NAVS13 est généré par SYMIC à la CdC
dès l'ouverture de la procédure d’asile dans SYMIC. Le NAVS13 n’est pas
communiqué au CdH. La commune doit chercher elle-même ce numéro à la
CdC.
La commune attend d’avoir reçu l’autorisation de séjour de la part de l’office
cantonal des migrations, avec le NAVS13 préimprimé. Si la commune ne reçoit
pas le NAVS13 par ce biais, elle peut le trouver à la CdC, dans la banque de
données UPI.
 Outils d’interrogation de la banque de données UPI
6
Numéro AVS
Quelles sont les données personnelles officielles
que la Centrale de compensation (CdC)
transmet aux communes consultant un
NAVS13?
Remarque :
La procédure d’autorisation peut prendre jusqu’à trois mois dans certains cas.
Les données personnelles officielles sont les données personnelles de référence
stockées dans le registre central de l'AVS/AI (UPI) permettant l'identification des
personnes. La plupart du temps, ces données proviennent du registre de l'état
civil (Infostar) ou du Système d'information sur la migration (SYMIC).
Guidelines NAVS13 mise à jour continuelle
Remarque:
1) Seules les données nom, prénom(s), date de naissance et sexe proviennent
toujours de la source principale Infostar et SYMIC. Les autres attributs
d’identification (comme par ex : nationalité et lieu de naissance) peuvent
exceptionnellement provenir d’autres sources.
2) Les données de référence en provenance de SYMIC concernant les
ressortissants de nationalité étrangère sont d’une qualité relativement médiocre.
Par conséquent, nous recommandons aux registres possédant des données
fiables concernant l’identification des ressortissants étrangers (c'est-à-dire
cohérentes avec les papiers d’identité) de garder leurs propres enregistrements.
3) Pour la gestion des ressortissants étrangers ayant eu un événement d’état civil
en Suisse, nous recommandons aux registres de tenir les noms de manière
séparée, selon le passeport et l’état civil.
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Numéro AVS
Les noms et prénoms des parents figurant dans
la banque de données UPI correspondent-ils à
leurs noms et prénoms actuels?
Pas obligatoirement. Les noms et prénoms des parents gérés dans la banque de
données UPI correspondent à ceux enregistrés au moment de la naissance ou
de l'adoption de la personne.
Guidelines NAVS13 mise à jour continuelle
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Personnes inscrites
dans le RdH
Comment procéder pour les personnes vivant
dans un ménage collectif?
D'après la loi sur l'harmonisation des registres (LHR), les communes sont tenues
de gérer les données de toutes les personnes domiciliées sur leur territoire
(résidence ou séjour), également celles des personnes vivant en ménage
collectif.
 Loi sur l'harmonisation des registres
 Ordonnance sur l’harmonisation des registres
Les contrôles des habitants des communes gèrent déjà dans leur registre (RdH)
les données d'une majeure partie des personnes vivant en ménage collectif, et
pour les besoins de la statistique, le font de manière identique aux données des
autres personnes.
Cette obligation légale est dificile à réaliser en ce qui concerne le traitement des
données portant sur les personnes en ménage collectif, qui ne fait pas partie des
tâches courantes de la commune. Une solution développée en collaboration avec
l'Association suisse des services des habitants (ASSH) devrait permettre de
résoudre ce problème. Elle prévoit qu'une série minimale de données sera
envoyée à l'OFS une fois par an, le 31 décembre (voir rubrique „Livraison
ménages collectifs selon les exigences minimales").
Les cantons définissent la manière de procéder pour saisir les personnes vivant
dans des ménages collectifs et pour livrer les données en question. Ils
fournissent aux communes des instructions à ce sujet.
9
Personnes inscrites
dans le RdH
Comment les personnes vivant dans des
ménages collectifs doivent-elles être
enregistrées dans le registre des habitants (par
ex. personnes vivant dans un home pour
personnes âgées)?
 Ménages collectifs
La gestion dans le RdH de personnes séjournant dans des ménages collectifs
dépend de la relation d’annonce de la personne dans la commune :
1. La personne fonde son domicile principal dans la commune du ménage
collectif, autrement dit elle retire ses papiers de l’ancienne commune de domicile
pour les déposer dans la commune du ménage collectif.
Commune de domicile principal :
EGID du ménage collectif
EWID du ménage collectif, s’il existe, 999 dans le cas contraire
Type de ménage = ménage collectif
2. La personne laisse ses papiers dans l’ancienne commune de domicile
(domicile principal) et fonde son domicile secondaire dans la commune du
ménage collectif :
Commune de domicile principal :
EGID = 999'999’999
EWID = 999
Type de ménage = ménage administratif
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Personnes inscrites
dans le RdH
Les diplomates et les fonctionnaires
internationaux doivent-ils figurer dans le RdH?
Commune de domicile secondaire :
EGIG du ménage collectif
EWID du ménage collectif, s’il existe, 999 dans le cas contraire
Type de ménage = ménage collectif
Les diplomates et les fonctionnaires internationaux, de même que les membres
de leurs familles ne sont pas tenus de s'annoncer au contrôle des habitants. Ils
détiennent une carte de légitimation délivrée par le DFAE. Ces personnes
peuvent cependant s’annoncer volontairement au contrôle des habitants, qui a
alors l'obligation de les enregistrer dans le RdH.
 Aide-mémoire Personnes titulaires d'une carte de légitimation du DFAE
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Caractères
Quelles règles s'appliquent-elles à l'orthographe
des noms?
Remarque:
ORDIPRO annonce systématiquement les arrivées (fonctionnaires internationaux
et diplomates) au RdH si la commune le souhaite. L’OFS recommande que ces
annonces soient considérées dans le registre.
Les noms doivent en principe être orthographiés de la même manière que dans
les documents de l'état civil (pour les citoyens suisses comme pour les
ressortissants étrangers). Pour les personnes de nationalité étrangère sans
événement d'état civil en Suisse, on reprendra les indications figurant sur les
documents d'identité étrangers, notamment la séparation de l'indication du nom
en nom de famille et prénoms.
 Catalogue officiel des caractères (pp. 18 et 21)
 Directives et instructions sur la détermination et l'orthographe des noms de
er
ressortissants étrangers du 1 décembre 1995
 Modification du 27 juin 2001
Remarque:
Pour la gestion des ressortissants étrangers ayant eu un événement d’état civil,
nous recommandons aux registres de tenir les noms selon passeport et les noms
selon l’état civil de manière séparée.
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Caractères
Quel jeu de caractères faut-il utiliser pour saisir
les noms étrangers?
Les principaux systèmes dans lesquels figurent les noms étrangers (SYMIC,
Infostar, Ripol) utilisent la norme ISO 8859-15. Cette dernière permet de
reprendre tels quels une bonne part des caractères spéciaux figurant dans les
documents d'identité. Dans les systèmes utilisant un nombre réduit de
caractères, on se réfèrera à une liste spéciale de conversion des caractères
spéciaux.
 Liste de conversion des caractères spéciaux (Infostar)
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Caractères
Comment saisir l'adresse de résidence des
personnes sans domicile fixe ou des personnes
déclarées de manière uniquement formelle?
Pour les personnes sans domicile fixe ou qui sont déclarées dans la commune
uniquement de manière formelle (elles ont p. ex. leurs documents dans la
commune mais vivent dans une maison de retraite située dans une autre
commune), on saisit le numéro postal et le lieu où se situe l'administration
communale, mais on renonce à indiquer un nom de rue et un numéro
d'immeuble.
 Catalogue officiel des caractères (p. 49)
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Caractères
Comment doivent être gérées par le contrôle des
habitants les personnes logées dans des
casernes?
Remarque:
L'attribution à ces personnes du type de ménage, de l'EGID et de l'EWID est
décrite à la rubrique EGID/EWID.
L'intendant de la caserne ou de l'arsenal, le tenancier de la cantine et les autres
personnes habitant dans ces bâtiments et y tenant leur propre ménage forment
des ménages privés et doivent être enregistrés comme tels.
Les personnes suivant des cours et écoles militaires et les soldats qui se trouvent
en caserne ne sont pas enregistrés par la commune où se trouvent ces
bâtiments mais par leur commune de domicile.
 Loi sur l'harmonisation des registres
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Caractères
Relation d’annonce de ressortissants de
nationalité étrangère :
Quelle est la relation d’annonce des personnes
de nationalité étrangère ayant un permis de
séjour ou d’établissement en Suisse?
Relation d’annonce dans le registre des habitants: Codage = 1 (domicile
principal)
Catalogue officiel des caractères (p. 38)
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Caractères
Caractères
Relation d’annonce de ressortissants de
nationalité étrangère :
Quelle est la relation d’annonce des frontaliers
résidant en Suisse à la semaine?
Relation d’annonce dans le registre des habitants: Codage = 3 (la personne
habite en Suisse, mais n’a pas de domicile principal en Suisse)
Relation d’annonce de ressortissants de
nationalité étrangère :
Comment coder les étrangers en vacances
(moins de 4 mois)?
Les touristes (séjournant en Suisse de manière temporaire sans y exercer
d’activité lucrative) peuvent séjourner dans notre pays pendant trois mois au
maximum en l’espace de six mois. Les touristes ressortissant de pays ayant
adhéré à Schengen n’ont pas besoin de visa de tourisme pour voyager en
Suisse. Les ressortissants d’autres pays ont en revanche besoin d’un tel visa.
Si les personnes sont en Suisse pendant moins de trois mois, les communes ne
sont pas tenues de les enregistrer dans le registre des habitants. Si les
personnes séjournent dans la même commune pendant plus de 3 mois au cours
de la même année, elles doivent être enregistrées dans le RdH avec la relation
d’annonce = 3.
Catalogue officiel des caractères (p. 38)
Catalogue officiel des caractères (p. 38)
18
Caractères
Comment la commune procède-t-elle lorsqu’elle
ne connaît pas la date d’arrivée d’une personne
et qu’elle n’a pas la possibilité de trouver cette
date?
Dans les cas où la date d'arrivée d'une personne n’est pas connue et qu’elle ne
peut plus être trouvée (par ex. arrivée remontant à longtemps), la commune peut
exporter la date fictive 0001-01-01. Pour plus d’informations sur le caractère Date
d’arrivée, voir :
 Catalogue officiel des caractères (p. 40)
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Caractères
Comment traiter les données des détenteurs
d’un permis de courte durée lorsqu’ils
n’annoncent pas correctement leur départ au
service du contrôle des habitants?
Pour le caractère Lieu de destination on saisit le lieu de provenance. Comme
date de départ, on met la date d'expiration du permis.
20
Caractères
Pour quelles personnes le lieu de provenance
doit-il être saisi?
Le service de validation ne contrôle le lieu de provenance que pour les
personnes arrivées dans une commune depuis le 1.1.2007.
21
Caractères
Comment le caractère Lieu d'origine est-il saisi?
Y a-t-il un changement à effectuer après une
fusion de communes?
Les exigences ayant trait au caractère Lieu d’origine sont décrites dans le
Catalogue officiel des caractères.

Catalogue officiel des caractères (p. 34)
Le lieu d’origine est saisi comme texte. Il n’est pas obligatoire de saisir le texte
selon la nomenclature des communes. Pour les besoins de la statistique, il n’est
pas nécessaire de procéder à une actualisation après une fusion de communes.
22
Caractères
Quels caractères de la commune faut-il saisir
lors d’une naissance (nouvelle saisie dans le
RdH)?
Lors de la saisie d’une naissance dans le RdH, il faut saisir les caractères prévus
dans le catalogue des caractères:
 Catalogue officiel des caractères
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Caractères
Faut-il livrer tous les caractères pour les
personnes parties ou décédées?
Les caractères communaux suivants sont à saisir s’ils sont disponibles :
- Lieu de naissance : description p. 22
- Lieu d’origine : p. 30
- Commune d’annonce : p. 32
- Lieu de provenance : p. 36
- Commune du domicile secondaire: p. 41
- Commune du domicile principal : p. 42
- Adresse postale : p. 43
- Adresse de domicile : p. 44
En principe, les mêmes règles sont appliquées pour ces groupes de personnes
que pour les personnes annoncées.
 Loi sur l'harmonisation des registres (art. 6 Contenu minimal)
 Ordonnance sur l’harmonisation des registres (art. 8, al. 3 Groupes de
personnes)
Les caractères suivants doivent notamment être saisis :
- En cas de départ : date de départ et lieu de destination
- En cas de décès : date de décès
- NAVS13 : La mise à jour doit être garantie.
- EGID/EWID: la livraison est facultative. Si l’EGID et l’EWID sont livrés, ils
doivent être corrects.
24
Caractères
Comment la validation est-elle appliquée pour
les personnes décédées ou parties?
La validation pour les personnes décédées et parties se fait dans la plupart des
cas de la même manière que pour les personnes annoncées. Les erreurs
suivantes, concernant l'EGID, la catégorie de ménage, l'EWID et le numéro du
ménage, ne seront pas contrôlées : 623.1; 623.30; 623.32; 623.33; 623.34;
624.3; 624.4; 625.1; 625.2; 625.3; 625.31; 625.32; 74.1.
De plus, en ce qui concerne les ménages, les règles suivantes introduites pour la
livraison de septembre, ne seront pas contrôlées pour les personnes parties ou
décédées : 100.1; 101.1; 100.2; 101.2; 100.3; 101.3; 100.4; 100.5; 101.5; 100.6;
101.8.
Les règles 11.5 et 11.6, concernant le numéro d'assuré AVS, ne sont pas
appliquées pour les personnes parties ou décédées avant le 01.01.2010.
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EGID/EWID
Comment se règle l'attribution du type de
ménage, de l'EGID et de l'EWID pour les
personnes qui louent plusieurs mois une
chambre d'hôtel?
On attribue à ces personnes l'EGID de l'immeuble (hôtel).
1) Si l'hôtel a des numéros EWID, la commune applique la procédure ordinaire et
attribue aux locataires les EWID correspondants.
2) Si l'hôtel n'a pas de numéros EWID, la commune attribue aux personnes
concernées le numéro EWID 999.
Le type de ménage correspond toujours au code 1 (= ménage privé).
Remarque:
Selon l'ordonnance sur l'harmonisation des registres, les hôtels ne sont pas
assimilables à des ménages collectifs.
bis
26
EGID/EWID
Quels EGID, EWID et type de ménage faut-il
attribuer aux personnes qui ont leur propre
logement au sein d'un ménage collectif?
Ordonnance sur l’harmonisation des registres (OHR, art. 2, al. a )
Pour ces personnes, on appliquera la procédure ordinaire, en leur attribuant
l'EGID de l'immeuble et l'EWID du logement qu'elles occupent dans le ménage
collectif (pour autant que le logement figure comme tel dans le RegBL fédéral), et
en indiquant 1 (= ménage privé) sous type de ménage.
 Catalogue officiel des caractères (pp. 51 à 56)
Remarque:
Si le logement de la personne ne figure pas dans le RegBL fédéral, il conviendra
soit de l'ajouter à ce dernier, soit d'indiquer le numéro EWID = 999.
27
EGID/EWID
Quels EGID, EWID et type de ménage faut-il
attribuer aux personnes qui vivent dans une
mansarde?
Dans le cas d'une mansarde, il y a 3 façons de procéder:
1) La mansarde est considérée comme faisant partie du logement : On attribue à
ses occupants l'EWID de ce logement. Le type de ménage correspond à celui du
ménage qui occupe le logement.
2) La mansarde figure dans le RegBL en tant que pièce d'habitation distincte,
dotée de son propre EWID. C'est ce dernier qui est attribué (type de ménage = 1,
pour ménage privé).
3) La mansarde est considérée comme une pièce d'habitation distincte, mais
n'est pas dotée d'EWID : EWID = 999 (type de ménage = 1, pour ménage privé).
 Catalogue des caractères du RegBL fédéral (p. 35) et Catalogue officiel des
caractères (pp. 51 à 56)
28
EGID/EWID
Comment procéder pour les personnes vivant
dans une habitation provisoire?
Les habitations provisoires (caravanes, baraques de chantier, bateaux, etc.) ne
doivent être saisies dans le RegBL fédéral que si elles servent de résidence
principale ou secondaire à une ou à plusieurs personnes. Ces habitations ne
peuvent être saisies comme des logements. On attribuera aux personnes qui y
ont élu domicile l'EGID de l'habitation provisoire, l'EWID 999 et le type de
ménage 1 (pour ménage privé).
Les habitations provisoires sont supprimées du RegBL fédéral lorsqu'elles n'ont
plus été utilisées comme domicile principal ou secondaire pendant plus d'un an
(motif: la mise à jour correcte des données ne peut plus être garantie).
 Catalogue des caractères du RegBL fédéral (p. 11) et Catalogue officiel des
caractères (pp. 51 à 56)
Remarque:
Les personnes vivant dans des habitations provisoires étaient considérées
comme formant un ménage collectif lors des précédents recensements. Cela
n'est plus possible depuis l'entrée en vigueur de l'ordonnance sur l'harmonisation
des registres (OHR). Les personnes concernées (travailleurs vivant dans une
baraque de chantier p. ex.) doivent désormais s'annoncer au contrôle des
habitants, qui les enregistre comme membres d'un ménage privé.
bis
29
30
EGID/EWID
EGID/EWID
Comment procéder pour une famille qui occupe
deux logements (ou plus)?
Que faire si les désignations des rues et des
communes indiquées dans le RdH et dans le
RegBL fédéral ne sont pas identiques?
Ordonnance sur l’harmonisation des registres (OHR, art. 2, al. a )
Les membres d'un ménage qui occupent deux logements (ou plus) reçoivent tous
le même EWID, celui du logement le plus grand. La taille du logement est
déterminée par le nombre de mètres carrés et de pièces. Si les logements ont
exactement la même taille, on en choisira un au hasard, dont on attribuera
l'EWID à toute la famille.
 Mémento pour l'attribution des identificateurs EGID et EWID dans les
registres des habitants (p. 15)
Les désignations des rues et des communes figurant dans le RdH et dans le
RegBL doivent être parfaitement identiques. En cas de divergence, le contrôle
des habitants est tenu de reprendre celles indiquées dans le RegBL fédéral, ou
de contacter si nécessaire le service communal chargé du RegBL pour faire
corriger les erreurs éventuellement constatées dans le RegBL fédéral.
 Mémento pour l'attribution des identificateurs EGID et EWID dans les
registres des habitants (p. 14)
31
EGID/EWID
32
EGID/EWID
Quel type de ménage et quels EGID/EWID faut-il
attribuer aux personnes sans domicile fixe
annoncées dans la commune (p. ex. sans-abri
ou personnes formellement déclarées dans la
commune, mais qui vivent dans une maison de
retraite située dans une autre commune)?
Une commune peut-elle combiner l'EWID et le
numéro de ménage pour constituer le ménage
(forme combinée)?
Ces personnes se voient attribuer le type de ménage 3 (ménage administratif;
attention: un ménage administratif par commune), le numéro EGID 999 999 999
et le numéro EWID 999.
La constitution du ménage sur la base d'une telle combinaison est admise pour
les livraisons jusqu'à fin 2012. Pour garantir la qualité des données sur le
ménage, il faut veiller à appliquer un système uniforme à l'intérieur du même
immeuble (soit l'EWID, soit le numéro du ménage).
Remarque:
L'OFS recommande que la commune applique un système uniforme sur
l'ensemble de son territoire, c'est-à-dire que les ménages soient tous formés
selon la même procédure.
33
Nomenclatures
Quel pays de naissance indiquer dans le RdH
pour les personnes nées dans un pays qui
n'existe plus?
Indiquer si possible le nom du pays successeur. Exemple: pour une personne
née en URSS à Moscou, il faut attribuer le code de la Russie. S'il n'est pas
possible de définir de quel pays actuel il s'agit avec les informations à disposition,
il faut attribuer le code de l'ancien pays (URSS dans ce cas). Le répertoire des
Etats et territoires de l’OFS liste tous les pays qui ont existé depuis 1945 environ.
Si le changement s'est produit avant 1945 et si le pays en question n’existe pas
dans la nomenclature de l'OFS, on acceptera le nom du pays au moment de la
naissance, sans numéro.
 Catalogue officiel des caractères (p. 24)
 Répertoire des Etats et territoires
34
Nomenclatures
Dans le Répertoire des Etats et territoires, il
existe parfois plusieurs désignations dans une
même langue pour le même pays. Quel nom
faut-il utiliser?
Utiliser la forme courte (colonnes E à H de la nomenclature) pour saisir le nom du
pays.
 Répertoire des Etats et territoires
35
Nomenclatures
Comment les caractères ayant trait à la
commune doivent-ils être gérés après une fusion
de communes?
Les exigences concernant les caractères ayant trait à la commune sont décrites
dans le Catalogue officiel des caractères.
 Catalogue officiel des caractères
Pour la livraison des données à la statistique, les indications demandées (nom,
numéro OFS, abréviation du canton) doivent correspondre à la nomenclature des
communes de l’OFS en vigueur le jour de référence. Cela vaut impérativement
pour les caractères Commune d’annonce, Commune de domicile principal,
Commune de domicile secondaire et Commune de destination.
En ce qui concerne les caractères Commune de naissance et Commune de
provenance, les communes ne souhaitaient pas une actualisation de ces
données. Il est donc possible de livrer dans ces cas les attributs tels qu'ils
existent au moment de la livraison ou qui ont existé une fois depuis 1960 (selon
la nomenclature de l’OFS). Les attributs doivent être complets et cohérents entre
eux.
Comme solution idéale pour la gestion des caractères Commune de naissance et
Commune de provenance, l’OFS propose que soit géré le numéro d’historisation
de la commune, identifiable clairement à chaque moment, aussi bien avant
qu'après une fusion de communes. Ce numéro d’historisation figure dans la Liste
historisée des communes de la Suisse. On confiera aux fournisseurs de logiciels
le soin d'apporter les modifications nécessaires au programme utilisé pour gérer
le RdH.
 Liste historisée des communes
36
Nomenclatures
Comment doivent être traites - lors d'une fusion
de communes - les arrivées et les départs ayant
eu lieu auparavant entre les communes
concernées?
On renoncera dans ce cas à mettre à jour le caractère Commune de provenance.
L'OFS recommande d'indiquer pour ce caractère le numéro d'historisation de la
commune correspondant à l'ancien nom de la commune. Ce numéro figure dans
la Liste historisée des communes de la Suisse. On confiera aux fournisseurs de
logiciels le soin d'apporter les modifications nécessaires au programme utilisé
pour gérer le RdH.
Les caractères Date d'arrivée et Date de départ doivent être conservés.
 Liste historisée des communes
37
Nomenclatures
La commune utilise pour les catégories
d'étrangers des codes à 2 positions, ce qui
déclenche un avertissement par le service de
validation. Que doit-elle faire?
Quelques communes appliquent encore la nomenclature de base à 2 chiffres
pour les étrangers. L'utilisation du système de codage détaillé (à 4 ou 6 positions)
est cependant obligatoire selon le catalogue des caractères. Dans ce système,
les positions 3 et 4 (respectivement 5 et 6) permettent de faire la distinction entre
les éléments suivants:
1) UE/AELE - non UE/AELE
2) Autorisation de moins de 12 mois  autorisation de 12 mois ou davantage
(concerne les catégories L et G).
Les communes sont tenues d'établir une distinction systématique selon
l'appartenance à l'UE/AELE et la durée de séjour lors de tout nouvel
enregistrement d'une personne ou du renouvellement du livret pour étrangers.
Elles chargeront les fabricants de logiciels d'apporter les modifications
nécessaires au programme utilisé pour gérer le RdH.
Remarque:
1) L'utilisation des codes à 4 ou à 6 positions est obligatoire à partir du
31.12.2012. Ce délai transitoire doit permettre aux communes de compléter
l'intégralité des codes, par exemple lors du renouvellement des autorisations de
séjour.
2) Il est possible d'automatiser la différenciation entre les ressortissants de
l'UE/AELE et les autres. La procédure à cet effet est décrite dans le manuel
sedex pour l'harmonisation des registres.
 Manuel sedex - Harmonisation des registres
 Norme eCH-0006 - Catégorie d'étrangers
(document sous « Beilagen » : STAN_f_DEF_2005-11-02_eCH-0006
Ausländerkategorien.pdf)
38
Nomenclatures
Un canton compte des communautés religieuses
reconnues de droit public ou d'une autre
manière qui ne figurent pas dans la
nomenclature de base du catalogue des
caractères. Comment procéder dans ce cas pour
coder l'appartenance religieuse?
L'OFS exige que l'appartenance religieuse soit codée selon la nomenclature à
trois positions du catalogue des caractères. Dans les autres cas particuliers
mentionnés (autres communautés religieuses reconnues de droit public ou d'une
autre manière par le canton), la commune peut s'appuyer pour le codage sur la
nomenclature « Religions » (codes à trois, quatre ou six positions).
 Catalogue officiel des caractères (p. 57)
39
Nomenclatures
Que se passe-t-il avec le caractère
"appartenance religieuse" d'une personne qui
déménage dans un autre canton?
40
Livraison à la
statistique
Dans quel délai les données de la livraison
trimestrielle doivent-elles être transmises à
l’OFS?
41
Livraison à la
statistique
Quel est le niveau de qualité attendu?
Les cantons sont responsables des rapports entre l'Eglise et l'Etat sur leur
territoire. Ces rapports incluent la définition du statut juridique des diverses
communautés religieuses. Pour cette raison, le codage de l'appartenance
religieuse perd sa valeur lors du déménagement dans un autre canton. C'est le
statut juridique accordé par le nouveau canton à la communauté religieuse en
question qui est retenu.
Les données doivent parvenir à l’OFS au plus tard le dernier jour du mois suivant
le jour de référence. Les jours de référence sont successivement le 31 mars, le
30 juin, le 30 septembre et le 31 décembre.
 Procédure
 Ordonnance sur l’harmonisation des registres (OHR, art. 8)
La qualité des données doit être la meilleure possible. Idéalement, les
enregistrements livrés ne renferment aucune erreur. Ceci n’étant évidemment
pas réaliste, l’OFS en tolère un certain taux par caractère, calculé sur la base du
nombre total d’habitants de la commune.

42
Livraison à la
statistique
Quel est la différence entre la livraison à la
statistique et la livraison à la validation?
Messages d’erreurs et valeurs seuil
Si le nombre d’erreurs se situe dans la marge de tolérance, la livraison est
acceptée. Dans le cas contraire, elle est refusée.
a) Les données de la livraison trimestrielle à la statistique se rapportent à un
jour de référence. La livraison doit parvenir à l’OFS au plus tard le dernier
jour du mois suivant le jour de référence et doit prendre en compte l’effectif
total de la population de la commune. L’indication du type de message
mentionne (messageType=99). Le type de message 99 est refusé en dehors
de la période de livraison productive.



Livraison à la statistique
Procédure
Monitoring de la livraison à la statistique
b)
Les données de la livraison à la validation ne se rapportent pas à un jour de
référence prédéfini. La validation fait partie du contrôle de la qualité et sert
de base pour la correction des données. Les données transmises sont
validées même si l’effectif total de la population de la commune n’est pas
livré. L’indication du type de message mentionne (messageType=94).


Validation
Monitoring de la validation
43
Livraison à la
statistique
Quand la commune peut-elle livrer des données
à la statistique et quand les valider?
Les délais de livraison pour les livraisons de données prévues par la loi sont
réglés dans l’ordonnance sur l’harmonisation des registres. Les données doivent
parvenir à l’OFS au plus tard le dernier jour du mois suivant le jour de référence.
Les jours de référence sont successivement le 31 mars, le 30 juin, le 30
septembre et le 31 décembre.
 Ordonnance sur l’harmonisation des registres (OHR art. 8)
L’OFS recommande de ne pas livrer les données juste après le jour de référence,
mais d’attendre un peu afin de pouvoir prendre en compte également et livrer les
éventuelles mutations (par ex. naissances survenant jusqu'au jour de référence,
mais annoncées après celui-ci).
Dès qu’une commune a réalisé une livraison de données valables (statut vert),
elle peut valider à nouveau ses données jusqu’à l’échéance de la prochaine
livraison.
44
Livraison à la
statistique
Est-il possible d’effectuer des livraisons
partielles?
 Procédure
Toutes les livraisons doivent être complètes, c.-à-d. qu’à chaque livraison de
données le fichier doit contenir l’effectif total de la population de la commune
pour qu’il puisse passer à la suite du processus de traitement pour la production.
Cette règle est également valable pour les livraisons de corrections.
 Livraison à la statistique
45
Livraison à la
statistique
La commune a réalisé une livraison de données,
mais des erreurs ont été commises. Que doitelle faire?
Les données peuvent encore être corrigées cinq jours après la fin du délai de
livraison.
1) La commune consulte le rapport de validation qui dresse la liste des erreurs et
les décrit. Si elle n'a pas accès à ce rapport, elle prend contact avec le
fournisseur du logiciel.
2) La commune parcourt la liste des erreurs. Si celle-ci n’est pas claire, elle
consulte le document décrivant les messages d’erreur.
 Messages d’erreurs et valeurs seuil
3) La commune corrige les erreurs et consulte le catalogue des caractères pour
les questions liées au contenu.
 Catalogue officiel des caractères
Des outils pour le traitement d’erreurs générales sont disponibles auprès du
canton (par ex. pour filtrer des personnes, qui sont mentionnées "inconnu" dans
certains caractères).
46
Livraison ménages
collectifs selon les
exigences
minimales
Que signifie la livraison des données
personnelles par un ménage collectif selon les
exigences minimales?
47
Livraison ménages
collectifs selon les
exigences
minimales
Pourquoi certains ménages collectifs peuvent-ils
livrer les données personnelles à l’OFS selon les
exigences minimales?
48
Livraison ménages
collectifs selon les
exigences
minimales
La protection des données est-elle garantie dans
la livraison directe de données par le ménage
collectif à l’OFS?
49
Livraison ménages
collectifs selon les
exigences
minimales
Livraison ménages
collectifs selon les
exigences
minimales
Pour quelles personnes faut-il livrer des données
et à quel moment?
50
Comment s’effectue une livraison de données
directe par le ménage collectif à l’OFS?
Avec le nouveau système du recensement de la population en Suisse, les
données requises pour la statistique de la population résidante seront livrées à
l’OFS dans le cadre du relevé fondé sur les registres. La plus grande partie de
ces données seront fournies par les registres des habitants. Cependant,
actuellement certains ménages collectifs n’annoncent pas leurs résidents au
service du contrôle des habitants de la commune. Dans de tels cas, l’OFS doit
relever les données personnelles de manière séparée.
Les personnes vivant dans ces ménages collectifs seront recensées une seule
fois par an dans le cadre d’un relevé séparé ayant pour jour de référence le 31
décembre. Les données portant sur un set minimal de caractères seront
transmises par le ménage collectif directement à l’OFS.
Pour certains types de ménages collectifs (établissements d'exécution des
peines et mesures, cliniques psychiatriques et hôpitaux) la transmission à des
tiers des données de leurs résidentes et résidents est risquée du point de vue de
la protection des données. En particulier, il faudrait éviter autant que possible de
passer par des intermédiaires qui n'ont pas un besoin avéré des données. Par
conséquent, la transmission des données aux communes pour les seuls besoins
de la statistique n'a pas de sens puisque les communes n'ont, en principe, pas
de processus administratif avec ces résidentes et résidents. Pour cette raison
l'OFS, en coordination avec le représentant des préposés cantonaux à la
protection des données, permet qu'un set minimal de données soit directement
transmis par le ménage collectif à l'OFS.
La protection des données est garantie tout au long du processus. La solution
technique de la livraison des données des ménages collectifs a été contrôlée par
le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).
Elle satisfait aux exigences définies à l’art. 7 (sécurité des données) de la loi
fédérale sur la protection des données (LPD). La procédure organisationnelle a
été qualifiée d’adéquate par les préposés cantonaux à la protection des données.
Les données personnelles sont anonymisées au cours du processus de
traitement.
Les données doivent être livrées à l’OFS une fois par année avec le 31
décembre pour jour de référence (période de livraison de l'enquête 2011 :
12.12.11 - 27.1.12). Il convient de livrer les données des personnes séjournant
er
dans le ménage collectif depuis le 1 octobre de l’année en cours.
Il faut tout d’abord communiquer à l’OFS l’adresse e-mail de la personne de
contact du ménage collectif concerné. Cette personne reçoit par e-mail le lien
grâce auquel les données personnelles peuvent être téléchargées. Pour
télécharger les données, il faut demander un ticket, qui est valable pendant 12
heures. Plusieurs tickets peuvent être demandés. Le téléchargement des
données passe par un canal sécurisé. Les données sont ensuite contrôlées de
manière entièrement automatique quant à leur complétude et à leur forme. La
procédure est décrite de manière détaillée dans les instructions pour la livraison
des données des ménages collectifs.
 Instructions pour la livraison des données des ménages collectifs, V2.0
10.2011
Remarque :
Veuillez noter qu’il faut indiquer la commune politique et non la désignation du
lieu. La liste des communes avec les numéros OFS s’y rapportant peut être
consultée à l’adresse suivante:
 Liste officielle des communes de la Suisse
51
Livraison ménages
collectifs selon les
exigences
minimales
Quelle adresse le ménage collectif doit-il
communiquer à l’OFS?
52
Livraison ménages
collectifs selon les
exigences
minimales
D’où le ménage collectif obtient-il les numéros
d’assuré AVS des résidents?
53
Livraison ménages
collectifs selon les
exigences
minimales
La livraison des données du ménage collectif à
l'OFS a été acceptée malgré certaines erreurs.
Le ménage collectif peut-il après cela encore
améliorer ces données?
54
Livraison ménages
collectifs selon les
exigences
minimales
Personne ne se trouve dans le ménage collectif
au 31 décembre, car ce dernier est fermé
pendant la période des fêtes de fin d’année.
Faut-il malgré cela livrer des données?
Si un ménage collectif comporte plusieurs bâtiments (par ex. complexe médical
étendu sur plusieurs bâtiments séparés), il convient de communiquer l’adresse
du bâtiment administratif.
Lorsque l’administration d’un ménage collectif n’est pas située sur le lieu même
de l’institution, c’est ici aussi l’adresse de l’administration qui entre en ligne de
compte.
Le ménage collectif peut obtenir les nouveaux numéros d’assuré AVS (NAVS13)
en général directement auprès des résidents. En principe, toutes les personnes
ont reçu une nouvelle carte d’assuré de la part de leur caisse-maladie
comportant le NAVS13. Ce dernier figure aussi sur la carte AVS.
Si le numéro ne peut être trouvé, le champ correspondant peut être laissé en
blanc.
Si la qualité des données est suffisante mais que le ménage souhaiterait corriger
les erreurs restantes et ainsi améliorer ses données, il faut que ce dernier en
fasse part à l’OFS ([email protected]). Le statut de livraison est alors remis à
son état antérieur (statut « Données non valides », marqué en jaune dans le
monitoring).
Si ces personnes reviennent séjourner dans ce ménage collectif en janvier après
la fermeture des fêtes de fin d’année, il convient alors de livrer leurs données
personnelles à l’OFS. Mais si le ménage collectif n’accueille ensuite que des
nouvelles personnes ou plus personne, nous vous prions de l'indiquer dans le
système ménage collectif sous «Upload -> Aucune personne dans le MC au
31.12.2011».

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