Club des Orchidophiles Wallons (COW)

Club des Orchidophiles Wallons (COW)
asbl
Siège social : Rue du Mouligneau 104, 7110 Ghlin
Règlement d'0rdre Intérieur
Février 2014
Les Statuts :
Le COW est, depuis 1997, constitué sous forme d'association sans but lucratif régit par la Loi Belge.
Les statuts mis à jour en conformité avec la législation belge lors de l'Assemblée Générale Statutaire du 5 décembre
2005 sont disponibles sur le site web du club ainsi qu'auprès du président.
Le Conseil d'Administration :
Administrateur - Président :
Anne BRUNET, Rue du Mouligneau, 104, 7011 Ghlin 0474/89.20.61
[email protected] – Elue en février 2010 jusqu’à l’A.G. de 2015
Administrateur – Vice-Président & Vice-Trésorier :
Luc DECOSTER, Avenue G. Roosens, 40, 1480 Clabecq 02/355.87.40
cow.vice.pré[email protected] – Ré-élu en février 2013 jusqu'à l'AG de 2018
Administrateur - Trésorier :
Michel MATHIEU, Rue Jehan Froissard 11, 7100 La Louvière 064/45.10.53
[email protected] – Ré-élu en février 2011 jusqu'à l'AG de 2016;
Administrateur - Secrétaire :
Nelly DEBRUYNE, Grand Route 92A, 1474 Ways 067/77.16.38
[email protected] – Ré-élue en février 2010 jusqu'à l'A.G. de 2015;
Administrateur – Vice-Secrétaire :
Anny LEUNENS Kasteelbrakelsesteenweg, 435, 1502 Lembeek
[email protected] – Elue en février 2011 jusqu’à l’A.G. de 2016;
Administrateur – Relations Publiques :
Christine DECOSTER-DE BOCK, Avenue G. Roosens, 40, 1480 Clabecq 02/355.87.40
[email protected] - Elu en février 2013 jusqu'à l'AG de 2018
La Définition de "Membre" :
Le club est constitué de divers membres, à savoir :
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Le membre effectif (appelé "membre" dans les statuts) :
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Est appelé "membre" celui qui en décembre 2005 en a fait le choix ou a été nommé ultérieurement par le
Conseil d’Administration. Le membre a le droit de vote à l'Assemblée Générale et le devoir d'y assister.
Il peut cependant se faire mandater par procuration (voir "La Procuration");
Le membre absent ou non représenté à deux réunions d'Assemblée Générale successives est réputé
démissionnaire et perd sa qualité de membre effectif. Il reste cependant membre adhérent pour
autant qu'il soit en ordre de cotisation. Le membre effectif démissionnaire a la possibilité de
réintégrer le groupe effectif sur demande et après accord du Conseil d’Administration.
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Le membre adhérent :
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Est considéré membre adhérent, celui qui a payé sa cotisation annuelle comme défini par le Conseil
d'Administration;
Le membre adhérent a le droit de participer aux réunions, voyages, excursions, organisés par le COW;
Le membre adhérent a le droit d'utiliser les services offerts par le COW tel que bibliothèque,
conférences, etc.;
Le membre adhérent qui n'a pas payé sa cotisation pour la fin du premier trimestre de l'année est
considéré démissionnaire et perd ses droits;
Tout membre adhérent peut proposer par écrit sa candidature de membre effectif au Conseil
d'Administration qui a le droit souverain d'acceptation. Après acceptation, le membre adhérent devient
membre effectif immédiatement. Cette nomination sera annoncée lors de l'Assemblée Générale
suivante.
Le membre d'honneur :
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Le membre qui n'a pas payé sa cotisation annuelle à la fin du premier trimestre de l'année civile est
réputé démissionnaire et perd sa qualité de membre;
Le membre possède également tous les droits d'un membre adhérent;
Le Conseil d'Administration a le droit souverain quant à l'élection ou la démission d'un membre.
Le Conseil d'Administration a le droit souverain de nommer à ce titre des personnes ou des
associations/organisations en reconnaissance de faits et/ou gestes qu'elles ont pu avoir en faveur du
COW;
Le membre d'honneur est exempt à vie de cotisation;
Le membre d'honneur est considéré comme membre à part entière et a le droit de vote à l'Assemblée
Générale, sauf s'il a, lui-même, fait le choix d'être membre adhérent;
Les membres fondateurs :
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Sont considérés membres fondateurs les trois personnes qui ont constitué le COW en association sans
but lucratif en 1997;
A savoir : Madame Anne Brunet, Madame Lisbeth Deschamps et Monsieur Luc Strens;
Les membres fondateurs ont à vie les mêmes droits et devoirs que le membre d'honneur.
L'Assemblée Générale :
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L'Assemblée Générale Ordinaire a lieu chaque année avant le 15 février;
Une invitation écrite, une procuration et l'ordre du jour seront envoyés par courrier à chaque membre effectif;
Les comptes de l'année écoulée y sont présentés pour approbation;
Afin d'être valable, l'Assemblée Générale Ordinaire doit obtenir la majorité simple des membres présents (soit
la moitié plus une voix);
Les nomination/démission des membres (effectifs) y sont annoncées.
La Procuration :
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Le membre qui se trouve dans l'impossibilité de participer à une Assemblée Générale a le droit de se faire
mandater par un autre membre;
Pour ce, il doit d'abord vérifier avec la personne de son choix que celle-ci n'est pas déjà en possession d'une
procuration pour un autre membre et qu'elle a bien la qualité de "membre effectif";
Un membre ne peut faire valoir qu'une seule procuration;
Le membre doit compléter une procuration et, soit la remettre à son mandataire, soit l'envoyer avant la date
prévue dans la convocation au Président du Conseil d'administration ou au Secrétaire;
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En cas d'empêchement de "dernière minute", le membre doit prévenir par téléphone, soit le Président soit le
Secrétaire, afin de pouvoir l'inscrire sur la liste de présence et se mettre en rapport verbal avec le mandataire
de son choix;
Par soucis de facilité, une procuration sera envoyée avec la convocation de l'Assemblée Générale.
Les Contrôleurs aux comptes & comptes:
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Les contrôleurs aux comptes sont au nombre de deux;
Ils sont nommés pour 2 ans lors d'une réunion traditionnelle;
Actuellement : René Debast réélu en février 2014 et Christiane Moris élue en février 2014, les deux
mandats sont (re)conduits jusqu’en 2016;
Toute demande d’information concernant les comptes de l’association doit être justifiée et faite par écrit auprès
du (de la) président(e) qui, après consultation avec le Conseil d’Administration, se réserve le droit de réponse.
La Cotisation :
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Le montant de la cotisation annuelle est fixé par le Conseil d'Administration et est soumis à l'approbation de
l'Assemblée Générale;
La cotisation sert à couvrir les frais du bon fonctionnement du club;
Aucun membre n'a de droit personnel sur les fonds du club;
La cotisation "simple" (€ 15,00 à partir de 2008) permet aux membres et aux membres adhérents la
participation aux activités. Elle donne droit au périodique trimestriel du club;
La cotisation "jointe" (€ 20,00 à partir de 2008) pour deux personnes, donne aux deux personnes le droit de
participation aux activités mais un seul périodique trimestriel leur sera remis/envoyé;
La cotisation annuelle peut être payée sur le compte en banque du club N° BE94 7755 9045 7714.
Les Réunions :
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Date : Sauf avis contraire, les réunions ont lieu le premier dimanche de chaque mois à l'exception des mois de
juillet, août & septembre, la réunion de septembre étant remplacée par la bourse le samedi précédent;
Lieu : Salle Jonathas, Rue Montgomery 7, 7850 Enghien, entrée par l'arrière, 2ième étage (E429/A8 sortie 26);
Heure : de 15h00 à +/- 18h00
Sujets abordés dans une réunion type (l'ordre peut être adapté selon les besoins):
o Le mot du Président;
o Agenda des activités;
o Présentation des plantes;
o Pause, accès à la bibliothèque et vente de billets de tombola;
o Conférence;
o Tirage de la tombola.
La Bibliothèque :
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Fonctionnement : une personne est responsable du fonctionnement de la bibliothèque et de l'achat des livres mis
à disposition des membres;
Responsables actuel : Françoise Duchâteau tel : 02/672.25.67 & Annie Bombeck;
Coût : prix de location est de € 1,00 par livre pour le mois;
Conditions : être membre en règle de cotisation;
Listing : le listing des livres est disponible sur demande ainsi que sur le site web du club.
Le Périodique "l'Epiphyte" :
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Contact : Guy Desimpelaere, rue Raymond Beaucarne 80, B-7700 Mouscron, tel : 056/33.59.05,
e-mail: [email protected]
Le périodique du club paraît 4 fois l'an;
Il est soit remis lors de la réunion suivant sa parution, soit envoyé par courrier;
Les articles sont à envoyer au contact soit par mail soit par poste;
Les articles n'engagent que la responsabilité de leur auteur
Les Voyages :
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Contact : e-mail - [email protected] ; tel – 0404/42.96.69
Une réduction peut-être octroyée aux membres du club en ordre de cotisation de deux années consécutives, sur
le prix de certains voyages. Cette réduction n'est cependant pas une obligation de la part du club;
Inscription aux voyages : en cas de surnombre d'inscriptions, la date de réception du paiement est prise en
compte pour l'ordre d'acceptation.
Les Expositions :
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Tous les deux ans, le COW organise une grande exposition internationale d'orchidées
Le COW participe également à des expositions organisées par d'autres clubs/institutions.
La Bourse :
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Le club organise chaque année une bourse de vente et d’échange d’orchidées et plantes de jardin avec une miniexposition et une grande tombola ;
Depuis 2012, la bourse à lieu au Plan Incliné de Ronquières, Route Baccara ;
Une table de vente peut-être réservée auprès du secrétariat au prix de € 5,00 ou en échange de prêt de plantes
pour la mini-exposition ;
Une seule table par inscription ;
Il n’est pas nécessaire d’être membre pour obtenir l’octroi d’une table de vente.
L'Assurance :
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Le COW est couvert par une assurance en Responsabilité Civile tel que le prévoit la Loi.
Les Sites Web & Adresses Mails:
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Les informations générales du COW sont accessibles sur le web à l'adresse : www.orchidees.be ;
Les statuts ainsi que le Règlement d'Ordre Intérieur (ROI) y sont accessibles ;
L'adresse e-mail du club est : [email protected] .
Le club a dédié un site web spécial pour l'exposition Orchidays à l'adresse www.orchidays.be;
L'adresse e-mail pour l'exposition est : [email protected].
Mise à jour février 2014
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