INFORMACIÓN GENERAL Estimado Expositor: La “INTERNATIONAL MEETING ON WOMEN´S CANCER”, se llevará a cabo del 16 AL 18 DE OCTUBRE de 2014, y tendrá como sede: HOTEL DEL REY INN CIUDAD DE TOLUCA, ESTADO DE MEXICO A continuación se indican las actividades del evento, fechas de realización e información general de las operaciones del mismo. “INTERNATIONAL MEETING ON WOMEN´S CANCER” No olvide que el principal objetivo del COMITÉ ORGANIZADOR, es brindarle el mejor servicio personalizado, por eso se incluye el directorio del personal responsable que le atenderá durante toda la planeación e incluso durante el evento, no dude en contactarlos y resolver cualquier duda o cualquier necesidad que pueda existir. Dr. Dr. Dr. Dr. José Roberto Ahued Gabino Hurtado Estrada Jorge Ojeda Jesús Cruz Martínez Presidente Honorario Presidente Ejecutivo Coordinador Intercontinental Exposición Comercial ATENCIÓN A EXPOSITORES El área de atención a Expositores y Operaciones, contará con personal para atenderlo con el mejor servicio. Este personal se ubicará físicamente en área de registro de la zona de exposiciones. También contará con Asistentes de Piso, los cuales, estarán debidamente capacitados para ofrecerle una excelente atención. 1 SEGURIDAD Nuestro dispositivo de seguridad comprende únicamente las áreas generales y accesos, el cuál dará principio a las 8:00 hrs. del día 16 de octubre de 2014 en base a 24 hrs. y finalizará el viernes 18 de octubre de 2014 a las 18:00 hrs. Si usted requiere de seguridad especial para su stand, favor de acudir a las oficinas administrativas del Congreso, donde se le sugerirá alguna empresa de resguardo, de las que forman parte de nuestra cartera de proveedores de servicio. Es muy importante seguir las disposiciones de seguridad indicadas en el reglamento y en el sitio del evento para proteger equipos pequeños de valor como laptop, celulares, portafolios, etc., inclusive durante los horarios de exposición, ya que son artículos de fácil robo. CONTRATE O AMPLÍE SU SEGURO PARA DAÑOS O ROBO DE TODO EL EQUIPO DE VALOR A USAR O EXHIBIR EN EL EVENTO. MONTAJE La entrada para montaje y desmontaje será por la zona de carga y descarga, por el estacionamiento, el día 15 de octubre de 2014, a partir de las 21:00 hrs. El día 16 de octubre de 2014 a las 8:00 hrs., daremos por terminado el montaje de la exposición y a partir de esa hora, no se permitirá el ingreso de ningún material y/o equipo a la zona de exhibición, ya que permanecerá cerrada para la limpieza general. Durante los días de montaje, estará presente el Staff del Comité Organizador, de 21:00 a 24:00 hrs. GAFETES Usted podrá recoger sus gafetes el día 15 de octubre de 2014 de 21:00 hrs. en las oficinas del Congreso ( solo se autorizaran tres por empresa). LIMPIEZA Le recordamos que el Comité Organizador, no proporciona el servicio de limpieza dentro de los stands, únicamente de la zona general de exposición, por lo que todo expositor es responsable de la limpieza dentro de su stand. Le recordamos prever esto con oportunidad. 2 El día 16 de octubre de 2014 a las 8:00 hrs. se dará por terminado el montaje y decoración de stands. Les rogamos remover la basura y cajas vacías hacia los pasillos, para que puedan ser retirados por el personal de limpieza general. HORARIOS DE LA EXPOSICIÓN La exposición, estará abierta los días 16, 17, 18 de octubre de 2014 de 9:00 hrs. a 18:00 hrs. Un representante de su stand, deberá de llegar media hora antes de que abra la exposición al público y permanecer atendiendo el mismo hasta el cierre de la exposición. Queda estrictamente prohibido cerrar el stand durante el horario de exposición, en caso de que se incurra en esta falta, el Comité Organizador, determinará la sanción correspondiente. TAQUILLA La admisión general será sin costo alguno. DESMONTAJE El desmontaje iniciará el sábado 18 de octubre de 2014 partir de las 18:00 hrs. hasta las 20:00 hrs. durante este periodo solamente se permitirá retirar todos los artículos de valor y elementos que no requieran maniobras especiales Queda estrictamente prohibido, realizar maniobras de desmontaje durante el horario de exposición, en caso de incurrir en esta falta, el Comité Organizador, determinará la sanción correspondiente. Después de las 20:00 hrs. del 18 de octubre de 2014, el Comité Organizador, retirará el dispositivo de seguridad y quedará bajo su criterio proceder a retirar cualquier material y equipo con cargo al expositor. ESTACIONAMIENTO El Hotel del Rey Inn, cuenta con capacidad para más de 500 automóviles, el cual no tiene costo alguno. El lugar asignado para el transporte de carga de los expositores, es el estacionamiento “C”, que se encuentra ubicado en la parte posterior de la zona de convenciones, el cual estará debidamente señalizado. 3 Queda estrictamente prohibido, estacionar vehículos de carga de los expositores en el estacionamiento “A”, en el caso de omitir esta recomendación, el Comité Organizador, se reserva el derecho de retirarlo del lugar y no se hace responsable de los daños que pudiesen sufrir durante su traslado. ALIMENTOS Y BEBIDAS Para su comodidad el Hotel del Rey Inn cuenta con Restaurante, cuenta con una zona de alimentos ubicada en el acceso principal. COSTO DEL STAND Queda estrictamente prohibido: - La adquisición de un stand por dos empresas o más. Así mismo el subarrendamiento de stand a otra empresa. - La adjudicación de los stands será como lleguen las fichas de depósito y no hay negociación a favor de alguna casa comercial. - No se aceptan reclamos después de haber montado el stand, por lo que se les solicita haga llegar por escrito si desea mamparas o si su empresa se responsabilizara del stand y solo requieren el uso de suelo. - El costo del stand es de $ 25.000 pesos hasta el 30 de agosto, después es de 35,000 pesos, por lo que existen diversos tamaños de stand para sus necesidades de cada empresa. “INTERNATIONAL MEETING ON WOMEN´S CANCER” Agradeceremos enviar el su ficha de depósito de transferencia bancaria a nombre del CENTRO MEXICANO DE LUCHA CONTRA EL CANCER DE LA MUJER, BANCO BANAMEX CUENTA:2840144 SUCURSAL 7000 7000 Para transferencias inter bancarias clabe: 002420700028401446 www.cancermujer.org [email protected] Toluca, Estado de México Tels. (722) 541 84 58 o cel. 044 55 29 50 84 67 4