20140326 CR Réunion

Compte-rendu de la réunion ACDB du 26 mars2014
Présents
Jean Pierre JOURNEAU – Hervé SAVARY – Jérôme LE BLEVENNEC – Brigitte JOURNEAU – Bernard LEGAC
– Bernard LE GALLIC – Lydia LE GALLIC – Cyrille HERVE, Pierre LE PECHEUR, Pascal FEVRIER, Yvon
GUEZINGAR, Pierrick QUERRET, Nathalie BLANDIN (OJC), Patrick PERSIN.
ExcuséS : Michel GILLET Françoise FABLET
SECURITE EN MER
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Dossier maritime à terminer
Bateaux de sécurité : 3 zodiacs avec Michel Gillet + 11
Bateaux accompagnateurs : 7
Bateau Presse : 1(Plus belles baies du monde)
Bateaux comité : voir avec la Mouette Sinagote, SRV, Guy touraux , Baleinière de Cyrille et
Pascal.
Bateaux traditionnels : Sinagots, Belle de Vilaine, le Biche
Matériel régate :
Accord pour 3 bouées avec le Conseil Général, voir avec la Mouette Sinagote, Toulindac et SRV
pour d’autres bouées.
HEBERGEMENT
Hervé a relancé les participants à la réunion des bénévoles qui devaient fournir une liste de volontaires
pour fin Mars, seules quelques réponses sont parvenues à ce jour.
Philippe DENIAU (adhérent VPGM) met à notre disposition 3 chapiteaux supplémentaires.
Hébergement AC : Bernard LE GAC a envoyé un courrier au responsable du matériel de ST CYR
COETQUIDAN pour obtenir des tentes afin d’héberger les équipages de l’AC. Une option a été posée
pour la location de 36 tentes Garden au cas où l’armée ne puisse nous fournir les équipements
demandés, cela représenterait un coût de 12700€.
Sanitaires
Afin de compléter l’équipement en sanitaires et économiser la location d’un bungalow, Bernard LE
GALLIC propose d’acheter 6 petits lavabos avec tout le nécessaire pour leur installation pour un
montant de 300€, sa proposition a été acceptée à l’unanimité. Les blocs douches et WC ont été
réservés.
SECURITE A TERRE
Rendre le dossier à la préfecture pour fin Avril.
Infirmerie : Une équipe va être constituée, Bernard LE GAC connait quelques personnes susceptibles
de se porter volontaires.
La mairie de Séné prêtera un défibrillateur.
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Sécurité des installations :
Une surveillance des installations est prévue avec des bénévoles pour la journée, par contre Jean Pierre
s’interroge à propos de la nécessité d’un gardiennage pour la nuit , une réflexion doit être menée.
RESTAURATION
.4 traiteurs ont répondu à l’appel d’offres lancé par Pierre. C’est la société ANSAMBLE qui a été choisie,
pour un tarif journalier de 17,42€, elle s’est engagée à acheter le pain dans les boulangeries de Séné.
INTERPRETES
Une réunion est prévue à la Villeneuve le jeudi 24 avril avec Fanch et les interprètes qui se sont portés
volontaires
Mac Alister trustee responsable des épreuves sur l’eau assistera à cette rencontre
PRESSE MEDIA
Salon Nautique :Jean Pierre, Cyrille et Nathalie ont pu présenter l’AC et le DB dimanche dernier au
salon nautique, ils sont passés ensuite distribuer des plaquettes dans les stands où ils ont reçu un bon
accueil, il faut relancer ces exposants.
Conférence de Presse
Elle aura lieu mardi 8 Avril à 11h30 à l’Office du tourisme, les participants sont conviés à un repas au
restaurant A L’AISE BREIZH. Si tous les frais liés à cette conférence sont pris en charge par l’Office de
Tourisme de Vannes, l’organisation matérielle de cet évènement nous incombe, et un gros travail reste
à faire avant le 8 Avril.
Contacter les participants :
1. La presse
Bernard Le GAC envoie une liste
La semaine du Golfe nous transmet son fichier
Il faut envoyer une invitation aux différents médias et les relancer par téléphone, ce travail ne peut
être assuré par une seule personne, il faut se répartir les tâches.
2. Les institutionnels :
Inviter :
 Communauté d’Agglo de Vannes
 Communauté d’Agglo du Pays de Rhuys
 Conseil Général
 Mairie de Vannes
 Mairie de Séné
 Les futurs partenaires
On pourrait profiter de cette occasion pour signer une convention de partenariat après le repas.
2
Jean Pierre prépare le document, Bernard LE GAC transmet la liste des partenaires à contacter,
3. Autres invités :
 Jakez KEROAS et Anne BURLAT
 Les plus belles baies du monde
Organisation pratique :
 2 yoles seront présentées : Mor Bihan à flot devant l’Office du Tourisme et An Erminig sur
remorque
 Décoration de l’office du tourisme avec des voiles et des maquettes de yoles.
 Prévoir des grandes banderoles
 L’affiche de l’évènement doit être prête, le recours à un artiste pour la conception était
envisagé, Bernard LE GALLIC a une proposition à 600€ mais compte tenu de l’urgence, Nathalie
propose de la réaliser au sein d’OJC à partir d’une photo
 Nathalie propose de s’occuper de l’organisation de la conférence de presse, (donner le plan
global avec quelques lignes à insérer). OJC s’occupe des roll ups.
l
Site internet
OJC prévoit un espace sur le site qui sera dédié à la presse afin qu’elle puisse directement télécharger
les articles et les photos.
Une mise à jour du site est prévue avec la liste des inscrits.
On va pouvoir ajouter le règlement de l’AC traduit.
Il faudrait traduire le site en Anglais (répartir le travail entre les différents anglicistes).
Pour mettre des infos sur le site, contacter Nathalie.
Facebook
Demander à ajouter l’ACDB sur la page de la Semaine du Golfe.
Médias
Bernard LE GAC a eu un contact avec le Télégramme pour un partenariat, il doit contacter Ouest France
avant de signer avec le Télégramme.
Affichage
Nathalie propose les services de la Société Octave de ST Gravé qui pourrait pour un coût de 400 € HT,
diffuser 100 affiches sur les bandeaux magnétiques des commerces vannetais. Cette société pourrait
distribuer des affiches et des tracts dans 200 lieux de dépôts. L’objectif de cette communication auprès
du grand public serait de ramener le maximum de monde à la cérémonie d’ouverture, la question qui
se pose : est-il nécessaire de faire des dépenses pour des flyers ?
Communication pendant l’évènement
 Un bateau affrété par les plus belles baies du monde sera à la disposition des journalistes
 Un autre bateau serait nécessaire pour transporter les sponsors (André Yvette ?)
 Nathalie va appeler Monsieur BELER obtenir l’autorisation de laisser une yole sur le port de
Vannes, avec une voile avec la mention « ATLANTIC CHALLENGE » pendant la durée de
l’évènement.
3
RELATIONS INSTITUTIONS
Pascal doit relancer Olivier Gicquel au Conseil Général au sujet de la subvention.
PARTENARIAT
Région
Notre première demande s’était soldée par un refus, Bernard LE GAC doit appeler Jean Yves LE DRIAN ,
Patrick peut contacter Monsieur BURLOT.
Sponsors
125 dossiers ont été envoyés, nous avons reçu à ce jour 10 réponses négatives, il est nécessaire de
relancer les entreprises qui n’ont pas répondu.
Actuellement nous avons des engagements de la part de
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Intermarché : ristourne sur l’essence, fourniture de bouteilles d’eau et de jus d’orange
Ansamble : 3000 €
V&B et Lancelot: remise sur les prix des fûts de bière, fûts gratuits, Cocas gratuits, ristournes
ce qui représente un gain de 3000€. LANCELOT financerait des eco gobelets avec logos VPGM
et AC (Bernard LE GALLIC cherche un fournisseur pour 3000 gobelets) , ce sponsor financerait
les sets de table avec le programme de la manifestation et le distribuerait à ses clients
restaurateurs.
GDF : 1000€
EDF : Patrick attend une réponse.
ANIMATION
Musique
Voir programme détaillé en annexe
Demander des pupitres et des chaises à la mairie de Vannes pour le Bagad
Jérôme s’occupe de la sono, une sono puissante est exigée par le groupe Korriganned
Autres animations
ASSOCOS, peut nous louer des jeux en bois géants du lundi au vendredi pour 500€, il faut prévoir un
véhicule pour aller les chercher à Ploermel et une tente à l’école de Langle pour les stocker
Voiles rouges
Initialement l’ACDB devait se terminer avec la fête des voiles rouges à Port Anna, l’Association des
Amis de Port Anna prenait le relai la samedi soir avec un repas de morgates et l’animation. Ce projet
est compromis, l’Association des Amis de Port Anna souhaite repousser sa manifestation d’une
semaine, invoquant les problèmes logistiques posés par un trop grand nombre de participants. La
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mairie de Séné souhaite maintenir la fête, une réunion est prévue à la mairie avec les représentants
de Port Anna Mardi 1er avril vers 18h – 18h30.
OBJETS DERIVES
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OJC proposer un modèle de tee shirt.
Brigitte a contacté MOUSQUETON pour les vareuses
DEFI BRETON : PIERRICK YVON
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Les bulletins de participation sont prêts, ils vont être diffusés par Pierrick et Yvon
Un tableau avec les dates et heures d’arrivée est prévu
Pierrick et Yvon doivent envoyer la programmation
Contacter Monsieur PERRODO à la mairie de Sarzeau pour l’organisation de l’étape du LOGEO
Voir l’organisation sur le port de Vannes pour l’arrivée des yoles
Envoyer documents à Bruno BUREL – Direction du Tourisme Pays de Rhuys
Repas :
 Pierre veut connaître le nombre de participants (tableau à remplir avec le nombre de repas
par jour), la participation sera de 18€ par jour.
 Pierrick va regrouper le nombre de participants par bateaux et le transmettra à Pierre avec le
nom du référent,
 Prévoir une rencontre avec Hervé, Bernard LE GALLIC, Pierre, Pierrick et Yvon pour finaliser
l’organisation du Défi Breton.
DIVERS
 Pascal s’occupe du mouillage du Biche qui devrait être présent au début de la manifestation
Prochaine réunion :
Mercredi 16 avril à 20 h (salle jaune – maison des associations à Séné)
Présence de tous indispensable
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Programme de l’animation musicale
(copie du mail transmis par Jérôme)
Samedi 19 Inauguration Port de Vannes
Bagad d'Auray 1250€ (-250€) ---défilé+statique avant et après discours (prévoir boissons pour
bagad à vannes) réponse marie OK
Cercle celtique séné 250€
début d'après-midi (avant et pendant bagad d'Auraydanseurs?)
bernard OK
sono pour discours fournie par la mairie de vannes/pas de sono pour musiciens
Samedi 19 soir a séné aci
Les copains sinagots chants de marins 200€ (apéro arrivée des yoles) 20
personnes
bernardcontrat???
Musiciens cercle séné OK début de fest noz 1/2h
couple/korrig/couple/korrig------------------------------------------------1h du mat
Korriganed fest noz 680€ --------------------------------------------------- bernardOK ------------------------------------------------fiche tech2012 a voir
couple de sonneurs 200€ (-100€) Freres Mahévas lokoal-mendon-----------OK----------------------------------------------------fich tech 3 micros
louer grosse sono +1 pers.
Dimanche 20
taillevent chants de marins 400€ (apéro arrivée des yoles)--- sono HK+1 pers. ----------- bernard
contrat?-----------------fiche tech ok
Les Tendus du Swing 500€ manouche Balkans------------------------------------------------ sono HK+1
pers.
fiche tech OK
Lundi 21
soirée reggae 500€ ----------------(soirée matelotage fin a 21h pas de groupe???)----- sono HK+1
pers.
tel fred ok+fiche tech
Mardi 22
Gwir 300€ (-100€) celtik
-------------------------------------------------------------------sono HK+1 pers.
fich tech OK
Mercredi 23
Grass'mat Project 300€ klezmer------------------sono HK+1 pers.-----------------------------------------------------------------fich tech a faire voir dam
Jeudi 24 déplacement du podium ACI
---------------------------Défi breton??????? rien
Madéo 500€ fest noz musik du monde aci --- louer sono +1 pers. ----------------------------------------------------------------------fich tech ok
Vendredi 25
6
Zapéro 250€ chanson franç défi breton--- sono HK+ 1pers. ----------------------------------------------------------------------------fich tech voir dam
Little big swing 500€
ou reggae du lundi si matelotage
aci-- louer sono +1 pers
Samedi 26 cérémonie de clôture port de Vannes (ouverture des vannes 17h30mn)
Fanfare L'usine à canards 400€ (-100€) ou KLEZMER + repas
déambulation+statique
sur la cale------------------- attente reponse baloo
Samedi 26 Port Anna en soirée
remise de prix sur podium port anna----------- sono voiles rouges???????????????------------ cercle
celtique de Séné costume statique
refanfare de l'après midi à port Anna?????
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Fête des voiles rouges programmation indépendante (Sacrée bordée+bob et mimosa)
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------prévoir budget sono+sonorisateur Thibaut/dam/oliv???
Sono Samedi Philippe GUILLO Korriganed-Berrien 56300 KERGRIST 02 97 39 67 71 ou 06 07
97 08 23
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