Maîtrise documentaire

GROUPE TECHNIQUE QUALITE
Réunion du 10 février 2014
Référence
CR_QUAL_GTQ_28
Révision
00
Date d’application
11/03/2014
Version
00
Suivi des modifications
Révision Modifications
Auteurs
Date
Validation
Vérifié
19/02/14
Validé
Date
Rédigé
14/02/14
Auteurs
LJ/CC
MH/GS/NS
GTQ
11/03/2014
Présents : MONIQUE HERLEDAN, GILLES SAUVAGET, MANUELLA POUTE, NATHALIE SOURDAINE
Absents/excusé(e)s : AUDREY MARTAIL SARAH KITAR, SABRINA GRENIER, LAURENT CARBONNIER
Membres du QUAL : CHRISTIAN CHAUVIGNE, LAURENCE JOUXTEL
Ordre du jour prévu :
I.
II.
Validation du compte-rendu de la réunion du 9 janvier 2014
Suite du traitement de la première proposition d’amélioration reçue sur la boite mail
[email protected]
III.
IV.
Point sur l’organisation de la sensibilisation des services à l’égard du formulaire de demandes
d’amélioration de la qualité
Comités pédagogiques, conseils d’orientation et conseils de coordination des formations :
échanges au vue du bilan de la tenue des réunions et de l’existence des comptes rendus
Sommaire
1. Validation du compte-rendu de la réunion du 9 janvier 2014
2. Suite du traitement de la première proposition d’amélioration reçue sur la boite mail
[email protected]
3. Point sur l’organisation de la sensibilisation des services à l’égard du formulaire de demandes
d’amélioration de la qualité
4. Analyse de la diffusion et de l’accessibilité des comptes rendus de Conseils des formations,
Comités pédagogiques, conseils d’orientation et conseils de coordination des formations
5. L’accessibilité à l’information
6. Les listes de diffusion
1.
Validation du compte-rendu de la réunion du 9 janvier 2014
Le compte-rendu est validé sans modifications.
2.
Suite du traitement de la première proposition d’amélioration reçue sur
la boite mail [email protected]
Christian Chauvigné a rencontré Véronique Surel afin de lui exposer deux aspects soulevés par la
proposition d’amélioration de l’agent :
1. les offres de logements à loyer modéré gérés par la préfecture et réservés aux
fonctionnaires :
CR_QUAL_GTQ_28.docm
1/5
L’aide au logement fait bien partie des services pilotés par la DRH (les dossiers sont montés
en partenariat avec l’assistante sociale). Une information figure sur l’intranet
http://intranet.ehesp.fr/les-ressources-humaines/prestations-sociales/#logement L’agent
méconnaissait cette information puisqu’il n’a pas contacté la DRH. Il faudrait sans doute que
la DRH valorise plus ce service qui a déjà aidé beaucoup d’agents, en l’indiquant, par exemple,
dans le livret d’accueil (support : clé USB) – vérifier l’état d’avancement de ce livret.
2. la question de la garantie de la continuité de service :
Cette garantie est déjà apportée par la DRH : lors du départ d’un agent, la fiche de poste
permet de s’assurer que les fonctions qu’il occupait sont bien transmises à son remplaçant ou
de redistribuer ces fonctions dans le cadre d’une nouvelle configuration des postes.
L’anticipation des changements permet de redistribuer les fonctions en tenant compte de
l’analyse de l’ensemble des postes en lien avec la production de fiches de poste.
Le GTQ considère que la demande est traitée à son niveau. Le QUAL concluera l’action par un mail à
l’agent afin de l’informer des suites données à sa demande.
Du fait de l’existence de deux boites mail (QUAL et CHSCT), Christian Chauvigné va prendre contact
avec la DRH pour l’alerter sur le risque du traitement d’un même dossier par le GTQ et le CHSCT en
tenant compte de la possibilité pour le GTQ de renvoyer les demandes liées à la sécurité et à l’hygiène
vers le CHSCT. Il est rappelé que le QUAL n’intervient que sur des questions touchant à
l’organisation.
3.
Point sur l’organisation de la sensibilisation des services à l’égard du
formulaire de demandes d’amélioration de la qualité
Monique Herledan a présenté le formulaire aux agents du DSIT qui l’ont plutôt bien reçu. Deux
questionnements ont été exprimés :
 Le choix du comité à solliciter (CHSct ou GTQ ?) lors d’une demande
Le GTQ traite des questions de type organisationnel alors que le CHSct traite des questions
individuelles.
 Le risque de la « porte ouverte » aux doléances
Le système de filtre et la nécessité de formuler les demandes de manière très précise et située
minimise ce risque. D’autre part, le GTQ peut refuser de traiter une demande s’il estime que cela
ne correspond pas à ses missions.
Sarah Kitar a reporté la présentation faute d’avoir eu l’argumentaire au moment de la tenue de la
dernière réunion de la DRIP.
Manuella Pouté a transféré l’info à l’assistante de l’Observatoire de la qualité des formations en
prévision d’un échange.
Christian Chauvigné propose de passer l’information à la DRI.
Il est rappelé que les responsables doivent transmettre l’information aux agents qui n’assistent pas
aux réunions.
Concernant les sites parisiens (y compris la MSSH), une visioconférence à partir du site de Broussais
pourra être une alternative à un déplacement sur Paris.
SERVICES PRINCIPAUX
Agence comptable
DE
(prochaine réunion fin avril)
Dépt EPIBIOSTAT
Dépt DSET&GS
Dépt IdM
Dépt SHSC
PORTE-PAROLES
G Sauvaget
SERVICES auxiliaires
Coordination formations
diplomantes et MPH, filières,
préparation concours
Dépt DSIP
Direction
Direction des finances
et du contrôle de gestion
DRH
DRI
Christian Chauvigné
DRIP
S Kitar avec un membre du GTQ
GEC
N Sourdaine et L Carbonnier
LERES
Sites parisiens + MSSH (en
visio conférence)
Presses EHESP
A Martail
Christian Chauvigné
SG
N Sourdaine et L Carbonnier
DSIT
Observatoire de la qualité des
formations
Direction du contrôle interne
et de la certification
des comptes
Direction du développement
et de la Formation Continue
M Herlédan
4.
BDSP, bureau aide aux contrats,
dispositif mémoires,
développement et innovation
pédagogique, réseau doctoral,
documentation, multimédia
Reprographie, courrier,
hôtellerie, logistique,
restauration,
QUAL, bureau des projets,
Dircom, GEC, Gestion
patrimoine, archives, service
juridique, cellule marchés,
SCOL, service formation,
gestion inscriptions, service
scolarité et vie des élèves,
gestion des élèves, siscole
M Pouté
Analyse de la diffusion et de l’accessibilité des comptes-rendus de conseil
des formations, comité de coordination des formations, comités
pédagogiques des formations, conseils d’orientation des formations
Christian Chauvigné présente les différentes instances de régulation de la formation dans la
perspective de vérifier leur niveau de diffusion et d’accessibilité.
•
Le conseil des formations (Décret du 7 décembre 2006)
•
•
Le comité de coordination des formations (Règlement intérieur)
•
•
Est consulté sur l’offre de formation et les créations et suppressions de diplômes, le
règlement de scolarité qui comprend les modalités de contrôle des connaissances, le
règlement intérieur de l’école, la répartition des enseignements
Evalue la pertinence de l’offre de formation, assure la cohérence de l'offre de formation
appuyée par la veille prospective, est garant de la transversalité des enseignements, est
garant de la cohérence de l'adossement des formations à la recherche, instruit les
dossiers sur l’évolution de l’offre de formation
Les comités pédagogiques des formations (Règlement intérieur)
•
Organisent la co-construction effective des programmes de formation
•
Les conseils d’orientation des formations (Règlement intérieur)
•
Assurent le lien entre les formations délivrées par l’Ecole et les parties prenantes
Constats sur le fonctionnement des instances :
 Pas de réunions des comités pédagogiques et conseils d’orientation pour certaines formations :
Certaines formations, autant statutaires que diplomantes, n’ont pas respecté la prescription
indiquée dans le règlement intérieur, concernant la tenue des comités pédagogiques et conseils
d’orientation. La réalité n’est pas conforme à la règle. C’est une préoccupation du fait du défaut de
traçabilité.
Un certain nombre de formations de type Master ont mis en place des réunions d’équipe
(équivalentes aux comités pédagogiques). Par contre, il n’y a pas eu de réunions de conseils
d’orientation, ce qui cohérent puisque ces formations ne sont pas axées sur un métier en tant que
tel, ni sur un public précis. Sur ce point, la politique du Ministère de l’éducation nationale, de
l’enseignement supérieur et de la recherche évolue ; l’insertion professionnelle est devenue un
des objectifs du Ministère qui a prévu la mise en place de comités de
perfectionnement impliquant des employeurs susceptibles de donner leur avis sur les
formations.
 Il existe un manque au niveau des circuits de décision :
Les sujets ont bien été traités par le comité de coordination des formations mais les décisions
n’ont pas toujours été suivies d’actions malgré les solutions apportées par les groupes de travail.
La mise en œuvre concrète des décisions n’est pas effective. L’exemple des syllabus (fiches
descriptives des UE) est emblématique : alors que la démarche est engagée depuis trois ans et
qu’elle a été soutenue par des réflexions menées au sein du CCF à plusieurs reprises, l’ensemble
des syllabus n’est pas produit à ce jour. L’inventaire reste à faire. Le projet SISCOL a pu freiner le
processus mais ce n’est sans doute pas la seule raison.
 Le lien entre les comités et les conseils n’est pas effectif :
Le règlement intérieur prévoit que « le comité de coordination des formations rapporte au
conseil des formations pour ce qui concerne ses travaux. Il s’appuie sur les travaux menés par les
comités pédagogiques de formation et les conseils d’orientation des formations » Dans les faits,
les travaux des instances ne sont pas articulés.
Constats sur la diffusion et l’accessibilité des conptes-rendus de ces instances :
Les comptes-rendus sont diffusés aux participants de ces instances.
L’accessibilité varie selon les instances :
CF : intranet avec un délai de 3 mois
CCF : groupe de travail W, docinterDER, instances, CCE-CCF, avec un délai de 2 mois
Aucun accès pour les autres instances
Or, les enseignants doivent pouvoir accéder facilement aux informations figurant dans les compterendus des réunions de ces instances.
5.
L’accessibilité à l’information
On constate une réelle amélioration de l’accès à l’information à l’école. Il faut continuer dans ce sens
en mettant systématiquement l’information (autre que celle à caractère confidentiel) à disposition de
tous.
La communication passe aussi par la vulgarisation par les directeurs et les responsables des services.
A noter la démarche initiée par la Dircom vers les nouveaux arrivants :
http://intranet.ehesp.fr/2013/06/18/accueil-des-nouveaux-arrivants/
Accueil > Ecole > Accueil des nouveaux arrivants
ACCUEIL DES NOUVEAUX ARRIVANTS
Afin de présenter les outils d’information référents pour le personnel, la DirCom a élaboré et proposé d’envoyer un
message de bienvenue sur la boîte mail de tout nouvel arrivant. Le nouvel arrivant trouvera ainsi dès son arrivée, les
liens vers les sources et principales thématiques d’information disponibles en ligne.
Découvrez le message de bienvenue !
Date de publication : 2 juillet 2013
6.
Les listes de diffusion
Beaucoup de personnes à l’école souhaiteraient bénéficier de listes de diffusion à jour et actualisées
sur des groupes tels que les enseignants, les services, les instances...
L’aspect technique pour créer ces listes ne pose pas de difficultés grâce à des outils comme Outlook
ou l’annuaire.
Par contre, il faut savoir répondre à des questions telles que : comment et par qui est prise la
décision de créer un liste ?, vers qui ?, qui les gère ?...
7.
Les
La prochaine réunion permettra de faire le point sur la sensibilisation des services sur la boite mail et
de continuer la réflexion sur le fonctionnement interne.

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