141215-XT-Notice DADS 2014

Campagne DADS 2014
Notice
Auteurs : Lavinia Avram et Xavier Théoleyre
15/12/2014
Table des matières
Accéder à l’inscription/désinscription DADS
P3
Processus Rue de la Paye
P7
Connaitre les différents types de DADS
P8
Comment lire une DADS PDF
P13
Nouveautés DADS 2015
P21
2
Page d’accueil de l’interface
Pour accéder aux DADS,
depuis le site
www.ruedelapaye.com,
cliquez sur Espace client
en haut à droite de la page.
Cliquez sur connexion et
entrez vos identifiants.
Vous accédez à la page
d’accueil.
Le module Déclaratif
permet la gestion des
DUCS et DADS
3
Inscription / Désinscription
Tous les dossiers sont
inscrits par défaut à la
DADS
La désinscription sera
disponible du 12
décembre au 5 janvier.
Inscrire / désinscrire tous
les organismes du dossier
Inscrire ou réinscrire (un
motif à renseigner).
Désinscrire un organisme
(un motif à renseigner)
Non éligible à la DADS
4
Module DADS
Accédez aux DADS en cliquant
sur Déclaratif puis DADS dans
la barre de menu
Dads à valider
Consulter la DADS
Dads modifiée
En cliquant sur A valider,
visualisez la DADS :
valider la DADS
Demander une
modification en
Une fenêtre s’affiche pour
recueillir votre demande de
modification
5
Module DADS
En cliquant sur le numéro de
dossier ou Détails vous
accédez à la page suivante :
Sur cette page, vous
visualisez l’état d’avancement
de l’ensemble des DADS en
cours pour une société.
La colonne
vous renseigne sur l’étape en
cours pour chaque DADS.
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Processus Rue de la Paye
COURRIER
LECTURE
Processus Rue de la Paye
FACTURE A
ECHEANCE
VERIFICATION
LISTE DES
DADS
INSCRITES
VERIFICATION
LISTE DES
CAISSES
VERIFICATION
SHEMA
FONCTIONNEL
EXPLICATIF
DADS
REPONSES
AUX
QUESTIONS
VALIDATION
GESTION
DES AVOIRS
PAIEMENT
REPONSES
AUX
QUESTIONS
VALIDATION
PRODUCTION
DADS
VERIFICATION
48 H après mail
RDLP
REPONSES
AUX
QUESTIONS
VALIDATION
GESTION
DES MISES
A JOUR
ENVOIS ET
GESTION DES
RETOURS
LECTURE
LECTURE
DATE LIMITE DE
DESINSCRIPTION
5 JANVIER 2015
7
Via le portail :
net-entreprise.fr
: réception des
accusés de
réception et des
messages.
Désinscription jusqu’au 5 janvier 2015
Jusqu’au 5 janvier 2015, vous pouvez vous désinscrire et vous réinscrire en déclarant à chaque fois le motif. Les
désinscriptions faites après le 5 janvier 2015 engendrerons des coûts qui vous seront facturés forfaitairement à
hauteur du tarif de vos DadsU.
Nous vous rappelons que la DADS est une formalité obligatoire et qu’une éventuelle désinscription ne devrait-être
motivée que par une information incomplète ou qui n’aurait pas été communiquée à nos gestionnaires, une erreur
de nos services.... N’hésitez pas à contacter Rue de la Paye en cas de doute.
Comment se désinscrire ?
Sur l’interface de Rue de la Paye (écrans disponibles à partir du 12 décembre).
Validation DADS
Après la réalisation de votre DADS, vous serez informés par mail. La déclaration mise à votre disposition sur le
site. Vous devrez la valider ou demander des modifications dans un délai de 5 jours ouvrés après réception. A
défaut, la validation sera automatique. Votre DADS est ensuite envoyée sur net-entreprises puis aux organismes
destinataires.
Paiement de la facture
Le paiement est à réception de facture. Les avoirs correspondants aux désinscriptions vous seront adressés avec
la facture du mois de février 2015.
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Connaitre les différents types de DADS
DADS
DADS TDS
DADS IRC
Centre TDS
Institutions
de retraite
DADS IP
Institutions de
prévoyance
adhérentes au
CTIP, mutuelle
(FNMP),
assurances
(FFSA)
DADS
Honoraires
DADS
CI-BTP
Caisse des
impôts
Caisse de
CP BTP
Type DADS: Echéance:
Caractère obligatoire ?
TDS
31 janvier
Oui, pour toutes les entreprises.
IRC
31 janvier
Oui, pour toutes les entreprises.
IP
31 janvier
CI-BTP
30 avril (traitement après 31mars)
Honoraires
30 avril (sur demande avant le 31 mars)
Toutes les entreprises qui emploient des cadres. Toutes les entreprises qui
cotisent à un organisme de prévoyance ou de mutuelle ou d’assurances.
Si adhésion à une caisse de BTP et accord EDIC (voir les détails dans les
pages suivantes).
En cas de versement d’honoraires, veuillez faire votre demande d’inscription
en mars.
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Connaitre les différents types de DADS
DADS
Déclaration Annuelle de Données Sociale. Formalité déclarative obligatoire pour toutes les entreprises relevant du
régime général et des collectivités publiques.
N4DS
La N4DS (Norme pour les Déclarations Dématérialisées Des Données Sociales) est la norme qui remplace la
DADS-U. La DADS-U reste d’actualité, mais depuis janvier 2012, elle passe par la norme 4DS. On parle donc de
fichiers DADS-U (TDS, IRC, IP-prévoyance, mutuelle, assurances) qui respectent la norme 4DS.
DADS TDS
La Déclaration Annuelles de Donnés Sociales de type Transfert de Donnés Sociales est la plus importante des
déclarations obligatoires. A destination de la Caisse Nationale Assurances Vieillesse, elle est utilisée à la fois pour
le calcul des points de retraite des salariés et pour le pré remplissage des déclarations d’impôts des salariés.
DADS IRC
Déclaration obligatoire qui va permettre à l’organisme de retraite de calculer les points de retraite par salarié mais
aussi de vérifier la validité des déclarations trimestrielles de charges sociales. Par comparaison avec les DUCS,
les caisses ont la possibilité de régulariser le compte de la société pour l'année de validité.
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Connaitre les différents types de DADS
DADS IP
une obligation déclarative des entreprises qui sont tenues de déclarer :
le total des bases soumises à des cotisations de prévoyance, mais aussi les cotisations dues par la partie
salariale. Les données déclarées sont à destination des institutions de prévoyance adhérentes du Centre
Technique des Institutions de Prévoyance CTIP).
le total des bases soumises à des cotisations de mutuelle. Les données déclarées sont régis en collaboration
avec la Fédération Nationale de la Mutualité Française.
le total des bases soumises à des cotisations destinées à des caisses d’assurances adhérentes à la FFSA
(Fédération Française des Sociétés d’Assurances). Toutes les entreprises ne sont pas soumises à cette
obligation (la prévoyance cadre est obligatoire).
DADS CI-BTP
Pour les entreprises qui cotisent à la caisse des Congés Payés Intempéries BTP. Une DADS CI-BTP sera validée
par l’institution destinataire seulement si une Convention EDIC (Echanges de Données Informatisées pour la
gestion de Congés Payés) a été déjà signée entre l’entreprise et le CNETP (Caisse Nationale des Entrepreneurs
de Travaux Publics). Ces déclarations pourront être produites à compter du 1er avril de l’année en cours (donc
après la clôture de congés payes intempéries BTP). La période de déclaration s'écoule du 31 mars au plus tard le
30 avril (les dates limites des déclarations annuelles, trimestrielles ou mensuelles sont plus précisément définies
dans le règlement intérieur de chaque caisse CI-BTP. Après la réalisation de la DADS CI-BTP par Rue de la Paye,
chaque client a l’obligation de saisir sur le site de sa caisse de CP BTP les dates de congés payés bâtiment pour
ses salariés. Attention : Si antérieurement la société n’a pas conclu avec le CNETP (Caisse Nationale des
Entrepreneurs de Travaux Publics) une Convention EDIC (Echanges de Données Informatisées pour la gestion de
Congés Payés), les DADS CI-BTP ne seront pas validées par la caisse destinataire (même si nous les avons
transmis en respectant le délai imposé).
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Connaitre les différents types de DADS
DADS HONORAIRES
La déclaration DADS Honoraires (aussi nommée DADS2) doit être souscrite par toute personne physique ou
morale qui, à l'occasion de l'exercice de sa profession, verse à des bénéficiaires des commissions, courtages,
ristournes commerciales ou autres, vacations, honoraires occasionnels ou non, gratifications et autres
rémunérations. Cette déclaration vise également les droits d'auteur et d'inventeur. La période de déclaration c’est
au plus tard le 30 avril pour les sociétés dont l’exercice coïncide avec l’année civile. Pour les sociétés avec un
exercice comptable décalé, la DADS Honoraires doit être déclarée avant les trois mois suivant la clôture de
l’exercice. Attention, les montants à déclarer sur les DADS2 sont TTC (Toutes Taxes Comprises).
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Premières rubriques de la DADS pdf
- L’année de validité de la DADS, l’année de la
période de déclaration, par exemple 2013 pour les
éléments de rémunération de l'année 2013.
- Le numéro d’affiliation à l’Urssaf ; selon l’Urssaf
où l’entreprise est affiliée, la DADS sera dirigée
une des CRAV (Paris, Clermont-Ferrand etc.).
Légende Premières rubriques de la DADS pdf :
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Informations liées à l’état civil du salarié
Le matricule du salarié dans l’entreprise, nom patronymique (le nom de famille ; si l’employée est mariée, le nom
de jeune fille), no° INSEE (le Numéro de Sécurité Sociale du salarié), l’adresse du salarié.
Attention : un salarié peut apparaitre sur plusieurs lignes sur la DADS pdf. Ce n’est pas une erreur, mais la
conséquence de changements sur sa Fiche Employé pendant l'année. En ajoutant les bases de ses périodes, le
total obtenu sera le même que dans le Tableau Récapitulatif annuel ou dans la Journal de paye de l’année.
Exemple :
Nous considérons le salarié Y, qui apparait sur 2 lignes et donc avec deux périodes.
Total Base CSG salarié Y (pdf) = Base CSG salarié Y période 1 (pdf) + Base CSG salarié Y période 2 (pdf) doit
être égale à sa base CSG du Journal de Paie annuel.
Nous procédons de la même manière pour vérifier ses autre bases (Totalité, Plafonnée, Base Brute Fiscale, Net
Imposable etc.).
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Informations liées à l’emploi
NBH Sal : Le nombre total d’heures travaillées durant l’année.
Attention : ne pas confondre la durée de travail contractuelle
affichée sur le pdf avec le nombre d’heures effectivement travaillées
par salariée.
Sur l'état préparatoire PDF le nombre d’heures correspond à la
rubrique du fichier txt S40.G15.00.022.001 - Temps du travail sur
l'année qui prend effectivement la durée de travail contractuelle.
Dans le fichier réel (txt – destiné aux caisses de cotisations) il existe
aussi la rubrique S40.G25.00.029 - Nombre d'heures travaillées
pour la période qui prend le nombre d'heures effectivement
travaillées par le salarié dans la période déclaré.
Etr : Si le salarié est de nationalité étrangère, la rubrique va prendre comme valeur la lettre « E ». Sinon, la rubrique reste vide.
CIPDZ : cette rubrique est à renseigner si le salarié a changé d'emploi au cours de la période. Valeurs : C : travail à temps
complet ; I : travail intermittent ; P : travail à temps partiel ; D : travail à domicile ; Z : si la ligne salarié ne se rapporte qu'à des
rappels d'années antérieures.
Emploi du …. Au … : La période dont le salarié a été présent dans l’entreprise.
Risque AT : Le code Risque Accident de travail.
Durée Mens : La durée mensuelle de travail.
Nature de l’emploi : La dénomination de l’emploi (par exemple, secrétaire etc.).
Qualification : La qualification du salarié (cadre, non cadre, non cadre – professionnalisation, apprenti, stagiaire, etc.).
Code emploi : Il s’agit du « Code INSEE des emplois ».
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Eléments de rémunération
Tous les éléments de rémunération sont à vérifier avec le journal de paye et le tableau récapitulatif de l’année
déclarée.
Sécurité Sociale, Rémunération annuelle
Base CSG : La base totale sur laquelle la cotisation CSG est assise. Attention lors de la vérification de la DADS
pdf: qui est composée de la CSG normale, mais aussi de la CSG sur les heures supplémentaire ou de la CSG sur
PEE, etc. La base CSG qui apparait sur la DADS correspond à la somme de ces bases CSG du journal de paye.
Totalité : Correspond à la base Urssaf Vieillesse Déplafonnée du journal de paye. Attention lors de la vérification
de la DADS pdf:
- Aux apprentis loi 1979 à compter du 2007 : nous déclarons la base forfaitaire des apprentis dans cette rubrique ;
- Aux apprentis loi 1987 à compter du 2007 : nous déclarons la base forfaitaire des apprentis dans cette rubrique ;
- Aux stagiaires dont la gratification annuelle est inferieure ou égale au seuil d'assujettissement : nous déclarons à
0 cette rubrique ;
- Aux stagiaires dont la gratification annuelle est supérieure au seuil d'assujettissement : nous déclarons la base
ayant servie au calcul de cotisations ;
- Aux ou le salarié bénéficie des exonérations, car il faut ajouter le montant exonérée au celui non exonérée.
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Limité au Plafond : La base Urssaf Vieillesse Déplafonnée. Attention lors de la vérification de la DADS pdf:
- Aux apprentis loi 1979 à compter du 2007 : nous déclarons la base forfaitaire;
- Aux apprentis loi 1987 à compter du 2007 : nous déclarons la base forfaitaire des apprentis;
- Aux stagiaires dont la gratification annuelle est inferieure ou égale au seuil d’assujettissement : nous déclarons
cette base à 0;
- Aux stagiaires dont la gratification annuelle est supérieure au seuil d'assujettissement : nous déclarons la base
ayant servie au calcul de cotisations ;
- Aux ou le salarié bénéficie des exonérations, car il faut ajouter le montant exonérée au celui non exonérée.
Mt Cas Part Sécu : Le montant de la base exonérée au paiement des cotisations. Attention lors de la vérification
de la DADS pdf: Dans cette case les bases forfaitaires des cas particuliers sont renseignées (exemple : apprentis,
CAE etc.).
Impôts – Rem Ann
E. Retr. : Avantages accordés au salarié dans le cadre d’un plan épargne entreprise.
Base BF : La base brute fiscale - Correspond à la totalité brute des rémunérations perçues au cours de l’année
(total salaire brut). La loi la définit comme étant le montant qui sert au calcul de la taxe sur les salaires. Pour les
cas particuliers, nous ne déclarons pas le salaire brut, mais la base forfaitaire dans cette rubrique. Attention lors de
la vérification de la DADS pdf:
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Impôts – Rem Ann
E. Retr. : Avantages accordés au salarié dans le cadre d’un plan épargne entreprise.
Base BF : La base brute fiscale - Correspond à la totalité brute des rémunérations perçues au cours de l’année
(total salaire brut). La loi la définit comme étant le montant qui sert au calcul de la taxe sur les salaires. Pour les
cas particuliers, nous ne déclarons pas le salaire brut, mais la base forfaitaire dans cette rubrique. Attention lors de
la vérification de la DADS pdf:
- Aux apprentis loi 1979 à compter du 2007 : nous déclarons à 0 cette rubrique ;
- Aux apprentis loi 1987 à compter du 2007 : nous déclarons la base forfaitaire des apprentis dans cette rubrique
et non pas son Salaire Brut ;
- Aux stagiaires dont la gratification annuelle est inferieure ou égale au seuil d'assujettissement : nous déclarons à
0 cette rubrique ;
- Aux stagiaires dont la gratification annuelle est supérieure au seuil d'assujettissement : nous déclarons la base
ayant servie au calcul de cotisations ;
- Aux salariés embauchés sous un contrat CAE (accompagnement emploi), d'insertion par l'activité, contrat
d'avenir pour lesquels: nous déclarons à 0 cette rubrique.
Autres Rev : Autres revenus perçus.
Inde Exp /Imp : Les salariés expatriés ou imparités bénéficient des rémunérations spéciales du au fait d’avoir
quitté leur pays de nationalité.
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Av Nat
Le montant des avantages en nature perçus par chaque salarié.
Fr Pro
Le montant et la modalité des frais professionnels versés.
Valeur de la rubrique : F (allocations forfaitaires de frais), R (Remboursement de frais sur justification), P (Frais
directement pris en charge par l’employeur), D (Remboursements des petits dépenses pour les aux salariés).
Taxe s/ salaires :
Ces rubriques sont complétées si la société est « Assujettie aux taxes sur salaires ». Les bases brutes de la taxe
sur les salaires, la base au premier taux et la base au deuxième taux seront identifiées dans le journal de paye.
Ret Srce :
Des retenus à la source, des montants qui sont automatiquement prélevées de la rémunération de l’employé suite
à une décision judiciaire.
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Nouveautés DADS 2015
2 nouvelles rubriques pour le CICE
En 2014, le CICE était déclarés dans les rubriques de la réduction Fillon. Pour une meilleure lisibilité, le CICE
bénéficie de la création de 2 nouvelles rubriques :
-La rubrique S40.G30.40.005 est destinée au montant du SMIC servant de base pour le calcul du CICE. Elle
permet de différencier le SMIC Fillon et le SMIC CICE, lorsque des salariés ouvrent seulement le droit au CICE et
pas à la réduction Fillon du fait de l’application d’assiettes forfaitaires (apprentis), de montant forfaitaire de
cotisations (formateurs) ou d’exonération de charges sociales (Zones Franches Urbaines).
- La rubrique S40.G30.40.006 est créée pour le montant de la rémunération retenue pour le calcul du CICE. Dans
la plupart des cas, cette assiette est identique à celle applicable pour la réduction Fillon. Elle peut être cependant
différente, notamment pour les employeurs partiellement imposés à l’impôt sur les bénéfices ou pour les salariés
n’ouvrant pas droit à la réduction Fillon.
Cotisations vieillesse pour les apprentis
L’assiette forfaitaire de la cotisation vieillesse des apprentis est remplacée par l’assiette réelle par la loi du 20
janvier 2014 sur les retraites.
Cette mesure offre aux apprentis la validation de tous leurs trimestres et impacte la DADS. Cela garantit la
validation de tous leurs trimestres au titre de leur apprentissage.
La rubrique S40.G30.03.001 est donc créée pour la base plafonnée du salaire réel apprenti. Il faut y déclarer le
salaire de l’apprenti dans la limite du plafond car seules les cotisations acquittées sur la base plafonnée génèrent
des points de retraite.
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Nouveautés DADS 2015
3 nouveaux contrats de travail
Trois nouveaux contrats de travail sont ajoutés dans la rubrique S40.G10.05.012.003. Le CDI intérimaire, le CDI
d’apprentissage, et le Contrat d’apprentissage intérimaire. L’intitulé des contrats d’avenir est divisé en deux pour
distinguer le secteur marchand du secteur non-marchand.
Ouvertures de droits à l’assurance maladie
Depuis le 30 décembre 2013, les conditions d’ouverture et de maintien des droits aux prestations d’assurance
maladie, maternité, invalidité et décès sont assouplies. Le salarié a droit au remboursement des soins pendant 2
ans en cas de maladie ou de maternité s’il justifie avoir travaillé au moins 400 heures (au lieu de 1 200 heures) ou
avoir cotisé sur un salaire au moins égal à 400 fois (au lieu de 2 030) le montant du Smic horaire, pendant 12
mois. Pour tenir compte de cet assouplissement, la rubrique S65.G40.10.023.001 « Durée annuelle du travail
égale à 1200 heures ou 2030 Smic » devient « Durée annuelle du travail égale à 400 heures ou 400 Smic »
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Nouveautés DADS 2015
Indemnité de conciliation
Pour favoriser et de développer la conciliation devant les prud’hommes, la loi du 14 juin 2013 sur la sécurisation
de l’emploi a prévu que lors d’un litige portant sur la contestation d’un licenciement, les parties pourront, lors de
l’audience de conciliation, choisir de mettre un terme définitif au litige qui les oppose en contrepartie du versement
d’une indemnité forfaitaire calculée en fonction de l’ancienneté du salarié. L’indemnité forfaitaire de conciliation
prud’homale est donc ajoutée à la rubrique S40.G28.15.001, code 230.
Compte pénibilité
La loi de réforme des retraites entérine la création du compte personnel de prévention de la pénibilité (C3P). Les
points accumulés sur le compte sont convertibles en périodes de formation, temps partiel ou départ anticipé à la
retraite. Une nouvelle rubrique de la DADS a été créée (S65.G.40.00.01).
Les sociétés cessant leur activité en 2015 devront faire une déclaration pour les salariés exposés aux 4 facteurs
de risques l’année : – activités exercées en milieu hyperbare (code 05) ; – travail de nuit (code 08) ; – travail en
équipes successives alternantes (code 09) ; – travail répétitif (code 10).
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Votre contact DADS :
Lavinia AVRAM
01 44 06 07 97
[email protected]
Tout email doit comporter en objet le numéro de dossier ou, à défaut, le numéro de client.

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