Construcción Arquitectura Urbanismo Insliiut de Tecnología de la Conslrucció de Catalunya Cómo utilizar el sistema Cl/Sf B La breve reseña de las características de las cinco tablas del SfB que se ha hecho anteriormente, permite conocer las líneas generales para poner en práctica este sistema de codificación. La gran cantidad de trabajos importantes y serios que se han realizado sobre este tema en diversos países pone de manifiesto que sus posibilidades y aplicaciones están mucho más extendidas dé lo que un breve texto como el presente, permite suponer. Codificación Ante todo debe realizarse un análisis del documento a clasificar con el fin de encontrar, de una manera rigurosa, si responde a los cinco criterios de las cinco tablas del sistema y buscar en cada una de ellas el símbolo que responde a la información base del documento. En esta operación hay que escoger entre adoptar un símbolo más o menos general, en función del grupo de información en que el documento debe incluirse. Clasificación Las cinco tablas del sistema CI/SfB son otras tantas maneras de definir los documentos; sin embargo, cuando nos encontramos ante un cierto número de documentos codificados, surge inmediatamente un problema: ¿Cómo clasificarlos? ¿Cómo encontrarlos? El lector que habrá adquirido un conocimiento general sobre el conjunto del sistema deberá en este momento decidir cuál será a partir del CI/SfB ia estructura de su propio sistema documental. Debe considerar la materia a clasificar en función de sus intereses y preocupaciones profesionales. Debería decidir, en primer lugar, si realizará una clasificación directa de los documentos o bien si se ayudará de uno o varios ficheros que remitirán al documento citado. En el caso de una clasificación directa de los documentos, tendrá que decidir cuál será para él la tabla preferente; las otras tablas, servirán para subdividir a la primera o bien como tablas complementarias, para la clasificación de aquellos documentos según la primera tabla. Esta clasificación permite un rápido acceso a los documentos, pero, sin embargo, no establece una buena diferenciación entre los documentos clasificados bajo un mismo código. Constituye la solución más cómoda para ¿Qué tal si tomamos algo en un S17 para terminar rápido este amargo (A3t)... entonces podríamos ir a mi 817 a ver un poco el (64.1) y probar mi nuevo (B3f)? En la oficina el CI/SfB puede utilizarse eventualmente para cualquier tipo de actividad. los conjuntos de información de poca importancia o para quienes no tienen tiempo para dedicarlo a la gestión de un stock de documentación. Evidentemente, el trabajo de clasificación en este método queda muy reducido si los documentos vienen ya codificados en el momento de su publicación. Cuando la documentación es abundante y sobre todo cuando la búsqueda es muy frecuente y desde muy distintos criterios se hace necesario utilizar métodos de acceso más o menos perfeccionados. Los documentos se dispondrán por orden alfabético numérico o cualquier otro, y llevarán una llamada a la cual remitirán los ficheros confeccionados a partir de la codificación que se haya dado al documento. La codificación así establecida resulta más estricta que en el caso de la clasificación directa, y las posibilidades de selección, que constituyen una de las principales ventajas del sistema CI/SfB, pueden ser explotadas al máximo. Diferentes maneras de explotar las posibilidades del sistema El sistema CI/SfB se presta particularmente bien a las operaciones de elección y s'elección. Si se quieren obtener todos los documentos que respondan a un cierto criterio, es suficiente'con extraer del conjunto de documentación todos los codificados según este criterio. Por ejemplo: 711 (74.3) Xg3 (E3d) corresponde a lavabos en porcelana vitrificada, de pequeña dimensión para jardines de infancia; el documento que lleva este código será extraído del conjunto de documentación si se necesita el código 711, que hace referencia a los jardines de infancia; por el código (74.3) se pueden obtener todos los lavabos; por el Xg3 todos los productos de porcelana vitrificada; y finalmente por (E3d) todo lo referente a niños pequeños. Evidentemente, la rapidez y finura de la selección dependen tanto de la amplitud del conjunto de documentación, como de los medios materiales de que se dispone. Si bien los ficheros manuales son suficientes para un conjunto de documentación de poca amplitud, será necesario pensar en otros métodos más perfeccionados a partir de una cierta magnitud de documentación. El sistema CI/SfB puede adaptarse a cualquier modo de selección, sea cual sea el grado de perfeccionamiento técnico: clasificadores de fichas perforadas, selectores visuales, microfichas o microfilms dotados de dispositivos de búsqueda y selección por tarjetas perforadas, etc. Un cierto número de estudios y realizaciones en numerosos países europeos permiten nacerse ¡dea del uso de la informática para explotar al máximo las ventajas del CI/SfB. Precodificacion de documentos técnico-comerciales El sistema CI/SfB ha sido durante largo tiempo utilizado para la codificación y clasificación de documentos técnico-comerciales. En numerosos países se editan fichas técnicas codificadas en SfB; incluso en algunos de ellos, concretamente Gran Bretaña, los fabricantes han tomado la costumbre de editar su información previamente codificada. No es necesario insistir en la importancia que tiene la precodificacion de un documento en cuanto supone una ganancia importante de tiempo en el momento de su clasificación, máximo si se tiene en cuenta el gran número de documentos Informativos que llegan diariamente a los despachos profesionales, gabinetes de estudios, etc. La precodificacion evita, al mismo tiempo, los errores de interpretación o clasificación arbitraria de ciertos documentos que tratan de distintos temas, haciendo que muchas veces sean imposibles de encontrar, sobre todo si la persona que lo clasifica es distinta de la que lo utiliza.
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