Cómo incrementar el uso e impacto de los reportes de auditoría Una guía para las Entidades Fiscalizadoras Superiores Esta guía ha sido escrita por miembros del Subcomité 1 de Creación de Capacidad, presidido por la Oficina de Auditoría Nacional del Reino Unido. Esta guía es parte de una serie que está produciendo el Comité de Creación de Capacidad de la INTOSAI. La serie comprende: 1 Guía para la creación de capacidad en las entidades fiscalizadoras superiores –disponible en árabe, inglés, francés, alemán y español; 2 Introducción de las calificaciones profesionales para el personal de auditoría: una guía para las Entidades Fiscalizadoras Superiores; 3 Cómo incrementar el uso e impacto de los reportes de auditoría; y 4 Administración de los recursos humanos en las Entidades Fiscalizadoras Superiores – en desarrollo. Diseño y producción por NAO Communications DG Ref: 009480-002 © National Audit Office 2013 Cómo incrementar el uso e impacto de los reportes de auditoría Una guía para las Entidades Fiscalizadoras Superiores Contenido Prefacio4 Capítulo I: Introducción 6 Propósito y alcance de la guía 6 Por qué es importante esta guía 7 Orientación8 Capítulo 2: Antes de la auditoría 8 Elección de los tópicos útiles para las legislaturas y los auditados 8 Considere los intereses de otras partes interesadas 9 Consulte a las partes interesadas 10 Capítulo 3: Durante la auditoría 11 La garantía de calidad está integrada al proceso de auditoría 11 Informe al auditado sobre lo que se espera durante la auditoría 12 Escriba los reportes de auditoría en forma clara y comprensible 14 Capítulo 4: Después de la auditoría 18 Comunique los resultados de auditoría en forma clara y efectiva 18 Escriba recomendaciones que conduzcan al cambio 19 Hágale seguimiento a las recomendaciones para determinar si ha habido progreso 19 Mida el impacto de los reportes y recomendaciones de auditoría 20 Invite a los auditados y partes interesadas a dar feedback sobre los reportes de auditoría 20 Capítulo 5: Comprometa a las partes interesadas 24 Tome conciencia de que la legislatura es uno de los clientes más importantes de las EFS 24 Ayude a los medios a entender los reportes de auditoría 27 Use las organizaciones de la sociedad civil para aumentar el alcance 28 Deles a los socios en el desarrollo, la información que necesitan 29 Conclusión 30 Anexo 1: Características clave de los diferentes modelos de EFS 31 Anexo 2: Fuentes clave de información adicional 32 Prefacio Prefacio Las EFS juegan un rol vital para hacer que los gobiernos rindan cuenta por el cuidado de los fondos públicos y para ayudar a garantizar la transparencia de las operaciones del gobierno. Son consocios de la legislatura en este sentido y cuentan con la audiencia legislativa para sus reportes, de modo que sus hallazgos y recomendaciones se puedan traducir en un asesoramiento efectivo a los gobiernos, que ayuden a mejorar el control y la eficiencia financiera, y en definitiva, el desempeño del sector público. Algunas veces las EFS también trabajan cooperativamente con el gobierno y otros diseñadores de políticas. Los medios, las organizaciones de la sociedad civil y los ciudadanos usan los reportes de auditoría como una fuente de información real objetiva acerca del desempeño del gobierno, la cual se puede usar para apoyar la necesidad del cambio y las mejoras en los sistemas y procedimientos. La producción de un informe de auditoría es parte de un proceso más amplio para el logro de un cambio beneficioso. Los reportes de auditoría no deben verse como un fin en sí mismos, sino más bien como una parte clave del proceso para hacer que los sistemas y procesos del gobierno sean transparentes y responsables. Si el reporte de auditoría no es leído y comprendido por las personas apropiadas, las mejoras no tendrán lugar. La disponibilidad de los reportes en el momento preciso y la presentación de la información de la manera correcta, pueden mejorar el impacto de los reportes de auditoría. Las EFS tienen que revisar continuamente cómo pueden ellas hacer que sus reportes sean más legibles, más accesibles y más relevantes para todos los interesados. Los reportes deben influir en la forma como se administran las operaciones del gobierno y en cómo se diseñan y prestan los servicios a los ciudadanos. Los reportes pueden lograr esta influencia haciendo recomendaciones para aportarle mejoras al desempeño del gobierno y a la prestación de los servicios. El seguimiento de la implementación de las recomendaciones contenidas en los reportes de auditoría, a fin garantizar que la acción correcta haya sido tomada, es un paso esencial en el proceso de mejora del impacto de los reportes de auditoría. Esta guía explora las prácticas que se pueden introducir con el fin de mejorar el uso de los reportes de auditoría, y explica cómo la consulta puede promover el uso de los reportes de auditoría. También analiza cómo pueden interactuar las EFS con los principales destinatarios del reporte de auditoría, y cómo esta interacción puede ser ajustada para hacer que los reportes de auditoría sean más relevantes y útiles para los auditados y otros interesados. 4 Prefacio Los autores de esta Guía desean agradecer todo la ayuda y los consejos que han recibido de sus colegas de todo el mundo. Ellos reconocen que la Guía propiamente será sometida a un continuo refinamiento y mejora, a medida que crezca la experiencia en la creación de capacidad entre las EFS. Doctor Ahmed El Midaoui Primer Presidente del Tribunal de Cuentas del Reino de Marruecos y Presidente del Comité de Creación de Capacidad de la INTOSAI 5 Introducción Capítulo 1: Introducción Propósito y alcance de la guía 1 Esta guía se propone ayudar a que los reportes de auditoría de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (EFS) causen un mayor impacto. El alcance y el potencial para lograr el impacto serán diferentes para cada EFS, dependiendo de su mandato y estructura organizativa. A algunas EFS no se les permite usar los foros públicos para compartir los resultados de auditoría, mientras que otras no tienen las vías para compartir los resultados. Algunas EFS informan sobre sus hallazgos a la legislatura, pero su mandato no les permite desarrollar sus propias recomendaciones de auditoría. 2 Las EFS tienen diferentes estructuras organizativas, las cuales se pueden colocar en tres amplias categorías: Westminster, Consejo/Colegiado y modelos judiciales. Cada modelo puede incluir diferentes enfoques para el uso de los reportes de auditoría y diferentes roles de información. Las características clave de los tres modelos de EFS se encuentran en el Anexo 1. 3 Esta guía procura ofrecer una visión neutra de los diferentes tipos de EFS, los métodos de información y los tipos de reportes producidos. No cubrirá los tipos específicos de reportes. Como las EFS no trabajan de la misma manera, esta guía ofrecerá una gama de opciones. No cada opción será aplicable a cada EFS. 4 La Declaración de México sobre la Independencia de las EFS (ISSAI 10) apoya el uso de los reportes con más frecuencia y promoviendo la transparencia. Los tres principios siguientes son especialmente importantes: zz Principio 5: El derecho y obligación de las EFS de informar sobre su trabajo; zz Principio 6: La libertad para decidir el contenido y la oportunidad de los reportes de auditoría y su publicación y diseminación; y zz Principio 7: La existencia de mecanismos efectivos de seguimiento sobre las recomendaciones de las EFS. 5 Esta guía se propone servir como un foro universal de la buena práctica, donde se compartan las prácticas actuales, las nuevas iniciativas y los enfoques innovadores. De esta manera, las EFS pueden aprender de quienes trabajan en ambientes similares, cómo aumentar el impacto de los reportes. 6 Esta guía se debería usar como un punto de referencia antes de que comience la auditoría, de modo que las buenas prácticas puedan ser parte de todo el proceso de auditoría. La guía también se puede usar para revisar el proceso después que el reporte haya sido completado y presentado a los destinatarios designados. 6 Introducción 7 Esta guía examina las etapas de preparación de un reporte de auditoría, explora las prácticas que se pueden introducir en cada etapa, a fin de mejorar el uso de los reportes de auditoría, y explica cómo la consulta puede promover el uso de los reportes de auditoría. También analiza cómo pueden las EFS interactuar con los principales destinatarios del reporte de auditoría, y cómo esta interacción se puede afinar para hacer a los reportes de auditoría más relevantes y útiles para los auditados y otras partes interesadas. La guía analiza cómo las EFS pueden garantizar que el reporte de auditoría sea de buena calidad. Una auditoría de calidad es el resultado de la verificación de la gerencia interna y de la revisión externa, la buena comunicación con el auditado y de una rigurosa estructura y redacción, lo que conduce a mensajes claros y recomendaciones efectivas. ¿Por qué es importante esta guía? 8 Las EFS producen reportes de auditoría a fin de darles a los destinatarios una observación objetiva o una evaluación de las actividades que los auditores han revisado. Los reportes de auditoría pueden identificar las deviaciones de las normas u oportunidades para mejorar. Si debe tener lugar un cambio beneficioso, quienes tengan la facultad para hacer que dicho cambio tenga lugar deben leer y comprender los reportes de auditoría. Para hacer el mejor uso de la inversión que contiene el reporte de auditoría, las EFS deben realizar dos tareas importantes: garantizar que los diseñadores de políticas y quienes sean responsables de la implementación de las mejoras reciban la información que necesitan en el momento justo y en la forma correcta, y hacerle seguimiento al proceso de implementación, para cerciorarse de que se haya tomado la acción correcta. El incremento del uso de los reportes de auditoría es, por lo tanto, fundamental para las metas y objetivos de las EFS. 9 Las EFS pueden ayudar a que los reportes completados tengan más impacto mediante la comercialización de su trabajo, haciéndole seguimiento a las recomendaciones de auditoría e identificando los impactos que surjan de las recomendaciones. La realización de una revisión después que el reporte sea emitido, puede conducir a un mayor aprendizaje a través del feedback de los auditados y otros interesados. 10 Las EFS pueden fortalecer el impacto de los reportes de auditoría creando relaciones permanentes con los auditados y con otros interesados clave, quienes pueden apoyar el trabajo de las EFS haciendo lo siguiente: zz presionando por un cambio beneficioso (los medios y las organizaciones de la sociedad civil (OSC); zz introducción de nuevas leyes y pedirle cuentas al gobierno (la legislatura); zz implementación del cambio (auditados); y zz vigilancia de cuán efectiva es la implementación (los ciudadanos y sus representantes). 11 En los países donde los gobiernos obtienen financiamiento para programas y proyectos de los socios en el desarrollo internacional, estos socios estarán interesados en los reportes de las EFS que sean relevantes para el trabajo de los socios. Las EFS deberían procurar el feedback sobre los reportes de auditoría de los socios en el desarrollo, para garantizar que los reportes estén alcanzando los niveles de garantía de calidad que requieren dichos socios. 7 Antes de la auditoría Orientación Capítulo 2: Antes de la auditoría Elija los tópicos útiles para las legislaturas y los auditados 12 La legislatura es una de las principales audiencias para los reportes de auditoría. En la etapa de pre planificación, los auditores querrán pensar acerca de cuán útil será el reporte para la legislatura. Al decidir si el tópico de auditoría es relevante, las Entidades Fiscalizadoras Superiores (EFS) pueden considerar las siguientes cuestiones: zz ¿Es probable que el tópico de auditoría sea de interés para la legislatura? zz ¿Responde el tópico a los asuntos urgentes que los miembros de la legislatura han llevado a la atención de las EFS? zz ¿Cubrirá el tópico de auditoría un área de gastos o ingresos elevados? zz ¿Cubrirá el tópico de auditoría un área de alto riesgo? zz ¿Abordará el tópico de auditoría una prioridad del gobierno? zz ¿Será políticamente relevante el tópico de auditoría? zz ¿Es probable que el tópico de auditoría resulte en que la legislatura haga recomendaciones o tome acciones que puedan causar una diferencia? 13 El cambio beneficioso en el gobierno puede producirse si los auditados actúan sobre las recomendaciones de los reportes de auditoría de la EFS. En la etapa de pre auditoría, las EFS necesitan pensar acerca de la probabilidad de que el tópico de auditoría sea capaz de ofrecer oportunidades para el cambio beneficioso dentro del auditado. He aquí algunos temas útiles de reflexión para las EFS: zz ¿Podrían las recomendaciones del tópico, producir ahorros financieros o mejorar la eficiencia? zz ¿Podrían las recomendaciones del tópico, producir mejoras no financieras que se puedan medir? zz ¿Podría el tópico conducir a una buena práctica factible de ser aplicada más ampliamente? zz ¿Se pueden aprender algunas lecciones del auditor interno del auditado o de la unidad de control? *Consulte el párrafo 45 para recomendaciones adicionales de recomendaciones de auditoría. 8 Antes de la auditoría Considere los intereses de otras partes interesadas 14 Muchos periodistas se ven a sí mismos como una parte clave de una sociedad democrática. Su rol es informar a los miembros del público, acerca de lo bien que son gobernados o no gobernados. Por esta razón, los periodistas pueden compartir valores y nexos con los auditores. Los medios, que frecuentemente muestran interés en los reportes de auditoría, pueden ser vistos como partes interesadas. La cobertura por los medios de los reportes de auditoría pueden darle más impacto a los reportes y estimular la demanda del público por cambios beneficiosos en áreas que el reporte destaque. 15 El interés de los medios por sí solo, no debería ser la razón para escoger un tópico de auditoría. Pero una vez que el tópico ha sido escogido, los auditores deberían averiguar si las campañas de los medios o los artículos previos han abordado ese tópico, y si las líneas de investigación de la auditoría cubrirán áreas de interés para los medios. 16 Si el tópico de auditoría se relaciona con la prestación de servicios públicos, el tópico puede ser de interés para los ciudadanos o para las organizaciones que representan a los ciudadanos. Una vez que se haya seleccionado el tópico de la auditoría, las EFS pueden considerar las siguientes cuestiones: zz ¿Se refiere la auditoría a la prestación de servicios a los ciudadanos? zz ¿Abordará el tópico cuán bien se están logrando los efectos directos que benefician a los ciudadanos? 17 En los países con programas y proyectos financiados por socios de desarrollo internacional, un tópico de auditoría puede interesarle a estos socios. Las EFS podrían desear considerar estos puntos: zz ¿Cubre esta auditoría un proyecto o iniciativa que apoyan los socios del desarrollo? zz ¿Revisará el tópico cuán bien están cumpliendo con los objetivos los proyectos financiados por socios del desarrollo? zz ¿Ayuda esta auditoría a crear confianza entre los socios del desarrollo y en el país que recibe el apoyo? 9 Antes de la auditoría Consulte a las partes interesadas 18 Para garantizar que los reportes de auditoría sean tan efectivos como sea posible, algunas EFS pueden hallar útil la consulta con los interesados antes de planificar la auditoría. Estas consultas tienden a identificar los asuntos que afectan a las partes interesadas, así que estos asuntos pueden formar parte del ámbito del plan de auditoría. He aquí los principales tipos de consultas: zz celebración de reuniones con los interesados clave, tales como el auditado, para hablarles acerca de la auditoría y conocer sus puntos de vista; zz escribirle a los interesados clave, tales como los grupos que representan a los ciudadanos, para comentarles acerca de la auditoría e invitarlos a presentar comentarios por escrito o acudir a una reunión; y zz anunciar en las páginas web de las EFS que la auditoría está a punto de comenzar e invitar a quienes tengan comentarios y sugerencias, a que contacten con el equipo de auditoría, usando un número de teléfono designado o una dirección de correo electrónico. 19 En algunos países, los comités legislativos están involucrados en la elección de los tópicos de auditoría. Cuando este no es el caso, y la EFS sabe que la legislatura tiene interés en el tópico de auditoría, la EFS podría desear ventilar el ámbito de la auditoría con el comité legislativo. 20 Si se requiere la pericia de los especialistas para el tópico de auditoría, la EFS puede usar un panel experto de asesores para que señalen los asuntos técnicos clave y sugieran criterios para la evaluación del desempeño técnico de los organismos del gobierno. El uso de un panel experto le dará autoridad y credibilidad al reporte de auditoría y hará más probable que la legislatura, el auditado y los ciudadanos consideren seriamente las recomendaciones del reporte. Algunas EFS podrán desear incluir a un representante del auditado en el panel de expertos. El auditado que toma parte en el panel es más apto para convenir con los hallazgos del panel y aceptar las recomendaciones de dicho panel. 21 Si el tópico de auditoría se refiere a la prestación de servicios a los ciudadanos, la EFS podrá involucrar a un grupo que represente a los ciudadanos o a organizaciones relevantes de la sociedad civil (OSC). Estos grupos podrían compartir sus puntos de vista y su experiencia, separadamente, o tomar parte en los debates con un panel de expertos. La EFS podría conducir también una encuesta o cuestionario para recabar feedback sobre las experiencias de los ciudadanos. 22 Algunas EFS usan los organismos de la sociedad civil para dirigir las investigaciones iniciales hacia la gerencia financiera. Estos organismos pueden asistir directamente al trabajo de la EFS mediante el seguimiento de los gastos, ayudando con la auditoría local y midiendo el desempeño del programa. Más adelante, en esta guía, se describen ejemplos de cooperación entre las EFS y las OSC. 10 Durante la auditoría Capítulo 3: Durante la auditoría Garantice que la calidad esté integrada al proceso de auditoría 23 La calidad de los reportes de auditoría afecta lo bien que la legislatura, los auditados, los medios y los ciudadanos pueden usar los hallazgos y recomendaciones de auditoría. Un reporte de alta calidad que muestre claramente qué debe cambiar, por qué debe cambiar y cómo se pueden hacer las mejoras, tiene probabilidades de conducir a que los cambios beneficios sean aprobados e implementados. La Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) proporciona normas y orientación sobre la calidad, a través de publicaciones tales como las siguientes: zz ISSAI 40: Control de calidad para las EFS; zz ISSAI 200: Normas de auditoría de la INTOSAI – Normas generales, párrafos 2.1.26 y 2.2.36; zz ISSAI 1220: Control de calidad para la auditoría de los estados financieros; zz ISSAI 3100: Directrices para la auditoría de gestión – Principios clave, párrafo 2.5; zz ISSAI 3100: Directrices para la auditoría de gestión – Principios clave – Apéndice, párrafo 5.3; e zz ISSAI 4100: Directrices para la auditoría de cumplimiento para auditorías realizadas separadamente de la auditoría de estados financieros, capítulo 5.2. 24 Estas normas y directrices enfatizan la importancia de los exámenes de la gerencia de línea, el trabajo de las unidades de control de calidad, el uso de los umbrales o puertas de acceso, y las revisiones independientes de los borradores de reportes, antes de que sean definitivos. 25 En la revisión de la primera etapa, otro miembro de nivel superior del equipo de auditoría debe revisar los papeles de trabajo y los procedimientos de auditoría. En la revisión de la segunda etapa, el director general debe llevar a cabo una segunda revisión para confirmar que se ha encontrado evidencia suficiente, relevante y confiable, para apoyar la observación o conclusiones de auditoría recomendadas. Los gerentes superiores también pueden constatar que: zz todo el trabajo de auditoría incluido en el plan de auditoría ha sido completado; zz todos los hallazgos relevantes de auditoría estén incluidos en el reporte; zz los hallazgos de auditoría sean lógicos y convincentes; zz no haya brechas ni duplicaciones en el reporte; y zz los mensajes principales en el sumario sean claros. 11 Durante la auditoría 26 El control de calidad es parte del proceso de información de auditoría y difiere de un sistema a otro. Sin embargo, el control de calidad incluye, con frecuencia, unidades que son secciones específicas dentro de la EFS. Estas unidades son responsables de la garantía de que el trabajo de auditoría satisfaga las normas profesionales y la mejor práctica. Dichas unidades lo hacen cerciorándose de que la EFS es capaz de hacer la auditoría, de desarrollar los métodos apropiados de auditoría y de responder a los cambios en las prioridades de la EFS y del ambiente externo. Pueden existir unidades separadas de control de calidad para diferentes tipos de auditoría. Estas unidades pueden revisar los borradores de los reportes de auditoría, para revisar la calidad antes de que los reportes sean definitivos. Las unidades de control de calidad también pueden estar formadas sobre una base ad hoc, recurriendo a los colegas no envueltos directamente en la auditoría. 27 Los umbrales de calidad son etapas en la auditoría en las cuales las EFS usan listas de revisión autorizadas de preguntas, para asegurar que el trabajo de auditoría satisfaga las normas de calidad requeridas, antes de que el trabajo vaya más allá. Los umbrales pueden ayudar con la toma de decisiones en puntos clave en la auditoría. El umbral señala que los equipos de auditoría han realizado suficiente investigación y análisis en ciertos puntos en la vida de la auditoría, a fin de garantizar un producto de calidad. Las EFS pueden aplicar los umbrales después que las etapas de planificación, trabajo de campo, redacción, aprobación y seguimiento de la auditoría estén concluidos. 28 Algunas EFS hacen arreglos para una revisión independiente de los borradores de reportes, para ser haga antes de que el reporte sea definitivo. Estas revisiones las pueden hacer internamente miembros experimentados del personal de auditoría, quienes no están involucrados en la auditoría, o externamente por académicos u otros expertos respetables en campos relevantes. Informe al auditado sobre lo que se espera durante la auditoría 29 La relación entre la EFS y el auditado puede mejorarse mucho si la EFS establece protocolos de comunicación. Estos protocolos cubren las siguientes áreas: zz las responsabilidades de la EFS y del auditado, con orientación sobre las etapas clave del proceso de auditoría y cuáles documentos serán compartidos entre la EFS y el auditado en cada etapa; zz cómo permitirá la EFS que el auditado se entere de las próximas auditorías, a fin de permitirle tiempo suficiente al auditado para que se prepare; zz cuáles reuniones iniciales tendrán lugar para considerar el trabajo de auditoría con el auditado; zz quiénes serán las personas clave de contacto para la EFS y el auditado durante la auditoría, y cómo se les informará a las personas contacto acerca de los desarrollos durante la auditoría; zz la información que la EFS le proporcionará al auditado acerca del plan de auditoría, el calendario para la auditoría y la metodología de auditoría, incluyendo edificios y ubicaciones que serán visitadas; 12 Durante la auditoría zz los tipos de información y acceso que la EFS necesitará que el auditado le proporcione, tales como: {{ archivos y documentos; {{ recorrido de los sistemas; {{ entrevistas con funcionarios; y {{ visitas in situ; zz cómo y cuándo la EFS compartirá los hallazgos emergentes con el auditado; zz cómo y cuándo la EFS podrá debatir las conclusiones y recomendaciones propuestas con el auditado (por ejemplo, involucrar al auditado en los análisis antes de que el reporte sea redactado y analizar las conclusiones y recomendaciones en detalle, antes de que el reporte final sea autorizado); zz cuándo recibirá el auditado una copia del borrador del reporte para formular sus comentarios; y zz cuándo recibirá el auditado una copia del reporte publicado y del boletín de prensa (si es aplicable). 30 Algunas EFS producen una estrategia del auditado una vez al año. Esta estrategia, que se desarrolla conjuntamente con el auditado, cubre estas áreas: zz el sumario de los retos y riesgos clave que afronta el auditado y que la EFS desearía abordar; zz las formas en que el trabajo de la EFS puede ayudar a mejorar el desempeño del auditado y los servicios a los ciudadanos; zz debilidades específicas del auditado que deben ser abordadas y mejoradas, a través de enfoques nuevos y creativos; y zz qué significarán para el auditado los nuevos desarrollos en el sector público, y cómo podría responder el auditado. 31 Hay más de una forma para que las EFS hagan que los cambios tengan lugar en los sistemas del auditado. La relación entre la EFS y el auditado es una relación continua que va más allá de las auditorías y los reportes. Algunos auditores generales se reúnen con los titulares de los ministerios para discutir las debilidades que han sido identificadas en sus sistemas y hablan acerca de las formas en que los auditados pueden implementar las recomendaciones enumeradas o surgidas de los reportes de auditoría. 13 Durante la auditoría Escriba los reportes de auditoría en forma clara y comprensible 32 Esta sección establece los criterios que deben seguir los auditores cuando redacten un reporte de auditoría. El reporte debe ser claro, simple, breve y objetivo, pues el mismo presenta información que es apoyada por la evidencia apropiada. 33 Elabore reportes de auditoría claros y comprensibles. Puesto que los legisladores, periodistas y el público en general no son auditores ni especialistas en los campos que se están auditando, el individuo lego deberá ser capaz de entender el lenguaje de los reportes de auditoría. 34 La elaboración de un reporte de auditoría claro y comprensible significa el uso de un lenguaje llano y la no utilización de una jerga técnica. El texto debe tener una estructura lógica y coherente. Los elementos gráficos (ilustraciones, tablas, diagramas) se pueden usar si los mismos respaldan al texto. El reporte debe proporcionar un número de puntos de entrada a sus mensajes: la tabla de contenido, el sumario ejecutivo de los puntos principales y los encabezados de las secciones o títulos de tablas deben todos comunicar los mismos mensajes principales. El lector debería llegar al final de un reporte bien escrito y bien organizado, convencido de que las conclusiones de auditoría se ajustan a la información que fue presentada. 35 Use un lenguaje llano. Siempre que sea posible, evite la jerga o las palabras obscuras, y explique cualesquiera términos técnicos o legales que haya que usar. Cuando use un lenguaje llano, mantenga las oraciones con un promedio de 15 a 20 palabras; concrétese a una idea principal en la oración; use los verbos activos y evite la voz pasiva tanto como sea posible, y reduzca o suprima los detalles innecesarios. El uso del lenguaje llano hará que cualquier reporte sea legible, especialmente los complejos. 36 Divida las oraciones largas o complejas en oraciones más cortas y más simples. Las oraciones largas y complejas son difíciles de leer. Es más fácil para los lectores entender y recordar hechos cuando reciben información que está dividida en oraciones cortas. Reemplace las frases largas con frases más cortas que signifiquen lo mismo. La escritura de reportes debería ser un esfuerzo de equipo. Haga que otros miembros del equipo lean el borrador. Un par de ojos descansados es más capaz de ver qué es lo que funciona y lo que no se lee bien. 37 Use una estructura y un estilo lógicos de reportes. Un reporte lógico es crucial para comunicar información de manera clara y efectiva. La estructura típica de un reporte incluye el título, los puntos principales o un sumario ejecutivo, una introducción, los hechos del caso, observaciones, evaluación, recomendaciones, respuestas de las entidades auditadas y una conclusión. El apéndice al reporte debería enumerar las normas profesionales de auditoría usadas, los objetivos de la auditoría, el ámbito y el enfoque, los criterios relevantes y el período cubierto por la auditoría. 14 Durante la auditoría 38 Use un título claro y simple. En tan pocas palabras como sea posible, dígales a los lectores la actividad principal, el programa o el asunto que cubre la auditoría. 39 Use los puntos principales (o un resumen ejecutivo) para destacar las ideas del reporte. Estos puntos destacados deben servir como un sumario independiente de los tres o cuatro hallazgos clave, ya que algunos lectores podrían no leer todo el reporte. Los puntos principales deben atraer la atención hacia la información más importante acerca de la auditoría de manera precisa, clara y coherente. Los lectores deben ser capaces de captar fácilmente lo que fue examinado, por qué es importante y qué se encontró –aun si sólo leen los puntos importantes. 40 Haga uso de exposiciones y otras herramientas para presentar la información compleja, en forma clara y simple. Estos ítems pueden incluir mapas, ilustraciones, tablas, gráficos o casillas de texto. Las exhibiciones pueden ayudar a capturar el ojo del lector y reforzar los puntos clave. Cuando use gráficos: zz organícelos de modo que el punto sea obvio; zz incluya títulos y etiquetas claros y concisos; y zz use gráficos para enfatizar los ítems importantes. 41 Busque la ayuda de especialistas en comunicación. Los auditores se deben reunir con el titular de la EFS, al comienzo de la etapa de escritura del reporte, a fin de revisar y convenir sobre los mensajes clave. Los especialistas en comunicación dentro de la EFS pueden ayudar a los auditores a perfeccionar los diversos elementos de los reportes durante las etapas de redacción del reporte. Esta asistencia puede incluir una reunión con el equipo de auditoría al comienzo de la fase de escritura del reporte, a fin de desarrollar los mensajes clave; ayudar a los equipos que estén afrontando problemas con la identificación de los mensajes clave u organizar el reporte en una forma lógica; y ofrecer servicios editoriales y de diseño gráfico. 42 Desarrolle la estructura del reporte antes de que comience la redacción. La estructura debería extraer los puntos clave del reporte. Al estructurar el trabajo escrito, los auditores deben: zz pensar acerca del objetivo del reporte; zz centrarse en los mensajes importantes para el resumen y desarrollarlos en el reporte principal; zz reportar sólo los puntos relevantes; zz poner la información en párrafos claros; y zz usar encabezados adecuados para fragmentar el texto y proporcionar señales para el lector. 15 Durante la auditoría 43 Organice las ideas de una manera lógica, los auditores deben considerar las siguientes cuestiones: zz ¿cuáles son los mensajes clave que quiero compartir? zz ¿cuáles son las evidencias o la información que necesitamos dar para respaldar este mensaje? zz ¿Cuáles detalles necesitamos incluir para mostrar que el mensaje es importante? (Esto podría significar analizar los riesgos o impactos, por ejemplo). zz ¿Cómo se relacionan entre sí los mensajes que queremos incluir en el reporte? ¿Cuál es el orden de prioridad? 44 Use la conclusión para resumir los hallazgos clave de la auditoría y aproveche la evidencia que haya sido recolectada. La idea de hacer una auditoría es llegar a conclusiones sobre las cuales se basarán las opiniones de auditoría. Las conclusiones revelan frecuentemente áreas donde el auditado puede mejorar sistemas y procedimientos. Las recomendaciones sugieren cómo implementar estas mejoras. Las conclusiones y recomendaciones son, por lo tanto, cruciales si el reporte de auditoría va a tener éxito. 45 Asegúrese de que las recomendaciones se basen claramente en la evidencia y los hallazgos. El reporte de auditoría y las recomendaciones deben ser constructivos y útiles, dándole al auditado la orientación sobre las formas en que puede mejorar sus prácticas. El auditado estará más abierto a actuar de acuerdo con las recomendaciones si el reporte está redactado de una manera equilibrada que destaque las fortalezas y logros del auditado, así como sus debilidades. 46 Las recomendaciones deben sumarse al conocimiento y experiencias existentes, en lugar de reiterar posiciones conocidas o apoyar acciones que ya se estén realizando. Para lograr un cambio beneficioso, las recomendaciones deben ser específicas acerca de: zz lo que es necesario hacer; zz por qué es necesario hacerlo; zz dónde y cuándo es necesario hacerlo; zz como se va a hacer; y zz quién va a hacerlo. Las recomendaciones deben ser medibles, de modo que los auditores puedan revisar posteriormente si estas acciones han sido implementadas. 16 Durante la auditoría 47 Para que una recomendación sea creíble, debería ser alcanzable. Los auditores deben analizar con los auditados si las recomendaciones son factibles. Los costos de las acciones recomendadas también se deben tomar en cuenta. No tiene sentido hacer una recomendación si los costos involucrados sobrepasarán a los beneficios. Por lo tanto, las recomendaciones deben considerar la capacidad material y los recursos humanos. Algunas EFS no hacen recomendaciones, pues esta tarea podría ser responsabilidad de la legislatura. En tales casos, la EFS debería cerciorarse de que el reporte contenga la información que necesita la legislatura, incluyendo un análisis de costos, y poder hacer recomendaciones concretas. 48 Elabore reportes de manera oportuna. Esta es una de las formas en que las EFS pueden asistir al proceso de rendición de cuentas y satisfacer las expectativas de la legislatura y del auditado. Cuando las EFS tienen regularmente demoras importantes para completar los reportes, podría ser útil discutir las razones con la legislatura. Con el apoyo de la legislatura, el personal u otros recursos pueden ser aumentados para completar los reportes a tiempo. 17 Después de la auditoría Capítulo 4: Después de la auditoría Comunique los resultados de auditoría en forma clara y efectiva 49 La información es una parte clave de la auditoría. No importa lo profesional o precisa que sea una auditoría; la EFS no le ha prestado ningún servicio a sus auditados, a los interesados clave y a otras audiencias si no comunica los resultados de manera clara y efectiva. La buena comunicación es esencial si la EFS se propone cumplir su mandato. 50 Cuando los reportes se hacen bien, los mensajes se entienden. Como resultado: zz las organizaciones auditadas aceptan los hallazgos e implementan las recomendaciones; zz los comités de la asamblea legislativa realizan audiencias o sesiones informativas sobre los asuntos reportados y respaldan las recomendaciones; zz los miembros de los medios reportan los hallazgos con precisión; y zz los legisladores y otros interesados clave apoyan el rol y el trabajo de la EFS. 51 He aquí dos estrategias para garantizar que el reporte de auditoría sea bien comunicado: zz Identifique las audiencias objetivo. Para las EFS, estas audiencias van más allá del auditado. Las audiencias objetivo incluyen a legisladores, los medios y el público en general. Otras audiencias podrían incluir a entidades de auditoría, líderes de opinión pública, académicos y grupos de interés especial. zz Vigile el ambiente externo. Vigile y analice constantemente el ambiente externo para identificar oportunidades, desafíos y riesgos que pueden influir en cuán efectivas son sus comunicaciones. Tome en cuenta las circunstancias que pueden afectar la forma como sus audiencias objetivo interpretan su reporte. Por ejemplo, los reportes de noticias acerca de disturbios o conflictos laborales acerca de la junta directiva, pueden socavar o contradecir a un reporte de auditoría, que concluye que una organización es bien administrada. O un reporte de auditoría acerca de la preparación para emergencias, puede ser leído y analizado a la luz de una emergencia de seguridad pública continua, aunque no haya conexión entre las dos. En tales casos, las EFS necesitarán estar preparadas para explicar claramente, cómo el reporte de auditoría y la noticia se relacionan (o no se relacionan) entre sí. 52 Las fuentes de información acerca del ambiente externo incluyen a las siguientes: zz comentarios acerca de reportes o recomendaciones de los parlamentarios; zz la cobertura de eventos actuales por los medios; zz comunicaciones (cartas, correo electrónico o llamadas telefónicas) de miembros del público general; zz comentarios de entidades gubernamentales; zz opiniones publicadas o radiales acerca de la EFS por académicos u otros expertos; y zz encuestas de la opinión pública. 18 Después de la auditoría 53 Se debe poner especial atención a los legisladores, quienes son una de las principales audiencias objetivo. Para algunas EFS, antes de hacer circular un reporte entre el público o los medios, el titular de la EFS necesita informar a los legisladores y a su equipo de investigación acerca del reporte. En la mayoría de los casos, las EFS patrocinan una sesión informativa confidencial para los legisladores. El titular de la EFS hace una corta declaración de apertura y luego responde preguntas. Algunas EFS encuentran útil establecer una unidad separada para coordinar el contacto y enlace con las legislaturas. Escriba recomendaciones que conduzcan al cambio1 54 La forma como se redactan las recomendaciones afecta la posibilidad de que sean logradas y lo bien que se logren. Es más fácil causar impacto si la recomendación es práctica y precisa. Sin embargo, las recomendaciones que son demasiado precisas pueden conducir a complicaciones. La EFS no implementa cambios normalmente. La EFS debería evitar tener que confrontar su propia implementación de recomendaciones en una auditoría posterior. Las recomendaciones deberían ser dirigidas claramente a un grupo u oficina específica. Si no está claro de quién se espera que haga algo, es grande el riesgo de que el impacto no se logre. Hágale seguimiento a las recomendaciones para determinar si ha habido progreso 55 Los reportes de las EFS deberían ayudar a hacer al gobierno más transparente y responsable. Los reportes también deben influir sobre cómo se diseñan y prestan los servicios a los ciudadanos. Los reportes pueden lograr esta influencia haciendo recomendaciones para introducir mejoras en los sistemas y procesos financieros y en la economía, eficiencia y efectividad de los servicios públicos. El seguimiento de las recomendaciones de auditoría no es sólo una parte clave de los procedimientos normales de la EFS, sino también una forma de garantizar y reforzar el impacto del reporte de auditoría. 56 El propósito de hacer el seguimiento es identificar lo bien que los auditados han implementado los cambios que prometieron hacer cuando respondieron a las recomendaciones de los reportes de auditoría. Para hacerle el seguimiento a una auditoría, los equipos de auditoría deberían dar los siguientes pasos: zz crear una base de datos para hacer más fácil el seguimiento de las recomendaciones de auditoría; zz escoger a un grupo de los miembros del personal de auditoría para que se haga responsable del rastreo, vigilancia y además realice la documentación del seguimiento de las recomendaciones; zz obtener la respuesta de los auditados a las recomendaciones; zz hacer el seguimiento a cómo se ponen en práctica las recomendaciones acordadas; y 1 Esta sección está bien formulada en la ISSAI 3100, Directrices para la auditoría de gestión – Principios clave 32: “Las recomendaciones, cuando sean proporcionadas, se deberán presentar de manera lógica, basadas en el conocimiento y de manera racional, y estar basadas en hallazgos de auditoría competentes y relevantes. Deben ser practicables, añadir valor y abordar el objetivo y las cuestiones de auditoría. Deben dirigirse a la entidad que tenga responsabilidad y competencia para su implementación”. 19 Después de la auditoría zz si el auditado no hace un esfuerzo para implementar las recomendaciones que ha aceptado hacer, los equipos de auditoría puedan tomar una acción adicional, tal como: {{ el envío de una carta a la gerencia del auditado; {{ la realización de una auditoría de seguimiento; o {{ llevar a la atención de la legislatura que la recomendación de auditoría no ha sido implementada, si esto es apropiado. Las EFS con modelo judicial, por ejemplo, pueden tener la facultad para cobrarle una tarifa a los servidores civiles que no cooperen y pueden escoger ejercer esta facultad en tales casos. (Véase el Anexo 1 para conocer el resumen del modelo judicial). 57 Los equipos de auditoría podrían encontrar útil mantenerse en contacto con los miembros clave del personal del auditado después de terminar la auditoría. Este enfoque hará más fácil encontrar si los auditados han implementado las recomendaciones. También puede ser valioso para investigar por qué a ciertas recomendaciones no se les hizo el seguimiento. Cuando se elaboren recomendaciones adicionales, se pueden extraer lecciones de las razones para la no implementación. Podría ser que las recomendaciones no fueran útiles, no resolvieran los problemas o no fueran viables. Mida el impacto de los reportes y recomendaciones de auditoría 58 El seguimiento sobre el impacto de las recomendaciones de auditoría es importante por varias razones. Las Directrices de implementación para la auditoría de gestión2 (ISSAI 3000) establecen que este seguimiento puede servir a cuatro propósitos principales: zz hacer más efectivos los reportes de auditoría; zz asistir al gobierno y a la legislatura; zz evaluar el desempeño de la EFS; y zz crear incentivos para el aprendizaje y el desarrollo. 59 El seguimiento y la medida del impacto de las recomendaciones no son tarea fácil. Las EFS necesitan pensar acerca de varios aspectos de este trabajo cuando crean un sistema de seguimiento: zz mandato (¿es el seguimiento obligatorio o voluntario?); zz ámbito (¿A cuántas auditorías se les debe hacer seguimiento? ¿A cuáles auditorías?); zz recursos (¿Cuáles recursos están disponibles?); zz oportunidad (¿Cuándo se hará el seguimiento?); zz métodos de medición (¿Cómo se hará el seguimiento?); e zz información (¿Cuándo se presentará la información?). 2 20 Estas directrices son aplicables no sólo a la auditoría de gestión, sino a cualquier tipo de auditoría en este respecto. Después de la auditoría 60 Mandato: La EFS debe considerar cuidadosamente las implicaciones para el sistema de seguimiento. Estas implicaciones dependerán de si la tarea es obligatoria o voluntaria, ya que la importancia del ámbito, los recursos, la oportunidad, los métodos y la información pueden variar de un enfoque al otro. 61 Ámbito: el ámbito tiene dos aspectos: amplitud y profundidad. Un ámbito amplio y poco profundo significa que a casi todas las auditorías se les hace seguimiento, pero el seguimiento es limitado. Un ámbito profundo y estrecho considera un seguimiento más minucioso de un número pequeño de reportes. Las EFS podrían desear combinar los dos enfoques haciéndole seguimiento a todas las auditorías en el corto plazo y hacerle seguimiento a un menor número de auditorías en más profundidad a largo plazo. Cuando se elige un enfoque más limitado, las bases para el muestreo deben ser claras y robustas. El resultado de la información de la EFS sobre el impacto de una auditoría debe ser confiable y transparente. 62 Métodos de medida: hay dos formas principales de medir el impacto de los reportes y recomendaciones de auditoría: usando un enfoque cualitativo o un enfoque cuantitativo. zz Enfoque cualitativo: el enfoque cualitativo podría ser un primer paso apropiado. El impacto se podría describir como las acciones que los ministerios y dependencias han tomado. Algunos países usan un sistema de información en el cual los auditados le deben reportar a la legislatura las acciones que han tomado o planificado. Los documentos proveídos por los auditados en dicho sistema, pueden ofrecer una útil fuente de información para el propio seguimiento de la EFS. Se puede recolectar más información directamente del auditado a través de entrevistas o encuestas o ambas. Las preguntas se deben centrar en cuántas de las acciones que el auditado ha planeado o realizado y el impacto de dichas acciones, son el resultado del reporte y las recomendaciones de auditoría. Usualmente, es más fácil crear una conexión de causa y efecto entre el reporte y las recomendaciones de auditoría y las acciones planeadas o tomadas, que hacer esta conexión con los efectos directos finales, tales como las mejoras o los ahorros. zz Enfoque cuantitativo: algunas EFS miden el impacto de un reporte en términos cuantitativos. El número o porcentaje de recomendaciones implementadas y los ahorros en términos monetarios (impacto financiero) son dos indicadores usados. Es necesario un cierto esfuerzo de juicio cualitativo para decidir si una recomendación ha sido plenamente o parcialmente implementada, pues algunos criterios son evaluados cualitativamente. 63 Cuando la EFS está tratando de averiguar cuántas recomendaciones han sido implementadas, el auditado debe tener tiempo para reaccionar. Puede ser útil incorporar un marco de tiempo a la medición. Por ejemplo, a los auditados se les podría dar dos, tres o cuatro años para implementar una recomendación. 21 Después de la auditoría 64 El impacto financiero puede significar ya sea un gasto reducido o ingresos aumentados. El gasto reducido podría incluir menos recursos usados para lograr un cierto producto, o más producto para los mismos (o menos) recursos. Un gasto reducido también podría significar una calidad mejorada en el producto para los mismos o menores recursos. Ingresos incrementados podrían conducir a una calidad mejorada en los servicios, los cuales tendrán impactos adicionales. Sin embargo, tiende a ser difícil focalizar el impacto financiero de una calidad mejorada. Las EFS desearán pensar acerca de si los ahorros financieros son un ahorro excepcional o se realizarán durante un largo período. Idealmente, el impacto financiero medido debería ser de ahorros netos. Esto significa que los costos de implementación de la acción recomendada serán cubiertos por el monto ahorrado mediante esta acción. Cuando se calculen los ahorros que se han alcanzado, las EFS deben considerar qué hubiera pasado si la recomendación no hubiera sido presentada o implementada. 65 Frecuentemente es difícil calcular los ahorros que resultan de la implementación de las recomendaciones de auditoría. Las EFS que usan este enfoque necesitarán gastar mucho tiempo y esfuerzo creando un robusto sistema de registro y obteniendo la cooperación de los auditados. Los debates y los convenios con el auditado, frecuentemente son parte de dicho sistema. Algunas EFS hacen que sus auditores externos verifiquen el impacto financiero reportado. 66 Oportunidad, recursos e información: Usualmente toma tiempo antes de que las acciones se lleven a cabo, y aún más tiempo antes de que los efectos de las acciones sean visibles y medibles. Cuanto más tiempo haya pasado desde que se publicó el reporte, más difícil será averiguar si los efectos son el resultado de las recomendaciones del reporte. 67 El asunto de los recursos está íntimamente relacionado con los asuntos del ámbito y la profundidad del proceso de seguimiento. La situación puede variar de un país a otro. En algunos casos, parte de los recursos que la EFS recibe pueden reservarse para actividades de seguimiento. Usualmente, sin embargo, la EFS tiene que decidir sobre el monto de los recursos que debería separar para el seguimiento. La mayor parte de los recursos debería ir a la auditoría en vez de al seguimiento. 68 Los resultados del ejercicio de seguimiento de la EFS deberían reportarse ampliamente, salvo que las regulaciones prohíban esta información. Con frecuencia, la legislatura pedirá un reporte. En algunos casos, la legislatura desea el reporte de modo que pueda así evaluar cuán efectiva es la EFS. Si no hay restricciones formales, los resultados deberían ser reportados públicamente. Esto podría incluir el reporte de los medios. 22 Después de la auditoría Invite a los auditados y partes interesadas a dar feedback sobre los reportes de auditoría 69 La obtención de feedback de los auditados y de los interesados, les permite a las EFS mejorar la calidad y relevancia de los reportes de auditoría. Los resultados del feedback se deberían usar para capacitación y orientación. zz Feedback del auditado: La recolección de los puntos de vista del auditado al final de la auditoría puede ayudar a mejorar la relación continua con los ministerios y permitir que las EFS obtengan un feedback más efectivo y constructivo. El feedback se puede recabar mediante entrevistas semiestructuradas, cuestionarios o talleres con el equipo de auditoría y con las personas de contacto principal en el ministerio. zz Feedback de la legislatura: la legislatura puede ser un recurso valioso para la recopilación de feedback acerca de la calidad y la relevancia de los reportes de auditoría. Algunas EFS exigen que sus departamentos de comunicación realicen encuestas entre los miembros de la legislatura una vez al año. zz Feedback de los equipos de auditoría: el mantenimiento de la calidad durante todo el proceso de auditoría es vital. Este enfoque garantiza que el reporte final sea bien presentado. Con frecuencia, durante la auditoría, los auditores se encuentran con obstáculos imprevistos. La forma como ellos les hacen frente puede ser una valiosa lección para otros miembros del personal de auditoría. Para estar seguro de que esta información sea plenamente compartida, es conveniente hacer una corta revisión postauditoría de la experiencia de los equipos de auditoría. Esta revisión puede: {{ identificar y compartir mejores prácticas, de modo que los auditores puedan repetirlas y avanzar sobre esa base; {{ asegurarse de que los equipos no cometan de nuevo los mismos errores; {{ reflexionar sobre lo que se hizo bien y lo que se podría haber hecho mejor; e {{ identificar tendencias que puedan incorporarse a la capacitación y orientación en toda la oficina. zz Comentarios de paneles de asesores o académicos: disponer de asesores independientes hace aportes al proceso de calidad de la EFS, a fin de darles confianza a los interesados externos en el trabajo de la EFS. Algunas EFS invitan a paneles de asesores o académicos y a expertos técnicos para que aporten sus puntos de vista sobre los reportes publicados, usando criterios claramente definidos que garanticen que el feedback que las EFS obtengan sea consistente. 23 Comprometa a las partes interesadas Capítulo 5: Comprometa a las partes interesadas Tome conciencia de que la legislatura es uno de los clientes más importantes de las EFS 70 Tanto la EFS como la legislatura deben vigilar el uso apropiado de los fondos públicos. La legislatura ejerce, principalmente, la supervisión política sobre los presupuestos. La EFS proporciona el trabajo de auditoría profesional, imparcial e independiente para complementar el rol de la legislatura. 71 En la mayoría de los países, la legislatura es uno de los principales destinatarios de los reportes de auditoría de la EFS. La vigilancia del presupuesto por parte de la legislatura, es más efectiva cuando la legislatura puede confiar en la información de la EFS. La EFS tiene la experiencia y los recursos para analizar y evaluar los gastos del gobierno, con acceso a las fuentes oficiales de información. A su vez, la EFS es más efectiva en el mejoramiento de la administración y en la vigilancia de los presupuestos, cuando la EFS puede confiar en la legislatura para que apoye las recomendaciones de auditoría al gobierno. La legislatura, como organismo electo democráticamente, puede traducir los hallazgos y recomendaciones de auditoría en una presión efectiva sobre el gobierno, para que mejore el control y la eficiencia financiera, y, finalmente, el desempeño del sector público. 72 Una estrecha relación entre la EFS y la legislatura puede ser un factor clave en la maximización del uso de los reportes de auditoría, si la estructura de la gobernanza del sector público permite esa relación. Este punto se aplica, principalmente, a aquellas EFS que operan según el modelo Westminster o Consejo/Colegiado (ver Anexo 1). 73 Las EFS pueden confiar en diversas estructuras para esta cooperación. Aún en países donde se espera que la EFS y la legislatura trabajen en estrecha colaboración y tengan en operación los sistemas apropiados, los elementos presentados más abajo están sujetos a las restricciones impuestas por los marcos legal y social de los países de la INTOSAI. El mandato específico y los arreglos de trabajo de la EFS y del comité legislativo dentro del proceso de rendición de cuentas, varían de un país a otro. Los puntos de vista sobre la rendición de cuentas y sus objetivos pueden oscilar desde la identificación y castigo de la conducta delictiva hasta la garantía de que los auditados cumplan con las normas legales y otras normas. 24 Comprometa a las partes interesadass I) Comité legislativo específico En muchos países, un comité legislativo específico (tal como un comité de control presupuestario o comité de cuentas públicas) revisa todas las cuestiones relativas a las auditorías externas. Este comité es el contacto principal de la EFS para hacerle frente a los hallazgos y conclusiones y suscribirlas, cuando sea apropiado. En un número de casos, los reportes de auditoría son revisados individualmente. A los ministerios pertinentes se les exige que implementen las recomendaciones de la EFS. Algunas EFS no tienen autoridad para hacer que los ministerios cumplan con estas recomendaciones. En tales casos, un impacto sostenido de auditoría sólo puede tener lugar si la legislatura le exige a la rama del ejecutivo que siga las recomendaciones presentadas en los reportes de auditoría. La EFS puede estimular al ministerio para que cumpla con los requerimientos, mediante la fijación de fechas límite y mediante arreglos para que el comité le haga seguimiento a dichos asuntos en una fecha posterior (Ver el ítem V abajo). II) Representante permanente de la EFS El representante permanente de la EFS debería asistir a todas las reuniones del comité legislativo relevante. El representante también debería servir como el punto de contacto de la EFS para los miembros relevantes de la legislatura. Antes, durante y después de la reunión, el representante podría responder preguntas o recibir solicitudes de trabajos de auditoría o de asesoría. El representante permanente también es responsable de compartir los documentos y la información (tales como agendas, documentos de las reuniones y actas) con los gerentes de auditoría apropiados, dentro de la EFS. Los gerentes de auditoría deberían, a su vez, mantener informado al representante permanente acerca de los desarrollos importantes en las actividades de auditoría actuales, si estos desarrollos son relevantes para las reuniones del comité específico. III) Asistencia a las reuniones del comité Los gerentes de auditoría responsables deberían asistir a las reuniones del comité cuando se analicen sus reportes de auditoría. De esta manera pueden presentar hallazgos y recomendaciones de auditoría y darles testimonio a los legisladores. El estar presentes también les permite a los auditores ver cómo la legislatura recibe y analiza los hallazgos y recomendaciones de la EFS. Cuando las auditorías son muy importantes, el titular de la EFS también puede asistir a las reuniones del comité. Para ayudar al representante de la EFS a prepararse para tomar decisiones, el presidente o el secretario del comité deberían enviarle la agenda de cada reunión a la EFS, por anticipado. 25 Comprometa a las partes interesadas IV) Selección de reportes de auditoría La EFS no debería enviar cada reporte de auditoría a la legislatura, salvo cuando la legislación nacional exija que la EFS lo haga. En su lugar, debería enviar reportes que merezcan una atención especial, tal como aquellos que tienen una importancia fundamental o financiera. El interés de la legislatura en los reportes de auditoría puede depender de la actualidad del tópico. Las legislaciones tienden a interesarse en los hallazgos de auditoría si los problemas declarados se pueden abordar en una etapa temprana. V) Presentación de los reportes de auditoría Para apoyar al comité legislativo relevante, las EFS pueden preparar un sumario de una a dos páginas de cada reporte de auditoría para ser analizado, terminando con una resolución propuesta para el comité. El comité puede establecer ciertos requerimientos para el ministerio relevante. Por ejemplo, el comité puede pedirle al ministerio que tome cierta acción dentro de un período específico e informe sobre el progreso alcanzado. La EFS puede tomar parte en la redacción de dichos reportes. De esta manera puede evaluar los pasos que el ministerio ha dado e informar al comité sobre lo que se ha logrado. (Ver el ítem VII abajo). VI) Contactos y comunicación El éxito de las propuestas, sugerencias e intervenciones de la EFS, depende en gran medida de si los directivos superiores son capaces de interesar a los legisladores relevantes en la materia en cuestión. El simple envío de un reporte a un legislador puede no ser suficiente. El contacto personal es necesario para hacer que los legisladores tomen conciencia de la significación de los reportes de auditoría Puede que los directivos superiores deseen abordar los hallazgos de auditoría con los legisladores relevantes antes de que tenga lugar una audiencia plena del comité sobre el reporte de auditoría. Esta acción habilitaría a la EFS para que ofrezca información actualizada sobre el asunto y explique su punto de vista. Al comienzo de cada período legislativo, la EFS debería acercarse a los nuevos miembros del comité para establecer contacto con ellos y ofrecerles apoyo. El titular de la EFS debería contactar personalmente con el presidente del comité. VII) Seguimiento Se debería activar un procedimiento formal estructurado para el seguimiento de la implementación de las resoluciones que el comité legislativo relevante haya adoptado, basado en los reportes de la EFS. Se deberían establecer plazos fijos para la acción que el ministerio deba tomar. El ministerio debería reportar regularmente al comité sobre el progreso de la implementación. El comité legislativo fijará los plazos para la información, cuando especifique cuál acción es necesaria. La EFS debe evaluar la implementación y luego compartir su evaluación con el comité legislativo como un reporte de seguimiento. El comité tomará en cuenta este reporte en su revisión de seguimiento (consulte los ítems I a V arriba). 26 Comprometa a las partes interesadass Ayude a los medios a entender los reportes de auditoría 74 Los medios son una fuente importante de información para los legisladores y su personal, para las entidades de auditoría y para el público en general. Los legisladores son personas muy ocupadas. Muchos de ellos no disponen de tiempo para leer largos reportes de auditoría Sin embargo, ellos siguen a los medios muy de cerca. Una forma en que las EFS pueden hacer circular sus mensajes es hacer que los medios los transmitan para ellas. 75 Cuando las EFS ponen sus reportes a la disposición del público en general, el uso de la página web de la EFS puede ser efectivo para alcanzar una audiencia máxima. Las EFS también deberían hacer un esfuerzo especial para garantizar que los periodistas comprendan los reportes de auditoría y puedan comunicar sus mensajes sin distorsionarlos. Es mejor apuntar hacia aquellos periodistas y los medios de comunicación que presenten la mayor probabilidad de interesarse en los mensajes de los reportes. Estos esfuerzos podrían incluir un período de retención por parte de los medios de modo que los periodistas tengan suficiente tiempo para asimilar el reporte antes de su fecha límite y darles la oportunidad para que le formulen preguntas al equipo de auditoría. La EFS también podría preparar boletines de prensa para entregárselos a los periodistas junto con el reporte y celebrar una conferencia de prensa. Todas estas medidas ayudarán a garantizar que los periodistas comprendan el reporte y puedan comunicar sus mensajes claramente. Las estrategias clave incluyen lo siguiente: zz Período de retención de los medios. El período de retención de los medios les permite a los periodistas asimilar el reporte, formular preguntas y preparar sus columnas o reportes de noticias antes de que el reporte de auditoría sea publicado. Algunos de dichos períodos de retención incluyen mantener a los periodistas en una sala cerrada de modo que no puedan presentar una historia hasta que el reporte de auditoría se haga público. En otros casos, los periodistas convienen en no reportar acerca de los hallazgos hasta un momento prefijado. Se deben tener en funcionamiento condiciones estrictas para garantizar que el reporte de auditoría permanezca confidencial antes de ser publicado. Si la EFS cree que es probable que se produzcan fugas prematuras a la prensa de ciertos reportes, entonces podría ser necesario establecer otras condiciones. Las EFS pueden tener que prohibir los dispositivos de comunicación electrónica y los teléfonos celulares en el sitio de retención de los medios y sólo permitir periodistas acreditados (usualmente miembros de la galería legislativa de prensa), quienes para tomar parte en el proceso han firmado un convenio de confidencialidad. zz Sesiones prácticas de preguntas y respuestas. Puede ser útil ofrecerles a los auditores sesiones prácticas antes de que asistan al período de retención de los medios. Estas sesiones se centran en los tipos de preguntas que probablemente formulen los periodistas. zz Conferencia de prensa. Antes de divulgar públicamente el reporte, la EFS puede celebrar una conferencia de prensa. En dicha conferencia, el titular de la EFS o su representante hacen una presentación de apertura y responden las preguntas de los periodistas. El enfoque de la presentación de apertura debería ser sobre mensajes clave, hallazgos y conclusiones, ofreciendo pocos detalles. 27 Comprometa a las partes interesadas zz Entrevistas con los medios. Una vez que el reporte ha sido hecho público, los funcionarios superiores de la EFS pueden estar disponibles para entrevistas con los medios (impresos, radio y televisión). zz Nuevos medios. Algunas EFS están comenzando a usar medios sociales como formas de llevarle cortos mensajes a audiencias –frecuentemente más jóvenes- más amplias. Use las organizaciones de la sociedad civil para aumentar el alcance 76 Con frecuencia los ciudadanos ignoran el rol de la EFS y cómo su trabajo puede afectar sus vidas. Para crear una ciudadanía comprometida que esté interesada en pedirle cuentas al gobierno, se debe incrementar la alfabetización sobre el presupuesto y la auditoría, de la población en general. Las organizaciones de la sociedad civil (OSC) pueden ayudar a elevar la alfabetización de los ciudadanos acerca del rol de la EFS y acerca de los asuntos de la administración y vigilancia financiera. 77 Las EFS pueden crear una forma para que las OSC, basadas en su estrecho contacto con los ciudadanos, alerten a la EFS ante los problemas potenciales y pidan que se realice una auditoría. Estas solicitudes se pueden hacer directamente a la EFS o indirectamente a través de la legislatura. 78 Las EFS pueden animar a las OSC a que tomen los hallazgos de la EFS y los compartan ampliamente y de formas accesibles –por ejemplo, usando carteles o transmisiones de radio que les permitan a las comunidades saber acerca de los riesgos clave, cuando se estén construyendo nuevas escuelas en sus comunidades. Por ejemplo, el riesgo de que los suplidores usen materiales de baja calidad o que los cimientos no sean suficientemente profundos. 79 Las OSC también pueden ocuparse de asuntos que surjan de un reporte de auditoría. Estos grupos pueden ayudar a vigilar el seguimiento de los auditados a un reporte de auditoría y a las audiencias legislativas. Junto con la atención de los medios, esta vigilancia puede ejercer presión sobre el auditado para que tome la acción correctiva. He aquí algunos ejemplos de iniciativas por parte de las OSC: zz un grupo de ciudadanos le hizo seguimiento a las acciones realizadas por una administración provincial después de que casos de corrupción denunciados fueron identificados en los reportes del Auditor General, y puso los resultados a la disposición del público en la página web de la OSC; zz una organización de investigación y defensa obtuvo centenares de páginas de registros contables del Ministerio de Sanidad, usando la ley de libertad nacional de información, e identificó una corrupción a gran escala en un contrato otorgado a una agencia privada para un programa de prevención del VIH/SIDA; zz una organización de derechos humanos entabló exitosamente una demanda para obtener las actas de las audiencias de una comisión del congreso, que era responsable de la revisión de las auditorías públicas de la EFS, e inició una acción basada en las recomendaciones de auditoría; la organización usó estos registros para destacar la falta de la comisión en exigir las acciones correctivas para responder a las recomendaciones de auditoría; 28 Comprometa a las partes interesadass zz una coalición de OSC se quejó acerca de la concesión de contratos que hacía un distrito, a una firma privada que había estado haciendo trabajos de pobre calidad; la queja condujo a una investigación de la EFS. El auditor general corroboró que estos reclamos identificaban un proceso de licitaciones sesgadas. Se suspendió el financiamiento al distrito hasta obtener evidencias de que el problema había sido corregido; y zz ciudadanos alertas usaron los reportes de auditoría de la EFS que el poder ejecutivo había archivado, para exigir una investigación de los fallos en un programa de derecho a los alimentos para hogares pobres; esta investigación condujo a que varios funcionarios responsables del programa fueran destituidos. Dele a los socios en el desarrollo, la información que necesitan 80 Los socios en el desarrollo saben que las EFS juegan un papel clave en el más amplio sistema de rendición de cuentas. Estos socios buscan las maneras de apoyar a las EFS en el desarrollo de vías prácticas para emprender reformas. Las actividades de reformas pueden variar desde una asistencia técnica menor hasta programas coordinados a largo plazo. Los socios en el desarrollo pueden usar a las EFS para que realicen auditorías de programas y proyectos que reciban financiamiento y pueden apoyar este trabajo mediante iniciativas de creación de capacidad. Los reportes de las EFS sobre tales proyectos proporcionan garantía sobre la forma en que se usan los fondos de los socios en el desarrollo y les permiten a las EFS mostrar sus niveles crecientes de profesionalismo. 81 Las EFS que reciben apoyo de los socios en el desarrollo necesitan mantener a éstos informados acerca de los reportes de auditoría. Las EFS deberían enviarles a los socios en el desarrollo copias de los reportes publicados, junto con los detalles de cualesquiera impactos financieros o no financieros que surjan de los reportes de auditoría. Los socios en el desarrollo están particularmente interesados en el cambio beneficioso que surja de las recomendaciones de la EFS o de la respuesta de la legislatura a los reportes de auditoría 82 La mayoría de las EFS publica sus hallazgos de auditoría financiera o de cumplimiento una vez al año. Las EFS deberían darles a sus socios en el desarrollo, copias de los reportes anuales y de los reportes de auditoría individuales que caigan dentro del área de interés de dichos socios en el desarrollo. Algunas EFS conducen talleres para los socios en el desarrollo, a fin de que entiendan los resultados clave del trabajo de la EFS. A su vez, los socios pueden usar los resultados de los reportes de auditoría para mantener la presión sobre los ministerios clave, para mejorar su desempeño y para identificar las formas adicionales en las cuales los socios puedan apoyar al gobierno en su intento por mejorar la administración financiera pública. 83 Las EFS deberían procurar el feedback de los socios en el desarrollo, acerca de los reportes de auditoría que ellas elaboran. Las áreas temáticas podrían incluir el ámbito, el contenido técnico y la accesibilidad. El feedback de los socios en el desarrollo puede proporcionar una visión independiente y puede ayudar a las EFS a mejorar sus reportes. 29 Conclusión Conclusión 84 La elaboración de un reporte de auditoría es parte de un proceso más amplio para lograr un cambio beneficioso. Los reportes de auditoría no deben ser vistos como un fin en sí mismos, sino como un punto clave del proceso de hacer más transparentes y responsables a los sistemas y procesos del gobierno. Si el reporte de auditoría no es leído y entendido por las personas adecuadas, las mejoras no se producirán. Es esencial hacer los reportes más legibles, más accesibles y más relevantes para todas las partes interesadas. También es importante la interacción con quienes puedan ayudar al desarrollo de la auditoría y los hallazgos de la auditoría, y con quienes puedan comunicar los mensajes de los reportes a los interesados. Dos pasos clave para hacer el mejor uso de la inversión contenida en el reporte de auditoría incluyen el envío a los diseñadores de políticas y a quienes sean responsables de la implementación de las mejoras, de la información que necesitan, en el momento oportuno y en la forma correcta, y el seguimiento al proceso de implementación, a fin de garantizar que se haya tomado la acción correcta. 30 Anexo 1 Anexo 1: Características clave de los diferentes modelos de EFS Modelo de EFS Modelo Westminster (Oficina de auditoría) Modelo Consejo/Colegiado Modelo judicial (Tribunal de cuentas/Auditoría) Titular Auditor General (AG) Presidente/Consejo de presidentes Presidente/Primer Presidente Estructura Organizativa Monocrática Colegiada Colegiada Todos los derechos, facultadesy responsabilidades son asignados al AG Miembros independientes con buen margen de libertad para escoger las metodologías de trabajo y los enfoques de auditoría; las decisiones las toman los colegios de miembros o un consejo de miembros o ambos Los miembros independientes también son jueces que pueden imponer penalidades o sanciones Sistema de rendición de cuentas Parlamentario Parlamentario Judicial El parlamento autoriza todos los gastos; los departamentos del gobierno y otros organismos públicos producen cuentas anuales; la EFS audita esas cuentas; el AG le reporta al parlamento o al comité parlamentario responsable El parlamento autoriza todos los gastos; los departamentos del gobierno y otros organismos públicos producen cuentas anuales; la EFS audita esas cuentas; los colegios le reportan al parlamento o al comité parlamentario responsable El parlamento autoriza el presupuesto anual; los contadores públicos son responsables por el uso correcto de los fondos y por la redacción de los estados financieros anuales; el ministerio de hacienda prepara las cuentas nacionales; la EFS audita las cuentas individuales y puede destituir a funcionarios individuales o imponer penalidades; la EFS audita las cuentas nacionales y le reporta al parlamento Relaciones con con el parlamento Estrechas relaciones con el comité parlamentario responsable, que hace responsables al gobierno o los organismos públicos, basado en los reportes de la EFS Estrecha relación con el comité parlamentario responsable, que hace responsables al gobierno o los organismos públicos, basado en los reportes de la EFS Poca o ninguna relación con el parlamento Tipos de auditoría Auditoría financiera, auditoría de certificación y auditoría de valor por dinero/auditoría de gestión; todas se hacen como ejercicios separados, evaluación del impacto regulador Auditoría de regularidad/ cumplimiento, auditoría de gestión, evaluación del impacto regulador Auditoría de regularidad/auditoría de cumplimiento con sanciones, auditoría de gestión sin facultades de ejecución, evaluación del impacto regulador Información Todos los hallazgos de auditoría se reportan al parlamento o al comité parlamentario responsable Los hallazgos de auditoría se se reportan al parlamento o al comité parlamentario responsable Se hace un reporte anual al parlamento y/o al jefe de estado sobre la implementación del presupuesto del estado 31 Anexo 2 Anexo 2: Fuentes clave de información adicional Publicaciones ISSAI 3000: Normas y Directrices para la auditoría de gestión basada en las Normas de auditoría y experiencia práctica de la INTOSAI ISSAI 3100: Directrices para la auditoría de gestión – Principios clave ISSAI 4000: Directrices para la auditoría de cumplimiento – Introducción general ISSAI 4100: Directrices para la auditoría de cumplimiento – Para auditorías realizadas separadamente de la auditoría de los estados financieros “Dialogue on Civil Society Engagement in Public Accountability” [“Diálogo sobre el compromiso de la sociedad civil en la rendición pública de cuentas”], 7-8 de noviembre de 2006, Manila, Filipinas, Reporte de Taller, División de las Naciones Unidas para la administración pública y la gerencia de desarrollo, Departamento de Asuntos Económicos y Sociales “Expanding Collaboration between SAIs and Civil Society” [“Expansión de la colaboración entre las EFS y la sociedad civil”]. Revista Internacional de Auditoría Gubernamental; Vivek Ramkumar, Proyecto de presupuesto internacional, Centro sobre Presupuesto y Prioridades de Política, Washington, DC “The Role of Civil Society Organisations in Auditing and Public Finance Management” [“El rol de las organizaciones de la sociedad civil en la auditoría y la administración de las finanzas públicas”], 2005, Vivek Ramkumar y Warren Krafchik, Proyecto de Presupuesto Internacional “What Role Can Civil Society and Parliament Play in Strenghthening the External Auditing Function?” [“¿Qué rol pueden jugar la sociedad civil y el parlamento en el fortalecimiento de la función de la auditoría externa?”], Warren Krafchik, Director, Sociedad de Presupuesto Internacional, Etiopía, 2003 Páginas web INTOSAI: http://www.intosai.org ISSAI: http://www.issai.org 32 Notas 33 Notas 34 En la página web del Comité de Creación de Capacidad de la INTOSAI, se dispone de ejemplares adicionales de esta guía: http://cbc.courdescomptes.ma/
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