Cómo incrementar el uso
e impacto de los reportes
de auditoría
Una guía para las Entidades
Fiscalizadoras Superiores
Esta guía ha sido escrita por miembros del Subcomité 1 de Creación de Capacidad, presidido por la
Oficina de Auditoría Nacional del Reino Unido. Esta guía es parte de una serie que está produciendo el
Comité de Creación de Capacidad de la INTOSAI. La serie comprende:
1 Guía para la creación de capacidad en las entidades fiscalizadoras superiores –disponible en árabe,
inglés, francés, alemán y español;
2 Introducción de las calificaciones profesionales para el personal de auditoría: una guía para las
Entidades Fiscalizadoras Superiores;
3 Cómo incrementar el uso e impacto de los reportes de auditoría; y
4 Administración de los recursos humanos en las Entidades Fiscalizadoras Superiores – en desarrollo.
Diseño y producción por NAO Communications
DG Ref: 009480-002
© National Audit Office 2013
Cómo incrementar el uso
e impacto de los reportes
de auditoría
Una guía para las Entidades
Fiscalizadoras Superiores
Contenido
Prefacio4
Capítulo I: Introducción
6
Propósito y alcance de la guía
6
Por qué es importante esta guía
7
Orientación8
Capítulo 2: Antes de la auditoría
8
Elección de los tópicos útiles para las legislaturas y los auditados
8
Considere los intereses de otras partes interesadas
9
Consulte a las partes interesadas
10
Capítulo 3: Durante la auditoría
11
La garantía de calidad está integrada al proceso de auditoría 11
Informe al auditado sobre lo que se espera durante la auditoría
12
Escriba los reportes de auditoría en forma clara y comprensible
14
Capítulo 4: Después de la auditoría
18
Comunique los resultados de auditoría en forma clara y efectiva
18
Escriba recomendaciones que conduzcan al cambio
19
Hágale seguimiento a las recomendaciones para determinar si ha habido progreso
19
Mida el impacto de los reportes y recomendaciones de auditoría
20
Invite a los auditados y partes interesadas a dar feedback sobre los reportes
de auditoría
20
Capítulo 5: Comprometa a las partes interesadas
24
Tome conciencia de que la legislatura es uno de los clientes más importantes de las EFS
24
Ayude a los medios a entender los reportes de auditoría
27
Use las organizaciones de la sociedad civil para aumentar el alcance
28
Deles a los socios en el desarrollo, la información que necesitan
29
Conclusión
30
Anexo 1: Características clave de los diferentes modelos de EFS
31
Anexo 2: Fuentes clave de información adicional
32
Prefacio
Prefacio
Las EFS juegan un rol vital para hacer que los gobiernos rindan cuenta por el cuidado de los
fondos públicos y para ayudar a garantizar la transparencia de las operaciones del gobierno.
Son consocios de la legislatura en este sentido y cuentan con la audiencia legislativa para
sus reportes, de modo que sus hallazgos y recomendaciones se puedan traducir en un
asesoramiento efectivo a los gobiernos, que ayuden a mejorar el control y la eficiencia
financiera, y en definitiva, el desempeño del sector público. Algunas veces las EFS también
trabajan cooperativamente con el gobierno y otros diseñadores de políticas. Los medios, las
organizaciones de la sociedad civil y los ciudadanos usan los reportes de auditoría como una
fuente de información real objetiva acerca del desempeño del gobierno, la cual se puede usar
para apoyar la necesidad del cambio y las mejoras en los sistemas y procedimientos.
La producción de un informe de auditoría es parte de un proceso más amplio para el logro de
un cambio beneficioso. Los reportes de auditoría no deben verse como un fin en sí mismos,
sino más bien como una parte clave del proceso para hacer que los sistemas y procesos del
gobierno sean transparentes y responsables.
Si el reporte de auditoría no es leído y comprendido por las personas apropiadas, las mejoras
no tendrán lugar. La disponibilidad de los reportes en el momento preciso y la presentación de
la información de la manera correcta, pueden mejorar el impacto de los reportes de auditoría.
Las EFS tienen que revisar continuamente cómo pueden ellas hacer que sus reportes sean más
legibles, más accesibles y más relevantes para todos los interesados.
Los reportes deben influir en la forma como se administran las operaciones del gobierno y
en cómo se diseñan y prestan los servicios a los ciudadanos. Los reportes pueden lograr esta
influencia haciendo recomendaciones para aportarle mejoras al desempeño del gobierno y a
la prestación de los servicios. El seguimiento de la implementación de las recomendaciones
contenidas en los reportes de auditoría, a fin garantizar que la acción correcta haya sido
tomada, es un paso esencial en el proceso de mejora del impacto de los reportes de auditoría.
Esta guía explora las prácticas que se pueden introducir con el fin de mejorar el uso de los
reportes de auditoría, y explica cómo la consulta puede promover el uso de los reportes de
auditoría. También analiza cómo pueden interactuar las EFS con los principales destinatarios del
reporte de auditoría, y cómo esta interacción puede ser ajustada para hacer que los reportes de
auditoría sean más relevantes y útiles para los auditados y otros interesados.
4
Prefacio
Los autores de esta Guía desean agradecer todo la ayuda y los consejos que han recibido
de sus colegas de todo el mundo. Ellos reconocen que la Guía propiamente será sometida
a un continuo refinamiento y mejora, a medida que crezca la experiencia en la creación de
capacidad entre las EFS.
Doctor Ahmed El Midaoui
Primer Presidente del Tribunal de Cuentas del Reino de Marruecos
y Presidente del Comité de Creación de Capacidad de la INTOSAI
5
Introducción
Capítulo 1: Introducción
Propósito y alcance de la guía
1 Esta guía se propone ayudar a que los reportes de auditoría de las Entidades
Fiscalizadoras Superiores (EFS) causen un mayor impacto. El alcance y el potencial para
lograr el impacto serán diferentes para cada EFS, dependiendo de su mandato y estructura
organizativa. A algunas EFS no se les permite usar los foros públicos para compartir los
resultados de auditoría, mientras que otras no tienen las vías para compartir los resultados.
Algunas EFS informan sobre sus hallazgos a la legislatura, pero su mandato no les permite
desarrollar sus propias recomendaciones de auditoría.
2 Las EFS tienen diferentes estructuras organizativas, las cuales se pueden colocar en tres
amplias categorías: Westminster, Consejo/Colegiado y modelos judiciales. Cada modelo
puede incluir diferentes enfoques para el uso de los reportes de auditoría y diferentes
roles de información. Las características clave de los tres modelos de EFS se encuentran
en el Anexo 1.
3 Esta guía procura ofrecer una visión neutra de los diferentes tipos de EFS, los métodos de
información y los tipos de reportes producidos. No cubrirá los tipos específicos de reportes.
Como las EFS no trabajan de la misma manera, esta guía ofrecerá una gama de
opciones. No cada opción será aplicable a cada EFS.
4 La Declaración de México sobre la Independencia de las EFS (ISSAI 10) apoya el uso de los
reportes con más frecuencia y promoviendo la transparencia. Los tres principios siguientes
son especialmente importantes:
zz Principio 5: El derecho y obligación de las EFS de informar sobre su trabajo;
zz Principio 6: La libertad para decidir el contenido y la oportunidad de los reportes de
auditoría y su publicación y diseminación; y
zz Principio 7: La existencia de mecanismos efectivos de seguimiento sobre las
recomendaciones de las EFS.
5 Esta guía se propone servir como un foro universal de la buena práctica, donde se
compartan las prácticas actuales, las nuevas iniciativas y los enfoques innovadores. De
esta manera, las EFS pueden aprender de quienes trabajan en ambientes similares, cómo
aumentar el impacto de los reportes.
6 Esta guía se debería usar como un punto de referencia antes de que comience la
auditoría, de modo que las buenas prácticas puedan ser parte de todo el proceso de
auditoría. La guía también se puede usar para revisar el proceso después que el reporte haya
sido completado y presentado a los destinatarios designados.
6
Introducción
7 Esta guía examina las etapas de preparación de un reporte de auditoría, explora las
prácticas que se pueden introducir en cada etapa, a fin de mejorar el uso de los reportes de
auditoría, y explica cómo la consulta puede promover el uso de los reportes de auditoría.
También analiza cómo pueden las EFS interactuar con los principales destinatarios del reporte
de auditoría, y cómo esta interacción se puede afinar para hacer a los reportes de auditoría
más relevantes y útiles para los auditados y otras partes interesadas. La guía analiza cómo las
EFS pueden garantizar que el reporte de auditoría sea de buena calidad. Una auditoría de
calidad es el resultado de la verificación de la gerencia interna y de la revisión externa, la buena
comunicación con el auditado y de una rigurosa estructura y redacción, lo que conduce a
mensajes claros y recomendaciones efectivas.
¿Por qué es importante esta guía?
8 Las EFS producen reportes de auditoría a fin de darles a los destinatarios una observación
objetiva o una evaluación de las actividades que los auditores han revisado. Los reportes de
auditoría pueden identificar las deviaciones de las normas u oportunidades para mejorar. Si
debe tener lugar un cambio beneficioso, quienes tengan la facultad para hacer que dicho
cambio tenga lugar deben leer y comprender los reportes de auditoría. Para hacer el mejor
uso de la inversión que contiene el reporte de auditoría, las EFS deben realizar dos tareas
importantes: garantizar que los diseñadores de políticas y quienes sean responsables de la
implementación de las mejoras reciban la información que necesitan en el momento justo y
en la forma correcta, y hacerle seguimiento al proceso de implementación, para cerciorarse
de que se haya tomado la acción correcta. El incremento del uso de los reportes de auditoría
es, por lo tanto, fundamental para las metas y objetivos de las EFS.
9 Las EFS pueden ayudar a que los reportes completados tengan más impacto mediante la
comercialización de su trabajo, haciéndole seguimiento a las recomendaciones de auditoría e
identificando los impactos que surjan de las recomendaciones. La realización de una revisión
después que el reporte sea emitido, puede conducir a un mayor aprendizaje a través del
feedback de los auditados y otros interesados.
10 Las EFS pueden fortalecer el impacto de los reportes de auditoría creando relaciones
permanentes con los auditados y con otros interesados clave, quienes pueden apoyar el
trabajo de las EFS haciendo lo siguiente:
zz presionando por un cambio beneficioso (los medios y las organizaciones de la sociedad
civil (OSC);
zz introducción de nuevas leyes y pedirle cuentas al gobierno (la legislatura);
zz implementación del cambio (auditados); y
zz vigilancia de cuán efectiva es la implementación (los ciudadanos y sus representantes).
11 En los países donde los gobiernos obtienen financiamiento para programas y proyectos de
los socios en el desarrollo internacional, estos socios estarán interesados en los reportes de las
EFS que sean relevantes para el trabajo de los socios. Las EFS deberían procurar el feedback sobre
los reportes de auditoría de los socios en el desarrollo, para garantizar que los reportes estén
alcanzando los niveles de garantía de calidad que requieren dichos socios.
7
Antes de la auditoría
Orientación
Capítulo 2: Antes de la auditoría
Elija los tópicos útiles para las legislaturas y los auditados
12 La legislatura es una de las principales audiencias para los reportes de auditoría. En la
etapa de pre planificación, los auditores querrán pensar acerca de cuán útil será el reporte
para la legislatura. Al decidir si el tópico de auditoría es relevante, las Entidades Fiscalizadoras
Superiores (EFS) pueden considerar las siguientes cuestiones:
zz ¿Es probable que el tópico de auditoría sea de interés para la legislatura?
zz ¿Responde el tópico a los asuntos urgentes que los miembros de la legislatura han
llevado a la atención de las EFS?
zz ¿Cubrirá el tópico de auditoría un área de gastos o ingresos elevados?
zz ¿Cubrirá el tópico de auditoría un área de alto riesgo?
zz ¿Abordará el tópico de auditoría una prioridad del gobierno?
zz ¿Será políticamente relevante el tópico de auditoría?
zz ¿Es probable que el tópico de auditoría resulte en que la legislatura haga
recomendaciones o tome acciones que puedan causar una diferencia?
13 El cambio beneficioso en el gobierno puede producirse si los auditados actúan sobre
las recomendaciones de los reportes de auditoría de la EFS. En la etapa de pre auditoría, las
EFS necesitan pensar acerca de la probabilidad de que el tópico de auditoría sea capaz de
ofrecer oportunidades para el cambio beneficioso dentro del auditado. He aquí algunos
temas útiles de reflexión para las EFS:
zz ¿Podrían las recomendaciones del tópico, producir ahorros financieros o mejorar
la eficiencia?
zz ¿Podrían las recomendaciones del tópico, producir mejoras no financieras que se
puedan medir?
zz ¿Podría el tópico conducir a una buena práctica factible de ser aplicada
más ampliamente?
zz ¿Se pueden aprender algunas lecciones del auditor interno del auditado o de la unidad
de control?
*Consulte el párrafo 45 para recomendaciones adicionales de recomendaciones de auditoría.
8
Antes de la auditoría
Considere los intereses de otras partes interesadas
14 Muchos periodistas se ven a sí mismos como una parte clave de una sociedad
democrática. Su rol es informar a los miembros del público, acerca de lo bien que son
gobernados o no gobernados. Por esta razón, los periodistas pueden compartir valores y
nexos con los auditores. Los medios, que frecuentemente muestran interés en los reportes
de auditoría, pueden ser vistos como partes interesadas. La cobertura por los medios de los
reportes de auditoría pueden darle más impacto a los reportes y estimular la demanda del
público por cambios beneficiosos en áreas que el reporte destaque.
15 El interés de los medios por sí solo, no debería ser la razón para escoger un tópico de
auditoría. Pero una vez que el tópico ha sido escogido, los auditores deberían averiguar si las
campañas de los medios o los artículos previos han abordado ese tópico, y si las líneas de
investigación de la auditoría cubrirán áreas de interés para los medios.
16 Si el tópico de auditoría se relaciona con la prestación de servicios públicos, el tópico
puede ser de interés para los ciudadanos o para las organizaciones que representan a los
ciudadanos. Una vez que se haya seleccionado el tópico de la auditoría, las EFS pueden
considerar las siguientes cuestiones:
zz ¿Se refiere la auditoría a la prestación de servicios a los ciudadanos?
zz ¿Abordará el tópico cuán bien se están logrando los efectos directos que benefician
a los ciudadanos?
17 En los países con programas y proyectos financiados por socios de desarrollo
internacional, un tópico de auditoría puede interesarle a estos socios. Las EFS podrían desear
considerar estos puntos:
zz ¿Cubre esta auditoría un proyecto o iniciativa que apoyan los socios del desarrollo?
zz ¿Revisará el tópico cuán bien están cumpliendo con los objetivos los proyectos
financiados por socios del desarrollo?
zz ¿Ayuda esta auditoría a crear confianza entre los socios del desarrollo y en el país que
recibe el apoyo?
9
Antes de la auditoría
Consulte a las partes interesadas
18 Para garantizar que los reportes de auditoría sean tan efectivos como sea posible,
algunas EFS pueden hallar útil la consulta con los interesados antes de planificar la auditoría.
Estas consultas tienden a identificar los asuntos que afectan a las partes interesadas, así que
estos asuntos pueden formar parte del ámbito del plan de auditoría. He aquí los principales
tipos de consultas:
zz celebración de reuniones con los interesados clave, tales como el auditado, para
hablarles acerca de la auditoría y conocer sus puntos de vista;
zz escribirle a los interesados clave, tales como los grupos que representan a los
ciudadanos, para comentarles acerca de la auditoría e invitarlos a presentar comentarios
por escrito o acudir a una reunión; y
zz anunciar en las páginas web de las EFS que la auditoría está a punto de comenzar
e invitar a quienes tengan comentarios y sugerencias, a que contacten con el
equipo de auditoría, usando un número de teléfono designado o una dirección de
correo electrónico.
19 En algunos países, los comités legislativos están involucrados en la elección de los
tópicos de auditoría. Cuando este no es el caso, y la EFS sabe que la legislatura tiene interés
en el tópico de auditoría, la EFS podría desear ventilar el ámbito de la auditoría con el
comité legislativo.
20 Si se requiere la pericia de los especialistas para el tópico de auditoría, la EFS puede usar
un panel experto de asesores para que señalen los asuntos técnicos clave y sugieran criterios
para la evaluación del desempeño técnico de los organismos del gobierno. El uso de un
panel experto le dará autoridad y credibilidad al reporte de auditoría y hará más probable
que la legislatura, el auditado y los ciudadanos consideren seriamente las recomendaciones
del reporte. Algunas EFS podrán desear incluir a un representante del auditado en el panel
de expertos. El auditado que toma parte en el panel es más apto para convenir con los
hallazgos del panel y aceptar las recomendaciones de dicho panel.
21 Si el tópico de auditoría se refiere a la prestación de servicios a los ciudadanos, la
EFS podrá involucrar a un grupo que represente a los ciudadanos o a organizaciones
relevantes de la sociedad civil (OSC). Estos grupos podrían compartir sus puntos de vista y
su experiencia, separadamente, o tomar parte en los debates con un panel de expertos. La
EFS podría conducir también una encuesta o cuestionario para recabar feedback sobre las
experiencias de los ciudadanos.
22 Algunas EFS usan los organismos de la sociedad civil para dirigir las investigaciones
iniciales hacia la gerencia financiera. Estos organismos pueden asistir directamente al
trabajo de la EFS mediante el seguimiento de los gastos, ayudando con la auditoría local y
midiendo el desempeño del programa. Más adelante, en esta guía, se describen ejemplos
de cooperación entre las EFS y las OSC.
10
Durante la auditoría
Capítulo 3: Durante la auditoría
Garantice que la calidad esté integrada al proceso
de auditoría
23 La calidad de los reportes de auditoría afecta lo bien que la legislatura, los auditados,
los medios y los ciudadanos pueden usar los hallazgos y recomendaciones de auditoría. Un
reporte de alta calidad que muestre claramente qué debe cambiar, por qué debe cambiar
y cómo se pueden hacer las mejoras, tiene probabilidades de conducir a que los cambios
beneficios sean aprobados e implementados. La Organización Internacional de Entidades
Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) proporciona normas y orientación sobre la calidad, a
través de publicaciones tales como las siguientes:
zz ISSAI 40: Control de calidad para las EFS;
zz ISSAI 200: Normas de auditoría de la INTOSAI – Normas generales, párrafos 2.1.26 y 2.2.36;
zz ISSAI 1220: Control de calidad para la auditoría de los estados financieros;
zz ISSAI 3100: Directrices para la auditoría de gestión – Principios clave, párrafo 2.5;
zz ISSAI 3100: Directrices para la auditoría de gestión – Principios clave – Apéndice,
párrafo 5.3; e
zz ISSAI 4100: Directrices para la auditoría de cumplimiento para auditorías realizadas
separadamente de la auditoría de estados financieros, capítulo 5.2.
24 Estas normas y directrices enfatizan la importancia de los exámenes de la gerencia
de línea, el trabajo de las unidades de control de calidad, el uso de los umbrales o puertas
de acceso, y las revisiones independientes de los borradores de reportes, antes de que
sean definitivos.
25 En la revisión de la primera etapa, otro miembro de nivel superior del equipo de
auditoría debe revisar los papeles de trabajo y los procedimientos de auditoría. En la revisión
de la segunda etapa, el director general debe llevar a cabo una segunda revisión para
confirmar que se ha encontrado evidencia suficiente, relevante y confiable, para apoyar la
observación o conclusiones de auditoría recomendadas. Los gerentes superiores también
pueden constatar que:
zz todo el trabajo de auditoría incluido en el plan de auditoría ha sido completado;
zz todos los hallazgos relevantes de auditoría estén incluidos en el reporte;
zz los hallazgos de auditoría sean lógicos y convincentes;
zz no haya brechas ni duplicaciones en el reporte; y
zz los mensajes principales en el sumario sean claros.
11
Durante la auditoría
26 El control de calidad es parte del proceso de información de auditoría y difiere de un
sistema a otro. Sin embargo, el control de calidad incluye, con frecuencia, unidades que
son secciones específicas dentro de la EFS. Estas unidades son responsables de la garantía
de que el trabajo de auditoría satisfaga las normas profesionales y la mejor práctica. Dichas
unidades lo hacen cerciorándose de que la EFS es capaz de hacer la auditoría, de desarrollar
los métodos apropiados de auditoría y de responder a los cambios en las prioridades de la
EFS y del ambiente externo. Pueden existir unidades separadas de control de calidad para
diferentes tipos de auditoría. Estas unidades pueden revisar los borradores de los reportes de
auditoría, para revisar la calidad antes de que los reportes sean definitivos. Las unidades de
control de calidad también pueden estar formadas sobre una base ad hoc, recurriendo a los
colegas no envueltos directamente en la auditoría.
27 Los umbrales de calidad son etapas en la auditoría en las cuales las EFS usan listas de
revisión autorizadas de preguntas, para asegurar que el trabajo de auditoría satisfaga las
normas de calidad requeridas, antes de que el trabajo vaya más allá. Los umbrales pueden
ayudar con la toma de decisiones en puntos clave en la auditoría. El umbral señala que los
equipos de auditoría han realizado suficiente investigación y análisis en ciertos puntos en
la vida de la auditoría, a fin de garantizar un producto de calidad. Las EFS pueden aplicar los
umbrales después que las etapas de planificación, trabajo de campo, redacción, aprobación
y seguimiento de la auditoría estén concluidos.
28 Algunas EFS hacen arreglos para una revisión independiente de los borradores de
reportes, para ser haga antes de que el reporte sea definitivo. Estas revisiones las pueden
hacer internamente miembros experimentados del personal de auditoría, quienes no están
involucrados en la auditoría, o externamente por académicos u otros expertos respetables
en campos relevantes.
Informe al auditado sobre lo que se espera durante
la auditoría
29 La relación entre la EFS y el auditado puede mejorarse mucho si la EFS establece
protocolos de comunicación. Estos protocolos cubren las siguientes áreas:
zz las responsabilidades de la EFS y del auditado, con orientación sobre las etapas clave del
proceso de auditoría y cuáles documentos serán compartidos entre la EFS y el auditado
en cada etapa;
zz cómo permitirá la EFS que el auditado se entere de las próximas auditorías, a fin de
permitirle tiempo suficiente al auditado para que se prepare;
zz cuáles reuniones iniciales tendrán lugar para considerar el trabajo de auditoría con
el auditado;
zz quiénes serán las personas clave de contacto para la EFS y el auditado durante la
auditoría, y cómo se les informará a las personas contacto acerca de los desarrollos
durante la auditoría;
zz la información que la EFS le proporcionará al auditado acerca del plan de auditoría,
el calendario para la auditoría y la metodología de auditoría, incluyendo edificios y
ubicaciones que serán visitadas;
12
Durante la auditoría
zz los tipos de información y acceso que la EFS necesitará que el auditado le proporcione,
tales como:
{{ archivos y documentos;
{{ recorrido de los sistemas;
{{ entrevistas con funcionarios; y
{{ visitas in situ;
zz cómo y cuándo la EFS compartirá los hallazgos emergentes con el auditado;
zz cómo y cuándo la EFS podrá debatir las conclusiones y recomendaciones propuestas con
el auditado (por ejemplo, involucrar al auditado en los análisis antes de que el reporte
sea redactado y analizar las conclusiones y recomendaciones en detalle, antes de que el
reporte final sea autorizado);
zz cuándo recibirá el auditado una copia del borrador del reporte para formular sus
comentarios; y
zz cuándo recibirá el auditado una copia del reporte publicado y del boletín de prensa
(si es aplicable).
30 Algunas EFS producen una estrategia del auditado una vez al año. Esta estrategia, que se
desarrolla conjuntamente con el auditado, cubre estas áreas:
zz el sumario de los retos y riesgos clave que afronta el auditado y que la EFS
desearía abordar;
zz las formas en que el trabajo de la EFS puede ayudar a mejorar el desempeño del
auditado y los servicios a los ciudadanos;
zz debilidades específicas del auditado que deben ser abordadas y mejoradas, a través de
enfoques nuevos y creativos; y
zz qué significarán para el auditado los nuevos desarrollos en el sector público, y cómo
podría responder el auditado.
31 Hay más de una forma para que las EFS hagan que los cambios tengan lugar en los
sistemas del auditado. La relación entre la EFS y el auditado es una relación continua que
va más allá de las auditorías y los reportes. Algunos auditores generales se reúnen con
los titulares de los ministerios para discutir las debilidades que han sido identificadas en
sus sistemas y hablan acerca de las formas en que los auditados pueden implementar las
recomendaciones enumeradas o surgidas de los reportes de auditoría.
13
Durante la auditoría
Escriba los reportes de auditoría en forma clara
y comprensible
32 Esta sección establece los criterios que deben seguir los auditores cuando redacten
un reporte de auditoría. El reporte debe ser claro, simple, breve y objetivo, pues el mismo
presenta información que es apoyada por la evidencia apropiada.
33 Elabore reportes de auditoría claros y comprensibles. Puesto que los legisladores,
periodistas y el público en general no son auditores ni especialistas en los campos que se
están auditando, el individuo lego deberá ser capaz de entender el lenguaje de los reportes
de auditoría.
34 La elaboración de un reporte de auditoría claro y comprensible significa el uso de un
lenguaje llano y la no utilización de una jerga técnica. El texto debe tener una estructura
lógica y coherente. Los elementos gráficos (ilustraciones, tablas, diagramas) se pueden usar
si los mismos respaldan al texto. El reporte debe proporcionar un número de puntos de
entrada a sus mensajes: la tabla de contenido, el sumario ejecutivo de los puntos principales
y los encabezados de las secciones o títulos de tablas deben todos comunicar los mismos
mensajes principales. El lector debería llegar al final de un reporte bien escrito y bien
organizado, convencido de que las conclusiones de auditoría se ajustan a la información que
fue presentada.
35 Use un lenguaje llano. Siempre que sea posible, evite la jerga o las palabras obscuras,
y explique cualesquiera términos técnicos o legales que haya que usar. Cuando use un
lenguaje llano, mantenga las oraciones con un promedio de 15 a 20 palabras; concrétese a
una idea principal en la oración; use los verbos activos y evite la voz pasiva tanto como sea
posible, y reduzca o suprima los detalles innecesarios. El uso del lenguaje llano hará que
cualquier reporte sea legible, especialmente los complejos.
36 Divida las oraciones largas o complejas en oraciones más cortas y más simples.
Las oraciones largas y complejas son difíciles de leer. Es más fácil para los lectores entender
y recordar hechos cuando reciben información que está dividida en oraciones cortas.
Reemplace las frases largas con frases más cortas que signifiquen lo mismo. La escritura de
reportes debería ser un esfuerzo de equipo. Haga que otros miembros del equipo lean el
borrador. Un par de ojos descansados es más capaz de ver qué es lo que funciona y lo que
no se lee bien.
37 Use una estructura y un estilo lógicos de reportes. Un reporte lógico es crucial para
comunicar información de manera clara y efectiva. La estructura típica de un reporte incluye
el título, los puntos principales o un sumario ejecutivo, una introducción, los hechos del
caso, observaciones, evaluación, recomendaciones, respuestas de las entidades auditadas
y una conclusión. El apéndice al reporte debería enumerar las normas profesionales de
auditoría usadas, los objetivos de la auditoría, el ámbito y el enfoque, los criterios relevantes
y el período cubierto por la auditoría.
14
Durante la auditoría
38 Use un título claro y simple. En tan pocas palabras como sea posible, dígales a los
lectores la actividad principal, el programa o el asunto que cubre la auditoría.
39 Use los puntos principales (o un resumen ejecutivo) para destacar las ideas del
reporte. Estos puntos destacados deben servir como un sumario independiente de los
tres o cuatro hallazgos clave, ya que algunos lectores podrían no leer todo el reporte. Los
puntos principales deben atraer la atención hacia la información más importante acerca de
la auditoría de manera precisa, clara y coherente. Los lectores deben ser capaces de captar
fácilmente lo que fue examinado, por qué es importante y qué se encontró –aun si sólo leen
los puntos importantes.
40 Haga uso de exposiciones y otras herramientas para presentar la información
compleja, en forma clara y simple. Estos ítems pueden incluir mapas, ilustraciones, tablas,
gráficos o casillas de texto. Las exhibiciones pueden ayudar a capturar el ojo del lector y
reforzar los puntos clave. Cuando use gráficos:
zz organícelos de modo que el punto sea obvio;
zz incluya títulos y etiquetas claros y concisos; y
zz use gráficos para enfatizar los ítems importantes.
41 Busque la ayuda de especialistas en comunicación. Los auditores se deben reunir
con el titular de la EFS, al comienzo de la etapa de escritura del reporte, a fin de revisar y
convenir sobre los mensajes clave. Los especialistas en comunicación dentro de la EFS
pueden ayudar a los auditores a perfeccionar los diversos elementos de los reportes durante
las etapas de redacción del reporte. Esta asistencia puede incluir una reunión con el equipo
de auditoría al comienzo de la fase de escritura del reporte, a fin de desarrollar los mensajes
clave; ayudar a los equipos que estén afrontando problemas con la identificación de los
mensajes clave u organizar el reporte en una forma lógica; y ofrecer servicios editoriales y de
diseño gráfico.
42 Desarrolle la estructura del reporte antes de que comience la redacción. La
estructura debería extraer los puntos clave del reporte. Al estructurar el trabajo escrito, los
auditores deben:
zz pensar acerca del objetivo del reporte;
zz centrarse en los mensajes importantes para el resumen y desarrollarlos en el
reporte principal;
zz reportar sólo los puntos relevantes;
zz poner la información en párrafos claros; y
zz usar encabezados adecuados para fragmentar el texto y proporcionar señales para
el lector.
15
Durante la auditoría
43 Organice las ideas de una manera lógica, los auditores deben considerar las
siguientes cuestiones:
zz ¿cuáles son los mensajes clave que quiero compartir?
zz ¿cuáles son las evidencias o la información que necesitamos dar para respaldar
este mensaje?
zz ¿Cuáles detalles necesitamos incluir para mostrar que el mensaje es importante? (Esto
podría significar analizar los riesgos o impactos, por ejemplo).
zz ¿Cómo se relacionan entre sí los mensajes que queremos incluir en el reporte? ¿Cuál es
el orden de prioridad?
44 Use la conclusión para resumir los hallazgos clave de la auditoría y aproveche
la evidencia que haya sido recolectada. La idea de hacer una auditoría es llegar a
conclusiones sobre las cuales se basarán las opiniones de auditoría. Las conclusiones
revelan frecuentemente áreas donde el auditado puede mejorar sistemas y procedimientos.
Las recomendaciones sugieren cómo implementar estas mejoras. Las conclusiones y
recomendaciones son, por lo tanto, cruciales si el reporte de auditoría va a tener éxito.
45 Asegúrese de que las recomendaciones se basen claramente en la evidencia y los
hallazgos. El reporte de auditoría y las recomendaciones deben ser constructivos y útiles,
dándole al auditado la orientación sobre las formas en que puede mejorar sus prácticas. El
auditado estará más abierto a actuar de acuerdo con las recomendaciones si el reporte está
redactado de una manera equilibrada que destaque las fortalezas y logros del auditado, así
como sus debilidades.
46 Las recomendaciones deben sumarse al conocimiento y experiencias existentes, en lugar
de reiterar posiciones conocidas o apoyar acciones que ya se estén realizando. Para lograr un
cambio beneficioso, las recomendaciones deben ser específicas acerca de:
zz lo que es necesario hacer;
zz por qué es necesario hacerlo;
zz dónde y cuándo es necesario hacerlo;
zz como se va a hacer; y
zz quién va a hacerlo.
Las recomendaciones deben ser medibles, de modo que los auditores puedan revisar
posteriormente si estas acciones han sido implementadas.
16
Durante la auditoría
47 Para que una recomendación sea creíble, debería ser alcanzable. Los auditores deben
analizar con los auditados si las recomendaciones son factibles. Los costos de las acciones
recomendadas también se deben tomar en cuenta. No tiene sentido hacer una recomendación
si los costos involucrados sobrepasarán a los beneficios. Por lo tanto, las recomendaciones
deben considerar la capacidad material y los recursos humanos. Algunas EFS no hacen
recomendaciones, pues esta tarea podría ser responsabilidad de la legislatura. En tales casos, la
EFS debería cerciorarse de que el reporte contenga la información que necesita la legislatura,
incluyendo un análisis de costos, y poder hacer recomendaciones concretas.
48 Elabore reportes de manera oportuna. Esta es una de las formas en que las EFS
pueden asistir al proceso de rendición de cuentas y satisfacer las expectativas de la
legislatura y del auditado. Cuando las EFS tienen regularmente demoras importantes para
completar los reportes, podría ser útil discutir las razones con la legislatura. Con el apoyo
de la legislatura, el personal u otros recursos pueden ser aumentados para completar los
reportes a tiempo.
17
Después de la auditoría
Capítulo 4: Después de la auditoría
Comunique los resultados de auditoría en forma clara
y efectiva
49 La información es una parte clave de la auditoría. No importa lo profesional o precisa que
sea una auditoría; la EFS no le ha prestado ningún servicio a sus auditados, a los interesados
clave y a otras audiencias si no comunica los resultados de manera clara y efectiva. La buena
comunicación es esencial si la EFS se propone cumplir su mandato.
50 Cuando los reportes se hacen bien, los mensajes se entienden. Como resultado:
zz las organizaciones auditadas aceptan los hallazgos e implementan las recomendaciones;
zz los comités de la asamblea legislativa realizan audiencias o sesiones informativas sobre
los asuntos reportados y respaldan las recomendaciones;
zz los miembros de los medios reportan los hallazgos con precisión; y
zz los legisladores y otros interesados clave apoyan el rol y el trabajo de la EFS.
51 He aquí dos estrategias para garantizar que el reporte de auditoría sea bien comunicado:
zz Identifique las audiencias objetivo. Para las EFS, estas audiencias van más allá del
auditado. Las audiencias objetivo incluyen a legisladores, los medios y el público en
general. Otras audiencias podrían incluir a entidades de auditoría, líderes de opinión
pública, académicos y grupos de interés especial.
zz Vigile el ambiente externo. Vigile y analice constantemente el ambiente externo para
identificar oportunidades, desafíos y riesgos que pueden influir en cuán efectivas son sus
comunicaciones. Tome en cuenta las circunstancias que pueden afectar la forma como sus
audiencias objetivo interpretan su reporte. Por ejemplo, los reportes de noticias acerca de
disturbios o conflictos laborales acerca de la junta directiva, pueden socavar o contradecir
a un reporte de auditoría, que concluye que una organización es bien administrada. O un
reporte de auditoría acerca de la preparación para emergencias, puede ser leído y analizado
a la luz de una emergencia de seguridad pública continua, aunque no haya conexión entre
las dos. En tales casos, las EFS necesitarán estar preparadas para explicar claramente, cómo el
reporte de auditoría y la noticia se relacionan (o no se relacionan) entre sí.
52 Las fuentes de información acerca del ambiente externo incluyen a las siguientes:
zz comentarios acerca de reportes o recomendaciones de los parlamentarios;
zz la cobertura de eventos actuales por los medios;
zz comunicaciones (cartas, correo electrónico o llamadas telefónicas) de miembros del
público general;
zz comentarios de entidades gubernamentales;
zz opiniones publicadas o radiales acerca de la EFS por académicos u otros expertos; y
zz encuestas de la opinión pública.
18
Después de la auditoría
53 Se debe poner especial atención a los legisladores, quienes son una de las principales
audiencias objetivo. Para algunas EFS, antes de hacer circular un reporte entre el público
o los medios, el titular de la EFS necesita informar a los legisladores y a su equipo de
investigación acerca del reporte. En la mayoría de los casos, las EFS patrocinan una sesión
informativa confidencial para los legisladores. El titular de la EFS hace una corta declaración
de apertura y luego responde preguntas. Algunas EFS encuentran útil establecer una unidad
separada para coordinar el contacto y enlace con las legislaturas.
Escriba recomendaciones que conduzcan al cambio1
54 La forma como se redactan las recomendaciones afecta la posibilidad de que sean
logradas y lo bien que se logren. Es más fácil causar impacto si la recomendación es práctica
y precisa. Sin embargo, las recomendaciones que son demasiado precisas pueden conducir
a complicaciones. La EFS no implementa cambios normalmente. La EFS debería evitar tener
que confrontar su propia implementación de recomendaciones en una auditoría posterior.
Las recomendaciones deberían ser dirigidas claramente a un grupo u oficina específica. Si no
está claro de quién se espera que haga algo, es grande el riesgo de que el impacto no se logre.
Hágale seguimiento a las recomendaciones para determinar
si ha habido progreso
55 Los reportes de las EFS deberían ayudar a hacer al gobierno más transparente y
responsable. Los reportes también deben influir sobre cómo se diseñan y prestan los servicios
a los ciudadanos. Los reportes pueden lograr esta influencia haciendo recomendaciones
para introducir mejoras en los sistemas y procesos financieros y en la economía, eficiencia y
efectividad de los servicios públicos. El seguimiento de las recomendaciones de auditoría no
es sólo una parte clave de los procedimientos normales de la EFS, sino también una forma
de garantizar y reforzar el impacto del reporte de auditoría.
56 El propósito de hacer el seguimiento es identificar lo bien que los auditados
han implementado los cambios que prometieron hacer cuando respondieron a las
recomendaciones de los reportes de auditoría. Para hacerle el seguimiento a una auditoría,
los equipos de auditoría deberían dar los siguientes pasos:
zz crear una base de datos para hacer más fácil el seguimiento de las recomendaciones
de auditoría;
zz escoger a un grupo de los miembros del personal de auditoría para que se haga
responsable del rastreo, vigilancia y además realice la documentación del seguimiento de
las recomendaciones;
zz obtener la respuesta de los auditados a las recomendaciones;
zz hacer el seguimiento a cómo se ponen en práctica las recomendaciones acordadas; y
1
Esta sección está bien formulada en la ISSAI 3100, Directrices para la auditoría de gestión – Principios clave 32: “Las
recomendaciones, cuando sean proporcionadas, se deberán presentar de manera lógica, basadas en el conocimiento y de
manera racional, y estar basadas en hallazgos de auditoría competentes y relevantes. Deben ser practicables, añadir valor y
abordar el objetivo y las cuestiones de auditoría. Deben dirigirse a la entidad que tenga responsabilidad y competencia para
su implementación”.
19
Después de la auditoría
zz si el auditado no hace un esfuerzo para implementar las recomendaciones que ha
aceptado hacer, los equipos de auditoría puedan tomar una acción adicional, tal como:
{{ el envío de una carta a la gerencia del auditado;
{{ la realización de una auditoría de seguimiento; o
{{ llevar a la atención de la legislatura que la recomendación de auditoría no ha sido
implementada, si esto es apropiado.
Las EFS con modelo judicial, por ejemplo, pueden tener la facultad para cobrarle una tarifa a
los servidores civiles que no cooperen y pueden escoger ejercer esta facultad en tales casos.
(Véase el Anexo 1 para conocer el resumen del modelo judicial).
57 Los equipos de auditoría podrían encontrar útil mantenerse en contacto con los
miembros clave del personal del auditado después de terminar la auditoría. Este enfoque
hará más fácil encontrar si los auditados han implementado las recomendaciones.
También puede ser valioso para investigar por qué a ciertas recomendaciones no se les
hizo el seguimiento. Cuando se elaboren recomendaciones adicionales, se pueden extraer
lecciones de las razones para la no implementación. Podría ser que las recomendaciones no
fueran útiles, no resolvieran los problemas o no fueran viables.
Mida el impacto de los reportes y recomendaciones
de auditoría
58 El seguimiento sobre el impacto de las recomendaciones de auditoría es importante
por varias razones. Las Directrices de implementación para la auditoría de gestión2 (ISSAI 3000)
establecen que este seguimiento puede servir a cuatro propósitos principales:
zz hacer más efectivos los reportes de auditoría;
zz asistir al gobierno y a la legislatura;
zz evaluar el desempeño de la EFS; y
zz crear incentivos para el aprendizaje y el desarrollo.
59 El seguimiento y la medida del impacto de las recomendaciones no son tarea fácil. Las
EFS necesitan pensar acerca de varios aspectos de este trabajo cuando crean un sistema
de seguimiento:
zz mandato (¿es el seguimiento obligatorio o voluntario?);
zz ámbito (¿A cuántas auditorías se les debe hacer seguimiento? ¿A cuáles auditorías?);
zz recursos (¿Cuáles recursos están disponibles?);
zz oportunidad (¿Cuándo se hará el seguimiento?);
zz métodos de medición (¿Cómo se hará el seguimiento?); e
zz información (¿Cuándo se presentará la información?).
2
20
Estas directrices son aplicables no sólo a la auditoría de gestión, sino a cualquier tipo de auditoría en este respecto.
Después de la auditoría
60 Mandato: La EFS debe considerar cuidadosamente las implicaciones para el sistema de
seguimiento. Estas implicaciones dependerán de si la tarea es obligatoria o voluntaria, ya
que la importancia del ámbito, los recursos, la oportunidad, los métodos y la información
pueden variar de un enfoque al otro.
61 Ámbito: el ámbito tiene dos aspectos: amplitud y profundidad. Un ámbito amplio y
poco profundo significa que a casi todas las auditorías se les hace seguimiento, pero el
seguimiento es limitado. Un ámbito profundo y estrecho considera un seguimiento más
minucioso de un número pequeño de reportes. Las EFS podrían desear combinar los
dos enfoques haciéndole seguimiento a todas las auditorías en el corto plazo y hacerle
seguimiento a un menor número de auditorías en más profundidad a largo plazo. Cuando
se elige un enfoque más limitado, las bases para el muestreo deben ser claras y robustas. El
resultado de la información de la EFS sobre el impacto de una auditoría debe ser confiable
y transparente.
62 Métodos de medida: hay dos formas principales de medir el impacto de los reportes y
recomendaciones de auditoría: usando un enfoque cualitativo o un enfoque cuantitativo.
zz Enfoque cualitativo: el enfoque cualitativo podría ser un primer paso apropiado. El
impacto se podría describir como las acciones que los ministerios y dependencias
han tomado. Algunos países usan un sistema de información en el cual los auditados
le deben reportar a la legislatura las acciones que han tomado o planificado. Los
documentos proveídos por los auditados en dicho sistema, pueden ofrecer una útil
fuente de información para el propio seguimiento de la EFS. Se puede recolectar
más información directamente del auditado a través de entrevistas o encuestas o
ambas. Las preguntas se deben centrar en cuántas de las acciones que el auditado ha
planeado o realizado y el impacto de dichas acciones, son el resultado del reporte y las
recomendaciones de auditoría. Usualmente, es más fácil crear una conexión de causa y
efecto entre el reporte y las recomendaciones de auditoría y las acciones planeadas o
tomadas, que hacer esta conexión con los efectos directos finales, tales como las mejoras
o los ahorros.
zz Enfoque cuantitativo: algunas EFS miden el impacto de un reporte en términos
cuantitativos. El número o porcentaje de recomendaciones implementadas y los
ahorros en términos monetarios (impacto financiero) son dos indicadores usados. Es
necesario un cierto esfuerzo de juicio cualitativo para decidir si una recomendación ha
sido plenamente o parcialmente implementada, pues algunos criterios son evaluados
cualitativamente.
63 Cuando la EFS está tratando de averiguar cuántas recomendaciones han sido
implementadas, el auditado debe tener tiempo para reaccionar. Puede ser útil incorporar
un marco de tiempo a la medición. Por ejemplo, a los auditados se les podría dar dos, tres o
cuatro años para implementar una recomendación.
21
Después de la auditoría
64 El impacto financiero puede significar ya sea un gasto reducido o ingresos aumentados.
El gasto reducido podría incluir menos recursos usados para lograr un cierto producto,
o más producto para los mismos (o menos) recursos. Un gasto reducido también podría
significar una calidad mejorada en el producto para los mismos o menores recursos. Ingresos
incrementados podrían conducir a una calidad mejorada en los servicios, los cuales tendrán
impactos adicionales. Sin embargo, tiende a ser difícil focalizar el impacto financiero de una
calidad mejorada. Las EFS desearán pensar acerca de si los ahorros financieros son un ahorro
excepcional o se realizarán durante un largo período. Idealmente, el impacto financiero
medido debería ser de ahorros netos. Esto significa que los costos de implementación de la
acción recomendada serán cubiertos por el monto ahorrado mediante esta acción. Cuando
se calculen los ahorros que se han alcanzado, las EFS deben considerar qué hubiera pasado
si la recomendación no hubiera sido presentada o implementada.
65 Frecuentemente es difícil calcular los ahorros que resultan de la implementación de las
recomendaciones de auditoría. Las EFS que usan este enfoque necesitarán gastar mucho
tiempo y esfuerzo creando un robusto sistema de registro y obteniendo la cooperación
de los auditados. Los debates y los convenios con el auditado, frecuentemente son parte
de dicho sistema. Algunas EFS hacen que sus auditores externos verifiquen el impacto
financiero reportado.
66 Oportunidad, recursos e información: Usualmente toma tiempo antes de que las
acciones se lleven a cabo, y aún más tiempo antes de que los efectos de las acciones sean
visibles y medibles. Cuanto más tiempo haya pasado desde que se publicó el reporte, más
difícil será averiguar si los efectos son el resultado de las recomendaciones del reporte.
67 El asunto de los recursos está íntimamente relacionado con los asuntos del ámbito y la
profundidad del proceso de seguimiento. La situación puede variar de un país a otro. En
algunos casos, parte de los recursos que la EFS recibe pueden reservarse para actividades
de seguimiento. Usualmente, sin embargo, la EFS tiene que decidir sobre el monto de los
recursos que debería separar para el seguimiento. La mayor parte de los recursos debería ir a
la auditoría en vez de al seguimiento.
68 Los resultados del ejercicio de seguimiento de la EFS deberían reportarse ampliamente,
salvo que las regulaciones prohíban esta información. Con frecuencia, la legislatura pedirá
un reporte. En algunos casos, la legislatura desea el reporte de modo que pueda así
evaluar cuán efectiva es la EFS. Si no hay restricciones formales, los resultados deberían ser
reportados públicamente. Esto podría incluir el reporte de los medios.
22
Después de la auditoría
Invite a los auditados y partes interesadas a dar feedback
sobre los reportes de auditoría
69 La obtención de feedback de los auditados y de los interesados, les permite a las EFS
mejorar la calidad y relevancia de los reportes de auditoría. Los resultados del feedback se
deberían usar para capacitación y orientación.
zz Feedback del auditado: La recolección de los puntos de vista del auditado al final de
la auditoría puede ayudar a mejorar la relación continua con los ministerios y permitir
que las EFS obtengan un feedback más efectivo y constructivo. El feedback se puede
recabar mediante entrevistas semiestructuradas, cuestionarios o talleres con el equipo
de auditoría y con las personas de contacto principal en el ministerio.
zz Feedback de la legislatura: la legislatura puede ser un recurso valioso para la
recopilación de feedback acerca de la calidad y la relevancia de los reportes de auditoría.
Algunas EFS exigen que sus departamentos de comunicación realicen encuestas entre
los miembros de la legislatura una vez al año.
zz Feedback de los equipos de auditoría: el mantenimiento de la calidad durante
todo el proceso de auditoría es vital. Este enfoque garantiza que el reporte final sea
bien presentado. Con frecuencia, durante la auditoría, los auditores se encuentran con
obstáculos imprevistos. La forma como ellos les hacen frente puede ser una valiosa
lección para otros miembros del personal de auditoría. Para estar seguro de que esta
información sea plenamente compartida, es conveniente hacer una corta revisión
postauditoría de la experiencia de los equipos de auditoría. Esta revisión puede:
{{ identificar y compartir mejores prácticas, de modo que los auditores puedan
repetirlas y avanzar sobre esa base;
{{ asegurarse de que los equipos no cometan de nuevo los mismos errores;
{{ reflexionar sobre lo que se hizo bien y lo que se podría haber hecho mejor; e
{{ identificar tendencias que puedan incorporarse a la capacitación y orientación en
toda la oficina.
zz Comentarios de paneles de asesores o académicos: disponer de asesores
independientes hace aportes al proceso de calidad de la EFS, a fin de darles confianza
a los interesados externos en el trabajo de la EFS. Algunas EFS invitan a paneles de
asesores o académicos y a expertos técnicos para que aporten sus puntos de vista sobre
los reportes publicados, usando criterios claramente definidos que garanticen que el
feedback que las EFS obtengan sea consistente.
23
Comprometa a las partes interesadas
Capítulo 5: Comprometa a las
partes interesadas
Tome conciencia de que la legislatura es uno de los clientes
más importantes de las EFS
70 Tanto la EFS como la legislatura deben vigilar el uso apropiado de los fondos públicos.
La legislatura ejerce, principalmente, la supervisión política sobre los presupuestos. La
EFS proporciona el trabajo de auditoría profesional, imparcial e independiente para
complementar el rol de la legislatura.
71 En la mayoría de los países, la legislatura es uno de los principales destinatarios de los
reportes de auditoría de la EFS. La vigilancia del presupuesto por parte de la legislatura, es
más efectiva cuando la legislatura puede confiar en la información de la EFS. La EFS tiene
la experiencia y los recursos para analizar y evaluar los gastos del gobierno, con acceso a
las fuentes oficiales de información. A su vez, la EFS es más efectiva en el mejoramiento
de la administración y en la vigilancia de los presupuestos, cuando la EFS puede confiar
en la legislatura para que apoye las recomendaciones de auditoría al gobierno. La
legislatura, como organismo electo democráticamente, puede traducir los hallazgos y
recomendaciones de auditoría en una presión efectiva sobre el gobierno, para que mejore el
control y la eficiencia financiera, y, finalmente, el desempeño del sector público.
72 Una estrecha relación entre la EFS y la legislatura puede ser un factor clave en la
maximización del uso de los reportes de auditoría, si la estructura de la gobernanza del
sector público permite esa relación. Este punto se aplica, principalmente, a aquellas EFS que
operan según el modelo Westminster o Consejo/Colegiado (ver Anexo 1).
73 Las EFS pueden confiar en diversas estructuras para esta cooperación. Aún en países donde
se espera que la EFS y la legislatura trabajen en estrecha colaboración y tengan en operación
los sistemas apropiados, los elementos presentados más abajo están sujetos a las restricciones
impuestas por los marcos legal y social de los países de la INTOSAI. El mandato específico
y los arreglos de trabajo de la EFS y del comité legislativo dentro del proceso de rendición
de cuentas, varían de un país a otro. Los puntos de vista sobre la rendición de cuentas y sus
objetivos pueden oscilar desde la identificación y castigo de la conducta delictiva hasta la
garantía de que los auditados cumplan con las normas legales y otras normas.
24
Comprometa a las partes interesadass
I) Comité legislativo específico
En muchos países, un comité legislativo específico (tal como un comité de control
presupuestario o comité de cuentas públicas) revisa todas las cuestiones relativas a las
auditorías externas. Este comité es el contacto principal de la EFS para hacerle frente a los
hallazgos y conclusiones y suscribirlas, cuando sea apropiado. En un número de casos, los
reportes de auditoría son revisados individualmente. A los ministerios pertinentes se les
exige que implementen las recomendaciones de la EFS. Algunas EFS no tienen autoridad
para hacer que los ministerios cumplan con estas recomendaciones. En tales casos, un
impacto sostenido de auditoría sólo puede tener lugar si la legislatura le exige a la rama del
ejecutivo que siga las recomendaciones presentadas en los reportes de auditoría. La EFS
puede estimular al ministerio para que cumpla con los requerimientos, mediante la fijación
de fechas límite y mediante arreglos para que el comité le haga seguimiento a dichos
asuntos en una fecha posterior (Ver el ítem V abajo).
II) Representante permanente de la EFS
El representante permanente de la EFS debería asistir a todas las reuniones del comité
legislativo relevante. El representante también debería servir como el punto de contacto de
la EFS para los miembros relevantes de la legislatura. Antes, durante y después de la reunión,
el representante podría responder preguntas o recibir solicitudes de trabajos de auditoría o
de asesoría.
El representante permanente también es responsable de compartir los documentos y la
información (tales como agendas, documentos de las reuniones y actas) con los gerentes
de auditoría apropiados, dentro de la EFS. Los gerentes de auditoría deberían, a su vez,
mantener informado al representante permanente acerca de los desarrollos importantes en
las actividades de auditoría actuales, si estos desarrollos son relevantes para las reuniones del
comité específico.
III) Asistencia a las reuniones del comité
Los gerentes de auditoría responsables deberían asistir a las reuniones del comité cuando
se analicen sus reportes de auditoría. De esta manera pueden presentar hallazgos y
recomendaciones de auditoría y darles testimonio a los legisladores. El estar presentes
también les permite a los auditores ver cómo la legislatura recibe y analiza los hallazgos y
recomendaciones de la EFS. Cuando las auditorías son muy importantes, el titular de la EFS
también puede asistir a las reuniones del comité.
Para ayudar al representante de la EFS a prepararse para tomar decisiones, el presidente o el
secretario del comité deberían enviarle la agenda de cada reunión a la EFS, por anticipado.
25
Comprometa a las partes interesadas
IV) Selección de reportes de auditoría
La EFS no debería enviar cada reporte de auditoría a la legislatura, salvo cuando la legislación
nacional exija que la EFS lo haga. En su lugar, debería enviar reportes que merezcan una
atención especial, tal como aquellos que tienen una importancia fundamental o financiera.
El interés de la legislatura en los reportes de auditoría puede depender de la actualidad del
tópico. Las legislaciones tienden a interesarse en los hallazgos de auditoría si los problemas
declarados se pueden abordar en una etapa temprana.
V) Presentación de los reportes de auditoría
Para apoyar al comité legislativo relevante, las EFS pueden preparar un sumario de una a
dos páginas de cada reporte de auditoría para ser analizado, terminando con una resolución
propuesta para el comité. El comité puede establecer ciertos requerimientos para el
ministerio relevante. Por ejemplo, el comité puede pedirle al ministerio que tome cierta
acción dentro de un período específico e informe sobre el progreso alcanzado. La EFS puede
tomar parte en la redacción de dichos reportes. De esta manera puede evaluar los pasos que
el ministerio ha dado e informar al comité sobre lo que se ha logrado. (Ver el ítem VII abajo).
VI) Contactos y comunicación
El éxito de las propuestas, sugerencias e intervenciones de la EFS, depende en gran medida
de si los directivos superiores son capaces de interesar a los legisladores relevantes en la
materia en cuestión. El simple envío de un reporte a un legislador puede no ser suficiente.
El contacto personal es necesario para hacer que los legisladores tomen conciencia de la
significación de los reportes de auditoría Puede que los directivos superiores deseen abordar
los hallazgos de auditoría con los legisladores relevantes antes de que tenga lugar una
audiencia plena del comité sobre el reporte de auditoría. Esta acción habilitaría a la EFS para
que ofrezca información actualizada sobre el asunto y explique su punto de vista.
Al comienzo de cada período legislativo, la EFS debería acercarse a los nuevos miembros
del comité para establecer contacto con ellos y ofrecerles apoyo. El titular de la EFS debería
contactar personalmente con el presidente del comité.
VII) Seguimiento
Se debería activar un procedimiento formal estructurado para el seguimiento de la
implementación de las resoluciones que el comité legislativo relevante haya adoptado,
basado en los reportes de la EFS. Se deberían establecer plazos fijos para la acción que
el ministerio deba tomar. El ministerio debería reportar regularmente al comité sobre el
progreso de la implementación. El comité legislativo fijará los plazos para la información,
cuando especifique cuál acción es necesaria. La EFS debe evaluar la implementación y luego
compartir su evaluación con el comité legislativo como un reporte de seguimiento. El comité
tomará en cuenta este reporte en su revisión de seguimiento (consulte los ítems I a V arriba).
26
Comprometa a las partes interesadass
Ayude a los medios a entender los reportes de auditoría
74 Los medios son una fuente importante de información para los legisladores y su
personal, para las entidades de auditoría y para el público en general. Los legisladores son
personas muy ocupadas. Muchos de ellos no disponen de tiempo para leer largos reportes
de auditoría Sin embargo, ellos siguen a los medios muy de cerca. Una forma en que las EFS
pueden hacer circular sus mensajes es hacer que los medios los transmitan para ellas.
75 Cuando las EFS ponen sus reportes a la disposición del público en general, el uso
de la página web de la EFS puede ser efectivo para alcanzar una audiencia máxima. Las
EFS también deberían hacer un esfuerzo especial para garantizar que los periodistas
comprendan los reportes de auditoría y puedan comunicar sus mensajes sin distorsionarlos.
Es mejor apuntar hacia aquellos periodistas y los medios de comunicación que presenten la
mayor probabilidad de interesarse en los mensajes de los reportes.
Estos esfuerzos podrían incluir un período de retención por parte de los medios de modo
que los periodistas tengan suficiente tiempo para asimilar el reporte antes de su fecha
límite y darles la oportunidad para que le formulen preguntas al equipo de auditoría. La EFS
también podría preparar boletines de prensa para entregárselos a los periodistas junto con
el reporte y celebrar una conferencia de prensa. Todas estas medidas ayudarán a garantizar
que los periodistas comprendan el reporte y puedan comunicar sus mensajes claramente.
Las estrategias clave incluyen lo siguiente:
zz Período de retención de los medios. El período de retención de los medios les
permite a los periodistas asimilar el reporte, formular preguntas y preparar sus columnas
o reportes de noticias antes de que el reporte de auditoría sea publicado. Algunos de
dichos períodos de retención incluyen mantener a los periodistas en una sala cerrada de
modo que no puedan presentar una historia hasta que el reporte de auditoría se haga
público. En otros casos, los periodistas convienen en no reportar acerca de los hallazgos
hasta un momento prefijado. Se deben tener en funcionamiento condiciones estrictas
para garantizar que el reporte de auditoría permanezca confidencial antes de ser
publicado. Si la EFS cree que es probable que se produzcan fugas prematuras a la prensa
de ciertos reportes, entonces podría ser necesario establecer otras condiciones. Las EFS
pueden tener que prohibir los dispositivos de comunicación electrónica y los teléfonos
celulares en el sitio de retención de los medios y sólo permitir periodistas acreditados
(usualmente miembros de la galería legislativa de prensa), quienes para tomar parte en
el proceso han firmado un convenio de confidencialidad.
zz Sesiones prácticas de preguntas y respuestas. Puede ser útil ofrecerles a los auditores
sesiones prácticas antes de que asistan al período de retención de los medios. Estas sesiones
se centran en los tipos de preguntas que probablemente formulen los periodistas.
zz Conferencia de prensa. Antes de divulgar públicamente el reporte, la EFS puede
celebrar una conferencia de prensa. En dicha conferencia, el titular de la EFS o su
representante hacen una presentación de apertura y responden las preguntas de los
periodistas. El enfoque de la presentación de apertura debería ser sobre mensajes clave,
hallazgos y conclusiones, ofreciendo pocos detalles.
27
Comprometa a las partes interesadas
zz Entrevistas con los medios. Una vez que el reporte ha sido hecho público, los
funcionarios superiores de la EFS pueden estar disponibles para entrevistas con los
medios (impresos, radio y televisión).
zz Nuevos medios. Algunas EFS están comenzando a usar medios sociales como formas
de llevarle cortos mensajes a audiencias –frecuentemente más jóvenes- más amplias.
Use las organizaciones de la sociedad civil para aumentar
el alcance
76 Con frecuencia los ciudadanos ignoran el rol de la EFS y cómo su trabajo puede afectar
sus vidas. Para crear una ciudadanía comprometida que esté interesada en pedirle cuentas
al gobierno, se debe incrementar la alfabetización sobre el presupuesto y la auditoría, de la
población en general. Las organizaciones de la sociedad civil (OSC) pueden ayudar a elevar
la alfabetización de los ciudadanos acerca del rol de la EFS y acerca de los asuntos de la
administración y vigilancia financiera.
77 Las EFS pueden crear una forma para que las OSC, basadas en su estrecho contacto con
los ciudadanos, alerten a la EFS ante los problemas potenciales y pidan que se realice una
auditoría. Estas solicitudes se pueden hacer directamente a la EFS o indirectamente a través
de la legislatura.
78 Las EFS pueden animar a las OSC a que tomen los hallazgos de la EFS y los compartan
ampliamente y de formas accesibles –por ejemplo, usando carteles o transmisiones de
radio que les permitan a las comunidades saber acerca de los riesgos clave, cuando se estén
construyendo nuevas escuelas en sus comunidades. Por ejemplo, el riesgo de que los suplidores
usen materiales de baja calidad o que los cimientos no sean suficientemente profundos.
79 Las OSC también pueden ocuparse de asuntos que surjan de un reporte de auditoría.
Estos grupos pueden ayudar a vigilar el seguimiento de los auditados a un reporte de
auditoría y a las audiencias legislativas. Junto con la atención de los medios, esta vigilancia
puede ejercer presión sobre el auditado para que tome la acción correctiva. He aquí algunos
ejemplos de iniciativas por parte de las OSC:
zz un grupo de ciudadanos le hizo seguimiento a las acciones realizadas por una
administración provincial después de que casos de corrupción denunciados fueron
identificados en los reportes del Auditor General, y puso los resultados a la disposición
del público en la página web de la OSC;
zz una organización de investigación y defensa obtuvo centenares de páginas de registros
contables del Ministerio de Sanidad, usando la ley de libertad nacional de información, e
identificó una corrupción a gran escala en un contrato otorgado a una agencia privada
para un programa de prevención del VIH/SIDA;
zz una organización de derechos humanos entabló exitosamente una demanda para obtener
las actas de las audiencias de una comisión del congreso, que era responsable de la revisión
de las auditorías públicas de la EFS, e inició una acción basada en las recomendaciones de
auditoría; la organización usó estos registros para destacar la falta de la comisión en exigir las
acciones correctivas para responder a las recomendaciones de auditoría;
28
Comprometa a las partes interesadass
zz una coalición de OSC se quejó acerca de la concesión de contratos que hacía un distrito,
a una firma privada que había estado haciendo trabajos de pobre calidad; la queja
condujo a una investigación de la EFS. El auditor general corroboró que estos reclamos
identificaban un proceso de licitaciones sesgadas. Se suspendió el financiamiento al
distrito hasta obtener evidencias de que el problema había sido corregido; y
zz ciudadanos alertas usaron los reportes de auditoría de la EFS que el poder ejecutivo
había archivado, para exigir una investigación de los fallos en un programa de derecho a
los alimentos para hogares pobres; esta investigación condujo a que varios funcionarios
responsables del programa fueran destituidos.
Dele a los socios en el desarrollo, la información
que necesitan
80 Los socios en el desarrollo saben que las EFS juegan un papel clave en el más amplio
sistema de rendición de cuentas. Estos socios buscan las maneras de apoyar a las EFS en el
desarrollo de vías prácticas para emprender reformas. Las actividades de reformas pueden
variar desde una asistencia técnica menor hasta programas coordinados a largo plazo. Los
socios en el desarrollo pueden usar a las EFS para que realicen auditorías de programas y
proyectos que reciban financiamiento y pueden apoyar este trabajo mediante iniciativas de
creación de capacidad. Los reportes de las EFS sobre tales proyectos proporcionan garantía
sobre la forma en que se usan los fondos de los socios en el desarrollo y les permiten a las
EFS mostrar sus niveles crecientes de profesionalismo.
81 Las EFS que reciben apoyo de los socios en el desarrollo necesitan mantener a éstos
informados acerca de los reportes de auditoría. Las EFS deberían enviarles a los socios
en el desarrollo copias de los reportes publicados, junto con los detalles de cualesquiera
impactos financieros o no financieros que surjan de los reportes de auditoría. Los socios en
el desarrollo están particularmente interesados en el cambio beneficioso que surja de las
recomendaciones de la EFS o de la respuesta de la legislatura a los reportes de auditoría
82 La mayoría de las EFS publica sus hallazgos de auditoría financiera o de cumplimiento
una vez al año. Las EFS deberían darles a sus socios en el desarrollo, copias de los reportes
anuales y de los reportes de auditoría individuales que caigan dentro del área de interés de
dichos socios en el desarrollo. Algunas EFS conducen talleres para los socios en el desarrollo,
a fin de que entiendan los resultados clave del trabajo de la EFS. A su vez, los socios
pueden usar los resultados de los reportes de auditoría para mantener la presión sobre los
ministerios clave, para mejorar su desempeño y para identificar las formas adicionales en
las cuales los socios puedan apoyar al gobierno en su intento por mejorar la administración
financiera pública.
83 Las EFS deberían procurar el feedback de los socios en el desarrollo, acerca de los
reportes de auditoría que ellas elaboran. Las áreas temáticas podrían incluir el ámbito,
el contenido técnico y la accesibilidad. El feedback de los socios en el desarrollo puede
proporcionar una visión independiente y puede ayudar a las EFS a mejorar sus reportes.
29
Conclusión
Conclusión
84 La elaboración de un reporte de auditoría es parte de un proceso más amplio para lograr
un cambio beneficioso. Los reportes de auditoría no deben ser vistos como un fin en sí
mismos, sino como un punto clave del proceso de hacer más transparentes y responsables
a los sistemas y procesos del gobierno. Si el reporte de auditoría no es leído y entendido
por las personas adecuadas, las mejoras no se producirán. Es esencial hacer los reportes
más legibles, más accesibles y más relevantes para todas las partes interesadas. También
es importante la interacción con quienes puedan ayudar al desarrollo de la auditoría y los
hallazgos de la auditoría, y con quienes puedan comunicar los mensajes de los reportes a los
interesados. Dos pasos clave para hacer el mejor uso de la inversión contenida en el reporte
de auditoría incluyen el envío a los diseñadores de políticas y a quienes sean responsables
de la implementación de las mejoras, de la información que necesitan, en el momento
oportuno y en la forma correcta, y el seguimiento al proceso de implementación, a fin de
garantizar que se haya tomado la acción correcta.
30
Anexo 1
Anexo 1: Características clave de los diferentes
modelos de EFS
Modelo de
EFS
Modelo Westminster
(Oficina de auditoría)
Modelo Consejo/Colegiado
Modelo judicial
(Tribunal de cuentas/Auditoría)
Titular
Auditor General (AG)
Presidente/Consejo de presidentes
Presidente/Primer Presidente
Estructura
Organizativa
Monocrática
Colegiada
Colegiada
Todos los derechos, facultadesy
responsabilidades son asignados
al AG
Miembros independientes
con buen margen de libertad
para escoger las metodologías
de trabajo y los enfoques de
auditoría; las decisiones las toman
los colegios de miembros o un
consejo de miembros o ambos
Los miembros independientes
también son jueces que pueden
imponer penalidades o sanciones
Sistema de
rendición de
cuentas
Parlamentario
Parlamentario
Judicial
El parlamento autoriza todos los
gastos; los departamentos del
gobierno y otros organismos
públicos producen cuentas anuales;
la EFS audita esas cuentas; el AG le
reporta al parlamento o al comité
parlamentario responsable
El parlamento autoriza todos los
gastos; los departamentos del
gobierno y otros organismos
públicos producen cuentas
anuales; la EFS audita esas
cuentas; los colegios le reportan
al parlamento o al comité
parlamentario responsable
El parlamento autoriza el
presupuesto anual; los contadores
públicos son responsables por el
uso correcto de los fondos y por la
redacción de los estados financieros
anuales; el ministerio de hacienda
prepara las cuentas nacionales; la
EFS audita las cuentas individuales
y puede destituir a funcionarios
individuales o imponer penalidades;
la EFS audita las cuentas nacionales
y le reporta al parlamento
Relaciones
con con el
parlamento
Estrechas relaciones con el comité
parlamentario responsable, que
hace responsables al gobierno o los
organismos públicos, basado en los
reportes de la EFS
Estrecha relación con el comité
parlamentario responsable, que
hace responsables al gobierno o
los organismos públicos, basado
en los reportes de la EFS
Poca o ninguna relación con el
parlamento
Tipos de
auditoría
Auditoría financiera, auditoría de
certificación y auditoría de valor por
dinero/auditoría de gestión; todas
se hacen como ejercicios separados,
evaluación del impacto regulador
Auditoría de regularidad/
cumplimiento, auditoría de
gestión, evaluación del impacto
regulador
Auditoría de regularidad/auditoría
de cumplimiento con sanciones,
auditoría de gestión sin facultades
de ejecución, evaluación del
impacto regulador
Información
Todos los hallazgos de auditoría se
reportan al parlamento o al comité
parlamentario responsable
Los hallazgos de auditoría se se
reportan al parlamento o al comité
parlamentario responsable
Se hace un reporte anual al
parlamento y/o al jefe de estado
sobre la implementación del
presupuesto del estado
31
Anexo 2
Anexo 2: Fuentes clave de información adicional
Publicaciones
ISSAI 3000: Normas y Directrices para la auditoría de gestión basada en las Normas de auditoría y
experiencia práctica de la INTOSAI
ISSAI 3100: Directrices para la auditoría de gestión – Principios clave
ISSAI 4000: Directrices para la auditoría de cumplimiento – Introducción general
ISSAI 4100: Directrices para la auditoría de cumplimiento – Para auditorías realizadas
separadamente de la auditoría de los estados financieros
“Dialogue on Civil Society Engagement in Public Accountability” [“Diálogo sobre el compromiso
de la sociedad civil en la rendición pública de cuentas”], 7-8 de noviembre de 2006, Manila,
Filipinas, Reporte de Taller, División de las Naciones Unidas para la administración pública y la
gerencia de desarrollo, Departamento de Asuntos Económicos y Sociales
“Expanding Collaboration between SAIs and Civil Society” [“Expansión de la colaboración
entre las EFS y la sociedad civil”]. Revista Internacional de Auditoría Gubernamental; Vivek
Ramkumar, Proyecto de presupuesto internacional, Centro sobre Presupuesto y Prioridades
de Política, Washington, DC
“The Role of Civil Society Organisations in Auditing and Public Finance Management” [“El rol
de las organizaciones de la sociedad civil en la auditoría y la administración de las finanzas
públicas”], 2005, Vivek Ramkumar y Warren Krafchik, Proyecto de Presupuesto Internacional
“What Role Can Civil Society and Parliament Play in Strenghthening the External Auditing
Function?” [“¿Qué rol pueden jugar la sociedad civil y el parlamento en el fortalecimiento
de la función de la auditoría externa?”], Warren Krafchik, Director, Sociedad de Presupuesto
Internacional, Etiopía, 2003
Páginas web
INTOSAI: http://www.intosai.org
ISSAI: http://www.issai.org
32
Notas
33
Notas
34
En la página web del Comité de Creación de
Capacidad de la INTOSAI, se dispone de ejemplares
adicionales de esta guía:
http://cbc.courdescomptes.ma/
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