El qué y cómo de las oficinas de promoción turística de los destinos en México En busca de la respuesta al trabajo y funcionalidad de estos órganos Por Claudia Ramírez Blas Las oficinas de convenciones y visitantes –OCV–, son organismos mixtos –por la naturaleza de su administración– dedicados específicamente a la promoción de los destinos turísticos; además de trabajar en la identificación de su mercado y en la generación de información estratégica para su destino, indicó el subdirector de desarrollo y turismo de negocios de la Secretaria de Turismo, Joaquín Armenta. Funcionan también como integradores de servicios, para que toda la oferta del destino –para los diferentes segmentos–, sea conocida por los clientes potenciales a través de campañas publicitarias, permitiéndoles a los destinos participar y ganar congresos internacionales y nacionales. El objetivo de las OCV’s es incrementar la afluencia turística hacia el destino que promueven, ya sea que el motivo del viaje sea descanso, diversión y entretenimiento, compras, salud, contacto con la naturaleza, practicar deportes o bien asistir a congresos, convenciones y eventos en general. Con este objetivo, se espera incrementar la derrama económica otorgar beneficios económicos y sociales a los habitantes del destino que promueven. ALTA HOTELERÍA 8 Marzo • Abril Funciones principales Para desarrollar la promoción turística del destino e incrementar el flujo de turistas, es importante que las OCV´s definan sus funciones, siempre como complemento y apoyo a la Secretaría, Corporación o Dirección de Turismo del destino. Para lograr lo anterior, las OCV’s tienen como funciones: 1) Identificar y mantener actualizado el inventario de la oferta turística del destino, concretamente en los siguientes aspectos: Infraestructura turística Equipamiento turístico Atractivos turísticos 2) Analizar y determinar el estado de los 3 elementos anteriores de la oferta turística, con el fin de establecer su potencial para la promoción turística del destino. 3) Identificar los segmentos de mercado que tienen potencial para la oferta turística del destino, destacando los siguientes aspectos: Ubicación geográfica Hábitos (de compra) de selección del destino 4) Determinar los canales de comercialización óptimos para el mercadeo del destino acorde a su perfil y mercado meta. Algunos de estos canales pueden ser agencias mayoristas y minoristas, tour operadores, organizadores de eventos, centrales de reservaciones, entre otras. 5) Desarrollar campañas de publicidad para dar a conocer el destino a través de sus productos turísticos. 6) Prospectar, formular y presentar solicitudes para candidaturas de sede de eventos nacionales e internacionales. 7) Generar y mantener actualizado el bidding book del destino. 8) Programar y coordinar viajes de familiarización de tomadores de decisión y líderes de opinión de los mercados potenciales. 9) Prospectar y participar en ferias y exposiciones de promoción turística. 10) Buscar sinergias para optimizar los esfuerzos de promoción del destino. 11) Medir el grado de satisfacción del turista que recibe el destino. 12) Programar reuniones con prestadores de servicios turísticos de la plaza para identificación de áreas de oportunidad y generación de estrategias conjuntas. 13) Implementar indicadores de medición de los resultados obtenidos por los esfuerzos de publicidad y promoción del destino. 14) Gestión para el uso de instalaciones públicas. Tipos de organización de las Oficinas de Promoción de destinos (OCV´s) en el país. Los tipos de organización de las Oficinas de Promoción Turística de los destinos, en función de sus figuras jurídicas particulares, se pueden clasificar en cuatro tipos: 1. Como un fideicomiso con estructura orgánica o que crea a su vez una Asociación Civil. 2. Como una Asociación Civil. 3. Como un departamento de promoción dentro de las Secretarías de Turismo de los estados y municipios. 4. Como un departamento dentro de la Asociación de Hoteles y Moteles de la localidad. OCV´s que funcionan como un Fideicomiso con estructura orgánica La figura jurídica del Fideicomiso es de los modelos más frecuentes en conformación de las OCV´s. Entre los tipos de fideicomisos que existen, los que se ajustan al objetivo de las Oficinas de Convenciones y Visitantes son los de inversión y administración, mismos que han sido creados con el objetivo de invertir las aportaciones de sus integrantes en operaciones bursátiles, así como para utilizar mecanismos de administración que les permitan cumplir el objetivo de creación del fideicomiso. El siguiente esquema presenta un modelo del proceso de financiamiento para la aplicación del 2% o 3% del ISH de acuerdo a los tipos de Fideicomisos para las OCV´s de los destinos. Las características principales de las OCV´s que funcionan bajo la modalidad de un fideicomiso con estructura orgánica, son las siguientes: Su presupuesto de operación surge, en la mayoría de los casos, de la recaudación del Impuesto Sobre Hospedaje (ISH), mismo que se establece como tal en la ley de egresos del estado Se integra por las siguientes partes: -Fideicomitente: Es la persona f ísica o moral que aporta los recursos necesarios para operar el fideicomiso -Fideicomisario: Es la persona f ísica o moral que recibe los beneficios de la operación del fideicomiso -Fiduciario: es la institución bancaria autorizada para administrar los recursos del fideicomiso Hay casos en los que se cuenta con una estructura orgánica que les permite desarrollar sus funciones para lograr el objetivo con el que fueron creadas. Cuenta con una estructura orgánica, o plantilla de personal suficiente para cumplir con el objeto de creación. Cuando se carece de una estructura orgánica propia, hay casos en que se crea una asociación civil. **Organigramas de OCV´s que funcionan como un Fideicomiso con estructura orgánica OCV Monterrey, N. L. Marzo • Abril 9 ALTA HOTELERÍA Es importante señalar que en el caso de las OCV´s cuya figura jurídica es un Fideicomiso, el Comité Técnico está integrado en la mayoría de los casos por la iniciativa privada y el sector público de la localidad. En el caso de las OCV´s que funcionan como un fideicomiso que no tiene una estructura orgánica, se crea una asociación civil para operar a través de ésta. **Organigrama de una OCV que funciona como un fideicomiso sin estructura orgánica y para operar crea una Asociación Civil La razón por la cual los fideicomisos se ven obligados a crear una Asociación Civil, radica fundamentalmente en el hecho de que al momento de elaborar el contrato de fideicomiso que les da forma, las partes no previeron en sus cláusulas la posibilidad de contar con una estructura de personal que le permita lograr sus objetivos. Por lo tanto esta estructura es creada a través de la Asociación Civil. ventajas -La toma de decisiones permite la participación de IP y del gobierno para toma de decisiones colegiada. -Planeación en función a propuestos otorgados en periodos a mediano y largo plazo. -Transparencia en su operación. -Certeza en la recepción de flujos económicos. -Personal y recursos enfocados principalmente a la promoción del destino. -Permite la recepción de aportaciones externas ya sea en efectivo y en especie. -Visión enfocada a la promoción integral del destino, considera el contexto global. -Permite el desarrollo de una página web enfocada específicamente para la promoción del destino. -Tienen la posibilidad de impulsar a todos los segmentos de interés para el destino. 10 Marzo • Abril ventajas -La toma de decisiones es colegiada. Planeación en desventajas funciónlaa presupuestos otorgados períodos -En ocasiones toma de decisiones esendifícil por alamediano y largo plazo. búsqueda del consenso. -Transparencia en puede su operación. -La toma de decisiones ser lenta por falta de -El acta constitutiva da lugar a establecer objetivos claros. quórum. y le recursos enfocados -Si en el-Personal contrato que da forma, no permiteprincipalmente que cuenten a la del destino. con una promoción estructura orgánica, se debe crear otro organismo la recepción de aportaciones externas ya sea en que surja-Permite de él para poder operar. efectivo y en especie. -Si no está bien definido el contrato desde un inicio, no se el desarrollo de una página web enfocada permite -Permite la adquisición de ciertos bienes. la promoción destino -De no especialmente estar definido para su rol y alcance, del puede duplicar -Tienen la posibilidad impulsar a todos los segmentos funciones de promoción con lade instancia gubernamental. interés para el destino. -Puede de haber inequidad en la atención de ciertos segmentos. OCV´s que son una Asociación Civil La asociación civil es una agrupación entre personas f ísicas o morales, mismas que aportan algo, generalmente recursos, conocimientos, esfuerzo o trabajo, para realizar un fin común lícito sin fines de lucro. Dicho de otra forma, es el tipo de organización cuyo objeto social es el desarrollo de una actividad sin intereses lucrativos. Las características principales de las OCV´s que funcionan como asociación civil, son las siguientes: ALTA HOTELERÍA Su presupuesto para operación se conforma por las aportaciones en efectivo o en especie realizadas por los socios y por terceras personas u organismos. Este último caso es más af ín a las OCV´s y como ejemplo se encuentran las OCV´s del estado de Coahuila El órgano máximo de la asociación civil es la asamblea general El órgano de administración es la mesa directiva, cuyos representantes desempeñan su función de manera honoraria Algunas asociaciones se auxilian de personas externas, las cuales integran la estructura orgánica que trabaja a sueldo para la asociación con el objetivo de incrementar el turismo hacia el destino. **Organigramas de OCV´s conformadas como Asociación Civil. OVC GUADALAJARA En ocasiones la búsqueda del cons -La toma de dec quórum. -Visión enfocada contexto global de -Recursos limitad -Falta de participa del destino. -De no estar defi funciones de prom -Puede haber in segmentos. OCV´s que funcionan como un área de la oficina local o estatal de turismo El objetivo de la OCV en este modelo está plasmado o deriva del Programa Estatal de Turismo. Su estructura orgánica deberá estar reflejada en el organismo al que esté asignada. Las características principales del tipo de organización de las OCV´s que funcionan en este modelo son las siguientes: Su presupuesto para operación surge de la Ley de Egresos del estado como parte del presupuesto desventajas toma de decisiones es difícil por la senso. cisiones puede ser lenta por falta de a turismo de negocios sin considerar al el destino. dos. ación pública que complemente la visión finido su rol y alcance, puede duplicar moción con la instancia gubernamental. nequidad en la atención de ciertos asignado a la Secretaría o Dirección de Turismo. Reportan sus actividades directamente a la Secretaría o Dirección General o al Departamento Promoción Turística. Su labor se dirige primordialmente al desarrollo, promoción y comercialización del turismo de negocios del destino. Entradas aéreas totales **Organigrama de OCV´s conformadas como un área de la oficina local o estatal de turismo Oficina de Convenciones y Exposiciones de Yucatán ventajas -La toma de decisiones es más rápida. -No hay duplicidad de esfuerzos publicitarios. -Operación auditada por el gobierno. -Atención integral y equitativa a todos los segmentos turísticos del destino. -Compromiso de apoyo a todos los prestadores de servicios, sin preferencias o convenios previos. -La toma de decisiones no es colegida. -Planeación en función a periodos gubernamentales más Las ycaracterísticas principales de este tipo de que a mediano largo plazo. -El ISHOCV´s se distribuye son:en diferentes áreas de la dependencia. -Recursos limitados si la promoción turística no es prioritaria. Su presupuesto -Menor visión empresarial. para operación se conforma por las aportaciones efectivo o en enfocados especie realizadas -El personal y los recursosenpueden no estar estrictamente la promoción del destino. por loshacia socios. -No pueden recibir aportaciones en efectivo y en especie. -En ocasiones, no cuentan con una página de internet El órgano al quey reportan susla actividades es la especializada para la difusión promoción de oferta. -Visiónmesa enfocada a turismo de negocios sin considerar el directiva contexto global del destino. -Posible burocracia en la tramitología y procesos Se auxilia de una pequeña estructura orgánica administrativos. OCV´s que forman parte de la asociación de hoteles y moteles del destino. Las asociaciones de hoteles y moteles son en su totalidad asociaciones civiles que, en algunos casos, hacen las funciones de promoción turística de las Oficina de Convenciones y Visitantes. Este modelo se ha impulsado principalmente por el sector privado, y se presenta sobre todo en aquellos estados que se componen por varias ciudades importantes que cuentan con capacidad hotelera para atraer turistas, así como con atractivos susceptibles de complementar la visita de los grupos y generar un turismo individual. Su objetivo es similar al de los modelos mencionados anteriormente y en ALTA HOTELERÍA 12 Marzo • Abril estos casos, las actividades son reportadas ante la mesa directiva de la asociación. desventajas que trabaja a sueldo para la asociación en vías de lograr el objetivo con el que fue creada. Realiza principalmente actividades de promoción y comercialización dirigidas a generar flujos de turistas de los segmentos de grupos, convenciones, hombres de negocios y turismo de placer. **Organigrama de las OCV´s que dependen directamente de la Asociación de Hoteles OCV de Los Cabos, B.C.S.). ventajas Profesional Spray Mop ® Nuevo Sistema de trapeado con depósito reemplazable que genera una mayor eficiencia en la limpieza de pisos. Ideal para tareas ligeras y esporádicas. Limpia un 33% más rápido que los sistemas tradicionales. Recomendado para utilizarse con todos los productos para trapeado húmedo de microfibra de Rubbermaid Commercial Products Disparador ergonómico Depósito reemplazable Atomizador El botón en el mango permite la fácil descarga de la solución de limpieza cuando sea necesario El depósito es extraíble y reemplazable que permite la utilización de diferentes soluciones para usos diversos* Poseé un atomizador de liberación de solución que lo direcciona directamente detrás del trapeador INFORMES Y VENTAS desventajas Trabaje eficientemente Aldo Zannie Ortegón - Zona Centro Sur Tel.: 01 (22) 2431 8344 [email protected] Germán Leal Dingler - Zona Occidente Tel.: 01 (33) 1491 0949 [email protected] Rodrigo Rebolledo - Zona Norte Tel.: 01 (811) 199 7290 [email protected] www.rubbermaidcommercial.com/la Claudia Valencia - Telemarketing Tel.: 01 (55) 5729 3400 ext. 3111 [email protected] -La toma de decisiones es más rápida. -Visión empresarial. -Mayor impulso a los segmentos de grupos, convenciones, hombres de negocios y turismo de placer. -Permite la recepción de aportaciones externas ya sea en efectivo y en especie. Reportando cuentas Se denomina órgano de gobierno o comité directivo a la autoridad máxima ante la cual se reporta y da cuenta de las actividades efectuadas por la OCV. De manera generalizada, se pueden identificar dos tipos en cuanto a la conformación de los órganos de gobierno: en los que la toma de decisiones se hace de manera colegiada, es decir, a través de un grupo de personas, y en los que la decisión se concentra en una sola persona. Existen casos en los que por ley deben estructurarse de una manera determinada, como en los Fideicomisos o las Asociaciones Civiles. Para los casos en que las OCV´s forman parte de las Secretarías o Direcciones de Turismo de los Estados, así como las que forman parte de las Asociaciones de Hoteles, el órgano de gobierno es una persona de rango superior representado por un directivo. Fuentes de financiamiento El financiamiento de las OCV´s en el país se genera a través de las siguientes fuentes: -Impuesto sobre hospedaje -Aportaciones públicas a nivel estatal o municipal ALTA HOTELERÍA 14 Marzo • Abril -Aportaciones de la iniciativa privada -Falta de participación complemente la visión -Ingresos pública por la que comercialización de artículos promocionales del destino. -Visión enfocada negocios sin considerar el contexto Impuesto sobre hospedaje global. -Planeación función al presupuesto disponible. Laenmecánica de recaudación es sencilla: el turista paga al ho -La toma de decisiones no es colegida. ISH, el hotel traslada a su vez al mes siguiente a la Tesorería Gen -Recursos limitados. del Estado y ésta deposita siguiente mes en el Fideicomis -Refleja poca importancia dello segmento en elaldestino. Turística del Estado, o bien donde lo establezca la Le -MenosPromoción atención a otros segmentos. -Operación auditada los hoteleros. egresos de laporentidad. -De no estar definido su rol y alcance, puede duplicar funciones de promoción con la instancia gubernamental. y los Aportaciones -El personal recursos puedenpúblicas no estar enfocados estrictamente hacia la promociónpúblicas del destino. Las aportaciones son las erogaciones que el estado y -En ocasiones, no cuentan con una páginaal de internet municipio realizan, diferentes ISH, y que son destinadas a cubr especializada para la difusión y promoción de la oferta. gastos promoción, publicidad operación de las OCV´s. -Forman parte de de un organismo cuyo objetivo yprincipal Aportaciones de la iniciativa privada no es la promoción. -Pueden existir por ciertos prestadores de Estaspreferencias aportaciones pueden ser en efectivo o en especie, pudie servicios. ser estas últimas habitaciones de hotel, alimentos, boletos de av -Menor capacidad de diseño, impresión y difusión de transporte local y otros. Las aportaciones en efectivo también pu materiales promocionales. -Puedeefectuarse haber inequidad en la atención de medio ciertos del pago de membresía mediante cuotas o por segmentos turísticos. Financiamiento mixto Este financiamiento se lleva a cabo mediante la combinación d aportaciones del sector público y del sector privado. También hay casos de financiamiento mixto que integra lo cursos propios del organismo que son aquellos que la OCV ge con su propia operación. Entre ellos encontramos principalm los ingresos derivados de la publicidad pagada en los manuale convenciones, revistas y páginas web del destino. En otros caso OCV´s concesionan estos medios de publicidad obteniendo a cam los tirajes necesarios para su operación sin que esto represent costo para el organismo. Plan anual de trabajo y su presupuestación Elaboración del plan estratégico. El proceso de planeación tratégica en OCV´s tiene diferentes niveles y alcances. La planeación ayuda a establecer los objetivos y metas a alca a seleccionar las estrategias más adecuadas para lograrlos, a de las acciones a realizar y la forma más eficiente de utilizar todo recursos materiales, humanos y financieros disponibles para lo los resultados esperados. Este tipo de planeación permite definir claramente los proye a desarrollar por la OCV, estableciendo los planes de acción par diferentes áreas que componen el organismo y orienta los esfue de publicidad y promoción que lleva a cabo la OCV año tras año Derivado de lo anterior, se realiza la planeación anual, misma consiste en definir acciones más puntuales. s. otel el neral so de ey de y/o el rir los endo avión, ueden as. de las os reenera mente es de os las mbio te un Plan Anual de Trabajo Se deben plantear en dos vertientes directamente relacionadas: De manera horizontal: es decir, establecer y definir las diferentes acciones, objetivos, metas y resultados esperados al interior de las áreas de la organización (finanzas, mercadotecnia, relaciones públicas, promoción, logística, grupos, etcétera) y las herramientas, recursos y programación para lograrlos. De manera Vertical: es decir, la definición de las acciones, objetivos, metas y resultados esperados, involucrados con los productos y/o servicios que el organismo ofrece y requiere de y para sus clientes externos, actuales y potenciales. El plan de trabajo de la OCV consta de: A. Situación del destino B. Objetivos y metas C. Recursos necesarios para implementarse D. Estrategia de mercadotecnia E. Acciones a desarrollar F. Presupuesto. En marcha Algunas de las contribuciones de las OCV´s a los destinos En un análisis realizado por Sareneth Valencia, directora de Inteligencia de Mercado de Desarrollo Turístico, sobre las contribuciones de las OCV´s, demuestra algunas de las aproximaciones del trabajo de estas oficinas en diversos destinos del país: n es- Existen casos de éxito muy claros en el tema de la promoción de un destino para eventos, por ejemplo, Guadalajara que ha desarrollado de forma robusta el segmento de exposiciones, congresos, ferias y convenciones; pero, ¿esta estrategia puede dar resultado en todos los destinos? anzar, efinir os los ograr Pongamos el ejemplo de Hermosillo. Como destino turístico no cuenta con inventario de atractivos tan vasto a nivel local, y además su clima podría observarse como una desventaja. ¿Qué hace la OCV por el destino? ectos ra las erzos o. a que La estrategia está basada en vender la ciudad como un “Destino sin distractores” en comparación con ciudades como Guadalajara o Puerto Vallarta, o Acapulco, o Puebla, por mencionar algunos sitios y en los que hay tanto que ver, pasear y comprar, que los congresistas y expositores están en todo, menos en el evento. A partir de esta idea es que la OCV promueve a Hermosillo como un sitio en el que durante el evento sus asistentes tendrán total con- centración, y posterior a ello se arman una serie de actividades “post” como lo son un paseo a la playa o un recorrido hasta la frontera para realizar compras en prestigiados centros comerciales de Estados Unidos. ¿Porque es atractivo el mercado? En México el mercado nacional que genera más de 8 mil 500 eventos, de los cuales el 85% (1) se realiza en el interior de la República Mexicana, es decir, son itinerantes; de modo que es un área de oportunidad el poder contar con destinos con cierto atractivo para eventos médicos, industriales, comerciales, culturales, etc. (1). OCV de La Laguna ¿Cuáles son las limitaciones? Uno de los Centros de Convenciones de más reciente incorporación a la oferta es el de Puerto Vallarta, que tiene la gran ventaja de ubicarse en un destino de fama internacional, pero en una ubicación con poco atractivo y además, enfrentando la competencia de los grandes hoteles que tienen sus propias instalaciones para atender eventos masivos y que en lo individual realizan esfuerzos por venderlos en lo individual, no como destino. Otra gran limitación se encuentra en la oferta turística, por un lado la oferta hotelera que como en el caso de Pachuca es muy limitada en número con Marzo • Abril 15 ALTA HOTELERÍA respecto al aprovechamiento que podría tener su Centro de Convenciones; en otro sentido son los medios de acceso, principalmente por aire en el que las frecuencias y los costos son una limitante fundamental para el desarrollo de nuevas demandas que buscan complementar a la que a nivel local ya se genera. ¿Quién se beneficia? Todos los esfuerzos por promover al destino aunado a servicios que proporcionan las OCV como: proporcionar información turística de la región, atraer eventos a la ciudad y facilitar servicios para la realización de los eventos, debería tener como prioridad el reflejar en la ocupación del destino, los resultados de dichos planes y programas de acción. Los resultados presentados por la OCV de Cancún refieren a un aumento en la ocupación hotelera del 12% en dos meses, entre diciembre de 2011 y enero de este año, debido al proyecto de recuperación de playas. Aquí observamos un beneficio directo a la hotelería, que sin la difusión del destino que muestre esa recuperación de playas, el visitante no tendría forma de enterarse, así es que la contribución de los hoteleros de Cancún en el impuesto al hospedaje, se ven beneficiados por el impulso del destino en el mejoramiento de su oferta. Reconocimiento internacional En los últimos 7 años se ha duplicado el número de las oficinas de convenciones y visitantes, lo cual no significa que sea bueno o malo. Sin embargo, el balance del trabajo de estás oficinas es bueno, ya que trabajan de manera coordinada junto con la asociación de oficinas de convenciones y visitantes, buscan alianzas, capacitarse más y en los últimos 12 mese se ha visto un avance importante, lo cual nos permitirá avanzar en el “top ten” del ranking de ICCA– International Congress and Convention Association–, al cierre del 2010 nos encontramos en el lugar 23 por el numero de congresos y convenciones que hemos realizado en el país; y nuestro objetivo ALTA HOTELERÍA 16 Marzo • Abril con lo que se está reportando del 2011 para que se de a conocer en las próximas semanas del 2012, esperaríamos poder estar dentro de los primeros 15 países en recepción de congresos internacionales. Todo esto se deriva de un trabajo coordinado entre Sectur federal, CPTM, las Sectur estatales y por supuesto el trabajo de las OCV’s, quienes se mueven y generan los contactos y los patrocinadores, comentó el Lic. Gastón Ramos, director general de desarrollo de turismo de negocios de la Secretaría de Turismo. Asimismo, algunas de las OCV’s del país, a través de la Asociación Mexicana de Mercadotecnia de Destinos, AMDEM –antes ANDOC– y en coordinación con la Secretaría de turismo federal, están buscando la certificación internacional en turismo de reuniones que extiende la Destination Marketing Assosiation International, DMAI. La certificación funcionará para tener mayor competitividad y calidad en los servicios del destino, además de mejorar el trabajo de las oficinas y el de los directivos. Es un ejercicio que con el seguimiento que le está dando AMDEM, de traer a la DMAI, para hacer todo un trabajo de profesionalización en los destinos que participan en los cursos y, a mediano plazo, contaremos con destinos certificados otorgados por la Destination Marketing Assosiation International y contar así con mayor presencia como destino y cumplir con requisitos que piden los mercados extranjeros, señaló Joaquín Armenta, subdirector de desarrollo de turismo de negocios de la Sectur federal. En este momento, destinos como Monterrey, Chiapas, Puebla y León están tomando los cursos. Análisis de competitividad Actualmente la secretaria de turismo está realizando un análisis de competitividad de los destinos, en conjunto con el Consejo de Promoción Turística, para ayudar a indicar los niveles y variables de competitividad los destinos del país. El estudio consiste, explicó Joaquín Armenta, en identificar mil 300 variantes de competitividad en turismo de reuniones. Variables relacionadas con la operación, la administración, recursos humanos, la tecnología con la que cuenta el centro de
© Copyright 2024 ExpyDoc