ECM-Spezialist vs. ERP-Modul - Was ist der Königsweg beim Dokumentenmanagement? Volker Feist – Trovarit AG 05.03.2013, 13:00 Uhr CeBIT 2013, Hannover ECM-Forum „Shared Content“ ©2013 Trovarit AG ECM‐Spezialist vs. ERP‐Modul ‐ Was ist der Königsweg beim Dokumentenmanagement? Gegenüberstellung eines umfassenden DMS mit integrierten Dokumenten-Funktionen im ERP Volker Feist ©2013 Trovarit AG Zielsetzung des Vortrags • Bedeutung von ECM / DMS • Unterschiede von ECM / DMS gegenüber integrierten Dokumenten-Funktionen im ERP • Aspekte für ein umfassendes ECM / DMS Volker Feist ©2013 Trovarit AG Gliederung • Grundlagen ECM / DMS • Aufbau und Zielsetzung ERP-System ECM / DMS • Vergleich der Funktionalitäten • Zusammenfassung & Fazit Volker Feist ©2013 Trovarit AG Grundlagen ECM / DMS Enterprise Content Management (ECM) Workflow Business Process Management Collaboration Portal Web Content Management Records Management Spezielle Lösungen Input Management Cloud Dokumenten Management System (DMS) Output Management Ablage Archiv Schnittstellen / Integrationen ERP, CRM, MES, BI, AD, E-Mail, SharePoint, Storage-Systeme, usw. Volker Feist ©2013 Trovarit AG Grundlagen ECM / DMS Bereitstellung von Technologien Dokumenten Management System (DMS) Ablage Archiv Indexierung / Suche / Trefferliste z.B. Volltext. Taxonomien, Federated Search Formatkonvertierung / -Viewing z.B. PDF/A Verschlüsselung / Digitale Signatur Komprimierung / Single Instance / Deduplizierung Vorder-/Hintergrundbilder / Redlining / Notizen Verwaltungen Ablage und Archivierung (veränderbare und nicht-veränderbare Dokumente) Benutzer / Rechte / Protokollierung Indexstrukturen / Dokumentenklassen Ordner- /Aktensystem Check-In & -Out Dokumenten-Status Vereinfachung von Arbeitsschritten Volker Feist ©2013 Trovarit AG Grundlagen ECM / DMS ERP-Systeme SAP MS Dynamics usw. Schnittstellen / Integrationen ERP, CRM, MES, BI, AD, E-Mail, SharePoint Storage-Systeme, usw. E-Mail Server Novell GroupWise MS Exchange usw. Weitere Schnittstellen / Integrationen MS Active Directory (AD), Novell eDirectory MS SharePoint Storage-Systeme: NAS / SAN, Appliances, HSM MES-, BI-, CAD-Systeme usw. Zentrale Ablage / Archivierung von Dokumenten Volker Feist ©2013 Trovarit AG Gliederung • Grundlagen ECM / DMS • Aufbau und Zielsetzung ERP-System ECM / DMS • Vergleich der Funktionalitäten • Zusammenfassung & Fazit Volker Feist ©2013 Trovarit AG Aufbau ERP Ziel: Zentrale Verwaltung von Geschäftsdaten Unternehmen Bereich A Bereich B Bereich C Bereich D Daten ERP BeispielModule usw. PDM/PLM FiBu CRM Einkauf Versand Dokumenten Funktionen Wertschöpfung Volker Feist ©2013 Trovarit AG Aufbau ECM / DMS Ziel: Zentrale Verwaltung ALLER Dokumente Unternehmen Bereich A Bereich B Bereich C Bereich D BeispielApplikationen ECM / DMS usw. Dokumente ERP Capture Fachanwendung Workflow / Collaboration CAD E-Mail - Client & Server Wertschöpfung Volker Feist ©2013 Trovarit AG Aufbau mit ERP & ECM / DMS Ziel: Zentrale Verwaltung ALLER Daten & Dokumente Unternehmen Bereich A ERP ECM / DMS Bereich B Bereich C Geschäftsdaten aller Bereiche Dokumente aller Bereiche Bereich D usw. Daten Dokumente Wertschöpfung Volker Feist ©2013 Trovarit AG Gliederung • Grundlagen ECM / DMS • Aufbau und Zielsetzung ERP-System ECM / DMS • Vergleich der Funktionalitäten • Zusammenfassung & Fazit Volker Feist ©2013 Trovarit AG Vergleich der integrierten Funktionalitäten Dokumentenmanagement Volltextsuche/-Indexierung Erstellung und Speicherung von Suchanfragen Versionshistorie ECM/DMSERP-Spezialisten Spezialisten 74,68% 20,74% 62,03% 16,49% 68,35% 22,87% Änderungsprotokolle 63,29% 22,87% Erweiterte Suchfunktion Referenzierungen zwischen Dokumenten / Akten Erstellung Indexmasken / Feldstrukturen 63,29% 23,40% 53,16% 15,43% 50,63% 15,96% Automatische Indexierung 51,90% 17,55% Abbildung elektronischer Kundenakte 48,10% 17,55% Ablagestruktur definieren 67,09% 36,70% Volker Feist ©2013 Trovarit AG Vergleich der integrierten Funktionalitäten Capture/Input Erfassung / Texterkennung für NonCoded Information (NCI) Dokumentenerfassung über Scannerschnittstellen Stapelverarbeitung ECM/DMSSpezialisten ERP-Spezialisten 40,51% 9,57% 53,16% 25,53% 45,57% 19,68% Scanmodul COLD-Modul für Spooldatenablage vorhanden Eigenes Modul zur Posteingangsbearbeitung Lernende Formularerkennung 43,04% 18,09% 34,18% 10,11% 36,71% 14,89% 24,05% 4,79% Manuelle Formularerkennung 30,38% 13,83% Volker Feist ©2013 Trovarit AG Vergleich der Funktionalitäten Aspekte ERP DokumentenModul Umfassendes DMS / ECM DMS-Funktionsumfang niedrig hoch Funktionsumfang vom Input Management niedrig hoch Performance bei großer Anzahl Dokumente ??? (testen) optimierte Technologien Zentrale Verwaltung von Dokumenten aller Applikationen schwieriger leichter (höheres Schnittstellenangebot ) Überschaubarkeit und Aktenbildung in Projekten nur innerhalb der ERP-Module umfassend für alle Applikationen Volker Feist ©2013 Trovarit AG Gliederung • Grundlagen ECM / DMS • Aufbau und Zielsetzung ERP-System ECM / DMS • Vergleich der Funktionalitäten • Zusammenfassung & Fazit Volker Feist ©2013 Trovarit AG Zusammenfassung • Bedeutung: Ein ECM/DMS oder ein Dokumenten-Modul im ERP umfasst alle Bereiche im Unternehmen im Gegensatz zu anderen Applikationen/Modulen (z.B. CRM, CAD, FiBu) • Reichweite: ECM/DMS ist grundsätzlich branchenunabhängig • Mehrwert: ECM/DMS-Lösungen bieten für Dokumenten(-Prozesse) optimierte Technologien, einen höheren Funktionsumfang und eine zentrale Aktenbildung als ein DokumentenModul im ERP Volker Feist ©2013 Trovarit AG Fazit Aspekte für ein ECM / DMS Überschaubarkeit / Anzahl der DokumentenAblagen Dokumentenvolumen / Performance Komplexität der Prozesse Volker Feist ©2013 Trovarit AG Leistungen der Trovarit AG Prozessberatung Software-Auswahl Online-Potenzialanalyse Lastenheft, Marktrecherche Prozessanalyse Ausschreibung, Anbieterpräsentation Prozessoptimierung Vertragsverhandlungen Entscheidungsunterstützung Projektmanagement IT-Matchmaker® Konfliktlösung & Mediation Fachmoderation Software-Einführung Einsatz-Optimierung Projekteinrichtung Befragung über Online-Portal Projektcontrolling Projektabnahme Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen Projektsanierung Umsetzung SICHERHEIT und EFFIZIENZ in perfekter Balance Volker Feist ©2013 Trovarit AG Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Diplom Wirtschaftsingenieur Volker Feist Leiter Kompetenzzentrum ECM/DMS Senior Consultant Trovarit AG Pontdriesch 10/12 52062 Aachen Tel +49 (0)241 40009-0 [email protected] www.trovarit.com | www.it-matchmaker.com Volker Feist Vielen Dank für Ihr Interesse! Weitere Informationen unter: www.ecm-navigator.de und www.ecmtoday.de CeBIT 2013, Hannover ECM-Forum „Shared Content“
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