Was verbindet Sarbanes-Oxley Act und - Hay Group

Management
SAR BAN ES-OXLEY ACT – STELLEN B ESCH R EI B U NGEN/-B EWERTU NGEN
Was verbindet Sarbanes-Oxley Act und
Stellenbeschreibungen/-bewertungen? Warum
Stellenbeschreibungen eine Renaissance erleben!
Sarbanes-Oxley Act – abgekürzt als SOA
oder aber häufiger als SOX – ist ein Begriff,
der mit Finanzberichterstattung und Wirtschaftsprüfung normalerweise sofort in Verbindung gebracht wird. Aber welchen Zusammenhang gibt es zwischen SOX und Stellenbeschreibungen?
Wirtschaftsprüfern darzustellen. Die Wirtschaftsprüfer selbst nutzen bei ihrer Arbeit
oft anerkannte Frameworks, um die internen Kontrollsysteme zu überprüfen. Das in
den USA am häufigsten genutzte und anerkannteste Framework zur Überprüfung der
IKS ist das des Committee of Sponsoring Organisations (COSO) of the Treadway Commission, welches in seinen Grundzügen
1992 entwickelt wurde. Das COSO Framework bietet geeignete Kriterien, mit denen
das Management eines Unternehmens die
Effektivität der IKS überprüfen kann und
nach denen Wirtschaftsprüfer die entsprechende Berichterstattung aufbauen können.
„Stellenbeschreibungen“ – mit diesem Begriff wurde Ende des letzten Jahrhunderts
in deutschen Unternehmen ein etwas verstaubtes und nicht flexibles Instrument
der Personal- oder Organisationsabteilung
verbunden. Ungeliebt vom Management
fristeten Stellenbeschreibungen ein eher
bescheidenes Dasein in Unternehmen.
Der Titel des Artikels suggeriert, dass es eine Verbindung zwischen SOX und den eher
profanen Themen „Stellenbeschreibung/-bewertung“ gibt. Wie aber ist die Beziehung,
warum sollten Unternehmen im Zusammenhang mit Sarbanes-Oxley Act an „Stellenbeschreibungen/-bewertungen“ und ihre Bedeutung denken? Unbestritten, dass Stellenbeschreibungen und Stellenbewertungen für
Nachvollziehbarkeit, Transparenz und Klarheit in Organisationen sorgen.
Die nachfolgende Darstellung erläutert den
Zusammenhang und zeigt, warum Stellenbeschreibungen/-bewertungen eine Rolle
bei der Einhaltung der Anforderungen des
SOX spielen (können).
Sarbanes-Oxley Act
und COSO Framework
Durch die Bilanzskandale um Enron,
Worldcom etc. wurde die Forderung nach
verbindlichen Regelungen zur Unternehmensberichterstattung in den USA immer
lauter. Am 25. Juli 2002 verabschiedete der
US-Kongress den nach seinen Autoren benannten Sarbanes-Oxley Act, der durch die
Unterzeichnung durch den US-Präsidenten
George W. Bush zum 30. Juli 2002 in Kraft
gesetzt wurde. Mit dem Sarbanes-Oxley
Act soll das Vertrauen von Aktionären und
anderen Interessengruppen in die Finanzberichterstattung von Unternehmen wie-
COSO Framework und
Stellenbeschreibungen/
-bewertungen
Dr. Konrad Reiher, Partner/Mitglied
der Geschäftsleitung bei der Hay Group
dergewonnen werden. SOX nimmt die Unternehmensleitung stärker in die Pflicht,
für Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben bei der quartalsweisen und jährlichen Berichterstattung Sorge zu tragen.
Neue Anforderungen an die Unternehmensleitung ergeben sich zusätzlich aus
SOX. Es ist erforderlich, einen fortlaufenden Nachweis über die Funktionsfähigkeit
des internen Kontrollsystems (IKS) im
Rahmen des Unternehmensreportings zu
führen.
Eine besondere Bedeutung kommt im SOX
der Section 404 zu. Während 404 a die Verantwortlichkeit des Managements für die
Einrichtung und Pflege von geeigneten internen Kontrollstrukturen und Prozessen
für das Finanzreporting sowie für die regelmäßige Überprüfung der Effektivität der internen Kontrollsysteme beschreibt, befasst
sich 404 b mit den Verantwortlichkeiten der
unabhängigen Wirtschaftsprüfer hinsichtlich der Testierung und Berichterstattung
für die Wirksamkeit der internen Kontrollsysteme (IKS). Die Unternehmen sind dabei
aufgefordert, ihre IKS, basierend auf geeigneten Kontrollkriterien, den unabhängigen
Das COSO Framework enthält die fünf
Komponenten
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Kontrollumfeld,
Risikobeurteilung,
Kontrollaktivitäten,
Information und Kommunikation und
Überwachung.
Die erste Komponente „Kontrollumfeld“ ist
die für das Thema „Stellenbeschreibungen/-bewertungen“ die interessanteste.
Diese Komponente enthält die folgenden
sieben Prinzipien/Themenfelder:
1. Integrität und ethische Werte,
2. Unternehmensleitung,
3. Führungsphilosophie
und Geschäftsgebaren,
4. Organisationsstruktur,
5. Befähigung zur
Finanzberichterstattung,
6. Entscheidungskompetenz
und Verantwortlichkeit und
7. Personal.
Nutzt eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft das COSO Framework, so
wird sie der Leitung eines Unternehmens
bei der Bewertung der IKS Fragen wie die
folgenden stellen:
Perspektiven | 5-6/2007
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Management
1. Sind Standards für Integrität und ethisches Verhalten implementiert?
2. Sind Corporate Governance Policies definiert, die das Kontrollumfeld positiv
beeinflussen?
3. Berücksichtigt das Management die
richtigen Competency-Anforderungen,
die richtige Ausbildung und das Wissen, die für besondere Funktionen und
die Ausführung besonderer Aufgaben
der internen Kontrolle notwendig sind?
4. Unterstützen die Organisationsstruktur
sowie die unterschiedlichen Level of Authority ein klares Verständnis der Berichtswege sowie die Etablierung geeigneter Trennungen von Verantwortlichkeiten?
5. Sind alle aus SOX und dem COSO Framework resultierenden Aufgaben und
Prozesse (effizient) auf Stellen abgebildet und sind diese Stelleninhabern auch
bekannt sowie gezielt kommuniziert
worden?
6. Tragen HR Policies und Procedures dazu bei, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die notwendigen Competencies
and Integrität besitzen?
Schaut man sich die Fragen an, so ist es offensichtlich, dass die unabhängigen Wirtschaftsprüfer in diesem Zusammenhang
die Unternehmen nach der Existenz von aktuellen Organigrammen, Stellenbeschreibungen, Inter-Accountability-Matrizen oder
Stellenbewertungen/Grading-Strukturen und
den damit verbundenen Prozessen der per-
manenten Anpassung fragen. Die aufgeführten Instrumente und die damit verbundenen
Prozesse generieren Klarheit und Transparenz in Unternehmen hinsichtlich
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Rollen und Verantwortlichkeiten,
Anforderungen der Stelle an die Stelleninhaber und die damit verbundene
Kommunikation,
Einbindung und Rolle von Stellen und
Stelleninhabern in wichtige Entscheidungsprozesse und
Berichts- und Entscheidungswege
für alle Stellen, insbesondere aber auch für
alle, die durch die internen Kontrollsysteme berührt sind.
SOX nimmt die Unternehmensleitungen
stärker in die Pflicht.
Durch den Identifikationsteil (siehe Bild)
zeigen Stellenbeschreibungen auf, wie eine Stelle in die Organisationsstruktur eingebunden ist. Die wichtigsten Zuständigkeiten zeigen, in welche Entscheidungsprozesse sie wie eingebunden ist. Enthält
die Stellenbeschreibung darüber hinaus
noch Informationen zur notwendigen
Qualifikation und den notwendigen Competencies der Stelleninhaber, um die Stellen auszufüllen, so ist seitens des Unternehmens Transparenz hinsichtlich des
Kontrollumfelds geschaffen und dokumentiert worden. Sind darüber hinaus
Prozesse und Systeme implementiert, mit
denen organisatorische Veränderungen
dokumentiert und kommuniziert werden,
so sind weite Teile der Anforderungen der
COSO Framework-Komponente erfüllt.
Die Nutzung einer analytischen Stellenbewertungsmethode zur Bewertung von Stellen führt bei den am häufigsten genutzten
Methoden dazu, dass sich Unternehmen
mit Fragen der organisatorischen Einbindung der Stellen im Allgemeinen sowie der
Involvierung der Stellen in Entscheidungsprozesse sowie der Strategieentwicklung
und –implementierung befassen. Diskus-
sionen um Themen wie Handlungsfreiheit,
Einfluss der Stelle auf das Geschäft, Involvierung in Strategieentwicklung und Implementierung sowie Stellencharakter zeigen auf, wie eine Stelle innerhalb der Organisation gesehen wird, wie ihre Entscheidungsfreiheit und ihr Ergebnisbeitrag ist.
Der Prozess der Stellenbewertung schafft
Klarheit über die Rolle und Anforderungen
an die Stellen innerhalb des Unternehmens. Letzteres ist insbesondere in Unternehmen mit Matrixstrukturen von großer
Bedeutung.
Die Instrumente „Stellenbeschreibung und
Stellenbewertung“ sowie die damit verbundenen Prozesse bilden darüber hinaus die
Grundlage für weitere Personalinstrumente
wie Vergütungsmanagement, Talent-Management etc.
Ist die Stellenbeschreibung vom Stelleninhaber unterzeichnet bzw. akzeptiert, hat er
dokumentiert, entsprechende Aufgaben
und Inhalte zu übernehmen. Bei späteren
Verstößen und Zuwiderhandlungen steht er
damit – zumindest teilweise – in der Pflicht.
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Von Stellenbeschreibungen/
-bewertungen zum
Sarbanes-Oxley Act
Zusammenfassend schaffen Stellenbeschreibungen/-bewertungen und die damit verbundenen Prozesse Klarheit und Transparenz über Berichtswege, Anforderungen,
Verantwortlichkeiten und Rollen und unterstützen damit die Anforderungen der Komponente „Kontrollumfeld“ des COSO Frameworks. Das COSO Framework wiederum hat
sich in den letzten Jahren als anerkanntes
Standard-Framework zur Darstellung und
Überprüfung der Vorgaben des SarbanesOxley Act in Unternehmen und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften entwickelt.
Unternehmen, die dem Sarbanes-Oxly Act
unterliegen oder ihm aufgrund von Good
Governance freiwillig folgen, tun also gut
daran, ihre Organisationsstrukturen in
Stellenbeschreibungen zu dokumentieren,
die Rollen und Verantwortlichkeiten zu bewerten und Prozesse zu entwickeln und zu
implementieren, die es ihnen erlauben,
schnell und flexibel organisatorische Veränderungen zu gestalten und zu dokumentieren. Dabei werden in Stellenbeschreibungen die Aufgaben und Verantwortlichkeiten dokumentiert. Sind sie von den Stelleninhabern unterzeichnet, hat er dokumentiert, entsprechende Aufgaben und Zuständigkeiten zu übernehmen. Insbesondere kann das Unternehmen auf diesem
Wege nochmals die Bedeutung bestimmter
Prozesse, Aufgaben im Zusammenhang
mit SOX/COSO unterscheiden bzw. das Risiko eventueller Verstöße, Nichtwahrnehmung von Aufgaben verdeutlichen.
kumentation über die damit verbundenen
Prozesse!“ Dieses schafft Vertrauen in die
Effektivität der internen Kontrollsysteme!
Stellenbeschreibungen selbst erleben auch
in Deutschland daher eine Renaissance!
Ansprechpartner:
[email protected],
Partner/Mitglied der Geschäftsleitung
Über die Hay Group
Hay Group ist eine unabhängige, internationale Unternehmensberatung, die
Auf die Frage „Kann ich eine Dokumentation
Ihrer Organisation und der Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter in wichtigen Entscheidungsprozessen von Ihnen bekommen?“ eines unabhängigen Wirtschaftsprüfers sollte eigentlich jedes Unternehmen ohne Zeitverzögerung antworten können: „Ja, hier haben Sie die Dokumentation
als auch die dazugehörigen Stellenbewertungen, und hier ist noch zusätzlich die Do-
mit ihrem umfassenden, integrierten Ansatz sozioökonomische Systeme gestaltet
und dadurch strukturiertes, nachhaltiges
Wachstum in Unternehmen, Organisationen und Verbänden generiert. Hay
Group arbeitet an 86 Standorten in 47
Ländern und betreut mit ca. 2.200 Beratern über 7.000 Kunden.
85.000-EU RO-STI P EN DI U M
Förderprogramm für angehende Top-Managerin
Zum zweiten Mal schreibt das Handelsblatt seinen Wettbewerb für ein MBA-Stipendium an der Top-Business School Insead aus. Das Projekt soll Frauen auf ihrem Weg in die Führungsetagen unterstützen. Angehende Managerinnen, die an einer
Teilnahme interessiert sind, können ihre
Bewerbungsunterlagen bis zum 30. Juni
2007 einreichen. Teilnahmeberechtigt sind
Frauen mit deutscher Staatsangehörigkeit
oder ständig in Deutschland lebende Ausländerinnen. Das Stipendium in Höhe von
85.000 € deckt die vollen Programmgebühren ab.
bereits ist: der Ritterschlag für alle, die ins
Top-Management wollen.
Der MBA ist immer öfter eine große Chance. Für die einen bedeutet das Management-Studium an einer führenden Business School einen deutlichen Karrieresprung. Anderen ermöglicht der Master of
Business Administration, sich völlig neu
zu erfinden und beruflich ganz neue Wege
zu gehen. Und immer mehr wird der MBA
auch in Deutschland, was er international
Da aber gibt es gerade in Deutschland viel
zu wenige Frauen. Derzeit gibt es in keinem Vorstand der großen Dax-Unternehmen eine Frau. Auch in der Finanzindustrie, dort, wo in der Londoner City oder an
der Wall Street in New York zahlreiche
Frauen ihren Weg gemacht haben, gibt es
hierzulande noch immer vergleichsweise
wenige Frauen in Führungspositionen.
Das Förderprogramm soll dazu beitragen,
diesem Zustand abzuhelfen. Der Weg zum
Stipendium:
1. Informationen über das berufsbegleitende Executive MBA-Programm sind
auf der Insead-Website
(www.insead.edu/emba) abrufbar.
Mit dem Förderprogramm sollen Frauen auf ihrem Weg in die Führungsetagen
unterstützt werden.
2. Insead bietet dann eine Beratung zu den
Fragen: Kann das EMBA-Programm die
persönlichen Karriere-Erwartungen erfüllen? Ist das Programm für Sie geeignet? Erfüllen Sie die Voraussetzungen?
Kontakt: Hilde Deschoemaeker, e-Mail:
[email protected]
Perspektiven | 5-6/2007
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