Ne pas omettre Au début de chaque exercice ... Copie au Président AIDE MEMOIRE DU SECRETAIRE DE CLUB En cours d'année, le secrétaire peut se procurer sur le site web du District de Paris (rubrique documents) les principaux imprimés. ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ IMPORTANT: Le nouveau secrétaire recevra automatiquement du District Multiple un mot de passe qui donnera accès aux fiches des membres du club et lui permettra d'y faire, si nécessaire et sans tarder, les mises à jour utiles. Il lui suffira ensuite de se connecter sur www.lions-france.org puis d'utiliser son adresse courriel et son mot de passe pour accéder à la gestion du club. _________________________________________________________________________________________________________ DEMARCHES OFFICIELLES Début juillet, sur lettre à en-tête du club, déclarer à la Préfecture la composition du nouveau Bureau .(s'assurer du retour du récépissé). (Envoyer copie au Gouverneur du District). Signaler si nécessaire le changement de siège social.(doit être publié au Journal Officiel dans le mois qui suit). Procéder en banque à la confirmation - ou au dépôt - de la (des) signature(s) autorisée(s). Si modification des statuts, les communiquer à la Préfecture sous forme d'un extrait du Procès verbal d'Assemblée Générale (dans les 3 mois). MISES A JOUR ADMINISTRATIVE ( le fonctionnement du club est régi par la loi de 1901) Mise à jour du Rapport Mensuel d'Effectifs (RME) (au plus tard le 25 du mois, même si aucune modification) Valider directement en ligne (en cliquant sur édition du RME en cours) et imprimer pour archives du club. Mise à jour de l'annuaire (directement en ligne sur le fichier du District Multiple) (modification éventuelle du lieu de réunion, des adresses postales et courriels, des numéros de téléphone). Modifier le papier à lettre à en tête du club (préciser le nouveau bureau et réactualiser les adresses courriels). S'assurer du lieu où sont entreposées les archives du club. Vérifier si 2 comptes sont bien ouverts au nom du club (1 compte de fonctionnement et 1 compte œuvres sociales). Vérifier la situation des comptes laissée par le prédécesseur. Vérifier la situation des cotisations des membres. Régularisations et mises à jour. Etablir le budget prévisionnel du nouvel exercice - Fixer la cotisation annuelle. Régler les cotisations internationales, nationales et de District.(1 mois avant le tenue du Congrès d'automne, afin que le club bénéficie du droit de vote). Régler sans tarder le secours d'urgence.(montant à la discrétion du club) En automne, (avant le 30 septembre) statuer en Assemblée Générale sur le rapport moral du président et sur le rapport financier du trésorier. Après délibération, et si accord, donner quitus au Past-Président et à son trésorier. Au printemps, (avant le 15 mars) en Assemblée Générale, procéder à l'élection du nouveau bureau. (Appel à candidature(s) 1 mois avant l'Assemblée Générale). A communiquer sans délai au siège du District de Paris. En juin, confectionner et expédier le Livre Blanc répertoriant les actions de l'année. NOMINATIONS Outre les membres de son Conseil d'Administration, le Président doit procéder à la nomination de divers responsables. (Délégués de club aux commissions nationales et comités). Nomination du responsable du bulletin de club (s'il existe). Nomination du responsable des archives. Aide mémoire COMMUNICATION Faire le point (voire mettre en place) des moyens de communication à disposition du club. (Compte-rendus, bulletin de club, site web ...). Adresser aux clubs de la zone l'organigramme du club le bulletin (ou flash) du club au club parrain aux clubs jumeaux et filleul(s) l'organigramme du club le bulletin (ou flash) du club Mettre au point dès le début de l'année Lions le calendrier des réunions et manifestations du club. ( réunions statutaires mais aussi visites du Président de zone et du Gouverneur, conférences, soirée de Gala et de passation de pouvoirs, sans oublier de reporter la date des Congrès d'automne et de printemps, ainsi que de la Convention Nationale). Contacter le maire d'arrondissement et solliciter un rendez-vous pour présentation du club et de ses actions. Prendre contact avec les responsables de l' Union des Institutions Sociales (UIS) et des Comités d'initiative et de consultation d'Arrondissement (CICA) de la mairie. ACTIVITES DE SERVICES - PROGRAMMES Mettre au point un programme d'actions privilégiées (niveau club). ( En juin, les actions et manifestations menées à bien par le club seront récapitulées dans le Livre Blanc) Prendre connaissance des actions nationales et de district votées en Convention Nationale ou en Congrès de District (Printemps). FOURNITURES DU CLUB Vérifier si les réserves sont suffisantes en Insignes (dépannage) Fanions du club. Annuaires supplémentaires. Nota: Les trousses de "nouveau membre" sont à demander uniquement au District si insignation(s) AUTRES DOCUMENTS S'assurer que le secrétaire dispose bien, dûment actualisés, des documents suivants: Constitution et statuts internationaux (1) Statuts et Règlement Intérieur du District Multiple 103 France (2) Statuts et Règlement Intérieur du District 103 Ile de France-Paris (3) Statuts et Règlement Intérieur du club Statuts et Règlement intérieur types à l'usage des clubs (4) Registre des délibérations des Assemblées du club Livre des Assemblées Générales. Vérifier que le trésorier possède: Bilans et comptes d'exploitation des exercices clos avec mention approbation signée par les Présidents et trésoriers en charge des exercices considérés. Vérifier que chaque membre du club dispose bien de l' Annuaire national de l'année en cours. Nota: concernant les Supplies, il existe deux boutiques en ligne: - l'une sur le site du District Multiple (www.lions-france.org) - la seconde sur le site international (Oak Brook) (www.lionsclubs.org) __________________________________________________________________________________________________________________________________ (1) Cf. le site du District Multiple (www.lions-france.org) (2) Texte complet: cf. Annuaire National des Lions de France. (3) Cf. le site du District IDF-Paris (www.lions-clubs-paris.org) (4) Cf. le site du District Multiple (www.lions-france.org)
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