Orientations 2014-2017

District Est Québec Rive Nord
Orientations 2014-2017
Adoptées lors de l’assemblée générale du DEQRN le 20 septembre 2014
Le présent document a été élaboré par le Conseil de direction dûment mandaté par l’assemblée
générale du district en septembre 2013.
Le Conseil de direction étant une instance représentative des membres du district, il a comme
mission de soutenir le district dans le bon fonctionnement des affaires du district et de son
développement.
Le point de départ de la réflexion des membres du Conseil de direction a été le document
Perspectives du district adopté en 2005 et valide jusqu’en 2010.
Le district étant une instance pour aider les clubs à bien jouer leur rôle dans leur communauté
respective, il doit :
-
former, informer, reconnaître, les officiers des clubs et du district;
organiser les finales des concours jeunesse;
soutenir les clubs jeunesse.
Les Orientations du district 2014-2017 portent sur la croissance, les communications, la
promotion et la structure organisationnelle et sont partagées par toutes les instances du district.
Les principes suivants ont été retenus pour l’élaboration des orientations du DEQRN :
- Respect de l’autonomie des clubs
- Objectifs réalistes et réalisables qui répondent aux besoins des membres
- Informations adéquates et essentielles à tous les échelons du district
- Formation appropriée des officiers du district et des clubs
- Outils de gestion actualisés et disponibles
- Importance de la reconnaissance
- Collaboration étroite entre les officiers du district et les présidents de clubs
- Travail en collégialité entre les équipes de gouvernance d’une année à l’autre
- Promotion de la mission et support aux clubs optimistes adultes et jeunesse et de leurs
activités
Les responsables de dossiers dans le district sont les maîtres d’œuvre des moyens pour
réaliser les actions préconisées, et font rapport au comité exécutif et au conseil
d’administration
Les Orientations doivent être évaluées à chaque année par le Conseil de direction et les
recommandations ou modifications seront présentées à l’assemblée générale pour adoption.
Thème 1: Croissance (maintien, recrutement, fondation)
Attendu que le DEQRN doit s’assurer du maintien de son effectif;
Attendu l’importance d’un effectif plus élevé.
Le DEQRN a comme objectifs :
 1.1 De préconiser l’augmentation de l’effectif de + 1 pour chacun des clubs du district;
 1.2 De favoriser une fondation de club par année dans le district.
Les actions suivantes seront mises de l’avant à cet effet :
 Information et soutien sur les différents moyens de recruter de nouveaux membres tout au
long de l’année;
 Information et soutien sur la structure générale de la démarche pour une fondation de club
particulièrement lors de l’école des présidents et également tout au long de l’année;
 Soutien aux clubs en difficulté
 Reconnaissance pour les clubs en augmentation d’effectif
Responsable
Comité de la croissance et responsable des réalisations et reconnaissances
Action et échéancier
À compter de 2014-2015,
 le comité devra établir un plan d’action qui sera présenté lors de l’école de présidents –
secrétaires, des conseils d’administration et à la l’assemblée générale et des diverses
rencontres au cours de l’année afin de s’assurer d’une pérennité.
Thème 2: Communication interne
 Attendu l’obligation des officiers du district de communiquer de façon efficace avec les
clubs et leurs dirigeants;
 Attendu que le DEQRN possède un site Web, un bottin du district et un journal interne
«Éveil de la Rive-Nord»;
 Attendu le besoin d’informer le plus grand nombre de membres;
 Attendu l’importance de favoriser la visibilité de nos actions.
Le DEQRN a comme objectifs :
 2.1 La mise en fonction du site WEB dès le 1er octobre de chaque année;
 2.2 La mise à jour du contenu fourni par le gouverneur et son équipe tout au long de
l’année;
 2.3 La distribution du bottin avant le début de l’année Optimiste (si possible lors du
congrès qui précède)
 2.4 La parution régulière du journal Éveil de la Rive-Nord par la personne responsable
avec le support de l’équipe de l’année et de tous les membres du district;
 2.5 La mise en place d’une page Facebook avant janvier 2015.
Responsable
Le gouverneur et son équipe
Action et échéancier
À compter de 2014-2015,
 le gouverneur et son équipe élabore un plan d’action qui sera déposé lors du congrès 2015
afin d’assurer la continuité de ces modes de communication interne.
Thème 3: Promotion
 Attendu que les membres versent des cotisations à Optimist International
 Attendu que les membres sont en droit de s’attendre à une promotion par les dirigeants
du mouvement international;
 Attendu qu’Optimist International et l’Assemblée nationale reconnaissent le premier
jeudi de février Journée internationale Optimiste;
Le DEQRN a comme objectifs :
 3.1 De demander à Optimist International d’élaborer une campagne télévisuelle afin de
faire la promotion des activités du DEQRN, de ses concours jeunesse et de souligner la
Journée internationale Optimiste;
 3.2 Que le DEQRN tienne une activité majeure pour février;
 3.3 De médiatiser notre Gala reconnaissance Optimiste afin de souligner les efforts des
clubs et des membres;
 3.4 De reprendre l’activité au restaurant Le Parlementaire;
 3.5 D’identifier des partenaires récurrents;
 3.6 D’établir un plan de communication pour 3 ans afin de pouvoir évaluer la portée de
cette action;
Responsables
Comité(s) identifié(s) par le gouverneur pour les activités de l’année
Gouverneur et le responsable des réalisations et reconnaissance pour le Gala reconnaissance
Actions et échéancier
À chaque année,
 Planification des actions retenues et choix des date : novembre
Thème 4: Structure organisationnelle
Attendu que le DEQRN doit répondre aux exigences d’Optimist International;
Attendu que le DEQRN doit assurer la formation et l’information des officiers de clubs et de
district;
Attendu que le DEQRN doit élargir les sources de revenus du district sans lien de dépendance
avec les cotisations et les assemblées de district;
Attendu que le DEQRN doit organiser les concours jeunesse.
Le DEQRN a comme objectifs:
 4.1 D’organiser annuellement deux conseils d’administration et une assemblée générale;
 4.2 De mettre à la disposition du gouverneur élu adulte et jeunesse un guide de
gouvernance dès sa nomination;
 4.3 De former adéquatement des officiers des clubs et du district;
 4.4 D’organiser annuellement une ou plusieurs journées spécifiques à la formation dans
chaque région selon les besoins déterminés;
 4.5 D’assurer le suivi et le soutien des clubs dans leurs outils de gestion;
 4.6 D’établir un partenariat avec les organismes liés à l’éducation, la jeunesse et le
maintien de l’ordre;
 4.7 D’organiser les concours jeunesse hors des rencontres du conseil d’administration.
Responsables




Gouverneur et son équipe
Responsable du leadership
Comité de formation
Responsable des concours jeunesse
Actions et échéancier
À chaque année,
 Rencontre de concertation avec les responsables : leadership, formation, concours
jeunesse pour la préparation du plan d’action avant la nouvelle année;
 Présentation du calendrier des rencontres par le gouverneur élu : à son école de présidents
et secrétaires et l’école des lieutenants-gouverneurs;
 Élaboration des outils de gouvernance par le conseil de direction : 2014-2015.

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