Benutzeranleitung DAVID 6.5 Professional I n h a l t s v e r z e i c h n i s 1 Das Tobit Info-Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1.1 Berechtigung zur Nutzung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1.2 Installation des David-Clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1.3 Grundsätzliches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 1.3.1 Die Archive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 1.3.2 Die Listbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1.3.3 Öffnen von Nachrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1.3.4 Das Vorschaufenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1.3.5 Symbolleisten und Menüzeile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2 Die David Funktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2.1 Der Anrufbeantworter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2.1.1 Voraussetzungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2.1.2 Anrufbeantworter erstmals einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 2.1.3 Den Anrufbeantworter verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 2.1.4 Individueller Anrufbeantworter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 2.1.5 Wave-Dateien erzeugen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 2.2 Nachrichtenversand über den Nachrichten-Editor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 2.2.1 Empfangsadressen und Betreff . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 2.2.2 Versenden und Wahl des Dienstes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 2.2.3 Nachrichtenoptionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 2.3 Faxversand aus einer Anwendung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 2.4 Der Tobit Image Editor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 2.4.1 Editierfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 2.4.2 Deckblatt erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 David Professional Lieber TOBIT-Benutzer, im Folgenden finden Sie eine Anleitung zur Installation und zum Gebrauch der Software David 6.5 Professional. Dieses Dokument wird bei Bedarf aktualisiert und mit der Zeit auch erweitert. Es lohnt sich also ab und an, einen erneuten Blick darauf zu werfen. Aktuelle Hinweise zu Problemen, Upgrades und dergl. finden Sie nach wie vor auf dem blauen Informationsbildschirm der LOGINProzedur. Bei Problemen im Zusammenhang mit der Installation und Anwendung des Programms wenden Sie sich bitte per E-Mail an: [email protected] [email protected] Alternativ können Sie uns auch eine Mitteilung auf die Voice-Box sprechen: 3371 bzw. 3351. 1 Das Tobit Info-Center 1.1 Berechtigung zur Nutzung Prinzipiell ist jeder Beschäftigte der Universität möglicher Anwender der David-Software, falls er über ein Telefon und/oder einen PC verfügt. Begrenzt wird die Anzahl der Benutzer lediglich durch die erworbenen User-Lizenzen. Um das System tatsächlich nutzen zu können, muss der Beschäftigte zuerst am David-Server als berechtigter User eingerichtet worden sein. Dies geschieht per formlosem Antrag über das Sekretariat des Rechenzentrums. 1.2 Installation des David-Clients Ist der Mitarbeiter als berechtigter David-User eingerichtet, erhält er Zugriff auf das Volume PUB1 des David-Servers EO-NW-2. Unter dem Verzeichnis David\Clients befindet sich der Aufruf zur Installation des David-Clients: setup.exe. Arbeiten Sie sich über Netzwerkum gebung/gesamtes N etzwerk/Netware Ser vices/Netware Server/eo-nw -2/pub1/david/clients vor, führen Sie Setup aus (Doppelklick) und folgen Sie den Anweisungen. Im Prinzip können alle Voreinstellungen bis auf eine übernommen werden: Die Festlegung des Standard E-MailClients auf David deaktivieren Sie bitte. 3 4 David Professional Tobit InfoCenter Nach erfolgter Installation steht das neue Programm Tobit InfoCenter im Startmenü zum Aufruf bereit. Ein Mausklick auf diesen Eintrag öffnet die Arbeitsumgebung Ihrer künftigen Kommunikationszentrale. 1.3 Grundsätzliches 1.3.1 Die Archive Jeder David-Benutzer erhält auf dem David-Server ein eigenes Archiv mit mehreren Unterarchiven. Sie sehen die Show-Names dieser Archive im linken Fenster des InfoCenters. Der Show-Nam e repräsentiert ein auf dem Tobit-Server tatsächlich vorhandenes Verzeichnis mit einem kryptisch anmutenden Namen, dem Real-Name, einer vom System vergebenen eindeutigen Netware-ID. Dieser Nam e wird samt Pfad angezeigt, wenn das Eigenschaften-Menü des Archivs geöffnet (rechter Mausklick/Eigenschaften) und das Arc hiv-Sym bol links an geklickt w ird. Von besonderer Bedeutung sind die Archive Eingang und Ausgang, wo Sie eingegangene bzw. abgeschickte Faxe, Briefe, Kurzmeldungen etc. finden. Der jeweilige Inhalt ist im rechten InfoCenter-Fenster (Listbox) in Listenform dargestellt. Unter der Listbox befindet sich das Vorschaufenster. Das Archiv Papierkorb enthält die aus allen anderen Archiven gelöschten Einträge und sollte deshalb regelmäßig geleert werden. Versand enthält die zur Bearbeitung anstehenden oder in Bearbeitung befindlichen Sendeaufträge. David Professional 5 Über das Archiv Persönlich haben Sie Zugang zu Ihrem gesamten Archivbaum. Alle weiteren Archive dienen der Ablage und der Verwaltung der Informationen: Kalender bietet die Möglichkeit der Terminverwaltung, mit Wiedervorlage lassen sich noch nicht abgeschlossene Vorgänge automatisch wiedervorlegen, über Adressen lässt sich eine persönliche Adressdatenbank anlegen, in die Ablage stellen Sie abgearbeitete Vorgänge. Darüberhinaus können Sie unterhalb Ihres Hauptarchivs auch neue Archive für besondere Zwecke erstellen. 1.3.2 Die Listbox Mit der Auflistung des Inhalts des aktuellen Archivs werden in insgesamt 15 Spalten weitere Informationen mitgegeben (hier nur eine Teilmenge). Die Reihenfolge der Rubriken ist beliebig einstellbar. Das Icon der ersten Spalte informiert über die Art der Nachricht. Fax E-Ma il E - M ail mit Anhang SM S Voice-M ail Die den einz elnen Flag s zugeo rdnete n Texte sind in der D atei Tobit!.ger (\\eo-nw-2\pub 1\david\clients\wind ows) definiert. An einer in das lokale Winnt-Verzeichnis g estellten Kopie kann diese Datei mit einem ASCII-Editor bearbeitet werden. Vorrang haben die lokalen Einstellungen. Standard-Flags Weitere Flags In der zweiten Spalte wird der Betreff einer E-Mail angezeigt. Bei anderen Sendearten kann auf diese Weise keine Kurzinformation mitgegeben werden, so dass hier i.d.R. beim Empfänger die Sendenummer angezeigt wird. In der dritten Spalte werden Attribute (Flags) der Nachrichten, die Sie selbst vergeben haben, angezeigt. Damit haben Sie die Möglichkeit, Ihre Nachrichten einzuordnen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste den entsprechenden Bereich einer Nachricht an. Mit linkem Mausklick wählen Sie dann aus dem Menü das gewünschte Attribut. Ein Versenden dieser Flags ist nicht vorgesehen. Die Spalten An, Von, Datum, Zeit und Benutzer sind selbsterklärend. Mit Baud wird die Übertragungsgeschwindigkeit angegeben und Port gibt an, auf welchem der sieben Kanäle der Versand erfolgte. Status zeigt den erfolgreichen Versand bzw. eine Meldung mit dem Grund des nicht erfolgten Versandes an. Die in der obigen Grafik aus Platzgründen nicht dargestellten weiteren, klaren und/oder mehr oder weniger uninteressanten Rubriken sind Seiten, Gebühr, Dauer und Kostenschlüssel. Die Einstellung der Rubriken kann gespeichert, Default-Einstellungen können wieder hergestellt werden: rechter Mausklick auf Rubrikenzeile und Tabpositionen speichern bzw. Standard Tabpositionen setzen wählen. 6 David Professional 1.3.3 Öffnen von Nachrichten Ein Doppelklick auf einen Eintrag in der Listbox öffnet die Nachricht diensteabhängig. Ein Fax wird im Tobit Image Editor angezeigt, E-Mails im Nachrichteneditor. Voice-Mails werden automatisch abgespielt, wenn eine Soundkarte installiert ist. Andernfalls können Sprachnachrichten nur abgehört werden, wenn man sie auf das lokale Telefon (*1xxx) umleitet, sprich erneut versendet. 1.3.4 Das Vorschaufenster Das Vorschaufenster dient zur ersten Information über eine eingegangene Nachricht. Hier wird der Inhalt in verkleinerter Form automatisch angezeigt. Eine Bearbeitung ist hier nicht möglich. Das Lautsprechersymbol steht für eine Sprachnachricht. Auch Dateianhänge einer Nachricht werden hier mit diversen Symbolen angezeigt. 1.3.5 Symbolleisten und Menüzeile Verschiedene Symbolleisten werden kontextabhängig automatisch angezeigt. Welche Symbole überhaupt angezeigt werden und welche nicht sowie die Art der Anzeige können Sie selbst bestimmen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste, um die entsprechende Dialogbox zu erhalten. Wie üblich finden die Aktionen, die über die einzelnen Symbole gestartet werden können, eine Entsprechung in den Menüs. 2 Die David Funktionen Um David benutzen zu können, benötigen Sie einen gut ausgerüsteten PC mit vorzugsweise installiertem Windows NT/2000 und/oder einen eigenen Telefonanschluss. 2.1 Der Anrufbeantworter Jeder David-Benutzer verfügt über eine Nummer, über die er eine persönliche Voicebox besprechen und eingegangene Anrufe abrufen kann. Zusammen mit der Telefon-Funktion der automatischen Anrufumleitung (AUL) kann damit ein Anrufbeantworter-System eingerichtet werden. Dabei gehen Sie wie folgt vor. 2.1.1 Voraussetzungen Im Tobit InfoCenter (TIC) muss auf das Archiv des Benutzers (Persönlich) und auf das darunterliegende Eingangsarchiv der remote access aktiviert sein. Zusätzlich muss für das Benutzerarchiv ein Benutzername (username) und ein Passwort definiert werden. rechter Mausklick auf das persönliche Archiv • • Eigenschaften öffnet eine Dialog-Box • Die Karte Zugang wählen • remote access aktivieren • im Feld Benutzername die Kennung eingeben • im Feld Passwort ein numerisches Passwort eingeben David Professional • • • • • • 7 mit OK die Umgebung verlassen rechter Mausklick auf das Eingangsarchiv Eigenschaften ... Zugang remote access aktivieren Dialogbox mit Ok verlassen bei Bedarf auch die Archive Adressen und Kalender remote freigeben Dass der remote access aktiviert wurde, erkennen Sie am geänderten Archiv-Symbol. Für die Erst-Installation nach dem David-Upgrade darf in ihrem Real-Verzeichnis die Datei public.wav (evtl. auch public.tmp) noch nicht existieren. Diese enthält Ihren zuletzt verwendeten Anrufbeantwortertext. Sie können sie also einfach löschen. In Ihrem Real-Verzeichnis stehen nach diesen Aktionen 2 neue lesbare Dateien: die leere Access.ini und die Archive.ini. Letztere enthält zunäc hst ihren B enutzern amen u nd im K lartext Ihr Pa sswort (k eine Sorg e, nur Sie können dies einsehen!). 2.1.2 Anrufbeantworter erstmals einrichten Alle Eingaben erfolgen am Telefonapparat! • • • Wählen Sie die Nummer der Sprach-Box (3xxx) an Warten Sie auf eine Verbindung *-Taste (schaltet in den Ton wahlmo dus) , gefolgt vom numerischen Passwort eingeben (Achtung! Bei To nwah l-Telefon apparate n darf de r * nicht ein gegeb en werd en.) • • • • • • • • Sie hören: Hallo, Sie verwenden zum ersten Mal Ihre Inbox... Sie drücken die 1 und hören: Sprechen Sie nach dem Signalton... Sprechen Sie Ihren Text nach ca. 3 Sekunden Hören Sie: Ihre persönliche Ansage: (wird vo m Syste m wied erholt) Sie hören: Möchten Sie diese Ansage speichern? Raute speichern, Stern ändern drücken Sie die Rautetaste (bzw. * / < neue A nsage> und da nn Ra ute... ) Sie hören: Geben Sie zum Abschluss das Passwort ein . Geben Sie 4 Ziffern als Passwort ein *Das Skript akzeptiert nur 4 Ziffern. Soll später aus Sicherheitsgründen ein längeres Passwort von Nöten sein, kann es über das Tobit InfoCenter geändert werden. • • • • Sie hören: Geben Sie zur Bestätigung das Passwort noch einmal ein . Wiederholen Sie die Passworteingabe Sie hören: Das Passwort wurde geändert. Vielen Dank. Ihre Inbox ist nun konfiguriert. Legen Sie den Hörer auf 2.1.3 Den Anrufbeantworter verwenden • • • Wählen Sie die Nummer der Sprach-Box (3xxx) an Warten Sie auf eine Verbindung *-Taste (schaltet in den Ton wahlmo dus) , gefolgt vom numerischen Passwort eingeben (Achtung! Bei To nwah l-Telefon apparate n darf de r * nicht ein gegeb en werd en.) • Sind weder neue noch alte Nachrichten vorhanden, hören Sie: Keine neuen Nachrichten ... Ende der Liste • Anschließend sind Sie im þ Haupt-Menü. Sind Nachrichten vorhanden, hören Sie: Nach richten vo m ... 8 David Professional 1 7 5 In dieser Umgebung haben Sie folgende Wahlmöglichkeiten: nächste Nachricht vorherige Nachricht Öffnen der Nachricht: Textdokumen te werden mit synthetischer Sprache vorge- 2 Hauptmenü lesen, Vo ice-Ma ils direkt abg espielt. • Hauptmenü: Hierüber gelangen Sie in die freigegebenen Verzeichnisse oder in die Umgebung zur Neuaufnahme Ihres Anrufbeantwortertextes und zur Änderung des Passwortes. 1 Eingangsbuch ! Abhören des Eingangsarchivs 2 Adressbuch ! Adressen abhören 3 Kalender ! Termine abhören 9 Einstellungen 1 neue Ansage aufsprechen 2 Passwort ändern ! Eingabe mit Bestätigung Drücken Sie die Taste 1 zweimal!, Sie hören: Neue Ansage nach dem Signalton aufsprechen Sprechen Sie Ihre Ansage in das Mikrofon. Beenden Sie die Ansage mit der *-Taste. 1 Ansage erneut aufsprechen 2 neue Ansage verwenden Drücken Sie die Taste 2. Danach können Sie den Hörer auflegen. Damit während ihrer Abwesenheit diese Ansage auch abgehört werden kann und Anrufer eine Nachricht hinterlassen können, muss am Telefon noch die AUL auf die Sprachbox erfolgen: " " AUL 3xxx AUL Programmiertaste drücken Taste drücken Nummer der Sprachbox eingeben Programmiertaste drücken ! leitet eingehende Anrufe auf die Sprachbox / deaktiviert die Umleitung 2.1.4 Individueller Anrufbeantworter Es ist möglich, den Anrufbeantworter so zu konfigurieren, dass in Abhängigkeit vom eingehenden Ruf verschiedene Texte abgespielt werden. Die vor lang er Zeit nac h Am erika ausg ewand erte Tante könnte also am Telefon mit einer englisch gesprochenen Begrüßung rechnen, während der zu Hause gebliebene redliche Onkel in gewohntem Deutsch begrüßt wird. Dazu ist Folgendes nötig. • • Öffnen des Archivs Persönlich/Adressen/Favoriten. Erstellen von Adress-Einträgen für alle Anrufer, die einen individuellen Text hören sollen. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Icon und wählen Sie aus der Liste Adressen aus. Sie gelangen in eine Adresskarte. David Professional • Klicken Sie auf die Karte Telefon und geben Sie die Nummern ein. Zur Identifizierung können Sie natürlich auch die anderen Daten der Person eingeben. Dies ist zu emp fehlen, da die Adressen auch anderweitig zu verwenden sind. • • • Verlassen Sie die Karte mit OK. Im Archiv steht nun ein Adresseintrag. Ein Rechtsklick darauf öffnet ein Kontextmenü. Wählen Sie Eigenschaften und im folgenden Menü Anhänge. Ein weiteres Fenster öffnet sich. Wählen Sie das Symbol . Der Dateimanager öffnet sich. Wählen Sie die Wave-Datei, die Sie für diese Adresse aufgenommen haben. Die zu verwen dende D atei muss der erste Anhan g der Adresse sein. Sie könnten auch mehrere Ansagen pro Adresse aufnehmen und die jeweils benötigte an die erste Stelle rücken. • Verlassen Sie dann alle Menüs. Die individuellen Texte werden nun verwendet. 2.1.5 Wave-Dateien erzeugen Es gibt zwei Möglichkeiten, die benötigten Sprachansagen im Wave-Format zu erzeugen. Glücklich können sich diejenigen schätzen, die eine Soundkarte mit Head-Set besitzen. Soundblasterkartenbesitzer können z.B. über das Programm Creative Wave Studio ganz einfach eine Sprachansage aufnehmen. Sie müssen bei der Aufnahme lediglich das geforderte Wave-Format einstellen: 8000 Hz 16 Bit Mono. Speichern Sie die Datei unter einem beliebigen Namen mit der Endung .wav an einem beliebigen Ort ab und verbinden Sie sie auf oben beschriebenem Weg mit einer Adresse. Indirekt kann jedoch auch das Telefon benutzt werden, um verschiedene Ansagen zu erzeugen. Dazu muss man allerdings wissen, dass jede Aufnahme über Telefon immer nur eine Datei, nämlich Public.wav in ihrem Real-Verzeichnis erzeugt. Sie ist Ihr allgemein zu verwendender Anrufbeantwortertext. Eine neue Aufnahme überschreibt also immer die alte. Um dies zu verhindern, benennen Sie die public.wav einfach in eine andere .wav um, die Sie dann einer Adresse zuordnen. 9 10 David Professional 2.2 Nachrichtenversand über den Nachrichten-Editor Um aus David direkt Nachrichten gleich welchen Dienstes zu versenden, öffnen Sie über die links abgebildete Schaltfläche den Nachrichten -Editor. 2.2.1 Empfangsadressen und Betreff Setzen Sie den Cursor in das Feld An (Mausklick links). Geben Sie eine oder durch Kommata getrennte mehrere gültige Adressen ein. Falls Sie in eine E-Mail-Nachricht den Verteiler aufnehmen möchten, geben Sie im Feld Cc weitere Adressen ein. Auch die Angabe im BetreffFeld hat nur bei E-Mails Bedeutung, wo dieser Text (max. 94 Zeichen) bei der Meldung einer eingegangenen Nachricht als erste Information angezeigt wird. Nicht aktiviert ist das Feld Bcc. Über den Menüpunkt Ansicht lässt sich das ändern. Den Nachrichtentext schreiben Sie in das große Eingabefenster. Die Amtsh olung e rfolgt auto matisch. S ie geben bei Telefo n und F axadres sen also die übliche N umm er ein. Soll d ie Amtsholung unterdrü ckt werd en, mu ß der N umm er ein Stern chen '*' vo rangestellt werden. Dies gilt also bei internem Fax- od er T-M ail-Versan d – *12 34 – od er falls die Amtsholung nicht über die Null, sondern die Sieben (Zuordnung der Kosten zu einem bestimmten Lehrstuhl) oder die Acht (private Inanspruchnahme der Kommun ikationsdienste) erfolgt, also z.B. *8 1234 089 xxxx. Ihre E-Mail-Adresse lautet unter David <Name>.<Vorname>@eo-nw-2.ku-eichstaett.de Ein Klick auf das Adressbuch-Icon ermöglicht die Auswahl gespeicherter EmpfängerAdressen. Die Pfeile rechts neben den Eingabefeldern öffnen jeweils eine Liste der zuletzt erfolgten Einträge, welche durch Anklicken übernommen werden können. Diese Einträge werden in der loka len Datei Tobit.ini unter dem Abschnitt [Dvwin, History] abgelegt und können auch nur dort wieder entfernt werden. 2.2.2 Versenden und Wahl des Dienstes Die Wahl des Versand-Dienstes steht auf Auto. Dadurch wird je nach eingegebener Adresse automatisch der richtige Dienst, Fax oder E-Mail, ausgewählt. T-Mail und SMS muss jedoch bei Bedarf explizit angeklickt werden. Ein Klick auf übergibt dann den Sendeauftrag an den David-Server. David Professional 2.2.3 Nachrichtenoptionen Über den Menüpunkt Datei/Optionen oder über das Icon öffnet sich nebenstehendes Fenster. Legen Sie hier bei Bedarf den Versandzeitpunkt fest. Mit Ablauf der Nachricht oder Gültigkeit definieren Sie, wie lange die Nachricht gültig sein soll. Dies führt zu einem automatischen Entfernen des Auftrags aus dem Sendebuch, bei internem Versand auch aus dem Empfangsbuch. Hier lässt sich auch bestimmen, ob eine Verteilerliste (EMail) mit übermittelt werden soll, eine Visitenkarte angehängt oder die Sendung im Sendebuch im Wartezustand verbleiben soll, bis sie explizit für den Versand freigegeben wird. ÿvor dem Versenden anzeigen bewirkt ein automatisches Öffnen dieses Fensters vor jedem Sendevorgang. In das Feld Antworten an können Sie eine Alternativadresse eingeben, wenn ein Reply nicht an Ihre Sendeadresse geschickt werden soll. Priorität (wichtig oder unwichtig) sowie Wertung (gut oder schlecht) der Nachricht können hier ebenfalls eingestellt werden. Unter der Karte Erweitert sind weitere Nachrichtenoptionen zu finden. Entsprechende Symbole liegen auch in der Symbolleiste des Nachrichteneditors Als Einschreiben versenden: Sie erhalten eine Rückmeldung, wenn der Empfänger die Nachricht gelesen hat. Diese Information finden Sie, wenn im Ausgangsbuch der entsprechende Sendeauftrag mit der rechten Maustaste angeklickt und der Menüpunkt Tracking Information gewählt wird. Message Tracking: Sie erhalten weitere Informationen über den Weg der Nachricht. Verfahren Sie dazu wie bei Einschreiben. Rückmeldung per Broadcast schickt Meldungen bei definierten Ereignissen auf Ihren Bildschirm. Dieses Feature muss allerdings für den Benutzer am Server freigeschaltet sein. Bei Ziel-Archive geben Sie einen Ordner im Tobit Archive System an, in welchen eine Kopie der Nachricht gespeichert werden soll. Ein Klick auf das Archiv-Symbol öffnet die ArchivStruktur zur Auswahl eines Ordners. 2.3 Faxversand aus einer Anwendung Der Nachrichten-Editor von David besitzt nur wenige Möglichkeiten zur Gestaltung. Um ein etwas aufwendiger gestaltetes Dokument versenden zu können, besteht die Möglichkeit, aus praktisch jeder NT-Anwendung heraus zu faxen. Dies geschieht über einen Druckauftrag. Wählen Sie dazu den Tobit-Faxware-Drucker aus (wird bei der David-Installation automatisch eingerichtet) und drucken Sie das Dokument. Daraufhin öffnet sich das Sendefenster zur Eingabe der erforderlichen Angaben. Wenn der Faxdrucker bereits vor der Erstellung des Faxdokuments aktiviert wird, kommt es 11 12 David Professional nicht zu den sonst bei Druckerwechseln üblichen Umformatierungen. Sobald ein Auftrag über den Tobit Druckertreiber abgewickelt wird - auch aus dem Nachrichteneditor heraus - erscheint folgendes Sendefenster mit weiteren Optionen. Die verwendete Zieladresse kann über dieses Menü in die persönliche Adressdatenbank oder ein anderes persönliches Archiv übernommen werden. Aktivieren Sie dazu die Option Speichern in Adress-Archive und geben Sie Name und Speicherort (Buch) ein. Falls einem Fax eine erste Seite mit definierten Informationen vorgeschaltet werden soll (Logo, Sender- und Empfängerinformationen etc.), wählen Sie das entsprechende Deckblatt aus dem Gesamtangebot aus. Um persönlichen Wünschen gerecht zu werden, wird es aber notwendig sein, ein vorhandenes Deckblatt zu ändern oder sich ein neues anzulegen. Dazu mehr an anderer Stelle. Das entsprechende Symbol im Nachrichteneditor ist . Eine kurze Notiz auf einem Deckblatt abzulegen hilft Papier zu sparen. Aktivieren Sie dazu die Option. Der im Editor erfasste Text wird dann auf das Deckblatt gesetzt. Die Funktionen Kombinieren und Zusätze sind dann hilfreich, wenn mehrere Vorlagen, auch aus verschiedenen Programmen, gemeinsam gefaxt werden sollen und zusätzlich ein Deckblatt mit Kurzinformationen mitgegeben werden soll. Dieser Text ist dann über Zusätze bzw. das Icon einzugeben. Mehrere eingescannte Seiten mit vorgeschaltetem Informationsblatt in einem Auftrag abzuarbeiten ist nur so möglich. Die Option Warten stellt den Sendeauftrag zwar in das Auftragsbuch, versendet ihn aber erst, wenn der Wartezustand wieder aufgehoben wird. Unter Zustellung finden Sie eine Auswahl zur Festlegung des Sendetermins. Per Voreinstellung wird ein Auftrag sofort versendet. Sie können einen Termin vorgeben oder den günstigsten vom System bestimmen lassen. Unter Formularlayout finden Sie vorbereitete Beispiel-Layouts für den Faxversand. Wird keine Auswahl getroffen, wird das Fax mit einer Kopfzeile auf eine leere Seite gesetzt. Das Icon öffnet das Kurzwahl-Fenster, in welchem die definierten Kurzwahl-Einträge zu sehen sind. Per Mausklick versenden Sie eine Nachricht sofort an die über den Eintrag definierte Adresse. Um solche Kurzwahleinträge zu definieren, klicken Sie auf . Geben Sie im folgenden Dialog dem Eintrag einen Namen und geben Sie die Adresse(n) an, an die mit dieser Methode gesendet werden soll. Die definierten Kurzw ahladress en sind in d er lokalen Datei Tobit.ini unter dem Absch nitt [Quick -Dial] auf gelistet. David Professional 2.4 Der Tobit Image Editor Faxe sind Grafiken. Die entsprechenden Dateien können deshalb nur in einem Grafikprogramm, dem Image Editor, angezeigt werden. Dieser wird automatisch beim Öffnen eines Faxeintrags aktiviert. Neben der Faxanzeige dient er auch der Bearbeitung und der Rücksendung eingegangener Faxe und der Erstellung von Deckblättern. Dazu stehen viele Funktionen bereit. 2.4.1 Editierfunktionen Zwar ist der Image Editor kein vollständiges Grafikprogramm. Die grundlegenden allgemeinen und Bearbeitungsfunktionen sind jedoch vorhanden. Klicken Sie auf das jeweilige Symbol, um es auszuwählen und klicken Sie dann an der Stelle des Faxes, an dem die Funktion durch Klicken und/oder Ziehen gestartet werden soll. Mit lässt sich das gesamte Bild verschieben. Markiert ein Objekt bzw. mehrere Objekte, wenn ein Rahmen um diese gezogen wird. Die markierten Objekte lassen sich so verschieben oder löschen. wählen Sie, um Text einzugeben. Die Einstellungen des Schriftformats finden Sie im Menü Bearbeiten/Formatvorlage. erlaubt es, einen Ausschnitt des Faxes zu markieren und über Optionen des Bearbeiten-Menüs in die Zwischenablage zu kopieren oder unter einem Dateinamen abzuspeichern. zeichnen gerade bzw. Freihandlinien. Klicken Sie mit der Maus am gewünschten Startpunkt der Linie und ziehen Sie sie zum Ende. Mit dem Loslassen der Maustaste wird die Linie ins Dokument übernommen. Zeichnet ein Rechteck, einen Rahmen. Die Farbe, in welcher die graphischen Objekte erstellt werden sollen, bestimmen Sie zuvor über . Mit kann man radieren. Das Entfernen größerer Bereiche des Faxes geschieht allerdings besser über das Abdecken mit einem großen weißen Rechteck. fügt einen vordefinierten Stempel – Grafikdatei im PCX-Format – in das Fax ein. Stempel sind in der Datei To bit.ini im lok alen W innt-Ve rzeichnis u nter der R ubrik [Stamps] definiert. Um eigene Stempel zur Verfügung zu stellen, fügen Sie einfach den Pfadnamen weiterer Grafikdateien nach Vorlage der bereits definierten hinzu. Hiermit lassen sich Objekte in den Vorder- oder Hintergrund rücken. Ein Klick auf den Pfeil listet alle definierten Formatvorlagen auf. Die Definition erfolgt über das Menü Bearbeiten / Formatvorlage. Im Menü Bearbeiten / Variable finden Sie verschiedene vom System bereitgestellte Variable, die Sie auswählen und an der Mauszeigerposition einfügen können. Die im Editor erzeugten Objekte und die hier durchgeführten Aktionen verändern das Originalfax in keiner Weise. Vielmehr wird eine weitere Schicht über das Fax gelegt, wobei der User entscheiden kann, ob die Veränderungen allein oder zusammen mit dem Original betrachtet werden. D adurch ist es z.B. m öglich, ein zugefax tes Bestellformular ausgefüllt zurückzusenden. Alles was am Original an Änderungen durchgeführt und an Objekten hinzugefügt wurde, kann auf einfache Weise gelöscht oder nur ausgeblendet werden, um z.B. das Originalfax einzusehen. Die Funktionen liegen im Menü Bearbeiten. (De-)Aktivieren Sie Anmerkungen, um die Änderungen auszublenden/einzusehen. Anmerkungen löschen entfernt alle Änderungen. 13 14 David Professional 2.4.2 Deckblatt erstellen Das aktuelle Fax kann samt im Image-Editor kreierte Objekte als Deckblatt gespeichert werden. Dies geschieht über das Menü Datei / Deckblatt. In die geöffnete Dialogbox geben Sie den Namen ein, unter welchem die Grafikdatei gesichert werden soll und als Beschreibung einen weiteren Namen, der dann in der Liste der zur Verfügung stehenden Deckblätter erscheint. Ohne Faxkopf aktivieren Sie, wenn dieser nicht mit auf das Deckblatt soll. Deckblätter können nicht in einem persönlichen Verzeichnis abgelegt werden. Sie werden vielmehr auf dem Server im Archiv david\ap ps\faxw are\resource\cover gesammelt und sind durch 2 Dateien bestimmt: <Name>.pcx und <Name>.cvp. Entsprechende Rech te für dieses Archiv müssen deshalb für den User, der ein Deckblatt erstellen und verfügbar mache n will, vorh anden sein. Die .pc x ist die Grafikd atei. D ie .cvp enthält Steuerbefehle, u.a. zur automatischen Ausgabe von Variableninhalten auf dem Deckblatt und ihrer Positionierung. Sie kann mit einem Texteditor erstellt oder b earbeitet werden . Auch die Grafik datei kan n in einem fremde n Grafik program m erstellt werden, wobei a llerdings G rafikform at und w eitere Param eter vorg egeben sind. Näh eres dazu bei Bed arf beim David-Adm inistrator.