SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 5.0 - Volksbank Viersen eG

Anleitung „SEPA-Lastschriften“ mit VR-NetWorld Software 5
1. Gläubiger-ID erfassen
2. Lastschriften in SEPA-Lastschriften umwandeln
3. Lastschriften neu erfassen
4. Auftrag versenden
5. DTA-Dateien aus externen Systemen importieren
SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 5.0 –Stand Oktober 2013
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Ergänzend zum „Benutzerhandbuch VR-NetWorld Software 5“ wird hier dargestellt, wie bestehende
Lastschriften in SEPA-Lastschriften konvertiert werden und wie SEPA-Lastschriften angelegt und verwaltet
werden.
1.
Gläubiger-ID erfassen
Zunächst müssen Sie Ihre Gläubiger-ID im Programm erfassen. Klicken Sie dazu oben auf den Menüpunkt
„Stammdaten“ und dann auf „Gläubiger-Identifikation“. Die Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen Sie
bei der Deutschen Bundesbank.
2.
Lastschriften in SEPA-Lastschriften umwandeln
Sie haben bereits Dauerlastschriften erfasst, die nun in SEPA-Dauer-Basislastschriften umgewandelt werden
sollen. Klicken Sie in der Kontenübersicht zunächst oben auf den Menüpunkt „Aufträge“ und wählen die
Dauerlastschriften aus. Alternativ können Sie auch wie gewohnt die Baum-Ansicht verwenden.
Sie erhalten einen Überblick der bereits erfassten Daueraufträge.
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Markieren Sie diese und klicken oben auf „In SEPA-Auftrag wandeln“.
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Prüfen und bestätigen Sie die konvertierten Aufträge:
• Es wurden automatisch IBAN und BIC ermittelt.
• Möglicherweise wurde auch der Verwendungszweck gekürzt, da unter SEPA nur noch zwei Zeilen zur
Verfügung stehen.
• Eine Änderung der „Ende zu Ende Referenz“ ist im Normalfall nicht erforderlich.
• Als Mandatsreferenz gibt das Programm automatisch einen Wert vor. Sie können diesen beispielsweise
mit der jeweiligen Kundennummer oder Mitgliedsnummer überschreiben. Vergeben Sie jede
Mandatsreferenz immer nur einmal.
• Als Mandatsdatum wird das Tagesdatum der Konvertierung herangezogen.
Nach Korrektur und Kontrolle der Aufträge können Sie über den Button „Alle Bestätigen“ und „Speichern“ die
Aufträge umwandeln.
Die Aufträge werden nun in SEPA-Basis-Lastschriften umgewandelt.
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Bitte prüfen Sie diese erneut, indem Sie Lastschriftaufträge doppelklicken. Achten Sie besonders auf eine grüne
Kennzeichnung der IBAN. Falls diese schwarz dargestellt wird, sollten Sie den Zahlungspflichtigen fragen, wie
seine korrekte IBAN lautet.
Ferner sehen Sie auf dieser Maske auch den spätest möglichen Versandtermin (Einreichungstermin), um die
SEPA-Fristen einhalten zu können. Erstmalige SEPA-Lastschriften müssen spätestens 6 Bankarbeitstage vor
Fälligkeit eingereicht werden, wiederkehrende SEPA-Lastschriften 3 Bankarbeitstage vor Fälligkeit.
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Sobald der Einreichungstermin erreicht ist, klicken Sie bitte auf den Ausgangskorb. Die Aufträge müssen am
Einreichungstag online über den Menüpunkt „Ausgangskorb senden“ an uns übertragen werden.
Falls Sie die Aufträge schon vorher abschicken möchten, können Sie im Ausgangskorb
unten auf „Aufträge ausführen bis“ klicken, das Einreichungsdatum auswählen und die
Aufträge absenden.
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3.
Lastschriften neu erfassen
Klicken Sie in der Kontenübersicht oben auf „Lastschrift“
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Die Erfassungsmaske für SEPA-Aufträge starten Sie mit dem Symbol „Euro“ links oben
Erfassen Sie nun die Lastschrift. Sie müssen wählen, ob Sie eine Basis- oder Firmenlastschrift erstellen möchten,
und geben den Fälligkeitstermin* und den Ausführungsturnus bei Dauerlastschriften ein. Bevor Sie die
Lastschrift speichern können, müssen Sie in den SEPA-Details ein gültiges Mandat und die Lastschrift-Sequenz
erfassen:
•
•
Wird eine SEPA-Lastschrift zum ersten Mal bei einem Zahlungspflichtigen eingezogen, müssen Sie die
Sequenz „erstmalige Lastschrift“ auswählen.
Wird eine SEPA-Lastschrift zum wiederholten Mal bei einem Zahlungspflichtigen eingezogen, müssen
Sie die Sequenz „wiederkehrende Lastschrift“ einstellen.
Klicken Sie auf das entsprechende Symbol rechts vom Feld Mandatsreferenz.
*Fristen für das Einreichen von SEPA-Lastschriften:
SEPA-Basis-Lastschrift
einmalige Lastschriften: Einreichung 6 Bankarbeits-Tage vor der Fälligkeit
erstmalige Lastschriften: Einreichung 6 Bankarbeits-Tage vor der Fälligkeit
wiederkehrende Lastschriften: Einreichung 3 Bankarbeits-Tage vor der Fälligkeit
SEPA-Firmen-Lastschrift
Einreichung 2 Bankarbeits-Tage vor der Fälligkeit -keine Unterscheidung zwischen Erst-/Einmal- und Folge-Lastschrift
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In der Mandatsliste wählen Sie entweder das passende Mandat aus oder legen über die Schaltfläche rechts ein
neues Mandat an.
Füllen Sie im Mandat die Felder Bezeichnung, Referenz, Lastschrift-Art, Status (mit „vorbereitet“),
Ausstellungsdatum und die Sequenz und bestätigen die Eingaben mit „Übernehmen“.
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4.
Auftrag versenden
Die Lastschrift liegt nun im Ausgangskorb und kann versendet werden.
Der Auftrag muss spätestens am Einreichungstag online über den Menüpunkt
„Ausgangskorb senden“ an uns übertragen werden.
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5.
DTA-Dateien aus externen Systemen importieren
Über den Menüpunkt „Transaktionen“ und die Auswahl „Aufträge aus Datei“ können Sie mit
einem externen Programm erzeugte DTA-Dateien importieren.
Diese Datensätze können automatisch in SEPA-XML-Datensätze umgewandelt werden.
Bitte beachten Sie aber unbedingt die für SEPA-Basis-Lastschriften erforderlichen
Vorlaufzeiten!
Falls Ihr externes System bereits auf SEPA umgestellt worden ist, können Sie über die Funktion „Datei zur
Übertragung“ Ihre Aufträge als XML-Datei direkt verarbeiten.
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Weitere Informationen rund um die VR-Networld Software und deren Aktualisierung sowie zu
SEPA in der VR-Networld Software finden Sie im Handbuch. Dieses bildet auch die Grundlage
zu dieser Verfahrensanleitung.
Das Handbuch steht Ihnen in der VR-Networld Software über „Hilfe –Herunterladen Handbuch“ zur
Verfügung.
Weiterführende Informationen rund um den SEPA-Zahlungsverkehr erhalten Sie auf unserer
Homepage unter: www.volksbankviersen.de
Alle Angaben in dieser Verfahrensanleitung wurden mit größter Sorgfalt erarbeitet und anhand der aktuellen
Version der VR-Networld Software getestet, dennoch sind Fehler nicht ganz auszuschließen.
Die Volksbank Viersen eG kann weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung für Folgen, die
auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernehmen.
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