REFERENTIEL ADMINISTRATIF 2014a

A.R.F.A – Association Régionale pour la Formation des
Animateurs
GESTION DES TEP PAR L’ARFA
(Référente : Mme Glodie PANGUIANGANI – [email protected] - tel : 01 42 45 92 33)
Rappel : l’ARFA est chargée par la DRJSCS d’organiser les TEP préparant l’entrée en formation des BPJEPS Loisirs Tous
Publics, Activités Physiques pour Tous et Sports Collectifs.
 Réception et traitement des dossiers des candidats :
 L’ARFA réceptionne les dossiers des candidats pour une session donnée jusqu’à une date butoir
déterminée.
 A réception des dossiers, l’ARFA informe par mail les candidats de la complétude ou non de leurs dossiers
et leur donne une date butoir pour transmettre les pièces complémentaires.
 Les dossiers sans règlement sont systématiquement retournés sans traitement.
 Un nombre de 120 dossiers maximum par session (date de TEP) est traité. Les dossiers sont traités par
ordre d’arrivée. Une fois atteinte cette limite, les candidats sont repositionnés pour la date des TEP
suivants.
 Attention tout dossier candidat non complété est systématiquement détruit par l’ARFA dans un délai de
trois mois à compter de sa réception. Le candidat doit alors recommencer la procédure d’inscription dès le
début.
 Relation ARFA/DRJSCS :
 L’ARFA adresse à la DRJSCS les dossiers contrôlés selon un calendrier prédéterminé et ce à minima un mois
avant la date des TEP.
 La DRJSCS valide ou non les dossiers ainsi adressés. Elle nous transmet la liste des candidats validés
 Dossiers validés TEP LTP : Le candidat reçoit via l’ARFA son attestation de réussite aux TEP
 Dossiers validés TEP APT ou Sco : Le candidat est convoqué par mail environ 10 jours avant la date
des épreuves. Il reçoit également un sms de rappel de cette convocation environ 5 jours avant la
date des épreuves.
 Dossiers dispensés APT ou Sco : Le candidat reçoit sa dispense de la part de la DRJSCS (l’ARFA n’en
est pas destinataire. Il est donc inutile de nous contacter).

Dossiers invalidés : le candidat reçoit une éventuelle demande de complétude à nous transmettre
pour une date butoir donnée afin d’être repositionné sur une session ultérieure.

Tous les candidats ayant validé leurs TEP sont saisis par l’ARFA dans la base de données GEPAFO, à
laquelle vous avez accès pour pouvoir les sélectionner au moment de leur entrée en formation.
 Relation OF/DRJSCS/CANDIDATS :
Votre organisme de formation doit s’assurer de l’obtention des TEP par le candidat au moment de ses propres
tests de sélection et au plus tard le jour du positionnement. Votre organisme de formation doit transmettre à la
DRJSCS dans le cadre de votre PV d’installation (et ce dans un délai de 15 jours après le début officiel de la formation) : la
copie de l’attestation TEP ou de dispense et pour les TEP sportifs un certificat médical de moins de 3 mois
er
antérieur au 1 jour de la formation.
 Communication
 Le site internet de l’ARFA met à disposition de vos organismes et des candidats, l’ensemble des éléments
nécessaires à leur inscription, aux conditions générales de traitement des données ainsi qu’aux conditions
financières.

Les outils et conditions étant susceptibles de modification, nous vous conseillons de faire un lien entre
votre site et le nôtre, ce afin d’éviter la diffusion d’informations obsolètes.

Nous vous conseillons également de ne pas assurer vous-même la transmission des dossiers des candidats à
l’ARFA. En effet, seuls ces derniers seront destinataires des mails d’information et de demande de
complétude. Ce qui peut engendrer des sources d’incompréhension ou d’erreur dont l’ARFA ne saurait être
tenue pour responsable :
 Absence de règlement financier => pas de traitement
 Pièces non transmises par le candidat à l’ARFA mais à l’OF qui oubli de nous les
retransmettre ou hors délais.
 Le candidat ne connaissant pas directement l’ARFA, n’est pas attentif aux mails que nous
lui adressons et ignore nos demandes de complétude ou la convocation.
Intégrer que les TEP doivent désormais être considérés comme un préalable un l’inscription en formation et
doivent être passé à l’ARFA pour ce qui concerne le : LTP ; APT et Sport Collectif.
MERCI DE VOTRE ATTENTION
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Référentiel Administratif 2014 – ARFA – Association Régionale pour la Formation des Animateurs

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