Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 1 de 43 MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 Versión: 03 División de Fiscalización Superintendencia de Educación División de Fiscalización Superintendencia de Educación Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 2 de 43 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................3 2. ESTRUCTURA DE ACCESO A LA RENDICIÓN DE CUENTAS ................................................................................4 3. INGRESO AL SISTEMA RENDICIÓN DE CUENTAS ..............................................................................................5 4. FORMULARIO DE CONTACTO DEL SOSTENEDOR.............................................................................................6 5. SISTEMA DE RENDICIÓN DE CUENTAS .............................................................................................................7 6. SELECCIÓN DE PARÁMETROS DE RENDICIÓN Y FORMULARIO DE CONSULTA ................................................8 6.1. SELECCIÓN DEL PERÍODO .........................................................................................................................8 6.2. SELECCIÓN DEL ESTABLECIMIENTO ..........................................................................................................9 6.3. SELECCIÓN DE LA SUBVENCIÓN ...............................................................................................................9 6.4. FORMULARIO DE CONSULTA ..................................................................................................................10 7. DECLARACIÓN DE GASTOS .............................................................................................................................11 7.1. CARGA MASIVA DE GASTOS ...................................................................................................................12 7.1.1. ARCHIVO CSV - DESCARGA ARCHIVO.............................................................................................12 7.1.2. ARCHIVO CSV - SUBIR ARCHIVO ....................................................................................................13 7.1.3. ELIMINAR CARGA MASIVA ..............................................................................................................15 7.2. CARGA MASIVA - DECLARACIÓN DETALLE DE GASTOS ..........................................................................16 7.2.1. 7.3. 8. ARCHIVO CSV - “DECLARAR DETALLE DE GASTOS” .......................................................................16 CARGA MASIVA - DECLARACIÓN TOTALES DE GASTOS EN REMUNERACIONES ....................................19 ESTADO DE RESULTADO ................................................................................................................................20 8.1. CARGA INDIVIDUAL INGRESOS – AGREGA / MODIFICA / ELIMINA ........................................................21 8.2. CARGA INDIVIDUAL GASTOS ..................................................................................................................22 9. 8.2.1. CARGA INDIVIDUAL – TOTAL GASTOS EN REMUNERACIONES .......................................................23 8.2.2. CARGA INDIVIDUAL – DECLARACIÓN DETALLE DE GASTOS ...........................................................24 SITUACIONES ESPECIALES ..............................................................................................................................27 9.1. SUBVENCIÓN GENERAL ..........................................................................................................................27 9.1.1. ADMINISTRACIÓN CENTRAL ...........................................................................................................27 10. CIERRE DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS......................................................................................................28 11. ANEXO N°1: CÓDIGOS TIPOS DE DOCUMENTOS ........................................................................................29 12. ANEXO N°2– INGRESOS ..............................................................................................................................30 13. ANEXO N°3: GASTOS – DECLARACIÓN TOTAL DE GASTOS EN REMUNERACIONES ..................................33 14. ANEXO N° 4: GASTOS – DECLARACIÓN DETALLE DE GASTOS.....................................................................35 15. ANEXO N°5 : TIPO DE DOCUMENTO POR SUBCATEGORÍA DE GASTO .......................................................39 División de Fiscalización Superintendencia de Educación Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 3 de 43 1. INTRODUCCIÓN EL presente manual explica la funcionalidad y operatividad del Sistema de Rendición de Cuentas (SRC) que la Superintendencia de Educación pone a disposición con el propósito facilitar la elaboración de las rendiciones de cuentas. De acuerdo a lo informado en Ord. N° 295, 01 de abril de 2015, el proceso de Rendición de Cuentas 2015Recursos 2014, en su segunda etapa considera para cada RBD o Administración Central, según corresponda, la declaración de los recursos recibidos de las siguientes subvenciones:  Subvención General  Subvención Escolar Preferencial (SEP)  Subvención Anual de Apoyo a Mantenimiento  Subvención Programa de Integración Escolar (PIE) Adicionalmente a lo establecido en Ord. N° 295, se están incorporando la Subvención de Internado, Subvención Refuerzo Educativo y Subvención Pro-Retención. La Subvención Escolar Preferencial prontamente estará disponible para que efectué la rendición de cuentas relacionada con la SEP. Momentáneamente se encuentra deshabilitada. El sistema considera sugerencias de los sostenedores permitiendo optimizar el proceso de rendición de cuentas. Por ejemplo, la declaración de gastos se puede realizar a través de la carga masiva para todos los establecimientos administrados por el sostenedor y de todos los recursos recibidos, de una sola vez. El plazo de cierre de la rendición de cuentas es el 30 de junio de 2015. Adicionalmente, informamos que en esta oportunidad, y hasta que no estén disponibles todas las secciones de la Rendición de Cuentas, no estará habilitado el cierre de rendiciones. No obstante, podrá ingresar y guardar su rendición de cuentas. En relación a la oportunidad de la rendición, el proceso se inicia en marzo y culminará en junio, una vez finalizado éste, las rendiciones que se realicen serán fuera de plazo. Concluido este proceso, no serán considerados los gastos ingresados por aquellos establecimientos educacionales que no finalizaron el proceso de rendición de cuentas. Se recomienda leer detenidamente el presente manual de usuario antes de iniciar el proceso de rendición de cuentas asegurando una correcta, eficiente y oportuna declaración. División de Fiscalización Superintendencia de Educación Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 4 de 43 2. ESTRUCTURA DE ACCESO A LA RENDICIÓN DE CUENTAS El SRC de cuentas está estructurado por sostenedor y contempla las siguientes etapas:  Declaración del Sostenedor: Contempla la recolección de datos básicos relativos a la gestión administrativa y financiera del sostenedor.  Rendición de cuentas por establecimiento educacional y Subvención: Considera la declaración de Ingresos y Gastos por establecimiento educacional para cada subvención. La primera parte de esta etapa se inicia con la Subvención General, posteriormente se irán incorporando las otras subvenciones.  Rendición de Remuneraciones: Incorpora la declaración del detalle mensual remuneraciones de los docentes y asistentes de la educación.  Acreditación de Saldo: Los fondos de los recursos no utilizados, se deben acreditar con saldo en cuenta corriente, saldo de caja según balance u otro instrumento que demuestre donde se encuentran estos recursos. Cada sostenedor ingresará al sistema con su RUT y clave para pasar a la etapa de rendición de cuentas. También tiene la opción de responder la “Declaración del Sostenedor” o acceder a la Rendición de Cuentas. Para la Subvención General el sistema contempla un centro de costo denominado “Administración Central”. En este se deben registrar todos los gastos relacionados al soporte administrativo de los establecimientos educacionales. Este centro de costo no tiene relación con la cantidad de establecimientos que tenga un sostenedor, por lo tanto, podrán utilizarlo los sostenedores que tengan uno o más establecimientos educacionales. División de Fiscalización Superintendencia de Educación Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 5 de 43 3. INGRESO AL SISTEMA RENDICIÓN DE CUENTAS Acceda al portal www.supereduc.cl y seleccione “Proceso de Rendición Cuentas”, recuadro enmarcado con círculo rojo. Al acceder, se desplegará la página para autenticarse, donde deberá ingresar el RUT, sin puntos y con guión (Ejemplo: 11111111-1), la clave que utiliza para ingresar a la zona privada del sostenedor en la plataforma SIGE o Comunidad Escolar. Estos antecedentes sólo deben ser manejados por el sostenedor o a quién él designe. En esta página encontrará publicada la información relacionada con la rendición de recursos del año 2014, tales como: las fechas del proceso por cada subvención, instrucciones relacionadas a la rendición, manual de usuario y manual de cuentas que le servirán de apoyo en este proceso de rendición. Ingresar RUT Sostenedor Ingresar Clave Sostenedor *La SEP momentáneamente no está habilitada. División de Fiscalización Superintendencia de Educación Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 6 de 43 4. FORMULARIO DE CONTACTO DEL SOSTENEDOR Eventualmente, al ingresar al SRC aparecerá el siguiente formulario para que se completen los antecedentes del Sostenedor. Con el objeto de mantener actualizados los antecedentes de contacto, este formulario aparecerá con una frecuencia de 15 días. Cuando este se despliegue, podrá actualizar los antecedentes que correspondan. Una vez realizadas las modificaciones presione el botón “Actualizar Datos”. En el caso que no requiera efectuar modificaciones sólo presione el botón “Actualizar Datos”. Cuando seleccione el botón “Actualizar Datos”, el sistema mostrará este mensaje: Seleccione “Cerrar” para continuar con la etapa siguiente y se presentará la siguiente pantalla. División de Fiscalización Superintendencia de Educación Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 7 de 43 5. SISTEMA DE RENDICIÓN DE CUENTAS Seleccione el botón “Ingresar Declaración del Sostenedor(a)”, si no ha realizado esta declaración o aún no la termina. Si desea iniciar la declaración de ingresos y gastos, presione el botón “Ver/Declarar Estado de Resultado” y continúe con el punto 6. Selección de Parámetros de Rendición y Formulario de Consulta, del presente manual. La “Declaración del Sostenedor” considera consultas relacionadas a la: - Identificación del Sostenedor: Se consulta sobre la calidad jurídica del sostenedor, su objeto social e impuestos que lo afectan. - Propiedad(es) de Establecimiento(s): Se consulta respecto de la propiedad del local educacional, o contrato de arriendo, comodato, concesión. - Soporte Administrativo: Consulta respecto del sistema contable utilizado por el sostenedor, si es elaborado internamente o está externalizado, la cantidad de trabajadores con formación en el área contable e informática. - Soporte Técnico de Rendición de Cuentas: Sistemas contables utilizados, herramientas informáticas usadas en la rendición de cuentas. Si usted no ha completado este proceso, puede apoyarse en el instructivo “Declaración Sostenedor del SRC” el cual puede descargar del sistema. División de Fiscalización Superintendencia de Educación Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 8 de 43 6. SELECCIÓN DE PARÁMETROS DE RENDICIÓN Y FORMULARIO DE CONSULTA Debe especificar el año al que corresponden los recursos a rendir, en esta oportunidad 2014, el establecimiento o administración central en el que se utilizaron los recursos y la subvención de la que proviene los recursos a rendir. 6.1. SELECCIÓN DEL PERÍODO Seleccione el año a declarar. Para esta rendición de cuentas será el año 2014. Una vez seleccionado el año, el sistema presentará un botón de selección verde, “Ingreso de datos por carga masiva”, que lo llevará directamente a la página de carga masiva. Si opta por esta opción continúe en la sección DECLARACIÓN DE GASTOS POR CARGA MASIVA del presente manual. División de Fiscalización Superintendencia de Educación Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 6.2. Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 9 de 43 SELECCIÓN DEL ESTABLECIMIENTO En este nivel el sistema presenta la cantidad de establecimientos educacionales que administra el sostenedor, y su correspondiente Administración Central. La rendición de recursos, en la figura de Administración Central, la podrá realizar una vez terminada la declaración de gastos en cada uno de los establecimientos educacionales que administra el sostenedor. Para comenzar con la declaración de gastos seleccione un RBD, el sistema destacará con verde la opción elegida, como se muestra en la imagen. 6.3. SELECCIÓN DE LA SUBVENCIÓN De acuerdo a lo informado en Ord. N° 295, 01 de abril de 2015, el proceso de Rendición de Cuentas 2015Recursos 2014, en su segunda II etapa considera para cada RBD o Administración Central, según corresponda, la declaración de las siguientes subvenciones:  Subvención Escolar Preferencial (SEP)  Subvención Anual de Apoyo a Mantenimiento  Subvención Programa de Integración Escolar (PIE)  Subvención General Adicionalmente a lo establecido en Ord. N° 295, se están incorporando la Subvención de Internado; Subvención Refuerzo Educativo y Subvención Pro-Retención. Una vez que haya seleccionado el año y el establecimiento, el sistema le presentará las diferentes subvenciones. Podrá realizar la rendición de cuentas en aquellas que presenten su estado en la condición “Abierta”. Seleccione la subvención a declarar y continué leyendo las instrucciones de este manual en “CARGA INDIVIDUAL DE GASTOS”. * + + + *La SEP no se encuentra habilitada momentáneamente. También puede apreciar un resumen por cada subvención de los Ingresos – Gastos declarados, los gastos rechazados y el correspondiente saldo. Al seleccionar la Subvención, el sistema presentará el “Estado de Resultado” División de Fiscalización Superintendencia de Educación Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 6.4. Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 10 de 43 FORMULARIO DE CONSULTA Si requiere efectuar alguna consulta puede realizarlo a la mesa de ayuda: correo [email protected] y fono 56224065916 ó a través del Formulario de Consulta, éste se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Seleccione el formulario de consulta, el sistema presentará el siguiente recuadro.  Tipo(*) : Clasifica la acción que realizará en consulta, sugerencia u otro.  Teléfono (fijo o celular) (*): Señale un teléfono fijo o celular de contacto.  Correo Electrónico (*): Indique el correo electrónico.  Consulta (*): Describa claramente la consulta, sugerencia u otro que desee transmitir. División de Fiscalización Superintendencia de Educación Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 11 de 43 7. DECLARACIÓN DE GASTOS El sistema presenta dos modalidades para efectuar la carga de los gastos: CARGA INDIVIDUAL Permite ingresar uno a uno los documentos que el sostenedor debe rendir. CARGA MASIVA Para facilitar la declaración de gastos, el sistema cuenta con una funcionalidad para efectuar cargas masivas de gastos. Permite cargar un archivo “csv” que puede contener hasta 1000 líneas de datos correspondientes a 1000 documentos. La plantilla con este formato de archivo se baja del mismo sistema. El sistema presenta dos opciones. “Declarar Detalle de Gastos”, no considera las remuneraciones, y “Declarar Totales de Gastos en Remuneraciones”. Considerando que ambos formato sólo se diferencian en el contenido de los archivos, se explicará para los archivos “csv”: la Descarga, Subida y eliminación de gastos para ambas opciones de declaración. Adicionalmente, se presentará para cada opción el contenido de los archivos “csv”. División de Fiscalización Superintendencia de Educación Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 7.1. Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 12 de 43 CARGA MASIVA DE GASTOS Para efectuar la carga masiva de los gastos debe descargar el archivo “csv” que corresponde. Para ello, cuenta con dos opciones; una es descargar el archivo “csv” del recuadro “Declarar Detalle de Gastos” en éste se ingresa todo el detalle del gasto, y la otra, es el recuadro “Declarar Totales de Gastos en Remuneraciones” en el que se ingresa el monto total anual a la cuenta que corresponda. La elección dependerá del tipo de gasto que desee cargar. La SEP no está habilitada momentáneamente, pronto estará disponible para efectuar la rendición de cuentas que corresponda. 7.1.1. ARCHIVO CSV - DESCARGA ARCHIVO Selecciones el botón “Descargar Archivo CSV”, según el tipo de gasto que desee declarar. De inmediato, el sistema ofrecerá la opción de descarga del archivo. En “Abrir con” elegir, Microsoft Excel. Seleccione el botón aceptar y tendrá el archivo Excel para trabajar. Si desea declarar gastos con detalle, ver Detalle de Gastos Si desea declarar las cuentas 410100- Gastos Remuneracionales, 410200 – Gastos por Bonos y Aguinaldos Ley de reajuste Sector Público; 410400 – Aportes Previsionales, continúe en Total Gastos Remuneraciones División de Fiscalización Superintendencia de Educación Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 13 de 43 7.1.2. ARCHIVO CSV - SUBIR ARCHIVO Para subir el archivo “csv” al sistema, presione el botón examinar para ubicarlo en el directorio en que éste se encuentre. Se puede cargar más de un archivo “csv” por sostenedor. Seleccione el archivo que subirá al sistema, aparecerá el nombre del archivo al lado del botón “Examinar”. Ejemplo: En este caso se selecciona el archivo denominado “SEP.csv”. Para subirlo al sistema debe seleccionar la barra “Cargar Gastos Nuevos”. División de Fiscalización Superintendencia de Educación Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 14 de 43 El sistema efectuará una primera validación indicando errores de datos de precarga: Seleccione el botón “Volver” y el sistema lo llevará a la pantalla anterior para cargar archivo. Cuando la Carga se efectúa correctamente el sistema indica un Resumen de carga con: Cantidad de Registros cargados correctamente Cantidad de registros no cargados Errores en los registros que no permiten la carga exitosa, con el objetivo de poder identificarlos y corregirlos. División de Fiscalización Superintendencia de Educación Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 15 de 43 7.1.3. ELIMINAR CARGA MASIVA Se eliminarán todos los datos ingresados en todas las Subvenciones y RBD o “Ac-Administración Central”, excluyendo las siguientes categorías de cuentas: 410100 – Gastos Remuneracionales, 410200 – Gastos por Bonos y Aguinaldos Ley de reajuste Sector Público, 410400 – Aportes Previsionales. Se dejaran en cero todos los valores ingresados en todas las Subvenciones y RBD o “Ac-Administración Central”, de las siguientes categorías de cuentas: 410100 – Gastos Remuneracionales, 410200 – Gastos por Bonos y Aguinaldos Ley de reajuste Sector Público, 410400 – Aportes Previsionales Tanto para los Gastos no Remuneracionales como los gastos en Remuneraciones, debe confirmar la eliminación del gasto presionando “Eliminar Gastos” División de Fiscalización Superintendencia de Educación Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 7.2. Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 16 de 43 CARGA MASIVA - DECLARACIÓN DETALLE DE GASTOS Corresponde a la carga masiva de gastos con el detalle identifica el tipo y número del documento que respalda el gasto, la cuenta de gasto que corresponda, excepto las siguientes cuentas de gastos:  410100 – Gastos Remuneracionales  410200 – Gastos por Bonos y Aguinaldos Ley de reajuste Sector Público  410400 – Aportes Previsionales Los gastos pertenecientes a estas cuentas se declaran a nivel de totales, en la carga masiva de gastos remuneracionales, ver sección “Carga Masiva – Declarar Totales Gastos en Remuneraciones”. 7.2.1. ARCHIVO CSV - “Declarar Detalle de Gastos” Este tipo de archivo no es compatible con libros que contienen múltiples hojas, por tal motivo no agregue otra hoja. Este archivo permite incluir hasta 1000 líneas. Por cada una de ellas declare un documento. Si requiere declarar más de 1000 documentos deberá preparar más de un archivo, por ejemplo: si necesita rendir 2.500 documentos, debe elaborar 3 archivos “csv”. La cuenta de traspaso denominada “Recursos Centralizados”, del estado de resultado por RBD, no se ingresan a través de carga masiva, tanto, para la Subvención General como para la Subvención Escolar Preferencial (SEP). Para registrar montos en esta cuenta, utilice el procedimiento descrito en la sección “Carga Individual de Gastos” del presente manual. Asimismo, los retiros presentados en el ítem “Retiros” del Estado de Resultado de la Subvención General, no se ingresan a través de carga masiva. Para registrar montos en esta cuenta, utilice el procedimiento descrito en la sección “Carga Individual de Gastos” del presente manual. Para completar el archivo “csv”, siga las siguientes instrucciones para cada una de las columnas.  Columna A: RBD_AC: Se debe ingresar el número de RBD, sin digito verificador, o la sigla AC, de acuerdo a lo siguiente: - Para registrar gastos asociados a un RBD: ingrese en esta columna el número de RBD, sin puntos, al que desea imputar el gasto descrito en la fila, y que corresponda al sostenedor que efectúa la declaración. - Para registrar gastos asociados a la Administración Central: ingrese la sigla AC. División de Fiscalización Superintendencia de Educación Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 17 de 43  Columna B:SUBVENCIÓN: En esta columna se deben registrar los códigos de las diferentes subvenciones, que recibirán el gasto descrito en esa misma fila. Estos códigos son los siguientes: Subvenciones Subvención General Subvención Especial Preferencial (SEP) Programa de Integración Escolar(PIE) Subvención Anual de Apoyo al Mantenimiento Subvención Pro-Retención Subvención por Servicio de Internado Subvención de Refuerzo Educativo Código GENERAL SEP PIE MANTENIMIENTO PRORETENCION INTERNADO REFUERZO NOTA: En esta segunda etapa el sistema sólo aceptará el ingreso de gastos relacionados a la Subvención General, SEP, Subvención Anual de Apoyo al Mantenimiento y PIE. Por el momento, no se encuentra habilitada la SEP para efectuar la rendición de ceuntas.  Columna C: CÓDIGO CUENTA En esta columna, se debe registrar el código de la cuentas de gastos definido en el plan de cuentas, ver ANEXO N° 4: Gastos – Declaración Detalle De Gastos. Se destaca que, el aplicativo de rendición sólo aceptará códigos de cuenta asociados a la Subvención General, Subvención Escolar Preferencial (SEP), Subvención de Apoyo al Mantenimiento y Programa de Integración Escolar (PIE). Además, el formato de archivo “csv” no debe contener los siguientes códigos de cuentas: 410100 – Gastos Remuneracionales, 410200 – Gastos por Bonos y Aguinaldos Ley de reajuste Sector Público, 410400 – Aportes Previsionales. Nota: Si el par “subvención-cuenta de gasto” no es correcto, el sistema indicará los siguientes mensajes: - No se puede ingresar gastos en la Subvención y Establecimiento indicados. - La cuenta no pertenece a la subvención que está declarando.  Columna D: TIPO DE DOCUMENTO En esta columna, para cada cuenta de gasto se debe registrar el tipo de documento permitido según lo indicado en ANEXO N°1: Tipo de Documento .  Columna E: NÚMERO DE DOCUMENTO En esta columna, se debe registrar el número correlativo que individualiza el documento que respalda el gasto.  Columna F: FECHA DE DOCUMENTO En esta columna, se debe registrar la fecha de emisión del documento y se acepta el formato “dd-mm-aaaa”. La fecha de los documentos a ingresar debe estar comprendida entre el 01/11/2013 y el 31/12/2014. Ejemplo; 04-11-2014. Sólo se pueden declarar documentos que NO hayan sido ingresados en procesos anteriores de rendición de cuentas. División de Fiscalización Superintendencia de Educación Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 18 de 43  Columna G: DESCRIPCIÓN DEL GASTO En esta columna, se debe registrar una breve descripción del gasto, según lo señalado en el comprobante respectivo.  Columna H: RUT PROVEEDOR En esta columna, se debe ingresar el RUT del proveedor que emitió el documento. Ingrese el RUT del proveedor sin puntos y con digito verificador, ejemplo: 11111111-1. Nota: En caso de tratarse de gastos que pertenecen a la categoría de gastos: 410300 Otros Gastos en Personal, indicar el RUT del sostenedor.  Columna I: NOMBRE PROVEEDOR En esta columna, se debe registrar la razón social o nombre del proveedor que emitió el documento. Nota: En caso de tratarse de gastos que pertenecen a la categoría de gastos: 410300 Otros Gastos en Personal, indicar el Nombre del sostenedor.  Columna J: MONTO GASTO En esta columna, se debe registrar el monto total o parcial del documento que requiere declarar. Cuando el valor del gasto se distribuye entre varios establecimientos, la suma de los valores declarados, en cada RBD, no puede superar el valor total del documento.  Columna K : MONTO DOCUMENTO En esta columna, se debe registrar el valor total del documento que respalda el gasto declarado.  Columna L : ETAPA Esta columna se utiliza sólo en la Subvención Escolar Preferencial. Para otras subvenciones digitar cero (“0”). Identifica la etapa del Plan de Mejoramiento Educativo (PME) en que se efectúo el gasto. El año 2013 y 2014 contemplan las siguientes etapas; Diagnóstico, Planificación, Implementación y Evaluación. Etapa Código Año (en que se utiliza) Diagnóstico 2 2012 y 2014 Ejecución 3 Sólo para 2012 Planificación 11 2013 - 2014 Implementación 12 2013 - 2014 Evaluación 13 2013 - 2014 Ley 20.452 4 No usar Ley 20.550 5 No usar Nota: No se utiliza el número 1 como código. División de Fiscalización Superintendencia de Educación Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 7.3. Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 19 de 43 CARGA MASIVA - DECLARACIÓN TOTALES DE GASTOS EN REMUNERACIONES Corresponde a la carga masiva de las categorías de gastos: 410100 – Gastos Remuneracionales, 410200 – Gastos por Bonos y Aguinaldos Ley de reajuste Sector Público, 410400 – Aportes Previsionales. Las cuentas de gastos pertenecientes a estas categorías se declaran montos totales anuales.  Columna A: RBD_AC: Se debe ingresar el número de RBD, sin digito verificador, o la sigla AC, de acuerdo a lo siguiente: - Para registrar gastos de remuneraciones asociados a un RBD: ingrese en esta columna el número de RBD, sin puntos, al que desea imputar el gasto descrito en la fila y que corresponda al sostenedor que efectúa la declaración. - Para registrar gastos asociados a la Administración Central: ingrese la sigla AC.  Columna B:SUBVENCIÓN: En esta columna se deben registrar los códigos de las diferentes subvenciones, que recibirán el gasto descrito en esa misma fila. Estos códigos son los siguientes: Subvenciones Subvención General Subvención Especial Preferencial (SEP) Programa de Integración Escolar(PIE) Subvención Anual de Apoyo al Mantenimiento Subvención Pro-Retención Subvención por Servicio de Internado Subvención de Refuerzo Educativo Código GENERAL SEP PIE MANTENIMIENTO PRORETENCION INTERNADO REFUERZO NOTA: En esta segunda etapa el sistema sólo aceptará el ingreso de gastos relacionados a la Subvención General, SEP, Subvención Anual de Apoyo al Mantenimiento y PIE.  Columna C: CÓDIGO CUENTA En esta columna, se debe registrar el código de la cuenta definido en el plan de cuentas, ver ANEXO N° 4: Declaración Totales de Gastos en Remuneraciones. Se destaca que, el aplicativo de rendición sólo aceptará códigos de cuenta asociados a la Subvención General, Subvención Escolar Preferencial (SEP), Subvención de Apoyo al Mantenimiento y Programa de Integración Escolar (PIE). Nota: Si el par “subvención-cuenta de gasto” no es correcto, el sistema indicará los siguientes mensajes: - No se puede ingresar gastos en la Subvención y Establecimiento indicados. - La cuenta no pertenece a la subvención que está declarando  Columna J: MONTO GASTO En esta columna, se debe registrar el monto total de la remuneración que desea declarar en la cuenta indicada en la “Columna C”. División de Fiscalización Superintendencia de Educación Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 20 de 43 8. ESTADO DE RESULTADO El sistema presenta un estado de Resultado con Ingresos y Gastos a nivel de grupos de cuentas, lo que permite una visión general de la rendición a este nivel para el RDB y Subvención especificada. Sólo a nivel de cuentas se puede modificar o agregar Ingresos/Gastos de manera individual. Para esto, debe desagregar los grupos presionando el signo más ( ) que precede a la descripción de la subcategoría de Ingreso/Gasto, el sistema mostrará las cuentas que conformar la subcategoría. División de Fiscalización Superintendencia de Educación Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 8.1. Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 21 de 43 CARGA INDIVIDUAL INGRESOS – AGREGA / MODIFICA / ELIMINA Los ingresos de las diferentes subvenciones se encuentran precargados en la plataforma de rendición de cuentas con la información entregada por el Ministerio de Educación. Se requiere que todo cambio en los montos de ingresos, que difiera de lo señalado por el Ministerio de Educación, sea justificado a través de email dirigido al Encargado Regional de Fiscalización que corresponda, Indicando en el asunto del email “MODIFICACIÓN INGRESO”; en el cuerpo, el RUT y nombre del sostenedor, RBD y teléfono de contacto. Además, se deben adjuntar todos los antecedentes que justifiquen la diferencia declarada, incluyendo los comprobantes de pago del MINEDUC. Para modificar, agregar o eliminar ingresos debe desagregar las subcategorías de gastos presionando el signo más ( ). El sistema desplegará los ingresos en las cuentas que lo componen, y por cada una de estas presenta las opciones en color verde: “Ver Detalle” o “Editar”. Al seleccionar el botón Ver detalle el sistema desplegará el detalle de los ingresos por mes: División de Fiscalización Superintendencia de Educación Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 22 de 43 Para modificar, agregar o eliminar ingresos, seleccione la opción verde “Editar”. El sistema presentará el siguiente recuadro: En el casillero del Monto puede:  Agregar Monto: Si está en cero (0), puede agregar un monto, ingrese el nuevo valor sin los puntos de separación de miles. Verifique en Anexo N° 2, si la cuenta está disponible para la subvención seleccionada.  Modificar el Monto: Cambié el monto ingresado por el que corresponda, sin agregar los puntos de separación de miles.  Eliminar Monto: Para eliminar el monto, deje el casillero en cero. Realizada la operación requerida, presione el botón azul “Guardar” Cierre la ventana de aviso. 8.2. CARGA INDIVIDUAL GASTOS Informamos que momentáneamente no se encuentra habilitada la SEP, prontamente estará disponible para efectuar la respectiva rendición de cuenta. La carga individual de gastos se diferencia en las categorías de gastos que requieren ingresar detalle, ver Anexo N°4: Declaración Detalle de Gastos, y los gastos que se ingresan por un monto total anual, ver AnexoN°3: Declaración Totales de Gastos en remuneraciones. Antes de agregar un gasto a una cuenta verifique si ésta puede utilizase en la subvención seleccionada. Se destaca que las rendiciones de cuentas considera sólo documentos efectivamente pagados en el período a rendir, por lo cual, se acepta declarar documentos con fechas del 1 de noviembre del año anterior (2013) al 31 de diciembre del año que se está rindiendo (2014). Para modificar, agregar o eliminar gastos debe seleccionar la cuenta sobre la cual quiere operar. Para esto, debe desagregar los grupos presionando el signo más ( ). División de Fiscalización Superintendencia de Educación Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 23 de 43 8.2.1. CARGA INDIVIDUAL – TOTAL GASTOS EN REMUNERACIONES En las categoría de gastos “Gastos Remuneracionales”, “Gastos por Bonos y Aguinaldos Ley de reajuste Sector Público” y “Aportes Previsionales” sólo se declara el monto total anual en la cuenta que corresponda, para ello verifique en el AnexoN°3: Declaración Totales de Gastos en remuneraciones , plan de cuenta, las cuentas que puede utilizar en la subvención seleccionada. Para Agregar, modificar o eliminar Gastos, seleccione la opción “Editar” en el casillero verde que corresponda a la cuenta sobre la cual desee operar. En el casillero del Monto puede:  Agregar Monto: Si está en cero (0), puede agregar un monto, ingrese el nuevo valor sin los puntos de separación de miles.  Modificar el Monto: Cambié el monto ingresado por el que corresponda, sin agregar los puntos de separación de miles.  Eliminar Monto: Para eliminar el monto, ingrese cero en el casillero. Seleccione el botón: “Guardar”, se desplegará el siguiente recuadro. Cierre la ventana de aviso. División de Fiscalización Superintendencia de Educación Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 24 de 43 8.2.2. CARGA INDIVIDUAL – DECLARACIÓN DETALLE DE GASTOS Para agregar gastos individualmente, debe escoger la cuenta que, pueda ser utilizada en la subvención seleccionada, ver Anexo N°4: Declaración Detalle de Gastos, para ello identifique el gasto que desea declarar en el estado de resultado. Presione el botón “Agregar” y aparecerá el siguiente recuadro. 1. Tipo Doc.: Seleccione tipo de documento, (Ver ANEXO N°5: Tipo de Documento por Subcategoría de Gastos) 2. N° Doc. : Ingrese el número del documento en el campo N°Doc 3. Detalle: Ingrese el detalle del gasto realizado. 4. Fecha Doc.: Ingrese la fecha en que fue emitido el documento que respalda el gasto, las fechas permitidas comprenden el período de tiempo entre el 1/11/2013 al 31/12/2014 5. Rut Proveedor: Ingrese el RUT del proveedor del gasto: Al ingresar el RUT del proveedor el recuadro se auto completará con el nombre del proveedor. . 6. Nombre Proveedor: En caso que no se presente el nombre automáticamente, éste se deberá digitar. 7. Monto Declarado: Digite el monto del gasto que está declarando para la Subvención y RBD seleccionado. 8. Monto Total Doc.: Digite el monto total del documento que respalda el gasto que está ingresando, este valor puede ser mayor o igual al monto declarado. 9. Presione el botón Guardar para ingresar el gasto. Si presiona el botón Cancelar, el registro no será almacenado y se perderá la información. Al guardar los datos el sistema presentará el siguiente mensaje: Si selecciona el botón de color rojo “Ver Detalle”, le permitirá editar o eliminar los gastos ingresados, lo que se puede observar en la siguiente imagen: División de Fiscalización Superintendencia de Educación Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 25 de 43 Si desea agregar otro gasto en la misma subcategoría, presione el botón “Agregar” o selecciones “Cerrar” para elegir otra categoría de gasto en el Estado de Resultado. VISUALIZAR GASTOS INGRESADOS Para visualizar los gastos ingresados en cada categoría de gastos, seleccione el botón “Detalle” en el Estado de Resultado. MODIFICACIÓN Y ELIMINACIÓN DE GASTOS Para modificar el detalle de los gastos ingresados, seleccione “editar” y realice los cambios requeridos. Por otra parte, si requiere eliminar un gasto ingresado seleccione el botón color rojo “eliminar”. División de Fiscalización Superintendencia de Educación Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 26 de 43 ELIMINAR TODOS LOS GASTOS INGRESADOS Para eliminar todos los gastos ingresados en el establecimiento o “AC- Administración Central, y Subvención seleccionada, elija la opción del rectángulo rojo “Eliminar Todos Los Gastos Ingresados”. El sistema solicitará que confirme la eliminación de todos los gastos del RBD y Subvención seleccionada. Si está seguro presione el botón “Eliminar Gastos”, en caso contrario, elija el botón “Cancelar”. División de Fiscalización Superintendencia de Educación Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 27 de 43 9. SITUACIONES ESPECIALES La rendición de cuentas de varias subvenciones presenta singularidades que requieren ser descritas. En esta sección se exponen las situaciones especiales que se presentan al declarar las subvenciones. 9.1. SUBVENCIÓN GENERAL La subvención general tiene la particularidad de contar con un centro de costo denominado “Administración Central” figura de administración central diferente a la definida en la Subvención Preferencial (SEP). 9.1.1. ADMINISTRACIÓN CENTRAL Para la Subvención General el sistema contempla un centro de costo denominado “Administración Central”. En este se deben registrar todos los gastos relacionados al soporte administrativo de los establecimientos educacionales. Este centro de costo no tiene relación con la cantidad de establecimientos que tenga un sostenedor, por lo tanto, podrán utilizarlo los sostenedores que tengan uno o más establecimientos educacionales. Se deben incluir todos aquellos gastos relacionados con esta Unidad, incluso las remuneraciones que se cancelan a cada funcionario asignado a este centro de costo, rindiéndose de la misma forma que para cada establecimiento, en la planilla de remuneraciones conforme las instrucciones que se indiquen para ese proceso. En el Estado de Resultado de cada RBD, en la cuenta “Recursos Centralizados” se registrará la parte que corresponda al monto total de los recursos utilizado en la administración central y que serán detallados en la figura “AC – Administración Central” No hay arrastre de saldo para la Administración Central, considerando que la centralización de recursos debe ser igual a los gastos declarados. El total de la cuenta “Recursos Centralizados del Periodo” corresponde a los recursos centralizados por cada uno de sus RBD en el respectivo periodo, que se traspasan mediante la cuenta “Recursos a Centralizar”. El ingreso de gastos se puede realizar en forma masiva, revise instrucciones en sección Carga Masiva de Gastos , o individualmente para ello debe seleccionar el año y “AC-Administración Central”, instrucciones en sección Carga Individual Gastos. División de Fiscalización Superintendencia de Educación Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 28 de 43 10. CIERRE DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS En esta oportunidad, y hasta que no estén disponibles todas las secciones de la Rendición de Cuentas, no estará habilitado el cierre de rendiciones. Sin embargo, podrá ingresar y guardar su rendición de cuentas, presionando el botón “Guardar”. Si selecciona “Volver” el sistema presentará la pantalla de inicial, en la que podrá declarar otro establecimiento, terminar la declaración del sostenedor, si está inconclusa, o cerrar la sesión y salir del sistema. División de Fiscalización Superintendencia de Educación Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 11. ANEXO N°1: CÓDIGOS TIPOS DE DOCUMENTOS N° 1 2 3 4 5 6 7 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 TIPO DE DOCUMENTO BOLETA BOLETA EXENTA BOLETA HONORARIO BOLETA HONORARIO EXENTA FACTURA FACTURA EXENTA OTRO DOCUMENTO EXENTO LIQUIDACIÓN DE SUELDO COTIZACIÓN PREVISIONAL Y/O SALUD BOLETA ELECTRÓNICA BOLETA EXENTA ELECTRÓNICA BOLETA HONORARIO ELECTRÓNICA FACTURA ELECTRÓNICA FACTURA EXENTA ELECTRÓNICA OTRO DOCUMENTO AFECTO FINIQUITO BOLETA HONORARIOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS BOLETA HONORARIOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS ELECTRÓNICA CÓDIGO BOL BOLE BOLH BOLHEX FAC FACE ODE LIQ COT BOLEC BOLEX BOLHE FACEL FACEX ODA FIN BHTM BHTE División de Fiscalización Superintendencia de Educación Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 29 de 43 Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 12. ANEXO N°2– INGRESOS División de Fiscalización Superintendencia de Educación Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 30 de 43 Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 División de Fiscalización Superintendencia de Educación Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 31 de 43 Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 División de Fiscalización Superintendencia de Educación Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 32 de 43 Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 13. ANEXO N°3: GASTOS – DECLARACIÓN TOTAL DE GASTOS EN REMUNERACIONES División de Fiscalización Superintendencia de Educación Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 33 de 43 Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 División de Fiscalización Superintendencia de Educación Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 34 de 43 Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 14. ANEXO N° 4: GASTOS – DECLARACIÓN DETALLE DE GASTOS División de Fiscalización Superintendencia de Educación Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 35 de 43 Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 División de Fiscalización Superintendencia de Educación Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 36 de 43 Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 División de Fiscalización Superintendencia de Educación Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 37 de 43 Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 División de Fiscalización Superintendencia de Educación Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 38 de 43 Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 15. ANEXO N°5 : TIPO DE DOCUMENTO POR SUBCATEGORÍA DE GASTO División de Fiscalización Superintendencia de Educación Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 39 de 43 Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 División de Fiscalización Superintendencia de Educación Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 40 de 43 Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 División de Fiscalización Superintendencia de Educación Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 41 de 43 Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 División de Fiscalización Superintendencia de Educación Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 42 de 43 Versión:03 MANUAL DE USUARIO RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2014 División de Fiscalización Superintendencia de Educación Fecha Emisión: 17-04-2015 Página 43 de 43