仕様書 [PDFファイル／461KB]

仕
様
書
1 件名
TIRI クロスミーティング 2017 に係る運営等業務委託
2 目的
地方独立行政法人東京都立産業技術研究センター（以下、「都産技研」という。
）の技術シー
ズと企業マッチングを進めるとともに、研究成果の発信により中小企業の製品開発・事業化促
進を図ることを目的に、
「TIRI クロスミーティング 2017」
（以下、
「クロスミーティング」とい
う。）を開催する。クロスミーティングに係る業務を下記のとおり委託する。
3 履行期限
契約締結日から平成 29 年 7 月 31 日まで
4 履行場所
都産技研本部（東京都江東区青海 2-4-10）および都産技研が指定する場所
5 TIRI クロスミーティング 2017 概要
日時：平成 29 年 6 月 8 日（木）
、9 日（金）10:00～17:00（予定）
会場：都産技研本部
テレコムセンタービル（見学会のみ）
参加費：無料
参加規模：500 人（2 日間）
参加対象：首都圏の中小企業者等
プログラム（予定）
：
・基調講演（90 分）×2 件
・特別発表（40 分）×2 件+パネルディスカッション（40 分）
・特別発表（40 分）×1 件+パネルディスカッション（40 分）
・口頭発表（15 分）×90 件程度
・見学会（30 分）×4 件
※上記件数は、2 日間合計
pg. 1
【プログラムイメージ】
6月8日(木）
講堂
（5階）
10:00 基調講演（90分）
事業紹介
11:00
口頭発表会場
（2階・5階）
見学会
パネルディスカッション会場
（2階）
口頭発表
パネル展示
口頭発表
パネル展示
口頭発表
パネル展示
特別発表(40分）
パネルディスカッション
（40分）
口頭発表
見学会
パネル展示
12:00
13:00
14:00
15:00
16:00
見学会
講堂
（5階）
10:00
11:00
6月9日(金）
口頭発表会場
パネルディスカッション会場
（2階・5階）
（2階）
特別発表（40分）×2
パネルディスかション
口頭発表
（40分）
パネル展示
見学会
12:00
13:00
基調講演（90分）
事業紹介
口頭発表
パネル展示
口頭発表
パネル展示
14:00
見学会
15:00
16:00
見学会
6 委託内容
(1) 運営全般に係る業務
(2) 各プログラムの運営に係る業務
(3) 広報活動に係る業務
(4) 会場設営に係る業務
(5) 要旨集の制作に係る業務
(6) 実施報告書の作成および制作物の納品に係る業務
7 委託仕様
7.1 運営全般に係る業務
7.1.1 運営事務局の設置
・受託者事業所内に「TIRI クロスミーティング 2017 運営事務局」を設け、電話、FAX お
よび E-Mail アドレスを用意し、都産技研担当者ほか関係者等との連絡・調整、問い合わ
せ対応等を行うこと。
・運営事務局においては、個人情報を適切に管理する体制をとること。
pg. 2
7.1.2 連絡・調整、進捗管理
・受託者に統括責任者を置き、進捗状況を常に把握し、都産技研と定期的な打ち合わせを
行うこと。
・統括責任者は、同様の技術系・科学系の講演会・イベントなどの十分な経験・実績を有
するものとし、初回打合せ時にこれまでの実績を提示すること。
・担当者に欠員が生じた場合は、速やかに人員の補充を行い、実施体制を維持すること。
・問題などが発生した場合には、都産技研と対策を協議・検討すること。
7.1.3 参加申し込み受付
・参加申し込みの受付業務を行うこと。
・受付時の参加者属性などの申請事項を協議の上、決定すること。また、当日参加者用の
受付票を用意すること。
・申し込み受付は、専用 WEB サイトの申し込みフォームおよび FAX で受け付けること。
・申込を確認次第、参加方法等を記載した受講案内をメールまたは FAX で送付すること。
・申込者には、開催 1 週間前を目途に再案内を行うこと。
・申し込み状況を都産技研へ適宜報告すること。
・受付締め切りは、都産技研からの指示に従うこと。
・申し込み状況に基づき、事前申込者一覧を作成すること。
・参加者情報を集計し、後日速やかに報告すること。
・個人情報の管理は、適切に行うこと。
7.1.4 人員配置・運営マニュアルの作成
・準備日および開催日に、全体の進行・安全対策を十分考慮した人員を配置すること。
・都産技研と協議の上、運営マニュアルを作成し、全体運営にかかる総合管理を行うこと。
ただし、運営マニュアルに想定されていない事項が発生した場合は、都産技研に報告し、
指示を受け、速やかに対処すること。
7.2 各プログラムの運営に係る業務
7.2.1 来場者受付
・都産技研が支給する資料および 7.5 で作成する要旨集などの配布資料一式をセットする
こと。
・7.1.3 で作成した申込者リストと来場者の照合を行うこと。事前申込をしていない来場者
は、来場者証に必要事項を記載していただき、受付すること。来場者証は受託者が準備
すること。
・首から下げる受付証と配布資料一式を来場者に受付で渡すこと。受付証は、受託者が準
備すること。
・午前、午後各 1 回および終了時に来場者数を集計し、都産技研へ報告すること。
7.2.2 基調講演、特別発表・パネルディスカッション
(1) 講演者の手配および調整・準備
①基調講演の提案・手配
・都産技研が指示するテーマに関する最新の動向や取り組みを講演する 90 分間の基調講
演を行うことができる者を 2 名提案・手配すること。基調講演は、講堂（定員 216 名）
で行う（予定）ものとし、集客力の高い講演者を提案すること。
・講演者および講演テーマは、都産技研と協議の上、最終決定するものとする。
②ロボット関連の特別発表およびパネルディスカッションの提案・手配
・最新のロボット開発について講演することができる者を 2 名提案・手配すること発表
pg. 3
時間は、各人 40 分とする。また、各発表者は、その後に開催するパネルディスカッシ
ョンにも参加すること。
・上記発表者以外に別途、パネルディスカッションの進行役を提案・手配すること。進
行役は、ロボット関連の技術や動向に関する十分な知識を有し、パネルディスカッシ
ョンを進行できる者とする。ロボット関連の最パネルディスカッションは、40 分とす
る。
・発表者およびパネルディスカッション登壇者は、都産技研と協議の上、最終決
定するものとする。
③特別発表およびパネルディスカッション提案・手配
・都産技研が指示するテーマの研究開発に関し、40 分間の特別発表を行うことができる
発表者を 1 名提案・手配すること。また、その後に開催するパネルディスカッション
にも参加すること。
・発表者および発表テーマは、都産技研と協議の上、最終決定するものとする。
④調整・準備
・講演者とスケジュール調整、連絡調整を行うこと。
・講演者への謝礼および交通費、物品等の運搬費は、本契約に含むものとする。
・講演者等の肖像権、著作権、出演に関連する権利関係の取り扱い確認を行うこと。
・必要に応じて講演の際の投影資料、配布資料の手配および準備をすること。
・都産技研が指示する講演者には、都産技研が発行する技術情報誌「TIRI NEWS」の取
材を依頼する場合があり、その際は講演者への連絡調整を行うこと。
(2) 当日運営
・講演者・発表者およびパネルディスカッション登壇者の受付を行い、講師控室に案内
すること。
・必要に応じて水差し、おしぼり、弁当などを手配すること。
・各室入り口で、必要に応じて申し込みの確認を行い、資料配布および来場者を席に誘
導すること。
7.2.4 アンケート
(1) アンケートの準備
・都産技研が支給する原稿をもとにアンケートを作成し、印刷すること。
形式：A3 判（片面）モノクロ
数量：計 500 部
※アンケートは、各日で異なるものを使用する。
(2) アンケート回収・集計
・アンケートを受付で参加者へ配布するとともに、アンケートの記入場所および回収場
所を設置し、アンケートを回収すること。
・回収したアンケートの集計を行うこと。集計表のほか集計結果を基にしたグラフを作
成すること。
・アンケート結果をまとめたものを終了後速やかに都産技研へ提出すること。
7.2.5 駅等での案内誘導
・東京テレポート駅において、来場者が多く利用する時間帯（午前、午後各 1 時間程度）
pg. 4
に、都産技研行きの送迎バスへの誘導を行う人員を最低 1 名配置すること。
・案内にあたって許可等が必要な場合は、受託者が手続を行うこと。
7.2.6 その他
・口頭発表およびパネル展示、見学会の企画運営は、原則都産技研が実施するものと
するが、可能な範囲で助言・協力を行い、連携してこれを行うこと。
7.3 広報活動に係る業務
7.3.1 専用ホームページの開設と管理・運営
・専用 WEB サイトを製作、管理・運営すること。
・ドメイン（http://www.tosangiken-seika.jp/）とサーバーは都産技研より提供する。
・作成するコンテンツは、開催概要（プログラム、会場アクセス、問い合わせ先）、発表要
旨（PDF 掲載）
、WEB 参加申し込み受付、開催報告（終了後）とする。公開情報とスケ
ジュールは下記の通り。
4 月中旬デザインリニューアル・プログラム公開・申込受付開始
5 月中旬発表要旨（PDF）公開
6 月中旬開催報告公開
・デザインは、都産技研と協議の上、決定すること。必要に応じて写真等の画像を手配す
ること。
・事前に参加申し込みを受け付けるために、サイト内に申し込みフォームを設置すること。
・特別講演や口頭発表、展示など会場の様子を開催レポートとして掲載すること。掲載は、
クロスミーティング終了後、速やかに行うこと。
7.3.2 チラシおよびポスターの制作・発送
(1) チラシの制作
・クロスミーティングの開催内容を紹介するチラシを制作すること。
・クロスミーティングに相応しいデザインとし、ホームページとも連動させ、イメージ
の統一を図ること。デザインは都産技研と協議の上、最終決定するものとする。
・都産技研のロゴマークは、都産技研が支給したものを使用すること。
・編集成果物（最終原稿）の電子データ（形式：イラストレータファイルおよび PDF フ
ァイル、納品形態：CD または DVD）を納入すること。
・PDF ファイルは文字情報が識別できるデータとすること。
内容：クロスミーティングの概要および詳細プログラム
形式：A4 12 ページ両面印刷（フルカラー）
数量：11,000 枚
紙質：コート紙またはマットコート紙 80kg 程度
※再生紙使用の場合は、（R マーク）を用いて、古紙パルプ配合率を表示すること
※紙質は都産技研と協議の上、決定すること
納期：平成 29 年 4 月下旬
納入先：(4)で指定する場所
(2) ポスターの制作
・クロスミーティングの開催内容を紹介するポスターを作成すること。
・デザインは、ホームページやチラシと統一の取れたものとすること。
・編集成果物（最終原稿）の電子データ（形式：イラストレータファイルおよび PDF フ
ァイル、納品形態：CD または DVD）を納入すること。
・PDF ファイルは文字情報が識別できるデータとすること。
pg. 5
形式：A1 判（フルカラー）
数量：250 部
紙質：コート紙 90kg 程度
※再生紙使用の場合は、
（R マーク）を用いて、古紙パルプ配合率を表示すること
※紙質は都産技研と協議の上、決定すること
加工：内 230 部は 8 つ折りにすること。
納期：平成 29 年 4 月下旬
納入先：(4)で指定する場所
(3) 環境に配慮した印刷インキの使用
・枚葉印刷の場合は、石油系溶剤を使用しないインキを使用すること。ただし、これを
使用できない場合は、石油系および植物系の溶剤（油脂を用いたインキで、芳香族炭
化水素類が 1％以下の溶剤を用いたインキ。エコマーク商品認定基準に適合又は同等
以上のもの）を使用すること。これらのインキを使用した場合は、印刷物の表裏紙等
に「石油系溶剤を含まないインキを使用しています。」旨の表示をすること。
(4) チラシ・ポスターの封入および発送
・7.3.2 (1)(2)で制作したチラシおよびポスターを関係機関等約 500 社宛に発送すること。
・発送時には送付状を印刷し、同封すること。なお、送付状のデータは都産技研から支
給する。
・発送に必要な封筒を準備すること。封筒には都産技研のロゴおよびクロスミーティン
グの名称、開催日を記載すること。封筒に入らない場合は、必要に応じて梱包資材を
手配すること。
・発送に必要なラベル作成および封入・発送作業を行うこと。
・発送先リストは、都産技研より支給する。
・4 月下旬までに発送を完了させること。
7.3.3 ダイレクトメールの制作・発送
(1) ダイレクトメールの制作
・クロスミーティングの開催内容を紹介するダイレクトメールを 5,200 通制作すること。
・デザインは、7.3.2 のチラシやポスターと連動させ、イメージの統一を図ること。
デザインは都産技研と協議の上、最終決定するものとする。
・都産技研のロゴマークは、都産技研から支給されたものを使用すること。
・編集成果物（最終原稿）の電子データ（形式：イラストレータファイルおよび PDF フ
ァイル）を納入すること。
・PDF ファイルは文字情報が識別できるデータとすること。
・ダイレクトメールは、A4 両面程度の情報量を掲載することのできる圧着式のはがきと
し、形態は都産技研と協議し、決定すること。
(2) 環境に配慮した印刷インキの使用
・7.3.2 (3)で指定したインキに準じたものを使用することを推奨する。
(3) ダイレクトメールの発送
・7.3.3(1)で制作したダイレクトメールを都内中小企業等 5,000 社宛に発送すること。ま
た、200 通は都産技研本部に納品すること。
・発送に必要なラベル作成および発送作業を行うこと。
・発送先リストは、都産技研より支給する。
pg. 6
・5 月中旬までに発送を完了させること。
7.3.4 メール配信
・製造業を中心とした都内中小企業従事者等延べ 20,000 件以上に開催を案内するメールを
1 回以上配信すること。
（配信予定：5 月）
・配信先は、クロスミーティングへの参加可能性があり、かつ都産技研の利用者となる可
能性のあるものを対象とすること。
・メールを配信する媒体、配信先、内容、回数、配信日は、都産技研と協議の上、決定す
ること。
7.3.5 屋外広告の制作・設置・撤去
・4150mm×1400mm（ターポリン製）の横断幕 2 点を都産技研とデザインを協議の上、
制作し、設置すること。
・制作した横断幕および都産技研が支給する横断幕 4 点の計 6 点を都産技研本部東側およ
び西側点検通路手すりに設置すること。
・横断幕は、開催終了後、撤去し、再度使用できる状態で都産技研に譲渡すること。
・設置および撤去日程は、都産技研と協議し、決定すること。
7.3.6 その他
・受託者は、上記以外の集客提案を行い、目標来場者数（500 人）の確保につとめること。
7.4 会場設営に係る業務
7.4.1 パネル展示の設営・撤去
・都産技研が指示するパネル展示レイアウトに従い、設営すること。設営に必要なテー
ブルや P パネル、ピクチャーワイヤーなどは都産技研が支給する。
・終了後、指定した期日に会場の原状復帰を行うこと。
・パネルの設置に当たっては、都産技研と十分打合せの上、行うこと。
設営予定：平成 29 年 6 月 7 日（水）
撤去予定：平成 29 年 6 月 12 日（月）
7.4.2 サインボードの制作・設営・撤去
・都産技研の指示に基づき、各会場のプログラムや会場までの誘導を行うためのサイン
ボードを製作すること。
・サインボードは、来場者がわかりやすいデザインにすること。
・サインボードの設置は、都産技研の備品を使用して行うものとするが、不足する場合
は、受託者が準備すること。
・制作したサインボードは、都産技研の指示のもと会場内に設置すること。
【サインボードのサイズおよび数量】
A0 サイズフルカラー、ハレパネなし：1 枚程度
A1 サイズフルカラー、ハレパネなし：15 枚程度
W350×H900（立て看板用）フルカラー、ハレパネなし：35 枚程度
設営予定：平成 29 年 6 月 7 日（水）
撤去予定：平成 29 年 6 月 12 日（月）
7.4.3 その他の設営・撤去
・講堂、531 会議室、ホワイエ、2 階各研修室および会議室について、各プログラムを開
pg. 7
催するために机および椅子等のレイアウトを都産技研の指示のもと変更すること。
・1 階受付の設営を行うこと。使用する机および椅子等の備品は都産技研が所有するも
のを使用すること。
・終了後、速やかに現状復帰を行うこと。
設営予定：平成 29 年 6 月 7 日（水）
撤去予定：平成 29 年 6 月 12 日（月）
7.4.4 不要物の処分
・本業務における制作物等の内、都産技研が指示した不要物を処分すること。
7.5 要旨集の制作に係る業務
・表紙および裏表紙をデザインすること。デザインについては、都産技研と協議の上、決定
すること。
・本文は PDF データで都産技研が支給する。
・本文データから目次を制作すること。
・都産技研のロゴマークは、都産技研が支給したものを使用すること。
・編集成果物（最終原稿）の電子データ（形式： PDF ファイル）を納入すること。
・PDF ファイルは文字情報が識別できるデータとすること。
・環境に配慮した印刷インキの使用は、7.3.2 (3)を遵守すること。
形式：A4 判（フルカラー）
数量：1,000 部
総ページ数：150 ページ程度
紙質：本文 A判再生上質紙 60kg程度
表紙・裏表紙 A判再生マットコート紙 90kg程度
納期：平成 29 年 5 月下旬
納入先：都産技研本部
7.6 実施報告書の作成および制作物の納品に係る業務
7.6.1 実施報告書の作成
・7.2.4 のアンケート集計等を踏まえ、実施報告書を作成し、都産技研へ報告すること。
・実施報告書の内容は、都産技研と協議の上、決定すること。
7.6.2 制作物の納品
・本業務における制作物のデータ一式をまとめた CD または DVD を納品すること。
7.7 その他
・本仕様書に定めなき点、もしくは疑義のあるときは都産技研と協議の上、都産技研の指示
に従うこととする。
8 著作権、成果物等の取扱い
委託業務の実施にあたり発生した著作権、成果物等については、原則として都産技研に帰属
するものとする。また、委託業務の実施に当たっては、著作権、成果物の保護に十分配慮する
こと。
9
個人情報等の取り扱い
委託業務において収集した個人情報については、個人情報の保護に関する法律に基づき、受
pg. 8
託者が適切に管理を行うこと。
10 ディーゼル車規制に適合する自動車による配送等
本契約の履行にあたって自動車を利用し、又は使用させる場合は、都民の健康と安全を確保
する環境に関する条例（平成 12 年東京都条例第 215 号）に規定する、ディーゼル車規制に適
合する自動車とすること。
なお、適合の確認のために、当該自動車の自動車検査証（車検証）、粒子状物質減少装置装着
証明書等の提示又は写の提出を求められた場合には、速やかに提示または提出すること。
11 その他
(1) 委託業務の実施にあたり故意または過失により第三者に損害を与えた場合、その損害が
都産技研の責任に帰する場合を除き、賠償等の責任は受託者が負うこととする。
(2) 契約代金の支払いは、委託業務完了後一括して支払うこととする。
(3) 本契約書類に記載のない事項および解釈について疑義が生じた場合、都産技研と協議の
上、決定することとする。
12 担当
地方独立行政法人東京都立産業技術研究センター総務部財務会計課
電話番号 03-5530-2790
FAX 番号 03-5530-2767
参考資料チラシ・ポスターの送付予定件数
関東
茨城県
栃木県
群馬県
埼玉県
千葉県
北海道
北海道
北東北
青森県
秋田県
岩手県
宮城県
山形県
福島県
北信越
新潟県
長野県
富山県
石川県
福井県
中部
静岡県
愛知県
三重県
岐阜県
4
7
6
8
3
10
8
5
10
1
4
7
6
11
10
8
5
10
1
神奈川県
都
産
技
研
1～10部
20部
30部
50部
60部
80部
100部
230部
550部
本部（2650部）
多摩（300部）
墨田（100部）
城南（100部）
城東（100部）
計
東京都
山梨県
183
205
24
15
1
2
1
1
1
1
1
1
1
1
438
関西
大阪府
京都府
滋賀県
奈良県
中国
岡山県
広島県
山口県
鳥取県
和歌山県島根県
兵庫県
四国
香川県
徳島県
愛媛県
高知県
九州
沖縄
福岡県沖縄県
佐賀県
長崎県
熊本県
大分県
宮崎県
鹿児島県
計
pg. 9
242
208
24
15
1
2
1
1
1
1
1
1
1
1
500

Download Report