平 成２８年１２月１９日 財 務 部 課 税 課 特別区民税・都民税申告書等の紛失について １ 主旨 課税課内において課税資料の紛失事故があったため報告する ２ 事故の概要 （１）内容 平成２８年度上半期に入力処理をし、データ内容を確認した課税資料１０件について、 保管されるべき簿冊に綴られていないことが判明した。 （２）該当資料 ①特別区民税・都民税申告書 （内訳）平成２８年度分 計５枚 下馬、桜丘、代沢在住者分 平成２７年度分および平成２６年度分 各１枚 宮坂在住者分 各１枚 ②給与支払報告書（平成２８年度分）計５枚 ３ 事故の経過 ・課税資料の事務処理は通常、データ入力後に通し番号を申告書等に付番して簿冊に整 理するが、入力点検後の不要な書類（画面ハードコピー等）は、プライバシー扱いの 文書廃棄（溶解処理）を行う。 ・例年１０月下旬に実施している定期的な書類点検において、簿冊に綴じられていない 課税資料があることが判明した。このため、直ちに課税課で保管する全簿冊、事務室 内および文書庫等を点検したが、紛れ込みは確認できなかった。 ・各資料の入力者、点検者に聴取した結果、課税課外へ持ち出した事実はなく、他の不 要書類とともに溶解処理された可能性が高いと判断した。 ４ 今後の対応 当該資料の申告者および事業所へは、今後誠実に対応していく。 ５ 再発防止の取組み 全職員に改めて個人情報保護の重要性への意識を高めるとともに、課税資料の収受・ 入力・点検・綴り込みまでの各工程でのチェック体制の強化や、関係書類のユニバーサ ルデザイン化を進め、職員にとっても整理しやすい工夫をこらす。また、廃棄前に内容 物を再度点検するなど、再発防止策を年内中にまとめ、職員に周知徹底させる。
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