Ausfüllhinweise für das Antragsformular

Von A bis Z:
Hinweise für Zuwendungsempfängerinnen und Zuwendungsempfänger zur Modellprojektförderung der KEK 2016 zum Schwerpunktthema „Erste Wahl“
Ausgaben (Verausgabung von Zuwendungsgeldern)
Ausgaben sind alle tatsächlichen erfolgten Zahlungsvorgänge. Kalkulatorische Kosten (z.B.
Abschreibungen) sind keine Ausgaben, sondern stellen einen in Geld bewerteten Güterverzehr dar. Zuwendungen von der KEK erfolgen i.d.R. auf Ausgabenbasis.
Beauftragungen müssen im Bewilligungszeitraum erfolgen. Auch die Bezahlung von Aufträgen muss innerhalb des Bewilligungszeitraums geschehen. In Ausnahmefällen kann
eine Bezahlung von Rechnungen nach Ende des Bewilligungszeitraums (bei einjährigen Modellprojekten: 31.12.2016) anerkannt werden – jedoch nur unter der Voraussetzung, dass
dies innerhalb der Frist für die alsbaldige Verwendung der Zuwendungsgelder (SechsWochen-Frist) erfolgt und die jeweilige Beauftragung innerhalb des Bewilligungszeitraums
erfolgte.
Bewilligungszeitraum
Der Bewilligungszeitraum ist im Zuwendungsbescheid geregelt und gilt für das laufende Jahr
2016. Das Ende des Bewilligungszeitraums ist jedoch immer der letzte Tag des Jahres, also
bei einjährigen Modellprojekten der 31.12.2016. Bei mehrjährigen Modellprojekten ist das
Ende des Bewilligungszeitraums jeweils der 31.12. des letzten Jahrs der Bewilligungslaufzeit.
Eigenleistungen
Als Eigenleistung wird eine Leistung von der Zuwendungsnehmerin/vom Zuwendungsnehmer definiert, die keinen direkten Geldfluss („cash“) darstellt. Hierunter können z.B. vorund nachbereitende Arbeiten im Rahmen des Modellprojekts fallen. Eigenleistungen werden
bei der Ermittlung der Gesamtausgaben des Modellprojekts i.d.R. nicht eingerechnet.
Eigenmittel
Eigenmittel stellen einen so genannten Geldfluss („cash“) dar, der von der Zuwendungsnehmerin/vom Zuwendungsnehmer als Geldmittel für das Projekt zur Verfügung gestellt wird.
Beauftragung und Verausgabung aus diesen Geldern darf erst ab Beginn des Bewilligungszeitraums erfolgen.
Finanzierungsart
Die jeweilige Finanzierungsart entnehmen Sie bitte Ihrem Zuwendungsbescheid. Die Finanzierungsart ist u.a. entscheidend für den Mittelabruf und die Verausgabung der Eigenmittel.
Die Finanzierungsarten lassen sich prinzipiell in Voll- und Teilfinanzierung unterteilen.
Vollfinanzierung
Grundsätzlich werden sämtliche zuwendungsfähige Ausgaben im Rahmen des Modellprojekts in der bewilligten Höhe und gemäß bewilligtem Finanzierungsplan übernommen.
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Teilfinanzierung
Hierbei wird nur ein Teil der beantragten Ausgaben durch die KEK übernommen. Zusätzlich
sind Eigenmittel und/oder Eigenleistungen von der Zuwendungsempfängerin/dem Zuwendungsempfänger zu erbringen.
Die Teilfinanzierung lässt sich u.a. in Anteil- und Fehlbedarfsfinanzierung unterteilen. Dies
hat Konsequenzen für die Verausgabung der Mittel.
 Anteilfinanzierung
Die Finanzierung des Modellprojekts erfolgt nach einem festgelegten Prozentsatz durch die
KEK und die Zuwendungsempfängerin/den Zuwendungsempfänger. Beim Mittelabruf ist der
festgelegte Prozentsatz bei den Ausgaben zu beachten. Bei der Erstellung des Verwendungsnachweises ist der Prozentsatz bei den zuwendungsfähigen Gesamtausgaben zu berücksichtigen. Grundsätzlich sind hierbei die Projektmittel stets im Verhältnis zu den Eigenmitteln einzusetzen (Verhältnis siehe Zuwendungsbescheid).
 Fehlbedarfsfinanzierung
Bei der Fehlbedarfsfinanzierung wird ein Betrag, der nicht durch die Zuwendungsempfängerin/den Zuwendungsempfänger mit Hilfe von Eigen- und/oder Drittmitteln gedeckt werden
kann, finanziert. Grundsätzlich sind hierbei die Eigenmittel vor den Fördermitteln zu verbrauchen.
Finanzierungsplan, Änderungen
Sollten sich Änderungen im Finanzierungsplan ergeben (z.B. Verschiebung bei den Einzelansätzen um mehr als 20 %, zusätzliche nicht beantragte Positionen, zusätzliche Deckungsmittel), ist die KEK darüber schriftlich zu informieren und ihre Zustimmung zu den
Änderungen im Finanzierungsplan im Vorfeld einzuholen.
Inventarisierung
Mit Hilfe der Zuwendung erworbene Gegenstände, deren Anschaffungs- oder Herstellungswert 410 Euro übersteigt, sind zu inventarisieren. Diese Gegenstände dürfen ohne vorherige
Zustimmung weder veräußert noch in anderer, dem Zuwendungszweck widersprechender
Weise verwendet werden. Mit der Vorlage des Verwendungsnachweises ist eine Inventarisierungsliste mit Inventarnummern, beschafften Gegenständen, Standort und deren Anschaffungspreis vorzulegen. Weiterhin ist ein Vorschlag zur weiteren Verwendung dieser
Gegenstände zu unterbreiten.
Kosten
Unter Kosten werden allgemein alle Ausgaben zuzüglich Kosten, für die kein Zahlungsvorgang (z.B. anteilige Abschreibung für bereits vorhandene Geräte) erfolgt ist, verstanden. Da
die KEK i.d.R. Zuwendungen auf Ausgabenbasis vergibt, können keine Kosten, sondern
nur Ausgaben innerhalb des Bewilligungszeitraums geltend gemacht werden.
Mittelanforderung (Mittelabruf)
Die Mittel sollten erst angefordert werden, wenn in Ihrer Planung des Projekts deutlich wird,
dass Sie diese in den nächsten 6 Wochen verausgaben. Sie können die Mittel sofort oder
terminiert mit Angabe der Fälligkeit abrufen. Hierbei ist zu beachten, dass das Geld zum
31.12.2016 in Ihrer Einrichtung vereinnahmt wird.
Für die Anforderung von Zuwendungsmitteln ist das Formular für die Mittelanforderung zu
verwenden. Das Formular für die letzte Mittelanforderung muss der Koordinierungsstelle
spätestens am 21.11.2016 vorliegen, die Fälligkeit kann dabei auf ein späteres Datum termi-
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niert sein, solange gewährleistet ist, dass das Geld zum 31.12.2016 in Ihrer Einrichtung vereinnahmt wird.
Nebenbestimmungen
Für die KEK-Zuwendungen gelten i.d.R. die Bestimmungen aus den „Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung an Gebietskörperschaften und Zusammenschlüsse von Gebietskörperschaften“ (ANBest-Gk) oder die „Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung“ (ANBest-P). Diese Nebenbestimmungen regeln Auflagen und Bedingungen der Förderung. Welche Nebenbestimmung für Sie
gültig ist, entnehmen Sie bitte Ihrem Zuwendungsbescheid.
Notfallverbünde
Bei der Förderung von Notfallverbünden ist spätestens beim ersten Mittelabruf die Bestätigung abzugeben, dass die Mittelbewirtschaftung bei der Zuwendungsempfängerin/beim Zuwendungsempfänger erfolgt.
Sollten die Zuwendungsgelder durch Sie weitergeleitet werden, ist dies vor dem
Mittelabruf in einem privatrechtlichen Vertrag (vgl. VV Nr. 12 zu § 44 BHO) zu regeln und
eine Kopie des Vertrags ist der KEK zuzusenden.
Rückzahlung nicht verbrauchter Zuwendungsgelder
Zuwendungsmittel, die nicht benötigt werden, sowie Erstattungen von nicht verbrauchten
Zuwendungsgeldern und Zinsen nach Nr. 8 ANBest-Gk/ANBest-P sind unverzüglich nach
Abschluss der Modellprojektfinanzierung unabhängig vom Vorlagetermin des Verwendungsnachweises zu überweisen an nachfolgende Bankverbindung:
Zahlungsempfänger:
Bankverbindung:
BIC:
IBAN:
Verwendungszweck:
Bundeskasse Trier - Dienstsitz Kiel
Bundesbank Filiale Hamburg
MARKDEF 1200 (Bankleitzahl 200 000 00)
DE18200000000020001066 (Kontonummer: 200 010 66)
[hier bitte unbedingt das im Zuwendungsbescheid festgelegte
projektbezogene Kassenzeichen angeben]
Die KEK ist per Mail unbedingt vorab über die Höhe des Überweisungsbetrags und den
Grund der Zahlung zu informieren.
Skontoabzug
Generell hat der Abzug von Skonto und sonstigen Rabatten bei Rechnungsbezahlung zu
erfolgen. Sollte dies nicht möglich sein, ist eine nachvollziehbare aussagefähige Begründung
im Verwendungsnachweis notwendig.
Vergabe von Aufträgen
Bei der Vergabe von Aufträgen sind die Regelungen aus dem Zuwendungsbescheid zu beachten. Demnach gilt grundsätzlich: Die Zuwendung ist wirtschaftlich und sparsam zu verwenden. „Die Grundzüge der Vergabe“ der BKM (Stand April 2016) sind zu berücksichtigen.
 Vergabe eines Auftrags (Beschaffung, Dienstleistung) bei einem Schätzwert von 500,00
Euro bis 1.000,00 Euro: nachvollziehbare formlose Preisermittlung bei mindestens drei
Unternehmen
 Vergabe eines Auftrags mit einem Schätzwert von 1.000,00 Euro bis 20.000,00 Euro:
mindestens drei schriftliche Angebote, Ergebnis der Preisermittlung ist schriftlich festzuhalten (Vergabevermerk), schriftliche Angebote sind beizufügen
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
Vergabe eines Auftrags mit einem Schätzwert von mehr als 20.000,00 Euro: i.d.R. Ausschreibung nach Abschnitt I der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen Teil A
(VOL/A)
Verträge, die im Zusammenhang mit der Mittelverwendung für Sachleistungen in diesem
Modellprojekt erforderlich werden, sind grundsätzlich schriftlich abzuschließen.
Die Vergabe von Aufträgen ist stets schriftlich zu dokumentieren (Vergabevermerk).
Beauftragungen müssen zwingend im Jahr 2016 erfolgen.
Verwendungsnachweis
Der Verwendungsnachweis setzt sich zusammen aus:
 Sachbericht und
 zahlenmäßigem Nachweis
Außerdem ist der Erfolgskontroll-/Projektbericht zu erstellen. Diese Berichterstattung ist im
Formular „Verwendungsnachweis und Erfolgskontroll-/Projektbericht“ zusammengefasst.
Sachbericht
Im Sachbericht werden die Maßnahmen des Modellprojekts dokumentiert. Erläuterungen
hierzu finden Sie in den Nebenbestimmungen. Darzustellen ist „die Verwendung der Zuwendung sowie das erzielte Ergebnis im Einzelnen“ und dies den „vorgegebenen Zielen gegenüberzustellen“, weiterhin ist auf die „wichtigsten Positionen des zahlenmäßigen Nachweises
einzugehen“ (Auszug aus Nr. 6.2.1 ANBest-P sowie Nr. 6.3 ANBest-Gk).
Zahlenmäßiger Nachweis
Der zahlenmäßige Nachweis ist eine tabellarische Belegübersicht, in der sämtliche Eigenmittel und Drittmittel getrennt nach Einnahmen und Ausgaben mit Datum auszuweisen
sind. Eigenleistungen sind dabei separat nachzuweisen. Sollte dies nicht erfolgen, kann es
ggf. zu einer Neuberechnung des KEK-Anteils an der gesamten Zuwendung kommen. Ggf.
führt die Neuberechnung zu einer Verminderung der Zuwendung durch die KEK und damit
verbunden zu einer Rückzahlung von Zuwendungsgeldern.
Im Formular ist der Kassenbestand/sind die Mehrausgaben zu berechnen und anzugeben. Der Zahlenmäßige Nachweis muss mit einer rechtsverbindlichen Unterschrift versehen werden.
Erfolgskontroll-/Projektbericht
Zusätzlich ist in einem Erfolgskontroll-/Projektbericht der Erfolg der Maßnahme anhand verschiedener Erfolgskriterien zu bewerten.
Verwendungsnachweis und Erfolgskontroll-/Projektbericht müssen auf dem entsprechenden
Vordruck der KEK erfolgen und haben bei der aktuellen Modellprojektförderung der KEK bis
spätestens zum 31.05.2017 in elektronischer und Papierform vorzuliegen. Der Papierausdruck ist mit einer rechtsverbindlichen Originalunterschrift in 3-facher Ausfertigung zu
versenden. Verwendungsnachweis und Erfolgskontroll-/Projektbericht sind mit den notwendigen Anlagen zu versehen, z.B. mit denjenigen Rechnungen in Kopie, die aus den KEKFördermitteln bestritten wurden (vgl. Angaben im Zuwendungsbescheid).
Verwendung der Zuwendungsgelder, alsbaldige
Die Verwendung (Verausgabung) der Zuwendungsgelder hat innerhalb von sechs Wochen
nach Fälligkeit der Überweisung der Zuwendungsgelder zu erfolgen (es zählt das Datum der
Fälligkeit des Mittelabrufs).
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Vordrucke
Sämtliche Vordrucke finden Sie auf unserer Homepage unter folgendem Link:
www.kek-spk.de/modellprojekte/downloads.
Vorzeitiger Maßnahmebeginn
Ausgaben vor Beginn des Modellprojekts und vor Beginn des Bewilligungszeitraums werden
grundsätzlich nicht anerkannt. Ausnahmsweise kann hiervon abgesehen werden, wenn die
Zustimmung zum vorzeitigen Maßnahmebeginn durch die KEK erteilt wurde.
Zinsen
Grundsätzlich gilt, dass die zu erstattenden Zuwendungsgelder zu verzinsen sind, wenn
das Modellprojekt nicht zustande kommt oder die Zuwendung aus einem anderen Grund
zurückgefordert wird.
Isolierter Zinsanspruch
Der isolierte Zinsanspruch ist ein Sonderfall der Verzinsung. Die Prüfung des isolierten Zinsanspruchs erfolgt, wenn die Zuwendungsgelder nach Auszahlung durch die KEK nicht alsbaldig zweckentsprechend verwendet werden (innerhalb der sechs Wochen nach Auszahlung).
Zuwendungsbescheid
Es gelten die im Zuwendungsbescheid und seinen Anlagen getroffenen Regelungen, auch
wenn sie sich ggf. von „hausinternen“ Regelungen (z.B. Vergabe von Aufträgen) unterscheiden.
Zuwendungsfähige Ausgaben
Es werden i.d.R. nur Ausgaben anerkannt, die im Finanzierungsplan aufgeführt und im
Bewilligungszeitraum entstanden sind.
Kontakt:
[email protected]
www.kek-spk.de
Stand: Juli 2016
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