Die richtige Strategie entscheidet - Bund

titelthema
personalplanung
AiB 12 | 2016
Die richtige Strategie
entscheidet
personalplanung In Zeiten des Fachkräftemangels ist Personalplanung eine nicht zu unterschätzende Aufgabe. Aber was genau ist
Personalplanung und was gehört im Detail zu ihr? Und wo sollten
Betriebsräte mitreden, um Gefahren für Beschäftigte einzudämmen?
VO N T HOMA S BREIS IG
darum geht es
1. Personalplanung hat
einen hohen Stellenwert,
um dauerhaften unternehmerischen Erfolg
zu haben.
2. Sie gehört zum Handwerkszeug des Personalers, da das Unternehmen
stets mit geeignetem und
einsatzbereitem Personal
versorgt werden muss.
3. Weil Personalplanung
auch Risiken für die Beschäftigten birgt, sollten
Betriebsräte sich damit
befassen.
P
ersonalplanung ist nicht nur Sache
des Unternehmens – die Vorschriften des Betriebsverfassungsgesetzes
(BetrVG) zielen darauf ab, die Interessen der Beschäftigten gleichberechtigt in die
Unternehmensplanung einzubringen. Dafür
muss der Betriebsrat aber erst einmal wissen,
worum es geht.
Allerdings: Personalplanung ist nicht nur
bei Betriebsräten, sondern auch in den Personalabteilungen eine oft unterschätzte strategische Maßnahme. Eine Personalplanung, die
nur darin besteht, neue Leute einzustellen um
Abgänge zu ersetzen, garantiert mitunter nicht
den unternehmerischen Erfolg, der gewollt ist.
Nicht wenige Unternehmen planen sehr
kurzfristig, sozusagen von der Hand in den
Mund. Das Ergebnis schadet meistens allen:
Erst wenn die Hütte brennt, verfällt man in
Aktionismus und das Spektrum der Handlungsmöglichkeiten ist nicht mehr sehr breit. Andere
Unternehmen aber investieren mehr in ihre Personalplanung, die selbstverständlich unmittelbar mit der Personalstrategie zusammenhängt.
Bedeutung von Personalplanung
Betriebswirtschaftlich gesehen ist das Personal
eines Unternehmens zunächst ein »Produktionsfaktor«. Wie die anderen Faktoren – etwa
Maschinen, Rohstofe, Energie – muss es am
Markt – in diesem Fall am Arbeitsmarkt – beschaft und ausgewählt werden. Anschließend
wird es im Unternehmen oder im Betriebsablauf eingesetzt und schließlich, wenn es nicht
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mehr benötigt wird oder der einzelne Beschäftigte die Altersgrenze erreicht hat, wieder freigesetzt. Schon wenn man sich diese einfachen
Zusammenhänge klarmacht wird deutlich, dass
die Planung der Beschafung, des Einsatzes und
des Abbaus von Arbeitskräften eine der zentralen und wichtigsten betriebswirtschaftlichen
Grundfunktionen überhaupt ist. Wird eine solide Planung personeller Maßnahmen unterlassen, drohen dem Unternehmen gravierende
Risiken. Zu ofenkundig ist die Tatsache, dass
eine möglichst trefsichere Planung Fehlentwicklungen und unangenehmen und kostspieligen »Feuerwehr«-Maßnahmen im Personalbereich vorzubeugen hilft. Als Beispiele muss
man nur auf kurzfristig angesetzte Maßnahmen
zum Belegschaftsabbau oder auch – im umgekehrten Sinne – auf die Jagd nach qualiizierten
Arbeitskräften in leergefegten Segmenten des
Arbeitsmarkts verweisen. Wenn die viel gehörte These zutrift, dass das »Humankapital«, die
menschlichen Ressourcen, ein zentraler Wettbewerbsfaktor ist, dann ist es nur folgerichtig, in
der Bereitstellung und dem Einsatz dieser Ressource ein gravierendes betriebswirtschaftliches
Planungsproblem zu sehen.
Personalplanung: Ein Begrif
Bei der Personalplanung geht es darum, bezüglich des Einsatzes menschlicher Arbeitskraft
zur Erstellung von Gütern und Dienstleistungen künftige Entwicklungen vorwegzunehmen.
Damit sollen vernünftige personalpolitische
Maßnahmen aus dem potenziellen Alternativ-
personalplanung
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begriff
Personalplanung ist die gedankliche
Antizipation (Vorwegnahme) zum
Planungszeitpunkt darüber:
· wie viel Personal mit welcher Qualiikation in der Zukunft bis zu einem bestimmten Planungshorizont gebraucht wird
· über welches Personal man zu einer
bestimmten (beliebigen) Zeit zwischen
Planungszeitpunkt und Planungshorizont
verfügt und welches man haben möchte
· wann und wie das benötigte Personal
beschaft wird
· wie vorhandenes oder zu beschafendes
Personal qualiiziert wird
· ob und welche Mitarbeiter freigesetzt
werden müssen oder ob es Verwendungsalternativen gibt und
· auf welchen Stellen und in welchem Bereich
(welches) Personal eingesetzt werden soll.
spektrum auswählbar gemacht werden. Risiken
sollen möglichst ausgeschaltet, zumindest klein
gehalten werden. Die jeweils betrachtete Zeitspanne wird als Planungshorizont bezeichnet.
Nach diesem zeitlichen Aspekt lässt sich idealtypisch zwischen einer kurzfristigen (ein Mo-
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nat bis ein Jahr), mittelfristigen (ein Jahr bis
fünf Jahre) und langfristigen Personalplanung
diferenzieren (siehe Randspalte).
mehrere
dimensionen
Strategische Personalplanung
Die Personalplanung erstreckt sich auf verschiedene Dimensionen:
Strategische Personalplanung ist völlig unabhängig von der Strategie immer auch ein Stück
Handwerk des Personalers, da ja das Unternehmen stets mit geeignetem und einsatzbereitem Personal versorgt werden muss. Personal steht nicht automatisch zu irgendeinem
Zeitpunkt in einer bestimmten Zahl und noch
dazu in der gerade benötigten Qualiikation
zur Verfügung. Diese Versorgungssicherheit
muss auf jeden Fall von der Personalplanung
geleistet werden. Diese ist mal mehr, mal weniger schwierig zu gewährleisten. So steigt der
Planungsbedarf unter turbulenten Umweltbedingungen, insbesondere starken Nachfrageschwankungen, erheblich an. Aber auch unter
weniger dynamischen Handlungsbedingungen
gibt es stets Planungserfordernisse: Personal
scheidet aus dem Erwerbsleben aus, verlässt
das Unternehmen (Fluktuation), wird versetzt,
kommt aus der Elternzeit zurück, weibliche
Beschäftigte werden schwanger. Insoweit hat
jedes Unternehmen, jede Organisation, die zumindest in einem größeren Umfang Menschen
beschäftigt, einen sich ständig aktualisierenden Personalplanungsbedarf.
· eine quantitative (vor allem festgemacht an der
Zahl der Beschäftigten)
· eine qualitative hinsichtlich der Qualiikation
der Beschäftigten
· eine zeitliche in Bezug
auf die zeitgerechte
Abfolge und Steuerung
der Aktivitäten und
· eine lokale oder regionale, sofern es sich um
Unternehmen mit mehreren Betriebsstätten
an unterschiedlichen
Orten handelt.
Gute Personalplanung soll
vor allem dafür sorgen,
dass es genügend und
passendes Personal gibt.
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titelthema
personalplanung
definitionen
Die Absatzplanung ist
ein Teil der Planungsprozesse in einem
Wirtschaftsunternehmen.
Sie umfasst die Prognose
der Marktnachfrage nach
einem Produkt sowie
die Erstellung eines
Absatzplans, welcher
Teil des Marketingplans
ist. Er ist das Ergebnis
der Absatzplanung und
dient der Koordinierung
von Produktbewegungen
innerhalb und außerhalb
des Unternehmens.
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Zusammenhang mit anderen Themen
Die Personalplanung steht nie isoliert im Raum.
Vielmehr ist sie als eine typische abgeleitete
Planung abhängig von anderen betriebswirtschaftlichen Planungsfeldern, so insbesondere
von der Investitionsplanung, der Produktionsplanung, der Absatzplanung und/oder der Finanzplanung. Idealtypischerweise beeinlussen
sich diese Planungsfelder gegenseitig. Sichtbar ist das bei der Personalplanung sowie bei
der Absatz-, Leistungs- und Beschafungspla-
nung (in der Übersicht unten mit Pfeilen ausgedrückt). Demnach ist die Personalplanung
nicht nur abgeleitete Planung, sondern wirkt
sich ihrerseits auch auf die anderen Planungen
aus. Die Annahme eines derartigen Verhältnisses auf Gegenseitigkeit – also Investitions- und
Personalplanung auf Augenhöhe – ist für die
Praxis oft ein Wunschtraum. Sofern es überhaupt eine systematische Personalplanung gibt,
ist sie gegenüber den anderen Planungsbereichen nachrangig angesiedelt, vielleicht von wenigen Ausnahmen abgesehen.
übersicht
Verlechtung der Personalplanung mit anderen betriebswirtschaftlichen Planungsfeldern
Finanzplanung des Unternehmens
Mithilfe der Leistungsplanung werden die
abrechenbaren Arbeitsleistungen eines
Mitarbeiters pro Jahr
ermittelt. Sie dient so der
Planung der Kapazitäten
und der Ermittlung des
Stundensatzes.
In der Beschafungsplanung wird ermittelt,
welche Dienstleistungen
oder Sachmittel zu beschafen sind.
Absatzplanung
Produktions(Leistungs-)
planung
Investititonsplanung
F + E-Planung
Personalplanung
Bedarfsplanung
Beschafungsplanung
Entwicklungsplanung
Einsatzplanung
Freisetzungsplanung
Quelle: eigene Darstellung
beispiele
· In der Absatzplanung werden Ziele gesetzt,
die mit der bestehenden Personaldecke
nicht zu erfüllen sind. Aufstockungen sind
aber wegen der Festlegungen im Rahmen
des Finanzplans nicht möglich, so dass die
Absatzplanungen nach unten revidiert werden müssen.
· Die Absatz- und Produktionsplanung verlangt
nach einer Personalaufstockung, die aber zumindest in der benötigten Qualiikation vom
Arbeitsmarkt nicht befriedigt werden kann.
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· Die Belegschaft verfügt über qualiikatorische Stärken, die bislang noch nicht
umfassend ausgeschöpft werden. Dies
führt zu einer Erweiterung des Produktionsprogramms und damit zu einer Veränderung
der Leistungsplanung.
· Im Zuge der Investitionsplanung werden
Festlegungen getrofen, die mit den Prinzipien menschengerechter Arbeitsgestaltung
nicht vereinbar sind. Die Investitionsplanung
wird daher entsprechend geändert.
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Funktionsbereiche der Personalplanung
Die Personalplanung ist nach funktional-inhaltlichen Gesichtspunkten in die folgenden
Teilplanungen unterteilt:
·
·
·
·
·
·
Personalbedarfsplanung
Personalbeschafungsplanung
Personalabbauplanung
Personalentwicklungsplanung
Personaleinsatzplanung
Personalkostenplanung
} Personalbedarfsplanung
Die Personalbedarfsplanung ist der Ausgangspunkt und das Kernstück dieser Funktionsbereiche, weil sie die künftig benötigte Personaldecke prognostiziert: Wie viele Mitarbeiter
werden wann, wo und mit welchen Qualiikationen benötigt?
} Personalbeschafungsplanung
Ergibt sich aus der Bedarfsplanung ein Personalbedarf, sind Personalbeschafungsmaßnahmen erforderlich. Die Personalbeschafungsplanung soll Auskunft darüber geben, wie der
ermittelte Bedarf an Arbeitskräften zu decken
ist. Dabei wird zwischen dem innerbetrieblichen (internen) und dem außerbetrieblichen
(externen) Arbeitsmarkt unterschieden. Beim
internen Markt wird aus den eigenen Reihen
durch die Veränderung bestehender Arbeitsverhältnisse (in der Regel Versetzung) rekrutiert, beim externen Markt werden von außen
Kräfte neu eingestellt, entweder durch Abschluss neuer Arbeitsverträge oder von Arbeitnehmerüberlassungsverträgen (Leiharbeit).
} Personalabbauplanung
Wird ein negativer Personalbedarf ermittelt,
zieht dies eine Personalabbauplanung nach
sich. Personalabbau ist von der Natur der Sache her eine unternehmens- und gesellschaftspolitisch hochbrisante Aktivität. Es gibt hier
eine Vielzahl von ethischen, aber auch von
kostenbezogenen Gründen, die dazu führen,
dass Personalabteilung und Betriebsrat überlegen, welche freisetzungshemmenden Maßnahmen es gibt. Ist es aber nicht gelungen,
die Personalreduzierung im Planungszeitraum
über freisetzungshemmende Maßnahmen
personalplanung
titelthema
IMMER
APPTO-DATE.
beispiele
· Abbau von Überstunden
· interne Umsetzungen
(ggf. sogar im Konzernverbund)
· Kurzarbeit
· Nutzung der natürlichen Fluktuation
durch vorläuiges Nicht-Wiederbesetzen
freiwerdender Stellen (Einstellungsstopp)
· Arbeitszeitverkürzung wie beispielsweise
die bekannt gewordene Vier-Tage-Woche
bei Volkswagen unter Inkaufnahme von
Einkommensreduzierungen.
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Arbeitsplätzen zu verhindern, ist als zweiter
Schritt – als letztmögliche Maßnahme, um das
wirtschaftliche Überleben des Unternehmens
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} Personalentwicklungsplanung
Die Personalbeschafung vom internen Arbeitsmarkt ist in der Regel eng verknüpft mit
einem weiteren Feld der Personalplanung,
nämlich der Personalentwicklungsplanung.
Unternehmen, die eine nachhaltige Personalpolitik betreiben, setzen intensiv auf die Qualiizierung ihrer Beschäftigten und betreiben
systematisch ein Talentmanagement, das in
Zeiten des demograischen Wandels erheblich
an Stellenwert gewinnt.
} Personaleinsatzplanung
Unternehmerischer Erfolg hängt ferner von
einer gelungenen Personaleinsatzplanung ab.
Dabei geht es unter anderem um die Gestaltung der Aufgabeninhalte der Stellen, die planerische Zuordnung der einzelnen Beschäftigten zu den unterschiedlichen Arbeitsplätzen
und Aufgabeninhalten und, nicht zu vergessen,
um die Arbeitszeitgestaltung.
} Personalkostenplanung
Bei der Personalkostenplanung spielen vor allem Dingen Budgets eine zentrale Rolle. Diese
stecken etwa für die einzelnen Bereiche und
Abteilungen den Handlungsspielraum für Personalmaßnahmen in einem mehr oder weniger
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registrierung
titelthema
personalplanung
AiB 12 | 2016
engen Rahmen ab. Wichtige Einlussgrößen
sind neben der prognostizierten Entwicklung
des Personalbedarfs und des Personalbestands
die Entwicklung der Personalkosten, die beispielsweise von der Tarifpolitik oder von Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt abhängen.
Praktische Umsetzung der
Personalplanung
Bislang sind hier viele Argumente vorgebracht
worden, warum für ein Unternehmen eine solide Personalplanung von hohem Stellenwert
ist. Interessant und rätselhaft ist jedoch, warum es in der Praxis große Deizite bei der Personalplanung gibt. Mögliche Antworten sind:
Die erstaunliche Tatsache des Fehlens einer
planungsdefizite
Es liegen einige Untersuchungen mit
folgenden Kernergebnissen vor:
· Die Personalplanung ist gegenüber der
Investitions-, Produktions- und Absatzplanung klar nachrangig. Wenn es ausführlichere und systematische Planungen
gibt, dann eher in diesen Bereichen.
· Die Existenz systematischer (und
verschriftlichter) Personalplanungen ist
stark größenabhängig: Während sie für
Großunternehmen weitgehend selbstverständlich sind, gibt es im Bereich
mittelständischer und vor allem kleiner
Unternehmen gravierende Lücken. Hier
wird besonders häuig nur nach dem
»Feuerwehrprinzip« und methodisch
sehr intuitiv geplant.
aib-web.de
Mehr zum Begrif
}}
}
Personalplanung inden
Sie unter: aib-web.de >
AiB:Assist > BetrVG
Online-Kommentar >
§ 92 Personalplanung
fundierten Personalplanung und der relativ
kurze Planungshorizont (vier bis zwölf Monate), wird von Experten auf die hohe Unsicherheit infolge von raschen Markt- und Technologieveränderungen zurückgeführt.
Betriebsräte sollten sich einschalten
Nicht zu Unrecht wird oft betont, eine gute
Personalplanung nützt dem Betrieb und den
Beschäftigten. Auf der anderen Seite sollte
nicht vergessen werden, dass die Personal-
planung ein extrem konliktgeladenes Handlungsfeld ist, weil hier in der Regel schwer
versöhnliche unternehmerische Grundanliegen (Kostensenkung durch Personalabbau)
und elementare Interessen der Beschäftigten
(Arbeitsplatzsicherheit und Einkommen) aufeinanderprallen. Selbst bei der humanressourcenorientierten – also der am Menschen orientierten Spielart von Personalpolitik – bleibt
ja der arbeitende Mensch auch Kostenträger,
und es kommt immer wieder zu Maßnahmen
und Entscheidungen, die sich letzten Endes
zulasten des Personals auswirken – wie zum
Beispiel Outsourcing.
achtung
Grundlegende Risiken für die Beschäftigten bei der Personalplanung sind:1
· Durch Leiharbeit, Werkverträge, befristete
Beschäftigung steigen die Beschäftigungsrisiken. Mit diesen Mitteln kann Arbeit
planbar lexibilisiert werden.
· Die Arbeitsbelastung wächst durch eine
zu knappe Personalbedarfsplanung.
· Eignungstests, Beurteilungen, betriebliche
Qualiizierungs- und andere Personalentwicklungsmaßnahmen dienen vor
allem der Auswahl der Leistungsstärkeren
und dem Herausdrängen der Leistungsschwächeren.
· Die Transparenz betrieblicher Vorgänge
erhöht sich durch Personalplanung. Für
die Beschäftigten vorteilhafte Abmachungen mit unteren Vorgesetzten sind nicht
mehr möglich, da deren Entscheidungsspielräume eingeschränkt werden.
· Eine Formalisierung der Personalplanung
zerstört oft günstigere informelle Regelungen.
Damit sind vielfältige Gründe für den Betriebsrat als Interessenvertretung der Beschäftigten
benannt, um sich möglichst intensiv in die
komplexe Problematik der betrieblichen Personalplanung einzuarbeiten. v
Dr. Thomas Breisig,
Professur für Organisation und Personal,
Universität Oldenburg.
1 Vgl. Bosch/Kohl, Handbuch Personalplanung, Bund-Verlag 1995,
S. 23.
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