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ÜBERNEHMEN SIE DIE VERANTWORTUNG
FÜR GUTE GESCHÄFTE
Richtlinie zur Verhinderung von Bestechung und
Korruption
NOVEMBER 2016
Kendrion N.V.
Utrechtseweg 33
3704 HA Zeist
Postfach 931
3700 AX Zeist
Niederlande
Telefon +31 30 699 72 50
Fax +31 30 695 11 65
E-Mail [email protected]
www.kendrion.com
Kontaktperson:
Wijgert Gooijer
Tel.: +31 30 699 7260
[email protected]
T007WGWS.15 version November 2016
Kendrion verfolgt eine Null-Toleranz-Strategie in Bezug auf Bestechung
und Korruption. Wir verpflichten uns, unser unternehmerisches Handeln
auf faire und rechtmäßige Weise und jederzeit integer zu gestalten.
Grundprinzipien
-
Kendrion führt seine Geschäfte auf faire und rechtmäßige Weise, ohne sich dabei
unlauterer Praktiken wie Korruption oder Bestechung zu bedienen. Dies bedeutet, dass wir
keine Anreize schaffen, im Rahmen eines unzulässigen Verhaltens zu unserem Vorteil
Geschenke, Zuwendungen oder Einladungen zu gewähren, in Aussicht zu stellen oder
entgegenzunehmen.
-
Bestechung und Korruption können unterschiedliche Formen annehmen – dazu gehören
Provisionen oder Lizenzgebühren, Beraterhonorare, Marketingkosten, Reise- oder
Repräsentationskosten, Rabatte, Nachlässe oder kostenlose Waren, die direkt von Dritten
bezahlt oder über Dritte zur Verfügung gestellt werden.
-
Die direkte Beteiligung an Bestechung oder Korruption sowie deren indirekte Unterstützung
können zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses, zu erheblichen Geldstrafen und sogar zu
Freiheitsstrafen der beteiligten Personen führen.
-
Geschenke und die Teilnahme an Essen oder Veranstaltungen müssen sich in einem
angemessenen, dem Anlass entsprechenden Rahmen halten.
-
Kendrion spendet nicht an politisch engagierte Einzelpersonen oder Organisationen.
Spenden für einen guten Zweck sind zulässig, wenn sie nicht mit einer korrumpierenden
Absicht getätigt werden; sie müssen vollständig transparent sein und ordnungsgemäß
verbucht werden.
-
Wir müssen sicherstellen, dass sich Dritte, die Dienstleistungen für uns erbringen oder in
unserem Namen tätig sind, nicht an Handlungen im Bereich Bestechung oder Korruption
beteiligen.
-
Die gesamte Buchführung und alle unsere Konten müssen fehlerfrei und in angemessener
Weise detailliert sein und dürfen keine künstlichen oder irreführenden Inhalte aufweisen .
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1.
WIR SCHÄTZEN INTEGRITÄT .................................................................................... 4
2.
ZU DIESER RICHTLINIE ........................................................................................... 5
3.
4.
2.1
Worum geht es bei dieser Richtlinie? ...................................................... 5
2.2
Warum ist diese Richtlinie wichtig? .......................................................... 5
2.3
Wer ist für diese Richtlinie verantwortlich? .............................................. 6
UNSERE ANTIBESTECHUNGS- UND ANTIKORRUPTIONSNORMEN ................................. 7
3.1
Bestechung und Korruption aller Art sind strengstens untersagt ............. 7
3.2
Unsere grundlegenden Normen ............................................................... 7
SPEZIFISCHE PRAKTIKEN ....................................................................................... 8
4.1
Geschenke und Einladungen (Reise und Unterkunft, Verpflegung und
Repräsentation) ................................................................................................... 8
4.2
Schmiergeldzahlungen .......................................................................... 10
4.3
Politisch motivierte und karitative Spenden ........................................... 10
5.
DRITTE, VERMITTLER UND NAHE STEHENDE PERSONEN .......................................... 12
6.
AUFBEWAHRUNG VON AUFZEICHNUNGEN UND GENAUE DOKUMENTATION ................. 14
7.
FALLS SIE FRAGEN ODER PROBLEME HABEN… ..................................................... 15
Diese Richtlinie ist nur zur internen Nutzung gedacht. Sofern dies gesetzlich zulässig ist,
übernimmt Kendrion im Zusammenhang mit dieser Richtlinie keinerlei Haftung oder
Verantwortung.
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1. Wir schätzen Integrität
Kendrion verfolgt eine Null-Toleranz-Strategie im Hinblick auf Bestechung und Korruption. Dies bedeutet,
dass wir unter keinen Umständen irgendeiner Person, einschließlich behördlichen Vertretern, Kunden oder
Geschäftspartnern Geschenke, Zuwendungen oder Einladungen zukommen lassen oder diese
akzeptieren. Bestechung und Korruption verstoßen gegen all unsere Grundsätze.
Unser Verhaltenskodex legt unsere zentralen Werte für unser unternehmerisches Handeln fest. Diese
Richtlinie umfasst spezifische Leitlinien zur Vermeidung, Prävention und Meldung von Bestechung und
Korruption. Sie ist dazu gedacht, Sie in Ihrem Arbeitsalltag als Erklärungshilfe dabei zu unterstützen, was
Sie machen dürfen und was nicht. Wir bestärken Sie darin, sich gegebenenfalls Rat zu holen, bevor Sie
aktiv werden. Diese Richtlinie erläutert, an wen Sie sich wenden
Bei Kendrion haben
können, wenn Sie Rat und Unterstützung bei Fragen oder Problemen
benötigen.
wir uns der Erhaltung
unserer Werte sowie
dem
unternehmerischen
Handeln in
verantwortungsvoller,
transparenter und
moralischer Weise
verpflichtet.
Wir erkennen an, dass unsere Vorschriften manchmal beschwerlich
und unbequem scheinen können. In einigen Branchen kann es
problematisch sein, auf faire und rechtmäßige Weise Geschäfte zu
machen, insbesondere dann, wenn unsere Wettbewerber nicht
dieselben moralischen Grundsätze wie wir verfolgen. Trotzdem haben
wir uns bei Kendrion dazu verpflichtet, jederzeit das Richtige in
korrekter Weise zu tun. Dies bedeutet ebenfalls, dass wir uns, wenn
wir vor die Wahl gestellt werden, fair und rechtmäßig zu handeln oder
ein Geschäft zu verlieren, immer dafür entscheiden werden, fair und
rechtmäßig zu handeln. Selbst dann, wenn uns das wirtschaftliche
Nachteile bringen wird. Wir sind der festen Überzeugung, dass moralisches Handeln ein zentraler
Baustein unseres nachhaltigen Erfolges ist.
Es ist die persönliche Pflicht eines jeden von uns, bei all unseren Geschäftstätigkeiten und
Verhaltensweisen den Grundsätzen der Integrität zu folgen. Der Erfolg dieser Richtlinie hängt von Ihrer
Kooperation ab. Gemeinsam können wir sicherstellen, dass Kendrion in den kommenden Jahren weiterhin
von seinem ausgezeichneten Ruf profitiert.
Joep van Beurden
Chief Executive Officer
Frank Sonnemans
Chief Financial Officer
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2. Zu dieser Richtlinie
2.1 Worum geht es bei dieser Richtlinie?
Diese Richtlinie enthält die wichtigsten Aspekte zu Kendrions Normen gegen Bestechung und Korruption.
Der Zweck besteht darin, unseren Mitarbeitern, leitenden Angestellten, Direktoren, Partnern, Vertretern,
und jeglichen weiteren nahestehenden Personen und Dritten, die Dienstleistungen für unser Unternehmen
erbringen oder in dessen Namen handeln, dabei behilflich zu sein, dies gemäß unserer Normen gegen
Bestechung und Korruption zu tun. Sie legt unsere Normen zum Verbot von Bestechung und Korruption
jeglicher Art fest. Diese Richtlinie erläutert ebenfalls, unter welchen Umständen Geschenke,
Zuwendungen und Einladungen sowie politisch motivierte und karitative Spenden zulässig sind. Zusätzlich
müssen wir ebenfalls sicherstellen, dass Dritte, die für uns tätig sind, keine Bestechungsgelder zahlen,
und dass wir mit Fusionen und Übernahmen verbundene Bestechungsrisiken im Auge behalten. Diese
Richtlinie erklärt, welche Schritte in dieser Hinsicht unternommen werden müssen.
2.2 Warum ist diese Richtlinie wichtig?
Bestechung und Korruption sind in beinahe jedem Land verboten. Durch Bestechungs- und
Korruptionshandlungen geht Kendrion das Risiko hoher Geldstrafen und behördlich verhängter
Sanktionsmaßnahmen ein. Dies gefährdet die Geschäfte von Kendrion und den guten Ruf des
Unternehmens.
Durch Antibestechungs- und Antikorruptionsgesetze steht zudem jede(r) in der
Haftung, der/die sich auf Bestechung oder Korruption einlässt, ungeachtet
seiner/ihrer Position in der Unternehmenshierarchie. Aus diesem Grunde sind
diejenigen, die Bestechung oder Korruption fördern oder unterstützen, häufig
ebenso schuldig wie die eigentlichen Straftäter. Alle Leute, die direkt oder
indirekt an Bestechung oder Korruption beteiligt sind, gehen das Risiko von
empfindlichen Geldbußen und langfristigen Gefängnisstrafen ein. Neben den
Unternehmen interessieren sich die Strafverfolgungsbehörden besonders dafür,
Einzelpersonen zu verfolgen, die an Straftaten im Bereich Bestechung und
Korruption beteiligt sind.
Kendrion verfolgt eine Null-Toleranz-Strategie im Hinblick auf diejenigen, die
sich nicht an diese Richtlinie halten. Jeglicher Verstoß gegen unsere
Antibestechungs- und Antikorruptionsnormen wird ernst genommen und kann
zu disziplinarischen Maßnahmen, einschließlich Abmahnung, Degradierung,
Bonusverlust, Suspendierung und/oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses
führen.
Verstöße gegen
Bestechung und
Korruption können
zur Beendigung
des Arbeitsverhältnisses,
erheblichen
Geldbußen und
sogar zu
Gefängnisstrafen
führen.
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2.3 Wer ist für die Einhaltung dieser Richtlinie verantwortlich?
Es obliegt der Verantwortung jedes Einzelnen, den Inhalt dieser Strategie zu kennen, dieser zu folgen und
Probleme zu melden. Jede(r) Manager(in) ist dafür verantwortlich, dass sich alle ihm/ihr unterstellten
Mitarbeiter an diese Strategie halten.
Die Umsetzung unserer Richtlinie wird vom Aufsichtsrat, Vorstand und der Geschäftsleitung von Kendrion
uneingeschränkt unterstützt. Die Geschäftsleitung hat die Gesamtverantwortung hinsichtlich der
vollständigen Übereinstimmung dieser Richtlinie mit unseren gesetzlichen und moralischen
Verpflichtungen und der Einhaltung dieser Richtlinie durch unsere Mitarbeiter.
Unserem Compliance Officer obliegt die primäre und alltägliche Verantwortung für die Implementierung
dieser Richtlinie und für die Überwachung deren Befolgung und Wirksamkeit. Ihr Compliance Officer vor
Ort – sofern vorhanden – ist der erste Ansprechpartner in Bezug auf Fragen oder Meldungen von
Problemen.
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3. Unsere Normen gegen Bestechung und Korruption
3.1 Bestechung und Korruption aller Art sind strengstens untersagt
Bestechung und Korruption sind in den meisten Ländern gesetzlich verboten und können für
Einzelpersonen und Unternehmen zu Strafverfolgungsverfahren, hohen Geldstrafen und sogar
langjährigen Freiheitsstrafen führen.
Die meisten Leute wissen im Allgemeinen, was man unter Bestechung versteht, und wann es sich um
Korruption handelt. Bestechung und Korruption gehen über die eindeutige Situation hinaus, in der einem
Beamten des öffentlichen Dienstes oder einem Kunden ein Koffer mit Geld ausgehändigt wird, um die
Vergabe eines Auftrags zu „erleichtern“. Es geht hierbei um ein breites Spektrum an unlauteren
Handlungen, wobei einer Person zum Erhalt eines unzulässigen Vorteils Geschenke oder Zuwendungen
in einem gewissen Wert ausgehändigt oder zugesagt werden. Die Bestechung kann als freundliche Geste,
Geschenk, kostenlose Ware, Lizenzgebühr oder Beraterhonorar getarnt werden. Der spezifische Nutzen,
der durch Bestechung und Korruption erreicht werden soll, hängt selbstverständlich vom Kontext ab. Es
kann sich dabei um finanzielle Vorteile oder Vorteile aller Art, Geschäftsmöglichkeiten,
Zulassungen/Konzessionen, Verträge, Lizenzen, Verzichtserklärungen und vieles mehr handeln. Häufig
geschehen Bestechung und Korruption im Verborgenen, sind implizit und werden von Dritten
vorgenommen, beispielsweise durch die Zahlung von Schmiergeldern an die bestochene Person.
Kendrion ist prinzipiell gegen Bestechung und Korruption, und im Besonderen, weil sich dies negativ auf
unser Geschäft auswirkt. Korruption benachteiligt faire und rechtmäßige Geschäfte, führt zu
Preisverfälschung und erhöht die Kosten für das unternehmerische Handeln weltweit. Aus diesem Grunde
haben wir uns hoch gesteckte Normen gesetzt, um sicherzustellen, dass alle, die für uns arbeiten, unsere
Richtlinie auch in der Praxis befolgen.
3.2 Unsere grundlegenden Normen
-
Kendrion führt seine Geschäfte fair und in rechtmäßiger Weise, ohne sich dabei korrupter Praktiken
oder Bestechungshandlungen zu bedienen.
-
Kendrion wird, weder direkt noch indirekt, für irgendeine Person Anreize schaffen, im Rahmen eines
unzulässigen Verhaltens zu unserem Vorteil Geschenke, Zuwendungen oder Einladungen zu
gewähren, in Aussicht zu stellen oder entgegenzunehmen.
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4. Spezifische Praktiken
4.1 Geschenke und Einladungen (einschließlich Reise, Unterkunft und Verpflegung )
In zahlreichen Gesellschaften und Kulturen sind das Gewähren und Annehmen von Geschenken und
Einladungen (wie Reise und Unterkunft, Verpflegung und Unterhaltung) vollkommen übliche und
akzeptierte Geschäftspraktiken. Trotzdem verbieten Antibestechungs- und Antikorruptionsgesetze das
Gewähren und Annehmen solcher Geschenke und Einladungen, die dem Zweck dienen , im Rahmen
eines unzulässigen Verhaltens zu eigenem Vorteil Geschenke,
Zuwendungen oder Einladungen zu gewähren oder
Im Allgemeinen gilt
entgegenzunehmen. (siehe Abschnitt 3.2). Kleine Geschenke
Folgendes: Je größer das
und Einladungen im angemessenen Rahmen sind noch
Geschenk und je teurer
vertretbar, wenn sie im guten Glauben gemacht oder
und luxuriöser die
angenommen werden, ohne die Absicht, irgendeine Person zu
beeinflussen, um sich irgendeinen Vorteil durch nicht korrektes
Einladungen sind, desto
Verhalten oder einen Nutzen zu verschaffen.
wahrscheinlicher ist es,
dass sie mit einer nicht
korrekten Absicht
gemacht werden.
Kleine Geschenke können beispielsweise als Zeichen der
Wertschätzung oder Dankbarkeit gemacht werden, um
Anerkennung gegenüber anderen Personen zu zeigen. Auch
können Einladungen im angemessenen Rahmen angenommen
oder angeboten werden, wenn diese in einem direkten
Zusammenhang mit der Bewerbung, Vorstellung oder Erläuterung von Produkten oder Dienstleistungen
eines Unternehmens stehen. In solchen Fällen sollten die Geschenke und Einladungen in offener und
transparenter Weise angeboten werden und in den Büchern und der Dokumentation des Gebers und
Empfängers ordnungsgemäß aufgeführt werden. Im Gegensatz dazu sind teure Geschenke und luxuriöse
Einladungen, die in erster Linie zu Unterhaltungszwecken erteilt oder angenommen werden, keine
Geschäftskosten im guten Glauben und verstoßen somit möglicherweise gegen Antibestechungs- und
Antikorruptionsgesetze.
4.1.1 Unsere Normen
-
Das Gewähren und Annehmen von Geschenken und Einladungen ist unter der Voraussetzung
zulässig, dass sie alle nachstehend genannten Bedingungen erfüllen. Das Gewähren und
Annehmen von Geschenken und Einladungen, die nicht alle Bedingungen erfüllen, ist stri kt
untersagt, wenn Ihr disziplinarischer Vorgesetzter diese nicht ausdrücklich schriftlich genehmigt
hat.
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-
Allgemeine Bedingungen, die für jegliches Geschenk oder jegliche Einladung gelten, sind folgende :
- Das Geschenk oder die Einladung werden nicht mit der Absicht gewährt, irgendjemanden zu
beeinflussen, zu motivieren oder zu belohnen, um irgendeinen Vorteil durch nicht korrektes
Verhalten oder einen nicht korrekten Nutzen zu erlangen.
- Das Geschenk oder die Einladung bewegen sich in vertretbaren und angemessenen Grenzen
und im Rahmen der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit und können berechtigterweise nicht vom
Empfänger oder von anderen als Bestechung missverstanden werden.
- Die Häufigkeit von früheren Geschenken oder erfolgten Einladungen gegenüber demselben
Empfänger könnte nicht den Anschein eines unangemessenen Verhaltens erwecken.
- Das Geschenk oder die Einladungen werden offen und nicht versteckt gewährt. Dabei werden
sie ordnungsgemäß und korrekt in den Büchern und der internen Dokumentation von Kendrion
geführt.
- Das Geschenk oder die Einladungen entsprechen der vor Ort geltenden Gesetzeslage.
-
Zusätzliche Bedingungen für das Gewähren und Annehmen von Geschenken:
- Der Wert des Geschenks ist ausreichend gering, dass es nicht als versuchte Beeinflussung des
Empfängers bzw. der Empfängerin angesehen werden kann, seine/ihre Position zu
missbrauchen. Als Richtlinie gilt, dass EUR 50 oder das Äquivalent in lokaler Währung als
Höchstbetrag gelten.
- Bargeld oder Bargeldäquivalente (wie Geschenk- oder sonstige Gutscheine) sind hierin nicht
inbegriffen.
-
Zusätzliche Bedingungen für das Gewähren und Annehmen von Einladungen (wie Reise,
Unterkunft, Verpflegung und Repräsentation):
- Die Einladung kann nur für diejenigen Gäste bezahlt werden, deren Beteiligung einem
geschäftlichen Anlass dient und dafür erforderlich ist. (Ehe)-Partnern, Familienmitgliedern oder
privaten Gästen Einladungen zukommen zu lassen, ist oftmals nicht angemessen.
- Die Bezahlung für die Einladung sollte direkt an den Dienstleister (z. B. Verkäufer von Reisen
und Vermieter von Unterkünften) erfolgen. Ansonsten sollten Kosten nur bei Vorlage einer
Quittung erstattet werden.
- Ein Vertreter seitens Kendrion sollte bei allen Einladungen und Veranstaltungen anwesend sein.
- Jegliches Angebot an Unterhaltung (einschl. Einladungen zur Teilnahme an Ausstellungen,
Sportveranstaltungen oder Partys) kann nur für einen legitimen Geschäftszweck gewährt oder
angenommen werden, wie beispielsweise für eine bessere Präsentation von Produkten und
Dienstleistungen oder für die Entwicklung freundschaftlicher Beziehungen.
- Bei der zur Verfügung gestellten Bewirtung handelt es sich um einfache Geschäftsessen gemäß
den vor Ort herrschenden Standards.
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4.2 Schmiergeldzahlungen
Schmiergeldzahlungen sind kleine Zahlungen zur Beschleunigung oder Sicherstellung der Durchführung
einer routinemäßigen Amtshandlung. Diese Zahlungen beziehen sich beispielsweise auf Situationen, in
denen sich eine Person zum Erhalt einer berechtigten Leistung (Visum, Zertifikat, Dienstleistung,
Genehmigung, Zulassung oder Lizenz) an eine behördliche Dienststelle wendet. Die betreffende Person
möchte jedoch diese Sache schneller als normal erhalten und bezahlt daher den Beamten für die
Beschleunigung des Verfahrens. Es ist häufig schwierig, Schmiergeldzahlungen von einer einfachen
Bestechung zu unterscheiden. Daher sind in vielen Ländern solche Zahlungen ausdrücklich untersagt.
4.2.1 Unsere Normen
-
Kendrion untersagt die Leistung von Schmiergeldzahlungen.
-
Wenn Sie gebeten werden, eine Zahlung im Namen von Kendrion vorzunehmen, sollten Sie darauf
achten, wofür die Zahlung geleistet wird und ob der erforderliche Betrag im Verhältnis zu den
gelieferten Waren oder Dienstleistungen steht. Weisen Sie die Forderung zunächst zurück, fragen
Sie nach einem schriftlichen Nachweis und ziehen Sie den Vorgesetzten des Mitarbeiters hinzu.
Wenden Sie sich an Ihren disziplinarischen Vorgesetzten, wenn Sie mit einer Anfrage ko nfrontiert
sind, von der Sie annehmen, dass es sich dabei um eine Zahlung zur Förderung einer
Routinehandlung handelt. In manchen Ländern sind solche Anfragen häufiger als in anderen.
-
4.3 Politisch motivierte und karitative Spenden
Antibestechungs- und Antikorruptionsgesetze untersagen nicht Spenden für einen guten Zweck, verbieten
jedoch den Missbrauch von solchen Spenden als Möglichkeit, Bestechungen und andere korrupte
Praktiken zu vertuschen. Ein besonderes Risiko entsteht, wenn politisch tätige Einzelpersonen oder
Instanzen Spenden erhalten, da solche Spenden vielfach als Mittel zur Verschleierung von Zahlungen
dienen, die für die korrumpierende Einflussnahme gegenüber Beamten gedacht sind.
Der eigenen Überzeugung als verantwortungsbewusstes Unternehmen ist es zu verdanken, dass sich
Kendrion häufig für wohltätige Zwecke engagiert. Solche Spenden werden ohne eine Erwartungshaltung
oder die Absicht gezahlt, einen Vorteil mittels eines nicht korrekten Verhaltens oder andernfalls zum Erhalt
eines nicht korrekten Nutzens zu erlangen. Als solches obliegt es unserer Verantwortung sicherzustellen,
dass diese zulässigen Zuwendungen nicht den Anschein von Bestechung oder Korruption erwecken. Es
sollte hierbei zudem auf die die lokalen Gebräuche und kulturellen Empfindungen Rücksicht genommen
werden.
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4.3.1 Unsere Normen
-
Kendrion leistet keine Zuwendungen oder Spenden an politische Parteien, politische
Organisationen oder unabhängige Kandidaten, ebenso wenig wie Kendrion irgendwelche
politischen Ausgaben übernimmt.
-
Spenden für einen guten Zweck sind unter der Voraussetzung zulässig, dass sie die nachstehend
genannten Kriterien erfüllen:
- Es wird keine Spende angenommen oder geleistet, wenn sie dazu gedacht ist, ein Verhalten
unzulässig zu beeinflussen oder einen nicht korrekten Nutzen zu erzielen oder wenn sie
berechtigterweise solch einen Eindruck erwecken könnte.
- Spenden müssen vollständig transparent sein und ordnungsgemäß und korrekt in den Büchern
und der internen Dokumentation von Kendrion aufgeführt werden.
- Lassen Sie sich immer eine Bescheinigung oder andere schriftliche Bestätigung für jegliche
Spende, die Sie im Namen von Kendrion geleistet haben, geben.
- Eine Barspende oder aber eine Spende auf Privatkonten sollte nicht gezahlt werden.
- Rücksichtnahme auf lokale Gebräuche und kulturelle Empfindungen.
-
Bevor Spenden angenommen oder gezahlt werden, stimmen Sie Sich mit Ihrem direkten
Vorgesetzen ab. Wenn Sie irgendwelche Zweifel haben, nehmen Sie zwecks einer weiteren
Beratung Kontakt mit Ihrem Compliance Officer auf.
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5. Dritte, Vermittler und nahe stehende Personen
Bestechungs- und Korruptionspraktiken werden manchmal von Partnern, Vertretern, Vermittlern oder
anderen nahe stehenden Personen angewendet, die Dienstleistungen für ein Unternehmen ausführen
oder in dessen Namen handeln. Antibestechungs- und Antikorruptionsgesetze machen meist keinen
Unterschied zwischen einem Unternehmen und denjenigen, die in dessen Namen handeln. Die Gesetze
untersagen ausdrücklich Korruptionspraktiken, selbst wenn diese von Dritten angewendet werden.
Dies bedeutet, dass wir bei der Wahl von Dritten, mit denen wir geschäftlich tätig werden, vorsichtig und
sorgfältig auswählen müssen. Die Natur unserer Geschäftsbeziehungen zu Dritten ist äußerst
unterschiedlich. Manche Kontakte beinhalten ein höheres Risiko mit Bezug auf Bestechung und Korruption
als andere. Dies ist beispielsweise der Fall bei Dritten, die in unserem Namen mit Beamten des öffentlichen
Dienstes oder Privatkunden umgehen, sowie bei Partnern, die in Ländern tätig sind, wo Bestechung und
Korruption weit verbreitet sind. Wir müssen sicherstellen, dass sie unserer Richtlinie folgen, um zu
verhindern, dass Bestechung und Korruption ausgeübt werden.
5.1.1 Unsere Normen
-
Es geht darum, von Fall zu Fall festzulegen, welche Bestechungs- und Korruptionsrisiken es
hinsichtlich der Art unserer Beziehung zu Dritten und bezüglich der Umstände ihres Vorgehens gibt.
Beachten Sie bitte die nachstehend genannten Handlungen als mögliche Maßnahme zur
Minimierung dieses Risikos:
- Führen Sie eine Zuverlässigkeitsüberprüfung (due diligence) bei Dritten durch, um deren
Glaubwürdigkeit, guten Ruf und Qualifikation sicherzustellen, bevor Sie Verpflichtungen
eingehen.
- Vermitteln Sie Antibestechungs- und Antikorruptionsnormen sowie unsere Null-ToleranzStrategie in Bezug auf Bestechung und Korruption klar und
deutlich.Versuchen Sie, eine schriftliche Verpflichtungserklärung
Wir müssen
zur
Einhaltung
unserer
Antibestechungsund
sicherstellen, dass
Antikorruptionsnormen und des Verhaltenskodex (für Lieferanten)
diejenigen, die
zu erhalten.
- Fügen Sie in unsere Verträge mit Dritten eine Klausel ein, die es
Dienstleistungen
uns ermöglicht, den Vertrag im Falle des Verstoßes gegen unsere
für uns erbringen
Antibestechungsund
Antikorruptionsnormen
und
den
oder in unserem
Verhaltenskodex ohne Zahlung einer Konventionalstrafe zu
beenden sowie dahingehend ein Audit durchzuführen.
Namen handeln,
- Schulen Sie gegebenenfalls Dritte im Hinblick auf unsere
nicht in
Antibestechungs- und Antikorruptionsnormen.
Bestechung oder
- Holen Sie sich zu geeigneten Maßnahmen und Vorkehrungen Rat
Korruption
beim Compliance Officer von Kendrion.
verwickelt werden.
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-
Beachten Sie, dass wir nachweisen können müssen, dass unsere Beziehungen zu Dritten auf
Integrität basieren. Aus diesem Grunde:
- sollten Sie, wenn Sie mit Dritten eine Geschäftsbeziehung unterhalten, alle gegenseitigen
Rechte und Verpflichtungen sowie Zahlungen und Austausch von Leistungen sorgfältig
dokumentieren;
- sollten Sie sicherstellen, dass die Kommunikation mit Dritten – mündlich und schriftlich – keinen
falschen Eindruck eines potenziellen korrupten Verhaltens weckt. Sätze wie „Nach dem Lesen
zu vernichten“ oder „Das bleibt unser kleines Geheimnis“ und andere können ein falsches Signal
aussenden, selbst wenn sie ursprünglich scherzhaft gemeint waren.
- Es wird hierbei Bezug genommen auf die Third Party Due Diligence Checklist von Kendrion.
Diese Checklist sollte in jedem Einzelfall Beachtung finden, wenn Sie ei ne neue
Geschäftsbeziehung aufnehmen wollen.
-
Melden Sie Ihrem disziplinarischen Vorgesetzten unmittelbar Warnsignale (red flags) im
Zusammenhang mit Dritten, wie beispielsweise:
- die Zahlung von unverhältnismäßig hohen Provisionen an Dritte, Bevollmächtig te oder Berater;
- Anfragen seitens Dritter, die eigene wahre Identität verborgen zu halten oder falsche Angaben
zu machen;
- die Zahlung von unangemessen hohen Nachlässen oder Gebühren an einen unabhängigen
Vertriebspartner;
- den Abschluss von „Beraterverträgen“ mit Dritten, die nur ungenau beschriebene
Dienstleistungen beinhalten;
- die Tatsache, dass der unabhängige Berater in einem ganz anderen Geschäftsfeld als
vereinbart tätig ist;
- die Tatsache, dass der Dritte nur eine Mantelgesellschaft ist, die einer „OffshoreRechtsprechung“ unterliegt;
- die Tatsache, dass der Dritte Barzahlung oder Zahlungen an ein Offshore-Bankkonto verlangt.
-
Zahlungen in bar oder an Privatkonten sollten nicht geleistet werden. Lassen Sie sich immer einen
Beleg für jegliche Zahlung geben, die im Namen von Kendrion erfolgt ist. Auf der Quittung sollte
der Zahlungsgrund spezifiziert sein.
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6. Aufbewahrung von Aufzeichnungen und genaue Erfassung
Hundertprozentige Transparenz ist der beste Weg zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption.
Neben vielen anderen Gründen gewährleistet die Vermeidung von Bestechung und Korruption am besten,
dass für die gesamte Korrespondenz, Memos, Konten, Dateien, Dokumente, Präsentationen und Bücher
ein angemessenes Maß an Detailgenauigkeit, Korrektheit und Glaubwürdigkeit gilt. Gemäß den
Antibestechungsgesetzen stellt der Versuch, eine falsche Aufzeichnung oder ein falsches Konto
einzufügen, einen unabhängigen Verstoß dar, der streng bestraft wird. Kendrion unterhält ein
umfassendes System interner Rechnungsprüfungen und verlangt, dass alle ihre Mitarbeiter, leitende
Angestellte, Direktoren, Partner und Vertreter – ohne Ausnahme – sicherstellen, dass unsere Bücher,
Aufzeichnungen und Konten vollständig glaubhaft und verlässlich geführt sind.
6.1 Unsere Normen
-
Alle Bücher und Konten von Kendrion müssen ein vertretbares Maß an Detailgenauigkeit
aufweisen. Sie müssen alle Transaktionen und andere Geschäftsverpflichtungen korrekt und
ordnungsgemäß widerspiegeln.
Fügen Sie keine falschen, künstlichen oder irreführenden Inhalte in irgendwelchen Büchern oder
Aufzeichnungen hinzu.
Sorgen Sie dafür, dass alle Transaktionen, Geschenke und Einladungen, die gewährt oder
angenommen werden, vollständig dokumentiert sind: Alle Konten, Rechnungen, Memos und auf
Dritte bezogene Dokumente sollten korrekt und vollständig ausgefertigt werden.
Stellen Sie sicher, dass alle Kostenerstattungen, die sich auf von Dritten oder im Zusammenhang
mit Dritten aufgewendete Geschenke und Einladungen beziehen, gemäß unserer internen
Richtlinien erstellt werden.
Wenden Sie sich an den Compliance Officer von Kendrion, wenn Sie irgendwelche verdächtigen
Aufzeichnungen oder einen Versuch zur Fälschung von Büchern oder Kontodaten entdecken.
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7. Falls Sie Fragen oder Probleme haben…Übernehmen Sie Verantwortung
und sprechen Sie die Bedenken offen an!
Wir möchten jeden dazu ermutigen, Fragen zu stellen und besprechen, die zu dieser Richtlinie
aufkommen, und Wege vorzuschlagen, wie diese Richtlinie mit dem jeweiligen Management und dem
Compliance Officer von Kendrion verbessert werden kann. Zudem möchten wir jede(n) auffordern,
seinem/ihrem Vorgesetzten und dem Compliance Officer von Kendrion Bedenken und verdächtiges
Verhalten, das gegen diese Richtlinie verstößt, zu melden. Mitarbeiter, die dies in gutem Glauben tun,
können unserer Unterstützung sicher sein, selbst wenn sich herausstellen sollte, dass sie sich geirrt
haben.
-
Zusätzliche interne Ressourcen für weitere Orientierungshilfen
- Der Verhaltenskodex und der Verhaltenskodex für Lieferanten von Kendrion - verfügbar unter
www.kendrion.com / Corporate governance;
- Das Speak Up Procedure von Kendrion - verfügbar unter www.kendrion.com / Corporate
Governance.
-
Zusätzliche Ressourcen
The “U.S. Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) Resource Guide” (einschließlich der FCPA) verfügbar unter: http://www.sec.gov/spotlight/fcpa/fcpa-resource-guide.pdf.
The
“United
Kingdom
Bribery
Act”
–
verfügbar
unter:
http://www.legislation.gov.uk/ukpga/2010/23/pdfs/ ukpga_20100023_en.pdf.
The “United Kingdom Bribery Act Quick Start Guide” - verfügbar unter: http://www.justice.gov.uk/
downloads/legislation/bribery-act-2010-quick-start-guide.pdf.
The United Kingdom Bribery Act Guidance für Handelsunternehmen zur Vermeidung von
Bestechung - verfügbar unter: http://www.justice.gov.uk/downloads/legislation/bribery-act-2010guidance.pdf.
Das „Organization for Economic Co-operation and Development (OECD) Übereinkommen zur
Bekämpfung von Bestechung ausländischer Amtsträger bei internationalen Geschäftstransaktionen
und dazugehörigen Unterlagen“, verfügbar unter: http://www.oecd.org/investment/anti-bribery/antibriberyconvention /38028044.pdf.
-
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-
Jederzeitige Unterstützung
Der Compliance Officer von Kendrion, Wijgert Gooijer, steht Ihnen jederzeit unterstützend zur
Verfügung. Zögern Sie bitte nicht, mit ihm Kontakt aufzunehmen. Seine Kontaktdaten lauten:
Telefon:
Fax:
E-Mail:
Adresse:
+31 30 699 - 7250;
+31 30-695 1165
[email protected]
Kendrion N.V.
Utrechtseweg 33 3704 HA Zeist
Postfach 931 3700 AX Zeist
Niederlande
-
Schulung
Als Teil der Erweiterung unseres Compliance Programme bieten wir eine Schulung für alle Mitarbeiter
an, für die unsere Richtlinie die größten Auswirkungen hat.
-
Informanten
Haben Sie uns irgendwelche Bedenken oder ein Warnsignal (red flag) mitzuteilen? Dann schalten Sie
bitte Ihren direkten Vorgesetzten ein oder nutzen Sie unsere SpeakUp-Hotline per Telefon oder E-Mail
mit Hilfe der Kontaktangaben, die Sie erhalten haben.
Unserer Richtlinie gemäß wird Ihre Vertraulichkeit durch dieses Verfahren geschützt, und Sie können
seitens Kendrion versichert sein, dass Ihren Problemen und Bedenken die angemessene
Aufmerksamkeit zu Teil werden wird.
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-
Die Vertrauenspersonen von Kendrion sind:
Wijgert Gooijer
Kendrion N.V.
Utrechtseweg 33
3704 HA ZEIST
Niederlande
Telefon: +31 - 30 - 699 72 60
E-Mail: [email protected]
Thomas Fritz
Kendrion (Villingen) GmbH
Wilhelm-Binder-Straße 4-6
78048 VILLINGEN-SCHWENNINGEN
Deutschland
Telefon: +49 - 7721 877 1276
E-Mail: [email protected]
Holger Radtke
Kendrion Kuhnke
Lütjenburger Straße 101
23714 MALENTE
Deutschland
Telefon: +49 - 4523 402 436
E-Mail: [email protected]
Paula Vincent
Kendrion (Shelby) Inc.
1100 Airport Road
Shelby, NL 28150-3699
USA
Telelefon: +1 704 487-2149
E-Mail: [email protected]
Joanna Chen
Kendrion (Suzhou) Co., Ltd.
Factory Building No.1
58 Yin Sheng Road
215126 Sheng Pu District / Suzhou Industrial Park, Suzhou
China
Telefon: +86 512 8918 5002-120
E-Mail: [email protected]
Sehen Sie sich unser offizielles Speak Up Procedure auf unserer Website an, unter:
www.kendrion.com / Corporate governance / Speak Up Procedure.
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