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topfact
Lösungsbereiche
Unternehmensmanagement
Dokumentenlösungen.
Geschäftsprozessmanagement.
Rechnungsmanagement
LÖSUNGSPORTFOLIO FÜR
DIGITALE GESCHÄFTSPROZESSE
1. DMS
2. Groupware
connect
3. ERP
connect
4. Bl
Mitarbeitermanagement
OK und was habe
ich davon?
QW- und Wissensmanagement
Geschäftsprozessmanagement
Einfacher und sicherer Arbeiten
Das klassische Arbeiten mit Papier oder Dateien in Verzeichnissen wird den heutigen Anforderungen an Effizienz und Automatismen nicht mehr gerecht.
topfact organisiert die Daten oder Dokumente für digitale Abläufe, auf einer zentralen Plattform. Die topfact Lösungen sorgen
für automatisierte Workflows, strukturierte Zugriffsrechte und
mobiles Arbeiten.
Die Lösungsgrundlage sind vier technische Bausteine, mit denen
Sie den Anforderungen von morgen gelassen entgegensehen:
1. Professionelles Dokumentenmanagement (DMS/ECM)
2. Anbindung an Ihre Daten (ERP, CRM, HR)
3. Einbindung Ihrer Groupware-Systeme (Mailserver)
4. Auswertung aller Ergebnisse im topfact BI (Reportservice)
www.topfact.de
www.topfact.de/lösungen
Rechnungsmanagement
www.topfact.de/lösungen/rechnungsmanagement
Geschäftsprozessmanagement
www.topfact.de/lösungen/geschäftsprozessmanagement
Von alleine in die Akte!
Die E-Mail Technik ist Fluch und Segen, durch die schnelle und
ständige Erreichbarkeit des Empfängers. Und wie funktioniert
die Ablage?
Für Rechnungen weniger bezahlen!
Mit topteam die E-Mails vorgangsbezogen organisieren
Mit topteam strategisch kommunizieren und vorausplanen. Das
Team hat Aufgaben, ist eingebunden und denkt mit. So fließen
E-Mails und Dokumente von alleine in die Vorgangsakten.
Selten berücksichtigt:
Mehr als 70% der Kosten für Papierbelege entstehen für Verteilung,
Kopieren, Suche und Ablage.
Wer macht was - bis wann?
Die E-Mail ist nur der Bote, die Botschaft kommt aus topteam.
Sie ist der kommunikative Bestandteil Ihrer Ablaufplanung.
Termine, Aufgaben, Erledigungen – alles transparent, klar terminiert und wohl durchdacht.
Digital ist genial
Mit topfact ist alles im Fluss: Scannung, Erkennung, Zuordnung,
Prüfung und Kontierung sind digitale Arbeitsschritte. Über den
Workflow fließen die Belege dann selbständig zum richtigen
Bearbeiter.
• Vordeﬁnierte Abläufe und Checklisten
• Automatische Einbindung von E-Mails in die Abläufe
• Selbständige Ablage von E-Mails und Belegen zu den Abläufen
• Transparenz und Strukturierung der Zugriffsrechte
• Einbindung des Teams und Entlastung des Einzelnen
Schnelles und mobiles Arbeiten
Vom Rechnungseingang bis zur Buchung: Aus dem digitalen
Ablauf werden Kontierungen erzeugt und als Buchungsstapel an
Ihre FiBu übergeben. topfact ist an alle gängigen FiBu Systeme
angeschlossen, um automatisierte Abläufe zu organisieren.
• Sicheres Verarbeiten von E-Mailrechnungen und
Posteingangsbelege
• Keine Ablage, kaum Suchaufwand
• Volltexterkennung auch bei Scanbelegen
• Automatische Prüfungen und Plausibilitäts-Checks
• Fristenkontrolle und Skontoalarm
Anitra Eggler, Ditgital-Therapeutin
„E-Mail macht dumm, krank und arm...“ Schuld daran ist nicht
die Technik, sondern die Art und Weise, wie wir damit umgehen.
Unternehmensmanagement
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Qualitätswesen und Wissensmanagement
www.topfact.de/lösungen/qualitätundwissen
Die stabile Unternehmensbasis
Die Suche nach dem richtigen Inhalt:
Formulare und Verträge auf Papier- oder Dateibasis sind statisch
und ohne automatische Fristenerinnerungen.
Formularmanagement
topteam stellt Ihnen für jeden Sachverhalt immer das aktuelle,
browserfähige Formular bereit. Das Ausfüllen des Formulars
erzeugt einen Vorgang sowie ein Workflow-Dokument, auf dem
alle Freigaben einzusehen sind.
Vertragsmanagement
Sind Vertragsleistungen, Kosten und Kündigungsfristen immer
präsent? topteam informiert die Vertragsverantwortlichen selbständig und unmissverständlich zu Leistungen, Kosten, Laufzeiten sowie den Kündigungsterminen der laufenden Verträge und
steuert den Zugriffsschutz auf diese Angaben.
• Direkte Vertragseinsicht und Zugriffschutz gegen
ungewollte Dritte
• Auswertbarkeit der Leistungsinhalte
• Zentrale, revisionssichere Ablage
• Dokumentation der Vertragsentstehung
Stärkung der Unternehmenskompetenz
Qualitätskriterien deﬁnieren und aus den Abläufen generieren
topfact Abläufe sind datenbankgesteuert und auswertbar. Welche Anforderung hat Ihr QW an einen Arbeitsschritt? Messen Sie
einfach was Sie brauchen: die Abwicklungsdauer oder Stillstandszeiten? Werten Sie automatisch die Arbeitsergebnisse je Arbeitsschritt aus und aktualisieren Sie tagesaktuell Ihre Qualitätskennzahlen.
Arbeitsanweisungen und Wissensdatenbank
Mit topteam Wiki und einem engagieren Vorgangsmanagement
verbessert sich das interne Wissensmanagement, da die Kommunikationen, Planungen und Ergebnisse in topteam zusammenlaufen. Die Daten sind gegen Dritte zugriffsgeschützt und auf Knopfdruck per Volltextsuche für das Team verfügbar.
Mitarbeitermanagement
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Freiräume für die Personalentwicklung
Mit klassischen Arbeitsmitteln sind die heutigen Anforderungen
im Personalmanagement kaum noch machbar. Es gilt manuelle
Prozesse zu minimieren.
Automatischer Unterweisungskalender
topfact BestPeople organisiert die Funktionen und Qualiﬁkationen
Ihrer Mitarbeiter und informiert Sie automatisch über anstehende
Unterweisungen, Untersuchungen oder Nachschulungen.
Arbeitsmittel- und Werkzeug-App
Mit topfact Facility inventarisieren Sie technische Anlagen und Arbeitsmittel Ihres Teams. Etiketten mit RFID oder optischen Codes
helfen bei der Inventarisierung. Die Mitarbeiter können Geräte
oder Werkzeuge über die Facility App untereinander tauschen
und werden über Wartungszyklen informiert.
Personalakte und Mitarbeiterportal
topfact BestPeople assistiert Ihnen bei der Führung der digitalen
Personalakte: Abrechnungsbelege werden automatisch archiviert, Zeugnisse und Zertiﬁkate können manuell ergänzt werden,
Beurteilungen und Protokolle liegen als Vorlagen bereit. Über ein
Portal können die Mitarbeiter ihre Abrechnungen einsehen und
Urlaubs- oder Reiseanträge stellen.
TOPFACT AG
Franz-Kriechbaum-Str. 2
D-83093 Bad Endorf
[email protected]
+49 80 53 / 79 45 00
www.topfact.de

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