Eine optimale Ablageordnung im Sekretariat Im Sekretariat

Eine optimale Ablageordnung im Sekretariat
Im Sekretariat bekommen Sie Aufträge von Kolleginnen und Kollegen, Sie sollen
Führungskräfte und das Team professionell entlasten, geben Informationen weiter
und sind für einen zügigen Informationsfluss verantwortlich, erfassen Daten und sorgen für eine optimale Zeitplanung. Sie sind kommunikativ, flexibel, kreativ, belastbar
und jederzeit ansprechbar.
Grundlage dafür ist der schnelle Zugriff auf Daten und Informationen und damit ein
funktionierendes Ablagesystem. Langes Suchen in Aktenbergen und ungeordneten
EDV-Ordnern kostet Geld und vor allem Energie.
Die vielfältigen und verantwortungsvollen Aufgaben von Fachkräften in Sekretariaten
und Verwaltung verlangen präzise und ausgefeilte Organisationsfähigkeiten und
eine ausgeprägte Kommunikationskompetenz. Im Alltagsgeschäft sind Techniken zur
gezielten Arbeitsplanung und zur geschickten Organisation des Arbeitsplatzes unverzichtbar.
Dafür sind auch Kenntnisse im Aufbau des Landesaktenplans von Vorteil. Aktenpläne ermöglichen eine bearbeiterunabhängige und strukturierte Ablage von Akten,
Vorgängen und Dokumenten. Sie sind damit Voraussetzung erfolgreicher Zusammenarbeit mit mehreren Sachgebieten und Referaten, wie sie insbesondere
in Sekretariaten gemanagt werden muss. Aktenpläne können auch und gerade in der
elektronischen Ablage sehr nützlich sein (die Industrie und die Hersteller von Dokumentenmanagementsystemen entdecken den Aktenplan gerade neu).
Die Ablage der Behörde kann dann wirklich teamfähig werden, bei der auch im Vertretungsfall die wesentlichen Unterlagen bei abwesenden Kollegen gefunden werden.
Inhalte:
Informationsmanagement im Sekretariat
 Die Filterfunktion optimal gestalten
 Informationen Hol- oder Bringschuld
 Informationen müssen fließen
Aufbau einer optimalen Ablagestruktur
 Prozesse und Vorgänge
 Begriffe „Vorgangsdokument“, „Prozessdokument“ und „Wissensdokument“
 Zweifelsfälle und ihre Entscheidung
 Ordnung von Wissensdokumenten
Anwendung des Landesaktenplans in der Ablage
 Überblick über den Aufbau
 Nicht Dokumente werden abgelegt, sondern Vorgänge!
 Anwendung des Aktenplans für Papier- und EDV-Dokumente
 Auffinden von Aktenzeichen
Chef und Sekretärin – ein starkes Team
 Den Posteingang managen
 Wie gehen wir mit E-Mails um?
 Termine planen und verwalten
 Protokolle verwalten
 Den Schreibtisch organisieren
Ausblick auf elektronisches Dokumentenmanagement
 Möglichkeiten und Grenzen heutiger Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
 Das DOMEA-Konzept des Bundesverwaltungsamtes – ein Musterpflichtenheft
für die Öffentliche Verwaltung
Vorgehen
Ca. 14 Tage vor Seminarbeginn erhalten die Teilnehmer/innen einen kurzen Fragebogen im Excel-Format, den sie ausgefüllt an den Referenten zurück mailen. Dadurch kann das Seminar genau auf die Bedürfnisse sowohl der Verwaltung insgesamt wie auch der einzelnen Ämter und Sachgebiete abgestimmt werden.
Umfang
1 Tag von 9.00 bis 17.00 Uhr
Gruppengröße
Die maximale Gruppengröße liegt bei 10 Teilnehmenden.
Referentin
Martina Müll-Schnurr, balanceX Unternehmenscoaching
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Dipl. Betriebswirtin und selbstständige Trainerin für Sekretärinnen, Assistentinnen, Office-Managerinnen, Führungskräfte, Sachbearbeiter
Beratung, Training und Coaching in den Bereichen effiziente Büroorganisation, Korrespondenz, Zeitmanagement, Dokumentenmanagement, professionelle Chefentlastung
Seminargebühr
Die Seminargebühr beträgt 189,00 € und beinhaltet die Kosten für die Seminarunterlagen und die Verpflegung der Teilnehmenden

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