Merkblatt "Umsetzung und Präzisierungen der Handbücher "Kosten

DEPARTEMENT
GESUNDHEIT UND SOZIALES
Abteilung Gesundheit
20. September 2016
MERKBLATT / VORGABEN
Umsetzung und Präzisierungen der Handbücher "Kosten- und Leistungsstatistik für Altersund Pflegeheime" sowie "Anlagebuchhaltung für Alters- und Pflegeheime"
1. Ausgangslage
Betreffend der Handbücher "Kostenrechnung und Leistungsstatistik für Alters- und Pflegeheime
2011" sowie "Anlagebuchhaltung für Alters- und Pflegeheime 2011" der Koordinationsgruppe Langzeitpflege Schweiz KGL (Curaviva Schweiz, H+ die Spitäler der Schweiz und senesuisse Verband
wirtschaftlich unabhängiger Alters- und Pflegeeinrichtungen Schweiz) wurde von Seiten des Departements Gesundheit und Soziales und dem Verein "Aargauische Spitäler, Kliniken und Pflegeinstitutionen (VAKA) festgestellt, dass Präzisierungs- und Anpassungsbedarf vorhanden ist. Zudem wurden Unsicherheiten betreffend der Anwendung der Handbücher festgestellt.
Themen wie die Verteilung der Kostenstelle "Pflege und Betreuung" auf die Kostenträger „Pflege“
und „Pflege und Betreuung“, die Umlage der Kostenstelle "Leitung/Verwaltung" oder der Zinssatz für
die kalkulatorische Verzinsung sind nicht präzise genug definiert. Die Verteilung der Kostenstelle
"Pflege und Betreuung" und die Umlage der Kostenstelle "Leitung/Verwaltung" haben einen wesentlichen Einfluss auf die Resultate bei den Kostenträgern Betreuung, Pflege und Pension. Dies hat
einen starken Einfluss auf die Vergleichbarkeit der Kosten- und Leistungsrechnung der Pflegeinstitutionen.
Im Verlauf des Jahres 2014 wurden durch eine Arbeitsgruppe mit Vertretern von der VAKA und mit
Vertretern vom Departement Gesundheit und Soziales die notwendigen Präzisierungen und der Anpassungsbedarf bei den Handbüchern bestimmt. Die Unsicherheiten betreffend der Umsetzung der
Handbücher wurden ebenfalls aufgenommen.
Die Präzisierungen (unter Kapitel 4. ersichtlich) und die aufgenommenen Unsicherheiten (unter Kapitel 3. ersichtlich) werden in diesem Merkblatt thematisiert. Mit diesen Vorgaben soll die Vergleichbarkeit der Pflegeinstitutionen im Bereich der Kosten- und Leistungsrechnung und der Anlagebuchhaltung verbessert werden. Dies unterstützt auch die Arbeiten bei der periodischen Überprüfung und
eventuellen Anpassung der kantonalen Tarifordnung (Pflegefinanzierung).
Der identifizierte Anpassungsbedarf soll in die von der Koordinationsgruppe Langzeitpflege Schweiz
(KGL - Curaviva Schweiz, H+ die Spitäler der Schweiz und senesuisse) geplante Überarbeitung der
Handbücher einfliessen. Von Seiten der VAKA wurde der Input bei der KGL eingespeist. Das Departement Gesundheit und Soziales hat den Input zum Anpassungsbedarf über die REDI AG Treuhand
eingereicht.
2. Rechtliche Grundlagen
2.1 Pflegegesetz (PflG)
§ 13 Stationäre Pflege; Leistungserbringer
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Die stationären Pflegeeinrichtungen sind verpflichtet
a) eine Kosten- und Leistungsrechnung gemäss Branchenverband zu führen,
b) mindestens eine eingeschränkte Revision gemäss Obligationenrecht (SR 220) durchzuführen,
c) unaufgefordert alle für die Tätigkeit der kantonalen Clearingstelle massgebenden Änderungen zu
melden.
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Der Regierungsrat kann durch Verordnung ergänzende Vorschriften zu den Anforderungen gemäss
Absatz 3 erlassen.
§ 19 Controlling und Auskunftspflicht
1
Die ambulanten und stationären Leistungserbringer in der Langzeitpflege stellen ein Controlling
insbesondere über Wirkung, Leistung, Qualität und Zielerreichung sicher.
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Sie sind verpflichtet, dem Kanton und den Gemeinden die zu deren Aufgabenerfüllung erforderlichen Informationen und Daten zur Verfügung zu stellen.
2.2 Pflegeverordnung (PflV)
§ 20 Rechnungslegung
Die stationären Leistungserbringer führen eine Leistungserfassung sowie eine Kostenrechnung, welche die Kostenarten, die Kostenstellen und die Kostenträger umfasst. Für die Rechnungslegung sind
die Handbücher "Kostenrechnung und Leistungsstatistik für Alters- und Pflegeheime 2011" sowie
"Anlagebuchhaltung für Altes und Pflegeheime" von Curaviva, H+ die Spitäler der Schweiz und
SenéSuisse massgebend. Bei Bedarf kann das Departement konkretisierende Erläuterungen dazu
erlassen.
3. Umsetzung der in den Handbüchern definierten Vorgaben
3.1 Grundsätzliche Überlegungen
Einige Vorgaben in den Handbüchern werden nochmals deutlich hervorgehoben und es wird auf
deren hohen Bedeutungsgrad hingewiesen. Die Vorgaben sind zwingend umzusetzen.
3.2 Kostenrechnung
3.2.1 Umlage Hilfskostenstelle "Leitung / Verwaltung"
Vorgabe 1:
Die Kostenstelle "Leitung/Verwaltung" muss per Umlage auf alle Kostenstellen verteilt werden (Hilfskostenstellen, Hauptkostenstellen und Nebenbetriebe), auf denen Mitarbeitende geführt (beschäftigt)
werden. Zusätzlich muss die Hauptkostenstelle Pension mit der Umlage belastet werden (Mitarbeiter
werden auf der Pension nicht geführt, gemäss Vorgabe 2 sind für die Pension die Bewohnerinnen/Bewohner relevant). Rückumlagen innerhalb der Hilfskostenstellen können, müssen aber nicht
durchgeführt werden.
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Vorgabe 2:
Es werden die Anzahl Köpfe (Bewohnerinnen/Bewohner für die Umlage auf die Hauptkostenstelle
Pension, Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter für die Umlage auf alle anderen Kostenstellen) als Umlageschlüssel angewendet.
Alternative zur Vorgabe 2:
Die Umlage der Hilfskostenstelle „Leitung/Verwaltung“ nach Stundenrapporten ist zulässig, wenn die
geleisteten Stunden nachvollziehbar dokumentiert sind. Die Vorgabe 1 ist auch bei dieser Alternative
einzuhalten.
Vorgabe 3:
Die Anzahl Köpfe gemäss Vorgabe 2 werden per Stichtag 31. Dezember erhoben (analog zum Stellenplan). In begründeten Ausnahmefällen (Dokumentation notwendig) kann eine Gesamtjahresbetrachtung angewendet werden (alle Bewohnerinnen/Bewohner und alle Mitarbeitenden des Kalenderjahres).
3.2.2 Aktivierungstätigkeiten (beziehungsweise Beschäftigung)
Die Löhne, Sozialleistungen und Personalnebenkosten für Aktivierungstätigkeiten (beziehungsweise
Beschäftigung) sind auf der Hauptkostenstelle 110 "Pflege und Betreuung" zu führen (siehe Handbuch Seite 17, Kapitel 3.1.1.2 Hauptkostenstellen).
Wenn eine separate Hilfskostenstelle „Aktivierung/Beschäftigung“ geführt wird, ist die Umlage dieser
Hilfskostenstelle in der Kostenstellenrechnung der Hauptkostenstelle 110 „Pflege und Betreuung“ zu
100 % zu belasten.
Bei der Aufteilung zwischen Pflege und Betreuung in der Kostenträgerrechnung Stufe 1 erfolgt die
Umlage zu 100 % auf den Kostenträger 210 „Pflege und Betreuung“.
3.2.3 Abgrenzung zu anderen Leistungsbereichen und zu den Nebenbetrieben
Die Kosten und die Erlöse der folgenden Leistungsbereiche und Nebenbetriebe sind in der Kostenund Leistungsrechnung separat auszuweisen (und damit sauber vom Pflegeheim abzugrenzen):
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Medizinische Nebenleistungen (Therapien, Material gemäss MiGel etc.)
Akut- und Übergangspflege
Tages- oder Nachtstrukturen
Spitex und/oder InHouse-Spitex
Alterswohnungen
Cafeteria beziehungsweise Restaurant (wenn als Nebenbetrieb geführt)
Allfällige weitere Nebenbetriebe
Das Restaurant ist als Nebenbetrieb zu führen, wenn Gewinne erwirtschaftet werden sollen und/oder
der grösste Teil der Kunden von extern kommen.
Falls Mitarbeitende ausschliesslich in den genannten Leistungsbereichen beziehungsweise Nebenbetrieben arbeiten, sollen die Besoldungen inklusive Sozialleistungen direkt diesen Kostenstellen
zugewiesen werden.
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3.3 Anlagebuchhaltung
3.3.1 Kalkulatorische Abschreibungen
Die kalkulatorischen Abschreibungen werden linear nach den Abschreibungssätzen gemäss Handbuch „Anlagebuchhaltung für Alters- und Pflegeheime 2011, 1.6.1 Kalkulatorische Abschreibungen“
berechnet.
Die folgenden Werte bilden die Basis für die Aufnahme des jeweiligen Anlageguts in die Anlagebuchhaltung. Diese Werte sind damit eine wesentliche Basis für die Abschreibungen.
• Für den Wert des Gebäudes bildet die Bauabrechnung die Basis (siehe Handbuch „Anlagebuchhaltung für Alters- und Pflegeheime 2011, 3.5 Bewertung der bestehenden Anlagen“). Wenn diese nicht vorliegt, gelangt der Gebäudeversicherungswert (gemäss aktueller Police der Aargauischen Gebäudeversicherung) zur Anwendung.
Die Abschreibungen werden auf dem Bruttobetrag berechnet, das heisst vor Abzug von allfälligen
Beiträgen oder Subventionen der öffentlichen Hand.
• Für den Wert des Mobiliars bildet der Anschaffungswert die Basis. Wenn der Anschaffungswert
nicht vorhanden ist, kann auch der Wiederbeschaffungswert benutzt werden.
• Das Grundstück wird in der Anlagebuchhaltung in die Anlagekategorie 1 aufgenommen (siehe
Handbuch Kapitel 3.5 Bewertung der bestehenden Anlagen) und nicht abgeschrieben.
3.3.2 Kalkulatorische Verzinsung
Die kalkulatorische Verzinsung findet nur während der ordentlichen Nutzungsdauer gemäss Anlagekategorien im Handbuch „Anlagebuchhaltung für Alters- und Pflegeheime 2011, 1.4 Abschreibungsrichtlinien – Anlagekategorien“ statt. Wenn das Anlagegut vor Ablauf der ordentlichen Nutzungsdauer
nicht mehr verwendet wird, entfällt die kalkulatorische Verzinsung bereits ab diesem Zeitpunkt.
Basis für die Aufnahme in die Anlagebuchhaltung und damit auch für Verzinsung sind folgende Werte (siehe auch 3.3.1):
• Für den Wert des Landes bildet der Kaufpreis gemäss Kaufvertrag die Basis. Wenn der Kaufpreis
nicht bekannt ist, dann soll der Marktwert zur Anwendung gelangen (siehe auch Handbuch „Anlagebuchhaltung für Alters- und Pflegeheime“, 3.5 Bewertung der bestehenden Anlagen).
• Für den Wert des Gebäudes bildet die Bauabrechnung die Basis (siehe Handbuch „Anlagebuchhaltung für Alters- und Pflegeheime, 3.5 Bewertung der bestehenden Anlagen“). Wenn diese nicht
vorliegt, gelangt der Gebäudeversicherungswert (gemäss aktueller Police der Aargauischen Gebäudeversicherung) zur Anwendung.
• Für den Wert des Mobiliars bildet der Anschaffungswert die Basis. Wenn der Anschaffungswert
nicht vorhanden ist, kann auch der Wiederbeschaffungswert benutzt werden.
3.4 Abschreibungen und Zinsen in der Finanzbuchhaltung und in der Kosten- und Leistungsrechnung
3.4.1 Abgrenzung und Darstellung Abschreibungen und Zinsen
Abschreibungen
In der Finanzbuchhaltung werden die Abschreibungen aufgrund rechtsformspezifischer und steuerrechtlicher Anforderungen an die Bewertung des Anlagevermögens vorgenommen. In der Kostenund Leistungsrechnung wird die effektive Wertminderung anhand betriebswirtschaftlicher Überlegungen berücksichtigt, was in der Anlagebuchhaltung abgebildet wird.
Zinsen
In der Finanzbuchhaltung werden die effektiven Zinsen für das Fremdkapital verbucht. In der Kostenund Leistungsrechnung werden die kalkulatorischen Zinsen auf dem Anlagevermögen gemäss Anlagebuchhaltung ermittelt.
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Die in der Finanzbuchhaltung verbuchten Beträge für die Abschreibungen und für die Zinsen und die
in der Kosten- und Leistungsrechnung verbuchten kalkulatorischen Kosten sind also unterschiedlich
hoch, was eine Abgrenzungsbuchung in der Kosten- und Leistungsrechnung nach sich zieht. Dies
wird in der Kostenstellenrechnung ersichtlich, in dem in der Spalte „Aufwand“ die Beträge aus der
Finanzbuchhaltung aufgeführt werden, und in der Spalte „Kosten“ die ermittelten kalkulatorischen
Kosten. Die Differenz wird in der Spalte „Abgrenzungen“ aufgeführt.
Die kalkulatorischen Kosten sind in der Kostenstellenrechnung in zwei Positionen separat auszuweisen:
• Abschreibungen in 4420, 4421
• Kapitalzinsen und Spesen in 46
In dem folgenden Beispiel wird die geforderte Darstellung aufgezeigt:
3.4.2 Mieten und Abzahlungsgeschäfte
Mieten und Abzahlungsgeschäfte, welche mit dem eigentlichen Pflegeheimbetrieb in keinem Zusammenhang stehen, wie beispielsweise auch Geschäfte, die einmalig oder im Betrag unerheblich
sind, werden in der Kostenrechnung direkt der verursachenden Kostenstelle belastet, zum Beispiel
Autoleasing, Miete von Autoabstellplätzen, einmalige Raummieten.
Alle anderen Mieten und Abzahlungsgeschäfte sind gemäss Handbuch „Anlagebuchhaltung für Alters- und Pflegeheime 2011“, 1.2.2 Interpretationen zu kapitalisieren und dann abzuschreiben, beispielsweise alle Dauermieten für Räume und Mobilien des Pflegeheimbetriebs oder Mietabgeltungen
an die Trägerschaft. Im erwähnten Handbuch ist unter 2.6 „Erfassung von Mietzinsen“ als Anlage ein
Beispiel aufgeführt.
Der KGL wird vorgeschlagen, dass die Übernahme eines marktüblichen Mietzinses (relevant für den
eigentlichen Pflegeheimbetrieb) als kalkulatorische Kosten zulässig sein müsste. Bis zum Entscheid
der KGL wird das Einsetzen eines marktüblichen Mietzinses in der Kosten- und Leistungsrechnung
akzeptiert.
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4. Präzisierungen der in den Handbüchern enthaltenen Empfehlungen und Vorgaben
In diesem Kapitel geht es darum, die in den Handbüchern enthaltenen Empfehlungen und Vorgaben
zu präzisieren.
4.1 Kostenrechnung
4.1.1 Verteilschlüssel für die Personalkosten der Hauptkostenstelle "Pflege und Betreuung" in
der Kostenträgerrechnung Stufe 1
Als Basis für die Aufteilung der Personalkosten im Tabellenblatt "Kostenträger1 stat. APH" ist eine
der drei folgenden Varianten zu wählen:
• Individuelle Arbeitszeitanalyse
• Richtstellenplan des Kantons Aargau
• Schweizweite Curatime-Studie (Berechnungstool der VAKA)
Eine andere Basis beziehungsweise gar keine berechnete Basis wird nicht mehr akzeptiert.
Falls eine individuelle Arbeitszeitanalyse die Basis bildet, hat die Pflegeinstitution im Rahmen der
Abgabe der Kosten- und Leistungsrechnungsdaten einen Nachweisbeleg (Auszug der Auswertung
der individuellen Arbeitszeitanalyse) einzureichen, aus welchem der Verteilschlüssel hervorgeht.
Bei Verwendung einer individuellen Arbeitszeitanalyse als Basis für den Verteilschlüssel sind die
Strukturzeiten proportional den Kostenträgern Pflege, Betreuung und gegebenenfalls Pension zuzuordnen.
Falls die individuelle Arbeitszeitanalyse zeigt, dass das Pflegepersonal auch Pensionsleistungen in
einem wesentlichen Umfang (> 5 % der gesamten Arbeitsleistung) erbringt, muss der sich daraus
ergebende Anteil an den Besoldungskosten und am Sozialversicherungsaufwand von der Hauptkostenstelle Pflege und Betreuung auf die Hauptkostenstelle Pension umgebucht werden. Anschliessend ist auf Basis der verbleibenden Besoldungskosten der Verteilschlüssel zwischen Pflege und
Betreuung neu zu berechnen und in der Kostenträgerrechnung Stufe 1 einzusetzen.
Für die Aufteilung der Umlagen im Kostenträger 1 gilt wie bisher die nachfolgende Regelung.
4.1.2 Verteilschlüssel für die Umlagekosten der Hauptkostenstelle "Pflege und Betreuung" in
der Kostenträgerrechnung Stufe 1
Die Verteilung der Umlagekosten in der Kostenträgerrechnung Stufe 1 erfolgt nach dem Schlüssel,
der bei den Sozialleistungen zur Anwendung kommt. Setzt eine Pflegeinstitution für die Verteilung
der Umlagekosten einen anderen Verteilschlüssel ein, so hat sie dies zu dokumentieren und nachvollziehbar zu begründen.
In dem folgenden Beispiel wird die Vorgabe aufgezeigt:
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Für die Aufteilung der Sachkosten auf der Hauptkostenstelle "Pflege und Betreuung" wird noch keine
Präzisierung beziehungsweise Vorgabe definiert.
4.2 Anlagebuchhaltung
4.2.1 Kalkulatorischer Zinssatz
Im Handbuch unter 5.3 Werte wird empfohlen, für die Berechnung der kalkulatorischen Zinsen den
Zinssatz der 1. Hypothek der Kantonalbank per 1. Januar des laufenden Jahres zu verwenden.
Als Übergangslösung wird die Empfehlung des Handbuches so präzisiert, dass der Zinssatz der
variablen 1. Hypothek der Aargauischen Kantonalbank (AKB) per 1. Januar des laufenden Jahres zu
verwenden ist.
Akzeptiert wird der von den Pflegeinstitutionen eingesetzte kalkulatorische Zinssatz im Sinne einer
Übergangslösung, wenn er innerhalb einer Bandbreite von +/- 0,5 %-Punkten im Vergleich zum Zinssatz der variablen 1. Hypothek der AKB liegt.
Wenn die tatsächlichen Fremdkapitalkosten (zu marktüblichen Konditionen) höher sind und nachgewiesen werden können, dann sind diese Kosten zulässig.
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5. Prüfung
Anlässlich der regelmässigen Prüfung der Kosten- und Leistungsrechnungen werden die unter Kapitel 3 und 4 ausgeführten Punkte überprüft.
Harald Bolleter
Fachspezialist Finanz- und
Rechnungswesen
Felix Bader
Leiter Sektion Langzeitversorgung
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