Inbetriebnahme der IT-Infrastruktur und Outtasking

GKV-Spitzenverband DVKA • Postfach 20 04 64 • 53134 Bonn
Anbieter von
IT-Dienstleistungen
Frank Güster
Tel.: +49 228 9530-611
Fax: +49 228 9530-600
[email protected]
GKV-Spitzenverband
Deutsche Verbindungsstelle
Krankenversicherung - Ausland
Pennefeldsweg 12 c
53177 Bonn
www.dvka.de
www.gkv-spitzenverband.de
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3243
Datum
21.07.2016
Inbetriebnahme der IT-Infrastruktur und Outtasking des IT-Betriebs
Sehr geehrte Damen und Herren,
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die DVKA ist Teil des GKV-Spitzenverbandes und versteht sich als Dienstleister und zuverlässiger Partner von Krankenkassen, deren Versicherten und Verbänden, anderen Sozialversicherungsträgern sowie international agierenden Institutionen. Als internationales Binde-
glied zwischen den Sozialversicherungssystemen erbringt die DVKA umfassende Serviceleistungen im Rahmen der EU- und Abkommensregelungen mit über 40 Staaten.
Der GKV-Spitzenverband, DVKA beabsichtigt den Aufbau der örtlichen IT-Infrastruktur und
das Outtasking des IT-Betriebs national zu vergeben.
Die Vergabe erfolgt auf dem Wege einer Freihändigen Vergabe mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb gemäß § 3 Nr. 1, Satz 3 VOL/A.
____
Im Anschluss an den Teilnahmewettbewerb werden 3 Bewerber zur Angebotsabgabe und zur
anschließenden Teilnahme am einem Verhandlungsverfahren aufgefordert. Die Ermittlung
der 3 Bewerber erfolgt auf Basis der höchsten Summe der Eignungspunktzahl. Bei mehr als 3
Bewerbern mit gleicher Eignungspunktzahl entscheidet das Los.
Im Folgenden erläutern wir das Verfahren und die Vorgehensweise des
GKV-Spitzenverbands, DVKA zur Auswahl derjenigen Bewerber, die zur Angebotsabgabe und
zur Teilnahme am Verhandlungsverfahren zum Outtasking des IT Betriebs des
GKV-Spitzenverband, DVKA aufgefordert werden.
Die Eignungsprüfung enthält alle Ausschlusskriterien sowie alle zur Eignungsprüfung vorgesehenen Bewertungskriterien im Hinblick auf die Eignung der Bewerber.
DVKA
Sparkasse KölnBonn
Geschäftsführer: Hans-Holger Bauer
BLZ 370 501 98
Stellv. Geschäftsführer: Markus Weyres
Konto 200 089 00
Institutionskennzeichen (IK) 1099 10998
IBAN DE86 3705 0198 0020 0089 00
Der GKV-Spitzenverband ist der Spitzenverband Bund
BIC COLSDE33
der Krankenkassen gemäß §217a SGB V.
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Zeichen
DVKA 3243
Unter allen Bewerbern wird zunächst geprüft, ob jeweils alle Ausschlusskriterien (siehe Kriterien A1 bis A4 der Bewertungsmatrix Eignungsprüfung) erfüllt sind. Erfüllt ein Bewerber ein
Ausschlusskriterium nicht vollständig, wird dieser Bewerber vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.
Die verbleibenden Bewerbungen werden im Hinblick auf den Grad der Eignung, entsprechend
den Bewertungskriterien B.1 und B.2, bewertet. Die Vergabe der Bewertungspunkte (BP) be-
züglich der Eignung, die sich innerhalb des Spektrums von 0 Punkten bis 10 Punkten bewe-
gen, richtet sich nach den in der „Bewertungsmatrix Eignungsprüfung“ enthaltenen Angaben
zum Zielerfüllungsgrad.
Die Bewerber sollten daher die erbetenen Erklärungen, Erläuterungen und Darstellungen zu
den Eignungsbewertungskriterien B.1 bis B.2 abgeben; ausschließlich diese Angaben werden
- bei Erfüllung der Ausschlusskriterien - zur Bewertung der Eignung herangezogen. Anga-
ben, die nicht im Rahmen der Eignungsprüfung gemacht werden, finden bei der Bewertung
der Eignung keine Berücksichtigung. Angaben zu den Kriterien müssen explizit bei diesen
Kriterien gemacht werden. Es ist nicht gestattet, Angaben zu mehreren Kriterien in einer
Antwort zusammenzufassen, da dies einer objektiven und nachprüfbaren Bewertung entge-
gensteht. Solche zusammengefasste Angaben werden bei der Bewertung nicht berücksichtigt
und mit 0 Bewertungspunkten bewertet.
Die vom Auftraggeber für jedes Bewertungskriterium vergebenen Bewertungspunkte werden
multipliziert mit den Gewichtungspunkten (GP), die jedem Eignungskriterium zugeordnet
sind. Das Produkt bildet die Eignungspunktzahl, die jeder Bewerber im Verfahren erreicht.
Die Summe der Eignungspunktzahl ist das Ergebnis, das der Bewerber im Verfahren erreicht.
Der Versand der Vergabeunterlagen an die 3 Teilnehmer am weiteren Verfahren, mit der
Aufforderung ein indikatives, unverbindliches Angebot abzugeben, ist für den
22. August 2016 vorgesehen. In der 36. KW 2016 folgt eine erste Verhandlungsrunde. Vor
Beginn der Verhandlungsrunde können Fragen zum Verfahren und zur Leistung gestellt werden. Über diese Fragen wird ein Protokoll erstellt, das alle wesentlichen Fragen und Antworten enthält. Das Protokoll wird den Teilnehmern am Verfahren zeitnah zugestellt.
Im Anschluss an die erste Verhandlungsrunde werden die 3 Teilnehmer am weiteren Verfahren zur Abgabe eines verbindlichen Angebotes bis zum 16. September 2016 aufgefordert.
Sollte eine zweite und letzte Verhandlungsrunde notwendig werden, wird diese in der 38. KW
2016 stattfinden.
Die Zuschlagserteilung ist für Ende September vorgesehen, der Projektstart für Anfang Oktober 2016. Die Angebotsbindefrist ist der 31.Oktober 2016.
Zur Feststellung, ob Sie ein geeigneter Bieter sind, geben wir Ihnen folgende Information:
Der GKV-Spitzenverband benötigt die Unterstützung eines externen Dienstleisters, um die
derzeit noch im Betrieb befindliche IT-Infrastruktur, gegen eine Neue auszutauschen und in
Betrieb zu nehmen. Die vorgesehenen Komponenten (Hardware, Softwarelizenzen und Zubehör) wurden bereits angeschafft und stehen zur Verfügung. Die für die Implementierung
technisch notwendigen Rahmenbedingungen wurden im Vorfeld konzeptioniert.
Die Zusammenarbeit zwischen den Parteien setzt somit im besonderen Maße offene Kommunikation und Mitwirkungsbereitschaft aller Beteiligten voraus.
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DVKA 3243
Im Zuge des Austauschs und der Inbetriebnahme der neuen IT-Infrastruktur sind Komponenten, gemeinsam mit den internen Mitarbeitern aus dem Referat Informationsverarbei-
tung, zu installieren, zu konfigurieren und in Betrieb zu nehmen. Für die Implementierung
sind die technisch notwendigen Rahmenbedingungen einem vorhandenen Feinkonzept zu
entnehmen.
Im Anschluss an den Austausch und der Inbetriebnahme der neuen IT-Infrastruktur werden
Tätigkeiten bezüglich des Betriebs der Infrastrukturlandschaft im Rahmen eines Outtaskings
teilweise ausgelagert.
Im Rahmen eines monatlichen Kontingents in Höhe von 15 Personentagen werden Leistungen, in Form von zu gewährleistenden Skills, aus den jeweils angegebenen ServiceAktivitäten von [der Auftraggeberin] bei [der Auftragnehmerin] wie folgt abgerufen:
Service
Personentage pro Monat
Skill
Mindest-Zertifizierung
OS und Server
4
Server-Administrator
VMware Certified Professional/
Microsoft MCP, MCITP,
MCSA, MCSE/ Red
Hat Linux RHCSA
Anwendungsbetrieb
3
AnwendungsAdministrator
Backup & Recovery
2
Backup-Administrator
Symantec Technical
Specialist
Storage
2
Storage-Administrator
NetApp Certified Data
Administrator Clustered
Data ONTAP
Network Management
1
Netzwerk-Administrator
Cisco CCNP
LAN Services
1
DatenbankAdministrator
Oracle OCA/ OCP
Internet Access
* nicht Gegenstand der zu erbringenden Services, da für
diese bereits ein Vertrag mit
einem Dienstleister besteht
VPN Services
* nicht Gegenstand der zu erbringenden Services, da für
diese bereits ein Vertrag mit
einem Dienstleister besteht
Database
2
Summe
15
Nicht in Anspruch genommene Personentage werden automatisch in den nächsten Monat
übertragen und verfallen ebenso automatisch, falls Sie nicht spätestens mit dem Ablauf des
Folgemonats abgerufen wurden.
Die für den oben beschriebenen Austausch und die Inbetriebnahme der Systeme benötigten
Personentage werden von dem hier dargestellten monatlichen Kontingent in Abzug gebracht.
Für Dienstleitungen außerhalb des vereinbarten Kontingents, werden optionale Leistungen
als Abrechnungsgrundlage vereinbart. Diese Konditionen gelten ausschließlich für Dienst-
leistungen mit Bezug auf die in den vorhandenen Servicebeschreibungen aufgeführten Tätigkeiten und ohne Einhaltungspflicht der in der vorhandenen Servicebeschreibung angegebenen SLA´s. Optionale Leistungen werden auf Basis von Personentagen abgerechnet.
Hierzu werden die Tages- oder Stundensätze für entsprechende Skill-Level vertraglich vereinbart.
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DVKA 3243
Die Umsetzung des Projekts erfolgt unter folgenden Rahmenbedingungen, die Teilleistungen
des Auftragnehmers beinhalten können:

Die Bereitstellung der Services werden bezüglich Benutzung der Fachtermini, bzgl. der
Kommunikation zum GKV-Spitzenverband, DVKA sowie der Dokumentation in deutscher
Sprache durchgeführt

Der Auftragnehmer stellt einen zentralen Ansprechpartner (SPOC – Single Point of Contact)
für die Annahme von Störungen und Service Requests zur Verfügung.

Sämtliche Leistungen erfolgen unter der Maßgabe der Kenntnisse des benötigten fachlichen
KnowHows auf dem aktuellen Stand der Technik.

Für den Fall, dass [die Auftragnehmerin] angeforderte Dienstleistungen außerhalb der
vereinbarten Service Level erbringt, gilt eine Toleranz von 10% und eine zu leistende Pönale
in Höhe von 10% Abzug je Service Level-Überschreitung auf den monatlichen GesamtServicepreis. Maximal können jedoch 30% pro Monat in Abzug gebracht werden.

Die in den einzelnen Servicebeschreibungen aufgelisteten Service Objekte veranschaulichen
die zur Durchführung der Leistung benötigten, fachlichen Kenntnisse und Fähigkeiten. Neue
Service Objekte mit gleichen fachlich benötigten Kenntnisse und Fähigkeiten werden innerhalb der Vertragslaufzeit kostenlos in einfacher Schriftform hinzugefügt. Neue Service Objekte, mit vorher noch nicht benötigten fachlichen Kenntnissen und Fähigkeiten, sind von
dieser Regelung ausgeschlossen und bedürfen einer separaten Zusatzvereinbarung.

Die Auftragnehmerin verpflichtet sich zur Einhaltung des IT-Grundschutzes nach BSI. Sie
wirkt beispielsweise bei der Erstellung von Sicherheitskonzepten durch die Auftraggeberin
im Rahmen der definierten, fachlichen Verantwortung innerhalb der verschiedenen Teilbereiche mit.

Alle Aufgaben sind nach dem aktuellen Stand der Technik und unter Einhaltung einschlägiger Normen und Gesetze durchzuführen.

Der Auftragnehmer ist nur nach vorheriger Zustimmung vom Auftraggeber berechtigt, Teile
der von ihm zu erbringenden Leistungen auch durch Dritte erbringen zu lassen.

Für die mit dem Auftragnehmer durchzuführende Koordinierung benennen beide Parteien je
einen zentralen Ansprechpartner (Servicemanager) und dessen Stellvertreter.

Alle eingehenden Störungen bzw. Service Requests werden vom internen 1st Level-Support
des GKV-Spitzenverband, DVKA zunächst erfasst, vorqualifiziert, kategorisiert und priorisiert. Anschließend erfolgt der Erstlösungsversuch durch den Der GKV-Spitzenverband,
DVKA und dann ggf. die Weiterleitung an [die Auftragnehmerin] lt. jeweils festgelegter DEMIMatrix.

Aufwände für Entstörungen durch den Dienstleister erfolgen im Abzug vom monatlichen
Kontingent.
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Zeichen

DVKA 3243
Sämtliche Leistungen sind in enger Abstimmung mit dem GKV-Spitzenverband, DVKA und
grundsätzlich on Site bei [der Auftraggeberin] im Gebäude des GKV-Spitzenverbands, DVKA
im Pennefeldsweg 12c in 53177 Bonn durchzuführen oder - wenn möglich - über RemoteSessions vom Dienstsitz [der Auftragnehmerin].

Sämtliche technischen und organisatorischen Voraussetzungen, die zur Vertragserfüllung
und zur ordnungsgemäßen Leistungserfüllung durch den Auftragnehmer notwendig sind,
werden vom GKV-Spitzenverband, DVKA zur Verfügung gestellt.

Ihre Leistung wird für einen Zeitraum von 12 Monaten nach Vertragsschluss erbracht.
Kosten für die Angebotserstellung werden nicht erstattet.
Sämtliche zur Vertragsdurchführung notwendigen Vereinbarungen werden in einem
EVB-IT Dienstvertrag festgehalten. Andere AGB sind ausgeschlossen.
Ihre Teilnahme an der Eignungsprüfung wird von Ihnen in einem separaten verschlossenen
Umschlag mit dem Hinweis „bitte nicht öffnen!“ an folgende Adresse zu senden:
GKV-Spitzenverband, DVKA
Innerer Dienst
Ausschreibung Outtasking IT-Betrieb
Pennefeldsweg 12 c
53177 Bonn
Abgabefrist:
10. August 2016, 12:00 Uhr.
Fragen zur Vergabe dürfen ausschließlich per E-Mail - ohne Anhänge und in deutscher Sprache - an die E-Mail-Adresse [email protected] gestellt werden.
Für Ihre Bemühungen bedanken wir uns im Voraus.
Mit freundlichen Grüßen
Im Auftrag
Frank Güster
DVKA Ausschreibung IT-Outtasking
Eignungsprüfung
1
Eignungsprüfung
Die Anbieter werden gebeten, nachfolgende Anforderungen zu erfüllen, anhand derer eine Prüfung der Eignung des Anbieters für die Unterstützung des
IT-Betriebs, im Rahmen des IT-Outtaskings, erfolgt. Die Bewertung der jeweiligen Aspekte wird wie in der beigefügten Bewertungsmatrix beschreiben,
durchgeführt.
1. Einreichung einer Zuverlässigkeitseignungserklärung gemäß § 6 Abs. 3
und 4 VOL/A.
2. Einreichung einer Eigenerklärung aus der hervorgeht, dass die Anzahl der
beschäftigten Mitarbeiter im Unternehmen, mit den für das Projekt notwendigen Schlüsselpositionen, mindestens doppelt so hoch ist, wie die für
durchschnittlich für einen solchen Auftrag benötigten Kapazitäten.
3. Einreichung einer Eigenerklärung darüber, dass der durchschnittliche Jahresumsatz der Jahre 2013, 2014, 2015, bezogen auf die geforderte Leistungsart, mindestens 0,5 Mio. € betragen hat.
4. Einreichung einer Eigenerklärung darüber, dass der Anbieter in der Lage
ist, das Projekt bezüglich Benutzung der Termini, Kommunikation zur
DVKA, sowie der Dokumentation in deutscher Sprache durchzuführen.
5. Erstellung einer möglichst vollständigen Referenzliste mit Referenzprojekten der letzten 3 Jahre, die einen Bezug zum ausgeschriebenen Auftrag
haben.
6. Angabe der Qualifikationen der für das Projekt geplanten Personalressourcen.
GKV-Spitzenverband, DVKA
Ausschreibung IT-Outtasking
Anlage Eignungserklärung
Seite 1/1
DVKA Ausschreibung IT-Outtasking, Bewertungsmatrix Eignungsprüfung im Teilnahmewettbewerb
Anbieter
Kriterien
Beschreibung
Ausschlußkriterien
Art Krit
A.1 Einreichung einer
Zuverlässigkeitseigenerklärung gemäß
§ 6 Abs. 3 und 4 VOL/A.
A
A.2 Einreichung einer
Eigenerklärung aus der
hervorgeht, dass die
Anzahl Ihrer Mitarbeiter
im Unternehmen mit den
für das Projekt
notwendigen
Schlüsselqualifikationen
(Server-, Anwendungs-,
Backup-, Storage-,
Netzwerk- und
DatenbankAdministrator)
mindestens doppelt so
hoch ist, wie die
durchschnittlich für einen
solchen Auftrag
benötigten Kapazitäten.
A
GKV-Spitzenverband DVKA
IT-Outtasking
Bewertungsmatrix Eignungsprüfung
KG
GP
W
KG
0
BP
W
KG
0
EP
W
8-10 Punkte
Zielerfüllungsgrad
4-7 Punkte
0-3 Punkte
-
-
-
-
-
-
Seite 1 von 5
DVKA Ausschreibung IT-Outtasking, Bewertungsmatrix Eignungsprüfung im Teilnahmewettbewerb
Kriterien
Beschreibung
Ausschlußkriterien
Art Krit
A.3 Einreichung einer
Eigenerklärung darüber,
dass Ihr
durchschnittlicher
Jahresumsatz der Jahre
2013, 2014 und 2015,
bezogen auf die hier
geforderte Leistungsart
(Administration
Infrastruktur), mindestens
0,5 Mio. € betragen hat.
A
A.4 Einreichung einer
Eigenerklärung darüber,
dass Sie in der Lage sind,
das Projekt bezüglich
Benutzung der Termini,
Kommunikation zur
DVKA, sowie der
Dokumentation in
deutscher Sprache
durchzuführen.
A
GKV-Spitzenverband DVKA
IT-Outtasking
Bewertungsmatrix Eignungsprüfung
KG
GP
W
KG
0
BP
W
KG
0
EP
W
8-10 Punkte
Zielerfüllungsgrad
4-7 Punkte
0-3 Punkte
-
-
-
-
-
-
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DVKA Ausschreibung IT-Outtasking, Bewertungsmatrix Eignungsprüfung im Teilnahmewettbewerb
Kriterien
Beschreibung
Bewertungskriterien
B.1 Möglichst vollständige
Referenzliste mit
Referenzprojekten der
letzten 3 Jahre, die einen
Bezug zum
ausgeschriebenen Auftrag
haben; aus der
Referenzliste sind die
Bezeichnung des Projekts,
der Ausführungsort, das
Anfangs- und Enddatum
der Arbeiten, der Name
des Auftraggebers sowie
die von Ihnen
ausgeführten Leistungen
ersichtlich.
GKV-Spitzenverband DVKA
IT-Outtasking
Bewertungsmatrix Eignungsprüfung
Art Krit
B
KG
GP
1.000
W
400
KG
BP
W
KG
EP
W
8-10 Punkte
0
Referenzliste aus der
eine sehr große bis
große Erfahrung mit
Aufträgen dieser oder
höherer Komplexität
hervorgeht; es sind
mindestens drei
Referenzen mit
Bezeichnung des
Projekts, dem
Ausführungsort, dem
Anfangs- und
Enddatum der
Arbeiten, dem Namen
des Auftraggebers
sowie die
ausgeführten
Leistungen
angegeben.
Zielerfüllungsgrad
4-7 Punkte
Referenzliste aus der
eine gewisse
Erfahrung mit
Aufträgen dieser
Komplexität
hervorgeht; es sind
mindestens zwei bis
drei Referenzen mit
Bezeichnung des
Projekts, dem
Ausführungsort,
dem Anfangs- und
Enddatum der
Arbeiten, der Name
des Auftraggebers
sowie die
ausgeführten
Leistungen
angegeben.
0-3 Punkte
Referenzliste aus
der wenig bis keine
Erfahrung mit
Aufträgen dieser
Komplexität
hervorgeht; es ist
lediglich eine bzw.
keine Referenz
aufgeführt oder die
aufgeführten
Referenzen haben
eine nicht
unwesentlich
geringere
Komplexität im
Vergleich zur zu
vergebenden
Leistung oder in der
Referenzliste sind
nicht alle Angaben
enthalten.
Seite 3 von 5
DVKA Ausschreibung IT-Outtasking, Bewertungsmatrix Eignungsprüfung im Teilnahmewettbewerb
Kriterien
Beschreibung
Bewertungskriterien
B.2 Welche Qualifikation
haben die für das Projekt
geplanten
Personalressourcen?
Nennen Sie für jede
Schlüsselqualifikation die
zur Verfügung stehenden
Zertifizierungen.
Mindest-Zertifizierungen:
- Vmware Certified
Professional
- Microsoft MCP, MCITP,
MCSA, MCSE
- Red Hat Linux RHCSA
- Symantec Technical
Specialist
- NetApp Certified Data
Administrator Clustered
Data ONTAP
- Cisco CCNP
- Oracle OCA/ OCP
Summen
GKV-Spitzenverband DVKA
IT-Outtasking
Bewertungsmatrix Eignungsprüfung
Art Krit
B
KG
GP
1.000
W
KG
600
1.000
BP
W
0
0
KG
EP
W
0
8-10 Punkte
Zielerfüllungsgrad
4-7 Punkte
Pro
Pro
Schlüsselqualifikation Schlüsselqualifikatio
(Server-, Anwendungs- n (Server-,
, Backup-, Storage-,
Anwendungs-,
Netzwerk-, Datenbank-Backup-, Storage-,
Administrator) werden Netzwerk-,
DatenbankZertifikate und
Administrator)
sonstige Nachweise
werden Zertifikate
des benötigten
und sonstige
KnowHows benannt
Nachweise des
und passen zu den
benötigten
erforderlichen
KnowHows benannt.
Projektrollen.
Eine Projektrolle
wird nicht adäquat
abgedeckt.
0-3 Punkte
Die Angaben werden
nicht oder nur
unvollständig
gemacht. Mehr als
eine Projektrolle
wird nicht adäquat
abgedeckt.
0
Seite 4 von 5
DVKA Ausschreibung IT-Outtasking, Bewertungsmatrix Eignungsprüfung im Teilnahmewettbewerb
Legende:
GP= Gewichtungspunkte ( gesetzt)
BP=Bewertungspunkte, Eingabe 0-10
EP=Eignungspunkte (GP-W x BP-W)
KG= Kriteriengruppe
W=Wert
Art Krit B = Bewertungskriterium, Art Krit A = Ausschlußkriterium
GKV-Spitzenverband DVKA
IT-Outtasking
Bewertungsmatrix Eignungsprüfung
Seite 5 von 5

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