REGLAMENTO Y MANUAL DE MONTAJE Y DESMONTAJE 23 y 24 DE ABRIL DE 2015 INDICE Recinto Sede………………………………………………………………………………..2 Area Comercial………………………………………………………………………………2 Horario Para Visitantes……………………………………………………………………2 Manual de Montaje………………………………………………………………………2-3 Reglamentación………………………………………………...………………...…3 ,4,5 Prohibiciones…………………………………………………………………….………5, 6 Servicios Prestados………………………………………………………………………….6 Servicios Adicionales……………………………………………………………………….6 Recomendaciones…………………………………………………………………………...6 Manual de Desmontaje…………………….……………………………………………..7 Desistimiento de participación………….………………………………………………7 Aplazamiento – Cancelación.................……………………………………………7,8 Formato de requerimientos adicionales……………………………………………….9 1 REGLAMENTO Y MANUAL DE MONTAJE Y DESMONTAJE 23 y 24 DE ABRIL DE 2015 El presente reglamento establece las normas a las que el CONTRATANTE se OBLIGA a cumplir durante la vigencia del evento, desde el montaje hasta el desmontaje de sus decoraciones y muestras. RECINTO SEDE: Salón Jumbo del Country Club de Barranquilla – Dir.: Calle 76 Nº 54 – 231. AREA COMERCIAL El área de exhibición estará ubicada en el primer y segundo piso. HORARIO PARA VISITANTES: Jueves 23 de Abril de 2:00pm a 6:00pm Viernes 24 de Abril de 8.30am a 6:00pm MANUAL DE MONTAJE El montaje de ExpoProBarranquilla 2015 para los patrocinadores será:  PATROCINADORES SIN MONTAJES ESPECIALES: Iniciará el día, Jueves 23 de Abril a partir de las 8:00am hasta las 11:00a.m. Deberán enviar la última planilla de pago de ARL de las dos personas que estarán a cargo de la atención del stand al correo [email protected] para que el Country permita el ingreso de las personas a recibir el stand.  PATROCINADORES CON MONTAJES ESPECIALES: Los patrocinadores con montajes especiales deben enviar con anticipación el render del stand para aprobación al correo [email protected] Los montajes especiales iniciarán el día Martes 21 de Abril a partir de las 8:00a.m hasta las 6:00pm y continúa el día 22 de Abril de 8:00am-6:00p.m. Los patrocinadores con montajes especiales, deberán entregar el listado completo de su personal de montajes y del personal que estará a cargo de la atención del stand, con números de cédula y la última planilla de pago de seguridad social donde se pueda verificar el pago de la ARL, antes del miércoles 08 de abril a las 6 p.m. Al correo [email protected] lo anterior para que el Country permita el ingreso, de lo contrario no podrán ingresar al Jumbo del Country Club. Teniendo en cuenta la importancia del evento, la organización le agradece el esmero que usted tenga, en la decoración de su respectivo stand, pues este aporta al éxito de la misma, por lo que la organización le sugiere entregue una copia del reglamento y del manual de montaje de la exposición a los responsables del diseño y construcción de su stand. 2 No lo deje para última hora, pues ellos deben conocer esta información, fundamental para el desarrollo del mismo. Los stands tienen que estar absolutamente montados a las 11:00am del jueves 23 de abril, ya que después de la hora fijada, no se permitirá continuar con los montajes. Entrega de escarapelas: El p a t r o c i n a d o r deberá ingresar al siguiente link www.colombiaeventos.com/probarranquilla para inscribir a los funcionarios a cargo del stand durante el evento y a sus invitados. El expositor tendrá derecho sólo a dos (2) escarapelas por stand para el personal que estará a cargo del stand durante los días del evento. Las escarapelas no son para el personal que esté a cargo del montaje del stand. Las escarapelas estarán disponibles para recoger a partir del Miércoles 22 de Abril, desde las 8:00 am y hasta el 5:00pm. En el lobby 1. El día 23 de Abril a partir de las 8 a.m. las escarapelas se encontrarán en el área de registro del evento. Para el montaje favor tener en cuenta los siguientes puntos: Estar a paz y salvo con la FUNDACIÓN PROBARRANQUILLA y/o la organización del evento, es indispensable presentar al ingreso del Country Club, el paz y salvo otorgado por la Fundación y/o la organización del evento. Para obtener el Paz y Salvo es necesario:  Haber enviado el contrato firmado y sus anexos.  Estar a Paz y Salvo con la Fundación Probarranquilla.  Haber enviado la última planilla de pago de aportes de ARL del personal que estará a cargo de atender el stand y del personal de montaje. REGLAMENTACION  Antes de iniciar el montaje, el expositor deberá cerciorarse de las condiciones físicas y el espacio asignado. La organización no realizará modificaciones para ajustarse al diseño de cada stand, el diseño de cada stand se ajusta a las condiciones del espacio previamente estipulado.  El expositor no podrá taladrar ni perforar las paredes, pisos etc. del recinto.  Tener listo el stand el día veinticuatro (23) de Abril de 2015 a las 11:00 A.M, llegada esta hora, el CONTRATANTE no podrá continuar con el montaje.  Los participantes deberán abstenerse de ingerir bebidas alcohólicas o fumar durante el evento en el área de exposición. El CONTRATANTE deberá responder por el desplazamiento y la alimentación de las personas (de sus representantes) que atienden el stand.  Verifique el consumo de electricidad real que utilizará en el evento. Si sobrepasa la carga estipulada póngase en contacto con el comité organizador. Cuenta con 10 días de anticipación como máximo para solicitar la renta de toma eléctrica adicional, evite apagones y cortos circuitos en sus equipos. Cualquier daño a las instalaciones eléctricas derivado de la sobrecarga ante la omisión de esta solicitud, deberán ser cubiertos en su totalidad por el patrocinador. 3  Los gastos de reparación o reposición corresponden a las tarifas comerciales establecidas por cada proveedor, incluyendo el lucro cesante que se genere en caso de daño de los elementos.  Para que el CONTRATANTE pueda ingresar a la sede máquinas de alto consumo de energía o servicio de iluminación, deberá informarlo al CONTRATISTA y a la Sede con quince (15) días de anticipación al montaje del evento para que la Sección Técnica otorgue su autorización y le cargue al CONTRATANTE el costo adicional correspondiente por anticipado. En caso de que la solicitud no se tramite con la anticipación requerida, EL CONTRATISTA no se compromete a autorizar el ingreso y no se entenderá que hay ningún tipo de incumplimiento por parte del CONTRATISTA.  Toda empresa de montaje debe contar con sus herramientas, personal y equipos necesarios para la ejecución de sus trabajos. La organización no cuenta con esto.  La organización no cuenta con bodega de expositores, ni lugar para almacenamiento de mercancías.  El contrato de participación obliga al expositor a ocupar el espacio asignado, a mantenerlo debidamente presentado y atenderlo hasta la clausura de ExpoProBarranquilla 2015, por intermedio de personas capacitadas y responsables que atiendan al público y le suministren la información y explicaciones que les soliciten.  Cumplir con las normas y horarios establecidos en este documento para el montaje y desmonte del stand, así como para el ingreso y retiro de elementos y mercancías a la Sede.  Responder por el desplazamiento y la alimentación de las personas que atiendan el stand.  Los expositores deberán llegar el 24 de Abril a las 8:00 a.m., a las instalaciones de ExpoProBarranquilla 2015 para así evitar cualquier tipo de anomalía en el stand, por las cuales la Fundación ProBarranquilla, no responderá de ninguna manera.  Los expositores deberán presentar su escarapela en el control de acceso para la entrada y salida.  Es de aclarar que la seguridad que presta ExpoProBarranquilla 2015 es global y por tal razón no responde por pérdidas  Antes del cierre del evento, los expositores deben verificar que su stand haya quedado cerrado y no olvidar sus objetos personales al salir.  Únicamente se prestará el servicio de vigilancia de todo el recinto cuando se haya realizado el desalojo total de los asistentes, hasta el ingreso del personal en la mañana siguiente, esto implica que no pueden abandonar su stand hasta que el los visitantes abandonen el recinto.  Si va a taladrar, serruchar, clavar o pintar sobre el piso, ponga un elemento que lo proteja.  Ningún expositor debe dejar su stand solo hasta el desalojo de los demás.  Sólo se permitirá el ingreso de artículos que harán parte del stand, hasta las 10 am del día 24 de Abril, al momento del cierre diario se recibirá el inventario únicamente con artículos grandes como televisores, muebles, no incluiremos artículos pequeños que no sean fáciles de visualizar al momento de salir del evento.  ExpoProBarranquilla 2015 no se responsabiliza por los daños, pérdidas, deterioros y perjuicios de productos o mercancías exhibidos; de las instalaciones o materiales de decoración del expositor; de las fallas de energía eléctrica o aquellas que se produzcan con ocasión o en virtud de las acometidas y/o conexiones eléctricas, causados desde que se inician los trabajos de adecuación del stand hasta su desmonte. 4  Las máquinas y aparatos que se destinen a su exhibición deberán quitarse e instalarse de conformidad con las normas generales de seguridad.  En los casos de demostraciones, el expositor deberá tomar las precauciones necesarias que garanticen la seguridad del personal de ExpoProBarranquilla 2015 y de los visitantes.  El patrocinador es el único responsable de la demostración de aparatos y máquinas. ExpoProBarranquilla 2015 no asume responsabilidad alguna de estos casos. PROHIBICIONES  Retirar elementos de señalización de su stand o área asignada.  Colocación de cables aéreos de cualquier naturaleza.  El ingreso de menores de 18 años.  No se permite pegar, clavar, colgar pendones, perforar y pintar sobre los elementos entregados en calidad de comodato ni en las estructuras del recinto (paredes, puertas etc). No se permite colgar ningún tipo de elemento (sin importar su peso) de la estructura del techo.  El reparto de volantes o folletos, la colocación de carteles, pantallas, cartones publicitarios o la realización de cualquier tipo de propaganda fuera de los respectivos stands o área asignada.  La entrega de bolsas diferentes a la suministrada por el patrocinador oficial de las mismas, fuera de los respectivos stands.  No se permite tener grabadoras, radios, equipos de sonido etc. con un volumen alto, que pueda incomodar a los participantes visitantes a la muestra comercial o a juicio de los organizadores del evento o los encargados de su logística y seguridad.  No está permitido la permanencia y manipulación de sustancias inflamables y equipos a gas, carbón, gasolina o cualquier combustible que represente peligro o cause molestias dentro del recinto, plantas eléctricas, motores de equipo eléctrico o maquinaria, así como el uso de materiales explosivos y/o inflamables, la exhibición de elementos tales como globos inflados con helio. En caso de ser absolutamente necesario deberán contar con autorización escrita del cuerpo de Bomberos y de la administración del Country Club, cumpliendo con todos los sistemas de seguridad requerido.  No se podrá fijar material de decoración en las áreas arrendadas que pueda dañar los paneles o instalaciones de la sede, ni se podrá abusar de otra manera de los paneles, los suelos, los cielos rasos y equipos contenidos dentro o sobre los espacios asignados.  Los elementos de decoración sólo podrán ser colocados dentro de los límites del stand.  Se prohíbe cualquier modificación en las instalaciones eléctricas, hidráulicas, telefónicas o de iluminación a menos que, por motivos justificados, sea autorizado por el departamento técnico del Country Club y/o por el coordinador logístico de E x p o P r o B a r r a n q u i l l a 2015.  El expositor se obliga a no llevar a cabo ninguna actividad, exhibición o espectáculo que pueda ser ilícito o contrario a la moral y buenas costumbres en las áreas a él asignadas y en general, en el recinto sede de ExpoProBarranquilla 2015. 5  No se podrá cubrir los laterales de 1mt de alto hacia arriba, para así no afectar la visibilidad a los expositores que se encuentren a lado y lado.  No está permitido fumar dentro del recinto ferial, ni comer en el stand. SERVICIOS PRESTADOS  Aire acondicionado durante los días del evento.  Iluminación general: adicional a la iluminación normal del salón, ExpoProBarranquilla 2015 proveerá de lámparas tipo spot a cada stand.  Vigilancia: El recinto cuenta con un servicio de vigilancia general, por lo que la Dirección General de ExpoProBarranquilla 2015 no asume responsabilidad alguna por las misiones especiales que le recomienden los expositores. SERVICIOS ADICIONALES: Para la prestación de cualquier servicio adicional, el CONTRATANTE deberá informar al CONTRATISTA, por escrito acompañado al formato de vinculación o llenando el formulario de requerimientos adicionales que para ese efecto el CONTRATISTA tiene a disposición del evento. En estos casos el CONTRATISTA le confirmará la disponibilidad de dichos elementos y los costos adicionales y forma de pago de los mismos. Se entiende por servicios adicionales, todo servicio diferente de lo expresamente acordado en el contrato; tales como, puntos eléctricos, fotocopias, luces (reflectores, etc.), proyectores, vídeo beam, decoradores, fotógrafos, plasmas, entre otros los cuales serán de cargo exclusivo del CONTRATANTE, siempre y cuando sean aprobados previamente por el CONTRATISTA y por los representantes del recinto. Todo servicio adicional a los anteriormente mencionados, tales como, reguladores de voltaje, fax, fotocopias, reflectores, proyectores, personal de guías, escenógrafos, decoradores, fotógrafos, etc. deben ser informados con ocho (8) días de anticipación a la iniciación de la exposición para que sean autorizadas por el área mantenimiento del Country Club. Estos servicios deberán ser contratados en forma separada y directa y serán de cargo exclusivo del Patrocinador. RECOMENDACIONES  Les recomendamos asegurar los equipos, utilizando guayas a la mesa.  Es muy importante que usted llegue a la hora indicada para evitar contratiempos. ExpoProBarranquillla 2015 no se hace responsable de su mercancía.  Elija bien el personal que atenderá su stand.  Lleve a su stand suficientes tarjetas de presentación, folletos, catálogos y listas de precios  Cuide la presentación de sus empleados, así como la actitud de servicio que deben mantener durante el evento.  Coordinar los horarios del personal que estará atendiendo el stand.  Le sugerimos organice los horarios para que el stand NUNCA esté sin personal de atención.  Le recomendamos no dejar el stand solo por ningún motivo, durante el tiempo que haya atención al público. Cualquier eventualidad al respecto será de absoluta responsabilidad del expositor. 6  Es recomendable que objetos como: carteras, calculadoras, maletines, computadores portátiles, teléfonos celulares y joyas que sean de uso personal de los expositores o de su personal sean guardadas bajo llave.  Es aconsejable que el personal que trabaje para usted en el montaje, evento y desmontaje sea de su pleno conocimiento y confianza. MANUAL DE DESMONTAJE El Patrocinador sin montaje especial, deberá tener desmontado el stand, el día 24 de Abril a las 10:00 p.m. El patrocinador con montaje especial deberá tener desmontado el stand a más tardar a las 11 am del día 25 de Abril, vencido el término para el retiro, la sede se reserva el derecho de remover de sus instalaciones los efectos que allí permanezcan y almacenarlo donde considere conveniente, bajo la responsabilidad, costo y riesgo del patrocinador. Ni PROBARRANQUILLA, ni el Operador Logístico, ni el recinto del evento sede se hacen responsables por ningún objeto dejado por el Patrocinador después de la hora fijada para el desmontaje de los stands. Favor tener en cuenta los siguientes puntos:  El stand no podrá ser desmontado por ningún motivo antes de la fecha y hora estipulada.  El expositor devolverá el espacio en las mismas condiciones recibidas. No se permite pegar, clavar, pintar, instalar adhesivos sobre los elementos entregados en calidad de comodato.  Estar a paz y salvo con los servicios prestados por el CONTRATISTA y por la sede del evento para poder retirar sus elementos de la sede.  Retirar de la sede la totalidad de los elementos dentro del plazo por el que se contrató. Si por algún motivo esta obligación no se cumpliere, el CONTRATANTE deberá pagar al Country Club o al CONTRATISTA la suma que este último fije por concepto de almacenaje. Queda claro y entendido, que la responsabilidad por los elementos no retirados en el tiempo indicado es exclusiva del CONTRATANTE.  El 24 de Abril, una vez culmine el evento procederemos a recibir los stands, favor informar a sus representantes que No deben retirarse, sin que hayamos hecho el acta para recibir el stand dejando constancia de que se recibe en el mismo estado en que se entregó. DESISTIMIENTO DE PARTICIPACION Si el participante se retira faltando menos de 30 días para la realización del evento, con la firma del formato de vinculación, es suficiente para que la organización exija el pago del 100% del valor total de la participación y disponga libremente del espacio. APLAZAMIENTO – CANCELACION Por motivos de fuerza mayor; actos terroristas, o caso fortuito como terremoto, incendio, explosión, inundación, etc, la FUNDACION PROBARRANQUILLA y la Organización de la ASAMBLEA GENERAL DE AFILIADOS DE PROBARRANQUILLA se reserva el derecho de modificar las fechas y/o horarios de los eventos previstos en un comienzo. 7 Ni la FUNDACIÓN PROBARRANQUILLA, ni la Organización del evento, tendrán responsabilidades ante los participantes, ni ante terceros por el incumplimiento o uso indebido de marcas por parte de algún patrocinador, de la misma forma entiende que no existe responsabilidad alguna por los resultados comerciales que se deriven de su participación en Expo Probarranquilla. Estoy de acuerdo con los lineamientos estipulados en este manual. Atentamente, ................................................................ NOMBRE: EMPRESA: (Firma, cédula y sello). Envíe este documento completamente diligenciado y firmado por el representante legal de la empresa al correo electrónico [email protected] o físicamente a Aviatur S.A. Carrera 53 # 82-86 piso 7 Centro Empresarial Ocean Tower. 8 FORMATO DE REQUERIMIENTOS ADICIONALES EMPRESA PATROCINADORA: ____________________________________________________ NIT:_________________________________________________________________________ PERSONA SOLICITANTE: _________________________________________________________ FECHA: _______________________________________________________________________ ARTICULO Punto eléctrico de 110V Punto eléctrico de 220V Silla alta Mesa alta tipo Bar Luces adicionales Plasma de 42” base piso Plasma de 50” base piso Base piso para TV Computadores Portátiles Ipad Backing con imagen de marca y estructura con dimensiones de 3mt de ancho por 2.40 de altura Backing con imagen de marca y estructura con dimensiones de 2mts de ancho por 1.10mt de altura Backing con imagen de marca y estructura con dimensiones de 5mts de ancho por 2.40mt de alto Backing con imagen de marca y estructura con dimensiones de 4mts de ancho por 2.40mt de alto CANTIDAD VALOR UNITARIO $50.000 $90.000 $30.000 diario $30.000 diario $25.000 $200.000 diario $250.000 diario $40.000 diario $100.000 diario $80.000 diario VALOR TOTAL antes de IVA OBSERVACION $360.000 $110.000 $600.000 $480.000 Por medio del presente autorizo a facturar el valor de la solicitud y me comprometo a efectuar el pago contra presentación de la factura. FIRMA:____________________________________________ 9