Magazin: Projekte bei Contentserv

72 Projektumsetzung » Agiles Projektmanagement bei CONTENTSERV
Projekte bei CONTENTSERV
Flexibel ans Projektziel dank agilem Vorgehen
Das magische Dreieck beim Projektmanagement spiegelt die Erwartungen der Stakeholder wider, deren Interessen durch
ein Projekt direkt betroffen sind. Die drei Steuergrößen „in time“ (zu vereinbartem Fertigstellungstermin), „in budget“
(zu vereinbarten Kosten) und „in scope“ (mit vereinbartem Lieferergebnis) stehen dabei immer in Bezug zueinander. Auf
Basis eines agilen Projektmanagements stellt CONTENTSERV sicher, dass höchste Flexibilität für die Projektsteuerung
gewährleistet ist, wenn sich Anforderungen im volatilen Marketingumfeld plötzlich wandeln.
Bei der agilen Methode wird ein Projekt in viele kleine Etappen, sogenannte Sprints, unterteilt, für die es einzelne Zwischenziele gibt.
CONTENTSERV arbeitet mit dieser Methode, da
sie die größtmögliche Flexibilität sowohl für die
Bezugsgrößen, geänderte Erwartungen an den
Projektverlauf und das Projektziel bietet. Gerade
im Marketingumfeld kann das sehr schnell passieren, wenn beispielsweise ein neuer Kanal oder
eine neues Device hinzukommt. In den vergangenen Jahren haben wir immer wieder die Erfahrung gemacht, dass bei vielen Projekten ein agiles Vorgehen die Projektqualität insgesamt enorm
erhöht, da so neue und aktuelle Gegebenheiten
auch mitten im Projekt einfließen können, ohne
das Gesamtziel zu gefährden. Deshalb haben wir
diese Methode für uns bis heute laufend weiter
optimiert und fest etabliert – ein Großteil der Projekte wird damit erfolgreich umgesetzt.
Agilität – Flexibilität
durch Etappenziele
Normalerweise definiert der Kunde im ersten
Schritt seine Anforderungen und dokumentiert
diese in einem sogenannten Lastenheft. Dieses
enthält die fachliche Erwartungshaltung des Kunden zur Lösung seiner Aufgabenstellung. Das
Lastenheft ist daher die Basis für die gemeinsame Projektentwicklung und -umsetzung. Spätestens nach der Diskussion künftiger Lösungsoptionen sollte deshalb entschieden werden, mit
welcher Sicherheit jeweils für den Kunden und
CONTENTSERV die künftige Projektumsetzung
schon im Detail beschrieben werden kann. Dabei
sind möglichen Funktionen ebenso wie prozessuale und integrative Themen zu berücksichtigen:
Wer arbeitet wann, wie, mit welchen Hilfsmitteln und welcher Verantwortung im Arbeitsprozess? Wie sehen Systemhoheiten und Datenflusskonzepte aus?
Pflichtenheft
Sofern die Aufgabenstellung und Lösung hinreichend stabil und detailliert beschrieben wurde,
kommt auch heute noch ein klassisches Vorgehen mit Pflichtenheft in Frage. CONTENTSERV erstellt – ggf. im Rahmen weiterer Abstimmungstermine mit dem Kunden – ein Pflichtenheft, in dem
Agiles Projektmanagement bei CONTENTSERV « Projektumsetzung 73
die Kundenlösung detailliert beschrieben und auf
dieser Basis nach Beauftragung umgesetzt wird.
Agiles Vorgehen
Da diese Methode ein Maximum an Flexibilität
innerhalb eines Projektes ermöglicht, eignet sich
die agile Methode besonders, wenn zu Projektbeginn der Projektfokus (=Scope) noch nicht klar
definiert ist und daher noch nicht detailliert beschrieben werden kann. Gründe dafür, dass der
Scope noch nicht fixiert ist, können beispielsweise Reaktionen auf veränderte Anforderungen innerhalb des Unternehmens sein oder die Notwendigkeit, flexibel auf verschiedene Anforderungen
aus den Fachabteilungen reagieren zu müssen.
Daher findet in einem agilen Verfahren ein kontinuierlicher Abgleich zwischen Prozess, Umsetzung und Lieferung statt. Dafür wird das Projekt in
verschiedene kleine Abschnitte zerlegt und dabei
der Scope für den jeweils nächsten Prozessschritt
festgelegt. Sobald eine Lieferung erfolgt ist, wird
der nächste Schritt neu definiert – in der Praxis
etwa alle vier Wochen. Aktuelle und neu gewonnene Erkenntnisse fließen bei der agilen Methode
in den Projektverlauf ein und nehmen gegebenenfalls Einfluss auf das Endziel.
Entscheidet man sich für das agile Vorgehen, werden „Budget“ und „Time“ definiert, um die Ressourcen effektiv einzusetzen. Da der „Scope“,
also das finale Projektziel, zu Beginn oftmals noch
nicht fest fixiert werden kann, ist eine vertrauensvolle Zusammenarbeit unabdingbar: Sie als Kunde müssen und dürfen darauf vertrauen, dass wir
über die Kompetenzen und Ressourcen verfügen,
das Projekt mit all seinen Anforderungen effektiv und bestmöglich umzusetzen. Wir wiederum
vertrauen darauf, dass unsere Kunden nachvollziehen und verstehen können, was innerhalb des
„Budgets“ und des „Timings“ umgesetzt werden
kann und dass eine „Trial and Error“-Schleife dazugehören kann.
Der Projektrahmen
Beim agilen Vorgehen kann es vorkommen, dass
am Projektende zwar „Time“ und „Budget“ eingehalten wurden, jedoch der „Scope“, also das
Endziel, nicht vollständig erreicht wurde. Dies
kann passieren, wenn in den einzelnen Projektschritten Entwicklungen erneut angepasst oder
gar negiert werden müssen oder wenn sich die
Rahmenbedingungen im Projekt grundlegend
ändern. Um dem entgegen zu wirken, erstellt
CONTENTSERV daher in einer ersten konzeptionellen Projektphase des agilen Vorgehens zusammen mit dem Kunden den sogenannten
„Projektrahmen“, in dem das Zielbild und die Lösungskonzepte grob fixiert werden und damit die
Leitplanken für die folgende agile Entwicklung
bilden. Der Projektrahmen definiert die Zielsetzung, den notwendigen Zeitrahmen und das dafür
erforderliche Budget. Der Projektplan beschreibt
die wesentlichen Meilensteine des Projektes. Damit ist der Projekt-Scope trotz nachgehendem agilen Verfahren gesichert.
Die Projektumsetzung
In Workshops erarbeiten die CONTENTSERV-Consultants zusammen mit dem Kunden auf Basis
des verabschiedeten Projektrahmens die genauen fachlichen Anforderungen und die detaillierten
Lösungskonzeptionen. Dabei können erste Ergebnisse live am Testsystem konfiguriert und verabschiedet werden. Falls in dieser frühen Projektphase beim Kunden keine Infrastruktur für eine
Systemumgebung besteht, kann CONTENTSERV
ein Cloud-basiertes System zur Verfügung stellen.
Weitere Konfigurations- oder Entwicklungsaufgaben werden seitens der Consultants in „Use
Cases“ dokumentiert, vom Kunden freigegeben
und dann – abgestimmt nach Prioritäten – in die
nächsten Projektschritte verplant und umgesetzt.
Die schrittweise Lieferung erfolgt in das Testsystem des Kunden und wird dort von diesem
abgenommen.
In der Praxis erfolgt üblicherweise eine Übernahme auf das Produktivsystem nach mehreren, jeweils auf dem Testsystem abgenommenen Einzellieferungen. Mit dem Kunden wird dafür eine
zentrale Ablage der gemeinsamen Dokumente
vereinbart, auf die alle Projektbeteiligten zugreifen können. Die interne Organisation der einzelnen Aufgaben und deren Leistungserfassung erfolgt über JIRA (Atlassian), das zu den weltweit
führenden Ticketsystemen für Softwareeinführungsprozesse zählt.
Mehrstufigkeit der Umsetzung
Die Einführung eines neuen Systems geht mit
funktionalen, prozessualen und integrativen Änderungen und entsprechenden Auswirkungen auf
die unterstützten und angrenzenden Arbeitsprozesse des Kunden einher. Der Umfang lässt sich
im Projektvorfeld jedoch nur schwer abschätzen. CONTENTSERV empfiehlt daher mehrere
Projektstufen:
In der ersten Stufe erfolgt die Fokussierung auf die
am schnellsten erzielbaren Ergebnisse, die sich
dabei streng an Best-Practice-Szenarien orientieren. Nach erfolgter Umsetzung und Inbetriebnahme werden beim Kunden erste praktische Erfahrungen mit der neuen Systematik gesammelt und
danach die ausstehenden Projektteile gesichtet,
um unwesentlich Gewordenes reduziert und um
wichtige Punkte ergänzt bzw. diese priorisiert.
Der Projektrahmen wird dann an die neue Fokussierung angepasst und liefert die Leitplanken für
die nächste Projektstufe. Üblich sind zwei bis drei
Projektphasen. Dieses Vorgehen hat sich bei zahlreichen Projekten bewährt. Relativ schnell nach
der Beauftragung wird für die User der Nutzen
deutlich und das Arbeiten spürbar erleichtert.
Komplexere Anpassungen werden anschließend
in Ausbaustufen vom einem professionellen und
erfahrenen Team umgesetzt. Da sich die von uns
gezeigten Best-Practice-Lösungen als praxisorientiert herausstellen, werden kostenintensive
Anpassungen vom Kunden häufig verworfen.
Die Inbetriebnahme
Von der Vorgehensweise unterscheidet sich eine
solche Inbetriebnahme – außer vom Umfang
und der damit verbundenen Komplexität her –
nicht von denen einer Wasserfall-orientierten
Gesamtumsetzung.
Spätestens in der gemeinsamen, agilen Projektarbeit kristallisieren sich auf Kundenseite Hauptansprechpartner für bestimmte Themenkomplexe
heraus. CONTENTSERV unterstützt die enge Zusammenarbeit mit solchen „Power-Usern“ und
empfiehlt hier beispielsweise die Teilnahme an
speziellen Administrator-Schulungen. In der Einführungsphase und im Betrieb können diese Power-User erste Ansprechpartner für die anderen
Endanwender sein, für die sie spezifische Schulungs- und Nutzungsunterlagen erstellen. Während der Produktivsetzungsphasen unterstützt
CONTENTSERV auf Wunsch den Kunden vor Ort
mit einem Hypercare-Support. Die Systemeinführung wird dabei in den ersten Tagen und Wochen
intensiv von uns begleitet, bis das System erfolgreich in den Regelbetrieb übergehen kann.
Für die Aufgaben des laufenden Betriebs unterstützt CONTENTSERV den Kunden auf Wunsch bei
der Erstellung eines auf seine Belange ausgerichteten Betriebshandbuchs. Darüber hinaus garantiert ein Service- und Support-Vertrag die laufende Unterstützung im operativen Betrieb.
aro, pki, ssk
DER aUTOR
Arnim Roth
Head of Operations
Armin Roth verantwortet das Projekt‑
management und die Produktentwicklung.
Dabei blickt er auf eigene Erfahrungen in
der Publishingsoftwareentwicklung und viele Jahre als verantwortlicher IT-Manager im Retail- und E-Commerce-Umfeld
zurück. Dort hat er u. a. Softwareauswahlprozesse geführt, die
CONTENTSERV Software erfolgreich eingeführt und produktiv
betrieben. Heute bringen er und sein Team diese Erfahrungen
direkt in die Projekte beim Kunden vor Ort ein.

Download Report