豊後高田市公文書適正管理事業仕様書１基本事項 (１ ) 業務の名称豊後高田市公文書適正管理事業 (２ ) 履行場所豊後高田市役所高田庁舎以外の書庫等豊後高田市中真玉 2144番地 12 (３ ) ２委託期間外契約日から平成 29年３月 31日（金）まで書庫の概要文書保存場所 (１ ) 真玉庁舎豊後高田市中真玉 2144番地 12 (２ ) 香々地庁舎豊後高田市見目 110番地 (３ ) 真香浄化センター豊後高田市堅来 489 (４ ) 消防本部豊後高田市御玉 147番地 (５ ) 健康交流センター花いろ (６ ) 中央公民館豊後高田市玉津 987番地 (７ ) 隣保館豊後高田市新地 1278 (８ ) 夢いろ幼稚園豊後高田市美和 1343番地 (９ ) キラリいろ幼稚園豊後高田市中真玉 5809番地 (10) 学校給食センター豊後高田市西真玉 6636番地豊後高田市美和 1335番地１ ※上記については別添地図参照保存簿冊合計約 10,000冊（有期限文書（永年文書を含む。））その他書庫内の保存簿冊の数は、若干の増減が考えられるので、考慮すること。３スケジュール（参考） (１ ) 市の担当課が実施する作業・平成 28年７月 (２ ) 書庫内の廃棄簿冊の選別作業受託者が実施する作業ア平成 28年８月 1 ・廃棄簿冊のデータベース化（エクセル等に入力作業）・廃棄簿冊の確認作業（担当課、総務課に確認を依頼）イ平成 28年８月～９月・簿冊整理作業（簿冊を棚から取り出し、整理作業等）ウ平成 28年 10月～・保存簿冊のデータベース化（エクセル等に入力作業）・保存簿冊の整理作業（並び替え作業等）・文書廃棄（溶解処理）（高田庁舎分）エ平成 28年 12月・保存簿冊の箱詰め、整理作業等オ平成 29年１月・文書実態調査・改善指導（全庁舎）カ平成 29年２月・職員研修キ平成 29年３月・文書廃棄（溶解処理）（高田庁舎以外）・段ボール納入 ※上記スケジュールは参考であり、効率的に作業が行えるように考慮すること。４業務の内容 (１ ) 書庫・公文書整理業務ア公文書適正管理事業に係るスケジュールの作成イ保存簿冊・廃棄簿冊のデータベース化作業（エクセル等に入力作業）エクセル等への入力項目は、次の内容とする。なお、次に掲げる内容以外で文書管理上必要な項目があれば、市と協議の上追加すること。 2 (ア ) 簿冊名 (イ ) 個人情報の有無 (ウ ) 作成年度 (エ ) 所管課名 (オ ) 保存年限（永年・ 10年・７年・５年・３年・１年） (カ ) 廃棄期限 (キ ) 保存場所（書庫名） (ク ) 棚、列、段、箱番号 (ケ ) 保存延長年数ウ簿冊整理作業及び簿冊配架作業エ文書の保存年数等を考慮して保存する書庫の配置を決め、各庁舎の書庫レイアウト図を作成すること。オ保存簿冊の箱詰め、ラベル貼り等。カ廃棄する簿冊の可燃物、不燃物の選別等の作業。なお、簿冊の廃棄準備作業は、原則として市職員が行うものとする。キ (２ ) 簿冊の廃棄処理（高田庁舎廃棄簿冊分も含む）その他の業務ア打合せ記録の作成。業務を適正かつ円滑に実施するために行う市との打合せについては、その都度記録し、市の確認を得て市に提出すること。イ各庁舎の書庫の運用方法及びマニュアルの作成を行うこと。ウ上記に掲げるもののほか、この業務を受託した場合に受託者が実施することが可能な業務内容があれば、業務の遂行に関する提案において提案すること。５成果物 (１ ) 業務実施報告書（紙データ） 3 (２ ) 各庁舎の書庫レイアウト図（紙データ及び電子データ） (３ ) 公文書目録データ（廃棄分を含む。）（電子データ） (４ ) 市の文書管理の課題・改善点の洗い出し及び継続的な改善方法に関する提案書（紙データ） (５ ) 各庁舎の書庫の運用方法及びマニュアル（紙データ及び電子データ） (６ ) ６打合せ記録（紙データ）見積りについて (１ ) 備品、消耗品等についてア簿冊の整理をする際に必要な備品、消耗品（ラベル等）は、見積り額に含めること。イ書架から取り出した簿冊を適正に管理するため、段ボール、クラフトテープ、ラベル、簡易的な書架等が必要と判断した場合は、その費用を見積り額に含めること。 (２ ) 書庫に保管している現在の文書箱数及び保存簿冊数を把握する必要がある場合は、現地見学会で確認すること。 (３ ) 作業に必要なスペースは、原則として書庫におけるスペースとする。他の業務との関係上、庁舎内の会議室の使用は、難しい。書庫において作業スペースを確保するために室内の備品の移動等の作業を行う場合の必要な経費については、見積り額に含めること。 (５ ) その他人件費、交通費、社会保険料、機器調達費（パソコン、プリンター、コピー機）等本事業の履行に必要な経費は、見積り額に含めること。７その他 (１ ) 各庁舎の文書保存方法は原則として「書庫管理運用の手引き」（別添１）と同様とし、各庁舎の状況に応じた方法をとること。 4 (２ ) 業務遂行の順序等については、市と十分に協議を行った上で市の指示に従うこと。 (３ ) 業務の目的を十分理解した上で適切な人員配置を行うこと。 (４ ) 労働関係法令を遵守すること。なお、市は、業務中に発生した受託者の事故について責任を負わない。 (５ ) 業務の進捗について、定期的に市に報告すること。 (６ ) 業務のスケジュール等は、随時市と調整を図ること。 (７ ) 業務の対象となる書庫については、文書保存箱、保存簿冊の出し入れをすることがあり、書庫内の文書の数も増減が考えられるので考慮すること。 (８ ) 公文書を取り扱う業務のため、業務の実施に当たり、公文書の管理・廃棄について、次に掲げる豊後高田市の例規、関係法令等を遵守するとともに、従事者に対して必要な研修を実施すること。 (９ ) ア豊後高田市情報公開条例イ豊後高田市情報公開条例施行規則ウ豊後高田市文書取扱規程個人情報を含む公文書を取り扱う業務であることから、豊後高田市個人情報保護条例及び豊後高田市個人情報保護条例施行規則を遵守するとともに、個人情報の取扱いについて従事者に対して必要な研修を実施しておくこと。 (10) 受託者は、業務遂行の過程で知り得た情報については、履行期間はもとより、履行期間後においても、みだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。 (11) 業務の内容又は実施に疑義が生じた場合は、市と受託者とが誠意をもって協議するものとする。 5