平成 28 年 8 月 9 日群馬労働局桐生労働基準監督署における文書の紛失について群馬労働局（局長半田和彦)は、桐生労働基準監督署(以下「桐生署」という。)において発生した個人情報を含む文書の紛失について、下記のとおり当該事実を確認の上、必要な措置を講じましたので、概要をお知らせします。記１事案の概要桐生署において、A 事業場から提出のあった労働保険概算・増加概算・確定保険料・石綿健康被害救済法一般拠出金申告書(以下「申告書」という。)を紛失するという事案が発生した。なお、申告書には、事業場の名称、住所、事業主名、保険料額等が記載されていた。２事実経過 (１) 平成 28 年 6 月 15 日、桐生署に A 事業場から申告書の提出があり、受理後に事業主控えを手交した。なお、受理した申告書は所定の保管箱に入れ、送付状に労働保険番号を記載した上で群馬労働局総務部労働保険徴収室（以下「徴収室」という。）に送付することになっていた。 (２) 同年 8 月 1 日、A 事業場が来署し、同年 7 月 31 日付けで事業廃止となったとして、確定保険料申告書を提出した。対応した署職員が、今年度の申告書の提出の有無を確認したところ、A 事業場が申告書事業主控えを持参していたため、写しをとり、事業廃止に係る申告書と一緒に所定の保管箱に入れた。（３）同月 2 日、桐生署は A 事業場より、「既に申告済みであるが、申告書の提出督励のハガキが届いた。」旨の電話連絡を受けた。徴収室あての申告書送付状を確認したところ、A 事業場分について送付した形跡がなかったため、署内をくまなく探したが、当該申告書を発見することはできず、紛失が発覚した。（４）同月 3 日、署職員が A 事業場に架電し、本件申告書の紛失に関する経過説明を行い、訪問して謝罪したい旨を申し出たところ、来訪には及ばないとの回答があり、了解を得た。３発生原因 (１) 通常、受付カウンターで受理した申告書は受理する度に、受付カウンターから 7ｍほど離れた所定の保管箱に入れることになっているが、A 事業場から申告書の提出があった時期は、労働保険の年度更新の手続き期間であり、多くの来客者で混雑していたため、上記の取扱いが徹底されず、他の廃棄する書類に紛れ一緒に廃棄してしまった可能性が高い。 (２) 申告書受付の際に生じる不要書類は、専用の箱に入れ、複数名で確認した上で廃棄することとなっていたが、確認が不十分で気付かなかったものと考えられる。４再発防止策（１）平成 28 年 8 月 3 日、臨時署内会議を開催し、署長から非常勤職員を含む全職員に対し、事実経過の説明を行うとともに、局が作成した群馬労働局行政文書等紛失防止対策及び文書等紛失防止マニュアルに基づき業務処理を徹底するよう、改めて指示を行った。 (２) 受付書類の保管箱を、受付カウンターから 1ｍの位置に移設し、保管箱への即時収納の徹底を指示するとともに、申告書等の受付時に、受付した職員が専用の受付記録簿に労働保険番号を記載した上で保管箱に入れ、業務終了後に複数名による現物の申告書等と記録簿との突合を行うことにより申告書の保管・管理を徹底することとした。（３）不要書類を廃棄する際は、廃棄対象ではない書類が含まれていないか、細心の注意を払い、複数名で一枚ずつ確認した上で廃棄することを徹底することとした。（４）平成 28 年 8 月 9 日に開催する局議において、労働局長及び総務部長から、局内各部課室長に対して、同種事案の再発防止を含めた文書管理及び個人情報管理の徹底を指示し、その内容について、管下各労働基準監督署及び公共職業安定所にも伝達することとした。（５）総務部長から局内各部課室長、管下各労働基準監督署長及び公共職業安定所長に対して、本事案の経過説明、同種事案の再発防止を含めた文書管理及び個人情報管理の徹底に関する通知を発出し、今後開催する会議等においても、引き続き、個人情報の管理の徹底に関する指示・注意喚起を適宜行うこととした。照会先群馬労働局総務部労働保険徴収室室長斉藤仲二室長補佐高橋千秋（電話） 027-896-4734