Raumüberlassung für Tagungen/Kongresse

Raumüberlassung für Tagungen/Kongresse
Prozessname: Raumüberlassung für Tagungen und Kongresse
Federführender Bereich: D1.2
Prozessverantwortliche: G. Dischinger
Prozessmodellierer: Claudia Breuer
Stand: 27.06.2016
Albert-Ludwigs-Universität Freiburg
SSI
Veranstalter (intern und extern)
D1.2 Zentrale Hörsaalvergabe
Raumbedarf für
Veranstaltung ist gegeben
formlose
Raumanfrage
stellen
Antragsformular auf
Überlassung
von Räumen
und Flächen für
Tagungen und
Kongresse
Kontakt
aufnehmen,
Terminoptionen
klären und
Antragsformular
weitergeben
Antragsformular
ausfüllen und an
D1.2 schicken
Antragsformular auf
Überlassung
von Räumen
und Flächen für
Tagungen und
Kongresse
an Vor-Ort-Termin nehmen
teil: Hausdienst, Medientechnik, SSI, D1.2 und
Veranstalter
Dabei werden Sicherheitsaspekte, Flächenpläne etc.
erläutert
Veranstalter
kontaktieren
und ggf. VorOrt-Termin
vereinbaren
Miete berechnen
1. schriftliche
Reservierungsbestätigung
2. vorläufige
Kostenberechnung
3. Flächenpläne
Unterlagen an
Veranstalter
senden
Kostenentscheid
durch Kanzler
prüfen lassen
und Genehmigung an Veranstalter senden
Veranstalter (intern und extern)
SSI
D1.2 Zentrale Hörsaalvergabe
Antrag prüfen
und gewünschte
Räume
vormerken
Antragsformular auf
Überlassung
von Räumen
und Flächen für
Tagungen und
Kongresse
In Einzelfällen erfolgt die
Entscheidung durch das
Rektorat
ca. 3 Monate vor
Raumüberlassung
Kanzler
Raumbedarf
abfragen
unveränderter
Raumbedarf?
Nein
Reservierungsbestätigung und
Kostenentscheid
aktualisieren und
an Veranstalter
senden
Ja
1. Reservierungsbestätigung
2. Kostenentscheid
3. maßstabsgetreuer
Grundrissplan
Dieser Schritt wird
unter Umständen
häufiger durchgeführt
ca. 2 Monate vor
Raumüberlassung
Stellpläne vom
Veranstalter
anfordern
ggf. Vort-OrtTermin mit
Veranstalter
durchführen und
an D1.2
rückmelden
Stellpläne zur
Prüfung an SSI
weiterleiten und
Rückmeldung an
Veranstalter
weitergeben
Veranstalter (intern und extern)
SSI
D1.2 Zentrale Hörsaalvergabe
Stellpläne
anfertigen und
an D1.2 senden
SSI
ggf. Hausdienst
Mehrfertigung des
Vertrags geht an SSI,
Hausdienst und ggf.
Sicherheitsdienst
Vertrag und
Rechnung
erstellen und
Unterlagen an
Veranstalter
senden
1. Vertrag
2. Rechnung
3. Stellpläne
UK-E ausfüllen
und an D2.2
senden
UK-E
Rechnung
begleichen und
unterschriebenen Vertrag an
D1.2 senden
1 Woche vor
Veranstaltungstermin
Geldeingang
überprüfen
Einhaltung der
Stellpläne
während der
Veranstaltung
vor Ort
kontrollieren
Raumüberlassung
erfolgt
ggf. Hausdienst
Stellpläne
Albert-Ludwigs-Universität Freiburg
Stammdatenblatt
Prozessname: Raumüberlassung für Tagungen und Kongresse
Nr.:
Ziel / Zweck
Start (Auslöser)
Ende (Leistung)
Version: 1
Räume für Tagungen und Kongresse überlassen zur Förderung des
wissenschaftlichen Dialogs und zur Präsentation neuester Erkenntnisse und
Entwicklungen
Raumbedarf für Veranstaltung ist gegeben
Raum ist überlassen
Veranstalter
Nutzer
Federführer
Veranstalter
Prozessstruktur
Vorgänger und
Nachfolger
Veranstalter
D1.2, SSI, Kanzler, Veranstalter
Beteiligte
Prozessverantwortlicher (Abt.)
Gertrud Dischinger (D1.2)
Dokumente und Formulare
benötigte Dokumente
erstellte Dokumente
Antragsformular, Flächenpläne
Stellpläne
Ressourcen
Systeme,
Datenbanken
Sonstiges
Führung
gesetzliche
Vorgaben
Sonstiges
1
Raumüberlassungsrichtlinie
Anmerkungen
Raumbedarf ändert sich sehr häufig, wenn es an die konkreten Planungen geht.
1
Richtlinien, Leitfäden, Anweisungen, anzuwendende Verfahren, Methoden etc.
Stammdatenblatt • Prozessmanagement • Abt. D1.3

Download Report