目次 - Kyoto University International Service Office

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目次
【新規依頼をするとき】 ........................................................................................................ 2
【申請を取り下げる場合】 .................................................................................................... 6
【進捗状況の確認】 ............................................................................................................... 7
【結果通知】 .......................................................................................................................... 8
【会館到着日時の確認】 .......................................................................................................11
【鍵の受け渡し代行手続き】............................................................................................... 13
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【新規依頼をするとき】
サービスオフィスホームページもしくは教職員ポータル業務リンクからアクセス
（例）サービスオフィスホームページからアクセスする場合
「入居申請システム（教職員専用）
」をクリック
SPS-ID とパスワードを入力
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【空室検索⇒応募可能な空室がない場合】
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【空室検索⇒応募可能な空室がある場合】
申込可能な会館名と部屋種別が表示される。引き続き、申請者の情報を入力する。
申請者＝外国人研究者の情報を入力
！注意！
これまで外国人研究者の抽選応募については、受入教職員からサービスオフィスに申込書
を送っていただいていましたが、システムでは会館や居室タイプのご希望は外国人研究者
ご本人に選択していただくことになります。
もし、サービスオフィスから外国人研究者への連絡等をご希望されない場合は、
「備考」欄
に「申請希望者への直接連絡不要」とご入力ください。
なお、その場合、連絡ご担当者様には従来どおりサービスオフィスからの連絡事項（例：
抽選結果など）を外国人研究者にお伝えいただくことになりますので予めご了承願います。
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これで、受入教職員の申込作業は終了です。
この後、システムで送信いただいた情報をもとに、サービスオフィスから外
国人研究者に直接コンタクトをとり、手続きを進めます。
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【申請を取り下げる場合】
キャンセルボタンをクリックしてください。
１）依頼一覧画面
※新規依頼された方の SPS-ID でログインしてください。
事務担当者の SPS-ID で新規依頼をした申請の依頼一覧は、事務担当者以外の方が
確認することができません。
２）依頼一覧の詳細画面からキャンセルすることもできます。
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詳細画面へ
「詳細画面」
【進捗状況の確認】
依頼一覧画面
進捗状況により「状態」が変化します。
＜進捗状況一覧＞
状態
説明
新規
システムから新規入居申請を行った状態
申請待ち
外国人研究者からの申請を待っている状態
申請受理
外国人研究者からの申請をサービスオフィスが確認した状態
抽選待ち
抽選待ちの状態
落選
抽選の結果、落選になった状態
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教職員了承待ち
当選。入居先の宿泊情報等を確認していただく状態
教職員了承済み
当選結果を確認し、システムでの確認作業が完了された状態
到着予定連絡待ち
入居が決定した外国人研究者からの到着日時の連絡待ち
到着予定受理
サービスオフィスが、入居が決定した外国人研究者からの到着日時の
連絡を確認した状態
入居待ち
入居が決定した外国人研究者からの到着日時を会館管理人に報告し、
入居前の手続きは完了した状態
鍵代行承認待ち
入居予定時間が受付時間外のため、サービスオフィスから部局連絡担
当者に相談。その後、鍵代行申請をされた状態
鍵代行承認
鍵の受け渡し代行申請を許可した状態
入居
外国人研究者が入居した状態
退去済
外国人研究者が退去した状態
キャンセル
申請や入居をキャンセルした状態
【結果通知】
サービスオフィスから連絡担当者に下記メールが発信されます。表示されたＵＲＬから抽
選結果を確認してください。抽選結果は依頼一覧の状態欄に、
「落選」もしくは「教職員了
承待ち」
（当選）と表示されています。
＜メール内容＞
こちらは京都大学国際交流サービスオフィスです。
国際交流会館等へのご応募につきまして結果を通知いたしますので、下記 URL から確認してください。
＜URL が表示される＞
京都大学国際交流サービスオフィス
Kyoto University International Service Office
＜依頼一覧＞
「詳細」をクリックし、会館名・部屋番号・入居許可期間等を確認します。
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申請内容に変更や問題があれば下記にご連絡下さい。弊オフィスで修正します。
国際交流サービスオフィス
電話番号: 075-753-7614
メールアドレス: [email protected]
内容に問題がなければ、
「結果確認」をクリックしてください。
２つの項目（国際交流会館規程・入居ルール）を確認しチェック☑し、「確認しました。」
をクリックします。
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確認が終了すると、依頼一覧の状態が「教職員了承済」に変化します。
その後、サービスオフィスから入居予定の外国人研究者に抽選結果を通知すると同時に、
当選している場合は会館到着予定日時についても確認します。
※入居予定者が会館受付時間内に到着できない可能性がある場合は、サービスオフィスか
ら連絡担当者にメールでお知らせし、「鍵の受け渡し代行」についてご相談させていただく
ことがあります。
【会館到着日時の確認】
入居予定の外国人研究者からサービスオフィスに直接到着予定日時の報告があると、
状態が「到着予定受理」へ変わります。
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その後、サービスオフィスで会館到着日時の確認が完了すると、状態が「入居待ち（当選）
」
に変化します。
（注意）会館到着日時の詳細は、受入教職員の依頼一覧では確認できませんので、サービ
スオフィスにお問い合わせください。
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【鍵の受け渡し代行手続き】
入居予定者が下記受付時間内に到着できない可能性がある場合は、サービスオフィスから
連絡担当者にメールでお知らせいたします。鍵の受け渡し代行をされるかどうかご検討い
ただき、もしご希望される場合は、依頼一覧画面の「鍵代行申請」からご申請下さい。
＜国際交流会館入退去受付時間＞
平日 9：00～18：00（12：00～13：00 除く）／土日祝 9：00～12：00
※年末年始（12/29～1/3）
、京都大学創立記念日（6/18）および夏季一斉休業日（8 月の第 3
月曜日～水曜日）は閉室。
鍵の受け渡し代行制度の申込みは、受入教員もしくは受入教員が指名する本学の教職員
が行い、入居予定者（=外国人研究者）が直接申し込むことはできません。大学は、代行者
に対して許可を出します。宿泊料は代行者へ鍵を渡した日から発生しますので、予め入居
予定者の了解を得た上でお申し込みください。
注意：退去時の鍵の受け渡し代行制度は、システムでは申請できません。サービスオフィ
スにご連絡ください。また、宿泊料も鍵が返却される日までを予め計上し請求します。
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ご入力前に必ず注意事項をご一読下さい
入力内容
①入居日時：入居者本人の会館到着予定時間（メールでお知らせいたします。）
②代行者所属・職名：研究科名等・役職など
③代行者氏名：代行手続きをされる方
④代行者来館日時：外国人研究者の入居予定先の会館に代行者が来館される予定日時
⑤代行理由：
（例）会館の受付時間内に到着ができないため等
「申請」をクリック → 「OK」
「鍵代行を申請しました。
」と表示され、状態が「鍵代行承認待ち」に変化します。
サービスオフィスが申請内容を確認し承認すると、状態がさらに「鍵代行承認」になりま
す。
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その後、サービスオフィスから会館管理人への連絡が終了すると「入居待ち」に状態が変
化し、入居前の手続きは完了です。

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