仕様書 1 件名 ２０１６年度四国かんぽ営業最高優績者等会議の開催・運営委託 2 数量 一式 3 履行期間 契約締結日から 2016 年 9 月 9 日(金)まで 4 委託概要 かんぽ営業最高優績者等（2015 年度のかんぽ生命保険の営業推進に大きく貢献した社員）に 対する資格認定式、更なる営業意欲の醸成、モチベーションの向上を目的としたイベントの 企画・開催及び意見交換会（懇親会）並びに宿泊の各事務の運営を委託する。 5 委託内容 企画構成 日本郵便株式会社四国支社金融営業部保険担当（以下「担当」という。）が実施する入札説明 会を踏まえた上、担当の指示するところにより、全体の企画及びスケジュール案を作成の上、 以下の委託事業を実施すること。概要については、以下を参照すること。 （1） 2016 年度四国かんぽ営業最高優績者等会議概要 ア 主催 日本郵便株式会社四国支社金融営業部 イ 開催日時 2016 年 9 月 9 日（金） 予定６時間（１４時から２０時の間で開催予定（休憩含む）） ウ 参加者 ４５０名を想定（スタッフ 40 名見込み） ※ 参加人数の確定は、契約締結後担当から通知する。 エ 予算総額 本施策の実施にあたり、総額 1,000 万円（税抜）未満とする。 ※ 1 参加者の会場までの交通費は除くものとする。 ※ 2 意見交換会（懇親会）で提供される飲食物の経費については、上記エ予算総額に 含めることとするが、1 名あたりの単価は８，６４０円（飲み放題(ビール、焼酎、 ワイン(赤・白)、ソフトドリンクを含むこと)、消費税込）相当とし、契約締結後担 当から通知する確定の参加人数に１名あたりの単価を乗じて支払うこととする。 （参 加人数の変更により、支払額が増減するものとする。） オ 式次第（ 「表彰イベント概要」 ） (ｱ) 四国支社あいさつ（１０分予定） (ｲ) 日本郵便株式会社本社あいさつ（１０分予定） (ｳ) 株式会社かんぽ生命保険本社あいさつ（１０分予定） (ｴ) 認定式（８０分予定） ・最高優績者への優績証書授与 ・初回認定者へのメダル授与 ・最高優績局・グループへの優績証書授与 ・四国優績者優績証書代表授与 ・新人賞代表授与 (ｵ) 四国支社激励（１０分予定） (ｶ) 意見交換会（懇親会） （１２０分予定） カ 構成内容の基本方針 (ｱ) ２０１５年度のかんぽ営業推進に大きく貢献した参加者への感謝を表すとともに、参 加者の達成感及びモチベーションを高める感動的な「表彰イベント」が実施可能な会場 とすること。 (ｲ) 意見交換会は、普段は一同に会すことのない社員（参加者）のコミュニケーション作 り（参加者が他の参加者と各種情報共有ができ、かつ、会全体が盛り上がる演出により 士気高揚が図られるもの）に最適な環境とすること。 (ｳ) かんぽ生命保険の営業意欲の醸成を目的とした構成とすること。 (ｴ) 製作物の作成にあたっては、トーン＆マナーを統一させること。 (ｵ) 日本郵便株式会社及び株式会社かんぽ生命保険のロゴ等については、担当の指示する 規格により使用すること。 (ｶ) スムーズな運営体制を構築すること。 (ｷ) 各議事の時間帯については、契約締結後、担当と打ち合わせの上、決定すること。 (ｸ) 詳細及びその他構成については、契約締結後、担当と打ち合わせの上、決定するもの とする。 （2） 会場と宿泊先の確保及び設営・撤去 ア 本施策の実施にあたって開催当日及び準備、撤去に必要な時間、会場並びに備品等を確 保し、会場担当者との調整等も行うこと。 イ 開催場所は神戸市内の施設とし、会議室等を次のとおり確保すること。 (ｱ) 会議会場 １室（会議自体は１４時∼１６時２０分まで予定。スタッフ設営入込を１ １時００分から入場可とすること）認定式においては、出席者に対し優績証書等を授 与することから、レイアウトは参加人数を踏まえてテーブル等配置したものとし、 「表 彰イベント」が実現可能な舞台を設置すること。なお舞台は優績証書等の授与を円滑 に実施できるスペースを確保することとし、舞台の左右又は上に、ｽｸﾘｰﾝの設置のため のスペースを有するものとする。マイク音響、BGM 等の音響設備、照明設備が整った ところであること。 (ｲ) 意見交換会（懇親会）会場 １室（１７時頃から２０時の間の 100 分∼120 分程度） で４５０名程度の収容が可能なところ。式典会場と同一施設内もしくは、参加者の移 動が容易（徒歩 10 分程度）な会場であること。 レイアウトは立食・着席いずれも可能で 1 名あたり８，６４０円（飲み放題(ビール、 焼酎、ワイン(赤・白)、ソフトドリンクを含むこと)含む、消費税込）とする飲食物を 提供し、給仕すること。なおマイクの音響設備や照明設備が整ったところであること。 (ｳ) 宿泊用客室４５０名分（予定） 全室シングルルーム（ツインルームのシングルユースは可）とする。なお、会議室と同 じ建物のホテルでシングルルーム（ツイン・ダブルのシングルユースも可）を最低 45 名分確保すること。残りの参加者についてはこのホテルを含め合計１０ホテル以内の分 宿も可能。全てのホテルは会議場と同一市内で、会議場から片道 30 分以内の場所、宿泊 費は１名あたり１１，３００円（朝食含む。消費税及びサービス料込み）を限度とする。 ウ イベント終了後は諸物品を撤去し、会場等の復元を行うこと。 エ 会場使用料等については、受託者と会場担当者で調整を行い支払うこと。 （3） 進行スケジュールの作成 担当と事前に協議の上、当日の詳細なタイムスケジュールを作成すること。 （4） 式典進行を行う者の雇用 式典全体の進行が出来るコーディネーターを１名専任で付けること。（プロ・アマを問 わない） ※１ スケジュール変更等の必要が生じた場合には、速やかに担当と調整の上、対処する こと。 ※２ 緊急事態が発生した場合は、必要かつ適切な措置を講ずること。 ※３ 本施策に関わる全ての資料及びデータについて厳重に管理を行ない、担当からの問 い合わせに対して随時対応できる体制を構築すること。 ※４ 参加者のデータ、情報については、セキュリティに十分配慮の上、管理すること。 （5） 映像機器の設営及び活用 担当と事前に協議の上、プロジェクターの利用（予定）が出来る様にすること。 （6） 吊り看板の作成 ２枚（式典会場、意見交換会会場 各 1 枚であるが、同一会場の場合は 1 枚兼用で可） (7) 運用機材・備品等の準備 映像関連機材及び会議に必要な備品等を次のとおり準備すること。 ア 有線マイク ２本・ピンマイク ３本（予定） イ 音響機材 １式 ウ プロジェクター １台（予定）※提案内容によって２台も可とする。 エ スクリーン １台（予定） ※提案内容によって２台も可とする。 オ 吊り看板 ２枚（予定） ※記載内容は、担当から別途指示する。 カ ビデオ＆映像機材一式 キ 照明機材一式 ク インカム機器５台（進行管理用） (8) イベント演出に係る準備 表彰にあたっては、意欲向上を目的とした効果的な演出を実施することとし、詳細は担当 と調整の上、対処すること。 ア 映像・データ製作費 一式 ※提案内容によって備品参入する事を可とする。 (9) その他 委託内容に付随する必要な事務を行い、設営その他必要な準備を行なうこと。 ６ 委託作業の再委託 受託者は、本件委託作業を実施するに当たり、委託作業の全部又は一部を第三者に再委託す る場合、再委託業務の内容及び担当者の氏名について事前に書面により担当に通知し、その承 認を得ること。 ７ 報告義務 (1) 受託者は、受託した作業を契約どおりに履行していること、守秘義務を遵守していること 等について定期的に又は担当の求めに応じて報告すること。 (2) 受託者は、日本郵便株式会社又は日本郵便株式会社から委託を受けた外部の専門機関及び 監督官庁による監査に応じること。 ８ 個人情報保護の取扱い (1) 再委託の制限 受託者は、本件受託業務の全部又は一部を第三者に再委託する場合は、事前に個人情報の 管理方法について定められた受託者と本業務にかかわる業者(第三者)との間の覚書(本仕様 書の個人情報に関する取扱い及び別添適合証明書を満たす内容のもの)、社内取扱規程等の書 類を担当へ提出し、担当の承認を得た上で受託した作業を実施すること。 なお、個人情報に関する取扱いについては、受託者及び事前に担当において承認された本 業務に関わる業者間のみで取り扱うこと。 (2) 個人情報の漏えい等発生時における対応 本件業務において個人情報の漏えい等が発生した場合、受託者は即時に原因等を究明し対 応の上、併せて担当に当該事由が発生した日時、場所等の内容及び対応状況を直ちに報告す ることとし、担当が指示する場合は、その指示に従うこと。 (3) 委託作業終了時における個人情報の消去及び媒体の返却 受託者は、契約の履行に際して担当から提供を受けた個人情報については、委託作業終了 後、直ちに個人情報が記録されている媒体を担当へ直ちに返却するとともに、担当の承認を 得た場合を除き、支払請求時に個人情報を複製していない旨の証明書(別紙様式１)を担当へ 提出しなければならない。 なお、受託者において担当の承認を得て個人情報をパソコン等に登録している場合は、委 託業務終了後、受託者は直ちに一切のデータを消去し、支払請求時にデータ消去に関する報 告書(別紙様式２)を担当へ提出すること。 (4) 管理体制等の監査 受託者は、責任者等の管理体制、個人情報の管理の状況について、書面の提出等当社が求 める監査方法に従い、速やかに監査に応じなければならない。 (5) 関係書類の処分立会い 廃棄処分に際しては、担当が立会うものとし、受託者は必要な協力をしなければならない。 また、受託者は、担当に対し、廃棄証明書（別紙様式３）の提出をしなければならない。 (6) 適合証明書 別添「適合証明書」を提出すること。 ９ 履行確認 履行完了後、速やかに受託者にて作業報告書等を作成の上、当該作業報告書等の余白に担 当の社員から確認（履行確認）年月日、担当者、管理者の記名押印（複数名）を受けること。 １０ 検査 受託者は、契約締結後速やかに経営管理部会計・調達担当の検査社員(TEL:089-936-5206） から検査等について説明を受けること。 なお、担当の履行確認後、速やかに同担当の検査社員の検査を受けること。 おって、担当の履行が完了した際に提出する書類等、検査の詳細については、同担当と打 ち合わせること。 １１ その他 (1) 詳細については、担当(TEL：089-936-5280)の指示によること。 (2) この契約の履行に従事する貴社社員(再委託を除く。)に対し、公益通報者保護法に係る日 本郵便株式会社通報窓口について日本郵便株式会社指定の周知文を受領したことを確認の上、 当該周知文を用いて通報窓口の周知に努めること。 (3) 参加人数の確定については、契約締結後担当から通知するが、その後変更があった場合に おいても、対応可能なものについては対応すること。 (4) 本件は、人件費、資材費等及びイベント開催に関する一切の費用を含め金額を算出するこ と。 (5) 受託者がこの契約において履行すべき内容は、この仕様書及び入札に際して受託者が提出 した企画案並びにその他の書類で明記したすべての内容とする。 (6) 詳細については、担当と打ち合わせること。 (7) この仕様書に関する疑問については、経営管理部会計・調達担当(TEL:089-936-5206）まで 照会すること。 様式１ 平成 日本郵便株式会社 四国支社長 年 月 日 殿 住 所 氏 名 契約第○○○○号「○○○○○○○」(2016.○.○)について、下記のとおり履行したことを証明 いたします。 記 １ 該当履行年月日 ２０１６年○○月○○日 ２ 証明内容 当該契約において、契約の履行に際して管理していた情報については、契約業務終了後直ち に返却するとともに、情報を適切に廃棄し、複製していません。 以上 様式２ 平成 日本郵便株式会社 四国支社長 年 月 日 殿 住 所 氏 名 契約第○○○○号「○○○○○○○○○○」(2016.○.○)について、下記のとおり履行したこと を報告いたします。 記 １ 該当履行年月日 ２０１６年○○月○○日 ２ 証明内容 当該契約において、個人情報保護に関する関係法令を遵守し、契約の履行に際して管理して いた個人情報については、契約業務終了後直ちに一切のデータを消去いたしました。 以上 様式３ 平成 廃 日本郵便株式会社 四国支社長 棄 証 明 年 月 日 書 殿 住 所 氏 名 契約第○○○○号「○○○○○○○○○○○○○○」(2016.○.○ )について、下記のとおり履行 したことを証明いたします。 記 １ 該当履行年月日 ２０１６年○月○日 ２ 証明内容 当該契約において、個人情報保護に関する関係法令を遵守し、複製せず契約書に基づき情報 を適切に廃棄いたしました。 以上 企画案作成要領 「２０１６年度かんぽ営業最高優績者等会議の開催･運営委託」 日本郵便株式会社 四 国 支 社 金 融 営 業 部 本調達においては、企画競争方式による委託先の適切な選定を目的とし、次に規定する 要領に従って作成した企画案の提出を求めるものである。 なお、企画案の作成に当たっては、次の事項に留意すること。 ・提案内容は仕様書の要求要件をすべて満たすものとすること。 ・提案内容が簡潔に記載されていること。 ・特段の専門的知識を要することなく提案内容を評価できるよう配慮すること。 ・提案内容について、根拠又は参考となる資料を添付すること。 １ 企画案の様式 (1) 日本語で記載すること。 (2) Ａ４判縦の用紙に横書きとする。ただし、図表等を使用する場合は、Ａ４判横の用 紙でもよい。 (3) 目次及びページ番号を付与すること。 (4) 企画案は、２部提出すること。 ２ 提案項目 (1) 提案に当たっては、仕様書に定める要求要件をすべて満たす内容とし、企画案評価 基準の各項目の評価観点を踏まえ、具体的かつ明確に記述すること。 (2) 企画案の記述項目は次のとおりとし、企画案における各章の見出しとして使用する こと。 ア 式典会場候補 イ 意見交換会会場候補 ウ 宿泊先候補 エ 個人情報保護 オ その他 ３ その他 企画案の作成、提出等に必要な経費は、提案者の負担とする。 企画案評価基準 「２０１６年度かんぽ営業最高優績者等会議の開催･運営委託」 日 本 郵 便 株 式 会 社 四 国 支 社 金 融 営 業 部 本評価基準については「２０１６年度かんぽ営業最高優績者等会議の開催･運営委託」の 仕様書に基づいて定めたものであり、評価に当たっては以下により行う。 なお、落札者が提出した企画案の内容は、仕様書等と同様に全て納入（履行）検査等の 対象とする。 １ 評価項目 評価項目は、 「企画案評価基準表」に定める項目とし、内容は仕様書に定める要求要件 を全て満たしていなければならない。一つでも、仕様書に定める要求要件を満たしてい ない場合は、その後の評価は行わず、当該企画案を不合格とする。 ２ 評価観点 評価観点は「企画案評価基準表」に定めるとおりとし、これに基づき加点を与える。 ３ 得点配分 得点配分は「企画案評価基準表」に定めるとおりとし、評価項目について有効な提案 が行われた場合は、その内容に応じて最高１２０点を付与する。 ４ 合格水準 上記３に基づき与えられた評価得点の合計が合計の９６点以上の者を合格とし、入札 参加資格を付与する。 企画案評価基準表 評価項目 評価観点 配点 ・式典会場は、２０１５年度のかんぽ営業推進に大きく貢献 した参加者への感謝を表すとともに、参加者の達成感及びモ チベーションを高める感動的な企画が可能な会場であるか。 会場候補 （３０） ６０ ・意見交換会会場は参加者の気持ちを結束し、士気・意欲の 高揚を図るとともに更なる事業の発展に伴う全体的な結束力 を高めることができる会場であるか。（３０） 宿泊施設 ・仕様書を満たすとともに、参加者の達成感及びモチベーシ ョンが高まる宿泊施設であるか。（２４） ２４ 個人情報保護 個人情報保護に関するセキュリティは十分か。（１８） １８ その他 企画内容と見積内容の整合性はとれているか。（１８） １８ 合計 １２０ 別紙様式３ 受託者・派遣労働者配付 日 本 郵 便 株式 会社 に おけ る 内 部通 報 窓 口 につ い て 受託者・派遣労働者のみなさまへ 日本郵便株式会社 内部通報窓口について 「内部通報窓口」とは 「 内 部 通 報 窓 口 」は 、日 本 郵 便 株 式 会 社 に お け る コ ン プ ラ イ ア ン ス 違 反 の 発 生 と そ の 拡 大 を 未 然 に 防 止 す る こ と 、早 期 に 解 決 す る こ と を 目 的 と し て 社 内及び社外（弁護士事務所）に設置しているものです。 受 託 者 、派 遣 労 働 者 の み な さ ま に お か れ ま し て も 、日 本 郵 便 株 式 会 社 又 は 日本郵便株式会社役員及び社員等のコンプライアンス違反があった場合や、 そのおそれのある行為を発見したときには内部通報窓口に通報することが で き ま す 。た だ し 、事 実 に 反 す る こ と を 知 り な が ら 行 う 通 報 や 不 正 な 目 的 に よる通報を行ってはいけません。 通報の方法 通 報 は 、電 子 メ ー ル 又 は 郵 便 で 行 っ て く だ さ い 。電 話 に よ る 通 報 は 受 け 付 け ま せ ん 。郵 便 の 場 合 、自 筆 の 手 紙 に よ る 通 報 も 受 け 付 け ま す が 、で き る 限 りパソコン等で印字したもので行ってください。 通 報 の 様 式 は 自 由 で す が 、通 報 内 容 の ほ か に 、原 則 と し て 次 に 掲 げ る 事 項 を 必 ず 明 記（ 以 下 、 「 実 名 通 報 」と い い ま す 。）し て く だ さ い 。 （様式例参照） (1)所 属 (2)氏 名 (3)自 宅 住 所 及 び 郵 便 番 号 (4)調 査 結 果 の 回 答 が 不 要 な 場 合 は そ の 旨 実 名 通 報 に 抵 抗 が あ る 等 や む を 得 な い 事 情 が あ る 場 合 に は 、次 の あ て 先 ① 社 内「 内 部 通 報 窓 口 」に 限 り 、氏 名 等 を 示 す こ と な く 通 報 す る こ と も で き ま す （ 以 下 、「 匿 名 通 報 」 と い い ま す 。）。 た だ し 、 匿 名 通 報 の 場 合 に は 、 通 報 者 が 特 定 さ れ る お そ れ が あ る 場 合 の「 調 査 を 行 う か ど う か の 意 思 確 認 」、 「調 査結果の回答」は行いません。 通 報 に 当 た り 、調 査 を 迅 速 か つ 公 正 、公 平 に 行 う た め 、で き る 限 り 具 体 的 に（ い つ 、ど こ で 、誰 が 、ど ん な コ ン プ ラ イ ア ン ス 違 反 を 、等 ）記 載 す る よ うにしてください。 調 査 結 果 は 、匿 名 通 報 及 び 調 査 結 果 の 回 答 を 希 望 し な い 場 合 を 除 い て 、電 子メール又は郵便により通報者に対してのみ回答します。 内 部 通 報 窓 口 は 、次 の よ う に 通 報 者 を 保 護 し て い ま す の で 、安 心 し て ご 利 用 ください。 ① コ ー デ ィ ネ ー タ ー は 、通 報 者 が 特 定 さ れ な い よ う 必 要 な 措 置 を し て 調 査にあたります。 な お 、調 査 に よ っ て 通 報 者 が 特 定 さ れ る お そ れ が あ る と 判 断 し た 場 合 は 、通 報 者 に 対 し 、調 査 実 施 及 び 調 査 継 続 の 是 非 に つ い て 意 思 確 認 を 行 い ま す （ 以 下 「 意 思 確 認 等 」 と い い ま す 。）。 ② 通報者の所属、氏名を明らかにすることはありません。 ③ こ の 通 報 （ 不 正 な 目 的 等 の 通 報 を 除 き ま す 。） を 行 っ た こ と に よ り 通 報 者 が 不 利 益 を 被 る こ と は あ り ま せ ん 。た だ し 、匿 名 通 報 の 場 合 に は 上 記のとおり意思確認等は行わないことに留意してください。 なお、通報者に対し不利益を与えるようなことをした者に対しては、 厳正に対処します。 日 本 郵 便 株 式 会 社 内 の コ ン プ ラ イ ア ン ス 違 反 に 関 す る 事 項 に つ い て は 、次 の ① 又 は ② の 内 部 通 報 窓 口 を 選 ん で 通 報 す る こ と が で き ま す（ 匿 名 通 報 の 場 合 は ① に 限 り ま す 。）。 日本郵便株式会社以外の日本郵政グループ各社内のコンプライアンス違 反に関する事項については②の窓口へ実名通報してください。 ①社内「内部通報窓口」 １ 電子メール （郵便事業関係） [email protected] （郵便局事業関係） [email protected] ２ 郵便 〒 100-8798 千 代 田 区 霞 が 関 １ − ３ − ２ 日本郵便株式会社コンプライアンス統括部 「内部通報窓口 コーディネーター」あて ※実名 通報に限る ②社外「内部通報窓口」 [email protected] １ 電子メール ２ 郵便 〒 102-0094 千 代 田 区 紀 尾 井 町 ３ − １ ２ 紀尾井町ビル８階 堀総合法律事務所内 「日本郵政グループ社外窓口担当弁護士」あて ※ 携 帯 電 話 の電 子 メールによる通 報 の場 合 は、コーディネーター又 は社 外 窓 口 の弁 護 士 からの返 信 が到 着 し ない 場 合 （受 信 先 を限 定 、添 付 フ ァイルの受 信 不 能 、文 字 数 の制 限 超 過 等 ）がありますので、ご注 意 ください。 【通報の様式例】 平成○○年○○月○○日 （社内あて） 内部通報窓口コーディネーター （社外あて） 社外通報窓口担当弁護士 様 様 契約担当部署： ○○○郵便局 所属： ○○○会社 氏名： ○ ○ ○ ○ 自宅住所：〒○○○−○○○○ ○○○市○○○○町○○番地 （ 電 子 メ ー ル で の 回 答 を 希 望 す る 場 合 ） メ ー ル ア ド レ ス ： [email protected] （ 通 報 す る 内 容 を わ か り や す く 、で き る 限 り 具 体 的 に（ い つ 、ど こ で（ ど ん な 場 面 で ）、 誰 が 、 ど ん な コ ン プ ラ イ ア ン ス 違 反 を 、 等 ） 書 い て く だ さ い 。） な お 、本 件 の 調 査 結 果 に つ い て の 回 答 を 希 望 し ま せ ん 。（ 回 答 が 不 要 な 場 合 ）
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