平成28年度職員の働き方見直し業務委託要求水準書（PDF

平成 28 年度職員の働き方見直し業務委託
１．件
要求水準書
名
平成 28 年度職員の働き方見直し業務
２．業務目的
市民ニーズの多様化に伴い増大する行政課題を限られた予算・人員で解決
するためには、業務の効率化が必須である。
また、増大する業務によって時間外勤務は増加傾向にあり、職員の健康状
態はもとより、家庭生活と社会生活にも大きく影響することが懸念される。
このため、本市では職員の働き方を見直し、ワーク・ライフ・バランスを
充実させるため様々な取組を進めてきた（参考資料１参照）。
今後さらにこの「働き方の見直し」の取組を職員個人・各職場・全組織の
それぞれのレベルで効果的に進めていくことにより、将来的には、職員のワ
ーク・ライフ・バランスの充実だけでなく、仕事の充実感や職場に対する満
足感を向上させるとともに、生産性が高く、安心感のある組織の構築を目指
す。
本業務は目指すべき将来像に向け、
「働き方の見直し」についての職員の意
識を醸成するとともに、効率的・効果的な取組の推進を支援するため、次の
事項に取り組むこととする。
３．業務内容
(１)
職員の意識醸成の研修業務
「働き方の見直し」の必要性を理解し、すぐに実践できるよう職員の
意識醸成の研修を２回以上実施すること。
少子高齢化の進行と労働人口の減少、さらに大介護時代の到来など、
本市をとりまく社会の構造変化に対応するためには、長時間労働を見直
し、短時間で成果を出す働き方へと変えることが喫緊の課題であるとい
う認識と、「働き方を常に見直す」姿勢を可能な限り多くの職員の意識に
定着させるための研修内容を求める。
なお、研修会場を市が用意する場合、その収容人数は１回あたり最大
で 250 名までである。
また、研修を受けた職員の習熟度や行動変容について測定をすること。
(２)
モデルグループのミーティング手法習得支援業務
職場のコミュニケーションを活性化させ、職員がチームとなって、自
律的に働き方の課題を発見し解決する仕組みを作るためのミーティング
（以下「ミーティング」とする）を職員が実践できるよう、「ミーティン
グ」の手法習得の支援をすること。支援は市が選定した職員で構成され
るモデルグループに対して実施することとする。
【具体的な業務】
・モデルグループの職員が職場で「ミーティング」を実践するための
指導（３回以上）とその成果の測定
・モデルグループの職員が職場で実践する「ミーティング」（想定は隔
1
週）のフォローとその手法やツールの提供
（例：フォローアップシートの作成、メール等でのフィードバック等）
・「ミーティング」を全庁展開するためのポイントの整理と方法の提
案
(３)
「働き方の見直し」取組体制の構築支援業務
「働き方の見直し」の関連業務の所管課が協力して取組の検討を進め
られるよう、連携体制を構築するので、その運営支援、助言及び制度へ
の検討等を行うこと。
既存の制度や仕組、事業を整理し、より効果的、効率的に取組を推進
するための、所管課や制度間の連携方法等取組体制について提案をする
こと。
連携体制による「打合せ」を実施するのでその現場支援を３回以上実
施するものとする。
【具体的な業務】
・連携体制による「打合せ」のファシリテーションと議事概要作成
・既存制度や仕組の整理
・市が平成 27 年度に実施した「働き方の見直し」の取組をまとめた、
「虎の巻（参考資料２を参照）」の内容の拡充
・最適な今後の方向性の分析
・その他「働き方の見直し」に資する提案
【連携体制構成課】
都市経営戦略部、行財政改革推進部、総務課、人事課、人材育成課
４．成果物
(１)
(２)
(３)
報告書正副各１部
報告書概要版（Ａ３・１枚程度）
報告書の電子データを収納した電子媒体（CD-ROM）１式
５．業務スケジュール
※
※
研修等の開催時期と回数は暫定案です。
３月実施予定の研修では、３(２)の業務の成果発表の場としても想定し
ています。
2
参考資料 1
■職員の働き方の見直しに関する各課の取組（平成 27 年度）
１
「さいたま市行財政改革推進プラン２０１３」
本プランでは H24 年度比で毎年３％の総時間外勤務時間数の削減を目標としている。
■総時間外勤務時間数の推移
削減目標
実績
前年度比較
職員数
H23 年度
-
1,811,982
-
8,992
H24 年度
-
1,849,087
37,105(2.0%増)
8,945
H25 年度
1,793,614
1,880,717
31,630(1.7%増)
8,908
H26 年度
1,739,805
1,840,715
▲40,002(2.2%減)
9,033
H27 年度
1,687,610
1,906,322
65,607(3.4%増)
9,057
H28 年度
1,636,981
-
-
9,095
【人事課】
１時間外勤務縮減の取組通知発出
○
全庁取組
事前命令の徹底、ノー残業デーの徹底、週休日・休日勤務の振替等の徹
底、時間外勤務の可視化（時間外勤務表の作成）
○
所属長の業務平準化等改善策の実施、部長・副区長等から局区長への報
局区取組
告、局区長による必要な措置（局区内異動等）
２
数値目標の設定
○
局区におけるマネジメントの強化
局区ごとに月平均の時間外勤務時間数を前年度比１０％以上削減とする数値目標を設定
し報告。
毎月、全所属の時間外の状況、増減率等を集計し、局区長へ提供
【人材育成課】
１「人財育成指針」による組織ガバナンスの確立
○ 課長研修
「人財育成指針」に基づき、基本（階層別）研修において、特に職場の中心的役割を果たす課長
職を中心として、マネジメント力の強化につながる取組を進めている。
本研修は職場のリーダーとして、マネジメントの全体像を理解し、その実践に取り組むことを通じて、
職場を変革するマネジメント能力の習得と、「経験型」から「戦略型」マネジメントの実践者としての意
識の変化を目的とし実施した。（修了者:139 名）
○ 課長特別研修
市長を交えて一定のテーマについて「対話」することを通じて、市政を経営する立場の一翼を担う
職員としての自覚及び管理職としてのマネジメント力の一層の強化をめざすとともに、活発なコミュニ
ケーションが図られる職場風土のつくり手となることをねらいとした研修（修了者：49 名）
【行財政改革推進部】
１職員の働き方の見直し業務
○モデル５課へのコンサルティング
外部の視点を取り入れ、モデル５課に「働き方の見直し」のコンサルティング等を実施
し、さいたま市の課題や「働き方の見直し」を進めるうえでの効果的な手法を抽出した。
※業務の成果物について、貸与を希望する場合は問合せください。
参考資料２ ∼「働き方の見直し」虎の巻∼
概要版
Ver.1.00
平成 27 年度に実施した「働き方の見直し」で各課
が実施した取組を参考に、仕事の効率化・生産性の
向上・組織内のコミュニケーション力アップ等に資する
アイデアを取りまとめました。
簡単で、すぐに実践できるものばかりです。ひとつひと
つの取組は作業効率３％アップ、１日１５分程度の時
短につながるような小さな取組かもしれませんが、こうし
た小さな取組を実践していくこと、さらに地道に続けて
いくことが大きな「働き方の見直し」につながります。
項目別に章が分かれて
いますので、あなたの職場
でひとつでも実践できるもの
を見つけて、早速、
取り組んでみませんか。
働き方の見直し虎の巻 ver.1.00 目次
項目
お悩み
処方箋No.
処方箋
１．コミュニケーション
他のメンバーの仕事の内容や進捗
がわかりません。
１．コミュニケーション
他の人の1日の業務スケジュールが
メンバーのスケジュールを作成しましょ
処方箋２
わかりません。
う
１．コミュニケーション
出張等が多いメンバーと話をする
時間がありません。
処方箋３ゴーヤシートを活用しましょう
１．コミュニケーション
資料作成等で仕事の手戻りが多く
て困っています。
処方箋４
１．コミュニケーション
上司が忙しそうなので、話しかけ
にくいです。
処方箋５「集中サイン」を決めましょう
１．コミュニケーション
周りのことを考えると、休みが取
りづらいです。
処方箋６
業務スケジュールを作成して、共有しま
しょう
１．コミュニケーション
周りのことを考えると、休みが取
りづらいです。
処方箋７
引継シートを活用して、フォロー体制を
作りましょう
１．コミュニケーション
仕事が次の担当者に円滑に引き継
がれません。
処方箋８マニュアルを作成しましょう
１．コミュニケーション
仕事が次の担当者に円滑に引き継
がれません。
処方箋９席替えをしましょう
１．コミュニケーション
チームで仕事の総括や今後の進め
方について話し合っていません。
処方箋１０
定期的にチームで振り返りをしましょう
２．会議・ミーティング
ダラダラ会議で困っています。
処方箋１１
議題、所要時間、目的・ゴールを事前に
共有しましょう
２．会議・ミーティング
ダラダラ会議で困っています。
処方箋１２
ファシリテーターとタイムキーパーを設
置しましょう
２．会議・ミーティング
ダラダラ会議で困っています。
処方箋１３
タイマーを導入しましょう
２．会議・ミーティング
ダラダラ会議で困っています。
処方箋１４
時間が来たら会議を終了しましょう
２．会議・ミーティング
ダラダラ会議で困っています。
処方箋１５
出席者に事前に意見や考えを用意しても
らいましょう。
２．会議・ミーティング
グループミーティングを活性化し
たいです。
処方箋１６
フセン会議をやってみましょう
２．会議・ミーティング
グループミーティングを活性化し
たいです。
処方箋１７
「グラウンドルール」を決めましょう
２．会議・ミーティング
グループミーティングを活性化し
たいです。
処方箋１８
ファシリテーターを設置しましょう
２．会議・ミーティング
グループミーティングを活性化し
たいです。
処方箋１９
なるべく全員に役割をふりましょう
２．会議・ミーティング
ミーティング開始時刻に全員集ま
りまりません。
処方箋２０
始まる前にアラームを活用しましょう
２．会議・ミーティング
ミーティング開始時刻に全員集ま
りまりません。
処方箋２１
欠席・遅刻等の連絡を徹底しましょう
２．会議・ミーティング
会議に全員出席できません。
処方箋２２
欠席者のフォローをしましょう
２．会議・ミーティング
会議に全員出席できません。
処方箋２３
会議を開催しないで済む方法を考えま
しょう
処方箋１朝ミーティングで情報共有しましょう
仕事の目的と仕上り精度について、上司
によく確認しましょう
働き方の見直し虎の巻 ver.1.00 目次
項目
お悩み
処方箋No.
処方箋
３．タイムマネジメント
予定通り帰れません。
処方箋２４
一日の仕事時間を見積もりましょう
３．タイムマネジメント
休暇の予定が立てずらいです。
処方箋２５
業務スケジュールを作成して、共有しま
しょう
３．タイムマネジメント
仕事の優先順位を整理したいで
す。
処方箋２６
マトリックスで整理しましょう
３．タイムマネジメント
突発的な仕事で、予定通り帰れま
せん。
処方箋２７
仕事の優先順位から、残業の必要性につ
いて考えましょう
３．タイムマネジメント
今日必要な残業か迷います。
処方箋２８
「明日への引継タイム」を実施しましょ
う
４．事務効率
チーム内で依頼・照会の〆切が守
られません。
処方箋２９
取りまとめの時期や手順を見える化しま
しょう
４．事務効率
課の共通サーバーから必要なデー
タを探すのに時間がかかります。
処方箋３０
ファイル基準表ベースに電子データを保
存しましょう
４．事務効率
倉庫のどこに何があるのか分かり
ません。
処方箋３１
倉庫を見える化しましょう
４．事務効率
どれが最新の電子データなのか分
からなくなりました。
処方箋３２
電子データを時系列で管理しましょう
４．事務効率
パソコンの入力をスピードアップ
したいのですが。
処方箋３３
単語登録をしましょう
４．事務効率
メール・文書の作成に時間がかか
ります。
処方箋３４
メール文や文書をテンプレート化しま
しょう
４．事務効率
回覧表の作成に手間がかかりま
す。
処方箋３５
1年間ずっと使える回覧表を活用しま
しょう。
４．事務効率
単純作業に時間を取られます。
処方箋３６
さいたまステップアップオフィスを活用
しましょう。
５．モチベーション
いつも仕事に追われ、メリハリが
なく、達成感もありません。
処方箋３７
年間スケジュールを作成し、目標を意識
しましょう
５．モチベーション
部下に自発的に仕事をしてもらう
にはどうしたらよいですか。
処方箋３８
部下の仕事ぶりを「客観的」に褒めま
しょう
５．モチベーション
課題が大きすぎて、どうやって解
決すればよいかわかりません。
処方箋３９
樹形図を活用して、課題をブレイクダウ
ンしましょう
５．モチベーション
自分の業務の進め方について、考
える時間がありません。
処方箋４０
強制的に時間を作りましょう
５．モチベーション
計画的に休みをとってプライベー
トを充実させたいです。
処方箋４１
年休取得促し担当を決めましょう
働き方の見直し虎の巻 ver.1.00 資料集
★：行革推進部ライブラリ「働き方の見直し」に書式を掲載
資料Ｎｏ．
資料名
書式有り
項目
処方箋Ｎｏ．
資料１
ゴーヤシート
１．コミュニケーション
処方箋３
資料２
課内掲示板
１．コミュニケーション
処方箋３
資料３
業務スケジュール表
★
１．コミュニケーション
３．タイムマネジメント
資料４
議事シート
★
２．会議・ミーティング処方箋１１
資料５
ファシリテーターの心得10箇条
２．会議・ミーティング処方箋１２
資料６
フセン会議イメージ
２．会議・ミーティング処方箋１６
資料７
役割分担カード
資料８
緊急度と重要度のマトリクス
★
処方箋６
処方箋２６
２．会議・ミーティング処方箋１９
処方箋２６
３．タイムマネジメント処方箋２７
処方箋２８
資料９
回覧表
資料１０課題ブレイクダウンの樹形図
★
４．事務効率
処方箋35
★
5.モチベーション
処方箋３９

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