Webinar: Redaktionsabläufe anpassen in OJS - OJS

Webinar:
Redaktionsabläufe
anpassen in OJS
Christina Riesenweber & Dennis Twardy,
Center für Digitale Systeme, Freie Universität Berlin
DFG-Projekt Nachhaltige OJS-Infrastruktur
zur elektronischen Publikation wissenschaftlicher
Zeitschriften
Inhalte
1) Über das Projekt OJS-de.net
2) Wie funktioniert der OJS-Redaktionsworkflow?
3) Welche technischen Anpassungsoptionen gibt es?
4) Welche konzeptuellen Anpassungsoptionen gibt es?
5) Fragen der Teilnehmer/innen
OJS-de.net
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1) Über das Projekt OJS-de.net
OJS-de.net
3
1 ) Über das Projekt
„Nachhaltige OJS-Infrastruktur zur elektronischen Publikation
wissenschaftlicher Zeitschriften“
Center für Digitale Systeme, Freie Universität Berlin
Universitätsbibliothek Heidelberg
Kommunikations- Informations-, Medienzentrum, Universität Konstanz
Laufzeit: 2014-2016, + weitere 12 Monate in Vorbereitung
Gefördert von der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG)
In Zusammenarbeit mit dem Public Knowledge Project (PKP)
und open-access.net (IPOA)
OJS-de.net
4
Arbeitsbereiche
OJS-de.net
5
Services
Support-Services
• Anfragen von Nutzer/innen im deutschsprachigen Raum
• Support für Redaktionen, Institutionen, Wissenschaftler/innen, Studierende,
Verlage
• E-Mail-Support bei technischen Fragen
• Telefonische Beratung für Journal-Gründungen
• Einführender Redaktions-Workshop
• Ansprechpartner/innen an allen 3 Projektstandorten
• Webinare zu OJS-spezifischen Einzelthemen
• Workshops
• Anleitungen
OJS-de.net
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Projektwebseite
Projektwebseite
• Aktuelle Informationen zu OJS
• Neuigkeiten und Veranstaltungen
• Netzwerk für OJS-Dienstleister
• OJS-de.net Newsletter
OJS-de.net
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Informationsplattform
ojs.open-access.net
• Grundlegende Informationen
zu OJS
• Zielgruppenspezifische
Darstellung
• Hinweise für neue
Nutzer/innen
OJS-de.net
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Das Netzwerk
Wer kann Teil des Netzwerks werden?
• technische Infrastruktureinrichtungen, die OJS als Hosting-Dienstleistung für
mehrere Open-Access-Zeitschriften bereitstellen oder entsprechende
Dienstleistungen planen
• Institutionen, die OJS-Dienstleistungen zur Unterstützung der Wissenschaft primär
nicht-profitorientiert anbieten
• Bibliotheken, Rechenzentren und Universitätsverlage
• unabhängige Forschungsinstitute und -gesellschaften
OJS-de.net
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2) Wie funktioniert der OJSRedaktionsworkflow?
OJS-de.net
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Autor/in: Submission
OJS-de.net
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Redakteur/in: Übersicht
OJS-de.net
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Redakteur/in: Review
OJS-de.net
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Gutachter/in: Peer Review
OJS-de.net
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Redakteur/in: Übersicht
OJS-de.net
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Redakteur/in: Copyediting
OJS-de.net
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Redakteur/in: Layout & Proofreading
OJS-de.net
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Leser/in
OJS-de.net
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3) Welche technischen
Anpassungsoptionen gibt es?
OJS-de.net
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Technische Anpassungen
Rubriken & Rubrikredakteure
Rubriken: „Rubriken der Zeitschrift“
Rubrikredakteure: „Rubriken der Zeitschrift“ > „Rubrikredakteur/innen“
Einreichung
Autorenrichtlinien: Setup 3.1
Begutachtung
Begutachtungsrichtlinien: Setup 2.2
Gutachter-Datenbank: Setup 2.7
Begutachtungsverfahren: Setup 2.2
Formulare: „Begutachtungsformulare“
Redaktion
Lektorat: Setup 4.5
Layout: Setup 4.6
Korrekturlektorat: Setup 4.7
Veröffentlichung
Informationen für Leser/Bibliothekare/Autoren: Setup 5.7
E-Mail-Templates
Bearbeiten von Templates: „E-Mail-Vorlagen“
OJS-de.net
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4) Welche konzeptuellen
Anpassungsoptionen gibt es?
OJS-de.net
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Rollen in OJS
• Journal Manager / Zeitschriftenverwalter/in
• Editor / Redakteur/in
• Section Editor / Rubrikredakteur/in
• Reviewer / Gutachter/in
X Herausgeber/in
• Copyediting / Lektorat
• Layout
• Proofreading / Korrekturlektorat
Eine Person kann mehrere Rollen übernehmen!
OJS-de.net
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Journal Manager / Zeitschriftenverwalter/in
• Zugriff auf Setup der Zeitschrift
• Kleinere technische Anpassungen
• Zugriff auf Texte und Metadaten über die
Zeitschrift
• Verwaltung von Informationstexten,
Kontaktinformationen, Handreichungen etc.
• Keine Verantwortung für Inhalte der Zeitschrift
auf Artikelebene
OJS-de.net
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Redaktion
Editor / Redakteur/in
• Zugriff auf alle eingereichten Artikel
• Rechte zur Zuweisung von Artikeln an (Rubrik-)
Redakteur/in
• Verwaltung des Begutachtungs- und
Publikationsprozesses
• Einrichtung und Veröffentlichung von Ausgaben
Section Editor / Rubrikredakteur/in
• Zugriff nur auf zugewiesene Artikel
• Verwaltung des Begutachtungs- und
Publikationsprozesses
OJS-de.net
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Reviewer / Gutachter/in
• Zugriff nur auf zur
Begutachtung zugewiesene
Artikel
• Archivzugriff nur für
tatsächlich begutachtete
Artikel
OJS-de.net
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X Herausgeber/in
Passende Rolle in Abhängigkeit von tatsächlichen Tätigkeiten
• A) Hrsg. prüft alle eingehenden Artikel und weisen sie (Rubrik-)
Redakteuren zu  Herausgeber/in = Redakteur/in
• B) Redakteur/in prüft alle eingehenden Artikel und legt sie Hrsg. vor
 Herausgeber/in = Gutachter/in
• C) Hrsg. organisiert und verwaltet den Begutachtungsprozess
 Herausgeber/in = (Rubrik-) Redakteur/in
OJS-de.net
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Lektorat und Layout
Copyediting / Lektorat (~ Lektorat, Korrektorat)
• Inhaltliche Korrektur des Beitrags vor dem
Layout
• Korrektur von Stil, Rechtschreibung,
Zeichensetzung, Formalia
Layout (~ Satz, Design, Fahnenerstellung)
• Überführung der Textdatei in Publikationsformat
(HTML, PDF, EPUB)
Proofreading / Korrekturlektorat (~ Fahnenkorrektur,
Abschlusslektorat)
• Abschließende Prüfung des Publikationsformats
auf (formale) Satzfehler
OJS-de.net
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Beispielworkflows
Ein/e Herausgeber/in als Gatekeeper
Ein/e Herausgeber/in (als EDITOR) wählt aus eingehenden Manuskripten aus,
und weist diese bestimmten (Rubrik-) Redakteuren (als (SECTION) EDITORS) zur
Bearbeitung zu. Diese organisieren Begutachtungsverfahren mit Gutachter/innen.
Anonyme Begutachtung durch Hrsg. nicht möglich.
Runde 1: extern
Gutachter/in als
REVIEWER
Herausgeber/in als
EDITOR
Redakteur/in als
(SECTION) EDITOR
Gutachter/in als
REVIEWER
Gutachter/in als
REVIEWER
OJS-de.net
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Beispielworkflows
Mehrere Herausgeber als Gatekeeper
Redakteur/in (als EDITOR) leitet alle eingehenden Manuskripte in einer ersten
Begutachtungsrunde an mehrere Hrsg. (als REVIEWER). Hrsg. empfehlen mögliche
Gutachter/innen. Anonyme Begutachtung durch Hrsg. möglich.
Wenn Hrsg. positiv entscheiden, leitet Redakteur/in eine zweite Begutachtungsrunde
mit externen Gutachter/innen (als REVIEWER) ein.
Runde 1: intern
Redakteur/in als
EDITOR
OJS-de.net
Herausgeber/in als
REVIEWER
Runde 2: extern
Redakteur/in als
EDITOR
Gutachter/in als
REVIEWER
Herausgeber/in als
REVIEWER
Gutachter/in als
REVIEWER
Herausgeber/in als
REVIEWER
Gutachter/in als
REVIEWER
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Beispielworkflows
Heft mit Gastherausgeber/innen
Redakteur/in oder Herausgeber (als EDITOR) nimmt alle Beiträge entgegen und
weist sie den Gastherausgeber/innen (als REVIEWER) in einer ersten
Begutachtungsrunde zu.
Herausgeber/in
oder
Redakteur/in als
EDITOR
Runde 1: Gasthrsg.
Gasthrsg. als
REVIEWER
Gasthrsg. als
REVIEWER
Gasthrsg. als
REVIEWER
OJS-de.net
Herausgeber/in
oder
Redakteur/in als
EDITOR
Runde 2: extern
Gutachter/in als
REVIEWER
Gutachter/in als
REVIEWER
Gutachter/in als
REVIEWER
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Redaktionsmodelle
Minimal: 1 Person + Gutachter/innen
Herausgeber/in als
EDITOR
Gutachter/in als
REVIEWER
Herausgeber/in als
COPYEDITOR / LAYOUTER / etc.
Standard: 1 Redakteur/in + X Herausgeber/innen
Redakteur/in als
EDITOR
Hrsg. als
REVIEWER
Gutachter/in als
REVIEWER
Redakteur/in als
COPYEDITOR / LAYOUTER / etc.
Komplex: X Redakteur/innen + X Herausgeber/innen + Dienstleister
Redakteur/in als
EDITOR
OJS-de.net
Hrsg. als
REVIEWER
REVIEWER
COPYEDITOR
LAYOUT
PROOFREADER
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Kommunikation des Workflows
• Stellen Sie sicher, dass allen Beteiligten der Workflow bekannt ist
• Geben Sie Personen, die selten mit OJS arbeiten, Handreichungen
(Autor/innen, Gutachter/innen)
• Verzichten Sie nicht auf persönliche Kommunikation: auch digitale
Zeitschriften profitieren von regelmäßigen Redaktionssitzungen,
Herausgeber- und Beiratstreffen
OJS-de.net
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5) Fragen der Teilnehmer/innen
OJS-de.net
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Workflow Editing / Redaktion
Kann man die Vorgänge Editing, Layout und Proofreading zusammenfassen
oder muss jeder Schritt einzeln durchgeführt werden?
Prinzipiell kann OJS so konfiguriert werden, dass ein (Section-) Editor (Rubrik-/
Redakteur/in) vollständig für die redaktionelle Bearbeitung einer Einreichung
zuständig ist. Werden Layout und Proofreading nicht auf dedizierte Personen
aufgeteilt, sind die Grenzen zwischen den Schritten fließender. Proofreading selbst
ist zudem nicht zwingend notwendig, um einen Artikel zu veröffentlichen. Eine
weitere Straffung ist nicht vorgesehen und für normale Einreichungen auch nicht
sinnvoll. Den kürzesten Weg zur Veröffentlichung stellt das „Quick Submit Plug-In“
dar, bei dem sofort ohne Review o.ä. eine Druckfahne eingefügt werden kann.
Muss man Sections haben um Section-Editors anzulegen?
Ja. OJS erfordert mindestens eine Section (Rubrik). Diese ist auch standardmäßig
bereits eingerichtet („Articles“). Der Vorteil ist, dass Section-Editors nur Rechte
innerhalb der ihnen zugewiesenen Sections haben, nicht jedoch auf
Zeitschriftenebene. Section-Editors können also keine Ausgaben anlegen oder
Ausgaben veröffentlichen.
OJS-de.net
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Log-In für Gutachter/innen
Gibt es eine Möglichkeit, dass Gutachter/innen ohne OJS-Log-In auf den
Begutachtungsprozess zugreifen können?
Nein, alle Gutachter/innen müssen in OJS in der Rolle Reviewer (Gutachter/in)
angemeldet sein und benötigen einen eigenen Account.
Was ist der One-Click-Zugang für Gutachter/innen ?
Damit ist ein Link gemeint, der in versendeten E-Mails enthalten sein kann und der
die Gutachter/innen direkt am System in ihrem eigenen (zuvor erstellten) Account
anmeldet.
Wie können Redakteur/innen auch als Gutachter/innen agieren?
Um als Gutachter/in im Begutachtungsprozess zu agieren, müssen Redakteur/innen
auch für die Rolle Reviewer (Gutachter/in) in OJS angemeldet bzw. freigeschaltet
sein.
OJS-de.net
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E-Mails anpassen
Kann man die E-Mail-Vorlagen in mehreren Sprachen hinterlegen?
Ja, die E-Mail-Vorlagen können für alle installierten Interface-Sprachen angepasst
werden.
Kann ich bei einem mehrsprachigen Journal einem Autor oder Reviewer eine
Sprache zuweisen?
Nein, das ist zu diesem Zeitpunkt nicht möglich. Sie können aber über die
ausgewählte GUI-Sprache (also die von Ihnen verwendete Sprache der
Benutzeroberfläche) die verwendete Sprache der E-Mail-Templates beeinflussen.
OJS-de.net
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Backups und Archivierung
Bietet OJS eine Möglichkeit zur Datensicherung an?
Nein, mit Ausnahme von LOCKSS (s.u.) bietet OJS keine automatisierte Lösung zur
Datensicherung an. Dies muss auf Server-Ebene geschehen und ist auf Anwendungsebene in
der Regel auch nicht sinnvoll. Prinzipiell ist es allerdings möglich, die XML-Export-Funktion von
OJS zu nutzen, um manuell sämtliche Ausgaben und/oder Artikel im XML-Format zu
exportieren. Gleiches gilt für die Daten der angemeldeten Benutzer.
Gibt es eine Schnittstelle zur Meldung von Artikeln/Ausgaben an die DNB?
Nein, zur Zeit nicht. Eine solche Schnittstelle zur automatisierten Meldung ist aktuell in Arbeit.
Aktuell müssen Meldungen manuell erfolgen. Sprechen Sie gegebenenfalls auch mit Ihrer
Heimbibliothek. Diese haben häufig bereits etablierte Meldewege (z.B. Hotfolder, o.ä.).
Unterstützt OJS LOCKSS?
Ja. Seit Juni 2016 gibt es die Möglichkeit für OJS-Journals, sich kostenlos dem PKP Private
LOCKSS Network (PLN) anzuschließen (siehe www.pkp.sfu.ca/pkp-lockss/) und auf diesem
Wege die Daten der Zeitschrift zu sichern.
OJS-de.net
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Publikationsformate
Gibt es ein Plug-In zur automatischen Generierung von XML-Fahnen?
PKP arbeitet zur Zeit an einer Plug-In-Lösung. Ein Veröffentlichungstermin ist bisher
noch nicht bekannt.
Gibt es einen Workflow zur Erstellung von PDFs, EPUB oder HTML-Dateien?
Nein, OJS ist kein Dokument-Editor. Die Überführung des Manuskripts in die
gesetzte Fahne gleich welchen Formates wird außerhalb von OJS mit einem
entsprechenden Tool (z.B. InDesign, LaTeX, HTML-Editor, etc.) oder per Export aus
einem Textverarbeitungssystem vorgenommen.
OJS-de.net
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Kontakt
www.OJS-de.net
[email protected]
Christina Riesenweber
[email protected]
Dennis Twardy
[email protected]
Center für Digitale Systeme, Freie Universität Berlin
Arbeitsbereich E-Publishing
http://www.cedis.fu-berlin.de/e-publishing
Stand vom 09.06.2016. Erstellt und bereitgestellt von OJS-de.net.
Dieses Material steht unter der Creative-Commons-Lizenz Namensnennung 3.0 Deutschland.
Um eine Kopie dieser Lizenz einsehen zu können, besuchen Sie bitte http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/
OJS-de.net
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