Kassenführung in Unternehmen

sächlich höheren Beständen, als in
der Kassenbuchführung ausgewiesen
sind. In beiden Fällen stellt die fehlende
Kassensturzfähigkeit
einen
schwerwiegenden Mangel der Buchführung dar.
Kassenführung in
Unternehmen
Betriebe mit großem Bargeldumsatz geraten heute
zunehmend in den Fokus der Steuerprüfung. Die Finanzverwaltung schult seit einigen Jahren ihre Prüfer gezielt,
um Unstimmigkeiten bei der Kassenführung zu entdecken
und auch nachzuweisen.
Werden Unstimmigkeiten festgestellt,
kann die gesamte Buchführung verworfen werden und hohe Zuschätzungen sind die Folge. Es schließt
sich dann häufig ein steuer- und strafrechtliches Verfahren an. Deshalb gilt
es, Fehler bei der Kassenführung zu
vermeiden.
Mängel in der
Kassenbuchführung
In den Betrieben sind folgende Mängel bei der Kassenbuchführung festzustellen.
1. Fehlende Kassensturzfähigkeit:
Die Kasse wird nur rechnerisch geführt, ein Zählen der vorhandenen
Geldbestände findet nicht statt. Damit
ist die so genannte Kassensturzfähigkeit nicht gewährleistet, denn der fest-
gestellte Istbestand in der Kasse muss
jederzeit mit dem aufgezeichneten
Sollbestand übereinstimmen. Der Abgleich muss zu Beginn, zum Ende und
während eines Tages möglich sein.
2. Kassenfehlbeträge: Als Kassenfehlbetrag bezeichnet man einen Minusbestand in der Kasse. Dieser ergibt sich, wenn die aufgezeichneten
Barausgaben höher sind als die aufgezeichneten Bareinnahmen.
Der tatsächliche Kassenbestand kann
aber niemals weniger als null betragen, womit deutlich wird, dass Geldvorgänge in der Kasse nicht erfasst
wurden.
Ein Kassensturz durch den Prüfer der
Finanzverwaltung ist auch außerhalb
des zu bearbeitenden Prüfungszeitraums möglich. Dies führt dazu, dass
aktuelle Kassenbestände geprüft
werden, wenngleich der Prüfungszeitraum des Betriebes ein zurückliegender ist.
Man unterscheidet dabei zwischen
echten und unechten Kassenfehlbeträgen. Neben den Möglichkeiten wie
Buchungsfehler oder das nicht richtige Erfassen von Einlagen und Entnahmen, führen insbesondere nicht
zeitnahe Aufzeichnungen, unvollständiges Erfassen von Einnahmen oder
fingierte Betriebsausgaben zu echten
Kassenfehlbeständen. Aber auch falsche Wechselgeldrückgaben haben
echte Kassenfehlbeträge zur Folge.
Wird dabei aufgedeckt, dass der gezählte Bestand niedriger als der aufgezeichnete ist, so sind unter Umständen Privatentnahmen oder Geldeinzahlungen auf Bankkonten nicht
erfasst. Andererseits führen in der
Buchführung nicht erfasste Einnahmen oder fingierte Ausgaben zu tat-
Von unechten Kassenfehlbeträgen
spricht man u. a., wenn zwar die Verprobung keinen Minusbetrag aufdeckt, aber die genauere Prüfung fingierte Einlagen zur Vermeidung von
Kassenminusbeständen ergibt oder
Scheckeinzahlungen als Bargeldeingang behandelt wurden.
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Abb.: Kassenbericht
Kassenbericht vom ……………………………….
1. Kassenendbestand bei Geschäftsschluss
abzgl. Kassenendbestand Vortag
Zwischensumme
./.
0,00
€
€
€
2. Betriebsausgaben des heutigen Tages gem. Beleg
Beleg-Nr.
Bezeichnung
Betrag
Summe der Betriebsausgaben:
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
0,00 €
+
0,00
€
./.
0,00
€
3. Betriebseinnahmen des heutigen Tages gem. Beleg
Beleg-Nr.
Bezeichnung
Betrag
Barzahlung Rechnung
Summe der Betriebseinnahmen:
€
€
0,00 €
4. Privatentnahmen und Einlagen des heutigen Tages
Privatentnahmen
Privateinlagen
+
./.
€
€
5. Bar g eld - Banktransfer
Barabhebung
Bareinzahlung
./.
+
€
€
Bar-Tageseinnahme (Tageslosung)
0,00
€
Unterschrift
Nachrichtlich:
€
EC / Kreditkartenumsätze des Tages
€
Tagesumsätze gegen Rechnung
heute ausgegebene Warengutscheine:
Kassenaufzeichungen
1. Kassenberichte: Durch Kassenberichte werden die Tageseinnahmen
summarisch erfasst. Der tägliche
Kassenbericht ist in der Weise zu ermitteln, dass vom ausgezählten Kassenbestand am Ende des Geschäftstages der Kassenanfangsbestand
und die Bareinlagen abgezogen und
die Ausgaben und Barentnahmen sowie die Bankeinzahlungen hinzugerechnet werden.
Das abgebildete Schema kann als
Grundlage von täglichen Kassenberichten dienen. Vordrucke hierzu können aber auch im Schreibwarenhandel
erworben werden. Bei den dort zu beziehenden Berichten ist immer drauf zu
achten, dass sie mit dem Kassenbestand bei Geschäftsschluss beginnen.
Der Kassenbericht ist stets handschriftlich zu fertigen, um die Anfor-
52
…… (Anzahl)
€
derung an die Unveränderbarkeit zu
erfüllen.
Dem Erstellen des täglichen Kassenberichts kommt daher in bargeldführenden Betrieben eine zentrale Bedeutung zu. Das Führen von Kassenbüchern oder Kassenbestandsrechnungen ist für eine ordnungsgemäße
Buchführung nicht ausreichend, da
hierbei der Kassenbestand nur rechnerisch ermittelt wird.
2. Registrierkassen: Es macht
grundsätzlich keinen Unterschied, ob
die Kassenführung mittels Registrierkasse erfolgt oder durch eine so genannte offene Ladenkasse, bei der
die Geldbeträge in einer Geldbörse,
Schublade oder Geldkassette aufbewahrt werden. In beiden Fällen muss
die Dokumentation der Geschäftsvorfälle nachvollziehbar sein und durch
einen sachkundigen Dritten nachgeprüft werden können.
So hat der Unternehmer, der Registrierkassen einsetzt, daneben auch
die Bedienungsanleitung, Protokolle
der Einrichtung der Kasse sowie Unterlagen über Neu- und Umprogrammierungen aufzubewahren.
Die Finanzverwaltung hat die Möglichkeit, auf digitale Daten des Betriebes zuzugreifen, wenn sie für die Ermittlung von steuerlichen Sachverhalten maßgeblich sind. Daher müssen
seit dem 01.01.2002 sämtliche aufbewahrungspflichtigen elektronischen
Daten vorgehalten und auswertbar
zur Verfügung gestellt werden.
Da Registrierkassen steuerrelevante
Daten in elektronischer Form speichern, gilt das Datenzugriffsrecht
auch für diese. Jede Registrierkasse
verfügt über (mind.) einen Speicher,
der es ermöglicht, die Geschäftsvorfälle in gedruckter Form darzustellen.
Elektronische Kassensysteme haben
sowohl eine X-Abfrage als auch eine
Z-Abfrage. Bei der X-Abfrage handelt
es sich um Ermittlung des Zwischenstandes, ohne dass Daten gelöscht
werden. Die X-Abfrage dient reinen
Informationszwecken und sagt über
die vollständige Erfassung der Einnahmen nichts aus.
Die Z-Abfrage dagegen wirft die gespeicherten Umsätze aus und stellt
danach den Speicher wieder auf Null.
Daher heißt der mit diesem Abruf produzierte Beleg Tagessummenendbon
oder kurz Z-Bon (Z=Zero). Der Z-Bon
weist dabei in der Regel folgende Angaben aus: Tagesumsätze, Zahl der
Abrufe, Stornobuchungen. Er dient
damit der Ermittlung der Tagesumsätze. Er ist ein Buchungsbeleg und gehört zu den aufbewahrungspflichtigen
Unterlagen. Die Daten des Z-Bons
können dann in Tageskassenberichte
übernommen werden, die dann auch
den Geldtransit oder Privatentnahmen und übrige bar geleistete Betriebsausgaben enthalten.
Das Vorhandensein des Z-Bons führt
jedoch nicht dazu, dass auf den Zugriff der in den Kassensystemen gespeicherten Daten verzichtet wird.
Die „neue Kassenrichtlinie“
Am 14.11.2014 wurde seitens der Finanzverwaltung ein Schreiben über
„Grundsätze zur ordnungsgemäßen
Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum
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Es macht grundsätzlich keinen Unterschied, ob die Kassenführung mittels Registrierkasse erfolgt oder durch eine so genannte offene Ladenkasse (was auch über den 31.12.2016 hinaus möglich ist), bei der die Geldbeträge in einer Geldbörse, Schublade oder Geldkassette aufbewahrt werden. In beiden Fällen muss die Dokumentation der Geschäftsvorfälle nachvollziehbar
sein und durch einen sachkundigen Dritten nachgeprüft werden können
Foto: Scheel
Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht,
welches für alle Veranlagungszeiträume, die nach dem 31.12.2014 beginnen, gilt.
Betroffen sind in der Land- und Forstwirtschaft, im Gartenbau und im Gewerbe alle
▪ buchführungsund
aufzeichnungspflichtigen Unternehmen,
▪ Einnahmenüberschussrechner und
▪ Unternehmer, die freiwillig Bücher
oder Aufzeichnungen führen.
Mit den neuen GoBD werden die bislang geltenden Anforderungen stellenweise konkretisiert und teilweise auch
verschärft. Den Steuerpflichtigen treffen danach besondere Aufbewahrungspflichten für elektronische Belege
und EDV-Daten. Wenn diese, trotz Verpflichtung zur Buchführung oder Aufzeichnung, nur unvollständig oder verspätet vorgelegt werden können, kann
die vorhandene Buchführung verworfen werden und es drohen Schätzungen durch die Finanzverwaltung.
Folgende Voraussetzungen hat die Finanzverwaltung in den GoBD bestimmt:
▪ Bei monatlicher Buchführung
muss diese zeitgerecht erfasst
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und bis zum Ende des Folgemonats gebucht und festgeschrieben
sein.
▪ Quartals- oder Jahresbuchhaltungen müssen monatlich erfasst
werden; Erfassen bedeutet dabei
eine „geordnete Belegablage“,
nicht aber die EDV-gestützte Buchung.
▪ Kasseneinnahmen und -ausgaben
sind täglich festzuhalten.
▪ Unbare Geschäftsvorfälle müssen
innerhalb von zehn Tagen zur Belegsicherung erfasst werden.
Zudem haben sämtliche Buchungen
und Aufzeichnungen unveränderlich
zu sein. Hierfür notwendig ist der Einsatz von speziellen datenbankgestützten Verwaltungssystemen.
Für EDV-gestützte Kassensysteme
bedeutet dies gemäß des GoBDSchreibens, dass elektronische Belege per Sicherungskopie gegen Verlust geschützt und automatisch nummeriert werden müssen.
Des Weiteren sind alle vorhandenen
Daten in den Kassensystemen in der
Form aufzubewahren wie sie entstanden sind und dürfen auch nicht gelöscht werden. Die Daten müssen daher vollständig in chronologischer
Reihenfolge als Einzeldaten vorliegen. Die zusammengefassten Daten
des Z-Bons sind demnach nicht mehr
zulässig.
Allerdings gibt es für die bisher noch
in den Betrieben eingesetzten Kassensysteme, soweit sie die technischen Vorrausetzungen auf den vollständigen Zugriff noch nicht erfüllen,
eine
Übergangsfrist
bis
zum
31.12.2016. Voraussetzung ist allerdings, dass der Unternehmer sich um
die Aufrüstung in Form von Speichererweiterung oder Software-Updates
kümmert, um den Anforderungen der
Kassenrichtlinien gerecht zu werden.
Der Unternehmer muss daher sehr
genau überlegen, ob er sein bestehendes Kassensystem erweitert oder
die Anschaffung eines neues Systems in Betracht zieht. Der steuerliche Berater sollte seinen Mandanten
aber darauf hinweisen, dass es in
Deutschland nach wie vor keine Registrierkassenpflicht gibt und dem
Unternehmer letztlich noch die Möglichkeit der Verwendung einer offenen
Ladenkasse – auch über den
31.12.2016 hinaus – bleibt. Selbst
auch dann, wenn er bisher Registrierkassen eingesetzt hat.
Dr. Hanno Vianden,
PARTA Buchstelle für Landwirtschaft
und Gartenbau GmbH
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