Ein Leitfaden für erfolgreiche Projekte im Gemeinwesen

ROTARY
IN AKTION
Ein Leitfaden für erfolgreiche
Projekte im Gemeinwesen
Der Auftrag von Rotary International
Der Auftrag von Rotary International, besteht darin, durch den ehrenamtlichen
Einsatz seiner Mitglieder – führenden Vertretern der Geschäfts- und Berufswelt
und der Kommune – anderen zu helfen, für Integrität einzutreten und einen Beitrag
zu internationaler Verständigung, gutem Willen und Frieden zu leisten.
Inhalt
Einführung1
Bedarfsanalysen im Gemeinwesen
3
Wahl eines Projekts
5
Planung7
Zusammenarbeit mit Partnern
Beschaffung von Finanzmitteln
9
11
Projektverwaltung13
Erfolgsbeurteilung15
Projekt-Checkliste17
EINFÜHRUNG
Rotary Clubs engagieren sich in Dienstprojekten in Tausenden
von Gemeinwesen auf der ganzen Welt. Die Mitglieder von
Rotary bilden ein vielfältiges Netzwerk und widmen sich
gemeinsam der Förderung von Völkerverständigung, Goodwill
und Frieden durch gemeinnützige ehrenamtliche Arbeit.
Als führende Vertreter der Geschäfts- und Berufswelt in ihren
Gemeinwesen kennen die Rotarier die örtlichen Bedürfnisse,
Prioritäten, die Kultur und Ressourcen, die für den Erfolg
von örtlichen Dienstprojekten ausschlaggebend sind.
Wirksame Projekte erfordern jedoch mehr als die Kenntnis
dieser Faktoren. Die Fähigkeit eines Clubs, die kommunalen
Bedürfnisse richtig zu analysieren, relevante Projekte zu planen
und Projektmittel sachgerecht zu verwalten, trägt entscheidend
zum Erfolg der Projekte bei.
Wie kann ich diesen Leitfaden nutzen?
Rotary in Aktion: Ein Leitfaden für erfolgreiche Projekte im
Gemeinwesen soll Rotary Clubs die erforderlichen Kenntnisse
und Instrumente bereitstellen, die sie für die Planung,
Realisierung und Auswertung von erfolgreichen Projekten
benötigen. Die hier beschriebenen Methoden sind eine Auswahl
von Techniken, derer sich Rotary Clubs und Experten für
Kommunalentwicklung in aller Welt regelmäßig bedienen.
Clubs können diese Methoden an die spezielle Situation im
eigenen Gemeinwesen anpassen.
Zusammen mit der Publikation Community Assessment Tools
(605C) hilft dieser Leitfaden Rotary Clubs bei der Umsetzung
noch erfolgreicherer Projekte in ihren Gemeinwesen. Weitere
Informationen und Ressourcen, wie Publikationen, auf die
in diesem Leitfaden verwiesen wird, sind auf www.rotary.org
erhältlich.
Ein Leitfaden für erfolgreiche Projekte im Gemeinwesen 1
Begriffserläuterungen
In diesem Leitfaden
Die Interpretation von Begriffen wie Gemeinwesen,
Geschlecht und Dienst ist stark von der Sprache, Kultur,
Bildung und den Lebenserfahrungen der Menschen geprägt.
Die nachfolgenden Definitionen von den in diesem Leitfaden
verwendeten Schlüsselbegriffen sollen Missverständnissen
vorbeugen:
Der vorliegende Leitfaden beschreibt die einzelnen Etappen
eines erfolgreichen Dienstprojekts: Auswahl, Planung,
Realisierung und Auswertung. Außerdem informiert er
über die Ressourcen, die Rotary International den Clubs für
ihre Projektarbeit bereitstellt. Anhand der Checkliste am
Ende des Leitfadens können Rotary Clubs die vorgestellten
Schlüsselkonzepte noch einmal durchgehen und überprüfen, ob
sie bei ihren eigenen Dienstprojekten die bewährten Praktiken
anwenden.
Ressourcen Alle Faktoren, die zum Erfolg eines Projekts
beitragen, wie Know-How, Fachkompetenz, Netzwerke aus
Personen und Einrichtungen im Gemeinwesen.
Gemeinwesen, Gemeinschaft Gruppe von Personen, die etwas
gemein haben. Mitunter werden Gemeinschaften durch sehr
konkrete Dinge definiert (z.B. ein bestimmtes geographisches
Gebiet oder die Regierungsform) und in anderen Fällen durch
gleiche Überzeugungen, die in gesellschaftlichen Bräuchen
oder kulturellen Traditionen zum Ausdruck kommen.
Geschlecht Gesellschaftlich bedingte und kulturell
beeinflusste Vorstellung über die Rollen, das Verhalten und die
Beziehungen zwischen Frauen und Männern und Jungen und
Mädchen.
Interessenvertreter Einzelpersonen, Gruppen oder
Organisationen, die ein Projekt finanzieren oder vom Ergebnis
des Projekts betroffen sein könnten.
Dienst Im breitesten Sinne ist damit jede Aktion einzelner
oder mehrerer Personen gemeint, die einer anderen Person
oder anderen Menschen zugute kommt. Rotary definiert fünf
Zweige des Dienstes:
• Der Clubdienst stärkt die Freundschaft unter den
Mitgliedern und sorgt für einen gut funktionierenden
Clubbetrieb.
• Der Berufsdienst regt Rotarier zur Hilfe für andere im
Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit und zur Förderung
hoher ethischer Normen an.
• Der Gemeindienst umfasst alle Projekte und Aktivitäten
des Clubs, die dazu dienen, die Lebensqualität im
Gemeinwesen zu erhöhen.
• Der Internationaler Dienst umfasst alle Aktionen, die dazu
dienen, den humanitären Einfluss von Rotary in der Welt
zu erhöhen und Völkerverständigung und Frieden zu
fördern.
• Der Neue Generationen Dienst würdigt die
positiven Veränderungen, zu denen Jugendliche
und junge Erwachsene durch ihre Einsätze bei
Führungskräftetrainings, Dienstprojekten und
Austauschprogrammen beitragen.
Nachhaltigkeit Die Fähigkeit eines Projekts oder Programms,
ohne Hilfe oder Eingriffe von außen eigenständig zu
funktionieren. Die Nachhaltigkeit dient oft als Indikator für
den Langzeiterfolg eines Projekts.
2 Rotary in Aktion
Wie wird ein Dienstprojekt zu einem
Erfolgsprojekt?
Erfolgreiche Projekte bieten mehr als nur eine Kurzzeitlösung für
Probleme. Die besten Projekte von Rotary zeichnen sich in der
Regel durch folgende Merkmale aus:
¢ Sie nehmen sich echter Probleme an
¢ Sie verbessern die Lebensqualität der Menschen im Gemeinwesen
¢ Sie nutzen die Fähigkeiten derjenigen, denen sie helfen
¢ Sie würdigen den Beitrag aller Beteiligten als wichtig und notwendig
¢ Sie basieren auf einer realistischen Einschätzung der verfügbaren
Ressourcen
¢ Sie setzen sich spezifische Ziele mit messbaren Ergebnissen
¢ Sie bauen wirksame Netzwerke auf
¢ Sie befähigen die Menschen und das Gemeinwesen zur Selbsthilfe
BEDARFSANALYSEN IM GEMEINWESEN
Der erste wichtige Schritt bei der Planung eines erfolgreichen
Projekts besteht darin, die Stärken und Schwächen des
Gemeinwesens einzuschätzen. Indem der Club die Probleme
und Sachverhalte seines Gemeinwesens untersucht, kann er
neue Möglichkeiten für Projekte aufdecken und verhindern,
dass bestehende kommunale Ressourcen verschwendet werden.
breiten Querschnitts an Menschen, auf die sich ein Projekt
auswirken könnte, lassen sich vielfältigere kommunale
Perspektiven erfassen und potenzielle Ressourcen und
Probleme aufdecken, die andernfalls verborgen bleiben.
Die meisten Rotary Clubs bedienen sich einer Kombination
aus förmlichen und formlosen Analysetechniken, um
mehr über ihr Gemeinwesen zu erfahren. Förmliche
Analysemethoden beinhalten oft Online-Befragungen,
Telefoninterviews und von Beratungsunternehmen geleitete
Fokusgruppen. Das zwangslose Gespräch mit Leuten im
örtlichen Café, das Lesen der Lokalpresse oder die Diskussion
von örtlichen Themen bei einer Gemeindeversammlung
sind dagegen Beispiele für formlose Methoden der
Informationsbeschaffung.
Im Allgemeinen hat ein Gemeinwesen vier Hauptressourcen:
personelle, organisatorische, materielle und Clubressourcen:
Ob sich der Club nun für die förmliche oder formlose Analyse
des Gemeinwesens entscheidet, eines darf dabei nicht vergessen
werden: die gewählte Methode muss systematisch sein,
Bürger aller Gruppen und Schichten einbeziehen und für die
Menschen aussagekräftig sein. Eine erfolgreiche Bedarfsanalyse
gibt nicht nur Aufschluss über die Stärken und Schwächen
eines Gemeinwesens, sondern bildet auch die Grundlage für
die Unterstützung und das Ansehen von Dienstprojekten im
Gemeinwesen.
Was ist der Zweck? Wer sind die
Zielgruppen?
Die Analyse des Gemeinwesens soll helfen, die Dynamik im
Gemeinwesen besser zu verstehen und Informationen für
Entscheidungen liefern, welche zur langfristigen Entwicklung
und zum Wachstum des Gemeinwesens beitragen. Bevor ein
Club mit der Untersuchung seines Gemeinwesens beginnt,
sollte er sich darüber im Klaren sein, was ermittelt werden soll.
Eine erfolgreiche Analyse fördert Informationen zutage, die bis
dahin nicht bekannt waren.
Für eine erfolgreiche Analyse sollte ein möglichst breites
Spektrum an kommunalen Interessenvertretern einbezogen
werden, vor allem Gruppen, die oft übersehen werden,
wie z.B. Frauen, Jugendliche und religiöse oder ethnische
Minderheiten. Durch die Einbeziehung eines möglichst
Was untersucht die Analyse?
Personelle Ressourcen
Eines der wichtigsten Güter eines Gemeinwesens sind seine
Menschen. Eine gute Analyse des Gemeinwesens geht davon
aus, dass jeder Mensch einzigartige Fertigkeiten, Fähigkeiten,
Kenntnisse und Erfahrungen hat, die – mitunter auf
ungeahnte Weise – zum Erfolg eines Projekts beitragen. Der
Erfolg oder Misserfolg eines Projekts hängt oft davon ab, wie
gut es gelingt, die Bürger des Gemeinwesens einzubeziehen
und zu befähigen. Deshalb sollten die unterschiedlichen
Rollen der Bürger und auch von Randgruppen wie Frauen,
Jugendlichen, Minderheiten und Mittellosen bei der Analyse
sorgfältig untersucht werden.
Organisatorische Ressourcen
Sowohl offizielle als auch inoffizielle Organisationen sind
wichtige Ressourcen für kommunale Hilfsprojekte. Offiziellen
Organisationen – Behörden, regierungsunabhängigen
und Nonprofit-Organisationen, religiösen Einrichtungen,
Schulen, Unternehmen usw. – stehen in der Regel
finanzielle Mittel, Fachkenntnisse und Informationen
zur Verfügung, die für Projekte nützlich sind. Inoffizielle
Gruppen – Sportmannschaften, Nachbarschaftsverbände,
Frauenkooperativen, Freunde, die sich regelmäßig im Café
treffen, usw. – sind vielleicht weniger sichtbar, spielen aber oft
eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung und Werbung
für Gemeindienstprojekte.
Materielle Ressourcen
Damit ist die gesamte Infrastruktur eines Gemeinwesens
gemeint: Gebäude, Parks, öffentliches Verkehrssystem,
Einrichtungen des Gesundheitswesens, Wasser- und
Abwasseranlagen, Recyclinganlagen und Mülldeponien,
Bibliotheken, Theater und Tagungseinrichtungen, d.h. alle
Strukturen, die bei einem Projekt zum Einsatz kommen
könnten. Die Kenntnis der vorhandenen materiellen
Ressourcen des Gemeinwesens hilft auch bei der Planung von
Projekten, die der Stärkung der Infrastruktur dienen.
Ein Leitfaden für erfolgreiche Projekte im Gemeinwesen 3
Clubressourcen
Mitunter vergessen Rotarier die reichhaltigen Schätze, die im
eigenen Club verborgen sind. Die Sach- und Fachkompetenz
der Mitglieder sind wichtige Ressourcen für den Clubdienst.
Die nähere Betrachtung der finanziellen und personellen
Ressourcen des Clubs hilft bei der Beantwortung der Frage,
welche Arten von Projekten der Club am besten realisieren
kann. Finanziell starke Clubs sind zum Beispiel weniger
auf das Sammeln von Spenden für ein Projekt angewiesen,
während andere Clubs eher Hilfsaktionen oder Projekte
planen, die mit relativ wenig Mitteln auskommen. Auch der
gute Ruf eines Clubs im Ort kann viel bewegen.
Positive Herangehensweisen an
Analysen im Gemeinwesen
Oft konzentrieren sich Analysen des Gemeinwesens nur auf
bestehende Probleme oder Mängel, was erhebliche Risiken
in sich birgt. Problemorientierte Analysen übersehen oft die
örtlich vorhandenen Ressourcen und Lösungen und führen
meist zu Projekten, die ohne Hilfe von außen nicht realisierbar
sind. Durch ein positives Herangehen an die Bedarfsermittlung
wird diese übermäßig starke Konzentration auf Mängel
und Probleme vermieden und lassen sich nachhaltige
Projektressourcen finden. Durch die Konzentration auf
die vorhandenen Stärken werden die Interessenvertreter
aufgefordert, die positiven Aspekte ihres Gemeinwesens
aufzudecken. Dazu dienen die folgenden Fragen:
• Was ist das Beste an unserem Gemeinwesen?
• Warum sind das unsere besten Qualitäten?
• Welche Projekte haben sich in der Vergangenheit bewährt?
• Warum haben sich diese Projekte bewährt?
Ein solches Herangehen baut Vertrauen auf und motiviert
die Mitglieder des Gemeinwesens dazu, neue Projekte und
Initiativen in Angriff zu nehmen.
Instrumente für Analysen des Gemeinwesens
Nachfolgend werden wirksame und kostengünstige
Analysemethoden vorgestellt, die von den Clubs auf die
spezielle Situation in ihrem Gemeinwesen angepasst werden
können. Eine detaillierte Beschreibung jeder Methode mit
zugehörigen Musterseminarplänen enthält die OnlinePublikation Community Assessment Tools (605C).
¢Befragung
¢Bestandsaufnahme
¢ Kartierung des Gemeinwesens
¢ Planung täglicher Aktivitäten
¢Saisonkalender
¢Gemeinschaftscafé
¢Fokusgruppe
¢Podiumsdiskussion
4 Rotary in Aktion
Ergebnisanalyse und
Berichterstattung
Nach Abschluss der Analyse müssen die Ergebnisse bekannt
gegeben werden. Eine gründliche Analyse der gesammelten
Informationen zur Lage im Gemeinwesen hilft dem Club zu
entscheiden, welches Projekt er durchführen sollte und ob
dieses Projekt wirklich Hilfe bringt.
Der Analyseprozess
Die meisten Bestandsaufnahmen folgen dem nachfolgend
aufgeführten Muster:
1. Es wird ein Ausschuss zur Leitung der Bedarfsanalyse
eingesetzt. (Dieser Ausschuss führt die nächsten Schritte
aus).
2. Zweck und Ziele der Bedarfsanalyse werden definiert.
3. Auf Grundlage der dem Club verfügbaren Ressourcen
wird entschieden, welche Analyseinstrumente eingesetzt
werden.
4. Es wird bestimmt, welche Interessenvertreter
teilnehmen sollten – Vertreter des Bildungswesens,
Regierungsvertreter, Vollstreckungsbeamte,
Krankenhausverwalter, Sozialarbeiter, Leiter von
Bürgerrechtsorganisationen, Schüler, Studenten usw.
Dabei sollten auch Randgruppen nicht vergessen werden.
5. Ein Zeitplan mit festen Terminen für die Durchführung
und Prüfung der Bedarfsanalyse sowie für die
Vorstellung der Ergebnisse im Club und vor anderen
Interessenvertretern wird festgelegt.
6. Die Analyse wird durchgeführt.
7. Die Ergebnisse werden untersucht. Es wird festgelegt,
welche Probleme am häufigsten vorkommen und
welche Probleme bereits von anderen Clubs und
Kommunalorganisationen angegangen werden. Gibt
es Überschneidungen? An dieser Stelle empfiehlt es
sich, die Analyseergebnisse mit anderen führenden
Kommunalvertretern zu besprechen.
8. Die Ergebnisse werden in einem kurzen Bericht
schriftlich zusammengefasst und den Clubmitgliedern
und beteiligten Interessenvertretern vorgestellt.
WAHL EINES PROJEKTS
Nach Abschluss der Bedarfsanalyse des Gemeinwesens muss
sich der Club für ein Projekt entscheiden. Diese Entscheidung
basiert in der Regel auf wichtigen kommunalen Anliegen,
verfügbaren Ressourcen und den Interessen des Clubs, die
durch die Bedarfsanalyse ermittelt wurden.
Die Schwerpunktbereiche von Rotary
Die Wahl eines Projekts gestaltet sich oft sehr schwierig.
Schließlich lassen sich nicht alle kommunalen Probleme mit
einem einzigen Projekt lösen und der Club muss überlegen,
welches Projekt den größten Nutzen bringt. An die Wahl von
Projekten gehen Clubs unterschiedlich heran. Manche nutzen
eine Konsensmethode, andere stimmen nach einer Debatte
darüber ab und andere beauftragen den Projektausschuss
mit der Wahl der Projekte. Unabhängig davon, wie die
Entscheidung gefällt wird, sollten alle Clubs bestimmte
Erwägungen berücksichtigen, bevor sie sich für ein Projekt
entscheiden.
¢ Frieden und Konfliktvermeidung/-lösung
Rotary International und die Rotary Foundation haben als
Prioritäten der Organisation sechs Schwerpunktbereiche
definiert:
¢ Krankheitsvorsorge und -behandlung
¢ Wasser und Hygiene
¢ Gesundheit von Mutter und Kind
¢ Elementarbildung, Lesen und Schreiben
¢ Wirtschafts- und Kommunalentwicklung
Rotary Clubs haben unzählige Möglichkeiten, um sich auf lokaler
und internationaler Ebene in den Schwerpunktbereichen zu
engagieren. Weitere Anregungen enthält die Online-Publikation
Schwerpunktbereiche von Rotary (965-DE).
Ein Leitfaden für erfolgreiche Projekte im Gemeinwesen 5
Unterstützung durch und
Einbeziehung des Gemeinwesens
Die Gewinnung von Unterstützung aus dem Gemeinwesen
und die Einbeziehung von Mitgliedern des Gemeinwesens
in die Projektarbeit bringen viele Vorteile: das Projekt wird
eher zum Erfolg führen, der Club enthält mehr Zugang zu
kommunalen Ressourcen, das Gemeinwesen wird gestärkt und
Freundschaften und gute Beziehungen werden aufgebaut. Die
Bestandsaufnahme zum Gemeinwesen bildet die Grundlage
für die Wahl von Projekten und stellt sicher, dass ein Projekt
auf den Bedarf eines Gemeinwesens eingeht und lokal
unterstützt wird.
Diensttraditionen und Interessen
des Clubs
Clubs sollten sorgfältig darüber nachdenken, welche Projekte
in der Vergangenheit den größten Erfolg hatten und warum.
Rotarier verfolgen sehr unterschiedliche Interessen bei ihrer
Projektarbeit. Manche Rotarier legen gern selbst mit Hand
an, während andere lieber Hilfsprojekte finanzieren. Die
bisherige Projektarbeit des Clubs sollte die zukünftige Arbeit
nicht einschränken, sondern als Grundlage dienen, um
die Projektkapazität des Clubs weiter auszubauen. Damit
ein Projekt das gewünschte Ergebnis bringt und bei allen
Mitgliedern Unterstützung findet, sollte der Club Projekte
wählen, die den Interessen seiner Mitglieder entsprechen.
Zeit und Ressourcen
Die Ressourcen des Clubs und die Zeit, die Mitglieder für ein
Projekt aufbringen können, sind begrenzt. Der Club muss
deshalb realistisch bleiben, wenn es darum geht, was er für
das Gemeinwesen tun kann und was nicht. Der Erfolg eines
Projekts wird nicht immer davon bestimmt, wie lange es läuft.
Langzeitprojekte erfordern in der Regel mehr Planung und
ein stärkeres Engagement der Clubmitglieder. Deshalb muss
zunächst festgestellt werden, wie viel Zeit Mitglieder bereit
sind, für ein Projekt aufzuwenden.
6 Rotary in Aktion
Katastrophenhilfe und Wiederaufbau
Rotarier sind traditionell für ihre Hilfe für die Opfer von
Naturkatastrophen bekannt. Über ihre Clubs und Distrikte
spenden Rotarier Gelder für Katastrophenhilfsfonds,
liefern Nahrungsmittel, Kleidung und Medikamente an die
Betroffenen, arbeiten mit örtlichen Organisationen zusammen,
die Katastrophenhilfe leisten, und helfen bei langfristigen
Wiederaufbauprojekten mit.
Zur Soforthilfe für Katastrophenopfer wird Rotariern die
Zusammenarbeit mit etablierten internationalen
Hilfsorganisationen empfohlen, die über die besten
Voraussetzungen verfügen, um schnell und wirksam Hilfe
zu bringen.
Nachhaltigkeit
Nachhaltige Projekte versetzen das Gemeinwesen in die Lage,
Probleme ohne Hilfe von außen zu lösen. Bei der Wahl von
Projekten muss deshalb auch ihre Kurz- und Langzeitwirkung
berücksichtigt werden. So kann der Bau einer modernen
Brunnen- und Wasserpumpe in einem Wohnviertel ohne
Zugang zu sauberem Trinkwasser zwar die unmittelbaren
Wasserprobleme der ansässigen Bevölkerung lösen. Wenn die
Anwohner den Brunnen jedoch nicht warten können, wird
ihre Wassernot nur vorübergehend gelindert. Dasselbe mag
auch auf ein Projekt zur Verschönerung des Gemeinwesens
zutreffen. Ein Club könnte zum Beispiel in einem verarmten
Stadtviertel einen Park anlegen, den Müll beseitigen oder
mit Graffiti besprühte Häuserwände neu streichen. Wenn
diese Aktionen jedoch ohne Mithilfe der Anwohner erfolgen,
wird es nicht lange dauern, bis der Müll und das Graffiti
wiederkehren. Nachhaltige Projekte berücksichtigen diese
Faktoren und bieten Langzeitlösungen für chronische
Probleme.
PLANUNG
Mit der Festlegung eines Projektes beginnt die Planung. Ein
guter Plan bildet die Voraussetzung dafür, dass Ressourcen
richtig eingesetzt, mögliche Probleme vorhergesehen und die
Ergebnisse des Projekts beurteilt werden können.
wie strategische Planung, Mitgliederarbeit, Mittelbeschaffung
und PR-Arbeit. Weitere Informationen zu Dienstprojekten
enthält die Publikation Handbuch für den Clubausschuss für
Dienstprojekte (226D-DE).
Projektausschuss
Projektziele und Zielvorgaben
Der Projektausschuss ist einer von fünf ständigen
Clubausschüssen, deren Bildung in der Publikation
Organisation dynamischer Clubs (245-DE) empfohlen wird.
Dieser Ausschuss ist für die Leitung aller Dienstprojekte
des Clubs von Anfang bis Ende zuständig, motiviert die
Mitglieder zum Mitmachen und ist ständig auf der Suche
nach neuen Dienstmöglichkeiten. Die Arbeit des Ausschusses
ist oft eng mit anderen Aspekten der Clubarbeit verbunden,
Eine der wichtigsten Aufgaben des Projektausschusses besteht
darin, gute Ziele für ein Projekt zu setzen. Ziele bezeichnen
im Allgemeinen die erwünschten Ergebnisse eines Projekts,
während Zielvorgaben die spezifischen Schritte auf dem Weg
zu diesen Zielen sind. Projektziele sind wichtig, um ein Projekt
organisieren, seinen Wirkungsbereich definieren und die
erreichten Ergebnisse messen zu können.
Merkmale effektiver Ziele
Beispiele
Gemeinsam getragen – Ein gemeinsam
getragenes Projektziel bringt die
Erwartungen aller Beteiligten zum
Ausdruck
Der Plan unseres Clubs, in der Gemeinde eine Essensausgabe zu starten, ging aus
einem Treffen von Vertretern aus dem Gemeinwesen, u.a. Geschäftsinhabern, Vertretern
von Wohltätigkeitsorganisationen, Bürgerorganisationen und hilfsbedürftigen Familien
hervor.
Anspruchsvoll – Ein anspruchsvolles
Projektziel ist ehrgeizig und geht über das
bisher Erreichte hinaus
In der Vergangenheit organisierte unser Club Essensausgaben während wichtiger
Feiertage. Unser Ziel war es, unsere Einsätze weiter auszubauen und eine derartige
Essensausgabe auf dauerhafter Basis einzurichten.
Erreichbar – Ein erreichbares Ziel basiert
auf der realistischen Einschätzung der
vorhandenen Materialien, Ressourcen
und Zeit
Wir konnten einige lokale Unternehmen als Projektsponsoren gewinnen, die uns beim
Kauf der Lebensmittel und dem Anmieten eines Lagers unterstützen. Zudem werden
wir unterstützt durch örtliche Wohltätigkeitsorganisationen und Beratungsstellen, die die
Lebensmittel an Bedürftige ausliefern. Unsere Mitglieder engagieren sich gemeinsam
mit den von uns gesponserten Interact und Rotaract Clubs und Mitgliedern von Rotary
Community Corps durch Freiwilligeneinsatz.
Messbar – Das Ziel sollte greifbare und
quantifizierbare Ergebnisse haben
Sobald der Betrieb der Essensausgabe voll funktioniert, können 100 Familien
wöchentlich mit circa 4 kg unverderblicher Lebensmittel versorgt werden.
Zeitlich abgesteckt – Für das Ziel sollte
ein Zeitplan bzw. Endtermin festgelegt
werden
Der Betrieb der Essensausgabe soll innerhalb von 12 Monaten voll funktionieren.
Zu diesem Zeitpunkt wird dann der Betrieb einer lokalen Wohltätigkeitsorganisation
übergeben. Unsere Mitglieder werden die Essensausgabe auch weiter durch
Fürsprache, Spendenarbeit und Freiwilligeneinsätze unterstützen.
Ein Leitfaden für erfolgreiche Projekte im Gemeinwesen 7
Entwicklung eines Projektplanes
Unter Berücksichtigung der Ziele wird ein Arbeitsplan erstellt,
d.h. ein einfacher und leichtverständlicher Ablaufplan, der
die einzelnen Aufgaben zur Verwirklichung der jeweiligen
Zielvorgaben beschreibt. Der Arbeitsplan sollte folgende
Komponenten enthalten:
• Spezielle Aufgaben
• Verantwortlichkeiten der einzelnen Personen
• Ressourcen
• Budget
• Zeitplan und Termine des Projekts
• Voraussichtliche Ergebnisse
Darüber hinaus empfiehlt es sich, eine Person oder einen
Unterausschuss damit zu beauftragen, die Umsetzung des
Planes zu kontrollieren und die für die einzelnen Aufgaben
verantwortlichen Personen an ihre Arbeit zu erinnern bzw.
ihnen dafür zu danken.
Aufstellung des Budgets
Realistische finanzielle Erwartungen, die in einem
ausführlichen Budget aufgeführt sind, verringern das
Risiko unvorhergesehener Kosten, die im Laufe der
Projektrealisierung entstehen. Das Budget sollte sich
am Arbeitsplan orientieren. Folgende Posten sind zu
berücksichtigen:
Ausgaben
• Druck von Werbematerialien
• Porto für Werbematerialien
• Beförderung freiwilliger Helfer
• Verpflegung freiwilliger Helfer
• Materialien und Bedarfsartikel
Einnahmen
• Sachspenden und kostenlose Dienstleistungen
• Gesammelte Spenden für das Projekte
• Grants
Transparenz und
Rechenschaftspflicht
Ein gutes Budget leistet mehr als die Gewährleistung einer
effizienten Mittelverwendung. Es führt auch zur stärkeren
Unterstützung durch das Gemeinwesen, schützt vor
Missbrauch von Ressourcen, erleichtert die Projektevaluierung
und die Planung zukünftiger Projekte. Viele Geldgeber,
Fördermittel vergebende Organisationen und Stiftungen
machen heute ausführliche Finanzberichte zur Bedingung für
die Auszahlung von Mitteln für ein Projekt. Die folgenden
Empfehlungen sind bei der Einrichtung eines transparenten
8 Rotary in Aktion
Buchführungssystems für die Abrechnung der Projektfinanzen
zu beachten:
• Kenntnis der für das Projekt geltenden örtlichen Gesetze
und Bestimmungen.
• Erstellung eines Grundsatzpapiers über die
ordnungsgemäße Finanzverwaltung und
Rechenschaftspflicht.
• Einrichtung eines Bankkontos für die Projektmittel.
• Einzug aller Quittungen für Projektausgaben und
Ausstellung von Quittungen an Geldgeber oder Spender
von Projektmaterialien.
• Regelmäßiger Vergleich der Quittungen mit den
Buchhaltungsunterlagen.
• Einrichtung eines Systems für die unabhängige
Buchprüfung der Projektfinanzen durch ein angesehenes
Buchhaltungsbüro.
• Anfertigung regelmäßiger schriftlicher Berichte für die
Interessenvertreter des Projekts und des Gemeinwesens
mit einer detaillierten Beschreibung der Einnahmen und
Ausgaben.
Haftpflicht und Haftungsschutz für
Projekte
Wie reagiert der Club bei Unfällen während eines Projekts
oder damit in Zusammenhang stehenden Ereignissen? Hat
der Club einen Plan für das Verhalten in Notfällen? Ist der
Club rechtlich geschützt? Diese Fragen sind bei der Planung
eines Projekts sorgfältig zu beachten und es ist zu überlegen,
welche Maßnahmen der Club ergreifen kann, um sich und die
Projektteilnehmer bei einem Unfall oder Notfall zu schützen.
• Aufstellung eines Notfallplans nach Rücksprache mit
der Polizei, Feuerwehr, Sanitätern und anderen örtlichen
Notfallexperten für das Vorgehen bei einem Unfall, bei
Verletzungen von freiwilligen Helfern oder Sachschäden.
• Bereitstellung eines Notfallhandys und Erste-Hilfe- Kastens
am Projektstandort.
• Einholen von Kontaktinformationen der Projektteilnehmer
für Notfälle.
• Konsultation von Rechts- oder Haftpflichtexperten zum
Abschluss einer Haftpflichtversicherung für Clubprojekte
oder Clubaktivitäten.
• Amtliche Eintragung des Clubs (soweit gesetzlich zulässig)
bei Großprojekten für zusätzlichen Rechtsschutz vor
Haftungsansprüchen.
Die Satzung eines Clubs oder einer Clubaktivität muss mit der
Verfassung und Satzung von RI im Einklang stehen und eine
diesbezügliche Erklärung enthalten. Die Satzung ist über den
Vertreter der Club- und Distriktunterstützung, der den Club
bezüglich der Bestimmungen von RI zur amtlichen Eintragung
beraten kann, an RI weiterzuleiten.
ZUSAMMENARBEIT MIT PARTNERN
Durch die Zusammenarbeit mit anderen Gruppen oder
Organisationen – sowohl Rotary-intern als auch -extern –
kann der Einsatz eines Clubs erheblich ausgebaut werden.
Durch die Nutzung örtliche vorhandener Ressourcen und die
Einbindung von Gemeindegruppen oder Unternehmen fühlen
sich die Mitglieder im Gemeinwesen für ein Projekt eher
verantwortlich und die Chancen auf eine echte Veränderung
steigen. Informationen und Tipps zur Zusammenarbeit mit
anderen Organisationen sind erhältlich unter www.rotary.org/
collaborate. Informationen zur Zusammenarbeit mit jungen
Menschen bietet die Publikation An Introduction to New
Generations Service (735-EN).
Rotarian Action Groups
Rotarian Action Groups bieten Rotary Clubs und Distrikten
Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von
Dienstprojekten, die in ihr entsprechendes Fachgebiet fallen.
Rotarian Action Groups sind autonome Gruppe mit einer
internationalen Mitgliedschaft aus Rotariern, Rotaractern
sowie Partnern von Rotariern, die jeweils besondere
Fachkenntnisse und Interesse an einer bestimmten Sparte
des Nächstendienstes haben. Mehr unter www.rotary.org/
actiongroups.
Rotary Community Corps
Ein Rotary Community Corps (RCC) ist eine Gruppe aus
Nicht-Rotariern, deren Mitglieder die gleichen Werte und
humanitären Ziele wie Rotary teilen. Unter Leitung und
mit Unterstützung der sie sponsernden Rotary Clubs planen
und implementieren RCCs Projekte, die auf Bedarfslagen in
ihren Gemeinwesen eingehen. Zudem können sie Einsätze
von Rotary Clubs unterstützen. Durch die Förderung eines
RCC können Mitglieder eines Gemeinwesens in die Planung
und Umsetzung von Dienstprojekten eingebunden und so
die Nachhaltigkeit des Projekts gesichert werden. Mehr unter
www.rotary.org/rcc.
Ein Leitfaden für erfolgreiche Projekte im Gemeinwesen 9
Andere Rotary Clubs
Möglichkeiten zum Aufbau von Kontakten mit potenziellen
Partner-Clubs sind:
• Rotary Friendship Exchange – gegenseitiger Besuch zweier
Clubs aus unterschiedlichen Ländern.
• Aufbau von Partner-Club-Beziehungen mit einem Club im
Ausland.
• Teilnahme an einer internationalen Projektausstellung.
Weitere Tipps gibt es unter: www.rotary.org/makeconnections.
Externe Organisationen
Ehe Clubs mit einem Projektpartner zusammenarbeiten,
müssen sie sich unbedingt erst von der Integrität ihres Partners
überzeugen.
Folgende Fragen können bei einer solchen Einschätzung
helfen:
• Welchen Auftrag hat die Organisation?
• Steht dieser Auftrag im Einklang mit den Werten des
Clubs?
• Welche Geschichte hat die Organisation? Wie ist deren Ruf
im Gemeinwesen?
• Kann die Organisation Jahresabschlüsse vorlegen?
• Ist die Organisation bereit zur Zusammenarbeit mit dem
Club und zu einer gemeinsamen PR-Arbeit?
• Welche praktische Arbeit bleibt für die Mitglieder des
Clubs bei einer Zusammenarbeit mit dieser Organisation?
10 Rotary in Aktion
Rotary Service Department
Für Hilfe bei der Suche nach einem Partner-Club, -Distrikt oder
einer anderen rotarischen Einheit zur Projektzusammenarbeit
steht die Abteilung Rotary Service unter [email protected]
org gerne zur Verfügung.
BESCHAFFUNG VON FINANZMITTELN
Tolle Ideen und grenzenlose Begeisterung sind zwar
großartige Voraussetzungen für ein Projekt, aber ohne Geld
zur Finanzierung des Projekts wird nicht viel daraus. Zur
Planung der Mittelbeschaffung muss zunächst festgestellt
werden, was der Club mit dem Projekt erreichen will
und wie viel Geld voraussichtlich dafür benötigt wird.
Für manche Projekte reichen Spendenaktionen und
Benefizveranstaltungen (Auktionen, Benefizveranstaltungen,
Galas, Sportveranstaltungen, Verkauf von Kunsthandwerk oder
Kuchen, Autowäsche usw.) aus, während andere zusätzliche
Unterstützung von externen Geldgebern benötigen. Typische
Finanzierungsquellen sind u.a.:
• Einzelpersonen
• Unternehmen
• Stiftungen (z.B. die Rotary Foundation)
• Nonprofit- oder regierungsunabhängige Organisationen
• Behörden
• Andere Rotary Clubs
Erstellung eines Plans zur
Mittelbeschaffung
Sorgfältig geplante und durchgeführte Spendenkampagnen
bringen den größten Erfolg. Der Projektausschuss des Clubs
sollte Spendenaktionen mit dem Schatzmeister und dem TRFAusschuss koordinieren und überlegen, welche Formen von
Spendensammlungen örtlich die meisten Spenden einbringen
werden. Wichtig ist eine klare und prägnante Botschaft,
welche die Projektziele und Pläne des Clubs für potenzielle
Spender wirksam zum Ausdruck bringt.
Die nachfolgend genannten Schritte umreißen den
typischen Ablauf bei der Entwicklung eines Planes für die
Mittelbeschaffung:
1. Feststellen des Beschaffungsbedarfs
2. Aufstellung eines Budgets
3. Identifizierung der vorhandenen und für das Erreichen
des Spendenziels notwendigen Ressourcen
4. Planung und Logistik für die Spendenaktion
5. Organisation der freiwilligen Helfer
6. Werbung für die Veranstaltung
7. Durchführung der Spendenaktion
8. Geschäftsmäßige Verwaltung der Mittel
9. Anerkennung der Helfer und Spender auf kulturell
angemessene Weise
10. Information des Gemeinwesens über die Ergebnisse der
Spendenaktion über die lokalen Medien
11. Gemeinsame Auswertung der Ergebnisse mit dem
Organisationskomitee für die Spendenaktion, dem
Clubpräsidenten und anderen Clubamtsträgern
12. Gewährleistung der Kontinuität für zukünftige
Spendenaktionen durch gemeinsame Prüfung der
Unterlagen mit den nachfolgenden Clubamtsträgern bzw.
dem neuen Schatzmeister
Aufbau von Beziehungen zu
Spendern
Vor einer Spendenanfrage sollte genau festgestellt werden,
welche Spendenhöhe für potenzielle Spender akzeptabel ist,
um diese nicht zu schockieren oder zu beleidigen. Derartige
informierte Anfragen erhöhen sogar die Chance, eine Spende
in der angegebenen oder ähnlichen Höhe zu erhalten. Wage
oder willkürliche Spendengesuche stoßen dagegen meist auf
Ablehnung. Spender sollte zudem über die Vorteile einer
Spende informiert werden und genau darüber im Bilde sein,
wem sie durch ihre großzügige Gabe auf welche Weise helfen
werden.
Der Club sollte ein System für die Aufzeichnung von Spenden
und Gaben für Projekte einrichten. Diese Unterlagen geben
einen Einblick über die Spendenentwicklung, was wiederum
hilft, Spendenhöhen für künftige Projekte zu projizieren.
Außerdem lässt sich damit vermeiden, dass immer wieder
dieselben Personen und Personenkreise um Spenden gebeten
werden.
Gute Beziehungen mit Geldgebern gewährleisten die
Finanzierung von Projekten in der Zukunft. Die Geldgeber
sollten regelmäßig über die Verwendung der gespendeten
Mittel informiert werden, um ihr Vertrauen zu gewinnen.
Zum einen möchten die Geldgeber erfahren, wie ihre Spenden
eingesetzt werden, und zum anderen liegt der transparente
und verantwortliche Umgang mit den Projektmitteln im
besten Interesse des Clubs selbst. Darüber hinaus sollten die
Geldgeber über den aktuellen Stand des Projekts informiert
und zu Projektveranstaltungen und ‑feiern eingeladen werden.
Ein Leitfaden für erfolgreiche Projekte im Gemeinwesen 11
Auf jeden Fall ist den Spendern für ihre Beiträge zu danken – bei
kleinen Gaben reicht oft ein Dankschreiben, während sich Clubs
für Großspenden oft auf andere Weise erkenntlich zeigen.
Einzelpersonen
Wenn einzelne Personen um Spenden ersucht werden, ist
ehrgeiziges Herangehen angesagt, d.h. der Geber sollte um eine
möglichst große, jedoch realistische Summe gebeten werden.
Dem Geldgeber sollte genau erklärt werden, wie viel Geld
insgesamt benötigt wird, welche Rolle der Geldgeber dabei spielt
und wie viel Geld er geben sollte. Das Spendengesuch sollte
umsichtig und höflich formuliert werden und den Spender
selbst entscheiden lassen, ob die erbetene Summe zu hoch ist.
Auf jeden Fall sollte man sich beim Spender danach erkundigen,
ob seine Firma Spenden von Angestellten mit eigenen Gaben
ergänzt.
Unternehmen
Die bisherige Spendenstatistik eines Unternehmens und
zuständige Ansprechpartner für Spendengesuche können in
öffentlichen Archiven von Behörden nachgelesen werden. Das
Spendengesuch sollte speziell auf das jeweilige Unternehmen
abgestimmt sein und die Vorzüge für die Sponsoren
hervorheben, vor allem die Möglichkeit für positive Publicity
im Gemeinwesen. Da die meisten Unternehmen mehr Geld für
Marketing als für karitative Spenden budgetieren, sind sie eher
dazu bereit, Marketingmittel für Spenden aufzuwenden, wenn
ihnen das viel Publicity bringt.
Wenn sich ein Unternehmen für die Arbeit des Clubs
interessiert, aber kein Sponsor sein möchte, sollten andere
Formen der Unterstützung empfohlen werden, z.B. die
kostenlose Bereitstellung von Arbeitsleistungen, Ausrüstung
oder Materialien. Auch die Bereitstellung von Helfern oder
Sachspenden kann das positive Image in der Öffentlichkeit
enorm fördern und kostet wesentlich weniger als Anzeigen oder
andere Werbung.
Stiftungen
Welche Fördermittel von welchen Stiftungen erhältlich sind,
kann in öffentlichen Archiven von Behörden nachgeforscht
werden. Sobald ein potenzieller Geldgeber gefunden wurde,
sollte ein Clubmitglied damit beauftragt werden, den Kontakt
zu dieser Organisation aufzunehmen und zu pflegen. Die
meisten Stiftungen verlangen die formelle Beantragung von
Projektfördermitteln. Es ist wichtig, das Gesuch ordentlich
zu präsentieren, da schlecht formulierte oder unvollständige
Anträge in der Regel abgelehnt werden.
Wenn der Antrag auf Fördermittel positiv entschieden wird,
sollte sich der Club in einem Schreiben dafür bedanken und sich
nach den Berichtsverfahren erkundigen, da anzunehmen ist, dass
die Stiftung über den Verlauf des Projekts informiert werden
möchte. Falls der Antrag abgelehnt wird, sollte der Club nach
dem Grund fragen und sich erkundigen, ob er eventuell bei
künftigen Projekten berücksichtigt wird. Falls ja, sollte sich der
Club um gute Beziehungen zu dieser Organisation bemühen.
12 Rotary in Aktion
Finanzierung durch die Rotary Foundation
Die Rotary Foundation bietet verschiedene Grant-Pakete
zur Förderung von Club- und Distriktprojekten an. Genauere
Auskunft kann Ihnen Ihr Rotary Foundation Beauftragter erteilen.
Einen Überblick über Grants bietet zudem die Publikation Rotary
Foundation – Kurzübersicht (219-DE).
Nonprofit- und Nichtregierungsorganisationen
(Nongovernmental Organizations NGO)
Nonprofit- bzw. regierungsunabhängige Organisationen
gelten im Prinzip dieselben Regeln wie für Stiftungen
und Unternehmen. Der einzige Unterschied besteht
darin, dass Nonprofit-Organisationen sich stärker darauf
konzentrieren, Gemeinden in Form von technischer
Unterstützung, Ausbildungsmaßnahmen oder Sachspenden
von Projektmaterialien zu helfen. Nonprofit-Organisationen,
die keine Fördermittel bereitstellen, können Projekte
möglicherweise mit Fachkompetenz unterstützen, die in vielen
Fällen wertvoller sein kann als bloße finanzielle Hilfe.
Behörden
Viele örtliche, regionale und nationale Behörden bieten
finanzielle Unterstützung für unterschiedlichste Programme
an. Welche Mittel erhältlich sind, ist bei den örtlichen
Behörden zu erfragen. Viele Länder unterhalten internationale
Entwicklungsfonds zur Finanzierung von Projekten in anderen
Ländern. Viele dieser Organisationen stellen ganz bestimmte
Anforderungen für die Finanzierung von Projekten im Ausland
und erfordern von den Antragstellern oft ausführliche Anträge
und Dokumente.
PROJEKTVERWALTUNG
Die genauen Details einer Projektrealisierung sehen von
Projekt zu Projekt unterschiedlich aus. Im Folgenden werden
jedoch einige Praktiken aufgeführt, die Clubs dabei helfen
sollen, noch erfolgreichere Projekte umzusetzen.
Nutzung gespendeter Sachgüter
Gespendete Sachgüter haben einen enormen Einfluss auf
Projekte im Gemeinwesen. Es sollte jedoch stets darauf
geachtet werden, dass Projekte aufgrund bestehender
Bedürfnisse gestartet werden und nicht weil bestimmte Güter
zur Verfügung stehen. Sobald der Bedarf nach bestimmten
Sachgütern identifiziert wurde sollte zunächst im lokalen
Gemeinwesen nach Herstellern gesucht werden. Dies spart
Kosten, da lange Anlieferungen wegfallen und unterstützt die
lokale Wirtschaft. Sollten Sachgüter von einem internationalen
Partner angenommen werden, muss vorher unbedingt mit
allen Parteien geklärt werden, welche Zollbestimmungen,
Verfahrensvorschriften und Versandkosten bestehen.
Freiwillige Helfer
Damit ein Projekt den gewünschten Erfolg bringt, müssen die
Beteiligten von Anfang bis Ende zum Mitmachen motiviert
werden. Positive anfängliche Erfahrungen bewegen Menschen
oft dazu, bei anderen Aktionen mitzuhelfen.
Ein Leitfaden für erfolgreiche Projekte im Gemeinwesen 13
Helfer werden am beten motiviert, wenn
• Helfer dort eingesetzt werden, wo ihren Fähigkeiten,
Erfahrungen und Interessen am besten gedient ist
• den Helfern eine Vorstellung von der positiven Wirkung des
Projekts vermittelt wird
• jedem Helfer die Bedeutung seines Einsatzes verdeutlicht
wird
• den Helfern Verantwortung übertragen wird
• gute Teams zusammengestellt werden
dem Abschluss des Projekts allen für ihre Arbeit gedankt
werden. So könnten Mitglieder beispielsweise auf einem
Clubtreffen für ihre Leistungen ausgezeichnet werden.
• Kontaktpflege mit freiwilligen Helfern. Nach Abschluss
der Projektarbeiten sollten freiwillige Helfer regelmäßig
über die Auswirkungen des Projekts auf dem Laufenden
gehalten werden und über weitere Einsatzmöglichkeiten für
Freiwilligendienst informiert werden.
Regelmäßige Kommunikation
Aktionen, die Spaß machen, bei denen es nie langweilig wird
und wo die Fähigkeiten jedes Einzelnen voll zum Einsatz
kommen, sorgen am besten dafür, dass die Helfer motiviert
und engagiert bleiben. Dies erfordert eine sorgfältige Planung
und Organisation. Es empfiehlt sich, einen Rotarier mit der
Koordinierung des Helfereinsatzes zu beauftragen, der bei
Fragen oder sonstigen Belangen der Helfer als Ansprechpartner
dient.
Gute Kommunikation während des gesamten Projekts ist die
Voraussetzung dafür, dass die Interessenvertreter des Projekts
und die Clubmitglieder nicht das Interesse verlieren. Es darf
keine Geheimnisse um das Projekt geben und alle sollten stets
über das Projektgeschehen aktuell informiert sein. Dies kann mit
folgenden Maßnahmen erreicht werden:
Tipps für Koordinatoren von Helfereinsätzen
• Feiern von Meilensteinen
• Arbeiten im Voraus erledigen. Bestimmte Aufgaben
können bereits vor Projektbeginn erledigt werden. Zum
Beispiel könnte der Koordinator eine Liste der geplanten
Projektaktivitäten anfertigen und die Clubmitglieder bitten,
sich darin einzutragen, um sicherzustellen, dass für jede
Projektphase ausreichend Helfer zur Verfügung stehen.
• Helfer auf den Einsatz vorbereiten. Den Helfern muss
mitgeteilt werden, was sie zum Einsatz mitbringen
sollen, damit die Arbeit sofort losgehen kann. Das kann
im Rahmen eines kurzen Vortrags mit anschließender
Diskussion der Erwartungen und Anforderungen
geschehen.
• Mit dem Unerwarteten rechnen. Manche Dinge
lassen sich einfach nicht vorhersehen, deshalb ist es
gut, einen Ausweichplan parat zu haben. Falls das
Projekt beispielsweise im Freien stattfindet, sollten die
Organisatoren einen Schlechtwetterplan haben, der den
Helfern mitteilt, wo und was sie tun sollen. Falls eine
Projektaktivität ganz abgesagt werden muss, sollte das
Vorgehen für die Information der Helfer bereits feststehen.
Außerdem können während eines Projekts immer Unfälle
passieren. Die Helfer müssen wissen, wer in diesem Fall zu
kontaktieren ist und wie sie vorgehen sollen, falls ein Unfall
passiert, sich jemand verirrt oder ärztliche Hilfe braucht.
• Zum Nachdenken anregen. Der freiwillige Helfereinsatz
gewinnt an Bedeutung, wenn die Helfer nach Abschluss
der Arbeit noch einmal darüber nachdenken. Dies kann
auf verschiedene Weise geschehen: indem die Helfer über
ihre Eindrücke und beliebtesten Tätigkeiten sprechen, ihre
Gedanken schriftlich festhalten oder Bewertungsbögen
ausfüllen.
• Helfern für die Arbeit danken. Wenn Menschen das
Gefühl haben, dass ihre Arbeit geschätzt wird und sie zum
Erfolg eines Projekts beigetragen haben, sind sie viel eher
geneigt, auch in Zukunft zu helfen. Deshalb sollte nach
14 Rotary in Aktion
• Information der Mitglieder über den aktuellen Stand auf
Clubtreffen
• Auszeichnung von Helfern
• Besuche von Partnerorganisationen
• Clubveranstaltungen am Projektstandort
Öffentlichkeitsarbeit
Um Erfolg zu haben, müssen Clubprojekte die Unterstützung
des Gemeinwesens haben, in dem sie umgesetzt werden. Durch
die Ausarbeitung eines PR-Plans kann die Botschaft des Projekts
übermittelt und Unterstützung generiert werden sowie das
allgemeine öffentliche Image von Rotary verbessert werden.
Weitere Informationen stehen in Effective Public Relations: A
Guide for Rotary Clubs (257-EN) und auf www.rotary.org. Hier
gibt es:
• Tipps zum Verfassen einer wirksamen Pressemitteilung
• Tipps zur Zusammenarbeit mit den Medien
• Rotary-Anzeigen und Multimedia-Inhalte zum Download
• Bilder zum Download
• Verweise auf die sozialen Netzwerkseiten von Rotary
International
Gebrauch der rotarischen Zeichen
Die Verwendung des Namens Rotary, des Rotary-Emblems
und anderer Marken von RI (die unter dem Sammelbegriff
„Rotarische Zeichen“ zusammengefasst sind) bei der Werbung
für das Projekt ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, um
die Öffentlichkeit mit dem Auftrag von Rotary vertraut zu
machen. Allerdings muss aus allen Werbematerialien eindeutig
hervorgehen, welcher Club oder Distrikt das Projekt plant und
durchführt. Alle Werbematerialien müssen den Richtlinien von
RI zum richtigen Gebrauch der rotarischen Zeichen, wie im
RI Visual Identity Guide (547-EN) beschrieben, entsprechen.
Fragen können zudem an den für Sie zuständigen Vertreter der
Club- und Distriktunterstützung gerichtet werden.
ERFOLGSBEURTEILUNG
Die Projektauswertung ist eine wichtige Komponente der
Projektarbeit. Um aus Erfahrungen lernen und darauf
aufbauen zu können, muss man wissen, was funktioniert hat
und was nicht, und ob die Projektziele erreicht wurden. Die
Auswertung muss weder kostspielig noch zeitaufwendig sein.
Wer in der Planungsphase messbare Ziele und Zielvorgaben
formuliert, hat bereits einen großen Teil der Arbeit geleistet.
Für die Projektauswertung werden einfach nur Informationen
zu jeder Zielvorgabe gesammelt und festgestellt, ob die
Zielvorgaben erfüllt wurden.
Wahl der Auswertungsmethode
Folgende Faktoren helfen bei der Wahl der
Auswertungsmethode:
• Zweck der Evaluierung
• Zielgruppe (Clubmitglieder, Sponsoren, Medien usw.)
• Benötigte Informationen
• Informationsquellen
• Beste Methode für das Sammeln der Informationen
• Abgabetermin
• Verfügbare Ressourcen für das Sammeln der Informationen
• Methode für die Berichterstattung der Ergebnisse
Projekte können auf unterschiedlichste Weise ausgewertet
werden. Die am häufigsten verwendeten Methoden werden
nachfolgend beschrieben.
Ein Leitfaden für erfolgreiche Projekte im Gemeinwesen 15
Datenanalyse
Bei der Datenanalyse werden vor und nach dem Projekt
gesammelten Zahlen miteinander verglichen. Bei einem
Alphabetisierungsprojekt für Erwachsene könnte dies
beispielsweise ein Test sein, den die Schüler am Anfang und
am Ende des Kurses schreiben, um festzustellen, was sie gelernt
haben.
Befragung
Wenn sich Ergebnisse nur schwer in Zahlen ausdrücken lassen,
sind Umfragen mitunter besser geeignet, um Änderungen
zu erfassen. Vor Beginn eines Projekts zur AIDS-Aufklärung
könnte der Club zum Beispiel eine Umfrage durchführen, um
den Grad des AIDS-Bewusstseins im Gemeinwesen zu messen.
Fallstudie
Eine Fallstudie zeichnet die Auswirkungen eines Projekts auf
eine begrenzte Zahl an Menschen auf. Die Gründung eines
Rotary Community Corps kann beispielsweise einen starken
Einfluss auf ein kleines Segment der Bevölkerung haben. Das
Studium dieser Gruppe ermöglicht einen detaillierten Einblick
darüber, zu welchen Änderungen die Arbeit des RCC geführt
hat. Ausführliche Interviews mit den Teilnehmern zeigen
auf, welche neuen Fähigkeiten und Kenntnisse sie durch das
Projekt gewonnen haben.
Eine Kombination aus mehreren Methoden liefert die
beste und umfangreichste Evaluierung. Die Wirkung eines
Fonds für Umlaufkredite kann beispielsweise wie folgt
beschrieben werden: Die Zahl der Menschen mit einem
Monatseinkommen von unter 500 Dollar wurde um
20 Prozent verringert, die Zahl der Menschen mit einem
Sparkonto ist gestiegen und zwei Frauen haben jetzt ein
besseres Leben, was sich nach eigener Aussage in einem
höheren Selbstbewusstsein und besseren Lebensbedingungen
für ihre Familien äußert.
Auswertungsbericht
Auswertungsberichte sollten kurz und bündig formuliert,
ansprechend gestaltet, gut verständlich und nützlich sein. Der
Verfasser des Berichts sollte folgende Schreibtipps beachten:
• Den Bericht möglichst kurz halten.
• Aktiv und Präsens sprechen den Leser stärker an.
• Die wichtigsten Punkte zuerst nennen und Schlüsselpunkte
hervorheben.
• Zitate, Grafiken und Fotos machen den Bericht
anschaulicher.
• Was hätte besser, was hätte anders gemacht werden
können?
16 Rotary in Aktion
Berichten Sie RI von Ihrem Projekt
Rotary International ist stets interessiert an Erfolgsgeschichten
zu Clubprojekten, die andere Rotary Clubs in ihrer Arbeit
inspirieren und aus denen sie für ihre Projekte lernen können.
Informationen zu Projekten können gerne an die Abteilung
Rotary Service unter: [email protected] gesandt werden
und erscheinen so eventuell auf der Website von RI oder einer
anderen Rotary-Publikation.
PROJEKT-CHECKLISTE
Anhand nachfolgender Checkliste können Clubs prüfen,
ob sie die bewährten Praktiken aus diesem Leitfaden bei der
Umsetzung ihrer Projekte anwenden:
££ Fragen im Vorfeld zu einer Bedarfsanalyse (Seite 3-4).
• Welche Informationen über das Gemeinwesen
sollen ermittelt werden?
• Wie sorgen Sie dafür, dass alle im Gemeinwesen
repräsentiert werden?
• Welche Analyse-Instrumente sollen zum Einsatz
kommen?
££ Durchführung von Analysen im Gemeinwesen (Seite 4).
• Welche Bedarfe und Ressourcen wurden durch die
Analyse ermittelt?
• Gibt es einen Plan wie Transparenz und
Rechenschaftspflicht gesichert werden?
• Gibt es Pläne wie Haftpflicht und Haftungsschutz
gesichert werden?
££ Ermittlung möglicher Partner (Seite 9-10).
• Mit welchen externen Organisationen wird der
Club zusammenarbeiten?
• Mit welchen anderen rotarischen Gruppen wird der
Club zusammenarbeiten?
££ Erstellung eines Plans zur Mittelbeschaffung (Seite 11)
££ Kontaktaufnahme zu möglichen Spendern und
Beantragung von Grants (Seite 11-12).
• Welche Art von Projekten wurde vom Club in der
Vergangenheit umgesetzt?
££ Ernennung eines Koordinators für Freiwilligeneinsätze
und Einbindung von freiwilligen Helfern (Seite 13-14).
• An welcher Art Projekten sind die Clubmitglieder
interessiert?
££ Regelmäßiger Austausch mit Interessenvertretern
(Seite 14).
££ Wahl eines Projekts (Seite 5-6).
• Welche finanziellen und zeitlichen Anforderungen
muss der Club erfüllen?
• Was ist die Laufzeit des Projekts?
• Ist das Projekt nachhaltig?
££ Ernennung eines Projektausschusses (Seite 7).
££ Setzen von Projektzielen und Zielvorgaben (Seite 7).
££ Öffentlichkeitsarbeit im Gemeinwesen während des
Projekts und nach dessen Umsetzung (Seite 14).
££ Erfolgsbeurteilung (Seite 15-16).
• Wurden die Projektziele und Zielvorgaben erfüllt?
Warum bzw. warum nicht?
• Was hat der Club aus der Umsetzung des Projekts
gelernt?
• Sind die Projektziele gemeinsam getragen,
anspruchsvoll, erreichbar, messbar und zeitlich
abgesteckt?
££ Entwicklung eines Projektplans und Aufstellung des
Budgets (Seite 8).
• Wurden spezielle Aufgaben zur Erfüllung des
Projektziels und der Zielvorgaben herausgearbeitet
und ein Zeitplan zu deren Erfüllung aufgestellt?
• Wurde ermittelt, welche finanziellen oder
materiellen Ressourcen für die Erfüllung der
Aufgaben benötigt werden?
Ein Leitfaden für erfolgreiche Projekte im Gemeinwesen 17
One Rotary Center
1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698 USA
www.rotary.org
605A-DE—(112)