提案依頼書（PDF 176.8KB）

戸籍住民課証明発行等業務委託提案依頼書
戸籍住民課証明発行等業務の委託事業者を選定するため、下記の内容について提案を求め
ます。
第 1 提案依頼概要
１証明書発行業務
（１）証明書窓口受付業務
戸籍住民課の窓口で申請された証明発行の受付業務を行うこと。
ア請求者又は申出者及び申請者（以後、請求者等）が、法令上、請求又は申出及び申
請（以後、請求等）することができる者であるかどうか形式的な確認を行うこと。
イ請求又は申出及び申請書（以後、請求書等）に記載された事項が、法令上、必要な
内容を満たしているかどうかの確認を行うこと。この場合、内容が不十分なときは、
適宜所定の加筆、修正等を求めること。
ウ請求等に際して必要な書類が添付されているかどうかの確認を行うこと。この場合、
添付書類が不足又は不適当なときは、適宜所定の追完、差替え等を求めること。
エ請求等の任に当たっている者が本人であるか確認するための書類を提示し、又は提
出させること。書類が所定の基準に満たない場合は、本人であるかどうか確認するた
めの判断材料となる書類等を収集すること。
オ請求等の任に当たっている者が代理人等である場合、その者が正当に代理権限等を
有しているかどうか、確認するための委任状等を提示し、若しくは提出させること。
また、住民票関係請求書に関しては適宜の方法により、代理権限等を有しているかど
うか確認するための判断材料を収集すること。また、必要に応じて本人及び他区市町
村へ所定の聴取を行い、飾区職員へ引き継ぐこと。
カ第三者（戸籍に関しては戸籍に記載されている者又はその配偶者、直系尊属若しく
は直系卑属以外の者、住民票に関しては自己又は自己と同一の世帯に属する者以外の
者）からの請求等に際して、形式的な書類等の確認を行い、判断が必要な実質的確認
作業が必要な場合には飾区職員に引き継ぐこと。
（２）証明書窓口作成業務
窓口で申請された証明発行に基づき端末オペレーション業務を行い、証明書を作成す
ること。
（３）証明書等窓口交付業務
ア作成した書類を交付物チェック表に基づき確認し、窓口において交付すること。
イ交付の際に受領サインなどが必要な書類に対して記載を求めること。
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[参考値]
窓口請求処理業務発行件数約 173,000 件／年
内訳住民票の写し等
約 70,000 件／年
戸籍関連約 60,000 件／年
印鑑証明書約 23,000 件／年
税証明
約 10,000 件／年
２
郵送請求事務に関する仕分け、受付け、発行及び交付並びに電話業務
郵便物の受入れ、仕分け、郵送システムへの入力、諸証明の出力、発送及び金券集計を
行うこと。
（１）郵便物の仕分け及び分類を行い、郵送請求業務以外の郵送物は区に引き渡すこと。
（２）請求者又は申出者及び申請者が、法令上、請求又は申出及び申請することができる
者であるかどうか形式的な確認を行うこと。
（３）請求又は申出及び申請書に記載された事項が、法令上、必要な内容を満たしている
かどうかの確認を行うこと。この場合、内容が不十分なときは、直接請求者に所定の
聴取を行い、飾区職員へ引き継ぐこと。
（４）請求等に際して必要な書類が添付されているかどうかの確認を行うこと。この場合、
添付書類が不足又は不適当なときは、請求者に所定の追加送付を求めること。
（５）請求等の任に当たっている者が本人であるか確認するための書類を提出させること。
不足又は不適切な時は、請求者等に所定の追加送付を求めること。
（６）請求等の任に当たっている者が代理人等である場合、その者が正当に代理権限等を
有しているかどうか、確認するための委任状等を提出させること。不足又は不適切な
時は、請求者等に所定の追加送付を求めること。
（７）第三者（戸籍に関しては戸籍に記載されている者又はその配偶者、直系尊属若しく
は直系卑属以外の者、住民票に関しては自己又は自己と同一の世帯に属する者以外の
者）からの請求等に際して行われる受付に関する上記の業務も含むこと。
（８）請求者等からの電話での問い合わせに対する対応及び請求内容確認の照会を行うこ
と。
（９）郵送請求可能な各種証明書を作成すること。
（10）その他、戸籍については請求者等の使用目的から必要となる戸籍証明を作成し、不
明確な場合には、請求者等あるいは提出先等関係機関に電話で確認したうえで過不足
のないよう発行すること。
（11）郵送請求システムに受付入力を行うこと。
（12）請求者等への返信においては、郵送請求システムから出力される回答書を同封する
こと。
（13）封入封緘を行い郵便局に持ち込むかポストに投函すること。
（14）電話対応を行った場合などの対応状況を記録に残す等、作業証跡をすべて残すこと。
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[参考値]
（１）郵送開封件数約 72,000 件／年
内訳住民票
約 40,000 件／年
戸籍関連約 32,000 件／年
（２）発行件数約 116,000 件／年
内訳住民票
約 51,000 件／年
戸籍関連約 65,000 件／年
３
交付予約処理業務
住民票の写し及び印鑑登録証明書の発行に関する予約処理業務を行うこと。
（１）電話による交付予約を受付、内容を確認し電話予約一覧表を作成すること。
（２）電話予約分の証明書を作成すること。
（３）電話予約分と電子申請予約分を宿直へ受け渡すこと。
（４）翌営業日に宿直で徴収した手数料を受領すること。
４
住民基本台帳異動等業務
住民異動届申請並びに戸籍等通知に基づき、住民基本台帳の入力処理と付随する行政サ
ービス業務の入力、関係帳票等の出力、封入封緘、届出書の綴じ込み整理等を行うこと。
（１）転入届出書並びに転出証明書等関係書類に基づくデータの入力及び付随する帳票の
出力を行うこと。
（２）郵送された転出届記載事項の届出書への転写及び添付書類の確認を行い、届出書に
基づくデータ入力並びに帳票出力を行うこと。
（３）転居届出書に基づくデータ入力及び付随する帳票の出力を行うこと。
（４）住所異動、氏名・世帯変更・出生に伴う国民健康保険データ入力及び保険証の出力
を行うこと。
（５）住所異動に伴う介護保険データ入力及び保険証の出力を行うこと。
（６）住所異動に伴う学務データ入力及び入学通知書の出力を行うこと。
（７）出生、転入に伴う子ども医療費助成申請データ入力及び医療証の出力を行うこと。
（８）上記以外の各種届出書並びに関係書類に基づくデータ入力及び住民票コード等通知
の封入封緘処理及び送付リストの作成を行うこと。
（９）転入等異動入力処理に伴う本籍地あての変更事由、内容を記載した通知の自治体ご
との振り分け、封入封緘処理を行うこと。
（10）転出先区市町村からの転入通知及び戸籍記載事項の変更により戸籍担当部署から通
知された事項の追加、修正等データ入力及び付随する帳票の出力並びに転入通知の引
き抜き処理を行うこと。
（11）データ入力に伴う通知書原本の通知日ごとの綴じ込みを行うこと。
（12）住所変更等に伴う個人番号通知カード、在留カード、特別永住者書証明書の券面記
載事項変更処理を行うこと。
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[参考値]
異動入力処理件数
（１）転入約 11,000 件／年
（２）転出約 11,500 件／年
（３）転居
約 5,000 件／年
（４）その他各種通知処理
約 30,000 件／年
（５）他システムによるデータ入力及び帳票出力
約 8,500 件／年
５
印鑑登録等業務
印鑑登録申請書等に基づく印影データ入力、付随する帳票出力、封入封緘処理、届出書
の綴じ込み整理を行うこと。
（１）登録申請書に基づく印影データ等の入力作業、付随する帳票の出力及び照会回答書
の封入・封緘処理を行うこと。
（２）亡失、廃止申請書に基づく印影データ等抹消の入力作業を行うこと。
（３）印鑑登録申請・入力に伴う登録証の作成を行うこと。
（４）氏名等の変更に伴う印影データの抹消の入力作業を行い、付随する帳票の出力を行
うこと。
（５）データ入力に伴う申請書原本を申請日ごとに綴じ込むこと。
[参考値]
印鑑登録等処理件数
（１）印鑑登録
（２）亡失又は廃止
約 8,000 件／年
約 1,700 件／年
６
窓口案内業務
来庁者への番号発券機使用の支援及び申請書等の記載支援を行うこと。
（１）毎朝、戸籍住民課に２台設置している番号発券機のシステムを起動させるとともに、
常に案内ができるように人員を配置し、来庁者の目的に合わせた発券を支援すること。
（２）記載台における証明申請書や住民異動届書等の記載支援や区民の求めに応じた他課
への案内業務や庁舎案内等を行う人員を配置すること。
（３）番号発券機のロール紙が切れた時は、交換を行うこと。
（４）個人番号通知カード、個人番号カードの申請等に対する問い合わせ、申請書の記入、
申請受付事前相談等に対応すること。
[参考値]
窓口来庁者数
約 130,000 人／年
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７
問い合わせ電話対応業務
諸証明及び戸籍届出、住所異動、印鑑登録等に関する問い合わせに対し、４回線の電話
で対応をすること。
（１）証明書の請求方法、証明書の見方等ついての質問に対応すること。
（２）戸籍の届出方法、届出用紙の記載方法等に対応すること。
（３）一般的な住所異動等の届出及び印鑑登録等に係る問い合わせに対応すること。
（４）個人番号通知カード、個人番号カード、住民基本台帳カードに関する問い合わせ
に対応すること。
（５）自治体等（他の官公署を含む）からの住民基本台帳及び戸籍データの照会等に対
応すること。
（６）上記以外の対応できない問い合わせが発生した場合には、円滑に飾区職員に引
き継ぐこと。
（７）対応内容はすべて記録し、飾区へ報告すること。
８
公金取扱業務
飾区会計事務規則に即した適正な収納管理を行うこと。
証明書手渡し時の手数料徴収、郵送請求業務（定額小為替に関する業務）における手数
料受領、POS システムへの入力後、飾区が使用する財務会計に係るシステムから納付書
を作成し区指定の金融機関口座へ納入すること。
（１）窓口収納業務
交付窓口における手数料徴収及び収納業務を行うこと。
アレジスターへの入力および申請書等への打刻を行うこと。
イ手数料と引き換えに交付物・領収書を手渡す。なお、氏名等を確認するなどの手
段を講じ、正しく手渡すこと。
ウ手数料納付者の求めに応じ、手書き領収書を発行すること。
エ発行件数と収納金について、一日に 2 度以上の整合確認を行い、相違分について
は受託者の責任において補正すること。
オつり銭を受託者の責任において整えること（多機能端末機のつり銭を含む）。
カ２台の多機能端末機の手数料収納及びつり銭管理業務を、午前９時までに完了し、
前日処理報告として統計業務へ反映させること。
キ防犯対策として、複数名の体制で実施すること。
（２）郵送請求収納業務
交付時における手数料徴収及び収納業務を行うこと。
アレジスターへの入力および申請書等への打刻を行うこと。
イ手数料と引き換えに交付物・領収書を送付する。なお、氏名等を確認するなどの
手段を講じ、正しく送付すること。
ウつり銭は、定額小為替とし受託者の責任において整えること。
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（３）納入処理
飾区が使用する財務会計に係るシステムから納付書を作成し、区指定の金融機
関口座へ納入すること。
ア前日分の窓口収納分、郵送請求分、多機能端末機分をそれぞれ集計し、POS シス
テムへ入力すること。
イ POS システムの事績簿を確認し、飾区が使用する財務会計に係るシステムから
納付書を作成すること。
ウ区民事務所分の収納金についても、POS システムを確認し、飾区が使用する財
務会計に係るシステムから納付書を作成すること。
エ戸籍住民課において収納した現金等は、即日または翌日までに、区指定の金融機
関口座へ納入すること。多機能端末機で収納した現金は、区指定の期日までに区指
定の金融機関口座へ納入すること。ただし、毎年３月最終開庁日の収納分は、当該
日内に POS システムへの入力を完結すること。
９
実績報告
取扱件数及び収納金額等の報告は、区の定める方法により次のとおり行うこと。
（１）日次報告
当日分の取扱件数及び収納金額、多機能端末機取扱件数と収納金額、簡易発行端末
機取扱件数と収納金額を翌開庁日までに報告すること。
また、申請書類等は区の指定する方式で結束し、報告と同時に納品すること。
（２）月次報告
毎月 1 日から月末開庁日までの取扱件数及び収納金額を翌月の 10 日（１０日が閉
庁日の場合は直後の開庁日）までに報告すること。
（３）年次報告
当該年度の取扱件数及び収納金額を毎年３月最終開庁日に報告すること。
（４）その他
受託者は、上記によらない時期においても、飾区が必要とした場合は、飾区の
指定する様式で報告を行うこと。
10 その他付随業務について
（１）来庁者に対し、区役所などの一般的な各種窓口などの案内を行うこと。
（２）業務開始に合わせて指定された端末等を立ち上げ、業務終了後はスイッチを切ること。
（３）執行状況を確認するため、定期的に業務処理手順を報告すること。
（４）法改正等により業務内容に変更が生じたときなど、業務に関する指示をした事項は記
録し、まとめたものを定期的に提出すること。
（５）多機能端末機のトナー交換、給紙、紙づまり等の障害対応等の管理を行うこと。
6
11 業務の水準について
（１）証明書作成・データ入力、電話受付、郵送請求、窓口受付、窓口案内、手数料受領の
ミス率（区の定義による）を毎月区へ報告すること。
（参考）
飾区のミス率定義
① 証明窓口業務
職員による最終審査の際の指摘による：０．２％以内
② 住民基本台帳異動等業務・印鑑登録等業務
職員による最終照合の際の指摘による：０．２％以内
③ 郵送請求業務
職員による最終照合の際の指摘による：０．２％以内
（２）処理時間等に関しては、正確かつ迅速に処理をし、処理基準を区と協議の上決定し、
窓口サービスの向上を図ること。
（３）区民からの苦情に対し迅速に対応すること。
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当該業務の安定的な遂行のための社員教育について
飾区における上記の業務に従事する者に対する研修のほか、人権研修などの各種の社
員教育を行うこと。
13 参考（本業務で使用している各システム）
（１）富士ゼロックスシステムサービス株式会社製戸籍総合システムブックレス
（２）富士通株式会社製住民基本情報システム（ＭＩＣＪＥＴ）
（３）日本電気株式会社製税務システム（ＣＯＫＡＳ−Ｘ）
（４）富士通株式会社製国民健康保険システム
（５）株式会社日立製作所製介護保険システム（ライフパートナー）
（６）株式会社アイネス製児童システム
（７）株式会社 NTT データ・アイ製学務システム
（８）株式会社日立製作所製統合型行政システムの財務会計システム
（９）株式会社ゼコー
POS システム
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第２
評価項目
第一次評価
１
評価項目
内容（評価の観点）
会社の実績・安定性につい
て
配置予定責任者の業務実績
自治体での受注実績
委託を受けた自治体の規模
受注取扱い業務数
情報セキュリティ資格等の有無
１
業務理解度・遂行意欲につ本事業における窓口業務等の理解度
いて
及び業務遂行に当たっての考え方
２
受託業務の作業実施体
制、教育体制、導入スケジ
ュールについて
作業実施体制と社員・従事者の配置
人数（証明窓口業務、郵送業務、住民
異動入力業務、電話対応業務、フロア
業務）
従事者の採用基準、欠員補充、会社
としてのサポート体制
導入準備での手法とスケジュール
第二次評価
導入までの研修及び習熟スケジュー
ル
業務マニュアルの整備計画
社員・従事者への教育体制と手法
３
業務の水準の向上につい
て
安定した業務運営のための取り組み
業務水準の向上を促す仕組み
各業務の連携による成果向上に関す
る考え方
区民サービス向上のための取り組み
繁忙期に対する取り組み方
法改正・制度改正等の対応
４
個人情報の保護・セキュリ
ティ対策について
個人情報保護・セキュリティ対策に向
けた基本的な考え方
個人情報保護・セキュリティ対策に向
けた業務遂行上の取り組み
業務トラブル・危機管理の考え方
５
その他独自提案について
区民のおもてなしのための独自提案
8
配点

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